(Wykonane zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich (1))

WNIOSEK

Kontekst

W dniu 2 października 2003 r. skarżący, niemiecki konsultant, zwrócił się do Komisji Europejskiej w odpowiedzi na zaproszenie do składania wniosków na lata 2003-2004 w ramach programu Leonardo da Vinci. Zgodnie z zasadami określonymi w zaproszeniu do składania wniosków projekty należało przedłożyć do dnia 3 października 2003 r.

Właściwe zasady zostały określone w decyzji Rady 1999/382/WE z dnia 26 kwietnia 1999 r. ustanawiającej drugą fazę wspólnotowego programu działań w zakresie kształcenia zawodowego "Leonardo da Vinci" (Dz.U. L 146, s. 33). W przypadku wniosków złożonych w ramach procedury C (takich jak wnioski skarżącego) odpowiednie przepisy przewidują dwuetapową procedurę wyboru, a mianowicie (i) wybór wstępnych wniosków oraz (ii) wybór pełnych wniosków oraz zaangażowanie komitetu zarządzającego („komitet Leonardo da Vinci”).

Odpowiednie kroki, które należy podjąć, opisano w niniejszych przepisach w następujący sposób:

"i) Zgodnie z zasadami określonymi w zaproszeniu do składania wniosków promotorzy przedkładają Komisji wstępne wnioski. (...)

(ii) Komisja dokona oceny wszystkich wstępnych wniosków i po zasięgnięciu opinii [komitetu Leonarda da Vinci] dokona wyboru. (...)

(iii) Jedynie promotorzy udanych projektów zostaną poproszeni o przedłożenie Komisji pełnego wniosku. (...)

(iv) Komisja, z pomocą niezależnych ekspertów, przeprowadzi transnarodową ocenę otrzymanych wniosków i sporządzi krótką listę projektów. (...)

(v) Zgodnie z procedurą określoną w art. 7 decyzji Komisja zasięga opinii [Komitetu Leonarda da Vinci] w sprawie tej krótkiej listy.

(vi) Komisja sporządzi ostateczną listę wybranych wniosków i poinformuje [komitet Leonardo da Vinci]. (...)

(vii) (...)

(viii) Wybór wstępnych wniosków musi zostać przeprowadzony w ciągu trzech miesięcy od zakończenia okresu składania wniosków określonego w zaproszeniu do składania wniosków; proces na etapach (iii)–(vi) nie powinien trwać dłużej niż pięć miesięcy.”

W dniu 22 grudnia 2003 r. Komisja poinformowała skarżącego, że jego projekt nie może zostać wybrany, ponieważ nie dotrzymał terminu składania wniosków.

Skarżący uznał, że dotrzymał tego terminu, ponieważ przesłał swoją propozycję listem poleconym w dniu 2 października 2003 r.

Skarżący skontaktował się telefonicznie z Komisją w dniu 29 grudnia 2003 r. W piśmie wysłanym tego samego dnia zwrócił się on do Komisji o potwierdzenie do dnia 5 stycznia 2004 r., że jego projekt został złożony w terminie, pod rygorem zwrócenia się o pomoc do sądu. W piśmie do Komisji skarżący złożył również skargi („Dienstaufsichtsbeschwerden”) przeciwko osobie odpowiedzialnej za jego projekt oraz przeciwko szefowi odpowiedniego departamentu Komisji.

Skarga 33/2004/GG

Tego samego dnia skarżący przekazał kopię swojego pisma do Komisji z dnia 29 grudnia 2003 r. do Rzecznika Praw Obywatelskich. W liście przewodnim zwrócił się do Rzecznika o zbadanie sprawy. Pismo to zostało zatem zarejestrowane jako skarga przez Rzecznika Praw Obywatelskich (skarga 33/2004/GG).

Biorąc pod uwagę, że pismo skarżącego do Komisji zostało wysłane w tym samym dniu co pismo do Rzecznika Praw Obywatelskich, było jasne, że Komisja nie miała jeszcze wystarczająco dużo czasu na rozpatrzenie sprawy. Skarga została zatem odrzucona na podstawie art. 2 ust. 4 statutu Rzecznika Praw Obywatelskich w dniu 13 stycznia 2004 r.

Skarga 221/2004/GG

W dniu 15 stycznia 2004 r. skarżący zwrócił się pisemnie do Rzecznika Praw Obywatelskich z prośbą o ponowne rozpatrzenie skargi. Pismo to zostało zatem zarejestrowane jako nowa skarga (skarga 221/2004/GG). Skarżący nie przedstawił żadnych zarzutów, a jedynie zwrócił się do Rzecznika o zbadanie sprawy. Wydawało się jednak, że uznał on, iż Komisja nie rozpatrzyła prawidłowo jego wniosku.

W swojej opinii Komisja przyznała, że popełniono błąd. Zdaniem Komisji bliższa analiza koperty przesłanej przez skarżącego wykazała, że istnieje mało czytelny stempel pocztowy z datą 2 października 2003 r. Komisja wskazała, że w celu naprawienia tego błędu wybrała wstępny wniosek skarżącego dotyczący projektu do przedstawienia pełnego wniosku. Skarżącemu przyznano pierwotnie czas do dnia 1 marca 2004 r. na przedłożenie pełnego wniosku. Po tym, jak skarżący wskazał, że będzie miał mniej czasu na przedstawienie pełnego wniosku niż inni promotorzy, Komisja zgodziła się, że powinien mieć taką samą liczbę dni na przygotowanie pełnego wniosku, jak wszyscy pozostali kandydaci.

Wraz ze swoją opinią Komisja przedłożyła kopię noty wewnętrznej z dnia 28 stycznia 2004 r., w której wyjaśniła podejście zaproponowane w niniejszej sprawie.

W swoich uwagach dotyczących tej opinii skarżący podkreślił, że nie skorzystał z takiej samej ilości informacji jak inni wnioskodawcy, ponieważ Komisja nie przekazała żadnych informacji na temat sposobu, w jaki zdaniem Komisji projekt określony we wstępnym wniosku mógłby zostać ulepszony w pełnym wniosku, co Komisja uczyniła w odniesieniu do wszystkich pozostałych wnioskodawców. Zdaniem skarżącego była to poważna niedogodność, którą uwzględniłby on w swojej ostatecznej ocenie po zakończeniu postępowania w sprawie wniosku i w celu podjęcia decyzji, czy konieczne będą dalsze kroki w celu obrony jego praw. Skarżący wskazał również, że Komisja nie odpowiedziała na jego skargi („Dienstaufsichtsbeschwerden”) przeciwko osobie odpowiedzialnej za jego projekt oraz przeciwko szefowi odpowiedniego departamentu Komisji.

Rzecznik uznał, że brak odpowiedzi Komisji na „Dienstaufsichtsbeschwerden” wydaje się wynikać z nieporozumienia ze strony Komisji. Biorąc pod uwagę konstruktywne i szybkie podejście Rzecznika do niniejszej sprawy, Rzecznik uznał, że nie ma potrzeby zajmowania się tą kwestią w niniejszym dochodzeniu. Skarżący został jednak poinformowany o możliwości złożenia nowej skargi w tej sprawie, jeżeli wbrew oczekiwaniom Komisja nie zajmie się tą sprawą.

W odniesieniu do istoty sprawy Rzecznik uznał, że Komisja działała szybko i konstruktywnie w celu skorygowania popełnionego błędu. Rzecznik zauważył, że skarżący stwierdził, że wbrew temu, co powiedziała Komisja, nie otrzymał tak wielu informacji jak inni wnioskodawcy. Rzecznik uznał, że w związku z tym skarżący przedstawił nowy, dodatkowy zarzut. Zdaniem Rzecznika nie było właściwe rozpatrywanie tego nowego zarzutu w jego dochodzeniu w sprawie skargi 221/2004/GG z co najmniej dwóch powodów. Po pierwsze, wydaje się, że skarżący nie podniósł tej kwestii przed Komisją przed przedłożeniem jej Rzecznikowi Praw Obywatelskich. W związku z tym Komisja nie miała jeszcze możliwości rozpatrzenia tej sprawy. Po drugie, skarżący mógł złożyć nową skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich w przypadku, gdyby domniemany brak informacji ze strony Komisji miał negatywny wpływ na decyzję Komisji w sprawie jego pełnego wniosku. Rzecznik doszedł zatem do wniosku, że (z zastrzeżeniem powyższego zastrzeżenia) po działaniach podjętych przez Komisję nie doszło już do niewłaściwego administrowania. W związku z tym zamknął sprawę w dniu 5 maja 2004 r.

Dalszy rozwój sytuacji

W dniu 21 czerwca 2004 r. Komisja poinformowała skarżącego, że jego wniosek nie został wybrany.

Skarżący sprzeciwił się tej decyzji w piśmie wysłanym w dniu 26 czerwca 2004 r. W piśmie tym skrytykował on fakt, że osoby, przeciwko którym złożył skargi („Dienstaufsichtsbeschwerden”), wbrew jego wielokrotnym żądaniom, uczestniczyły w ocenie jego wniosku. Skarżący stwierdził ponadto, że odrzucenie jego wniosku było arbitralne, biorąc pod uwagę, że osoby, które oceniły ten wniosek, nie posiadały niezbędnej wiedzy fachowej. Zwrócił się również o dostęp do akt Komisji i zaznaczył, że zwróci się o odszkodowanie z powodu odrzucenia jego wniosku po uzyskaniu dostępu do tych akt.

Skarżący stwierdził ponadto, że gdyby jego wstępny wniosek został właściwie rozpatrzony, nie byłoby potrzeby składania przez niego kompletnego wniosku wiążącego się z wysokimi kosztami. Podkreślił ponadto, że gdyby jego wstępny wniosek został oceniony pozytywnie, otrzymałby (podobnie jak wszyscy inni wnioskodawcy) wyniki tej pierwszej oceny, które umożliwiłyby mu uwzględnienie dodatkowych problemów w jego wniosku, na który po raz pierwszy zwrócono mu uwagę. Skarżący zauważył, że szkody spowodowane tym aspektem postępowania Komisji w jego sprawie można już wyrazić w sposób precyzyjny. W związku z tym domagał się 2 275 EUR z tytułu kosztów związanych z jego staraniami, aby Komisja rozważyła jego wstępny wniosek (30 godzin czasu pracy według stawki 75 EUR za godzinę plus kwota ryczałtowa w wysokości 25 EUR z tytułu kosztów wysyłania faksów i wykonywania połączeń telefonicznych) oraz 8 752,60 EUR z powodu (jak się okazało) daremnego wysiłku przygotowania wniosku (20 dni roboczych według stawki 409 EUR za dzień plus kwota ryczałtowa w wysokości 7 % z tytułu kosztów). Łączna kwota wyniosła zatem 11 027,60 EUR.

W piśmie z dnia 26 czerwca 2004 r. skarżący wskazał również, że już kilkakrotnie zwracał się o dostęp do akt Komisji i wzywał Komisję do wyznaczenia w ciągu trzech dni odpowiedniego terminu na wgląd do tych akt w siedzibie Komisji w Brukseli.

W dniu 14 lipca 2004 r. skarżący skierował pismo do Komisji w celu przypomnienia, że jego wniosek o udzielenie dostępu nie został jeszcze rozpatrzony. W związku z tym skarżący wyraźnie przedłużył ten wniosek. Poinformował on również Komisję, że zamierza złożyć skargę („Dienstaufsichtsbeschwerden”) przeciwko osobie odpowiedzialnej za jego wniosek o dostęp do dokumentów oraz przeciwko dyrektorowi odpowiedzialnemu za odpowiedni dział Komisji.

Dnia 19 lipca 2004 r. Komisja odpowiedziała na pismo skarżącego z dnia 26 czerwca 2004 r. W odpowiedzi tej Komisja wskazała, że pełny wniosek skarżącego został oceniony przez trzech niezależnych ekspertów zewnętrznych. Zdaniem Komisji proces ten był zatem obiektywny i przejrzysty oraz zgodny z zasadą równego traktowania wszystkich wnioskodawców. Komisja stwierdziła, że problem, który wystąpił w związku z analizą wstępnego wniosku skarżącego, nie miał wpływu na ten wniosek. Podkreślił, że ponownie rozważył swoją decyzję o uznaniu wniosku skarżącego za niedopuszczalny. Komisja zauważyła również, że w celu uniknięcia wszelkiej dyskryminacji w porównaniu z innymi wnioskodawcami zwróciła się do skarżącego o skontaktowanie się z jej służbami w celu omówienia dalszych kwestii związanych z jego wnioskiem. Komisja podkreśliła, że skarżący nie skorzystał z tej możliwości. Komisja zauważyła również, że dała skarżącemu dodatkowy czas na przygotowanie wniosku. Jeżeli chodzi o dostęp do dokumentów, Komisja zinterpretowała wniosek jako wniosek o dostęp do ocen wniosku skarżącego przygotowanych przez wyżej wymienionych ekspertów. Wniosek ten został odrzucony na podstawie art. 4 ust. 3 rozporządzenia 1049/2001. W odniesieniu do „Dienstaufsichtsbeschwerden” Komisja wyjaśniła, że nie wiedziała o żadnej podstawie prawnej dla takich skarg w prawie wspólnotowym. W związku z tym zwróciła się do skarżącego o przedstawienie bardziej precyzyjnych wskazówek co do podstawy takich skarg.

W dniu 30 lipca 2004 r. skarżący złożył ponowny wniosek o dostęp do dokumentów na mocy rozporządzenia 1049/2001, przesłany faksem do Sekretarza Generalnego Komisji.

W przedmiocie niniejszego zarzutu

Również w dniu 30 lipca 2004 r. skarżący złożył kolejną skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich, zarejestrowaną pod numerem referencyjnym 2437/2004/GG.

W swojej skardze skarżący nie przedstawił żadnych precyzyjnych zarzutów i twierdzeń. Okazało się jednak, że skarżący chciał twierdzić, że był dyskryminowany w porównaniu z innymi wnioskodawcami. Oczywiste było również, że w jego piśmie z dnia 26 czerwca 2004 r. uznał on, iż Komisja powinna wypłacić odszkodowanie, którego domagał się, oraz że powinna udzielić odpowiedzi na pismo „Dienstaufsichtsbeschwerden”.

W odniesieniu do argumentu Komisji, że zwróciła się ona do niego o przedyskutowanie wszelkich istotnych kwestii przed złożeniem przez niego wniosku, ale że nie skorzystał on z tej możliwości, skarżący stwierdził, że w tym czasie nie miał żadnych pytań co do istoty swojego wniosku, ponieważ nie otrzymał od Komisji żadnej wstępnej oceny. Skarżący wskazał ponadto, że zgodnie z ustaloną (i rozsądną) praktyką Komisji nie angażuje się w takie „dyskusje mające na celu optymalizację wniosków” w toczącym się postępowaniu. W związku z tym zwrócił się do Rzecznika o zbadanie, czy Komisja rzeczywiście zaangażowała się w takie dyskusje w niniejszej sprawie.

W tych okolicznościach Rzecznik Praw Obywatelskich rozumiał skarżącego jako (1) twierdzącego, że był dyskryminowany w porównaniu z innymi wnioskodawcami, (2) twierdzącego, że Komisja powinna zapłacić odszkodowanie określone w jego piśmie z dnia 26 czerwca 2004 r. oraz (3) twierdzącego, że Komisja powinna odpowiedzieć na „Dienstaufsichtsbeschwerden”. W związku z tym zwrócono się do Komisji o wydanie opinii w sprawie tego zarzutu i tych twierdzeń. Skarżący został o tym poinformowany.

Rzecznik Praw Obywatelskich poinformował zarówno skarżącego, jak i Komisję, że skarga nie wydaje się dotyczyć kwestii dostępu do dokumentów zawartych w aktach.

Faks skarżącego z dnia 31 sierpnia 2004 r.

Faksem z dnia 31 sierpnia 2004 r. skarżący poinformował Rzecznika Praw Obywatelskich, że pragnie również złożyć skargę na odmowę udzielenia mu przez Komisję dostępu do dokumentów. W dniu 13 września 2004 r. Rzecznik przekazał kopię tego faksu Komisji i zwrócił się do niej o opinię w sprawie dodatkowego zarzutu.

Faks skarżącego z dnia 12 września 2004 r.

W dniu 12 września 2004 r. skarżący poinformował Rzecznika, że otrzymał pismo z dnia 2 września 2004 r., w którym Komisja zauważyła, że termin na udzielenie odpowiedzi na ponowny wniosek skarżącego z dnia 30 lipca 2004 r. (który według Komisji został zarejestrowany w dniu 12 sierpnia 2004 r.) musiał zostać przedłużony o kolejne 15 dni roboczych (do dnia 23 września 2004 r.) ze względu na fakt, że kilku urzędników, których wiedza fachowa była potrzebna do rozpatrzenia wniosku, przebywało na wakacjach. Skarżący uznał, że decyzja podjęta przez Komisję nie była prawidłowa, biorąc pod uwagę, że Komisja nie powinna mieć możliwości wydłużenia czasu rozpatrywania wniosków poprzez opóźnienie rejestracji wniosków oraz że powód wskazany przez Komisję może zostać wykorzystany do obejścia jakiegokolwiek terminu. Wyraził również wątpliwości co do tego, czy pismo Komisji (które, jak twierdził, otrzymał w dniu 11 września 2004 r.) zostało rzeczywiście wysłane w dniu 2 września 2004 r. W dniu 4 października 2004 r. Rzecznik przekazał Komisji kopię faksu skarżącego.

WNIOSEK

Opinia Komisji

W swojej opinii Komisja przedstawiła chronologię wydarzeń. Zgodnie z tym opisem wniosek skarżącego został uznany za niedopuszczalny przez komisję selekcyjną Komisji na posiedzeniu w dniu 16 października 2003 r., podczas gdy pismo informujące o tym skarżącego zostało wysłane w dniu 22 grudnia 2003 r. Zgodnie z tą chronologią faks skarżącego z dnia 30 lipca 2004 r. wpłynął do Komisji dnia 6 sierpnia 2004 r.

Ponadto Komisja przedstawiła następujące uwagi:

Wybór wniosków w ramach programu Leonardo da Vinci składał się z dwóch etapów. Skarżąca najpierw przedstawiła wstępną propozycję, która została następnie oceniona przez Komisję z pomocą niezależnych ekspertów zewnętrznych. Na podstawie wyników tej oceny poproszono wnioskodawców, którzy złożyli najlepsze wstępne wnioski, o przedłożenie kompletnego wniosku.

Wstępny wniosek skarżącego został początkowo odrzucony ze względu na fakt, że zdawał się być złożony po upływie odpowiedniego terminu. Decyzja ta została uchylona po tym, jak skarżący sprzeciwił się jej w piśmie z dnia 29 grudnia 2003 r. Ponieważ jednak odwołanie to wpłynęło już po zakończeniu oceny, wstępny wniosek skarżącego, w przeciwieństwie do innych wstępnych wniosków, nie został oceniony przez ekspertów zewnętrznych. Aby uniknąć sytuacji, w której skarżący poniósłby jakąkolwiek szkodę w związku z pierwotną decyzją Komisji, został on jednak poproszony o przedstawienie kompletnego wniosku i skontaktowanie się ze służbami Komisji w sprawie wszelkich ewentualnych pytań dotyczących jego wniosku. Aby uniknąć wszelkiej dyskryminacji w porównaniu z innymi wnioskodawcami, skarżący otrzymał ponadto więcej czasu na przedłożenie kompletnego wniosku.

Uznano, że między opinią komisji selekcyjnej a pismem Komisji informującym skarżącego o niedopuszczalności jego wniosku upłynął pewien okres czasu. Opóźnienie to wynikało z faktu, że decyzja Komisji w sprawie wstępnych wniosków została przyjęta w ramach procedury C po uzyskaniu opinii komitetu Leonardo da Vinci i po upływie okresu przewidzianego na wykonywanie przez Parlament Europejski prawa kontroli.

Z tego powodu Komisja wprowadziła procedurę wyjątkową w celu umożliwienia skarżącemu złożenia pełnego wniosku. Komisja przyznała, że została wprowadzona w błąd przez nieczytelne stemple pocztowe (na wniosku skarżącego) podczas badania dopuszczalności wniosku i przeprosiła za to skarżącego. Komisja zauważyła jednak, że błąd ten został naprawiony, przyjmując w drodze wyjątku, że skarżący może przedłożyć pełny wniosek, zapraszając go do skontaktowania się z jej służbami w sprawie wszelkich pytań dotyczących wstępnego wniosku i przyznając mu specjalny termin na przedłożenie pełnego wniosku.

Skarżący nie poniósł żadnej szkody ze względu na to, że jego wniosek został początkowo uznany za niedopuszczalny. Należy zauważyć, że między złożeniem wstępnego wniosku a złożeniem pełnego wniosku doszło do wymiany kilku wiadomości między służbami Komisji a skarżącym. Okazało się jednak, że skarżący nie złożył żadnych wniosków dotyczących ewentualnych uwag ekspertów zewnętrznych dotyczących jego wstępnego wniosku ani możliwości poprawy jego wniosku w tym okresie.

Nie było również bezpośredniego związku między zaleceniami ekspertów zewnętrznych dotyczącymi poprawy wstępnych wniosków a wyborem wniosków, biorąc pod uwagę, że wskaźnik powodzenia między fazą wstępnych wniosków a fazą wniosków wyniósł około 50%.

Należy również zauważyć, że w prawie wspólnotowym nie istniało „prawo” do subwencji. W związku z tym Komisja nie zrekompensowała osobom, które złożyły wniosek o dotację, czasu poświęconego na przygotowanie ich wniosków.

Komisja nie podzieliła zatem opinii skarżącego, że miał on prawo do odszkodowania.

Po otrzymaniu pisma skarżącego z dnia 29 grudnia 2003 r. Komisja przystąpiła do ponownej oceny sprawy. Komisja zmieniła swoje stanowisko w odpowiedni sposób i stwierdziła, że nie można czynić żadnych wyrzutów odpowiedzialnemu urzędnikowi ani komisji selekcyjnej, które popełniły błąd działając w „dobrej wierze”. Komisja przedstawiła swoje stanowisko w piśmie z dnia 19 lipca 2004 r., w którym wyjaśniła, że nie zna żadnej podstawy prawnej dla „Dienstaufsichtsbeschwerden” w prawie wspólnotowym, i wezwała skarżącego do przedstawienia bardziej precyzyjnych wskazówek co do podstaw takich skarg. Skarżący nie odpowiedział na to zaproszenie.

Jeśli chodzi o kwestię dostępu do akt, ponowny wniosek z dnia 30 lipca 2004 r. został zarejestrowany w dniu 12 sierpnia 2004 r. Termin 15 dni roboczych na udzielenie odpowiedzi upłynął zatem w dniu 2 września 2004 r. Tego samego dnia Komisja zwróciła się pisemnie do skarżącego w celu poinformowania go o przedłużeniu odnośnego terminu. Powód, na który powołała się Komisja, był całkowicie uzasadniony. Po ponownym rozpatrzeniu wniosku Komisja postanowiła udostępnić skarżącemu formularze oceny ekspertów zewnętrznych, nie ujawniając jednak tożsamości tych ekspertów. Ostateczna odpowiedź została przesłana skarżącemu w dniu 24 września 2004 r.

Uwagi skarżących

W swoich uwagach skarżący przedstawił następujące uwagi:

Komisja przyznała, że za nieprawidłowe rozpatrzenie jego wniosku z października 2003 r. była w pełni odpowiedzialna. Nie wykazała ona jednak, że wynikało to z nieczytelnych stempli na kopercie zawierającej ten wniosek, na przykład poprzez przedłożenie kopii danego dokumentu. Nie udzielono jeszcze dostępu do dokumentu. Na podstawie dostępnych dowodów nie wykazano zatem, że podnoszona przez Komisję okoliczność doprowadziła do nieprawidłowego rozpatrzenia wniosku.

Już przed złożeniem wstępnego wniosku zwrócił on uwagę Komisji na fakt, że określenie terminu 3 października 2003 r. prowadziłoby do odmiennego traktowania niemieckich wnioskodawców, biorąc pod uwagę, że niemieckie urzędy pocztowe nie zostały otwarte w tym dniu, który był świętem państwowym. Komisja odmówiła jednak przyjęcia jego wniosku o zmianę terminu.

W związku z tym wniosek o dostęp do całej dokumentacji został utrzymany.

Gdyby Komisja rzeczywiście miała wątpliwości co do tego, czy jego wniosek został wysłany w terminie, byłaby zobowiązana zwrócić się do niego o przedstawienie w terminie 48 godzin dowodów wykazujących, że pismo zostało wysłane w terminie. Komisja jednak tego nie uczyniła.

Gdyby bowiem ocena dokonana przez ekspertów zewnętrznych nie była możliwa, gdy okazałoby się, że wstępny wniosek jest dopuszczalny, Komisja byłaby zobowiązana, z własnej inicjatywy i bez konieczności zwracania się z takim wnioskiem, do poinformowania go o swojej ocenie wstępnego wniosku oraz o swoich sugestiach dotyczących sposobu jego ulepszenia.

Wobec braku takiego komunikatu ze strony Komisji założył on, że Komisja nie miała żadnych zasadniczych zastrzeżeń co do treści lub formy i że Komisja nie uznała, iż wstępna propozycja powinna zostać zoptymalizowana w sposób zasadniczy. To właśnie w oparciu o to oczekiwanie przygotował pełną propozycję.

Dalsze zapytania

Po dokładnym rozważeniu opinii Komisji i uwag skarżącego okazało się, że konieczne są dalsze dochodzenia.

Wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o udzielenie dalszych informacji

W związku z tym w dniu 17 stycznia 2005 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji (1) o ustosunkowanie się do argumentu skarżącego, zgodnie z którym Komisja nie rozpatrzyła w pełni jego wniosku o dostęp do akt Komisji, (2) o dostarczenie kopii koperty zawierającej wstępny wniosek skarżącego przesłany Komisji w październiku 2003 r. oraz (3) o dostarczenie bardziej szczegółowych informacji: a) dotyczących przepisów prawnych, które zobowiązywały Komisję do zasięgnięcia opinii Komitetu Leonardo da Vinci i ewentualnie Parlamentu Europejskiego również w przypadku wniosków uznanych za niedopuszczalne ze względu na to, że zostały złożone z opóźnieniem, oraz b) dotyczących daty wydania opinii przez Komitet Leonardo da Vinci oraz upływu terminu przewidzianego na przyznanie Parlamentowi Europejskiemu prawa do kontroli.

Odpowiedź Komisji

W odpowiedzi przesłanej w dniu 14 marca 2005 r. Komisja przedstawiła następujące uwagi:

W piśmie z dnia 26 czerwca 2004 r. skarżący zwrócił się o dostęp do akt Komisji w zakresie, w jakim zakwestionował obiektywizm oceny jego wniosku, kwestionując jakość lub istnienie ocen ekspertów zewnętrznych. Komisja rozpatrzyła ten wniosek pismem z dnia 24 września 2004 r. Wraz z tym pismem przekazała skarżącemu zanonimizowane arkusze oceny ekspertów zewnętrznych dotyczące jego wniosku. Skarżący nie wspomniał o konkretnym dokumencie, który Komisja powinna mu przekazać. Służby Komisji nie były zatem w stanie zrozumieć, co skarżący miał na myśli, gdy wskazał, że Komisja nie udzieliła mu pełnego dostępu do akt.

Komisja musiała zasięgnąć opinii komitetu Leonardo da Vinci w sprawie projektu wykazu wybranych wstępnych wniosków. Komitet wydał pozytywną opinię w dniu 17 listopada 2003 r. Projekt decyzji został przedłożony Parlamentowi w dniu 17 listopada 2003 r., a termin wykonywania uprawnień kontrolnych przez Parlament upłynął w dniu 16 grudnia 2003 r.

Kopia koperty zawierającej wstępny wniosek skarżącego, która została przesłana Komisji w październiku 2003 r., została przedłożona przez Komisję wraz z jej pismem z dnia 14 marca 2005 r.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący podtrzymał skargę i przedstawił następujące dalsze uwagi:

Ponieważ zwrócił się on o dostęp do całej dokumentacji Komisji, nie było potrzeby wyznaczania przez niego konkretnych dokumentów.

Jeden ze znaczków pocztowych na kopercie zawierającej jego wstępny wniosek pochodził z dnia 2 października 2003 r. i był czytelny. Niezrozumiałe było zatem, dlaczego Komisja odrzuciła wniosek jako niedopuszczalny. Biorąc pod uwagę, że wnioski należało składać listem poleconym, możliwe było ustalenie prawidłowej daty. Stosując własne przepisy proceduralne Komisji, Komisja powinna była zwrócić się do niego, w ciągu 48 godzin od zapoznania się z istotnymi okolicznościami, o udowodnienie, że pismo zostało wysłane w odpowiednim czasie.

Komisja niesłusznie odniosła wrażenie, że nie mogła poinformować go o tym, że jego wniosek został odrzucony jako niedopuszczalny ze względu na ciążący na niej obowiązek zasięgnięcia opinii komitetu i Parlamentu Europejskiego.

DECYZJA

1 Istotne okoliczności faktyczne

1.1 W dniu 2 października 2003 r. skarżący, niemiecki konsultant, zwrócił się do Komisji Europejskiej w odpowiedzi na zaproszenie do składania wniosków na lata 2003-2004 w ramach programu Leonardo da Vinci.

Właściwe zasady zostały określone w decyzji Rady 1999/382/WE z dnia 26 kwietnia 1999 r. ustanawiającej drugą fazę wspólnotowego programu działań w zakresie kształcenia zawodowego "Leonardo da Vinci" (Dz.U. L 146, s. 33). W przypadku wniosków złożonych w ramach procedury C (takich jak wnioski skarżącego) odpowiednie przepisy przewidują dwuetapową procedurę wyboru, a mianowicie (i) wybór wstępnych wniosków oraz (ii) wybór pełnych wniosków oraz zaangażowanie komitetu zarządzającego („komitetu Leonardo da Vinci”). Komisja ocenia najpierw wszystkie otrzymane wstępne wnioski i po zasięgnięciu opinii komitetu Leonardo da Vinci dokonuje wyboru. Wydaje się, że Komisja korzysta z pomocy ekspertów zewnętrznych już na etapie wyboru wstępnych wniosków oraz że wszelkie zalecenia dotyczące ulepszenia wniosków złożonych przez tych ekspertów są przekazywane wnioskodawcom.

Do składania wniosków zapraszani są wyłącznie wnioskodawcy, których wstępne wnioski zostały wybrane. Następnie Komisja, również z pomocą ekspertów zewnętrznych, dokonuje oceny otrzymanych wniosków i sporządza krótką listę projektów. Po zasięgnięciu opinii Komitetu Leonardo da Vinci Komisja sporządza listę wybranych projektów, które odniosły sukces.

Parlament Europejski sprawuje kontrolę nad tą procedurą.

Wydaje się, że wyboru wstępnych wniosków należy dokonać w ciągu trzech miesięcy od zakończenia okresu składania wstępnych wniosków określonego w zaproszeniu do składania wniosków, natomiast pozostała część procesu nie powinna trwać dłużej niż pięć miesięcy.

1.2 Zgodnie z zasadami określonymi w zaproszeniu do składania wniosków dotyczących niniejszej sprawy wstępne wnioski należało przedłożyć do dnia 3 października 2003 r. Na posiedzeniu w dniu 16 października 2003 r. komisja selekcyjna Komisji uznała wstępny wniosek skarżącego za niedopuszczalny, ponieważ został złożony zbyt późno. Skarżący został o tym poinformowany pismem z dnia 22 grudnia 2003 r., po dokonaniu przez Komisję wyboru wstępnych wniosków, po wysłuchaniu Komisji Leonardo da Vinci w sprawie tego wyboru oraz po upływie okresu, w którym Parlament Europejski mógł interweniować.

1.3 Uznając, że dotrzymał tego terminu, biorąc pod uwagę, że wysłał swoją propozycję listem poleconym w dniu 2 października 2003 r., skarżący zwrócił się zarówno do Komisji, jak i do Rzecznika Praw Obywatelskich w dniu 29 grudnia 2003 r. Biorąc pod uwagę, że Komisja nie miała jeszcze wystarczająco dużo czasu na rozpatrzenie sprawy, pierwsza skarga (skarga 33/2004/GG) została odrzucona przez Rzecznika Praw Obywatelskich jako niedopuszczalna w dniu 13 stycznia 2004 r.

1.4 W dniu 15 stycznia 2004 r. skarżący złożył nową skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich (skarga 221/2004/GG), a Rzecznik wszczął dochodzenie. W swojej opinii Komisja przyznała, że popełniono błąd i że wstępna propozycja skarżącego została rzeczywiście złożona na czas. Komisja zauważyła, że w celu naprawienia tego błędu wybrała wstępny wniosek skarżącego dotyczący projektu do przedstawienia pełnego wniosku. Skarżącemu przyznano pierwotnie czas do dnia 1 marca 2004 r. na przedłożenie pełnego wniosku. Po tym, jak skarżący wskazał, że będzie miał mniej czasu na przedstawienie pełnego wniosku niż inni wnioskodawcy, Komisja zgodziła się, że powinien mieć taką samą liczbę dni na przygotowanie tego pełnego wniosku, jak wszyscy pozostali kandydaci.

W swoich uwagach dotyczących tej opinii skarżący podkreślił, że nie skorzystał z takiej samej ilości informacji jak inni wnioskodawcy, ponieważ Komisja nie przekazała żadnych informacji na temat sposobu, w jaki zdaniem Komisji projekt określony we wstępnym wniosku mógłby zostać ulepszony w pełnym wniosku, co Komisja uczyniła w odniesieniu do wszystkich pozostałych wnioskodawców. Zdaniem skarżącego była to poważna niedogodność, którą uwzględniłby on w swojej ostatecznej ocenie po zakończeniu postępowania w sprawie wniosku i w celu podjęcia decyzji, czy konieczne będą dalsze kroki w celu obrony jego praw. Skarżący wskazał również, że Komisja nie odpowiedziała na jego skargi („Dienstaufsichtsbeschwerden”) przeciwko osobie odpowiedzialnej za jego projekt oraz przeciwko szefowi odpowiedniego departamentu Komisji.

Rzecznik uznał, że brak odpowiedzi Komisji na „Dienstaufsichtsbeschwerden” wydaje się wynikać z nieporozumienia ze strony Komisji. Biorąc pod uwagę konstruktywne i szybkie podejście Rzecznika do niniejszej sprawy, Rzecznik uznał, że nie ma potrzeby zajmowania się tą kwestią w niniejszym dochodzeniu. Skarżący został jednak poinformowany o możliwości złożenia nowej skargi w tej sprawie, jeżeli wbrew oczekiwaniom Komisja nie zajmie się tą sprawą.

W odniesieniu do istoty sprawy Rzecznik uznał, że Komisja działała szybko i konstruktywnie w celu skorygowania popełnionego błędu. Rzecznik zauważył, że skarżący stwierdził, że wbrew temu, co powiedziała Komisja, nie otrzymał tak wielu informacji jak inni wnioskodawcy. Rzecznik uznał, że w związku z tym skarżący przedstawił nowy, dodatkowy zarzut. Zdaniem Rzecznika nie było właściwe rozpatrywanie tego nowego zarzutu w jego dochodzeniu w sprawie skargi 221/2004/GG z co najmniej dwóch powodów. Po pierwsze, wydaje się, że skarżący nie podniósł tej kwestii przed Komisją przed przedłożeniem jej Rzecznikowi Praw Obywatelskich. W związku z tym Komisja nie miała jeszcze możliwości rozpatrzenia tej sprawy. Po drugie, skarżący mógł złożyć nową skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich w przypadku, gdyby domniemany brak informacji ze strony Komisji miał negatywny wpływ na decyzję Komisji w sprawie jego pełnego wniosku. Rzecznik doszedł zatem do wniosku, że (z zastrzeżeniem powyższego zastrzeżenia) po działaniach podjętych przez Komisję nie doszło już do niewłaściwego administrowania. W związku z tym zamknął sprawę w dniu 5 maja 2004 r.

1.5 W dniu 21 czerwca 2004 r. Komisja poinformowała skarżącego, że jego wniosek nie został wybrany.

1.6 W piśmie wysłanym w dniu 26 czerwca 2004 r. skarżący sprzeciwił się tej decyzji, a także zwrócił się o dostęp do akt Komisji. Skarżący wskazał ponadto, że jego zdaniem Komisja powinna wypłacić mu odszkodowanie w wysokości 11 027,60 EUR.

W odpowiedzi z dnia 19 lipca 2004 r. Komisja uznała, że w niniejszej sprawie postępowała prawidłowo. Jeżeli chodzi o dostęp do dokumentów, Komisja zinterpretowała wniosek skarżącego jako wniosek o dostęp do ocen wniosku skarżącego przygotowanych przez ekspertów. Wniosek ten został odrzucony na podstawie art. 4 ust. 3 rozporządzenia 1049/2001.

W dniu 30 lipca 2004 r. skarżący złożył ponowny wniosek o dostęp na mocy rozporządzenia 1049/2001.

1.7 Również w dniu 30 lipca 2004 r. skarżący złożył kolejną skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich, zarejestrowaną pod numerem referencyjnym 2437/2004/GG. W dniach 31 sierpnia i 12 września 2004 r. skarżący przedstawił dalsze informacje i rozszerzył zakres tej skargi. Na podstawie tych pism Rzecznik Praw Obywatelskich zidentyfikował następujące zarzuty i roszczenia: skarżący (1) twierdził, że był dyskryminowany w porównaniu z innymi wnioskodawcami, (2) twierdził, że Komisja nie udzieliła mu dostępu do jego akt zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001, (3) twierdził, że Komisja powinna wypłacić odszkodowanie, o które wnioskował w swoim piśmie z dnia 26 czerwca 2004 r. oraz (4) twierdził, że Komisja powinna udzielić odpowiedzi na pismo "Dienstaufsichtsbeschwerden".

2 W przedmiocie zakresu niniejszego dochodzenia

2.1 W piśmie do Komisji z dnia 26 czerwca 2004 r., na którym opiera się niniejsza skarga, skarżący wyjaśnił, że kwota 11 027,60 EUR, którą twierdził, że jest mu należna, wynika z tego, co uważał za nieprawidłowe rozpatrzenie jego wstępnego wniosku przez Komisję. Skarżący zauważył, że zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania za sposób, w jaki jego wniosek został oceniony.

2.2 Biorąc pod uwagę, że skarżący nie przedstawił żadnych dalszych informacji ani dokładnych danych liczbowych w tym zakresie, Rzecznik uważa, że potencjalne roszczenie skarżącego o odszkodowanie wynikające z oceny przez Komisję jego pełnego wniosku nie jest objęte jego skargą. Niniejsze dochodzenie będzie zatem dotyczyło wyłącznie roszczenia skarżącego o odszkodowanie wynikającego z rozpatrzenia przez Komisję jego wstępnego wniosku, w tym zaproszenia do przedstawienia pełnego wniosku.

2.3 W piśmie z dnia 26 czerwca 2004 r. skarżący stwierdził również, że osoby, przeciwko którym złożył skargi ("Dienstaufsichtsbeschwerden"), wbrew jego wielokrotnym żądaniom, uczestniczyły w ocenie jego wniosku.

2.4 Rzecznik uznał, że zarzut ten nie był częścią skargi złożonej do niego przez skarżącego w niniejszej sprawie. W związku z tym nie zwrócił się do Komisji o wydanie opinii w tej sprawie. Skarżący, który został poinformowany o zarzutach i roszczeniach, w odniesieniu do których Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o wydanie opinii, nie sprzeciwił się takiemu podejściu. W tych okolicznościach niniejsze dochodzenie nie zajmie się tą kwestią.

2.5 W swojej skardze skarżący zasugerował, aby Rzecznik zbadał, czy Komisja prowadziła rozmowy z innymi wnioskodawcami w trakcie postępowania w celu umożliwienia tym wnioskodawcom optymalizacji ich wnioskodawców. Wydaje się, że uwaga skarżącego dotyczy etapu po złożeniu pełnych wniosków. W świetle swoich wniosków dotyczących głównych zarzutów i twierdzeń skarżącego (zob. poniżej) Rzecznik uważa, że nie ma potrzeby zajmowania się tą kwestią w obecnym dochodzeniu.

2.6 W swoich uwagach dotyczących opinii Komisji w niniejszej sprawie skarżący zauważył, że zwrócił uwagę Komisji na fakt, iż określenie terminu 3 października 2003 r. spowodowałoby odmienne traktowanie niemieckich wnioskodawców, biorąc pod uwagę, że niemieckie urzędy pocztowe nie były otwarte w tym dniu, który był świętem narodowym w Niemczech. Skarżący wskazał, że Komisja odmówiła jednak przyjęcia jego wniosku o zmianę terminu.

2.7 Rzecznik jest zdania, że powyższa uwaga skarżącego wydaje się być przeznaczona dla jego informacji i że nie stanowi ona dodatkowego zarzutu. Ten aspekt sprawy nie będzie zatem objęty niniejszym dochodzeniem. Rzecznik uważa za użyteczne dodanie, że sam fakt, iż termin składania wniosków upływa w dniu ustawowo wolnym od pracy w jednym z państw członkowskich, nie wydaje się wskazywać na niewłaściwe administrowanie, pod warunkiem że wnioskodawcy ze wszystkich państw członkowskich dysponują wystarczającym czasem na przygotowanie i złożenie wniosków.

3 Rzekoma dyskryminacja

3.1 Skarżący twierdził, że był dyskryminowany w porównaniu z innymi wnioskodawcami. Zarzut ten opierał się na fakcie, że Komisja nie zbadała jego wstępnego wniosku, zanim nie został on poproszony o przedłożenie pełnego wniosku. Skarżący stwierdził, że gdyby jego wstępny wniosek został właściwie rozpatrzony, nie byłoby potrzeby składania przez niego kompletnego wniosku wiążącego się z wysokimi kosztami. Podkreślił ponadto, że gdyby jego wstępny wniosek został oceniony pozytywnie, otrzymałby (podobnie jak wszyscy inni wnioskodawcy) wyniki tej pierwszej oceny, które umożliwiłyby mu uwzględnienie dodatkowych aspektów w jego wniosku, który został mu po raz pierwszy przedstawiony.

3.2 W swojej opinii Komisja wskazała, że wstępna propozycja skarżącego została początkowo odrzucona ze względu na fakt, że zdawała się być złożona po upływie odpowiedniego terminu. Decyzja ta została uchylona po tym, jak skarżący sprzeciwił się jej w piśmie z dnia 29 grudnia 2003 r. Ponieważ jednak odwołanie to wpłynęło już po zakończeniu oceny, wstępny wniosek skarżącego, w przeciwieństwie do innych wstępnych wniosków, nie został oceniony przez ekspertów zewnętrznych. Aby uniknąć sytuacji, w której skarżący poniósłby jakąkolwiek szkodę w związku z pierwotną decyzją Komisji, został on jednak poproszony o przedstawienie kompletnego wniosku i skontaktowanie się ze służbami Komisji w sprawie wszelkich ewentualnych pytań dotyczących jego wniosku. Aby uniknąć wszelkiej dyskryminacji w porównaniu z innymi wnioskodawcami, skarżący otrzymał ponadto więcej czasu na przedłożenie kompletnego wniosku.

Komisja stwierdziła, że skarżący nie złożył żadnych wniosków dotyczących ewentualnych uwag ekspertów zewnętrznych dotyczących jego wstępnego wniosku ani możliwości poprawy jego wniosku w tym okresie. Według Komisji nie było również bezpośredniego związku między zaleceniami ekspertów zewnętrznych dotyczącymi poprawy wniosków a wyborem wniosków, ponieważ wskaźnik powodzenia między etapem wstępnych wniosków a etapem wniosków wyniósł około 50 %.

3.3 W swoich uwagach skarżący stwierdził, że gdyby ocena dokonana przez ekspertów zewnętrznych nie była rzeczywiście możliwa, gdy okazałoby się, że wstępny wniosek jest dopuszczalny, Komisja byłaby zobowiązana, z własnej inicjatywy i bez konieczności zwracania się o to, do poinformowania go o swojej ocenie wstępnego wniosku i o swoich sugestiach dotyczących sposobu jego ulepszenia.

3.4 Rzecznik zauważa, że Komisja przyznała, iż popełniła błąd, uznając wstępną propozycję skarżącego za złożoną z opóźnieniem, i przeprosiła za ten błąd. Zauważa ponadto, że Komisja działała szybko i konstruktywnie, gdy zwrócono jej uwagę na ten błąd. W celu skorygowania negatywnych skutków tego błędu Komisja zaoferowała skarżącemu możliwość złożenia pełnego wniosku, który miał zostać przekazany do dnia 1 marca 2004 r., daty ustalonej na złożenie pełnych wniosków od tych wnioskodawców, których wstępne wnioski zostały wybrane. Rzecznik zauważa ponadto, że kiedy skarżący wskazał, że dałoby mu to mniej czasu na przedłożenie pełnego wniosku niż innym promotorom, Komisja zgodziła się, że ten sam czas powinien zostać mu przyznany i że jego pełny wniosek powinien zostać przedłożony do dnia 19 marca 2004 r.

3.5 Zdaniem Rzecznika jest jednak jasne, że taki sposób postępowania nie gwarantował traktowania skarżącego jak wszystkich innych promotorów, których wstępne wnioski zostały wybrane. W toku niniejszego dochodzenia Komisja potwierdziła, że zbadała wstępne wnioski z pomocą ekspertów zewnętrznych. Ponadto wydaje się, że Komisja przekazała wnioskodawcom uwagi zgłoszone przez tych ekspertów, w tym propozycje udoskonalenia wstępnych wniosków (2). Wnioskodawcy ci mieli zatem możliwość skorzystania z porad ekspertów przy podejmowaniu decyzji, czy i w jaki sposób przedłożyć Komisji pełny wniosek. Bezsporne jest, że skarżącemu nie udzielono takiej porady. W tych okolicznościach Komisja nie potraktowała skarżącego w taki sam sposób jak innych wnioskodawców, których wstępne wnioski zostały wybrane.

3.6 Rzecznik uważa jednak, że w celu ustalenia, czy takie odmienne traktowanie może być uzasadnione, należy wziąć pod uwagę okoliczności niniejszej sprawy. Wydaje się, że odpowiednie przepisy przewidują, że wstępne wnioski należy oceniać w określonym terminie. Okres ten upłynął, gdy Komisja dowiedziała się o popełnionym błędzie i wyjaśniła, że z tego powodu wstępny wniosek skarżącego nie został oceniony przez ekspertów zewnętrznych. Rzecznik zauważa ponadto, że wraz ze swoją opinią w sprawie skargi 221/2004/GG Komisja przedłożyła kopię noty wewnętrznej z dnia 28 stycznia 2004 r., w której wyjaśniła podejście zaproponowane w niniejszej sprawie. Zgodnie z tą notą na tym etapie „istotnie niemożliwe” było przeprowadzenie oceny wstępnego wniosku skarżącego ze względu na czas potrzebny na zatrudnienie ekspertów zewnętrznych oraz fakt, że pełny wniosek powinien wpłynąć do Komisji przed zakończeniem „pełnej oceny wniosku”, która miała się odbyć, nadal zgodnie z notą, między 1 a 26 marca 2004 r. Zgodnie z tą notą postanowiono zatem ogłosić wstępną propozycję jako wybraną do przedstawienia pełnego wniosku i „podjąć odpowiednie środki wobec [skarżącego] w celu zapewnienia równego traktowania”.

3.7 Zdaniem Rzecznika Praw Obywatelskich nie jest niewątpliwe, czy w niniejszej sprawie wstępna ocena wniosku skarżącego przez ekspertów zewnętrznych była rzeczywiście niemożliwa. Należy zauważyć, że odpowiednie przepisy nie wydają się określać wiążących terminów w odniesieniu do oceny drugiego etapu procesu, tj. oceny pełnych wniosków. Wobec braku dalszych informacji dotyczących tych kwestii i w świetle jego późniejszych wniosków Rzecznik uważa jednak, że najlepiej jest wyjść z założenia, że Komisja rzeczywiście „istotnie nie mogła” skorzystać z pomocy ekspertów zewnętrznych w celu oceny wstępnego wniosku skarżącego.

3.8 Na tej podstawie Rzecznik uważa, że rozwiązanie przedstawione w nocie Komisji z dnia 28 stycznia 2004 r. było rzeczywiście uzasadnione w danych okolicznościach, pod warunkiem że Komisja podjęła "odpowiednie środki (...) w celu zapewnienia równego traktowania". Zdaniem Rzecznika Komisja nie zrobiła jednak wszystkiego, co było konieczne i właściwe w danych okolicznościach, aby zapewnić, że skarżący był traktowany w taki sam sposób jak pozostali wnioskodawcy. Jest to z pewnością prawdą w odniesieniu do czasu przyznanego wnioskodawcom. Należy zauważyć, że skarżący miał pierwotnie czas do dnia 1 marca 2004 r. na złożenie pełnego wniosku. Dopiero po tym, jak skarżący sprzeciwił się temu, przyznano mu taką samą liczbę dni jak pozostałym skarżącym. Podczas gdy Komisja szybko usunęła tę wadę i w związku z tym nie ma ona znaczenia dla niniejszej sprawy, podejście Komisji budzi wątpliwości co do tego, czy była ona w pełni świadoma tego, co jest konieczne do zapewnienia równego traktowania wszystkich wnioskodawców. Co ważniejsze, biorąc pod uwagę znaczenie, jakie ocena wstępnego wniosku miała dla przedłożenia pełnego wniosku, Komisja powinna była zdawać sobie sprawę z faktu, że skarżący znajdował się w niekorzystnej sytuacji w porównaniu z innymi wnioskodawcami, których wstępne wnioski zostały ocenione i wybrane. W tych okolicznościach dobrą praktyką administracyjną Komisji byłoby dążenie do jak największego zminimalizowania tej niekorzystnej sytuacji. Jak stwierdził skarżący, Komisja mogła w szczególności poinformować go o swojej ocenie wstępnego wniosku oraz o swoich sugestiach dotyczących sposobu jego udoskonalenia. W świetle okoliczności niniejszej sprawy Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że takiego sposobu postępowania można rzeczywiście oczekiwać od administracji pragnącej cofnąć konsekwencje popełnionego przez nią błędu. Wydaje się jednak, że takie kroki nie zostały podjęte. Prawdą jest, że w piśmie z dnia 2 lutego 2004 r. informującym skarżącego o podjętej decyzji Komisja zauważyła, że może on skontaktować się ze swoją dyrekcją generalną „w celu uzyskania dalszych informacji”. Zdaniem Rzecznika ta dość ogólna oferta nie była jednak wystarczająca, aby zagwarantować, że skarżący był traktowany zasadniczo w taki sam sposób jak wnioskodawcy, których wstępne wnioski zostały ocenione i wybrane.

3.9 Aby uniknąć wątpliwości, należy zauważyć, że Rzecznik zdaje sobie sprawę z faktu, że skarżący przystąpił do złożenia pełnego wniosku bez nalegania na jego wstępną propozycję lub bez uzyskania jej oceny. Zdaniem Rzecznika okoliczność ta (choć istotna dla kwestii, czy skarżący ma prawo do odszkodowania) nie wpływa jednak na jego wniosek, że Komisja nie zapewniła skarżącemu równego traktowania z innymi wnioskodawcami, których wstępne wnioski zostały wybrane i którzy zostali wezwani do złożenia pełnego wniosku. Niezapewnienie przez Komisję takiego równego traktowania stanowi zatem niewłaściwe administrowanie.

4 Domniemany brak dostępu do akt Komisji

4.1 Skarżący twierdził, że Komisja nie udzieliła mu odpowiedniego dostępu do akt sprawy. W kolejnym piśmie do Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 12 września 2004 r. (przekazanym Komisji przez Rzecznika Praw Obywatelskich) skarżący poinformował Rzecznika, że otrzymał pismo z dnia 2 września 2004 r., w którym Komisja zauważyła, że termin na udzielenie odpowiedzi na ponowny wniosek skarżącego z dnia 30 lipca 2004 r. (który według Komisji został zarejestrowany w dniu 12 sierpnia 2004 r.) musi zostać przedłużony o kolejne 15 dni roboczych (do dnia 23 września 2004 r.) ze względu na fakt, że kilku urzędników, których wiedza fachowa była potrzebna do rozpatrzenia wniosku, przebywało na wakacjach. Skarżący uznał, że decyzja podjęta przez Komisję nie była prawidłowa, biorąc pod uwagę, że Komisja nie powinna mieć możliwości wydłużenia czasu rozpatrywania wniosków poprzez opóźnienie rejestracji wniosków oraz że powód wskazany przez Komisję może zostać wykorzystany do obejścia jakiegokolwiek terminu.

4.2 W swojej opinii Komisja wskazała, że wniosek potwierdzający z dnia 30 lipca 2004 r. został zarejestrowany w dniu 12 sierpnia 2004 r. Termin 15 dni roboczych na udzielenie odpowiedzi upłynął zatem w dniu 2 września 2004 r. Tego samego dnia Komisja zwróciła się pisemnie do skarżącego w celu poinformowania go o przedłużeniu odnośnego terminu. Zdaniem Komisji powód, na który powołała się Komisja, był całkowicie zgodny z prawem. Po ponownym rozpatrzeniu wniosku Komisja postanowiła udostępnić skarżącemu formularze oceny ekspertów zewnętrznych, nie ujawniając jednak tożsamości tych ekspertów. Ostateczna odpowiedź została przesłana skarżącemu w dniu 24 września 2004 r.

4.3 W swoich uwagach skarżący podtrzymał zarzut.

4.4 We wniosku o udzielenie dalszych informacji, wysłanym 17 stycznia 2005 r., Rzecznik zwrócił się do Komisji z prośbą o ustosunkowanie się do opinii skarżącego, że nie rozpatrzył on w pełni jego wniosku o dostęp do akt Komisji.

4.5 W swojej odpowiedzi Komisja stwierdziła, że skarżący zwrócił się o dostęp do akt Komisji w zakresie, w jakim zakwestionował obiektywizm oceny jego wniosku, kwestionując jakość lub istnienie ocen ekspertów zewnętrznych. Komisja rozpatrzyła ten wniosek pismem z dnia 24 września 2004 r., którym przekazała skarżącemu zanonimizowane arkusze oceny ekspertów zewnętrznych dotyczące jego wniosku. Komisja wskazała, że skarżący nie wspomniał o konkretnym dokumencie, który Komisja powinna mu przekazać. Służby Komisji nie były zatem w stanie zrozumieć, co skarżący miał na myśli, gdy wskazał, że Komisja nie udzieliła mu pełnego dostępu do akt.

4.6 W swoich uwagach skarżący stwierdził, że nie było potrzeby wyznaczania przez niego konkretnych dokumentów, biorąc pod uwagę, że zwrócił się o dostęp do całej dokumentacji Komisji.

4.7 Rzecznik uważa, że przydatne jest rozróżnienie między aspektami proceduralnymi tego zarzutu a związanymi z nim kwestiami merytorycznymi.

4.8 Jeśli chodzi o aspekty proceduralne, Rzecznik zauważa, że w piśmie do Komisji z dnia 26 czerwca 2004 r., w którym zwrócił się o dostęp do dokumentów, skarżący wskazał również, że już kilkakrotnie zwracał się o dostęp do akt Komisji. Nie przedstawiono żadnych dalszych informacji w odniesieniu do tych wcześniejszych prób uzyskania dostępu do akt Komisji. Rzecznik zauważa jednak, że argumenty przedstawione przez skarżącego dotyczą rozpatrzenia jego wniosku z dnia 26 czerwca 2004 r. W związku z tym niniejszy wniosek o udzielenie dostępu (i kolejny ponowny wniosek) zostanie rozpatrzony w tym miejscu.

Wobec braku odpowiedzi na wniosek o udzielenie dostępu skarżący przedłożył Komisji ponowny wniosek, który został przesłany faksem w dniu 30 lipca 2004 r. Zgodnie z informacjami przedstawionymi przez Komisję w jej opinii ponowny wniosek wpłynął w dniu 6 sierpnia 2004 r., tj. tydzień później, i został zarejestrowany w dniu 12 sierpnia 2004 r. Rzecznik zauważa, że Komisja nie przedstawiła żadnych wyjaśnień dotyczących tych opóźnień.

Pismem z dnia 2 września 2004 r. Komisja poinformowała skarżącego, że termin 15 dni roboczych na udzielenie odpowiedzi na ponowny wniosek (który upłynął tego dnia) musi zostać przedłużony o kolejne 15 dni roboczych (do dnia 23 września 2004 r.) ze względu na fakt, że kilku urzędników, których wiedza fachowa była potrzebna do rozpatrzenia wniosku, przebywało na wakacjach. Artykuł 8 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (3) stanowi, że termin na udzielenie odpowiedzi na wnioski potwierdzające może zostać przedłużony o 15 dni roboczych "[w] wyjątkowych przypadkach, na przykład w przypadku wniosku dotyczącego bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów". Rzecznik uważa, że nieobecności pracowników na urlopie nie można uznać za przypadek „wyjątkowy” w rozumieniu tego przepisu, który uzasadniałby przedłużenie terminu.

W każdym razie w piśmie z dnia 2 września 2004 r. Komisja zauważyła, że przedłużony termin przypadał na dzień 23 września 2004 r. Jednakże odpowiedź Komisji na ponowny wniosek została przesłana dopiero w dniu 24 września 2004 r.

W tych okolicznościach Rzecznik stwierdza, że Komisja nie rozpatrzyła prawidłowo wniosku skarżącego o dostęp w odniesieniu do aspektów proceduralnych.

4.9 Co się tyczy istoty tego twierdzenia, należy zauważyć, że skarżący zwrócił się o dostęp do akt ("Akteneinsicht") w piśmie z dnia 26 czerwca 2004 r. W ponownym wniosku z dnia 30 lipca 2004 r. skarżący jednoznacznie stwierdził, że jego wniosek nie dotyczył „jednych dokumentów, lecz całej dokumentacji”. W niniejszej sprawie należy stwierdzić, że Komisja do tej pory udostępniła jedynie (anonimowe) arkusze oceny ekspertów zewnętrznych dotyczące jego wniosku. Mimo że Komisja została specjalnie poproszona o przedstawienie uwag w tej sprawie, nadal nie rozpatrzyła wniosku skarżącego o udzielenie dostępu w zakresie, w jakim dotyczy on innych dokumentów znajdujących się w jej aktach. Komisja stwierdziła, że skarżący nie sprecyzował dokumentów, do których chciałby mieć dostęp. Rzecznik nie uważa tego argumentu za przekonujący. Skarżący zwrócił się o dostęp do całości akt Komisji dotyczących jego sprawy. Zdaniem Rzecznika wniosek skarżącego był zatem wystarczająco precyzyjny, aby umożliwić Komisji zrozumienie zakresu dostępu, który skarżący chciał uzyskać.

W związku z tym Rzecznik stwierdza, że Komisja nadal nie rozpatrzyła pełnego zakresu wniosku skarżącego o udzielenie dostępu.

4.10 W tych okolicznościach Rzecznik stwierdza, że Komisja nie rozpatrzyła prawidłowo wniosku skarżącego o udzielenie dostępu, zarówno pod względem proceduralnym, jak i merytorycznym. Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawia zatem poniżej projekt zalecenia.

5 Roszczenie odszkodowawcze

5.1 Skarżący domagał się od Komisji zapłaty odszkodowania określonego w jego piśmie z dnia 26 czerwca 2004 r.

5.2 W swojej opinii Komisja przyznała, że między opinią komisji selekcyjnej a pismem Komisji informującym skarżącego o niedopuszczalności jego wniosku upłynął pewien okres czasu. Zdaniem Komisji opóźnienie to wynikało z faktu, że decyzja Komisji w sprawie wstępnych wniosków została przyjęta w ramach „procedury C” po uzyskaniu opinii właściwej komisji i po upływie okresu przewidzianego na prawo Parlamentu Europejskiego do kontroli.

Komisja stwierdziła ponadto, że skarżący nie poniósł żadnej szkody ze względu na fakt, że jego wniosek został początkowo uznany za niedopuszczalny (zob. argumenty przedstawione już w pkt 2.2 powyżej). Podkreśliła również, że w prawie wspólnotowym nie istnieje „prawo” do subwencji. W związku z tym Komisja nie zrekompensowała osobom, które złożyły wniosek o dotację, czasu poświęconego na przygotowanie ich wniosków.

5.3 W swoich uwagach skarżący podtrzymał swoje stanowisko.

5.4 Biorąc pod uwagę, że pierwotna decyzja Komisji o uznaniu wstępnego wniosku za niedopuszczalny stanowi tło (i źródło) niniejszej skargi, Rzecznik uważa, że konieczne jest rozpoczęcie badania niniejszego wniosku poprzez dokładniejsze rozważenie tej kwestii. W odpowiedzi na wniosek złożony w tym celu przez Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja przedstawiła kserokopię koperty zawierającej wstępną propozycję skarżącego, która została przesłana Komisji w październiku 2003 r. Sądząc po tej fotokopii, rzeczywiście trudno było ustalić, czy wstępna propozycja skarżącego została złożona w terminie. Rzecznik Praw Obywatelskich ma jednak trudności ze zrozumieniem, dlaczego nie skontaktowano się ze skarżącym i nie wezwano go do przedstawienia dowodów w celu ustalenia daty przesłania Komisji wstępnego wniosku. Biorąc pod uwagę, że wnioskodawcy byli zobowiązani do korzystania z listu poleconego, kwestię tę można było łatwo wyjaśnić. Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że jeszcze trudniej zrozumieć, dlaczego pismo informujące skarżącego o (domniemanej) niedopuszczalności zostało wysłane dopiero w dniu 22 grudnia 2003 r., ponad dwa miesiące po tym, jak komisja selekcyjna Komisji podjęła decyzję w tej sprawie w dniu 16 października 2003 r. W swojej opinii Komisja zdawała się twierdzić, że musi najpierw skonsultować się z komitetem Leonardo da Vinci i poczekać, aż upłynie czas, w którym Parlament Europejski będzie mógł wykonywać swoje prawa kontrolne, zanim będzie mógł zwrócić się pisemnie do skarżącego. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o przedstawienie bardziej szczegółowych informacji na temat przepisów prawnych, na których oparto tę opinię. Zdaniem Rzecznika, odpowiedź Komisji nie dostarcza przekonujących informacji wskazujących, że nie byłaby ona w stanie poinformować skarżącego w odpowiednim czasie o swojej decyzji z dnia 16 października 2003 r. W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że Komisja musi zostać pociągnięta do odpowiedzialności za opóźnienie, które nastąpiło między jej decyzją z dnia 16 października 2003 r. a datą poinformowania skarżącego o tej decyzji.

5.5 Jak zauważono powyżej (pkt 3.4), Komisja przyznaje, że jej pierwotna decyzja (z dnia 16 października 2003 r.) o odrzuceniu wstępnego wniosku skarżącego jako niedopuszczalnego była wynikiem błędu. Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził ponadto, że Komisja może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za opóźnienie, które nastąpiło między jej decyzją z dnia 16 października 2003 r. a datą poinformowania skarżącego o tej decyzji (zob. pkt 5.4). Ponadto Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Komisja nie zapewniła następnie równego traktowania skarżącego i innych promotorów, których wstępne wnioski zostały wybrane i którzy zostali poproszeni o przedłożenie pełnego wniosku (pkt 3.11). W świetle tych okoliczności Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że roszczenie odszkodowawcze jest co do zasady uzasadnione.

5.6 Jeśli chodzi o wysokość odszkodowania, skarżący przedstawił kalkulację, w której zażądał 2 275 EUR z tytułu kosztów związanych z jego staraniami, aby Komisja rozważyła jego wstępny wniosek (30 godzin czasu pracy według stawki 75 EUR za godzinę plus kwota ryczałtowa w wysokości 25 EUR z tytułu kosztów wysyłania faksów i wykonywania połączeń telefonicznych) oraz 8 752,60 EUR z powodu (jak się okazało) daremnego wysiłku przygotowania wniosku (20 dni roboczych według stawki 409 EUR za dzień plus kwota ryczałtowa w wysokości 7 % z tytułu kosztów).

5.7 Jeśli chodzi o pierwszą z tych pozycji, Rzecznik uważa, że nie można wykluczyć, iż obywatel może zwrócić się do administracji o zrekompensowanie mu konkretnych kosztów, które poniósł w celu dochodzenia swoich praw. Trudno jednak zrozumieć, dlaczego skarżący powinien był poświęcić na tę kwestię 30 godzin pracy. Pismo skarżącego do Komisji z dnia 29 grudnia 2003 r. zawiera mniej niż 2 strony, a jego przygotowanie nie mogło wymagać nieproporcjonalnie dużo czasu i pracy. To samo dotyczy dwóch skarg, które skarżący złożył do Rzecznika Praw Obywatelskich (skarga 33/2004/GG i skarga 221/2004/GG). Zdaniem Rzecznika skarżący nie przedstawił wystarczających dowodów na to, że wysiłki, jakie musiał podjąć, aby Komisja uznała, że jego wstępny wniosek został złożony w terminie, wykraczały poza to, czego można racjonalnie oczekiwać od obywatela, który zwraca się do instytucji UE w celu uzyskania dotacji.

5.8 Rzecznik uważa, że w odniesieniu do kosztów przygotowania pełnego wniosku należy wziąć pod uwagę różne kwestie. Jak słusznie podnosi skarżący, możliwe jest, że mógłby on przygotować lepszą propozycję lub w ogóle zrezygnować z jej złożenia, gdyby otrzymał ocenę swojej propozycji wstępnej.

Rzecznik uważa jednak, że należy również wziąć pod uwagę następujące aspekty:

- Nawet gdyby Komisja udzieliła porady, której skarżący twierdzi, że powinien był udzielić, nie ma dowodów na to, że skarżący powstrzymałby się od złożenia pełnego wniosku. Przedstawienie pełnego wniosku nie zagwarantowało jednak powodzenia, ponieważ wydaje się, że ostatecznie wybrano jedynie 50 % promotorów zaproszonych do złożenia wniosku.

- W swoich uwagach dotyczących opinii Komisji skarżący stwierdził, że założył, iż Komisja nie miała zasadniczych zastrzeżeń co do treści lub formy oraz że Komisja nie uznała, że wstępny wniosek należy zoptymalizować w sposób zasadniczy. To właśnie w oparciu o to oczekiwanie przygotował pełną propozycję. Należy jednak zauważyć, że w piśmie Komisji z dnia 2 lutego 2004 r. wzywającym skarżącego do przedstawienia pełnego wniosku jednoznacznie stwierdzono, że nie ma gwarancji, że subsydium zostanie wypłacone.

- Jak podniosła Komisja, w prawie wspólnotowym nie istnieje "prawo" do subwencji. Osoby, które ubiegają się o dotację, mogą mieć tylko nadzieję na uzyskanie żądanej kwoty bez żadnej gwarancji sukcesu. Wnioskodawcy narażają się zatem na ryzyko, że czas, który poświęcili na przygotowanie swoich wniosków, został spędzony na próżno.

- W niniejszej sprawie skarżący zgodził się złożyć pełny wniosek pomimo braku oceny jego wstępnego wniosku. Należy zatem domniemywać, że skarżący zaakceptował część ryzyka, że jego propozycja nie zostanie uwzględniona w danych okolicznościach.

5.9 W związku z powyższym Rzecznik uważa, że dobrą praktyką administracyjną byłoby, gdyby Komisja zaoferowała skarżącemu godziwą rekompensatę z tytułu negatywnych dla niego konsekwencji niewłaściwego administrowania, które miały miejsce. Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawia zatem poniżej projekt zalecenia. Jednakże zdaniem Rzecznika kwota, którą można uznać za sprawiedliwą w okolicznościach niniejszej sprawy, jest z pewnością znacznie niższa niż kwota żądana przez skarżącego.

6 Wniosek o udzielenie odpowiedzi na pytanie "Dienstaufsichtsbeschwerden"

6.1 Skarżący twierdził, że Komisja powinna odpowiedzieć na jego "Dienstaufsichtsbeschwerden" (skargi przeciwko poszczególnym członkom personelu Komisji).

6.2 W swojej opinii Komisja stwierdziła, że po otrzymaniu pisma skarżącego z dnia 29 grudnia 2003 r. przystąpiła do ponownej oceny sprawy. Zdaniem Komisji badanie to doprowadziło do wniosku, że nie można zarzucać odpowiedzialnemu urzędnikowi ani komisji selekcyjnej, które popełniły błąd działając w „dobrej wierze”. Komisja zauważyła, że przedstawiła swoje stanowisko w piśmie z dnia 19 lipca 2004 r., w którym wyjaśniła, że nie zna żadnej podstawy prawnej dla „Dienstaufsichtsbeschwerden” w prawie wspólnotowym, i wezwała skarżącego do przedstawienia bardziej precyzyjnych wskazówek co do podstaw takich skarg. Według Komisji skarżący nie odpowiedział na to wezwanie.

6.3 Rzecznik uważa, że składający skargę "Dienstaufsichtbeschwerden" chciał złożyć skargę na zachowanie poszczególnych zainteresowanych urzędników, a nie na zachowanie instytucji jako takiej. Rzecznik uważa jednak, że rzeczywiście nic nie wskazuje na to, że urzędnicy ci nie działali w "dobrej wierze". Zdaniem Rzecznika stanowisko Komisji wydaje się zatem uzasadnione.

6.4 Nie można zatem stwierdzić niewłaściwego administrowania w tym aspekcie sprawy.

7 Wnioski

Art. 3 ust. 5 jego statutu nakazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich poszukiwanie, w miarę możliwości, polubownego rozwiązania w celu zadośćuczynienia skarżącemu. W swojej opinii Komisja uznała, że skarżący nie był uprawniony do żadnych odszkodowań. Skarżący utrzymuje jednak, że powinien otrzymać odszkodowanie w wysokości ponad 10 000 EUR. Biorąc pod uwagę fakt, że stanowiska skarżącego i Komisji są bardzo rozbieżne, Rzecznik uważa, że jest mało prawdopodobne, aby propozycja polubownego rozwiązania zakończyła się powodzeniem w niniejszej sprawie.

W związku z powyższym Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawia Komisji następujące projekty zaleceń, zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Rzecznika Praw Obywatelskich:

Projekt zaleceń

(1) Komisja powinna rozpatrywać pełen zakres wniosku skarżącego o dostęp do dokumentów.

(2) Komisja powinna zaoferować skarżącemu sprawiedliwą rekompensatę za negatywne dla niego konsekwencje nieprzyznania mu przez Komisję traktowania równego traktowaniu przyznanemu innym wnioskodawcom, których wstępne wnioski zostały wybrane i którzy zostali zaproszeni do złożenia pełnego wniosku.

Komisja i skarżący zostaną poinformowani o tych projektach zaleceń. Zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja przesyła szczegółową opinię do dnia 31 grudnia 2005 r. Szczegółowa opinia mogłaby polegać na przyjęciu decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich i opisie środków podjętych w celu wdrożenia projektu zaleceń.

Strasburg, 27 września 2005 r.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Decyzja 94/262 Parlamentu Europejskiego z dnia 9 marca 1994 r. w sprawie przepisów i ogólnych warunków regulujących wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich, Dz.U. L 113, s. 15.

(2) Rzecznik zakłada, że tego rodzaju informacje zostały przekazane tylko tym promotorom, których wstępne propozycje zostały wybrane i dopiero po przyjęciu decyzji w sprawie tego wyboru.

(3) Dz.U. L 145, s. 43.