Strasburg, 4 października 2005 r.

Szanowna Pani B.,

W dniu 18 czerwca 2004 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącą rzekomego nieprzestrzegania przez Komisję Europejską jej obowiązków w odniesieniu do Pana akt osobowych.

W dniu 24 czerwca 2004 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji Europejskiej. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 25 sierpnia 2004 r. Przekazałem go Panu w dniu 30 sierpnia 2004 r. wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, które przesłał Pan w dniu 28 września 2004 r.

W dniu 12 października 2004 r. zwróciłem się do Komisji z prośbą o przekazanie mi dalszych informacji dotyczących Pana sprawy. Komisja przesłała swoją odpowiedź w dniu 12 stycznia 2005 r. Przekazałem go Panu w dniu 14 stycznia 2005 r. wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, które przesłał Pan w dniu 2 lutego 2005 r.

W dniu 28 lutego 2005 r. skierowałem do Komisji projekt zalecenia w tej sprawie.

W dniu 3 marca 2005 r. przesłał mi Pan e-mail dotyczący mojego projektu zalecenia. W dniu 7 marca 2005 r. przesłał mi Pan kolejny e-mail z prośbą o pominięcie poprzedniego e-maila z dnia 3 marca 2005 r. W swoim e-mailu z dnia 7 marca 2005 r. podkreślił Pan, jak ważne jest, aby wszystkie istotne dokumenty zostały dodane do Pana akt osobowych. Ponieważ nie było jasne, czy oczekuje Pan odpowiedzi na tę wiadomość, moje biuro skontaktowało się z Panem telefonicznie w dniu 7 marca 2005 r. Przy okazji tej rozmowy telefonicznej poinformował Pan podległe mi służby, że po dokładniejszym przeczytaniu projektu zalecenia stwierdził Pan, że Pańskie początkowe obawy nie wydają się uzasadnione. Potwierdził Pan, że Pańska wiadomość została wysłana w celach informacyjnych i że nie ma potrzeby udzielania na nią odpowiedzi.

W dniu 2 czerwca 2005 r. Komisja przekazała mi angielski oryginał swojej szczegółowej opinii w sprawie projektu zalecenia. W tej szczegółowej opinii Komisja twierdziła, że przedstawiając ten projekt zalecenia, naruszyłam jej prawo do bycia wysłuchaną.

Biorąc pod uwagę powagę tego zarzutu, w dniu 10 czerwca 2005 r. zwróciłem się do Komisji z prośbą o wyjaśnienia. Kopię niniejszego pisma oraz szczegółową opinię Komisji przekazano Panu tego samego dnia.

W dniu 13 czerwca 2005 r. Komisja przekazała mi tłumaczenie szczegółowej opinii na język niemiecki. Przekazałem go Panu w dniu 28 czerwca 2005 r. z zaproszeniem do przedstawienia uwag.

W dniu 30 czerwca 2005 r. pani Wallström, wiceprzewodnicząca Komisji odpowiedzialna za stosunki z Europejskim Rzecznikiem Praw Obywatelskich, odpowiedziała na moje pismo z dnia 10 czerwca 2005 r. Pani Wallström poinformowała mnie, że uważa, iż prawo Komisji do bycia wysłuchanym zostało przeze mnie uszanowane. Kopia niniejszego pisma została Panu przekazana w dniu 5 lipca 2005 r.

Pismem wysłanym w dniu 5 lipca 2005 r. podziękowałem pani poseł Wallström za jej pismo.

W dniu 15 lipca 2005 r. przesłał mi Pan swoje uwagi dotyczące szczegółowej opinii Komisji.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Kontekst

W 1998 r. dwóch przedstawicieli pracowników miejscowych Komisji w Austrii złożyło skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich w związku z niezapewnieniem przez Komisję pracownikom miejscowym zatrudnionym w przedstawicielstwie w Wiedniu dodatkowego ubezpieczenia (367/98/(VK)/GG). Sprawa została zamknięta po przyjęciu przez Komisję projektu zalecenia Rzecznika Praw Obywatelskich. Skarżący w niniejszej sprawie był jednym ze skarżących w tej sprawie.

W dniu 10 maja 2001 r. Komisja podjęła decyzję o zawieszeniu skarżącego w związku z poważnymi zarzutami podniesionymi przeciwko niemu. Jednocześnie Komisja zaoferowała jej możliwość przedstawienia swojego stanowiska w odniesieniu do tych zarzutów. Przesłuchanie to odbyło się w dniu 12 października 2001 r.

Decyzją z dnia 31 stycznia 2002 r. Komisja oddaliła skarżącego bez zawiadomienia. Skarżący odwołał się od tej decyzji do austriackiego sądu, w którym sprawa jest obecnie w toku. Biorąc pod uwagę, że skarżąca twierdziła, iż jako przedstawiciel personelu nie może zostać zwolniona przez Komisję w trybie doraźnym, Komisja skierowała do niej pismo w dniu 14 czerwca 2002 r. w celu rozwiązania umowy (w przypadku gdyby wcześniejsze zwolnienie było niezgodne z prawem).

Skarżący zażądał następnie dostępu do niektórych dokumentów, na których Komisja oparła swoją decyzję. Wniosek ten był podstawą skargi 242/2003/GG, która została zamknięta po tym, jak Komisja udzieliła skarżącemu dostępu do części odpowiednich dokumentów. W trakcie tego dochodzenia służby Rzecznika Praw Obywatelskich skontrolowały akta Komisji, które znajdowały się w Brukseli.

W przedmiocie niniejszego zarzutu

W trakcie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie skargi 242/2003/GG Komisja zaoferowała skarżącej możliwość wglądu do jej akt osobowych w Wiedniu. Skarżący skorzystał z tej możliwości.

W dniu 11 marca 2004 r. skarżąca złożyła wewnętrzną skargę do Dyrekcji Generalnej Komisji („DG”) ds. Prasy i Komunikacji, w której zarzuciła naruszenie „art. 26 i 24 regulaminu pracowniczego urzędników służby cywilnej i innych pracowników Wspólnot Europejskich”.

Artykuł 24 regulaminu pracowniczego stanowi, że „Wspólnoty udzielają pomocy każdemu urzędnikowi, w szczególności w postępowaniach przeciwko każdej osobie dopuszczającej się gróźb, zniewag lub zniesławiających czynów lub wypowiedzi, lub wszelkich ataków na osobę lub mienie, którym on lub członek jego rodziny jest poddawany ze względu na zajmowane stanowisko lub pełnione obowiązki”.

Artykuł 26 regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej stanowi:

„Akta osobowe urzędnika zawierają:

a) wszystkie dokumenty dotyczące jego statusu administracyjnego oraz wszystkie sprawozdania dotyczące jego zdolności, skuteczności i postępowania;

b) wszelkie uwagi urzędnika dotyczące takich dokumentów.

Dokumenty są rejestrowane, numerowane i składane w porządku seryjnym; dokumenty określone w lit. a) nie mogą być wykorzystywane lub cytowane przez instytucję przeciwko urzędnikowi, chyba że zostały mu przekazane przed ich złożeniem. (…)

Na każdego urzędnika przypada tylko jedna osobista dokumentacja.

Urzędnik ma prawo, nawet po zakończeniu służby, zapoznać się ze wszystkimi dokumentami znajdującymi się w jego aktach i sporządzić ich kopie”.

W skardze do DG ds. Prasy i Komunikacji skarżąca stwierdziła, że do jej akt osobowych dodano kilka dokumentów bez jej wiedzy. Z drugiej strony większość jej uwag dotyczących dokumentów, które zostały włączone do akt (w tym tych, które oznaczyła słowami „kopia do akt osobowych”), nie została jej zdaniem włączona do akt. Skarżąca przytoczyła jako przykłady dwa dokumenty znajdujące się w jej aktach osobowych (oznaczone jako „IV/18” i „IV/19”). Według skarżącej dokumenty znajdujące się w jej aktach osobowych w konsekwencji przedstawiały zniekształcony pogląd w odniesieniu do obiektywnych faktów. Skarżący stwierdził ponadto, że w Brukseli istnieją „równoległe” akta osobowe, których większość nie figuruje w aktach osobowych w Wiedniu. Wreszcie skarżąca wskazała, że jej akta osobowe nie zawierały żadnych elementów uzasadniających jej zwolnienie, tj. żadnych dokumentów po dniu, w którym w maju 2001 r. została zawieszona w obowiązkach służbowych.

Ponadto skarżąca twierdziła, że Komisja powinna była udzielić jej dostępu do pełnej treści akt w Brukseli. Stwierdziła również, że odwołała się od decyzji o jej zwolnieniu, zastrzegając sobie wszelkie dalsze prawa.

W skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich złożonej w czerwcu 2004 r. skarżąca odniosła się do swojej skargi do Komisji z dnia 11 marca 2004 r., wskazując, że Komisja nie udzieliła na nią odpowiedzi. Skarżąca zasadniczo twierdziła zatem, że Komisja nie wywiązała się ze swoich obowiązków w odniesieniu do jej akt osobowych.

WNIOSEK

Podejście Rzecznika
Praw Obywatelskich

Skarga została przekazana Komisji do zaopiniowania. Aby uniknąć nieporozumień, Rzecznik poinformował Komisję i skarżącego, że jego dochodzenie dotyczyło jedynie kwestii związanych z osobistymi aktami skarżącego, a zatem nie obejmowałoby innych kwestii wymienionych przez skarżącego w piśmie do Komisji z dnia 11 marca 2004 r. (takich jak kwestia dostępu do akt w Brukseli i decyzja Komisji o oddaleniu skarżącego).

Opinia Komisji

W swojej opinii Komisja odniosła się do decyzji z dnia 21 czerwca 2004 r., w której udzieliła odpowiedzi na pismo skarżącego z dnia 11 marca 2004 r. Komisja wyraziła ubolewanie, że odpowiedź ta została opóźniona.

Pismem z dnia 21 czerwca 2004 r. Komisja odrzuciła skargę skarżącego z dnia 11 marca 2004 r. Komisja argumentowała, że art. 24 i 26 regulaminu pracowniczego nie mają zastosowania do pracowników miejscowych i że tak zwane „akta osobowe” w przedstawicielstwie w Wiedniu nie są zatem aktami w rodzaju tych, o których mowa w art. 26 regulaminu pracowniczego.

Komisja dodała, że nawet gdyby artykuły te miały zastosowanie w niniejszej sprawie, nie byłoby właściwe porównywanie akt, które zostały przedstawione służbom Rzecznika Praw Obywatelskich, z „aktami osobowymi” dotyczącymi urzędnika. Akta przedstawione służbom Rzecznika Praw Obywatelskich były jedynie aktami roboczymi związanymi wyłącznie z przesłuchaniem dyscyplinarnym wszczętym przeciwko skarżącemu. Ponadto w ramach tego postępowania skarżący miałby, zdaniem Komisji, dostęp do wszystkich dokumentów wymienionych w „powiadomieniu o skargach” z dnia 8 maja 2001 r., na którym oparła się Komisja. Komisja uznała, że właśnie to miał zapewnić art. 26 regulaminu pracowniczego w przypadku urzędników (tj. że decyzje nie były podejmowane na podstawie nieznanych im informacji).

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżąca podtrzymała skargę. Przedstawiła również dalsze uwagi dotyczące art. 24 regulaminu pracowniczego. Według skarżącej została ona publicznie potępiona przez Komisję na długo przed przesłuchaniem. Skarżąca stwierdziła również, że na rozprawie zadano jej pytania, które nie miały nic wspólnego z zarzutami, które zostały jej wysunięte.

Dalsze zapytania

Po dokładnym rozważeniu opinii Komisji i uwag skarżącego okazało się, że konieczne są dalsze dochodzenia.

Wniosek o udzielenie dodatkowych informacji

W związku z tym w dniu 12 października 2004 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji (1) o wyjaśnienie, że tak zwane "akta osobowe" w przedstawicielstwie w Wiedniu nie są aktami, o których mowa w art. 26 regulaminu pracowniczego, biorąc pod uwagę, że a) w odpowiedzi z dnia 25 września 2003 r. na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o udzielenie dalszych informacji w ramach dochodzenia w sprawie skargi 242/2003/GGG Komisja wskazała, że skarżąca może skorzystać z prawa do wglądu do swoich akt osobowych w siedzibie przedstawicielstwa w Wiedniu oraz b) w dokumentach Komisji przedłożonych przez skarżącą (oznaczonych jako "IV/18" i "IV/19") wyraźnie stwierdzono, że mają one zostać włączone do "akt osobowych" skarżącego, (2) w celu wyjaśnienia charakteru i celu "akt osobowych" skarżącej w jej przedstawicielstwie w Wiedniu oraz określenia, na jakiej podstawie prawnej akta te były przechowywane, (3) wyjaśnienie, czy uważa, że "akta osobowe" skarżącego w jego przedstawicielstwie w Wiedniu nie musiały zawierać (a) wszystkich dokumentów dotyczących statusu administracyjnego skarżącego i wszystkich sprawozdań dotyczących jego zdolności, skuteczności i zachowania oraz (b) wszelkich uwag skarżącego dotyczących takich dokumentów oraz (4) wyjaśnienie, dlaczego "akta osobowe" skarżącego w jego przedstawicielstwie w Wiedniu nie zawierały uwag skarżącego dotyczących dokumentów oznaczonych jako "IV/18" i "IV/19" oraz żadnych dokumentów sporządzonych po dacie w maju 2001 r., kiedy skarżący został zawieszony.

Odpowiedź Komisji

W swojej odpowiedzi Komisja przedstawiła następujące uwagi:

Artykuł 26 regulaminu pracowniczego miał zastosowanie wyłącznie do urzędników, a nie do pracowników miejscowych, takich jak skarżący. Odpowiednie przepisy dotyczące agentów lokalnych nie odnosiły się do tego przepisu. Artykuł 11 warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich w ich nowej wersji (tj. po zmianach, które weszły w życie w dniu 1 maja 2004 r.), który stanowił, że art. 26 regulaminu pracowniczego ma zastosowanie przez analogię do personelu tymczasowego, miał obecnie zastosowanie do personelu kontraktowego przez analogię zgodnie z art. 81 warunków. Nowe przepisy nie regulowały jednak sytuacji, które miały miejsce w przeszłości.

Akta osobowe w przedstawicielstwie Komisji w Austrii były jedynymi aktami osobowymi, które Komisja wszczęła jako pracodawca skarżącego do celów zarządzania personelem. Prawo Komisji do tego zostało w tym przypadku uregulowane w prawie austriackim. Zasady przechowywania akt osobowych personelu miejscowego Komisji zostały określone w „Notatce administracyjnej nr 119” z dnia 13 lutego 1985 r.(1). Przedstawicielstwom Komisji przypomniano również o wymogu przechowywania akt osobowych, na przykład w piśmie przesłanym przez DG ds. Prasy i Komunikacji w dniu 26 października 2000 r.(2).

Prawo austriackie nie wymagało od pracodawców przechowywania akt osobowych. Komisja nie była zatem prawnie zobowiązana do włączenia do akt osobowych wszystkich dokumentów dotyczących statusu skarżącej oraz jej zdolności, wyników i zachowania. Prawo austriackie nie wymagało również, aby Komisja włączała do akt osobowych oświadczenia skarżącego dotyczące poszczególnych wydarzeń.

Nota przedłożona przez skarżącego w odniesieniu do dokumentu „IV/19” nie musiała być przechowywana w aktach skarżącego. Dokument „IV/19” został dołączony do akt ze względu na polecenie skarżącemu, aby dzień wcześniej zgłosił nieobecność ustnie. Jednakże dokumenty przedstawione przez skarżącą dotyczyły jedynie medycznych przyczyn jej częściowej nieobecności w dniu 3 października 2000 r. Dokumenty te musiały zatem zostać złożone w dokumentacji medycznej skarżącej, a nie w jej aktach osobowych.

Komisja przyznała, że nota, do której odniosła się skarżąca w związku z dokumentem „IV/18”, nie została złożona wraz z tym dokumentem w jej aktach osobowych. Ponieważ pominięcie to miało miejsce ponad cztery lata temu, nie było już możliwe ustalenie, jak do tego doszło. Jednak wbrew temu, co stwierdziła skarżąca w swoim piśmie z dnia 11 marca 2004 r., w jej aktach osobowych nie brakowało większości opinii i odpowiedzi skarżącej. Gdy skarżąca przedstawiła opinie i odpowiedzi dotyczące zdarzeń, które zostały odnotowane w jej aktach osobowych, zostały one dołączone do akt. Skarżąca była w stanie poprzeć swoje roszczenia tylko w dwóch przypadkach, z których jeden wyraźnie nie miał tu znaczenia.

Akta osobowe skarżącej zakończyły się w maju 2001 r., ponieważ została ona zwolniona z obowiązków w dniu 10 maja 2001 r. Postępowanie dyscyplinarne zostało przeprowadzone przez DG ds. Prasy i Komunikacji. Ponieważ ta ostatnia miała siedzibę w Brukseli, prawidłowo przechowywała w Brukseli akta dotyczące postępowania dyscyplinarnego.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżąca podtrzymała skargę i przedstawiła następujące dalsze uwagi:

Zgodnie z notatką wewnętrzną dotyczącą wizyty kontrolera finansowego w przedstawicielstwie z dnia 2 lipca 1999 r., sporządzoną przez pana P., zarząd został poproszony o przestrzeganie pewnych wytycznych dotyczących przechowywania akt osobowych, na przykład zasady, zgodnie z którą każdy dokument, który ma zostać włączony do akt osobowych, musi być kontrasygnowany przez zainteresowanego przedstawiciela lokalnego.

Z dokumentów z dnia 13 listopada 1985 r. i z dnia 26 października 2000 r., do których odniosła się Komisja, jasno wynikało, że akta osobowe pracowników miejscowych należy rozpatrywać analogicznie do akt urzędników. Z notatki z dnia 26 października 2000 r. wynikało, że akta osobowe powinny być przechowywane wyłącznie w przedstawicielstwie.

Rozumowanie Komisji w odniesieniu do dokumentu „IV/19” było niezrozumiałe. W odnośnym dokumencie została ona (skarżąca) oskarżona o nieobecność w pracy bez zezwolenia. W swojej odpowiedzi broniła się przed tym oskarżeniem. Odpowiedź ta dotyczyła zatem nie tylko medycznych przyczyn jej nieobecności, ale stanowiła jej reakcję na całkowicie bezpodstawne oskarżenie. Incydent ten stanowił bardzo dobry przykład tego, w jaki sposób ówczesne kierownictwo przedstawicielstwa, włączając do akt tylko wybrane dokumenty, próbowało stworzyć wrażenie, że nie wywiązała się ona ze swoich obowiązków lub była winna wykroczenia.

Jak podkreśliła w piśmie z dnia 11 marca 2004 r., odniesienia do dokumentów „IV/18” i „IV/19” stanowiły jedynie przykłady.

Skarżąca zamieściła szczegółowy wykaz dokumentów, które zostały włączone do akt osobowych bez jej wiedzy, oraz uwag, które nie zostały włączone, mimo że oznaczyła je do włączenia do akt osobowych. Według skarżącej co najmniej 12 jej notatek, które oznaczyła jako przeznaczone do włączenia do jej akt osobowych, nie zostało włączonych, podczas gdy prawie 30 pism administracji zostało włączonych bez jej wiedzy. Skarżąca przedłożyła również kopię wiadomości elektronicznej z dnia 29 września 2000 r., w której poinformowała kierownictwo przedstawicielstwa, że w dniu 3 października 2000 r. rano ma udać się do lekarza.

PROJEKT ZALECENIA RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

Projekt zalecenia

W dniu 28 lutego 2005 r. Rzecznik Praw Obywatelskich skierował do Komisji, zgodnie z art. 3 ust. 6 swojego statutu, projekt zalecenia 3. Projekt zalecenia miał następujące brzmienie:

Komisja powinna dokonać przeglądu dokumentów, do których odnosi się skarżąca, w celu włączenia ich do jej akt osobowych i udzielenia jej dostępu do właściwie odtworzonych akt.

Projekt zalecenia opierał się na następujących przesłankach:

1. Skarżący pracował jako lokalny agent w Przedstawicielstwie Komisji w Wiedniu. W dniu 10 maja 2001 r. Komisja podjęła decyzję o zawieszeniu skarżącego w związku z poważnymi zarzutami podniesionymi przeciwko niemu. Decyzją z dnia 31 stycznia 2002 r. Komisja oddaliła skarżącego bez zawiadomienia. Skarżący odwołał się od tej decyzji do austriackiego sądu, w którym sprawa jest obecnie w toku. Skarżący zażądał następnie dostępu do niektórych dokumentów, na których Komisja oparła swoją decyzję. Wniosek ten był podstawą skargi 242/2003/GG, która została zamknięta po tym, jak Komisja udzieliła skarżącemu dostępu do części odpowiednich dokumentów. W trakcie tego dochodzenia służby Rzecznika Praw Obywatelskich skontrolowały akta Komisji, które znajdowały się w Brukseli.

W trakcie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie skargi 242/2003/GG Komisja zaoferowała skarżącej możliwość wglądu do jej akt osobowych w Wiedniu. Skarżący skorzystał z tej możliwości. Następnie złożyła skargę do Dyrekcji Generalnej Komisji („DG”) ds. Prasy i Komunikacji, argumentując, że do jej akt osobowych dodano kilka dokumentów bez jej wiedzy oraz że większość jej uwag dotyczących dokumentów, które zostały włączone do akt (w tym tych, które oznaczyła słowami „kopia do akt osobowych”), nie została włączona do akt. Skarżąca przytoczyła jako przykłady dwa dokumenty znajdujące się w jej aktach osobowych (oznaczone jako „IV/18” i „IV/19”). Według skarżącej dokumenty znajdujące się w jej aktach osobowych w konsekwencji przedstawiały zniekształcony pogląd w odniesieniu do obiektywnych faktów. Skarżący stwierdził ponadto, że w Brukseli istnieją „równoległe” akta osobowe, których większość nie figuruje w aktach osobowych w Wiedniu. Wreszcie skarżąca wskazała, że jej akta osobowe nie zawierały żadnych elementów uzasadniających jej zwolnienie, tj. żadnych dokumentów po dniu, w którym w maju 2001 r. została zawieszona w obowiązkach służbowych.

W skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich złożonej w czerwcu 2004 r. skarżąca odniosła się do swojej skargi do Komisji z dnia 11 marca 2004 r., wskazując, że Komisja nie udzieliła na nią odpowiedzi. Skarżąca zasadniczo twierdziła zatem, że Komisja nie wywiązała się ze swoich obowiązków w odniesieniu do jej akt osobowych.

W skardze skarżąca powołała się na art. 26 regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej, który stanowi, co następuje:

„Akta osobowe urzędnika zawierają:

a) wszystkie dokumenty dotyczące jego statusu administracyjnego oraz wszystkie sprawozdania dotyczące jego zdolności, skuteczności i postępowania;

b) wszelkie uwagi urzędnika dotyczące takich dokumentów.

Dokumenty są rejestrowane, numerowane i składane w porządku seryjnym; dokumenty określone w lit. a) nie mogą być wykorzystywane lub cytowane przez instytucję przeciwko urzędnikowi, chyba że zostały mu przekazane przed ich złożeniem. (…)

Na każdego urzędnika przypada tylko jedna osobista dokumentacja.

Urzędnik ma prawo, nawet po zakończeniu służby, zapoznać się ze wszystkimi dokumentami znajdującymi się w jego aktach i sporządzić ich kopie”.

2. W swojej opinii Komisja argumentowała, że art. 26 regulaminu pracowniczego nie ma zastosowania do pracowników miejscowych i że tak zwane „akta osobowe” w przedstawicielstwie w Wiedniu nie są zatem aktami w rodzaju tych, o których mowa w art. 26 regulaminu pracowniczego. Komisja stwierdziła ponadto, że w toku postępowania dyscyplinarnego wszczętego przeciwko skarżącej miała ona dostęp do wszystkich dokumentów, na których Komisja oparła się przeciwko niej. Zdaniem Komisji właśnie to miał zapewnić art. 26 regulaminu pracowniczego w przypadku urzędników (tj. aby decyzje nie były podejmowane na podstawie nieznanych im informacji).

W odpowiedzi na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o udzielenie dalszych informacji Komisja stwierdziła, że akta osobowe przechowywane w jej przedstawicielstwie w Wiedniu były jedynymi aktami osobowymi, które wszczęła jako pracodawca skarżącego do celów zarządzania personelem. Komisja uznała, że jej prawo do tego jest w tym przypadku uregulowane w prawie austriackim. Zasady przechowywania akt osobowych personelu miejscowego Komisji zostały określone w „Notatce administracyjnej nr 119” z dnia 13 lutego 1985 r. Przedstawicielstwom Komisji przypomniano również o wymogu przechowywania akt osobowych, na przykład w piśmie przesłanym przez DG ds. Prasy i Komunikacji w dniu 26 października 2000 r. Komisja stwierdziła, że prawo austriackie nie wymagało od pracodawców przechowywania akt osobowych i że w związku z tym nie było prawnie zobowiązane do włączenia do akt osobowych wszystkich dokumentów dotyczących statusu skarżącego oraz jego umiejętności, wyników i zachowania. Twierdził on ponadto, że prawo austriackie również nie wymaga od Komisji włączenia do akt osobowych oświadczeń skarżącego dotyczących poszczególnych wydarzeń.

Według Komisji nota przedłożona przez skarżącą w odniesieniu do dokumentu „IV/19” nie musiała być przechowywana w aktach osobowych skarżącej, lecz w jej aktach medycznych. Komisja przyznała, że nota, do której odniosła się skarżąca w związku z dokumentem „IV/18”, nie została złożona wraz z tym dokumentem w jej aktach osobowych. Zdaniem Komisji w jej aktach osobowych nie zabrakło jednak większości opinii i odpowiedzi skarżącej. Komisja argumentowała, że skarżąca była w stanie poprzeć swoje twierdzenia tylko w dwóch przypadkach, z których jeden wyraźnie nie miał tu znaczenia.

Komisja stwierdziła ponadto, że akta osobowe skarżącej zakończyły się w maju 2001 r., ponieważ została ona zwolniona ze swoich obowiązków w dniu 10 maja 2001 r. Postępowanie dyscyplinarne zostało przeprowadzone przez DG ds. Prasy i Komunikacji. Ponieważ ta ostatnia miała siedzibę w Brukseli, Komisja podniosła, że prawidłowo przechowywała w Brukseli akta postępowania dyscyplinarnego.

3. Przed rozpatrzeniem zarzutu skarżącego przydatne wydaje się zbadanie kwestii wstępnej. W swojej opinii Komisja podniosła, że jej prawo do przechowywania akt osobowych członków jej personelu w przedstawicielstwie w Wiedniu podlega prawu austriackiemu i że nie wymaga ono od pracodawców przechowywania takich akt. Rzecznik zauważa jednak, że Komisja nie twierdziła, iż prawo austriackie uniemożliwiałoby jej przechowywanie takich akt osobowych. Ponadto z dowodów, którymi dysponuje Rzecznik, wyraźnie wynika, że Komisja podjęła decyzję o przechowywaniu akt osobowych w odniesieniu do swoich pracowników lokalnych oraz że wydała wewnętrzne instrukcje dotyczące sposobu, w jaki należy to zrobić, w swojej nocie administracyjnej nr 119 z dnia 13 lutego 1985 r. W tych okolicznościach nic nie stoi na przeszkodzie, aby Rzecznik zbadał sposób, w jaki Komisja prowadziła akta osobowe dotyczące skarżącego.

4. Dobrą praktyką administracyjną jest zapewnienie, aby akta osobowe członka personelu instytucji lub organu Wspólnoty zawierały (1) wszystkie dokumenty dotyczące jego statusu administracyjnego oraz wszystkie sprawozdania dotyczące jego kwalifikacji, wydajności i postępowania, jak również (2) wszelkie uwagi urzędnika dotyczące takich dokumentów. Obowiązek ten jest przewidziany w art. 26 regulaminu pracowniczego w odniesieniu do urzędników. Prawdą jest, że przed przyjęciem zmian, które weszły w życie w dniu 1 maja 2004 r., warunki zatrudnienia pracowników miejscowych nie przewidywały wyraźnie, że art. 26 regulaminu pracowniczego urzędników Wspólnot Europejskich powinien mieć zastosowanie również do pracowników miejscowych. Należy jednak zauważyć, że „Nota administracyjna nr 119” z dnia 13 lutego 1985 r. wyraźnie stanowi, że „przez analogię do sprawozdań z oceny urzędników” akta osobowe pracowników miejscowych powinny zawierać wyłącznie dokumenty wymienione w wykazie załączonym do niniejszych instrukcji. W nocie z dnia 26 października 2000 r., przypominającej osobom odpowiedzialnym za przepisy dotyczące akt osobowych pracowników miejscowych, DG ds. Prasy i Informacji powtórzyła ten sam wzór („[p]ar analogie avec les dossiers personnels des fonctionnaires”). Należy ponadto zauważyć, że wykaz załączony do instrukcji wydanych w 1985 r. wyraźnie odnosi się (w punkcie G) do konieczności dodania do akt osobowych wszelkich uwag, jakie może mieć agent w odniesieniu do sprawozdań dotyczących jego zdolności, wyników i zachowania („les observations éventuelles de l'agent à leur sujet”). Ponadto Komisja sama przyznała, że uwagi skarżącej dotyczące dokumentu „IV/18” powinny były zostać włączone do jej akt osobowych w niniejszej sprawie. W świetle tych okoliczności Rzecznik uważa, że art. 26 regulaminu pracowniczego stanowi kodyfikację obowiązków wynikających z zasady dobrej administracji i że w związku z tym obowiązki te spoczywały na Komisji w odniesieniu do pracowników miejscowych jeszcze przed wejściem w życie przepisu wyraźnie przewidującego analogiczne zastosowanie art. 26 regulaminu pracowniczego do pracowników miejscowych.

5. Rzecznik Praw Obywatelskich sam nie widział akt osobowych skarżącego przechowywanych w Wiedniu. Z informacji dostarczonych zarówno przez skarżącą, jak i przez Komisję wynika jednak, że akta te nie zawierają żadnych dokumentów dotyczących postępowania dyscyplinarnego prowadzonego przeciwko skarżącej po dniu, w którym w maju 2001 r. została ona zawieszona w obowiązkach. W odpowiedzi na wniosek Rzecznika o udzielenie dalszych informacji Komisja stwierdziła, że dokumenty dotyczące postępowania dyscyplinarnego były przechowywane w aktach w Brukseli, ponieważ postępowanie to było prowadzone przez DG ds. Prasy i Komunikacji z siedzibą w Brukseli. Rzecznik uważa, że wyjaśnienie to jest nie do przyjęcia. Wykaz załączony do wewnętrznych instrukcji Komisji z dnia 13 lutego 1985 r. dotyczących sposobu przechowywania akt osobowych pracowników miejscowych zawiera sekcję H zatytułowaną „Sprawy dyscyplinarne” („Pytania dyscyplinarne”). Oczywiste jest zatem, że dokumenty dotyczące postępowania dyscyplinarnego muszą zostać włączone do akt osobowych lokalnego pełnomocnika. Należy ponadto zauważyć, że art. 26 regulaminu pracowniczego (wynikające z niego obowiązki, o których mowa powyżej, mają zastosowanie do pracowników miejscowych) stanowi, że dla każdego pracownika przechowuje się tylko jedną dokumentację osobistą. Ta sama zasada wydaje się być przypomniana w pkt 3 noty Komisji z dnia 26 października 2000 r., zgodnie z którym akta osobowe mają być przechowywane „wyłącznie” w przedstawicielstwie. Rzecznik Praw Obywatelskich zgadza się, że w warunkach opisanych przez Komisję uzasadnione może być przechowywanie kopii roboczej dokumentów dotyczących postępowania dyscyplinarnego w służbach zajmujących się tym postępowaniem (4). Nie ma to jednak wpływu na konieczność dodania samych dokumentów do akt osobowych skarżącego przechowywanych w Wiedniu. Brak takiego działania ze strony Komisji w niniejszej sprawie stanowi zatem przypadek niewłaściwego administrowania.

6. W odniesieniu do dokumentu "IV/19" Rzecznik zauważa, że dokument ten jest e-mailem, który pan K., przełożony skarżącego, skierował do skarżącego w dniu 3 października 2000 r., który został skopiowany do kilku innych osób, w tym do szefa Przedstawicielstwa. W tym e-mailu pan K. twierdził, że skarżąca wskazała, iż będzie nieobecna do godz. 9.30, ale że w rzeczywistości przybyła do pracy dopiero tego dnia około południa bez uprzedniego poinformowania przełożonego, recepcji lub administracji. Według pana K. nie wiedział też o żadnym późniejszym wyjaśnieniu. Pan K. stwierdził, że skarżący był zatem nieobecny w pracy bez zezwolenia. W odpowiedzi z tego samego dnia skarżąca wskazała, że poinformowała pana K. pocztą elektroniczną z dnia 29 września 2000 r., że będzie musiała udać się do lekarza w szpitalu „wtorek rano” (tj. rano w dniu 3 października 2000 r.) i że nie była w stanie dokładnie wskazać, jak długo to potrwa. Skarżąca wyjaśniła ponadto, że przedłożyła administracji zaświadczenie. Zgodnie z tym dokumentem skarżący przebywał w szpitalu do godziny 11 rano tego dnia. Rzecznik uważa, że inny dokument przedstawiony przez skarżącą (poświadczenie lekarza z dnia 27 września 2000 r.) rzeczywiście nie musiał być przechowywany w aktach osobowych skarżącej, lecz w jej dokumentacji medycznej. Rzecznik uważa jednak, że należy wyciągnąć inny wniosek w odniesieniu do e-maila skarżącej do pana K. z dnia 3 października 2000 r. oraz zaświadczenia o czasie spędzonym w szpitalu. W swoim e-mailu skarżąca odpowiedziała na zarzut pana K., że była nieobecna w pracy bez pozwolenia. Rzecznik uważa, że z uwagi na fakt, iż wiadomość e-mail pana K. z dnia 3 października 2000 r. została włączona do akt osobowych skarżącego, należało również załączyć przynajmniej odpowiedź skarżącego z tego samego dnia. W związku z tym, że Komisja tego nie uczyniła, akta osobowe skarżącego rzeczywiście wydają się przedstawiać zniekształcony pogląd w odniesieniu do obiektywnych faktów (5). Rzecznik uważa zatem, że nieuwzględnienie przez Komisję (przynajmniej) wiadomości e-mail skarżącej z dnia 3 października 2000 r. w jej aktach osobowych również stanowi przypadek niewłaściwego administrowania.

7. Z powyższego wynika, że Komisja nie uwzględniła uwag skarżącej dotyczących dokumentów „IV/18” i „IV/19” w jej aktach osobowych. Rzecznik zauważa, że skarżąca wspomniała o tych dokumentach jako przykładowych dokumentach, które powinny były zostać włączone do jej akt osobowych. W swoich uwagach dotyczących odpowiedzi Komisji na wniosek o udzielenie dodatkowych informacji skarżąca przedstawiła szczegółowy wykaz dokumentów, które zostały włączone do akt osobowych bez jej wiedzy, oraz uwag, które nie zostały włączone, mimo że oznaczyła je do włączenia do akt osobowych. Wbrew temu, co zakłada Komisja, nic nie wskazuje zatem na to, że skarżąca jest w stanie poprzeć swoje twierdzenia tylko w dwóch przypadkach. Jednak nawet gdyby po bliższej analizie okazało się, że żadna z dodatkowych uwag, do których odniosła się skarżąca, nie musiała zostać włączona do jej akt osobowych, nie miałoby to wpływu na wniosek, że jej uwagi dotyczące dokumentów „IV/18” i „IV/19” musiały zostać włączone do jej akt osobowych. W tym kontekście Rzecznik zauważa, że Komisja przyznała, iż uwagi do dokumentu „IV/18” powinny były zostać uwzględnione, nie wskazując jednak, czy uczyniono to w międzyczasie.

8. W odniesieniu do zarzutu skarżącego, że dokumenty zostały dołączone bez poinformowania go o tym, Rzecznik zauważa, że Komisja wydaje się twierdzić, że w każdym razie nie mogła oprzeć się na żadnym z dokumentów bez umożliwienia skarżącemu przedstawienia uwag na ich temat. Rzecznik zauważa, że art. 26 regulaminu pracowniczego stanowi, że „dokumenty, o których mowa w lit. a), nie mogą być wykorzystywane lub cytowane przez instytucję przeciwko urzędnikowi, chyba że zostały mu przekazane przed ich złożeniem”. Przepis ten chroni zatem urzędników (lub, w przypadku gdy wynikające z niego obowiązki mają zastosowanie do pracowników miejscowych, agenta) przed wykorzystaniem dokumentów, które zostały włączone do akt osobowych bez poinformowania urzędnika (lub agenta). Rzecznik uważa jednak, że dobra praktyka administracyjna wymaga, aby ta negatywna ochrona została uzupełniona pozytywnym obowiązkiem zapewnienia zainteresowanej osobie możliwości przedstawienia uwag na temat dokumentu, zanim zostanie on włączony do akt osobowych (6). Oczywiste jest, że urzędnik lub agent nie może zgłaszać uwag (i prosić o włączenie tych uwag do swoich akt osobowych) do dokumentów, na które nie został poinformowany. Rzecznik zauważa jednak, że w międzyczasie skarżąca zapoznała się ze swoimi aktami osobistymi i w ten sposób odkryła wszystkie zawarte w nich dokumenty. Zauważa on ponadto, że w swojej skardze, w swoich uwagach dotyczących opinii Komisji, a w szczególności w swoich uwagach dotyczących odpowiedzi Komisji na wniosek o udzielenie dalszych informacji, skarżąca szczegółowo przedstawiła dokumenty i uwagi, które nadal powinny być zawarte w jej aktach osobowych. Biorąc pod uwagę, że Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawia projekt zalecenia, w którym zwraca się do Komisji o ponowne rozważenie tych dokumentów i uwag w celu włączenia ich do akt osobowych skarżącego, nie wydaje się konieczne prowadzenie dalszych dochodzeń w odniesieniu do braku skonsultowania się przez Komisję ze skarżącym w sprawie dokumentów zawartych w jej aktach osobowych.

9. W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że Komisja nie wywiązała się ze swoich obowiązków w odniesieniu do akt osobowych skarżącego, ponieważ nie załączyła do nich wszystkich istotnych dokumentów.

Szczegółowa opinia Komisji

W swojej szczegółowej opinii Komisja przedstawiła następujące uwagi:

Z proceduralnego punktu widzenia zaskakujące było to, że Rzecznik wydał projekt zalecenia na podstawie listy dostarczonej przez skarżącą dopiero wraz z jej ostatnimi uwagami z dnia 1 lutego 2005 r. Komisja nie miała możliwości przedstawienia uwag na temat tego wykazu, zanim Rzecznik Praw Obywatelskich przyjął projekt zalecenia. Taki sposób postępowania naruszał prawo Komisji do bycia wysłuchanym i nie był zgodny z art. 3 ust. 1 statutu Rzecznika Praw Obywatelskich oraz art. 4 ust. 4 i art. 4 ust. 5 przepisów wykonawczych przyjętych przez Rzecznika Praw Obywatelskich.

Również po dniu 1 maja 2004 r. nie istniał żaden przepis przewidujący analogiczne zastosowanie art. 26 regulaminu pracowniczego do pracowników miejscowych. Artykuły 120–122 warunków zatrudnienia innych pracowników (zwanych dalej „warunkami”), które dotyczyły pracowników miejscowych, nie zawierały żadnego odniesienia do art. 26 regulaminu pracowniczego, podczas gdy takie odniesienie zostało dokonane (odpowiednio w odniesieniu do pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych) w art. 11 i 81 warunków. Pierwsze założenie Rzecznika Praw Obywatelskich było zatem oczywiście bezpodstawne. Ponadto, biorąc pod uwagę wyraźne odniesienie do art. 26 regulaminu pracowniczego w odniesieniu do pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych, brak odniesienia w odniesieniu do personelu miejscowego wyraźnie wskazywał a contrario, że przepis ten nie ma zastosowania do personelu miejscowego. Należy również zauważyć, że przedstawicielstwa i przedstawicielstwa zatrudniające pracowników miejscowych posiadały jedynie bardzo małe jednostki administracyjne.

Odniesienie do akt osobowych w „Notatce administracyjnej nr 119” z dnia 13 lutego 1985 r. i w nocie z dnia 26 października 2000 r. miało na celu jedynie określenie rodzaju dokumentów, których nie należy włączać do akt osobowych. Odesłanie to w żadnym wypadku nie może być interpretowane jako obejmujące zastosowanie art. 26 regulaminu pracowniczego do personelu miejscowego. Po drugie, skarżący nie był oczywiście uprawniony do wywnioskowania z tych notatek żadnych praw, które stanowiły instrukcje wewnętrzne.

Komisja nigdy nie uznała, że uwagi skarżącego dotyczące dokumentu „IV/18” powinny były zostać włączone do akt osobowych skarżącego.

Nie było obowiązku wprowadzenia dokumentów związanych z postępowaniem dyscyplinarnym przeciwko skarżącej do jej akt osobowych przechowywanych w przedstawicielstwie w Wiedniu. Sekcja H wewnętrznych instrukcji Komisji dotyczyła wyłącznie dokumentów związanych ze środkami dyscyplinarnymi podjętymi przez samo Przedstawicielstwo. Ponadto instrukcje te zostały skierowane do osób odpowiedzialnych w delegaturach i przedstawicielstwach. W związku z tym nie mogą one nakładać na DG ds. Prasy i Komunikacji obowiązku umieszczania dokumentów związanych z postępowaniami dyscyplinarnymi przeciwko pracownikom miejscowym w ich aktach osobowych przechowywanych w przedstawicielstwach.

W celu znalezienia polubownego rozwiązania Komisja była jednak gotowa dokonać przeglądu dokumentów wymienionych w wykazie załączonym do uwag skarżącej z dnia 1 lutego 2005 r. w celu włączenia ich do jej akt osobowych, pod warunkiem że skarżąca dostarczyła Komisji wszystkie dokumenty, których rzekomo brakowało w jej aktach osobowych. Ponadto Komisja była gotowa dodać uwagi skarżącego dotyczące dokumentów „IV/18” i „IV/19”, a mianowicie e-mail skarżącego z dnia 3 października 2000 r. i notę wydaną we wrześniu 2000 r., do jego akt osobowych. Po zakończeniu tego przeglądu Komisja ponownie udzieli skarżącemu dostępu do zrekonstruowanej dokumentacji.

Komisja podkreśliła, że przyjęcie projektu zalecenia nie może być interpretowane jako akceptacja obowiązku przechowywania akt osobowych dla jej lokalnych agentów i że nie tworzy ono precedensu dla innych identycznych lub podobnych przypadków.

Pismo Rzecznika Praw Obywatelskich do Komisji

W dniu 10 czerwca 2005 r. Rzecznik wystosował pismo do Komisji, aby ustosunkować się do zarzutu sformułowanego przez nią w szczegółowej opinii, zgodnie z którym Rzecznik naruszył prawo Komisji do bycia wysłuchanym.

Rzecznik podkreślił, że jest to poważne oskarżenie Komisji Europejskiej przeciwko Europejskiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich.

Stwierdził również, że stanowisko Komisji wydaje się być oparte na błędnej interpretacji projektu zalecenia. Rzecznik podkreślił, że z tekstu (pkt 2.7) jasno wynika, że projekt zalecenia, zgodnie z którym Komisja powinna dokonać przeglądu „dokumentów, do których odnosi się skarżący” (tj. w tym dokumentów wymienionych po raz pierwszy w wyżej wymienionym wykazie), nie oznacza, że Rzecznik uznał, iż wszystkie te dokumenty powinny koniecznie zostać włączone do akt osobowych skarżącego. Dodał on, że jest oczywiste, iż decyzja co do tego, czy dokumenty powinny zostać w ten sposób włączone, powinna zostać podjęta przez Komisję po ich zbadaniu. Rzecznik wskazał ponadto, że w rzeczywistości wyraźnie przewidział możliwość, że decyzja Komisji może być negatywna („nawet jeśli po bliższym zbadaniu powinna udowodnić, że żadna z dodatkowych uwag, na które powołuje się skarżąca, nie musi zostać włączona do jej akt osobowych”).

Rzecznik wezwał zatem Komisję do zbadania sprawy i poinformowania go, czy zamierza podtrzymać swoje stanowisko, że naruszył on prawo Komisji do bycia wysłuchanym.

Odpowiedź Komisji

W dniu 30 czerwca 2005 r. pani Wallström, wiceprzewodnicząca Komisji odpowiedzialna za stosunki z Europejskim Rzecznikiem Praw Obywatelskich, odpowiedziała na jego pismo.

Wiceprzewodniczący stwierdził, że Komisja nigdy nie miała zamiaru formułować oskarżeń przeciwko Rzecznikowi Praw Obywatelskich. W związku z tym wyraziła ubolewanie z powodu wszelkich nieporozumień, jakie mogła spowodować szczegółowa opinia Komisji.

Wiceprzewodnicząca wyjaśniła, że Komisja chciała po prostu stwierdzić, że nie miała możliwości przedstawienia uwag na temat wykazu dokumentów przedłożonych przez skarżącego przed sporządzeniem projektu zalecenia. Dodała, że w związku z tym była wdzięczna za wyjaśnienia, których Rzecznik udzielił w piśmie z dnia 10 czerwca 2005 r.

Na zakończenie wiceprzewodnicząca stwierdziła, że w świetle tych wyjaśnień uważa, iż Rzecznik przestrzegał prawa Komisji do bycia wysłuchanym.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach dotyczących szczegółowej opinii Komisji skarżąca przedstawiła następujące uwagi:

Stanowisko Komisji, zgodnie z którym nie była ona zobowiązana do przechowywania akt osobowych pracowników miejscowych, było błędne. W przepisach mających zastosowanie do pracowników miejscowych podkreślono, że opierają się one na regulaminie pracowniczym i warunkach zatrudnienia. Wobec braku odmiennych przepisów w tych przepisach zastosowanie miał zatem regulamin pracowniczy.

Argument Komisji, zgodnie z którym przedstawicielstwa nie były w stanie prowadzić akt osobowych pracowników miejscowych zgodnie z art. 26 regulaminu pracowniczego, był niezrozumiały, biorąc pod uwagę, że przedstawicielstwo bardzo dobrze mogło włączyć własne dokumenty do swoich akt osobowych w niniejszej sprawie.

Jej zawieszenie w czynnościach, a następnie zwolnienie z pracy było bezpośrednio związane z arbitralnym sposobem, w jaki Komisja rozpatrywała jej akta osobowe. Ze względu na ten związek decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich, w której Komisja zostałaby po prostu poproszona o uzupełnienie jej akt osobowych ex post, nie byłaby pomocna w jej konkretnej sprawie.

DECYZJA

1 Uwagi wstępne

1.1 Pierwotna skarga złożona w czerwcu 2004 r. dotyczyła postępowania Komisji w sprawie akt osobowych skarżącego, ale wspominała również o kilku innych kwestiach. W pismach wszczynających dochodzenie oraz w celu uniknięcia nieporozumień Rzecznik poinformował Komisję i skarżącego, że jego dochodzenie dotyczy jedynie kwestii związanych z osobistymi aktami skarżącego, a zatem nie obejmie innych kwestii wymienionych przez skarżącego w piśmie do Komisji z dnia 11 marca 2004 r. (takich jak kwestia dostępu do akt w Brukseli i decyzja Komisji o oddaleniu skarżącego).

1.2 W swoich uwagach dotyczących opinii Komisji skarżąca przedstawiła dalsze uwagi w odniesieniu do art. 24 regulaminu pracowniczego, do których odniosła się już w swojej skardze. Według skarżącej została ona publicznie potępiona przez Komisję na długo przed przesłuchaniem. Skarżąca stwierdziła również, że na rozprawie zadano jej pytania, które nie miały nic wspólnego z zarzutami, które zostały jej wysunięte. Rzecznik uznał, że rozszerzenie obecnego dochodzenia na te dalsze kwestie nie byłoby właściwe. Takie postępowanie nieuchronnie opóźniłoby dochodzenie Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie pierwotnego zarzutu skarżącego. Rzecznik uznał, że nie leży to w interesie skarżącego. W związku z tym poinformował on skarżącą w projekcie zalecenia, które skierował do Komisji, że kwestie te nie zostaną zbadane w ramach obecnego dochodzenia, ale że może ona złożyć nową skargę dotyczącą tych kwestii.

1.3 W swoich uwagach dotyczących szczegółowej opinii Komisji w sprawie projektu zalecenia skarżąca podkreśliła, że jej zawieszenie, a następnie odwołanie przez Komisję, było bezpośrednio związane ze sposobem, w jaki Komisja prowadziła jej akta osobowe. Skarżąca dodała, że decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich, w której Komisja zostałaby po prostu poproszona o uzupełnienie jej akt osobowych ex post, nie byłaby zatem pomocna w jej konkretnej sprawie. Rzecznik zauważa jednak, że skarżąca wniosła skargę sądową na decyzję Komisji o jej zwolnieniu. Do sądu rozpatrującego niniejszą skargę należałoby zatem podjęcie decyzji w sprawie ewentualnego znaczenia sposobu postępowania przez Komisję z aktami osobowymi skarżącej dla zgodności z prawem decyzji Komisji o jej zwolnieniu. Należy przypomnieć, że art. 195 Traktatu WE upoważnia Rzecznika Praw Obywatelskich do prowadzenia dochodzeń „z wyjątkiem przypadków, gdy domniemane fakty są lub były przedmiotem postępowania sądowego”.

1.4 W swojej szczegółowej opinii Komisja stwierdziła, że Rzecznik naruszył swoje prawo do bycia wysłuchanym przy sporządzaniu projektu zalecenia. Następnie Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o ponowne rozpatrzenie tego poważnego oskarżenia, wyjaśniając powody, dla których uznał je za bezpodstawne. W swojej odpowiedzi pani Wallström, wiceprzewodnicząca Komisji odpowiedzialna za stosunki z Europejskim Rzecznikiem Praw Obywatelskich, stwierdziła, że Komisja nigdy nie miała zamiaru formułować oskarżeń przeciwko Rzecznikowi Praw Obywatelskich i wyraziła ubolewanie z powodu wszelkich nieporozumień, jakie mogła spowodować szczegółowa opinia Komisji. Pani Wallström dodała, że jest wdzięczna za wyjaśnienia, których Rzecznik udzielił w swoim piśmie, oraz że w świetle tych wyjaśnień uważa, że Rzecznik przestrzegał prawa Komisji do bycia wysłuchanym.

Rzecznik uważa, że w świetle odpowiedzi Komisji nie ma potrzeby podejmowania dalszych działań z jego strony w odniesieniu do tego aspektu sprawy.

2 Sposób postępowania przez Komisję z aktami osobowymi skarżącego

2.1 Skarżąca w skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich, która wcześniej pracowała jako lokalny agent Przedstawicielstwa Komisji w Wiedniu, zasadniczo twierdziła, że Komisja nie wywiązała się ze swoich obowiązków dotyczących jej akt osobowych.

2.2 W dniu 28 lutego 2005 r. Rzecznik Praw Obywatelskich skierował do Komisji projekt zalecenia (7), w którym zwrócił się do Komisji o dokonanie przeglądu dokumentów, do których odnosi się skarżąca, w celu włączenia ich do jej akt osobowych oraz o udzielenie jej dostępu do właściwie zrekonstruowanych akt.

2.3 W szczegółowej opinii na temat tego projektu zalecenia Komisja wyjaśniła, że nie zgadza się z argumentami prawnymi, na których Rzecznik oparł swój projekt zalecenia. Komisja dodała jednak, że w celu znalezienia polubownego rozwiązania jest jednak gotowa dokonać przeglądu dokumentów wymienionych w wykazie załączonym do uwag skarżącej z dnia 1 lutego 2005 r. w celu włączenia ich do jej akt osobowych, pod warunkiem że skarżąca dostarczy Komisji wszystkie dokumenty, których rzekomo brakowało w jej aktach osobowych. Ponadto Komisja zauważyła, że jest gotowa dodać do swoich akt osobowych uwagi skarżącego dotyczące dokumentów „IV/18” i „IV/19”, a mianowicie e-mail skarżącego z dnia 3 października 2000 r. oraz notę wydaną we wrześniu 2000 r. Po zakończeniu tego przeglądu Komisja ponownie udzieli skarżącemu dostępu do zrekonstruowanej dokumentacji.

2.4 Rzecznik uważa, że Komisja zaakceptowała zatem jego projekt zalecenia (choć nie rozważania, na których się on opiera) i że sposób, w jaki proponuje go wdrożyć, wydaje się zadowalający. W szczególności Rzecznik uważa, że stanowisko Komisji, zgodnie z którym skarżąca powinna najpierw dostarczyć jej kopię wszystkich dokumentów, których rzekomo brakuje w jej aktach osobowych, jest uzasadnione. Jeżeli Komisja ma zdecydować, które dokumenty mają zostać włączone do akt osobowych skarżącego, musi oczywiście otrzymać kopię tych dokumentów.

2.5 Biorąc pod uwagę, że Komisja przyjęła projekt zalecenia, Rzecznik uważa, że nie jest konieczne przeprowadzenie szczegółowej analizy argumentów przedstawionych przez Komisję w celu wyjaśnienia, dlaczego nie zgadza się ona z rozważaniami, na których oparto projekt zalecenia.

2.6 Biorąc jednak pod uwagę, że nie można wykluczyć, iż podobne spory mogą pojawić się w przyszłości, Rzecznik uważa, że warto pokrótce odnieść się do niektórych argumentów Komisji.

Komisja słusznie zauważa, że nawet w wersji obowiązującej po dniu 1 maja 2004 r. przepisy regulujące sytuację pracowników miejscowych (art. 120–122 warunków zatrudnienia innych pracowników) nie zawierają żadnego odniesienia do art. 26 regulaminu pracowniczego, podczas gdy takie odniesienie znajduje się w art. 11 i 81 (odpowiednio w odniesieniu do pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych) warunków (8). Należy jednak zauważyć, że stanowisko Rzecznika nie opierało się na istnieniu takiej zasady, lecz na stwierdzeniu, że art. 26 regulaminu pracowniczego wyraża jedynie obowiązki wynikające z zasady dobrej administracji w tej dziedzinie. Zdaniem Rzecznika instrukcje zawarte w "Notatce administracyjnej nr 119" z dnia 13 lutego 1985 r. oraz w nocie z dnia 26 października 2000 r. pokazują, że rozważanie to nie jest obce własnemu myśleniu Komisji. Należy również zauważyć, że bezsporne jest, iż Komisja prowadziła akta osobowe skarżącego (a nawet zaprosiła go do zapoznania się z ich treścią). W tych okolicznościach Rzecznik uważa jednak, że Komisja nie może już arbitralnie decydować, które dokumenty należy włączyć do tej sprawy, a które nie.

Jeżeli chodzi o drobną kwestię, w swojej opinii w sprawie skargi Komisja przyznała, że uwagi skarżącego dotyczące dokumentu „IV/18” nie zostały włączone do akt osobowych skarżącego. Komisja wyjaśniła, że to „zaniechanie” miało miejsce ponad cztery lata temu i że nie można już ustalić, jak do niego doszło. W świetle tych stwierdzeń zaskakujące jest stwierdzenie, że w swojej szczegółowej opinii Komisja zaprzeczyła, jakoby kiedykolwiek uznała, że przedmiotowy dokument powinien był zostać włączony do akt osobowych skarżącego.

3 Wnioski

Z uwag Komisji wynika, że Komisja przyjęła projekt zalecenia Rzecznika Praw Obywatelskich i podjęła kroki w celu jego wdrożenia.

W swoich uwagach skarżąca stwierdziła, że jej zawieszenie, a następnie zwolnienie było bezpośrednio związane ze sposobem, w jaki Komisja prowadziła jej akta osobowe. Skarżąca zauważyła, że decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich, w której Komisja zostałaby po prostu poproszona o uzupełnienie jej akt osobowych ex post, nie byłaby zatem pomocna w jej konkretnej sprawie. Jak jednak zauważono powyżej (zob. pkt 1.3), skarżąca wniosła skargę sądową przeciwko zwolnieniu, w związku z czym Rzecznik nie może zbadać tej kwestii.

W tych okolicznościach Rzecznik nie jest w stanie udzielić skarżącej dalszej pomocy w odniesieniu do przedmiotu jej obecnej skargi. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Komisja przedłożyła kopię tej noty.

(2) Kopia tego dokumentu została również dostarczona przez Komisję.

(3) Projekt zalecenia jest dostępny na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich (http://www.ombudsman.europa.eu).

(4) Punkt 3 noty Komisji z dnia 26 października 2000 r. stanowi, że kopie dokumentów znajdujących się w aktach osobowych mogą zostać przekazane na żądanie do Brukseli.

(5) Należy zauważyć, że zaświadczenie przedstawione przez skarżącego wydaje się dowodzić, że opuścił on szpital dopiero o godzinie 11 w dniu 3 października 2000 r. Rzecznik zauważa ponadto, że wraz z uwagami dotyczącymi odpowiedzi Komisji na wniosek o udzielenie dalszych informacji, skarżąca przedłożyła kopię swojego e-maila z dnia 29 września 2000 r. informującego pana K. o zbliżającej się nieobecności w dniu 3 października 2000 r.

(6) Jeżeli notatka pana P., do której odniosła się skarżąca w swoich uwagach dotyczących odpowiedzi Komisji na wniosek o udzielenie dalszych informacji, rzeczywiście zawiera treść, którą skarżąca twierdzi, że posiada, wydaje się, że sama Komisja podziela ten pogląd.

(7) Projekt zalecenia jest dostępny na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich (http://www.ombudsman.europa.eu).

(8) Zawarta w projekcie zalecenia uwaga Rzecznika Praw Obywatelskich, zgodnie z którą „przed dniem [...] 1 maja 2004 r.” (zob. pkt 2.4 projektu zalecenia) nie istniała żadna zasada stanowiąca, że art. 26 regulaminu pracowniczego powinien mieć zastosowanie również do pracowników miejscowych, wynikała z faktu, że w opinii Komisji błędnie zinterpretowano wprowadzenie takiej zasady od dnia 1 maja 2004 r. (zob. pkt 1 opinii: „(...) Te nowe przepisy nie regulują jednak sytuacji, które miały miejsce w przeszłości, takich jak sprawa skarżącego.”).