Strasburg, 6 grudnia 2006 r.

Szanowny Panie,

W dniu 30 lipca 2004 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Komisji Europejskiej dotyczącą Pańskiego wniosku z dnia 2 października 2003 r. w ramach programu Leonardo da Vinci (nr referencyjny DE/04/C/P/RF-80502).

W dniu 2 września 2004 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji. Został Pan o tym poinformowany pismem wysłanym tego samego dnia.

W moich pismach z dnia 2 września 2004 r. uznałem, że Pana skarga nie dotyczyła żadnych kwestii związanych z wnioskiem o udostępnienie dokumentów, który skierował Pan do Komisji. Jednakże faksem z dnia 31 sierpnia 2004 r. poinformował mnie Pan, że również w związku z tym pragnie złożyć skargę. Komunikat ten nie dotarł jeszcze do mnie, gdy podpisywałem pisma wysłane w dniu 2 września 2004 r. W związku z tym dnia 13 września 2004 r. przekazałem Komisji Pana faks z dnia 31 sierpnia 2004 r. i zwróciłem się do Komisji o opinię w kwestiach związanych z dostępem do dokumentów. Został Pan o tym poinformowany pismem wysłanym tego samego dnia.

W dniu 12 września 2004 r. przekazał mi Pan dalsze informacje dotyczące Pana sprawy. W dniu 4 października 2004 r. przekazałem Komisji kopię tego pisma.

Komisja przesłała swoją opinię w dniu 3 grudnia 2004 r. Przekazałem go Panu w dniu 8 grudnia 2004 r. wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, które przesłał Pan w dniu 30 grudnia 2004 r.

W dniu 13 stycznia 2005 r. przekazał mi Pan kopię pisma, które Komisja skierowała do Pana w dniu 12 stycznia 2005 r.

W dniu 17 stycznia 2005 r. zwróciłem się do Komisji z prośbą o przekazanie mi dalszych informacji dotyczących Pana sprawy. Komisja przesłała swoją odpowiedź w dniu 14 marca 2005 r. Przekazałem go Panu w dniu 30 marca 2005 r. z zaproszeniem do przedstawienia uwag, jeśli Pan sobie tego życzy, do dnia 30 kwietnia 2005 r.

W dniu 26 kwietnia 2005 r. zwrócił się Pan o przedłużenie terminu do dnia 15 czerwca 2005 r., co przyznałem pismem z dnia 2 maja 2005 r.

W dniu 10 czerwca 2005 r. przesłał mi Pan swoje uwagi dotyczące pisma Komisji z dnia 14 marca 2005 r.

W dniu 21 września 2005 r. zapytał Pan, kiedy może się Pan spodziewać mojej decyzji w tej sprawie.

W dniu 27 września 2005 r. skierowałem do Komisji projekt zalecenia. Został Pan o tym poinformowany tego samego dnia.

W dniu 5 października 2005 r. podziękował mi Pan za pismo i poinformował, że nie ma potrzeby przesyłania Panu tłumaczenia projektu zalecenia na język niemiecki. W odpowiedzi z dnia 10 października 2005 r. wskazałem, że tłumaczenie zostało już zlecone w momencie otrzymania Pańskiego pisma z dnia 5 października 2005 r. Wyjaśniłem, że uważam za stosowne przystąpić do tego tłumaczenia, biorąc pod uwagę, że językiem postępowania był język niemiecki i że w związku z tym ostateczna decyzja musiałaby być również dostępna w języku niemieckim. Zauważyłem jednak, że może Pan swobodnie zdecydować, że językiem postępowania powinien być język angielski. W odpowiedzi z dnia 12 października 2005 r. poinformował mnie Pan, że pragnie zachować język niemiecki jako język postępowania. W związku z tym w dniu 3 listopada 2005 r. przekazałem Panu tekst projektu zalecenia w języku niemieckim.

Komisja przesłała szczegółową opinię na temat mojego projektu zalecenia w dniu 17 stycznia 2006 r. Przekazałem go Panu w dniu 18 stycznia 2006 r. wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag do dnia 28 lutego 2006 r.

W dniu 23 lutego 2006 r. zwrócił się Pan o przedłużenie terminu do dnia 31 marca 2006 r., co przyznałem pismem z dnia 2 marca 2006 r.

W dniu 31 marca 2006 r. przesłał mi Pan swoje uwagi dotyczące szczegółowej opinii Komisji.

W dniu 16 czerwca 2006 r. poinformowałem sekretarza generalnego Komisji, że nie uważam szczegółowej opinii Komisji za odpowiednią, i zapytałem, czy Komisja jest skłonna ponownie rozważyć swoje stanowisko. Został Pan o tym poinformowany tego samego dnia. Po tym, jak Sekretariat Generalny poinformował moje biuro, że lepiej byłoby, gdyby pismo to zostało skierowane do przewodniczącego Komisji, skierowałem to samo pismo do pana Barroso w dniu 19 czerwca 2006 r.

W dniu 17 sierpnia 2006 r. Komisja przesłała mi swoją odpowiedź (z dnia 27 lipca 2006 r.). Przekazałem go Panu w dniu 6 września 2006 r. w celu przedstawienia uwag, które przesłał Pan w dniu 15 października 2006 r. W piśmie z dnia 6 września 2006 r. poinformowałem Pana również o tym, że skierowałem pismo do Komisji zarówno w dniu 16 czerwca 2006 r., jak i w dniu 19 czerwca 2006 r., oraz o powodach tego pisma.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Kontekst

W dniu 2 października 2003 r. skarżący, niemiecki konsultant, zwrócił się do Komisji Europejskiej w odpowiedzi na zaproszenie do składania wniosków na lata 2003-2004 w ramach programu Leonardo da Vinci. Zgodnie z zasadami określonymi w zaproszeniu do składania wniosków projekty należało przedłożyć do dnia 3 października 2003 r.

Właściwe zasady zostały określone w decyzji Rady 1999/382/WE z dnia 26 kwietnia 1999 r. ustanawiającej drugą fazę wspólnotowego programu działań w zakresie kształcenia zawodowego "Leonardo da Vinci" (Dz.U. 1999, L 146, s. 33). W przypadku wniosków złożonych w ramach „procedury C” (takiej jak procedura skarżącego) odpowiednie przepisy przewidują zarówno dwuetapowy proces wyboru, a mianowicie (i) wybór wstępnych wniosków oraz (ii) wybór pełnych wniosków, jak i zaangażowanie komitetu zarządzającego („komitet Leonardo da Vinci”).

Odpowiednie kroki, które należy podjąć, opisano w niniejszych przepisach w następujący sposób:

"i) Zgodnie z zasadami określonymi w zaproszeniu do składania wniosków promotorzy przedkładają Komisji wstępne wnioski. (...)

(ii) Komisja dokona oceny wszystkich wstępnych wniosków i po zasięgnięciu opinii [komitetu Leonarda da Vinci] dokona wyboru. (...)

(iii) Jedynie promotorzy udanych projektów zostaną poproszeni o przedłożenie Komisji pełnego wniosku. (...)

iv) Komisja, z pomocą niezależnych ekspertów, dokona ponadnarodowej oceny otrzymanych wniosków i sporządzi krótką listę projektów. (...)

(v) Zgodnie z procedurą określoną w art. 7 decyzji Komisja zasięga opinii [Komitetu Leonarda da Vinci] w sprawie tej krótkiej listy.

(vi) Komisja sporządzi ostateczną listę wybranych wniosków i poinformuje [komitet Leonardo da Vinci]. (...)

(viii) Wybór wstępnych wniosków musi zostać przeprowadzony w ciągu trzech miesięcy od zakończenia okresu składania wniosków określonego w zaproszeniu do składania wniosków; proces na etapach (iii)–(vi) nie powinien trwać dłużej niż pięć miesięcy.”

W dniu 22 grudnia 2003 r. Komisja poinformowała skarżącego, że jego projekt nie może zostać wybrany, ponieważ nie dotrzymał terminu składania wniosków.

Skarżący uznał, że dotrzymał tego terminu, ponieważ w dniu 2 października 2003 r. przesłał swoją propozycję listem poleconym.

Skarżący skontaktował się telefonicznie z Komisją w dniu 29 grudnia 2003 r. W piśmie wysłanym tego samego dnia zwrócił się on do Komisji o potwierdzenie do dnia 5 stycznia 2004 r., że jego projekt został złożony w terminie, pod rygorem wszczęcia postępowania sądowego. W piśmie do Komisji skarżący złożył również skargi („Dienstaufsichtsbeschwerden”) przeciwko osobie odpowiedzialnej za jego projekt oraz przeciwko szefowi odpowiedniego departamentu Komisji.

Skarga 33/2004/GG

Tego samego dnia skarżący przekazał kopię swojego pisma do Komisji z dnia 29 grudnia 2003 r. Europejskiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich. W liście przewodnim zwrócił się do Rzecznika o zbadanie sprawy. Pismo to zostało zatem zarejestrowane jako skarga przez Rzecznika Praw Obywatelskich (skarga 33/2004/GG).

Biorąc pod uwagę, że pismo skarżącego do Komisji zostało wysłane w tym samym dniu co pismo do Rzecznika Praw Obywatelskich, było jasne, że Komisja nie miała jeszcze wystarczająco dużo czasu na rozpatrzenie sprawy. Skarga została zatem odrzucona na podstawie art. 2 ust. 4 statutu Rzecznika Praw Obywatelskich w dniu 13 stycznia 2004 r.

Skarga 221/2004/GG

W dniu 15 stycznia 2004 r. skarżący zwrócił się pisemnie do Rzecznika Praw Obywatelskich z prośbą o ponowne rozpatrzenie skargi. Pismo to zostało zatem zarejestrowane jako nowa skarga (skarga 221/2004/GG). Skarżący nie przedstawił żadnych zarzutów, a jedynie zwrócił się do Rzecznika o zbadanie sprawy. Wydawało się jednak, że uznał on, iż Komisja nie rozpatrzyła prawidłowo jego wniosku.

W swojej opinii Komisja przyznała, że popełniono błąd. Zdaniem Komisji bliższa analiza koperty przesłanej przez skarżącego wykazała, że istnieje mało czytelny stempel pocztowy z datą 2 października 2003 r. Komisja wskazała, że w celu naprawienia tego błędu wybrała wstępny wniosek skarżącego dotyczący projektu do przedstawienia pełnego wniosku. Skarżący miał pierwotnie czas do dnia 1 marca 2004 r. na złożenie pełnego wniosku. Po tym, jak skarżący wskazał, że będzie miał mniej czasu na przedstawienie pełnego wniosku niż inni promotorzy, Komisja zgodziła się, że powinien mieć taką samą liczbę dni na przygotowanie pełnego wniosku, jak wszyscy pozostali kandydaci.

Wraz ze swoją opinią Komisja przedłożyła kopię noty wewnętrznej z dnia 28 stycznia 2004 r., w której wyjaśniła podejście zaproponowane w niniejszej sprawie.

W swoich uwagach dotyczących tej opinii skarżący podkreślił, że nie skorzystał z takiej samej ilości informacji jak inni wnioskodawcy, ponieważ Komisja nie przekazała żadnych informacji na temat tego, w jaki sposób jego zdaniem projekt przedstawiony we wstępnym wniosku mógłby zostać ulepszony w pełnym wniosku, co Komisja uczyniła w odniesieniu do wszystkich pozostałych wnioskodawców. Zdaniem skarżącego była to poważna niedogodność, którą uwzględniłby on w swojej ostatecznej ocenie po zakończeniu postępowania w sprawie wniosku i w celu podjęcia decyzji, czy konieczne będą dalsze kroki w celu obrony jego praw. Skarżący wskazał również, że Komisja nie odpowiedziała na jego skargi („Dienstaufsichtsbeschwerden”) przeciwko osobie odpowiedzialnej za jego projekt oraz przeciwko szefowi odpowiedniego departamentu Komisji.

Rzecznik uznał, że brak odpowiedzi Komisji na „Dienstaufsichtsbeschwerden” wydaje się wynikać z nieporozumienia ze strony Komisji. Biorąc pod uwagę konstruktywne i szybkie podejście Rzecznika do sprawy, Rzecznik uznał, że nie ma potrzeby kontynuowania tej kwestii w obecnym dochodzeniu. Skarżący został jednak poinformowany o możliwości złożenia nowej skargi w tej sprawie, jeżeli wbrew oczekiwaniom Komisja nie zajmie się tą sprawą.

W odniesieniu do istoty sprawy Rzecznik uznał, że Komisja działała szybko i konstruktywnie w celu skorygowania popełnionego błędu. Rzecznik zauważył, że skarżący stwierdził, że wbrew temu, co powiedziała Komisja, nie otrzymał tak wielu informacji jak inni wnioskodawcy. Rzecznik uznał, że w związku z tym skarżący przedstawił nowy, dodatkowy zarzut. Zdaniem Rzecznika nie było właściwe rozpatrywanie tego nowego zarzutu w jego dochodzeniu w sprawie skargi 221/2004/GG z co najmniej dwóch powodów. Po pierwsze, wydaje się, że skarżący nie podniósł tej kwestii przed Komisją przed przedłożeniem jej Rzecznikowi Praw Obywatelskich. W związku z tym Komisja nie miała jeszcze możliwości rozpatrzenia tej sprawy. Po drugie, skarżący mógł złożyć nową skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich w przypadku, gdyby domniemany brak informacji ze strony Komisji miał negatywny wpływ na decyzję Komisji w sprawie jego pełnego wniosku. W świetle powyższych działań podjętych przez Komisję w celu skorygowania błędu Rzecznik stwierdził, że (z zastrzeżeniem powyższego zastrzeżenia) nie doszło już do niewłaściwego administrowania. W związku z tym zamknął sprawę w dniu 5 maja 2004 r.

Dalszy rozwój sytuacji

W dniu 21 czerwca 2004 r. Komisja poinformowała skarżącego, że jego wniosek nie został wybrany.

Skarżący sprzeciwił się tej decyzji w piśmie wysłanym w dniu 26 czerwca 2004 r. W piśmie tym skrytykował on fakt, że osoby, przeciwko którym złożył skargi („Dienstaufsichtsbeschwerden”), wbrew jego wielokrotnym żądaniom, uczestniczyły w ocenie jego wniosku. Skarżący stwierdził ponadto, że odrzucenie jego wniosku było arbitralne, biorąc pod uwagę, że osoby, które oceniły ten wniosek, nie posiadały niezbędnej wiedzy fachowej. Zwrócił się również o dostęp do akt Komisji i wskazał, że po uzyskaniu dostępu do tych akt wystąpi o odszkodowanie z powodu odrzucenia jego wniosku.

Skarżący stwierdził ponadto, że gdyby jego wstępny wniosek został właściwie rozpatrzony, nie byłoby potrzeby składania przez niego kompletnego wniosku wiążącego się z wysokimi kosztami. Podkreślił ponadto, że gdyby jego wstępny wniosek został oceniony pozytywnie, otrzymałby (jak wszyscy inni wnioskodawcy) wyniki tej pierwszej oceny, co pozwoliłoby mu uwzględnić dodatkowe problemy w swoim wniosku. Dopiero teraz po raz pierwszy zwrócono mu uwagę na takie dodatkowe problemy. Skarżący zauważył, że szkody spowodowane tym aspektem postępowania Komisji w jego sprawie można już wyrazić w sposób precyzyjny. W związku z tym domagał się 2 275 EUR z tytułu kosztów związanych z jego staraniami, aby Komisja rozważyła jego wstępny wniosek (30 godzin czasu pracy według stawki 75 EUR za godzinę plus kwota ryczałtowa w wysokości 25 EUR z tytułu kosztów wysyłania faksów i wykonywania połączeń telefonicznych) oraz 8 752,60 EUR z powodu (jak się okazało) daremnego wysiłku przygotowania wniosku (20 dni roboczych według stawki 409 EUR za dzień plus kwota ryczałtowa w wysokości 7 % z tytułu kosztów). Łączna kwota wyniosła zatem 11 027,60 EUR.

W piśmie z dnia 26 czerwca 2004 r. skarżący wskazał również, że już kilkakrotnie zwracał się o dostęp do akt Komisji i wzywał Komisję do wyznaczenia w ciągu trzech dni odpowiedniego terminu na wgląd do tych akt w siedzibie Komisji w Brukseli.

W dniu 14 lipca 2004 r. skarżący skierował pismo do Komisji w celu przypomnienia, że jego wniosek o udzielenie dostępu nie został jeszcze rozpatrzony. W związku z tym skarżący wyraźnie przedłużył ten wniosek. Poinformował on również Komisję, że zamierza złożyć skargę („Dienstaufsichtsbeschwerden”) przeciwko osobie odpowiedzialnej za jego wniosek o dostęp do dokumentów oraz przeciwko dyrektorowi odpowiedzialnemu za odpowiedni dział Komisji.

Dnia 19 lipca 2004 r. Komisja odpowiedziała na pismo skarżącego z dnia 26 czerwca 2004 r. W odpowiedzi tej Komisja wskazała, że pełny wniosek skarżącego został oceniony przez trzech niezależnych ekspertów zewnętrznych. Zdaniem Komisji proces ten był zatem obiektywny i przejrzysty oraz zgodny z zasadą równego traktowania wszystkich wnioskodawców. Komisja stwierdziła, że problem, który wystąpił w związku z analizą wstępnego wniosku skarżącego, nie miał wpływu na ten wniosek. Podkreślił, że ponownie rozważył swoją decyzję o uznaniu wniosku skarżącego za niedopuszczalny. Komisja zauważyła również, że w celu uniknięcia wszelkiej dyskryminacji w porównaniu z innymi wnioskodawcami zwróciła się do skarżącego o skontaktowanie się z jej służbami w celu omówienia dalszych kwestii związanych z jego wnioskiem. Komisja podkreśliła, że skarżący nie skorzystał z tej możliwości. Komisja zauważyła również, że dała skarżącemu dodatkowy czas na przygotowanie wniosku. Jeżeli chodzi o dostęp do dokumentów, Komisja zinterpretowała wniosek jako wniosek o dostęp do ocen wniosku skarżącego, który został przygotowany przez wyżej wymienionych ekspertów. Wniosek ten został odrzucony na podstawie art. 4 ust. 3 rozporządzenia 1049/2001. W odniesieniu do „Dienstaufsichtsbeschwerden” Komisja wyjaśniła, że nie wiedziała o żadnej podstawie prawnej dla takich skarg w prawie wspólnotowym. W związku z tym zwróciła się do skarżącego o przedstawienie bardziej precyzyjnych wskazówek co do podstawy takich skarg.

W dniu 30 lipca 2004 r. skarżący złożył ponowny wniosek o dostęp do dokumentów na mocy rozporządzenia 1049/2001, przesłany faksem do Sekretarza Generalnego Komisji.

W przedmiocie niniejszego zarzutu

Również w dniu 30 lipca 2004 r. skarżący złożył kolejną skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich, zarejestrowaną pod numerem referencyjnym 2437/2004/GG.

W swojej skardze skarżący nie przedstawił żadnych precyzyjnych zarzutów i twierdzeń. Okazało się jednak, że skarżący chciał twierdzić, że był dyskryminowany w porównaniu z innymi wnioskodawcami. Oczywiste było również, że w jego piśmie z dnia 26 czerwca 2004 r. uznał on, iż Komisja powinna wypłacić odszkodowanie, którego domagał się, oraz że powinna udzielić odpowiedzi na pismo „Dienstaufsichtsbeschwerden”.

W odniesieniu do argumentu Komisji, zgodnie z którym Komisja wezwała go do przedyskutowania wszelkich istotnych kwestii przed złożeniem wniosku, ale nie skorzystał on z tej możliwości, skarżący stwierdził, że w tym czasie nie miał żadnych pytań co do istoty swojego wniosku, ponieważ nie otrzymał od Komisji żadnej wstępnej oceny. Skarżący wskazał ponadto, że zgodnie z ustaloną (i rozsądną) praktyką Komisji nie angażuje się w takie „dyskusje mające na celu optymalizację wniosków” w toczącym się postępowaniu. W związku z tym zwrócił się do Rzecznika o zbadanie, czy Komisja rzeczywiście zaangażowała się w takie dyskusje w niniejszej sprawie.

W tych okolicznościach Rzecznik Praw Obywatelskich rozumiał skarżącego jako (1) twierdzącego, że był dyskryminowany w porównaniu z innymi wnioskodawcami, (2) twierdzącego, że Komisja powinna zapłacić odszkodowanie określone w jego piśmie z dnia 26 czerwca 2004 r. oraz (3) twierdzącego, że Komisja powinna odpowiedzieć na „Dienstaufsichtsbeschwerden”. W związku z tym zwrócono się do Komisji o wydanie opinii w sprawie tego zarzutu i tych twierdzeń. Skarżący został o tym poinformowany.

Rzecznik Praw Obywatelskich poinformował zarówno skarżącego, jak i Komisję, że skarga nie wydaje się dotyczyć kwestii dostępu do dokumentów zawartych w aktach.

Faks skarżącego z dnia 31 sierpnia 2004 r.

Faksem z dnia 31 sierpnia 2004 r. skarżący poinformował Rzecznika Praw Obywatelskich, że pragnie również złożyć skargę na odmowę udzielenia mu przez Komisję dostępu do dokumentów. W dniu 13 września 2004 r. Rzecznik przekazał kopię tego faksu Komisji i zwrócił się do niej o opinię w sprawie dodatkowego zarzutu.

Faks skarżącego z dnia 12 września 2004 r.

W dniu 12 września 2004 r. skarżący poinformował Rzecznika, że otrzymał pismo z dnia 2 września 2004 r., w którym Komisja zauważyła, że termin na udzielenie odpowiedzi na ponowny wniosek skarżącego z dnia 30 lipca 2004 r. (który według Komisji został zarejestrowany w dniu 12 sierpnia 2004 r.) musiał zostać przedłużony o kolejne 15 dni roboczych (do dnia 23 września 2004 r.) ze względu na fakt, że kilku urzędników, których wiedza fachowa była potrzebna do rozpatrzenia wniosku, przebywało na urlopie. Skarżący uznał, że decyzja podjęta przez Komisję nie była prawidłowa, biorąc pod uwagę, że Komisja nie powinna mieć możliwości wydłużenia czasu rozpatrywania wniosków poprzez opóźnienie rejestracji wniosków oraz że powód wskazany przez Komisję może zostać wykorzystany do obejścia jakiegokolwiek terminu. Wyraził również wątpliwości co do tego, czy pismo Komisji (które, jak twierdził, otrzymał w dniu 11 września 2004 r.) zostało rzeczywiście wysłane w dniu 2 września 2004 r. W dniu 4 października 2004 r. Rzecznik przekazał Komisji kopię faksu skarżącego.

WNIOSEK

Opinia Komisji

W swojej opinii Komisja przedstawiła chronologię wydarzeń. Zgodnie z tym opisem wniosek skarżącego został uznany za niedopuszczalny przez komisję selekcyjną Komisji na posiedzeniu w dniu 16 października 2003 r., podczas gdy pismo informujące skarżącego o tym zostało wysłane w dniu 22 grudnia 2003 r. Zgodnie z tą chronologią faks skarżącego z dnia 30 lipca 2004 r. wpłynął do Komisji dnia 6 sierpnia 2004 r.

Ponadto Komisja przedstawiła następujące uwagi:

Wybór wniosków w ramach programu Leonardo da Vinci składał się z dwóch etapów. Skarżąca przedstawiła najpierw wstępną propozycję, która została następnie oceniona przez Komisję przy pomocy niezależnych ekspertów zewnętrznych. Na podstawie wyników tej oceny poproszono wnioskodawców, którzy złożyli najlepsze wstępne wnioski, o przedłożenie kompletnego wniosku.

Wstępny wniosek skarżącego został początkowo odrzucony, ponieważ wydawało się, że został złożony po upływie odpowiedniego terminu. Decyzja ta została uchylona po tym, jak skarżący sprzeciwił się jej w piśmie z dnia 29 grudnia 2003 r. Ponieważ jednak odwołanie to wpłynęło już po zakończeniu oceny, wstępny wniosek skarżącego, w przeciwieństwie do innych wstępnych wniosków, nie został oceniony przez ekspertów zewnętrznych. Aby uniknąć sytuacji, w której skarżący poniósłby jakąkolwiek szkodę w związku z pierwotną decyzją Komisji, został on jednak poproszony o przedstawienie kompletnego wniosku i skontaktowanie się ze służbami Komisji w sprawie wszelkich ewentualnych pytań dotyczących jego wniosku. Aby uniknąć wszelkiej dyskryminacji w porównaniu z innymi wnioskodawcami, skarżący otrzymał ponadto więcej czasu na przedłożenie kompletnego wniosku.

Uznano, że między opinią komisji selekcyjnej a pismem Komisji informującym skarżącego o niedopuszczalności jego wniosku upłynął pewien okres czasu. Opóźnienie to wynikało z faktu, że decyzja Komisji w sprawie wstępnych wniosków została przyjęta w ramach procedury C po uzyskaniu opinii komitetu Leonardo da Vinci i po upływie okresu przewidzianego na wykonywanie przez Parlament Europejski prawa kontroli.

Z tego powodu Komisja wprowadziła procedurę wyjątkową w celu umożliwienia skarżącemu złożenia pełnego wniosku. Komisja przyznała, że została wprowadzona w błąd przez nieczytelne znaki pocztowe (na wniosku skarżącego) podczas badania dopuszczalności wniosku i przeprosiła za to skarżącego. Komisja zauważyła jednak, że błąd ten został naprawiony, przyjmując w drodze wyjątku, że skarżący może przedłożyć pełny wniosek, zapraszając go do skontaktowania się z jej służbami w sprawie wszelkich pytań dotyczących wstępnego wniosku i przyznając mu specjalny termin na przedłożenie pełnego wniosku.

Skarżący nie poniósł żadnej szkody ze względu na to, że jego wniosek został początkowo uznany za niedopuszczalny. Należy zauważyć, że między złożeniem wstępnego wniosku a złożeniem pełnego wniosku doszło do wymiany kilku wiadomości między służbami Komisji a skarżącym. Okazało się jednak, że skarżący nie złożył żadnych wniosków dotyczących ewentualnych uwag ekspertów zewnętrznych dotyczących jego wstępnego wniosku ani możliwości poprawy jego wniosku w tym okresie.

Nie było również bezpośredniego związku między zaleceniami ekspertów zewnętrznych dotyczącymi poprawy wstępnych wniosków a wyborem wniosków, biorąc pod uwagę, że wskaźnik powodzenia między fazą wstępnych wniosków a fazą wniosków wyniósł około 50%.

Należy również zauważyć, że w prawie wspólnotowym nie istniało „prawo” do subwencji. W związku z tym Komisja nie zrekompensowała osobom, które złożyły wniosek o dotację, czasu poświęconego na przygotowanie ich wniosków.

Komisja nie podzieliła zatem opinii skarżącego, że miał on prawo do odszkodowania.

Po otrzymaniu pisma skarżącego z dnia 29 grudnia 2003 r. Komisja przystąpiła do ponownej oceny sprawy. Komisja zmieniła swoje stanowisko w odpowiedni sposób i stwierdziła, że nie można wysuwać żadnych zarzutów wobec odpowiedzialnego urzędnika lub komisji selekcyjnej, którzy popełnili błąd, działając w „dobrej wierze”. Komisja przedstawiła swoje stanowisko w piśmie z dnia 19 lipca 2004 r., w którym wyjaśniła, że nie zna żadnej podstawy prawnej dla „Dienstaufsichtsbeschwerden” w prawie wspólnotowym, i wezwała skarżącego do przedstawienia bardziej precyzyjnych wskazówek co do podstaw takich skarg. Skarżący nie odpowiedział na to zaproszenie.

Jeśli chodzi o kwestię dostępu do akt, ponowny wniosek z dnia 30 lipca 2004 r. został zarejestrowany w dniu 12 sierpnia 2004 r. Termin 15 dni roboczych na udzielenie odpowiedzi upłynął zatem w dniu 2 września 2004 r. Tego samego dnia Komisja zwróciła się pisemnie do skarżącego w celu poinformowania go o przedłużeniu odnośnego terminu. Powód, na który powołała się Komisja, był całkowicie uzasadniony. Po ponownym rozpatrzeniu wniosku Komisja postanowiła udostępnić skarżącemu formularze oceny ekspertów zewnętrznych, nie ujawniając jednak tożsamości tych ekspertów. Ostateczna odpowiedź została przesłana skarżącemu w dniu 24 września 2004 r.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący przedstawił następujące uwagi:

Komisja przyznała, że za nieprawidłowe rozpatrzenie jego wniosku z października 2003 r. była w pełni odpowiedzialna. Nie wykazała ona jednak, że było to spowodowane nieczytelnymi stemplami pocztowymi na kopercie zawierającej ten wniosek, na przykład poprzez przedłożenie kopii danego dokumentu. Nie udzielono jeszcze dostępu do dokumentu. Na podstawie dostępnych dowodów nie wykazano zatem, że podnoszona przez Komisję okoliczność doprowadziła do nieprawidłowego rozpatrzenia wniosku.

Już przed złożeniem wstępnego wniosku zwrócił on uwagę Komisji na fakt, że ustalenie daty 3 października 2003 r. jako terminu spowodowałoby, że niemieccy wnioskodawcy byliby traktowani inaczej niż wnioskodawcy z innych państw członkowskich, ponieważ niemieckie urzędy pocztowe nie były otwarte w tym dniu, ponieważ był to dzień ustawowo wolny od pracy. Komisja odmówiła jednak przyjęcia jego wniosku o zmianę terminu.

W związku z tym wniosek o dostęp do całej dokumentacji został utrzymany.

Gdyby Komisja rzeczywiście miała wątpliwości co do tego, czy jego wniosek został wysłany w terminie, byłaby zobowiązana zwrócić się do niego o przedstawienie w terminie 48 godzin dowodów wykazujących, że pismo zostało wysłane w terminie. Komisja jednak tego nie uczyniła.

Jeżeli ocena dokonana przez ekspertów zewnętrznych nie była rzeczywiście możliwa w momencie, gdy okazało się, że wstępny wniosek jest dopuszczalny, Komisja powinna była zostać zobowiązana, z własnej inicjatywy i bez konieczności zwracania się z takim wnioskiem, do poinformowania go o swojej ocenie wstępnego wniosku oraz o swoich sugestiach dotyczących sposobu jego udoskonalenia.

Wobec braku takiego komunikatu ze strony Komisji założył on, że Komisja nie miała żadnych zasadniczych zastrzeżeń co do treści lub formy i że Komisja nie uznała, iż wstępna propozycja powinna zostać zoptymalizowana w sposób zasadniczy. To właśnie w oparciu o to oczekiwanie przygotował pełną propozycję.

Dalsze zapytania

Po dokładnym rozważeniu opinii Komisji i uwag skarżącego okazało się, że konieczne są dalsze dochodzenia.

Wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o udzielenie dalszych informacji

W związku z tym w dniu 17 stycznia 2005 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji (i) o ustosunkowanie się do argumentu skarżącego, że Komisja nie rozpatrzyła pełnego zakresu jego wniosku o dostęp do akt Komisji; (ii) dostarczenie kopii koperty zawierającej wstępny wniosek skarżącego, który został przesłany Komisji w październiku 2003 r.; oraz (iii) przedstawienie bardziej szczegółowych informacji: a) na temat przepisów prawnych, które zobowiązywały Komisję Leonarda da Vinci do zasięgnięcia opinii Komisji Leonarda da Vinci oraz ewentualnie również Parlamentu w przypadku wniosków uznanych za niedopuszczalne ze względu na ich spóźnione złożenie; oraz b) na temat daty wydania opinii przez Komisję Leonarda da Vinci oraz upływu terminu przewidzianego na przyznanie Parlamentowi prawa do kontroli.

Odpowiedź Komisji

W odpowiedzi przesłanej w dniu 14 marca 2005 r. Komisja przedstawiła następujące uwagi:

W piśmie z dnia 26 czerwca 2004 r. skarżący zwrócił się o dostęp do akt Komisji w zakresie, w jakim zakwestionował obiektywizm oceny jego wniosku, kwestionując jakość lub istnienie ocen ekspertów zewnętrznych. Komisja rozpatrzyła ten wniosek pismem z dnia 24 września 2004 r. Wraz z tym pismem przekazała skarżącemu zanonimizowane arkusze oceny ekspertów zewnętrznych dotyczące jego wniosku. Skarżący nie wspomniał o konkretnym dokumencie, który Komisja powinna mu przekazać. Służby Komisji nie były zatem w stanie zrozumieć, co skarżący miał na myśli, gdy wskazał, że Komisja nie udzieliła mu pełnego dostępu do akt.

Komisja musiała zasięgnąć opinii komitetu Leonardo da Vinci w sprawie projektu wykazu wybranych wstępnych wniosków. Komitet wydał pozytywną opinię w dniu 17 listopada 2003 r. Projekt decyzji został przedłożony Parlamentowi w dniu 17 listopada 2003 r., a termin wykonywania uprawnień kontrolnych przez Parlament upłynął w dniu 16 grudnia 2003 r.

Kopia koperty zawierającej wstępny wniosek skarżącego, która została przesłana Komisji w październiku 2003 r., została przedłożona przez Komisję wraz z jej pismem z dnia 14 marca 2005 r.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący podtrzymał skargę i przedstawił następujące dalsze uwagi:

Ponieważ zwrócił się on o dostęp do całej dokumentacji Komisji, nie było potrzeby wyznaczania przez niego konkretnych dokumentów.

Jeden ze znaczków pocztowych na kopercie zawierającej jego wstępny wniosek pochodził z dnia 2 października 2003 r. i był czytelny. Niezrozumiałe było zatem, dlaczego Komisja odrzuciła wniosek jako niedopuszczalny. Biorąc pod uwagę, że wnioski należało składać listem poleconym, możliwe było ustalenie prawidłowej daty. Stosując własne przepisy proceduralne Komisji, Komisja powinna była zwrócić się do niego, w ciągu 48 godzin od powzięcia wiadomości o istotnych okolicznościach, o udowodnienie, że pismo zostało wysłane w odpowiednim czasie.

Komisja niesłusznie odniosła wrażenie, że nie mogła poinformować go o tym, że jego wniosek został odrzucony jako niedopuszczalny ze względu na ciążący na niej obowiązek skonsultowania się z komisją Leonardo da Vinci i Parlamentem.

PROJEKT ZALECENIA RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

Projekt zaleceń

W dniu 27 września 2005 r. Rzecznik Praw Obywatelskich skierował do Komisji, zgodnie z art. 3 ust. 6 swojego statutu, dwa projekty zaleceń (1). Projekty zaleceń miały następujące brzmienie:

(1) Komisja powinna rozpatrywać pełen zakres wniosku skarżącego o dostęp do dokumentów.

(2) Komisja powinna zaoferować skarżącemu sprawiedliwą rekompensatę za negatywne dla niego konsekwencje nieprzyznania mu przez Komisję traktowania równego traktowaniu przyznanemu innym wnioskodawcom, których wstępne wnioski zostały wybrane i którzy zostali zaproszeni do złożenia pełnego wniosku.

Projekt zalecenia opierał się na następujących przesłankach:

W odniesieniu do rzekomej dyskryminacji

1 Rzecznik zauważył, że Komisja przyznała, iż popełniła błąd, uznając wstępną propozycję skarżącego za złożoną z opóźnieniem, oraz że działała szybko i konstruktywnie, gdy zwrócono jej uwagę na ten błąd. W celu skorygowania negatywnych skutków tego błędu Komisja zaoferowała skarżącemu możliwość złożenia pełnego wniosku.

2 Zdaniem Rzecznika było jednak jasne, że ten sposób postępowania nie gwarantował, że skarżący był traktowany w taki sam sposób jak wszyscy inni promotorzy, których wstępne wnioski zostały wybrane. W toku niniejszego dochodzenia Komisja potwierdziła, że zbadała wstępne wnioski z pomocą ekspertów zewnętrznych. Ponadto okazało się, że Komisja przekazała wnioskodawcom uwagi zgłoszone przez tych ekspertów, w tym propozycje dotyczące udoskonalenia wstępnych wniosków. Wnioskodawcy ci mieli zatem możliwość skorzystania z porad ekspertów przy podejmowaniu decyzji, czy i w jaki sposób przedłożyć Komisji pełny wniosek. Bezsporne jest, że skarżącemu nie udzielono takiej porady. W tych okolicznościach Komisja nie potraktowała skarżącego w taki sam sposób jak innych wnioskodawców, których wstępne wnioski zostały wybrane.

3 Nawet przy założeniu, że ze względu na upływ czasu niemożliwe było przeprowadzenie oceny wstępnego wniosku skarżącego, Rzecznik uznał, że Komisja nie zrobiła wszystkiego, co było konieczne i właściwe w danych okolicznościach, aby zapewnić, że skarżący był traktowany w taki sam sposób jak inni wnioskodawcy. Ze względu na znaczenie, jakie ocena wstępnego wniosku miała dla przedłożenia pełnego wniosku, Komisja powinna była zdawać sobie sprawę z faktu, że skarżący znajdował się w niekorzystnej sytuacji w porównaniu z innymi wnioskodawcami, których wstępne wnioski zostały ocenione i wybrane. W tych okolicznościach dobrą praktyką administracyjną Komisji byłoby dążenie do jak największego zminimalizowania tej niekorzystnej sytuacji. Jak stwierdził skarżący, Komisja mogła w szczególności poinformować go o swojej ocenie wstępnego wniosku oraz o swoich sugestiach dotyczących sposobu jego udoskonalenia. W świetle okoliczności niniejszej sprawy Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że takiego sposobu postępowania można rzeczywiście oczekiwać od administracji pragnącej cofnąć konsekwencje popełnionego przez nią błędu. Wydaje się jednak, że takie kroki nie zostały podjęte. Prawdą jest, że w piśmie z dnia 2 lutego 2004 r., informującym skarżącego o podjętej decyzji, Komisja zauważyła, że może on skontaktować się ze swoją dyrekcją generalną „w celu uzyskania dalszych informacji”. Zdaniem Rzecznika ta dość ogólna oferta nie była jednak wystarczająca, aby zagwarantować, że skarżący był traktowany zasadniczo w taki sam sposób jak wnioskodawcy, których wstępne wnioski zostały ocenione i wybrane.

4 Niezapewnienie przez Komisję takiego równego traktowania stanowiło zatem niewłaściwe administrowanie.

W odniesieniu do rzekomego braku dostępu do akt Komisji

5 W odniesieniu do aspektów proceduralnych Rzecznik zauważył, że art. 8 ust. 2 rozporządzenia 1049/2001 stanowi, że termin na udzielenie odpowiedzi na ponowne wnioski może zostać przedłużony o 15 dni roboczych "[w] wyjątkowych przypadkach, na przykład w przypadku wniosku dotyczącego bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów". Rzecznik uznał, że nieobecność kilku urzędników w związku z urlopem nie może być uznana za „wyjątkową” sprawę w rozumieniu tego przepisu, która uzasadniałaby przedłużenie terminu. W każdym razie w piśmie z dnia 2 września 2004 r. Komisja zauważyła, że przedłużony termin przypadał na dzień 23 września 2004 r. Jednakże odpowiedź Komisji na ponowny wniosek została przesłana dopiero w dniu 24 września 2004 r.

6 Jeśli chodzi o istotę tego twierdzenia, skarżący jednoznacznie stwierdził, że jego wniosek nie dotyczył "jednych dokumentów, ale całej dokumentacji". W niniejszej sprawie było jasne, że Komisja do tej pory udostępniła jedynie (anonimowe) arkusze oceny ekspertów zewnętrznych dotyczące jego wniosku. Pomimo wyraźnego wezwania do przedstawienia uwag w tej sprawie Komisja nadal nie rozpatrzyła wniosku skarżącego o udzielenie dostępu w zakresie, w jakim dotyczy to innych dokumentów znajdujących się w jej aktach. Komisja stwierdziła, że skarżący nie wskazał dokumentów, do których chciał uzyskać dostęp. Rzecznik nie uznał tego argumentu za przekonujący. Zdaniem Rzecznika wniosek skarżącego był wystarczająco precyzyjny, aby umożliwić Komisji zrozumienie zakresu dostępu, który skarżący chciał uzyskać.

7 Rzecznik doszedł zatem do wniosku, że Komisja nie rozpatrzyła prawidłowo wniosku skarżącego o udzielenie dostępu, zarówno pod względem proceduralnym, jak i merytorycznym.

W przedmiocie żądania odszkodowawczego

8 Rzecznik uznał, sądząc po kserokopii koperty zawierającej wstępny wniosek skarżącego, który został mu dostarczony, że rzeczywiście trudno było ustalić, czy wstępny wniosek skarżącego został złożony w terminie. Trudno mu było jednak zrozumieć, dlaczego nie skontaktowano się ze skarżącym i nie wezwano go do przedstawienia dowodów w celu ustalenia daty przekazania Komisji wstępnego wniosku. Zdaniem Rzecznika Komisja nie dostarczyła ponadto przekonujących informacji, które wskazywałyby, że nie byłaby w stanie poinformować skarżącego w odpowiednim czasie o swojej decyzji z dnia 16 października 2003 r. W tych okolicznościach Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że Komisja powinna zostać pociągnięta do odpowiedzialności za opóźnienie, które nastąpiło między decyzją z dnia 16 października 2003 r. a datą przekazania tej decyzji skarżącemu.

9 Komisja przyznała, że jej pierwotna decyzja (z dnia 16 października 2003 r.) o odrzuceniu wstępnego wniosku skarżącego jako niedopuszczalnego była wynikiem błędu. Rzecznik stwierdził ponadto, że Komisja może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za opóźnienie, które nastąpiło między jej decyzją z dnia 16 października 2003 r. a datą przekazania tej decyzji skarżącemu. Wreszcie Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Komisja nie zapewniła następnie równego traktowania skarżącego i innych promotorów, których wstępne wnioski zostały wybrane i którzy zostali poproszeni o przedłożenie pełnego wniosku. W świetle tych okoliczności Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że roszczenie odszkodowawcze jest co do zasady uzasadnione.

10 Rzecznik uznał, że dobrą praktyką administracyjną byłoby, gdyby Komisja oferowała skarżącemu godziwą rekompensatę z tytułu negatywnych dla niego konsekwencji niewłaściwego administrowania, które miały miejsce. Zdaniem Rzecznika kwota, którą można było uznać za sprawiedliwą w okolicznościach niniejszej sprawy, była jednak z pewnością znacznie niższa niż kwota żądana przez skarżącego.

Szczegółowa opinia Komisji

W swojej szczegółowej opinii Komisja przedstawiła następujące uwagi:

W odniesieniu do okoliczności faktycznych

Wstępny wniosek został uznany za niedopuszczalny, ponieważ jedyna czytelna data stempla pocztowego przypadała na dzień 5 października 2003 r. W następstwie odwołania skarżącego służby Komisji zastosowały zasadę czerpania korzyści z wątpliwości i w drodze wyjątku zezwoliły skarżącemu na bezpośrednie przedstawienie pełnego wniosku.

W odniesieniu do zarzucanej dyskryminacji i wniosku o odszkodowanie

Komisja skorygowała sytuację powstałą w wyniku uznania wstępnego wniosku za niedopuszczalny w następujący sposób:

• Skarżącemu zezwolono wyjątkowo na przedłożenie pełnego wniosku, o co wnioskował w swoim piśmie do Komisji z dnia 29 grudnia 2003 r.
• W piśmie tym skarżący wyraźnie odmówił poddania wstępnego wniosku ocenie na tym etapie. Projekt zalecenia Rzecznika zdawał się pomijać ten fakt.
• W każdym razie doradztwo poprzedzające złożenie wniosku nie mogło mieć rozstrzygającego wpływu na ostateczny wynik pełnego wniosku, ponieważ oceniano ogólny pomysł projektu (podczas gdy na etapie pełnego wniosku oceniano cały wniosek dotyczący projektu). W każdym razie skarżący zrezygnował z oceny ex post swojego wstępnego wniosku.
• Wnioskodawca otrzymał taką samą liczbę dni na przygotowanie pełnego wniosku jak inni wnioskodawcy.
• Komisja zaoferowała skarżącemu możliwość omówienia ze swoimi służbami kwestii związanych z wnioskiem. Skarżący nie skorzystał jednak z tej możliwości.
• Akceptując złożenie pełnego wniosku bez oceny wstępnego wniosku, skarżący zgodził się podjąć ryzyko, tak jak wszyscy inni wnioskodawcy (na tym etapie mógł zwrócić się o unieważnienie procedury lub o odszkodowanie za sporządzenie wstępnego wniosku).
• Skarżący mógł ponownie przedłożyć swój wniosek w rundzie selekcji w 2005 r., korzystając również z uwag i wskazówek dostarczonych przez ekspertów zewnętrznych, którzy ocenili jego pełny wniosek w celu jego ulepszenia.
• Nie przewidziano zwrotu kosztów za przygotowanie wniosku w sprawie programu Leonardo da Vinci; tę samą zasadę, która ma zastosowanie do każdego innego programu edukacyjnego lub badawczego.

Zarzut niesprawiedliwego traktowania i dyskryminacji skarżącego musiał zatem zostać odrzucony. Wniosek skarżącego był najgorszym z 48 wniosków, które zostały ocenione.

Roszczenie odszkodowawcze było nieuzasadnione, ponieważ Komisja zrobiła wszystko, co było konieczne, aby uniknąć jakiejkolwiek szkody dla skarżącego.

W odniesieniu do dostępu do akt

Komisja zinterpretowała wniosek o dostęp jako dotyczący dokumentacji związanej z wnioskiem, która składała się z wniosku i formularzy oceny. Komisja ujawniała jednak – oprócz tego, co zostało już przekazane skarżącemu – dalsze dokumenty związane z procedurą wyboru, które były istotne dla zrozumienia powodów odrzucenia pełnego wniosku skarżącego, tj. protokół komisji selekcyjnej ds. pełnego wniosku w ramach procedury C (pominięto wszystkie informacje na temat innych wnioskodawców).

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący podtrzymał skargę i przedstawił następujące uwagi:

Znaczek pocztowy na kopercie, w której złożył wstępną propozycję, był czytelny. W związku z tym nie było jasne, w jaki sposób odpowiednia komisja selekcyjna mogła tego nie zauważyć. Należy przyjąć, że Komitet oparł się na informacjach dostarczonych przez członka personelu Komisji, który działał w wyniku rażącego niedbalstwa lub celowo dostarczył nieprawdziwych informacji.

Jeśli chodzi o jego pismo z dnia 29 grudnia 2003 r., jego odmowa przeprowadzenia dodatkowej kontroli opierała się na obawie, że w przeciwnym razie znalazłby się w niekorzystnej sytuacji pod względem czasu oraz na tym, że miał wątpliwości co do obiektywności oceny ex post. Jego odmowa miała zatem na celu skłonienie Komisji do zastosowania jedynego właściwego i możliwego w danych okolicznościach podejścia, a mianowicie całkowicie nowej publikacji "procedury C". Komisja opowiedziała się za inną procedurą i w związku z tym ponosiła wyłączną odpowiedzialność za wszystkie konsekwencje wynikające z tej decyzji.

Komisja mogła przynajmniej poinformować go o uwagach, ocenach i propozycjach własnego "czytelnika", z którego Komisja, zgodnie ze swoją szczegółową opinią, korzystała oprócz ekspertów zewnętrznych. Biorąc pod uwagę, że nie zostało to zrobione, należy założyć, że ten "czytelnik" nie zbadał wstępnego wniosku, chociaż powinien był to zrobić, lub że Komisja, z powodu rażącego niedbalstwa lub arbitralności, nie przekazała mu odpowiedniej oceny.

Komisja nadal nie udzieliła dostępu do akt. Należy wziąć pod uwagę fakt, że dokumenty ujawnione przez Komisję zawierały notatki rękopisu, takie jak „wersja ostateczna” lub „wersja ostateczna 2”. W związku z tym należało podejrzewać, że w niniejszej sprawie przedstawiono kilka „ostatecznych wersji” ocen przedłożonych przez ekspertów Komisji. Po uzyskaniu dostępu do akt zadecyduje on, czy i przeciwko komu należy podjąć kroki w ramach prawa karnego.

Dalsza korespondencja Pismo
Rzecznika Praw Obywatelskich do Komisji

16 i 18 czerwca 2006 r. Rzecznik Praw Obywatelskich poinformował Komisję, że nie uważa szczegółowej opinii Komisji za odpowiednią ,, w szczególności w odniesieniu do kwestii dostępu do dokumentów. W tym kontekście Rzecznik zauważył, że w tej szczegółowej opinii Komisja nie odniosła się do żadnej z uwag Rzecznika dotyczących proceduralnych aspektów rozpatrywania wniosku o udzielenie dostępu (zob. pkt 4.8 projektu zalecenia). W odniesieniu do istoty tego wniosku Rzecznik zauważył, że Komisja do tej pory nie przedstawiła nawet wykazu odpowiednich dokumentów, tj. wszystkich dokumentów, które dotyczą wstępnego wniosku i propozycji skarżącego, ani nie wskazała powodów, dla których żaden z tych dokumentów, które do tej pory nie zostały ujawnione, nie mógł zostać udostępniony skarżącemu.

Rzecznik zwrócił się zatem do Komisji o poinformowanie go, czy jest skłonny ponownie rozważyć swoje stanowisko.

Odpowiedź Komisji

W swojej odpowiedzi Komisja przedstawiła następujące uwagi:

Nie było żadnych konkretnych akt dotyczących wniosku skarżącego w ramach programu Leonardo da Vinci. Wniosek o udzielenie dostępu był zatem rozumiany jako wniosek o udzielenie dostępu do dokumentów związanych z wnioskiem skarżącego, a mianowicie (i) formularzy oceny oraz (ii) protokołów komisji selekcyjnej.

Odręczne adnotacje "wersja ostateczna" i "wersja końcowa 2" mogą wywołać zamieszanie u zewnętrznego czytelnika. Nie istniały jednak trzy różne wersje jednego dokumentu, lecz trzy opinie ekspertów sporządzone przez trzech różnych niezależnych ekspertów, którzy wypełnili ten sam formularz online, w którym wyjaśniono istnienie identycznej pierwszej strony tych trzech dokumentów.

Wszystkie istotne dokumenty zostały ujawnione skarżącemu.

Jeżeli chodzi o aspekty proceduralne, Komisja wyraziła ubolewanie z powodu opóźnienia w zarejestrowaniu ponownego wniosku z dnia 30 lipca 2004 r., które wynikało z faktu, że w okresie wakacyjnym liczba pracowników była ograniczona. Jeżeli chodzi o przedłużenie terminu na udzielenie odpowiedzi na ten wniosek, rozporządzenie 1049/2001 nie ograniczyło podstaw przedłużenia. Wnioski dotyczące bardzo dużego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów zostały wymienione jedynie jako przykład. Komisja uznała, że inne okoliczności mogą uzasadniać przedłużenie terminu, np. jeżeli konieczne było skonsultowanie się z innymi służbami Komisji lub osobą trzecią, jeżeli żądane dokumenty dotyczyły złożonej lub bardzo technicznej kwestii, jeżeli znalezienie żądanego dokumentu było szczególnie trudne lub jeżeli udzielenie częściowego dostępu wymagało więcej czasu.

W niniejszej sprawie, poza faktem, że ponowny wniosek dotarł do Komisji w okresie, w którym jej zasoby były ograniczone ze względu na przerwę letnią, analiza wniosku wymagała interwencji kilku służb, które musiały wydać opinię na temat celowości częściowego dostępu, aby w jak największym stopniu zaspokoić wniosek skarżącego.

Komisja przeprosiła za przekroczenie terminu na udzielenie odpowiedzi na ponowny wniosek o jeden dzień roboczy.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący wyjaśnił, że chce podtrzymać skargę w całości. Poczynił następujące dalsze uwagi:

Twierdzenie Komisji, że nie było żadnych konkretnych akt dotyczących jego wniosku, nie było wiarygodne. Fakt, że Komisja była w stanie przedstawić odpowiednie dokumenty (takie jak koperta zawierająca jego wstępny wniosek i oceny), wykazał, że taka dokumentacja istniała. Przedstawione przez Komisję „wyjaśnienie” dotyczące obecności odręcznych adnotacji „wersja ostateczna” i „wersja ostateczna 2” nie było przekonujące, ponieważ eksperci nie byliby w stanie umieścić takich uwag na arkuszach oceny online.

Należy domniemywać, że osoby nieznane próbowały, po otrzymaniu niniejszej skargi, udowodnić istnienie kart oceny poprzez ich podpisanie. Najwyraźniej jednak pominięto fakt, że arkusze te stanowiły formularze internetowe. Zdumiewające było również to, że ta sama osoba podpisała wszystkie trzy dokumenty.

Rzecznik Praw Obywatelskich został zatem poproszony o zbadanie

• czy fakt, że Komisja nie ustaliła lub nie prowadziła konkretnej dokumentacji dotyczącej skargi, stanowił przypadek niewłaściwego administrowania, biorąc pod uwagę, że brak takiej dokumentacji uniemożliwiał sprawdzenie decyzji wydanej przez Komisję;
• czy, a jeśli tak, to dlaczego w niniejszej sprawie istniało kilka wersji formularzy oceny online i czy fakt ten stanowił przypadek niewłaściwego administrowania.

Jeżeli konieczne będzie złożenie nowej skargi dotyczącej tych kwestii, Rzecznik Praw Obywatelskich powinien go o tym poinformować.

DECYZJA

1 Istotne okoliczności faktyczne

1.1 W dniu 2 października 2003 r. skarżący, niemiecki konsultant, zwrócił się do Komisji Europejskiej w odpowiedzi na zaproszenie do składania wniosków na lata 2003-2004 w ramach programu Leonardo da Vinci.

Odpowiednie zasady są określone w decyzji Rady 1999/382/WE z dnia 26 kwietnia 1999 r. ustanawiającej drugą fazę wspólnotowego programu działań w zakresie kształcenia zawodowego "Leonardo da Vinci"(2). W przypadku wniosków (takich jak wnioski skarżącego) składanych w ramach „procedury C” odpowiednie przepisy przewidują dwuetapową procedurę wyboru, a mianowicie (i) wybór wstępnych wniosków oraz (ii) wybór pełnych wniosków oraz zaangażowanie komitetu zarządzającego („komitet Leonardo da Vinci”). Komisja ocenia najpierw wszystkie otrzymane wstępne wnioski i po zasięgnięciu opinii komitetu Leonardo da Vinci dokonuje wyboru. Wydaje się, że Komisja korzysta z pomocy ekspertów zewnętrznych już na etapie wyboru wstępnych wniosków oraz że wszelkie zalecenia dotyczące ulepszenia wniosków złożonych przez tych ekspertów są przekazywane wnioskodawcom.

Do składania pełnych wniosków zapraszani są wyłącznie wnioskodawcy, których wstępne wnioski zostały wybrane. Następnie Komisja, ponownie z pomocą ekspertów zewnętrznych, dokonuje oceny otrzymanych wniosków i sporządza krótką listę projektów. Po zasięgnięciu opinii Komitetu Leonardo da Vinci Komisja sporządza listę wybranych projektów, które odniosły sukces.

Parlament Europejski sprawuje kontrolę nad tą procedurą.

Wydaje się, że wyboru wstępnych wniosków należy dokonać w ciągu trzech miesięcy od zakończenia okresu składania wstępnych wniosków określonego w zaproszeniu do składania wniosków, natomiast pozostała część procesu nie powinna trwać dłużej niż pięć miesięcy.

1.2 Zgodnie z zasadami określonymi w zaproszeniu do składania wniosków dotyczących niniejszej sprawy wstępne wnioski należało przedłożyć do dnia 3 października 2003 r. Na posiedzeniu w dniu 16 października 2003 r. komisja selekcyjna Komisji uznała wstępny wniosek skarżącego za niedopuszczalny, ponieważ został złożony zbyt późno. Skarżący został o tym poinformowany pismem z dnia 22 grudnia 2003 r., po dokonaniu przez Komisję wyboru wstępnych wniosków, po wysłuchaniu Komisji Leonardo da Vinci w sprawie tego wyboru oraz po upływie okresu, w którym Parlament mógł interweniować.

1.3 Uznając, że dotrzymał tego terminu, ponieważ w dniu 2 października 2003 r. przesłał listem poleconym wstępną propozycję, skarżący zwrócił się w dniu 29 grudnia 2003 r. zarówno do Komisji, jak i do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Biorąc pod uwagę, że Komisja nie miała jeszcze wystarczająco dużo czasu na rozpatrzenie sprawy, pierwsza skarga (skarga 33/2004/GG) została odrzucona przez Rzecznika Praw Obywatelskich jako niedopuszczalna w dniu 13 stycznia 2004 r.

1.4 W dniu 15 stycznia 2004 r. skarżący złożył nową skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich (skarga 221/2004/GG), a Rzecznik wszczął dochodzenie. W swojej opinii Komisja przyznała, że popełniono błąd i że wstępna propozycja skarżącego została rzeczywiście złożona na czas. Komisja zauważyła, że w celu naprawienia tego błędu wybrała wstępny wniosek skarżącego dotyczący projektu do przedstawienia pełnego wniosku. Skarżącemu przyznano pierwotnie czas do dnia 1 marca 2004 r. na przedłożenie pełnego wniosku. Po tym, jak skarżący wskazał, że będzie miał mniej czasu na przedstawienie pełnego wniosku niż inni wnioskodawcy, Komisja zgodziła się, że powinien mieć taką samą liczbę dni na przygotowanie pełnego wniosku, jaką otrzymali wszyscy pozostali kandydaci.

W swoich uwagach dotyczących tej opinii skarżący podkreślił, że nie skorzystał z takiej samej ilości informacji jak inni wnioskodawcy, ponieważ Komisja nie przekazała żadnych informacji na temat sposobu, w jaki zdaniem Komisji projekt określony we wstępnym wniosku mógłby zostać ulepszony w pełnym wniosku, co Komisja uczyniła w odniesieniu do wszystkich pozostałych wnioskodawców. Zdaniem skarżącego była to poważna niedogodność, którą uwzględniłby on w swojej ostatecznej ocenie po zakończeniu postępowania w sprawie wniosku i w celu podjęcia decyzji, czy konieczne będą dalsze kroki w celu obrony jego praw. Skarżący wskazał również, że Komisja nie odpowiedziała na skargi („Dienstaufsichtsbeschwerden”), które złożył przeciwko osobie odpowiedzialnej za jego projekt i przeciwko szefowi odpowiedniego departamentu Komisji.

Rzecznik uznał, że brak odpowiedzi Komisji na „Dienstaufsichtsbeschwerden” wydaje się wynikać z nieporozumienia ze strony Komisji. Biorąc pod uwagę konstruktywne i szybkie podejście Rzecznika do sprawy, Rzecznik uznał, że nie ma potrzeby kontynuowania tej kwestii w obecnym dochodzeniu. Skarżący został jednak poinformowany o możliwości złożenia nowej skargi w tej sprawie, jeżeli wbrew oczekiwaniom Komisja nie zajmie się tą sprawą.

W odniesieniu do istoty sprawy Rzecznik uznał, że Komisja działała szybko i konstruktywnie w celu skorygowania popełnionego błędu. Rzecznik zauważył, że skarżący stwierdził, że wbrew temu, co powiedziała Komisja, nie otrzymał tak wielu informacji jak inni wnioskodawcy. Rzecznik uznał, że w związku z tym skarżący przedstawił nowy, dodatkowy zarzut. Zdaniem Rzecznika nie było właściwe rozpatrywanie tego nowego zarzutu w jego dochodzeniu w sprawie skargi 221/2004/GG z co najmniej dwóch powodów. Po pierwsze, wydaje się, że skarżący nie podniósł tej kwestii przed Komisją przed przedłożeniem jej Rzecznikowi Praw Obywatelskich. W związku z tym Komisja nie miała jeszcze możliwości rozpatrzenia tej sprawy. Po drugie, skarżący mógł złożyć nową skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich w przypadku, gdyby domniemany brak informacji ze strony Komisji miał negatywny wpływ na decyzję Komisji w sprawie jego pełnego wniosku. W świetle działań podjętych przez Komisję w celu skorygowania błędu Rzecznik stwierdził, że (z zastrzeżeniem powyższego zastrzeżenia) nie doszło już do niewłaściwego administrowania. W związku z tym zamknął sprawę w dniu 5 maja 2004 r.

1.5 W dniu 21 czerwca 2004 r. Komisja poinformowała skarżącego, że jego wniosek nie został wybrany.

1.6 W piśmie wysłanym w dniu 26 czerwca 2004 r. skarżący sprzeciwił się tej decyzji, a także zwrócił się o dostęp do akt Komisji. Skarżący wskazał ponadto, że jego zdaniem Komisja powinna wypłacić mu odszkodowanie w wysokości 11 027,60 EUR.

W odpowiedzi z dnia 19 lipca 2004 r. Komisja uznała, że w niniejszej sprawie postępowała prawidłowo. Jeżeli chodzi o dostęp do dokumentów, Komisja zinterpretowała wniosek skarżącego jako wniosek o dostęp do ocen pełnej propozycji skarżącego przygotowanej przez ekspertów. Wniosek ten został odrzucony na podstawie art. 4 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (3) ("rozporządzenie 1049/2001").

W dniu 30 lipca 2004 r. skarżący złożył ponowny wniosek o dostęp na mocy rozporządzenia 1049/2001.

1.7 Również w dniu 30 lipca 2004 r. skarżący złożył kolejną skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich, zarejestrowaną pod numerem referencyjnym 2437/2004/GG. W dniach 31 sierpnia i 12 września 2004 r. skarżący przedstawił dalsze informacje i rozszerzył zakres tej skargi. Na podstawie tych pism Rzecznik Praw Obywatelskich zidentyfikował następujące zarzuty i roszczenia: skarżący (i) twierdził, że był dyskryminowany w porównaniu z innymi wnioskodawcami; zarzucał Komisji, że nie udzieliła mu dostępu do swoich akt zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001; w piśmie z dnia 26 czerwca 2004 r. zwrócił się do Komisji o wypłacenie odszkodowania; oraz (iv) stwierdził, że Komisja powinna udzielić odpowiedzi na „Dienstaufsichtsbeschwerden”.

2 W przedmiocie zakresu niniejszego dochodzenia

2.1 W piśmie do Komisji z dnia 26 czerwca 2004 r., na którym opiera się niniejsza skarga, skarżący wyjaśnił, że kwota 11 027,60 EUR, którą twierdził, że jest mu należna, wynika z tego, co uważał za nieprawidłowe rozpatrzenie jego wstępnego wniosku przez Komisję. Skarżący zauważył, że zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania za sposób, w jaki jego wniosek został oceniony.

2.2 Biorąc pod uwagę, że skarżący nie przedstawił żadnych dalszych informacji ani dokładnych danych liczbowych w tym zakresie, Rzecznik uważa, że potencjalne roszczenie skarżącego o odszkodowanie wynikające z oceny przez Komisję jego pełnego wniosku nie jest objęte jego skargą. Niniejsze dochodzenie będzie zatem dotyczyło wyłącznie roszczenia skarżącego o odszkodowanie wynikającego z rozpatrzenia przez Komisję jego wstępnego wniosku, w tym zaproszenia do przedstawienia pełnego wniosku.

2.3 W piśmie z dnia 26 czerwca 2004 r. skarżący stwierdził również, że osoby, przeciwko którym złożył skargi ("Dienstaufsichtsbeschwerden"), wbrew jego wielokrotnym żądaniom, uczestniczyły w ocenie jego wniosku.

2.4 Rzecznik uznał, że zarzut ten nie był częścią skargi złożonej do niego przez skarżącego w niniejszej sprawie. W związku z tym nie zwrócił się do Komisji o wydanie opinii w tej sprawie. Skarżący, który został poinformowany o zarzutach i roszczeniach, w odniesieniu do których Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o wydanie opinii, nie sprzeciwił się takiemu podejściu. W tych okolicznościach niniejsza decyzja nie zajmie się tą kwestią.

2.5 W swojej skardze skarżący zasugerował, aby Rzecznik zbadał, czy Komisja prowadziła rozmowy z innymi wnioskodawcami w trakcie procedury w celu umożliwienia tym wnioskodawcom optymalizacji ich wniosków. Wydaje się, że uwaga skarżącego dotyczy etapu po złożeniu pełnych wniosków. W świetle swoich wniosków dotyczących głównych zarzutów i twierdzeń skarżącego (zob. poniżej) Rzecznik uważa, że nie ma potrzeby zajmowania się tą kwestią w obecnym dochodzeniu.

2.6 W swoich uwagach na temat opinii Komisji w przedmiotowej sprawie skarżący zauważył, że zwrócił uwagę Komisji na fakt, iż ustalenie daty 3 października 2003 r. jako terminu spowodowałoby, że niemieccy wnioskodawcy byliby traktowani inaczej niż wnioskodawcy z innych państw członkowskich, biorąc pod uwagę, że niemieckie urzędy pocztowe nie były otwarte w tym dniu, ponieważ był to dzień ustawowo wolny od pracy w Niemczech. Skarżący wskazał, że Komisja odmówiła jednak przyjęcia jego wniosku o zmianę terminu.

2.7 Rzecznik jest zdania, że powyższa uwaga skarżącego wydaje się być przeznaczona dla jego informacji i że nie stanowi ona dodatkowego zarzutu. Ten aspekt sprawy nie będzie zatem objęty niniejszą decyzją. Rzecznik uważa za użyteczne dodanie, że sam fakt, iż termin składania wniosków upływa w dniu ustawowo wolnym od pracy w jednym z państw członkowskich, nie wydaje się wskazywać na niewłaściwe administrowanie, pod warunkiem że wnioskodawcy ze wszystkich państw członkowskich dysponują wystarczającym czasem na przygotowanie i złożenie wniosków.

2.8 W swoich uwagach dotyczących szczegółowej opinii, którą Komisja przedstawiła w odpowiedzi na projekt zalecenia Rzecznika, skarżący wyraził pogląd, że komisja selekcyjna, która uznała jego wstępny wniosek za niedopuszczalny, oparła się na pracowniku Komisji, który działał w wyniku rażącego niedbalstwa lub celowo dostarczył nieprawdziwych informacji. Nie jest jasne, czy uwaga ta miała być kolejnym zarzutem. Rzecznik uważa, że takie zarzuty w żadnym wypadku nie powinny być badane w ramach niniejszego dochodzenia, ponieważ nie zostały jeszcze przedstawione Komisji oraz że skarżący nie przedstawił żadnych dowodów na poparcie swojego stanowiska (zob. również pkt 6.3 poniżej).

2.9 We wspomnianych uwagach skarżący zasugerował również, że dokumenty mogły zostać zmanipulowane. Rzecznik zauważa, że w odniesieniu do oceny pełnego wniosku Komisja przekazała skarżącemu zanonimizowane kopie opinii, które określiła mianem opinii sporządzonych przez trzech różnych niezależnych ekspertów, którzy przeanalizowali ten wniosek. Skarżący wskazał, że dokumenty ujawnione przez Komisję zawierały notatki rękopisu, takie jak „wersja ostateczna” lub „wersja ostateczna 2”. Jego zdaniem należało zatem podejrzewać, że w niniejszej sprawie przedstawiono kilka „ostatecznych wersji” ocen przedstawionych przez ekspertów Komisji. W swoich dalszych uwagach Komisja potwierdziła, że odpowiednie dokumenty stanowiły oceny dokonane przez trzech ekspertów. W swoich ostatnich uwagach przedstawionych w październiku 2006 r. skarżący podtrzymał swoje stanowisko i zwrócił się do Rzecznika o zbadanie, czy, a jeśli tak, to dlaczego w niniejszej sprawie istnieje kilka wersji formularzy oceny online i czy fakt ten stanowi niewłaściwe administrowanie.

2.10 Rzecznik zauważa, że ten kolejny wniosek dotyczy oceny pełnego wniosku przez Komisję. Jednakże, jak wspomniano powyżej, obecne dochodzenie koncentrowało się dotychczas na sposobie, w jaki Komisja rozpatrzyła wstępny wniosek skarżącego. Biorąc pod uwagę, że dochodzenie to trwało już od dłuższego czasu i doprowadziło do opracowania projektu zalecenia, Rzecznik jest zdania, że na obecnym etapie nie byłoby właściwe rozszerzanie jego zakresu w celu objęcia nim dalszych kwestii.

2.11 Ten sam wniosek odnosi się do kolejnego wniosku złożonego przez skarżącego w jego ostatnich uwagach, zgodnie z którym Rzecznik Praw Obywatelskich powinien zbadać, czy fakt, że Komisja nie ustanowiła lub nie prowadziła konkretnej dokumentacji dotyczącej wniosku, stanowił niewłaściwe administrowanie.

2.12 Skarżący może oczywiście złożyć nową skargę dotyczącą tych dwóch dodatkowych aspektów. Rzecznik uważa jednak, że przydatne jest przedstawienie dalszych uwag w tym zakresie.

Jeśli chodzi o pierwszy z tych aspektów, nie jest od razu oczywiste, na podstawie tego, co skarżący oparł swoją opinię, że wydaje się, iż ta sama osoba podpisała wszystkie trzy dokumenty. Zanonimizowane kopie odpowiednich dokumentów, które zostały przedłożone Rzecznikowi Praw Obywatelskich, nie zawierały podpisów zainteresowanych osób. Podczas dokładniejszej kontroli tych dokumentów Rzecznik zauważył jednak, że informacje podane na pierwszej stronie jednego z tych dokumentów znacznie różnią się od informacji podanych na pierwszych stronach innych dokumentów (4). Rzecznik Praw Obywatelskich jest jednak zdania, że przed złożeniem kolejnej skargi dotyczącej tej kwestii i oceną pełnego wniosku skarżący powinien zwrócić się do Komisji, aby umożliwić jej rozpatrzenie wszelkich zarzutów i roszczeń, które skarżący może chcieć w tym względzie przedstawić.

W odniesieniu do drugiego z tych aspektów należy wziąć pod uwagę fakt, że niniejsze dochodzenie zawiera zarzut dotyczący sposobu, w jaki Komisja rozpatrzyła wniosek skarżącego o dostęp do jego akt. W świetle wniosków, do których doprowadziło dochodzenie w odniesieniu do tego zarzutu (zob. pkt 4 poniżej), Rzecznik Praw Obywatelskich uważa jednak za wątpliwe, czy uzasadnione byłoby przeprowadzenie dalszego dochodzenia dotyczącego kwestii ściśle związanej z tym zarzutem.

3 Rzekoma dyskryminacja

3.1 Skarżący twierdził, że był dyskryminowany w porównaniu z innymi wnioskodawcami. Zarzut ten opierał się na fakcie, że Komisja nie zbadała jego wstępnego wniosku, zanim nie został on poproszony o przedłożenie pełnego wniosku. Skarżący stwierdził, że gdyby jego wstępny wniosek został właściwie rozpatrzony, nie byłoby potrzeby składania przez niego pełnego wniosku wiążącego się z wysokimi kosztami. Podkreślił ponadto, że gdyby jego wstępny wniosek został oceniony, otrzymałby (jak wszyscy inni wnioskodawcy) wyniki tej pierwszej oceny. Wyniki te umożliwiłyby mu uwzględnienie dodatkowych problemów w jego propozycji, na którą po raz pierwszy zwrócono mu uwagę.

3.2 W swojej opinii Komisja wskazała, że wstępna propozycja skarżącego została początkowo odrzucona, ponieważ wydawało się, że została złożona po upływie odpowiedniego terminu. Decyzja ta została uchylona po tym, jak skarżący sprzeciwił się jej w piśmie z dnia 29 grudnia 2003 r. Ponieważ jednak odwołanie to wpłynęło już po zakończeniu oceny, wstępny wniosek skarżącego, w przeciwieństwie do innych wstępnych wniosków, nie został oceniony przez ekspertów zewnętrznych. Aby uniknąć sytuacji, w której skarżący poniósłby jakąkolwiek szkodę w związku z pierwotną decyzją Komisji, został on jednak poproszony o przedstawienie pełnego wniosku i skontaktowanie się ze służbami Komisji w sprawie wszelkich ewentualnych pytań dotyczących jego wniosku. Ponadto, aby uniknąć wszelkiej dyskryminacji w porównaniu z innymi wnioskodawcami, skarżący otrzymał więcej czasu na złożenie pełnego wniosku.

Komisja stwierdziła, że skarżący nie złożył żadnych wniosków dotyczących ewentualnych uwag ekspertów zewnętrznych dotyczących jego wstępnego wniosku ani możliwości poprawy jego wniosku w tym okresie. Według Komisji nie było również bezpośredniego związku między zaleceniami ekspertów zewnętrznych dotyczącymi poprawy wniosków a wyborem wniosków, ponieważ wskaźnik powodzenia między etapem wstępnych wniosków a etapem pełnych wniosków wyniósł około 50 %.

3.3 Skarżący podniósł w swoich uwagach, że jeśli ocena dokonana przez ekspertów zewnętrznych rzeczywiście nie była możliwa, gdy okazało się, że wstępny wniosek jest dopuszczalny, Komisja powinna była być zobowiązana, z własnej inicjatywy i bez konieczności zwracania się z takim wnioskiem, do poinformowania go o swojej ocenie wstępnego wniosku oraz o swoich sugestiach dotyczących sposobu jego udoskonalenia.

3.4 Rzecznik uważa, że w pierwszej kolejności należy zająć się kwestią wstępną. W swojej szczegółowej opinii na temat projektu zalecenia przedstawionego w niniejszej sprawie Komisja stwierdziła, że wstępny wniosek skarżącego został uznany za niedopuszczalny, ponieważ jedyna czytelna data stempla pocztowego na kopercie, w której został złożony, to 5 października 2003 r. Komisja dodała, że w następstwie odwołania skarżącego jej służby zastosowały zasadę korzyści z wątpliwości i w drodze wyjątku zezwoliły skarżącemu na bezpośrednie przedstawienie pełnego wniosku. W tym kontekście warto przypomnieć, że Komisja w swojej opinii w sprawie wcześniejszej skargi złożonej przez skarżącego w tej sprawie (skarga 221/2004/GG) przyznała, że popełniono błąd. Potwierdza to również nota wewnętrzna z dnia 28 stycznia 2004 r., w której Komisja przedstawiła kontekst i działania, które należało podjąć (5). Zgodnie z tą notatką bliższa analiza wykazała, że odnośna koperta nosiła (choć trudno czytelną) stempel pocztowy z dnia 2 października 2003 r. W nocie zawarto jasny wniosek: „Wstępny wniosek należało zatem uznać za kwalifikowalny”. Należy przypomnieć, że działanie podjęte przez Komisję służyło zatem skorygowaniu błędu popełnionego przez jej służby i nie stanowiło działania, w wyniku którego skarżący otrzymał „korzyść z wątpliwości”. Należy również przypomnieć, że w swojej opinii w niniejszej sprawie Komisja wskazała, że przeprosiła skarżącego za popełniony błąd.

3.5 Rzecznik zauważa jednak, że Komisja działała szybko i konstruktywnie, gdy zwrócono jej uwagę na ten błąd. W celu skorygowania negatywnych skutków tego błędu Komisja zaoferowała skarżącemu możliwość złożenia pełnego wniosku, który miał zostać przekazany do dnia 1 marca 2004 r., daty ustalonej na złożenie pełnych wniosków od tych wnioskodawców, których wstępne wnioski zostały wybrane. Rzecznik zauważa ponadto, że kiedy skarżący wskazał, że dałoby mu to mniej czasu na złożenie pełnego wniosku niż pozostałym skarżącym, Komisja zgodziła się, że ten sam czas powinien zostać mu przyznany i że jego pełny wniosek powinien zostać złożony do dnia 19 marca 2004 r.

3.6 Zdaniem Rzecznika jest jednak jasne, że ten sposób postępowania nie gwarantował, że skarżący był traktowany w taki sam sposób, jak wszyscy inni promotorzy, których wstępne wnioski zostały wybrane. W toku niniejszego dochodzenia Komisja potwierdziła, że zbadała wstępne wnioski z pomocą ekspertów zewnętrznych. Ponadto wydaje się, że Komisja przekazała wnioskodawcom uwagi zgłoszone przez tych ekspertów, w tym sugestie dotyczące sposobu udoskonalenia wstępnych wniosków (6). Wnioskodawcy ci mieli zatem możliwość skorzystania z porad ekspertów przy podejmowaniu decyzji, czy i w jaki sposób przedłożyć Komisji pełny wniosek. Bezsporne jest, że skarżącemu nie udzielono takiej porady. W tych okolicznościach Komisja nie potraktowała skarżącego w taki sam sposób jak innych wnioskodawców, których wstępne wnioski zostały wybrane.

3.7 W celu ustalenia, czy to odmienne traktowanie może być uzasadnione, należy wziąć pod uwagę okoliczności niniejszej sprawy. Wydaje się, że odpowiednie przepisy przewidują, że wstępne wnioski należy oceniać w określonym terminie. Okres ten upłynął, gdy Komisja dowiedziała się o popełnionym błędzie i wyjaśniła, że z tego powodu wstępny wniosek skarżącego nie został oceniony przez ekspertów zewnętrznych. Rzecznik zauważa ponadto, że w wyżej wymienionej nocie wewnętrznej z dnia 28 stycznia 2004 r. Komisja wskazała, że na tym etapie „istotnie niemożliwe” jest przeprowadzenie oceny wstępnego wniosku skarżącego ze względu na czas potrzebny na zatrudnienie ekspertów zewnętrznych oraz fakt, że pełny wniosek powinien wpłynąć do Komisji przed zakończeniem „oceny pełnego wniosku”, która miała się odbyć, nadal zgodnie z notą, między 1 a 26 marca 2004 r. Ponadto w nocie stwierdzono, że w związku z tym podjęto decyzję o uznaniu wstępnego wniosku za wybrany do przedstawienia pełnego wniosku oraz o „podjęciu odpowiednich środków wobec [skarżącego] w celu zapewnienia równego traktowania”.

3.8 Jak wyjaśnił Rzecznik w swoim projekcie zalecenia, nie było jasne, czy rzeczywiście niemożliwe było przeprowadzenie oceny wstępnego wniosku skarżącego przez ekspertów zewnętrznych w przedmiotowej sprawie. Należy zauważyć, że odpowiednie przepisy nie wydają się określać wiążących terminów w odniesieniu do oceny drugiego etapu procesu, tj. oceny pełnych wniosków. Wobec braku dalszych informacji na temat tych kwestii i w świetle jego późniejszych wniosków Rzecznik uznał jednak, że najlepiej byłoby przyjąć założenie, że Komisja rzeczywiście "istotnie nie mogła" skorzystać z pomocy ekspertów zewnętrznych w celu oceny wstępnej propozycji skarżącego. Na tej podstawie Rzecznik uznał, że rozwiązanie przedstawione w nocie Komisji z dnia 28 stycznia 2004 r. było rzeczywiście rozsądne w danych okolicznościach, pod warunkiem że Komisja podjęła „odpowiednie środki (...) w celu zapewnienia równego traktowania”.

3.9 Zdaniem Rzecznika Komisja nie zrobiła jednak wszystkiego, co było konieczne i właściwe w danych okolicznościach, aby zapewnić, że skarżący był traktowany w taki sam sposób jak pozostali wnioskodawcy. Jest to z pewnością prawdą w odniesieniu do czasu przyznanego wnioskodawcom. Należy zauważyć, że skarżący miał pierwotnie czas do dnia 1 marca 2004 r. na złożenie pełnego wniosku. Dopiero po tym, jak skarżący sprzeciwił się temu, przyznano mu taką samą liczbę dni jak pozostałym skarżącym. Podczas gdy Komisja szybko usunęła tę wadę i w związku z tym nie ma ona znaczenia dla niniejszej sprawy, podejście Komisji budzi wątpliwości co do tego, czy była ona w pełni świadoma tego, co jest konieczne do zapewnienia równego traktowania wszystkich wnioskodawców. Co ważniejsze, biorąc pod uwagę znaczenie, jakie ocena wstępnego wniosku miała dla przedłożenia pełnego wniosku, Komisja powinna była zdawać sobie sprawę z faktu, że skarżący znajdował się w niekorzystnej sytuacji w porównaniu z innymi wnioskodawcami, których wstępne wnioski zostały ocenione i wybrane. W tych okolicznościach dobrą praktyką administracyjną Komisji byłoby dążenie do jak największego zminimalizowania tej niekorzystnej sytuacji. Jak stwierdził skarżący, Komisja mogła w szczególności poinformować go o swojej ocenie wstępnego wniosku oraz o swoich sugestiach dotyczących sposobu jego udoskonalenia. W świetle okoliczności niniejszej sprawy Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że takiego sposobu postępowania można rzeczywiście oczekiwać od administracji pragnącej cofnąć konsekwencje popełnionego przez nią błędu. Wydaje się jednak, że takie kroki nie zostały podjęte. Prawdą jest, że w piśmie z dnia 2 lutego 2004 r. informującym skarżącego o podjętej decyzji Komisja zauważyła, że może on skontaktować się ze swoją dyrekcją generalną „w celu uzyskania dalszych informacji”. Zdaniem Rzecznika ta dość ogólna oferta nie była jednak wystarczająca, aby zagwarantować, że skarżący był traktowany zasadniczo w taki sam sposób jak wnioskodawcy, których wstępne wnioski zostały ocenione i wybrane.

3.10 W swojej szczegółowej opinii na temat projektu zalecenia przedstawionego w niniejszej sprawie Komisja wskazała, że w piśmie z dnia 29 grudnia 2003 r. skarżący wyraźnie odmówił poddania wstępnej propozycji ocenie na tym etapie. Komisja stwierdziła, że projekt zalecenia Rzecznika zdaje się pomijać ten fakt.

3.11 Prawdą jest, że oświadczenie, na które powołuje się Komisja, nie zostało uznane za mające decydujące znaczenie dla niniejszej sprawy przez Rzecznika Praw Obywatelskich, gdy przedstawiał on swój projekt zalecenia. Pogląd ten opierał się na fakcie, że sama Komisja nie oparła się wcześniej na tym stwierdzeniu. Po ponownym zbadaniu odnośnego dokumentu Rzecznik nadal uważa, że zawarte w nim oświadczenie nie ma wpływu na jego wnioski.

3.12 Odpowiednie oświadczenie, będące następstwem wniosku o zezwolenie skarżącemu na złożenie pełnego wniosku, ma następujące brzmienie: „Niniejszym wyraźnie oświadczamy, że nie zgadzamy się na ocenę ex post naszego wstępnego wniosku ze względu na czasową niekorzyść, która wynikłaby w porównaniu z naszymi konkurentami, oraz ze względu na istniejące wątpliwości, w świetle wyżej wymienionych faktów, co do obiektywności oceny ex post”.

Rzecznik uważa, że z oświadczenia tego jasno wynika, iż było ono uzasadnione obawą, że ocena ex post wstępnego wniosku może opóźnić decyzję o zezwoleniu skarżącemu na złożenie pełnego wniosku lub może zostać nadużyta w celu znalezienia powodu, dla którego nie należy udzielać takiego zezwolenia. Wątpliwe jest już, czy oświadczenie to byłoby wystarczające, aby zwolnić Komisję z obowiązku zbadania wstępnego wniosku skarżącego z taką samą starannością, jaka została mu przyznana we wstępnych wnioskach złożonych przez innych wnioskodawców. W tym kontekście należy zauważyć, że w wewnętrznej nocie Komisji z dnia 28 stycznia 2004 r. podkreślono, że przeprowadzenie oceny wstępnego wniosku skarżącego ze względu na ograniczenia czasowe było „istotnie niemożliwe”. Jest zatem oczywiste, że Komisja nie czuła się zobowiązana do powstrzymania się od przeprowadzenia takiej oceny z tego tylko powodu, że skarżący sprzeciwił się jej w swoim piśmie z dnia 29 grudnia 2003 r. Zdaniem Rzecznika w każdym razie nic nie wskazuje na to, że oświadczenie zawarte w piśmie z dnia 29 grudnia 2003 r. miało również na celu zakazanie Komisji badania wstępnej propozycji skarżącego w celu przedstawienia sugestii, w jaki sposób można ją poprawić. Nie wydaje się również logiczne założenie, że Komisja musiała (i zrozumiała) to stwierdzenie w tym sensie. Należy zauważyć, że w piśmie z dnia 29 grudnia 2003 r. po odpowiednim oświadczeniu następuje oświadczenie, zgodnie z którym skarżący uznał Komisję za odpowiedzialną za wszelkie szkody, które mogą wyniknąć z jej rzekomo nieprawidłowego rozpatrzenia wniosku. Rzecznik uważa, że uwaga ta może być rozumiana jako sugerująca, że skarżący oczekiwał od Komisji czegoś więcej niż tylko zezwolenia mu na przedłożenie pełnego wniosku. Należy ponadto zauważyć, że wewnętrzna nota Komisji z dnia 28 stycznia 2004 r. podkreśla potrzebę "podjęcia odpowiednich środków wobec [skarżącego] w celu zapewnienia równego traktowania" bez odwoływania się do oświadczenia skarżącego zawartego w jego piśmie z dnia 29 grudnia 2003 r. Biorąc pod uwagę, że we wspomnianej nocie stwierdzono, iż Komisja postanowiła zezwolić skarżącemu na przedłożenie pełnego wniosku i podjęcie takich środków, Rzecznik uważa, że sama Komisja była świadoma faktu, że biorąc pod uwagę okoliczności, należy dołożyć szczególnych starań oraz że samo zezwolenie na przedłożenie pełnego wniosku nie wystarczyło do zagwarantowania równego traktowania.

3.13 Rzecznik podtrzymuje zatem swoje stanowisko, że Komisja, podejmując kroki w celu naprawienia popełnionego błędu, nie uczyniła wszystkiego, co w jej mocy, aby zagwarantować taką równość. Jest to przypadek niewłaściwego administrowania. Jednakże z powodów przedstawionych w pkt 5.17 poniżej nie wydaje się właściwe sformułowanie krytycznej uwagi dotyczącej tego aspektu sprawy.

3.14 Aby uniknąć wątpliwości, należy zauważyć, że Rzecznik zdaje sobie sprawę z faktu, że skarżący przystąpił do złożenia pełnego wniosku bez nalegania na ocenę swojego wstępnego wniosku lub sugestii, jak można go ulepszyć, ani bez uzyskania takiej oceny. Zdaniem Rzecznika okoliczność ta (choć istotna dla kwestii, czy skarżący ma prawo do odszkodowania, która zostanie omówiona później) nie wpływa jednak na jego wniosek, że Komisja nie zapewniła skarżącemu traktowania równego traktowaniu przyznanemu innym wnioskodawcom, których wstępne wnioski zostały wybrane i którzy zostali wezwani do złożenia pełnego wniosku. Niezapewnienie przez Komisję takiego równego traktowania stanowi zatem niewłaściwe administrowanie.

4 Domniemany brak dostępu do akt Komisji

4.1 Skarżący twierdził, że Komisja nie udzieliła mu odpowiedniego dostępu do akt sprawy. W kolejnym piśmie do Rzecznika z dnia 12 września 2004 r. skarżący poinformował Rzecznika, że otrzymał pismo z dnia 2 września 2004 r., w którym Komisja zauważyła, że termin na udzielenie odpowiedzi na ponowny wniosek skarżącego z dnia 30 lipca 2004 r. (który według Komisji został zarejestrowany w dniu 12 sierpnia 2004 r.) musiał zostać przedłużony o kolejne 15 dni roboczych (do dnia 23 września 2004 r.) ze względu na fakt, że kilku urzędników, których wiedza fachowa była potrzebna do rozpatrzenia wniosku, przebywało na wakacjach. Skarżący uznał, że decyzja podjęta przez Komisję nie była prawidłowa, biorąc pod uwagę, że Komisja nie powinna mieć możliwości wydłużenia czasu rozpatrywania wniosków poprzez opóźnienie rejestracji wniosków oraz że powód wskazany przez Komisję może zostać wykorzystany do obejścia jakiegokolwiek terminu.

4.2 W swojej opinii Komisja wskazała, że wniosek potwierdzający z dnia 30 lipca 2004 r. został zarejestrowany w dniu 12 sierpnia 2004 r. Termin 15 dni roboczych na udzielenie odpowiedzi upłynął zatem w dniu 2 września 2004 r. Tego samego dnia Komisja zwróciła się pisemnie do skarżącego w celu poinformowania go o przedłużeniu odnośnego terminu. Zdaniem Komisji powód, na który powołała się Komisja, był całkowicie zgodny z prawem. Po ponownym rozpatrzeniu wniosku Komisja postanowiła udostępnić skarżącemu formularze oceny ekspertów zewnętrznych, nie ujawniając jednak tożsamości tych ekspertów. Ostateczna odpowiedź została przesłana skarżącemu w dniu 24 września 2004 r.

4.3 W swoich uwagach skarżący podtrzymał zarzut.

4.4 We wniosku o udzielenie dalszych informacji, wysłanym 17 stycznia 2005 r., Rzecznik zwrócił się do Komisji z prośbą o ustosunkowanie się do opinii skarżącego, że nie rozpatrzył on w pełni jego wniosku o dostęp do akt Komisji.

4.5 W replice Komisja stwierdziła, że skarżący zwrócił się o dostęp do jej akt w zakresie, w jakim zakwestionował obiektywizm oceny jego wniosku, kwestionując jakość lub istnienie ocen ekspertów zewnętrznych. Komisja rozpatrzyła ten wniosek pismem z dnia 24 września 2004 r., którym przekazała skarżącemu zanonimizowane arkusze oceny ekspertów zewnętrznych dotyczące jego wniosku. Komisja wskazała, że skarżący nie wspomniał o konkretnym dokumencie, który Komisja powinna mu przekazać. Służby Komisji nie były zatem w stanie zrozumieć, co skarżący miał na myśli, gdy wskazał, że Komisja nie udzieliła mu pełnego dostępu do akt.

4.6 W swoich uwagach skarżący stwierdził, że nie było potrzeby wyznaczania przez niego konkretnych dokumentów, biorąc pod uwagę, że zwrócił się o dostęp do całej dokumentacji Komisji.

4.7 Rzecznik uważa, że przydatne jest rozróżnienie między aspektami proceduralnymi tego zarzutu a związanymi z nim kwestiami merytorycznymi.

4.8 Jeśli chodzi o aspekty proceduralne, Rzecznik zauważa, że skarżący w swoim piśmie do Komisji z dnia 26 czerwca 2004 r., w którym zwrócił się o dostęp do dokumentów, wskazał również, że już kilkakrotnie zwracał się o dostęp do akt Komisji. Nie przedstawiono żadnych dalszych informacji w odniesieniu do tych wcześniejszych prób uzyskania dostępu do akt Komisji. Rzecznik zauważa jednak, że argumenty przedstawione przez skarżącego dotyczą rozpatrzenia jego wniosku z dnia 26 czerwca 2004 r. W związku z tym niniejszy wniosek o udzielenie dostępu (i kolejny ponowny wniosek) zostanie rozpatrzony w tym miejscu.

4.9 Wobec braku odpowiedzi na wniosek o udzielenie dostępu skarżący przedłożył Komisji ponowny wniosek, który został przesłany faksem w dniu 30 lipca 2004 r. Zgodnie z informacjami przedstawionymi przez Komisję w jej opinii ponowny wniosek wpłynął w dniu 6 sierpnia 2004 r., czyli tydzień później, i został zarejestrowany w dniu 12 sierpnia 2004 r. W swojej opinii w sprawie skargi Komisja nie przedstawiła żadnych wyjaśnień dotyczących tych opóźnień.

4.10 Komisja nie odniosła się do tej kwestii w swojej szczegółowej opinii na temat projektu zalecenia przedstawionego w tej sprawie przez Rzecznika Praw Obywatelskich. Dopiero w odpowiedzi na kolejny wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja wyraziła ubolewanie z powodu opóźnienia w zarejestrowaniu ponownego wniosku z dnia 30 lipca 2004 r. i wyjaśniła, że opóźnienie to wynikało z faktu, że w okresie wakacyjnym dostępna była ograniczona liczba pracowników.

4.11 Rzecznik Praw Obywatelskich zauważa, że art. 8 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001 stanowi, że ponowny wniosek o udzielenie dostępu jest rozpatrywany "niezwłocznie", a odpowiedź udzielana jest w ciągu 15 dni roboczych "od rejestracji". Oczywiste jest, że cel tego przepisu nie mógłby zostać osiągnięty, gdyby Komisja dysponowała swobodą uznania co do tego, kiedy należy zarejestrować ponowny wniosek (i w związku z tym uruchomiono termin rozpatrzenia tego wniosku). Rzecznik zauważa, że Komisja nie zakwestionowała twierdzenia skarżącego, że przesłał on swój ponowny wniosek faksem w dniu 30 lipca 2004 r. Oczywiste jest zatem, że Komisja była już w posiadaniu tego ponownego wniosku w tym dniu. Zdaniem Rzecznika Praw Obywatelskich zarejestrowanie wniosku potwierdzającego prawie dwa tygodnie po jego otrzymaniu nie może być uznane za rozpatrzenie takiego wniosku „niezwłocznie”. Rzecznik Praw Obywatelskich przyznaje, że Komisja wyraziła ubolewanie z powodu tego opóźnienia. Zauważa jednak, że skarżącemu nie zaproponowano żadnych przeprosin. Rzecznik zauważa ponadto, że Komisja próbowała wyjaśnić opóźnienie brakiem zasobów w okresie wakacyjnym. Argument ten nie jest przekonujący. Nawet jeśli jest zrozumiałe, że rejestracja ponownego wniosku, który przybywa w okresie wakacyjnym (jak zrobił to skarżący), może potrwać nieco dłużej niż zwykle, opóźnienie, które wystąpiło w niniejszej sprawie, wykraczało poza to, co można uznać za dopuszczalne w danych okolicznościach.

4.12 W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że Komisja nie rozpatrzyła prawidłowo wniosku potwierdzającego w odniesieniu do jego rejestracji. Stanowi to przypadek niewłaściwego administrowania i w tym kontekście zostanie poczyniona krytyczna uwaga.

4.13 Pismem z dnia 2 września 2004 r. Komisja poinformowała skarżącego, że termin 15 dni roboczych na udzielenie odpowiedzi na ponowny wniosek (który upłynął tego dnia) musi zostać przedłużony o kolejne 15 dni roboczych (do dnia 23 września 2004 r.) ze względu na fakt, że kilku urzędników, których wiedza fachowa była potrzebna do rozpatrzenia wniosku, przebywało na wakacjach. Artykuł 8 ust. 2 rozporządzenia 1049/2001 stanowi, że termin na udzielenie odpowiedzi na ponowne wnioski może zostać przedłużony o 15 dni roboczych „[w] wyjątkowych przypadkach, na przykład w przypadku wniosku dotyczącego bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów”. W odpowiedzi na konkretny wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o przedstawienie uwag na temat tej i innych kwestii proceduralnych Komisja słusznie zauważyła, że rozporządzenie 1049/2001 nie ogranicza podstaw przedłużenia, a wnioski dotyczące bardzo dużego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów wymieniono jedynie jako przykład. Należy jednak wziąć pod uwagę fakt, że przedłużenie terminu jest możliwe tylko w przypadkach „wyjątkowych”. Rzecznik uważa, że nieobecność kilku urzędników na urlopach nie może być uznana za „wyjątkową” sprawę w rozumieniu tego przepisu, która uzasadniałaby przedłużenie terminu.

Komisja stwierdziła, że inne okoliczności mogą uzasadniać przedłużenie terminu, np. jeżeli konieczne było skonsultowanie się z innymi służbami Komisji lub osobą trzecią, jeżeli żądane dokumenty dotyczyły złożonej lub bardzo technicznej kwestii, jeżeli znalezienie żądanego dokumentu było szczególnie trudne lub jeżeli udzielenie częściowego dostępu wymagało więcej czasu. Zdaniem Rzecznika nie ma potrzeby dalszego badania, czy którykolwiek lub wszystkie powody mogłyby rzeczywiście uzasadniać przedłużenie terminu przewidzianego na udzielenie odpowiedzi na ponowne wnioski. Rzecznik zauważa, że art. 8 ust. 2 stanowi, że każde przedłużenie zakłada wcześniejsze poinformowanie wnioskodawcy oraz podanie „szczegółowych powodów”. Jednakże jedynym powodem, który został wskazany w piśmie Komisji z dnia 2 września 2004 r., był powód omówiony powyżej, tj. brak niektórych urzędników na wakacjach.

4.14 W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że Komisja nie rozpatrzyła prawidłowo wniosku potwierdzającego w odniesieniu do przedłużenia terminu, który sama sobie przyznała. Stanowi to przypadek niewłaściwego administrowania i w tym kontekście zostanie poczyniona krytyczna uwaga.

4.15 W każdym razie w piśmie z dnia 2 września 2004 r. Komisja zauważyła, że przedłużony termin przypadał na dzień 23 września 2004 r. Jednakże odpowiedź Komisji na ponowny wniosek została przesłana dopiero w dniu 24 września 2004 r. W odpowiedzi na konkretny wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o przedstawienie uwag w tej i innych kwestiach proceduralnych Komisja przeprosiła za przekroczenie terminu na udzielenie odpowiedzi na ponowny wniosek o jeden dzień roboczy.

4.16 W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że nie ma potrzeby prowadzenia dalszych dochodzeń w odniesieniu do tego aspektu sprawy.

4.17 Co się tyczy istoty tego twierdzenia, należy zauważyć, że skarżący zwrócił się o dostęp do akt ("Akteneinsicht") w swoim piśmie z dnia 26 czerwca 2004 r. W ponownym wniosku z dnia 30 lipca 2004 r. skarżący jednoznacznie stwierdził, że jego wniosek nie dotyczył „jednych dokumentów, lecz całej dokumentacji”. W odpowiedzi na ten wniosek Komisja odniosła się jednak jedynie do ocen przeprowadzonych przez trzech ekspertów zewnętrznych w odniesieniu do pełnego wniosku złożonego przez skarżącego. Komisja udzieliła dostępu do zanonimizowanej wersji tych arkuszy oceny. Komisja nie rozpatrzyła jednak wniosku skarżącego o udzielenie dostępu w zakresie, w jakim dotyczył on innych dokumentów znajdujących się w jej aktach, mimo że została wyraźnie wezwana do przedstawienia uwag na ten temat we wniosku Rzecznika o udzielenie dalszych informacji.

4.18 W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich sporządził projekt zalecenia, zgodnie z którym Komisja powinna rozpatrywać pełen zakres wniosku skarżącego o dostęp do akt. W tym projekcie zalecenia Rzecznik wskazał, że nie uważa argumentu Komisji, zgodnie z którym skarżący nie określił dokumentów, do których chciałby mieć dostęp, za przekonujący. Skarżący zwrócił się o dostęp do całości akt Komisji dotyczących jego sprawy. Zdaniem Rzecznika wniosek skarżącego był zatem wystarczająco precyzyjny, aby umożliwić Komisji zrozumienie zakresu dostępu, który skarżący chciał uzyskać.

4.19 W swojej szczegółowej opinii Komisja stwierdziła, że zinterpretowała wniosek o udzielenie dostępu jako dotyczący dokumentacji związanej z wnioskiem, która składała się z wniosku i formularzy oceny. Komisja dodała jednak, że podjęła decyzję o ujawnieniu dalszych dokumentów związanych z procedurą wyboru, które były istotne dla zrozumienia powodów odrzucenia pełnego wniosku skarżącego, tj. protokołu komisji selekcyjnej ds. pełnego wniosku w ramach procedury C (pominięto wszystkie informacje na temat innych wnioskodawców).

4.20 W swoich uwagach skarżący uznał, że Komisja nadal nie udzieliła odpowiedniego dostępu do akt. Skarżący wskazał, że dokumenty ujawnione przez Komisję zawierały notatki rękopisu, takie jak „wersja ostateczna” lub „wersja ostateczna 2”. W związku z tym należało podejrzewać, że w niniejszej sprawie przedstawiono kilka „ostatecznych wersji” ocen przedłożonych przez ekspertów Komisji.

4.21 W odpowiedzi na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o przedstawienie uwag w tej sprawie Komisja stwierdziła, że nie ma żadnych konkretnych akt dotyczących wniosku skarżącego w ramach programu Leonardo da Vinci. Zdaniem Komisji wniosek o udzielenie dostępu należy zatem rozumieć jako wniosek o udzielenie dostępu do dokumentów związanych z wnioskiem skarżącego, a mianowicie (i) formularzy oceny oraz (ii) protokołów komisji selekcyjnej. Komisja uznała, że skarżącemu ujawniono wszystkie istotne dokumenty.

4.22 W swoich uwagach skarżący podtrzymał skargę. Wyraził pogląd, że twierdzenie Komisji, iż nie ma żadnych konkretnych akt dotyczących jego wniosku, jest niewiarygodne. Według skarżącego fakt, że Komisja była w stanie przedstawić odpowiednie dokumenty (takie jak koperta zawierająca jego wstępny wniosek i oceny), wykazał, że taka dokumentacja istniała.

4.23 Rzecznik zauważa, że skarżący zwrócił się do Komisji o dostęp do jej akt. Biorąc pod uwagę, że skarżący przedłożył Komisji wstępny wniosek i wniosek, logiczne wydaje się założenie, że wniosek należy rozumieć jako odnoszący się do wszystkich dokumentów dotyczących tych wniosków, które znajdowały się w posiadaniu Komisji. W tym kontekście należy zauważyć, że jeżeli instytucja uzna, że wniosek o udzielenie dostępu nie jest wystarczająco precyzyjny, zwraca się do wnioskodawcy o wyjaśnienie jego wniosku i udzielenie mu w tym pomocy (art. 6 ust. 2 rozporządzenia 1049/2001). Wydaje się jednak, że w niniejszej sprawie żaden taki wniosek o wyjaśnienia nie został skierowany do skarżącego. Rzecznik Praw Obywatelskich przyznaje, że Komisja w swojej szczegółowej opinii zgodziła się udzielić skarżącemu dostępu do dalszych dokumentów. Nadal jednak nie jest jasne, czy dokumenty, które Komisja udostępniła skarżącemu, stanowią wszystkie dokumenty znajdujące się w jej aktach, tj. wszystkie dokumenty istotne dla wstępnego wniosku skarżącego, jego pełnego wniosku i rozpatrywania tych wniosków przez Komisję. Jak słusznie zauważył skarżący, dokumenty ujawnione do tej pory oraz informacje zawarte w tych dokumentach sugerują, że akta Komisji mogą zawierać dalsze dokumenty, które mogą być istotne w tym kontekście. Nawet gdyby przyjąć twierdzenie Komisji, że nie ma konkretnych akt (w sensie formalnym) dotyczących sprawy skarżącego, Rzecznik nie widzi powodu, dla którego Komisja miałaby nie być w stanie rozpatrzyć wniosku o dostęp do wszystkich dokumentów, które są istotne dla wstępnego wniosku skarżącego, jego pełnego wniosku i rozpatrzenia tych wniosków przez Komisję.

4.24 W związku z tym Rzecznik nadal uważa, że Komisja nie udzieliła odpowiedniego dostępu do swoich akt. Stanowi to przypadek niewłaściwego administrowania.

4.25 Aby uniknąć wątpliwości, należy zauważyć, że wniosek o udzielenie dostępu złożony na podstawie rozporządzenia 1049/2001 nie zobowiązuje administracji do ujawnienia wszystkich odnośnych dokumentów. Odmowa ujawnienia dokumentu jest uzasadniona, jeżeli zastosowanie ma jeden z wyjątków określonych w rozporządzeniu 1049/2001. Biorąc jednak pod uwagę, że do tej pory Komisja nie przedstawiła wykazu wszystkich istotnych dokumentów ani nie wyjaśniła, dlaczego inne dokumenty, które mogą stanowić część jej akt, są chronione jednym z wyjątków określonych w rozporządzeniu 1049/2001, na tym etapie nie jest możliwe ustalenie, czy dalsze dokumenty powinny zostać ujawnione skarżącemu. Oczywiste jest jednak, że Komisja powinna rozważyć możliwość udzielenia dostępu do każdego z istotnych dokumentów, a następnie poinformować skarżącego o wynikach tego badania.

5 Roszczenie odszkodowawcze

5.1 Skarżący domagał się od Komisji zapłaty odszkodowania określonego w jego piśmie z dnia 26 czerwca 2004 r.

5.2 W swojej opinii Komisja przyznała, że między opinią komisji selekcyjnej a pismem Komisji informującym skarżącego o niedopuszczalności jego wniosku upłynął pewien okres czasu. Zdaniem Komisji opóźnienie to wynikało z faktu, że decyzja Komisji w sprawie wstępnych wniosków została przyjęta w ramach „procedury C” po uzyskaniu opinii właściwej komisji i po upływie okresu przewidzianego na prawo Parlamentu do kontroli.

Komisja stwierdziła ponadto, że skarżący nie poniósł żadnej szkody ze względu na fakt, że jego wniosek został początkowo uznany za niedopuszczalny (zob. argumenty przedstawione już w pkt 2.2 powyżej). Podkreśliła również, że w prawie wspólnotowym nie istnieje "prawo" do subwencji. W związku z tym Komisja nie zrekompensowała osobom, które złożyły wniosek o dotację, czasu poświęconego na przygotowanie ich wniosków.

5.3 W swoich uwagach skarżący podtrzymał swoje stanowisko.

5.4 Biorąc pod uwagę, że pierwotna decyzja Komisji o uznaniu wstępnego wniosku za niedopuszczalny stanowi tło (i źródło) niniejszej skargi, Rzecznik uważa, że konieczne jest rozpoczęcie badania niniejszego wniosku poprzez dokładniejsze rozważenie tej kwestii. W odpowiedzi na wniosek złożony w tym celu przez Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja przedstawiła kserokopię koperty zawierającej wstępną propozycję skarżącego, która została przesłana Komisji w październiku 2003 r. Sądząc po tej fotokopii, rzeczywiście trudno było ustalić, czy wstępna propozycja skarżącego została złożona w terminie. Rzecznik Praw Obywatelskich ma jednak trudności ze zrozumieniem, dlaczego nie skontaktowano się ze skarżącym i nie wezwano go do przedstawienia dowodów w celu ustalenia daty przesłania Komisji wstępnego wniosku. Biorąc pod uwagę, że wnioskodawcy byli zobowiązani do przesyłania swoich wniosków listem poleconym, kwestię tę można było łatwo wyjaśnić. Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że jeszcze trudniej zrozumieć, dlaczego pismo informujące skarżącego o (domniemanej) niedopuszczalności zostało wysłane dopiero w dniu 22 grudnia 2003 r., ponad dwa miesiące po tym, jak komisja selekcyjna Komisji podjęła decyzję w tej sprawie (w dniu 16 października 2003 r.). W swojej opinii Komisja zdawała się twierdzić, że musi najpierw skonsultować się z komisją Leonardo da Vinci i poczekać, aż upłynie czas, w którym Parlament będzie mógł wykonywać swoje prawa kontrolne, zanim będzie mógł zwrócić się pisemnie do skarżącego. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o przedstawienie bardziej szczegółowych informacji na temat przepisów prawnych, na których oparto tę opinię. Zdaniem Rzecznika, odpowiedź Komisji nie dostarcza przekonujących dowodów na to, że nie byłaby ona w stanie poinformować skarżącego w odpowiednim czasie o swojej decyzji z dnia 16 października 2003 r. W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że Komisja musi zostać pociągnięta do odpowiedzialności za opóźnienie, które nastąpiło między jej decyzją z dnia 16 października 2003 r. a datą poinformowania skarżącego o tej decyzji.

5.5 Jak zauważono powyżej (pkt 3.4), Komisja przyznaje, że jej pierwotna decyzja (z dnia 16 października 2003 r.) o odrzuceniu wstępnego wniosku skarżącego jako niedopuszczalnego była wynikiem błędu. Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził ponadto, że Komisja może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za opóźnienie, które nastąpiło między jej decyzją z dnia 16 października 2003 r. a datą poinformowania skarżącego o tej decyzji (zob. pkt 5.4). Ponadto Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Komisja nie zapewniła następnie równego traktowania skarżącego i innych promotorów, których wstępne wnioski zostały wybrane i którzy zostali poproszeni o przedłożenie pełnego wniosku (pkt 3.13). W świetle tych okoliczności Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że roszczenie odszkodowawcze jest co do zasady uzasadnione.

5.6 Jeśli chodzi o wysokość odszkodowania, skarżący przedstawił kalkulację, w której zażądał 2 275 EUR z tytułu kosztów związanych z jego staraniami, aby Komisja rozważyła jego wstępny wniosek (30 godzin czasu pracy według stawki 75 EUR za godzinę plus kwota ryczałtowa w wysokości 25 EUR z tytułu kosztów wysyłania faksów i wykonywania połączeń telefonicznych) oraz 8 752,60 EUR z powodu (jak się okazało) daremnego wysiłku przygotowania wniosku (20 dni roboczych według stawki 409 EUR za dzień plus kwota ryczałtowa w wysokości 7 % z tytułu kosztów).

5.7 W odniesieniu do pierwszego z tych punktów Rzecznik Praw Obywatelskich uznał w swoim projekcie zalecenia, że nie można wykluczyć, iż obywatel może zwrócić się do administracji o zrekompensowanie mu konkretnych kosztów, które poniósł w celu dochodzenia swoich praw. Trudno było jednak zrozumieć, dlaczego skarżący musiał poświęcić na tę kwestię 30 godzin pracy. Pismo skarżącego do Komisji z dnia 29 grudnia 2003 r. zawierało mniej niż dwie strony, a jego przygotowanie nie mogło wymagać nieproporcjonalnie dużo czasu i pracy. To samo dotyczyło dwóch skarg, które skarżący złożył do Rzecznika Praw Obywatelskich (skarga 33/2004/GG i skarga 221/2004/GG). Zdaniem Rzecznika skarżący nie przedstawił wystarczających dowodów na to, że wysiłki, jakie musiał podjąć, aby Komisja uznała, że jego wstępny wniosek został złożony w terminie, wykraczały poza to, czego można racjonalnie oczekiwać od obywatela, który zwraca się do instytucji UE w celu uzyskania dotacji.

5.8 Rzecznik uznał, że w odniesieniu do kosztów przygotowania pełnego wniosku należy wziąć pod uwagę różne kwestie. Jak słusznie argumentował skarżący, możliwe było, że mógłby on przygotować lepszą propozycję lub w ogóle zrezygnować ze złożenia propozycji, gdyby otrzymał ocenę swojej wstępnej propozycji lub sugestie dotyczące sposobu jej ulepszenia.

Rzecznik uznał jednak, że należy również wziąć pod uwagę następujące aspekty:

• Nawet gdyby Komisja udzieliła porady, która zdaniem skarżącego powinna była mu zostać udzielona, nie ma dowodów na to, że skarżący powstrzymałby się od złożenia pełnego wniosku. Przedstawienie pełnego wniosku nie zagwarantowało jednak powodzenia, biorąc pod uwagę, że ostatecznie wybrano jedynie 50 % promotorów zaproszonych do złożenia wniosku.
• W swoich uwagach dotyczących opinii Komisji skarżący stwierdził, że założył, iż Komisja nie ma zasadniczych zastrzeżeń co do treści lub formy oraz że Komisja nie uważa, że wstępny wniosek należy zoptymalizować w sposób zasadniczy. To właśnie w oparciu o to oczekiwanie przygotował pełną propozycję. Należy jednak zauważyć, że w piśmie Komisji z dnia 2 lutego 2004 r. wzywającym skarżącego do przedstawienia pełnego wniosku jednoznacznie stwierdzono, że nie ma gwarancji, że subsydium zostanie wypłacone.
• Jak podniosła Komisja, w prawie wspólnotowym nie istniało "prawo" do subwencji. Osoby, które złożyły wniosek o dotację, mogły jedynie liczyć na uzyskanie żądanej kwoty bez żadnej gwarancji powodzenia. Wnioskodawcy narażali się zatem na ryzyko, że czas, który poświęcili na przygotowanie swoich wniosków, został spędzony na próżno.
• W niniejszej sprawie skarżący zgodził się na złożenie pełnego wniosku pomimo braku oceny jego wstępnego wniosku. W związku z tym należało domniemywać, że skarżący zaakceptował część ryzyka, że jego propozycja nie powiedzie się w danych okolicznościach.

5.9 W związku z powyższym Rzecznik uznał, że dobrą praktyką administracyjną byłoby, gdyby Komisja zaoferowała skarżącemu godziwą rekompensatę z tytułu niekorzystnych dla niego konsekwencji niewłaściwego administrowania, które miały miejsce. W projekcie zalecenia skierowanym w tym celu do Komisji Rzecznik Praw Obywatelskich podkreślił jednak, że kwota, którą można uznać za sprawiedliwą w okolicznościach niniejszej sprawy, jest z pewnością znacznie niższa niż kwota żądana przez skarżącego.

5.10 W swojej szczegółowej opinii Komisja stwierdziła, że skorygowała sytuację powstałą w wyniku uznania wstępnego wniosku za niedopuszczalny. Jego rozumowanie było następujące:

• Skarżącemu zezwolono wyjątkowo na przedłożenie pełnego wniosku, o co wnioskował w swoim piśmie do Komisji z dnia 29 grudnia 2003 r.
• W piśmie tym skarżący wyraźnie odmówił poddania wstępnego wniosku ocenie na tym etapie.
• W każdym razie doradztwo poprzedzające złożenie wniosku nie mogło mieć rozstrzygającego wpływu na ostateczny wynik pełnego wniosku, ponieważ oceniano ogólny pomysł projektu (podczas gdy na etapie pełnego wniosku oceniano cały wniosek dotyczący projektu). W każdym razie skarżący zrezygnował z oceny ex post swojego wstępnego wniosku.
• Wnioskodawca otrzymał taką samą liczbę dni na przygotowanie pełnego wniosku jak inni wnioskodawcy.
• Komisja zaoferowała skarżącemu możliwość omówienia ze swoimi służbami kwestii związanych z wnioskiem. Skarżący nie skorzystał jednak z tej możliwości.
• Akceptując złożenie pełnego wniosku bez oceny wstępnego wniosku, skarżący zgodził się podjąć ryzyko, tak jak wszyscy inni wnioskodawcy (na tym etapie mógł zwrócić się o unieważnienie procedury lub o odszkodowanie za sporządzenie wstępnego wniosku).
• Skarżący mógł ponownie przedłożyć swój wniosek w rundzie selekcji w 2005 r., korzystając również z uwag i wskazówek dostarczonych przez ekspertów zewnętrznych, którzy ocenili jego pełny wniosek w celu jego ulepszenia.
• Nie przewidziano zwrotu kosztów za przygotowanie wniosku w sprawie programu Leonardo da Vinci; tę samą zasadę, która ma zastosowanie do każdego innego programu edukacyjnego lub badawczego.

Komisja stwierdziła, że w świetle tych elementów roszczenie odszkodowawcze było nieuzasadnione, ponieważ zrobiła to, co było konieczne, aby uniknąć jakiejkolwiek szkody dla skarżącego.

5.11 W swoich uwagach skarżący podtrzymał swoje twierdzenie. Podniósł on, że jego odmowa przeprowadzenia dodatkowej kontroli w piśmie z dnia 29 grudnia 2003 r. miała na celu skłonienie Komisji do zastosowania jedynego podejścia, które jego zdaniem było prawidłowe i możliwe w danych okolicznościach, a mianowicie do zupełnie nowej publikacji "procedury C". Skarżący stwierdził, że Komisja wybrała inną procedurę, a zatem ponosi wyłączną odpowiedzialność za wszystkie konsekwencje wynikające z tej decyzji.

5.12 Rzecznik zauważa, że większość argumentów przedstawionych przez Komisję w szczegółowej opinii została już przez niego uwzględniona przy sporządzaniu projektu zalecenia. Z powodów przedstawionych w pkt 3.12 powyżej uważa on ponadto, że fakt, iż skarżący w piśmie z dnia 29 grudnia 2003 r. sprzeciwił się ocenie jego wstępnego wniosku, nie oznacza, że zachowanie Komisji nie stanowiło niewłaściwego administrowania i że roszczenie odszkodowawcze musi koniecznie zostać oddalone. Zdaniem Rzecznika szczegółowa opinia zawiera zatem tylko dwa argumenty, które można uznać za nowe.

5.13 Zgodnie z pierwszym z tych argumentów skarżący mógł ponownie przedłożyć swój wniosek w rundzie selekcji w 2005 r., korzystając z uwag i wskazówek przedstawionych przez ekspertów zewnętrznych, którzy ocenili jego wniosek w celu jego ulepszenia. Jednak sama Komisja w swojej szczegółowej opinii podkreśliła, że wniosek skarżącego był najgorszym z 48 wniosków, które zostały ocenione. W tym kontekście argument Komisji nie wydaje się zbyt przekonujący. Należy również zauważyć, że skarżący argumentował, że gdyby jego wstępny wniosek został rozpatrzony prawidłowo, nie byłoby potrzeby składania przez niego kompletnego wniosku wiążącego się z wysokimi kosztami.

5.14 Zgodnie z drugim argumentem skarżący podjął celowe ryzyko, zgadzając się na przedstawienie pełnego wniosku, ponieważ mógł zwrócić się o unieważnienie procedury lub o odszkodowanie za sporządzenie wstępnego wniosku. Rzecznik docenia fakt, że Komisja przyznała w ten sposób, że jej postępowanie z wstępną propozycją skarżącego mogło uprawniać skarżącego do dochodzenia odszkodowania.

5.15 W przytoczonym właśnie argumencie Komisja ponownie podkreśliła fakt, że składający skargę podjął ryzyko przy składaniu pełnego wniosku. Ponieważ Rzecznik Praw Obywatelskich uznał już ten fakt i uwzględnił go w swoim projekcie zalecenia, argument ten jako taki nie zmienia jego wniosków dotyczących roszczenia odszkodowawczego. Jednakże w swoich uwagach dotyczących szczegółowej opinii Komisji skarżący stwierdził, że jego pismo z dnia 29 grudnia 2003 r. miało na celu skłonienie Komisji do zastosowania "jedynego" podejścia, które jego zdaniem było prawidłowe i możliwe w danych okolicznościach, to znaczy do zupełnie nowej publikacji "Procedury C". Jeżeli jednak skarżący uznał, że jest to jedyne możliwe rozwiązanie, fakt, że mimo to zgodził się przedłożyć pełny wniosek, należy uznać za celową i świadomą akceptację ryzyka, że taki sposób postępowania nie doprowadzi do zadowalającego rezultatu. Rzecznik uważa, że wniosek ten jest dodatkowo wzmocniony przez fakt, że sam skarżący w swoim piśmie z dnia 29 grudnia 2003 r. zwrócił się o pozwolenie na złożenie pełnego wniosku, nie przedstawiając żadnych sugestii, że nie stanowi to właściwego sposobu postępowania.

5.17 Biorąc pod uwagę wyjaśnienia skarżącego zawarte w jego uwagach, które rzucają nowe światło na całą sprawę, oraz biorąc pod uwagę, że niewłaściwe administrowanie stwierdzone przez Rzecznika Praw Obywatelskich ma w każdym razie ograniczony charakter, Rzecznik uważa, że nie ma już podstaw do roszczenia o odszkodowanie. Zdaniem Rzecznika oczywiste jest, że głównym celem, do którego dążył skarżący w ramach niniejszej skargi, nie było uzyskanie stwierdzenia niewłaściwego administrowania, lecz odszkodowania za szkody, które, jak twierdzi, poniósł. Chociaż Rzecznik podtrzymuje swoją opinię, że Komisja nie zrobiła wszystkiego, co w jej mocy, aby zagwarantować skarżącemu równe traktowanie w odniesieniu do rozpatrywania wstępnych wniosków (zob. pkt 3.13 powyżej), nie uważa on zatem za właściwe sformułowanie krytycznej uwagi dotyczącej tej kwestii.

6 Wniosek o udzielenie odpowiedzi na pytanie "Dienstaufsichtsbeschwerden"

6.1 Skarżący twierdził, że Komisja powinna odpowiedzieć na jego "Dienstaufsichtsbeschwerden" (skargi przeciwko poszczególnym członkom personelu Komisji).

6.2 W swojej opinii Komisja stwierdziła, że po otrzymaniu pisma skarżącego z dnia 29 grudnia 2003 r. przystąpiła do ponownej oceny sprawy. Zdaniem Komisji badanie to doprowadziło do wniosku, że nie można zarzucić urzędnikowi odpowiedzialnemu za komisję selekcyjną, który popełnił błąd, działając w „dobrej wierze”. Komisja zauważyła, że przedstawiła swoje stanowisko w piśmie z dnia 19 lipca 2004 r., w którym wyjaśniła, że nie zna żadnej podstawy prawnej dla „Dienstaufsichtsbeschwerden” w prawie wspólnotowym, i wezwała skarżącego do przedstawienia bardziej precyzyjnych wskazówek co do podstaw takich skarg. Według Komisji skarżący nie odpowiedział na to wezwanie.

6.3 Rzecznik uważa, że składający skargę "Dienstaufsichtbeschwerden" chciał złożyć skargę na zachowanie poszczególnych zainteresowanych urzędników, a nie na zachowanie instytucji jako takiej. Rzecznik uważa jednak, że rzeczywiście nic nie wskazuje na to, że urzędnicy ci nie działali w "dobrej wierze". Zdaniem Rzecznika stanowisko Komisji wydaje się zatem uzasadnione.

6.4 Nie stwierdzono zatem niewłaściwego administrowania w tym aspekcie sprawy.

7 Wnioski

7.1 Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi należy poczynić następujące uwagi krytyczne:

(1) Art. 8 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001 stanowi, że ponowny wniosek o udzielenie dostępu jest rozpatrywany „niezwłocznie”, a odpowiedź udzielana jest w ciągu 15 dni roboczych „od rejestracji”. Ponowny wniosek skarżącego o dostęp do akt Komisji został przesłany faksem w dniu 30 lipca 2004 r., ale zarejestrowany dopiero w dniu 12 sierpnia 2004 r. Rzecznik zauważa ponadto, że Komisja próbowała wyjaśnić opóźnienie brakiem zasobów w okresie wakacyjnym. Argument ten nie jest przekonujący. Nawet jeśli jest zrozumiałe, że rejestracja ponownego wniosku, który przybywa w okresie wakacyjnym (jak zrobił to skarżący), może potrwać nieco dłużej niż zwykle, opóźnienie, które wystąpiło w niniejszej sprawie, wykraczało poza to, co można uznać za dopuszczalne w danych okolicznościach. W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że Komisja nie rozpatrzyła prawidłowo wniosku potwierdzającego w odniesieniu do jego rejestracji. Stanowi to przypadek niewłaściwego administrowania.

Artykuł 8 ust. 2 rozporządzenia 1049/2001 stanowi, że termin na udzielenie odpowiedzi na ponowne wnioski może zostać przedłużony o 15 dni roboczych „[w] wyjątkowych przypadkach, na przykład w przypadku wniosku dotyczącego bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów”. W przedmiotowej sprawie Komisja poinformowała skarżącego, że termin 15 dni roboczych na udzielenie odpowiedzi na ponowny wniosek musiał zostać przedłużony ze względu na fakt, że kilku urzędników, których wiedza fachowa była potrzebna do rozpatrzenia wniosku, przebywało na wakacjach. Rzecznik jest zdania, że nieobecność kilku urzędników na urlopach nie może być uznana za „wyjątkową” sprawę w rozumieniu tego przepisu, która uzasadniałaby przedłużenie terminu. W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że Komisja nie rozpatrzyła prawidłowo wniosku potwierdzającego w odniesieniu do przedłużenia terminu, który sama sobie przyznała. Stanowi to przypadek niewłaściwego administrowania.

(2) Skarżący zwrócił się do Komisji o dostęp do jego akt. Biorąc pod uwagę, że skarżący przedłożył Komisji wstępny wniosek i wniosek, wniosek należy rozumieć jako odnoszący się do wszystkich dokumentów dotyczących tych wniosków, które znajdowały się w posiadaniu Komisji. Na początku Komisja udzieliła jednak dostępu jedynie do trzech dokumentów. W swojej szczegółowej opinii Komisja zgodziła się udzielić skarżącemu dostępu do dalszych dokumentów. W odpowiedzi na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o przedstawienie dalszych uwag w tej kwestii Komisja uznała, że nie ma żadnych konkretnych akt dotyczących sprawy skarżącego oraz że skarżącemu ujawniono wszystkie istotne dokumenty. Nadal jednak nie jest jasne, czy dokumenty, które Komisja udostępniła skarżącemu, stanowią wszystkie dokumenty, do których skarżący zwrócił się o dostęp, tj. wszystkie dokumenty, które są istotne dla wstępnego wniosku skarżącego, jego pełnego wniosku i rozpatrzenia tych wniosków przez Komisję. Rzecznik uważa zatem, że Komisja nie udzieliła skarżącemu odpowiedniego dostępu do jego akt. Stanowi to przypadek niewłaściwego administrowania.

7.2 Artykuł 3 ust. 7 Statutu Rzecznika Praw Obywatelskich stanowi, że po przedstawieniu projektu zalecenia i po otrzymaniu szczegółowej opinii zainteresowanej instytucji lub organu Rzecznik Praw Obywatelskich przesyła sprawozdanie Parlamentowi oraz zainteresowanej instytucji lub zainteresowanemu organowi.

7.3 W swoim sprawozdaniu rocznym za rok 1998 Rzecznik Praw Obywatelskich wskazał, że możliwość przedstawienia Parlamentowi sprawozdania specjalnego ma nieocenioną wartość dla jego pracy. Dodał, że w związku z tym sprawozdania specjalne nie powinny być przedstawiane zbyt często, lecz jedynie w odniesieniu do ważnych spraw, w przypadku których Parlament może podjąć działania w celu udzielenia pomocy Rzecznikowi Praw Obywatelskich (7). Sprawozdanie roczne za rok 1998 zostało przedłożone parlamentowi i przez niego zatwierdzone.

7.4 Rzecznik uważa, że niniejsza sprawa dotyczy przypadku niewłaściwego administrowania w związku z rozpatrywaniem wniosku o finansowanie unijne oraz szeregu przypadków niewłaściwego administrowania w związku z rozpatrywaniem przez Komisję wniosku o dostęp do dokumentów związanych z tym wnioskiem. Zdaniem Rzecznika stwierdzone przez niego przypadki niewłaściwego administrowania nie dotyczą kwestii o zasadniczym znaczeniu. Rzecznik zauważa ponadto, że nie jest jasne, jakie działania Parlament mógłby podjąć w celu udzielenia pomocy zarówno jemu, jak i skarżącemu w niniejszej sprawie. W tych okolicznościach Rzecznik stwierdza, że nie należy przedkładać Parlamentowi sprawozdania specjalnego.

7.5 Rzecznik prześle zatem Komisji kopię tej decyzji i zamieści krótkie streszczenie w sprawozdaniu rocznym za 2006 r., które zostanie przedłożone Parlamentowi. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

7.6 Przewodnicząca Komisji zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Projekty zaleceń są dostępne na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) Dz.U. L 146, s. 33.

(3) Dz.U. L 145, s. 43.

(4) Aby przytoczyć tylko jeden przykład, podczas gdy pozostałe dwa dokumenty odnoszą się do wnioskowanego finansowania w wysokości 299 182 EUR, drugi dokument wymienia w tym kontekście „0”.

(5) Kopia tej noty została przedłożona przez Komisję Rzecznikowi Praw Obywatelskich w trakcie dochodzenia w sprawie skargi 221/2004/GG.

(6) Rzecznik zakłada, że tego rodzaju informacje zostały przekazane tylko tym promotorom, których wstępne propozycje zostały wybrane i dopiero po przyjęciu decyzji w sprawie tego wyboru.

(7) Sprawozdanie roczne za 1998 r., s. 27–28.