Strasburg, 14 listopada 2006 r.

Szanowny Panie,

W dniu 20 kwietnia 2004 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w imieniu Europejskiego Instytutu Związków Zawodowych („ETUI”). Pańska skarga dotyczyła decyzji Komisji Europejskiej o odzyskaniu 109 318 EUR z dotacji przyznanej ETUI na program prac na 2000 r. (umowa o udzielenie dotacji VS/2000/0017).

W dniu 2 czerwca 2004 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 2 sierpnia 2004 r. Przekazałem go Panu z zaproszeniem do zgłaszania uwag.

W dniu 12 października 2004 r. przesłał mi Pan swoje uwagi dotyczące opinii Komisji.

W dniu 21 marca 2005 r. poinformowałem Pana, że postanowiłem przeprowadzić dalsze dochodzenie w sprawie Pańskiej skargi. W dniu 30 maja 2005 r. Komisja przesłała mi odpowiedź na moje dalsze zapytania. Przekazałem Panu odpowiedź Komisji wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag. Przesłał Pan swoje uwagi w dniu 6 lipca 2005 r.

W dniu 13 września 2005 r. poinformowałem Pana, że postanowiłem przeprowadzić dalsze dochodzenia na podstawie nowych informacji przedstawionych w Pana uwagach. Komisja przesłała swoją odpowiedź w dniu 17 listopada 2005 r. Przekazałem go Panu z zaproszeniem do zgłaszania uwag. Przesłał Pan swoje uwagi w dniu 30 stycznia 2006 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Skarga została złożona przez Europejski Instytut Związków Zawodowych (ETUI), instytut badawczy Europejskiej Konfederacji Związków Zawodowych (ETUC). Skarga dotyczyła decyzji Komisji o odzyskaniu 109 318 EUR z dotacji przyznanej ETUI na jej program prac na rok 2000 (umowa o udzielenie dotacji VS/2000/0017). Nakaz odzyskania środków opierał się na sprawozdaniu z audytu Komisji z dnia 4 września 2002 r., którego wnioski zostały zakwestionowane przez ETUI.

Audytorzy Komisji przedstawili ogólnie pozytywne sprawozdanie, ale zaproponowali również Komisji odzyskanie kwoty 109 318 EUR głównie na pokrycie kosztów posiedzeń, kosztów personelu, kosztów podróży i niektórych innych drobnych pozycji, w tym zużycia wody i kawy („vivres et boissons”). Poprzednie audyty nie odrzuciły pozycji „vivre et boissons”, w związku z czym skarżący nie rozumiał, dlaczego tym razem została ona odrzucona.

Jeśli chodzi o odrzucenie wydatków związanych z konkretną konferencją (konferencją EXPO 2000, która odbyła się w Hanowerze), w programie prac skarżącego odniesiono się do tego wydarzenia w programie prac zatwierdzonym przez Komisję. W związku z tym Komisja zasadniczo zatwierdziła to wydarzenie.

Skarżący twierdził, że nakaz odzyskania środków na kwotę 109 318 EUR, przekazany Komisji dnia 20 stycznia 2003 r., był nieuzasadniony i nieodpowiednio uzasadniony.

WNIOSEK

Opinia Komisji

Skarga została przekazana Komisji do zaopiniowania. W swojej opinii Komisja przedstawiła następujące uwagi:

(1) Procedura audytu

W dniach 10 i 11 kwietnia 2002 r. audytorzy Komisji przeprowadzili audyt w siedzibie ETUI w Brukseli. Audyt dotyczył umowy o udzielenie dotacji VS/2000/0017, dotyczącej kosztów bieżących rocznego budżetu beneficjenta. Kwota wypłacona beneficjentowi przez Komisję wyniosła 3 500 000 EUR, co odpowiada 100 % łącznych kosztów kwalifikowalnych.

Po zakończeniu audytu audytorzy zorganizowali w dniu 11 kwietnia 2002 r. spotkanie końcowe w celu przedstawienia wyników audytu panu HO., dyrektorowi ETUI; HU., administrator; oraz pana F. z ETUC, która jest organizacją zajmującą się księgowością ETUI. Wszystkie ustalenia wymienione w projekcie sprawozdania zostały przesłane do ETUI w dniu 7 czerwca 2002 r. i omówione z przedstawicielami beneficjenta podczas spotkania końcowego.

W piśmie z dnia 7 czerwca 2002 r. służby Komisji zwróciły się do dyrektora ETUI o poinformowanie go o wszelkich ewentualnych uwagach, jakie może on mieć w odniesieniu do projektu sprawozdania, i o uczynienie tego przed dniem 15 lipca 2002 r.

ETUI przekazał swoje uwagi pismem z dnia 11 lipca 2002 r. Kilka ustaleń audytowych Komisji zostało zaakceptowanych przez ETUI.

Komisja szczegółowo przeanalizowała odpowiedź i sporządziła sprawozdanie końcowe, w którym przedstawiła stanowisko w odniesieniu do wszystkich istotnych uwag zgłoszonych przez ETUI. Niektóre argumenty przedstawione przez ETUI, w odniesieniu do których przedstawiono wystarczające dodatkowe informacje, zostały zaakceptowane przez Komisję. Sprawozdanie końcowe zostało przesłane do ETUI w dniu 4 września 2002 r., co oznaczało zakończenie procedury audytu.

(2) Procedura pokontrolna

W dniu 16 października 2002 r. Komisja otrzymała pismo, w którym ETUI wyraziło sprzeciw wobec jednego konkretnego punktu sprawozdania audytora dotyczącego wydatków związanych z konferencją EXPO 2000. W piśmie nie wspomniano o żadnych innych kwestiach, co oznacza, że ETUI zaakceptowało wszystkie inne kwestie wymienione w sprawozdaniu z audytu.

Pomimo faktu, że ETUI nie przedstawiło żadnych nowych informacji w piśmie, o którym mowa powyżej, służby Komisji ponownie przeanalizowały sprawę i zaprosiły dyrektora ETUI na spotkanie z Komisją w dniu 12 grudnia 2002 r., podczas którego powyższy punkt został ponownie omówiony bardzo szczegółowo i w świetle dodatkowych dokumentów przedstawionych przez dyrektora podczas spotkania. Służby Komisji stwierdziły, że zarówno z przyczyn formalnych, jak i merytorycznych dokumenty te - które nie zostały przedstawione w aktach zbadanych podczas audytu - nie mogły prowadzić do ponownego rozpatrzenia wniosków z audytu w odniesieniu do konferencji EXPO 2000. W związku z tym Komisja podjęła decyzję o wszczęciu procedury odzyskania pomocy. W dniu 21 stycznia 2003 r. Komisja wydała nakaz odzyskania pomocy. W dniach 13 lutego, 22 maja i 7 listopada 2003 r. ETUI wystosowało kolejne pisma do Komisji, w których zwróciło się między innymi o ponowne rozpatrzenie wniosków z kontroli oraz o ponowne spotkanie ze służbami Komisji. W dniu 14 maja 2003 r. kwota 109 318 EUR została zmniejszona z płatności Komisji na rzecz ETUI na podstawie umowy o udzielenie dotacji z 2003 r. W dniu 16 czerwca 2003 r. do ETUI wysłano pismo Komisji, w którym stwierdzono, że procedura audytu nie może zostać wznowiona. Służby Komisji zaakceptowały jednak wniosek o spotkanie, które odbyło się w dniu 25 listopada 2003 r. i podczas którego uczestnicy ponownie szczegółowo omówili korektę związaną z konferencją EXPO 2000. Przedstawiciel ETUI nie przedstawił jednak żadnych nowych informacji. ETUI nie odwołał się od nakazu odzyskania środków do sądu.

(3) Ustalenia z audytu

Podczas kontroli na miejscu w ETUI audytorzy ustalili, co następuje:

1. Jeśli chodzi o koszty personelu, ustalono, że ogólnie poziom wynagrodzeń pracowników był rozsądny, ale należało podjąć wysiłki na rzecz większej przejrzystości w odniesieniu do wynagrodzeń i dodatkowych korzyści dla zarządzania personelem.

Komisja odmówiła pokrycia wydatków związanych z "vivres et boissons"i " chèques cadeaux", które nigdy nie były uzasadnione i wyjaśnione Komisji z wyprzedzeniem, a zatem nie były kwalifikowalne. Komisja zgodziła się z ETUI, że jej pracownicy otrzymają pozaprawne ubezpieczenie wypadkowe, pozaprawne ubezpieczenie emerytalne, ubezpieczenie szpitalne, jeden czek repas na dzień roboczy oraz abonament na MTB/transport publiczny.

(4) Skarga do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich

ETUI zarzucił Komisji, że nakaz odzyskania środków na kwotę 109 318 EUR był nieuzasadniony i nieodpowiednio uzasadniony. W piśmie z dnia 20 kwietnia 2004 r. skierowanym do Rzecznika ETUI odniosła się w szczególności do wydatków związanych ze spożyciem wody i kawy ("vivres et boissons") oraz do odmowy pokrycia wydatków związanych z konferencją EXPO 2000.

(i) Odniesienie do „spożycia wody i kawy” jest mylące. Badanie tego konkretnego konta przez audytorów ujawniło liczne niekontrolowane pozycje zamówione za pośrednictwem systemu caddy-home, w tym "vins rouges et blancs". Służby Komisji podtrzymują swoją opinię, że wydatki związane z przekąskami i napojami na imprezy biurowe mają charakter czysto prywatny i nie mogą zostać zaakceptowane w ramach kwalifikowalnych kosztów personelu.

(ii) Podczas badania sprawozdań finansowych dotyczących „spotkań” audytorzy wykryli kwotę 4 125 093 BEF w pozycji 011108 ujętą jako HBS 3-5.10.2000.

Dokumentacja przedstawiona przez ETUI wykazała autoryzację płatności oznaczoną jako „współfinansowanie konferencji EXPO 2000 w Hanowerze w dniach 3–5 października 2000 r.”. Audytorzy znaleźli fakturę na kwotę 200 000 DM wystawioną przez Hans Böckler Stiftung (HBS) na rzecz ETUI za świadczone usługi.

Analiza akt wykazała, że wypłata kwoty nie była związana z żadnymi rzeczywistymi kosztami poniesionymi przez ETUI. Była to raczej dotacja lub prezent dla HBS, za który organizacja ta wystawiła globalną fakturę. Komisja odrzuciła tę kwotę, ponieważ umowa o udzielenie dotacji nie zezwalała na udział finansowy ani wkłady na rzecz innych podmiotów.

W odpowiedzi z dnia 11 lipca 2002 r. ETUI określiła tę akcję jako sponsorującą.

Sprawa zbadana przez audytorów była sprawą zamkniętą. Nie zawierała ona ostatecznego sprawozdania finansowego HBS ani odpowiednich dokumentów potwierdzających uzasadniających koszty, ani też żadnego uzasadnienia, które mogłoby wykazać prawidłowe wykorzystanie kwoty 200 000 DM finansowanej przez ETUI. Artykuł 3 ust. 3 umowy o udzielenie dotacji (1) w związku z art. 11 ust. 1 części B załącznika 2 do umowy (2) stanowił, że Komisja może zaakceptować jedynie rzeczywiste koszty, które można zidentyfikować i kontrolować. Udzielenie dotacji niepowiązanej z rzeczywistymi kosztami było sposobem na uniknięcie kontroli ze strony Komisji.

W piśmie do Rzecznika ETUI argumentowało ponadto, że konferencja EXPO 2000 została należycie ogłoszona w programie prac ETUI na rok 2000, który został zatwierdzony przez Komisję.

Służby Komisji podkreślają, że ETUI nigdy nie poinformowało Komisji, że będzie sponsorować to wydarzenie kwotą 200 000 DM (około jednej trzeciej rocznego budżetu na spotkania), mimo że umowa z HBS została już podpisana w sierpniu 1999 r. W deklaracji końcowej przedstawionej Komisji przez ETUI po zdarzeniu nie podano kwoty ani uzasadnienia wykorzystania tej kwoty. Wydatki zostały wykryte tylko dlatego, że Komisja podjęła decyzję o przeprowadzeniu kontroli ex post na miejscu.

Fakt, że działanie było zasadniczo wymienione w programie prac, nie upoważniał beneficjenta do sponsorowania działania w arbitralnej wysokości. Umowa o udzielenie dotacji wyraźnie stanowiła, że koszty można uznać za kwalifikowalne tylko wtedy, gdy są one zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności z zasadą gospodarności i opłacalności. Gdyby beneficjentom dotacji wspólnotowych zezwolono na swobodne sponsorowanie działań tylko dlatego, że są one związane z programem prac, Komisja nie byłaby już w stanie wykonywać swoich zadań nadzorczych, w związku z czym nie można byłoby już uniknąć nadużyć finansowych i nieprawidłowości.

5. Wnioski

W związku z powyższym Komisja stwierdziła, że uzasadnienie skarżącego nie było wystarczające i że w tym przypadku nie przestrzegano zasad należytego zarządzania finansami w zakresie finansowania wspólnotowego.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach dotyczących opinii Komisji skarżący odnieśli się najpierw do odmowy uznania przez Komisję płatności ETUI w związku z konferencją EXPO 2000. Podkreśliła, że Komisja wiedziała o planowanym udziale ETUI w konferencji EXPO 2000 oraz że ETUI współorganizowało to wydarzenie, a zatem nie dotowało go. Skarżący zauważył, że:

„Czy do tej pory nie byliśmy w stanie tego zrobić i co jest zupełnie niemożliwe, to określić w globalnych fakturach skierowanych do Hans Böckler Stiftung, głównego organizatora i lokalnego wykonawcy wszystkich usług, które mają być świadczone, dokładny udział, który odnosi się do ETUI w odniesieniu do dwóch posiedzeń, za które byliśmy odpowiedzialni, oraz udział ETUI w ogólnych kosztach związanych z posterunkami konferencyjnymi jako całością, takich jak koszty druku, tłumaczenia ustnego, pobytu, posiłków, kosztów podróży i wyposażenia technicznego, które zostały zakontraktowane przez HBS na całe wydarzenie. W związku z tym niemożliwe jest dokładne określenie, jaka część tych kosztów powinna zostać przydzielona na ETUI”.

W odniesieniu do kosztów "vivres et boissons"skarżący stwierdził, że "żaden z trzech poprzednich audytów przeprowadzonych od 1978 r. nigdy nie sprzeciwiał się kosztom "vivres et boissons". W związku z tym nie rozumiemy, dlaczego te koszty nagle zostały odrzucone.

Dalsze zapytania Dalsze
zapytania

Po dokładnym rozważeniu opinii Komisji i uwag skarżącego okazało się, że konieczne są dalsze dochodzenia. W dniu 21 marca 2005 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o dostarczenie dalszych informacji dotyczących następującego oświadczenia skarżących: „Żaden z trzech poprzednich audytów przeprowadzonych od 1978 r. nigdy nie sprzeciwił się kosztom „vivres et boissons”. W związku z tym nie rozumiemy, dlaczego te koszty nagle zostały odrzucone.

Komisja została ponadto poinformowana, że może ustosunkować się do całości uwag skarżącego.

Odpowiedź Komisji

W odpowiedzi z dnia 30 maja 2005 r. Komisja przedstawiła następujące uwagi:

(1) W odniesieniu do „vivres et boissons”

Pozycja "vivres et boissons"nigdy nie została wymieniona jako taka we wstępnym budżecie ETUI ani w deklaracji końcowej przedstawionej Komisji, ani nie została wyraźnie zaakceptowana w żadnym sprawozdaniu z audytu. Raczej koszty "vivres et boissons"zostały najwyraźniej zaksięgowane w ramach wydatków na "koszty personelu".

W 2000 r. ETUI zadeklarowało kwotę 1 822 576 EUR na koszty personelu (ponad połowę całkowitego budżetu). Kwota ta obejmowała kwotę 72 819 EUR na pozycję „pozostałe koszty personelu”. Zgodnie z informacjami przekazanymi przez ETUI pozycja „pozostałe koszty personelu” w rocznym budżecie ETUI obejmuje koszty „czeków repas”, koszty transportu personelu oraz ubezpieczenie od wypadków i hospitalizacji. Kwota wydaje się a priori nie nierealistyczna dla agencji wielkości ETUI. Komisja nie została jednak wyraźnie poinformowana, że ETUI uwzględniło również kwotę 7 000 EUR na „przekąski i napoje na imprezy biurowe” w ramach „pozostałych kosztów personelu”. Kwota ta nie była możliwa do zidentyfikowania w deklaracji końcowej przedłożonej Komisji przez beneficjenta.

Aby wydatki w ramach działu „Inne koszty personelu” były kwalifikowalne, muszą być wyjaśnione i uzasadnione w sprawozdaniach z działalności ETUI i możliwe do zidentyfikowania jako wydatki o charakterze zawodowym, a nie prywatnym. Wyraźnie nie miało to miejsca w przypadku pozycji budżetowej „vivres et boissons” szczegółowo zbadanej podczas kontroli na miejscu. Ponadto nigdzie nie udokumentowano, że Komisja zaakceptowała jakiekolwiek koszty „vivres et boissons” lub że ETUI poinformowało Komisję, że do tego celu wykorzystano część kosztów personelu. W związku z tym Komisja utrzymuje, że wydatki te nie są kwalifikowalne.

(2) Konferencja EXPO 2000

(i) W odniesieniu do wydatków ETUI związanych z konferencją EXPO 2000 ETUI nie wykazało, że wydatki te były kwalifikowalne. Jak stwierdzono w sprawozdaniu z audytu, audytorzy otrzymali tylko jedną globalną fakturę za wydatki ETUI. Na długo po zamknięciu procedury audytu dyrektor ETUI przedłożył dodatkowe dokumenty, które Komisja zgodziła się zbadać. Te dodatkowe dokumenty nie wykazały jednak kwalifikowalności wydatków.

(ii) ETUI stwierdził w swoich uwagach, że Komisja nie odrzuciła wydatków związanych z innymi spotkaniami. Po pierwsze, to stwierdzenie jest błędne. Ze sprawozdania z audytu wynika, że Komisja odrzuciła wydatki zadeklarowane w ramach podpozycji „spotkania”, ponieważ ETUI nie wykazało, że poniosło rzeczywiste koszty związane z tym spotkaniem. ETUI zgodził się z odrzuceniem przedmiotowych wydatków.

(iii) Na pierwszej stronie swoich uwag ETUI twierdzi, że jego udział w konferencji EXPO 2000 nie był dotacją, lecz płatnością kosztów związanych z rzeczywistym uczestnictwem.

Jednakże w piśmie z dnia 11 lipca 2002 r. skierowanym do Komisji ETUI wyraźnie wskazało, że sponsorowało tę działalność. Nie zostało to przewidziane w umowie o udzielenie dotacji.

W korespondencji ETUI przesłanej Komisji po zamknięciu procedury audytu ETUI nie odniosło się już do sponsorowania, lecz stwierdziło, że płatność 200 000 DM dotyczyła rzeczywistych kosztów, które zostały faktycznie poniesione przez beneficjenta. Jednakże podczas spotkania z Komisją, które odbyło się w dniu 12 grudnia 2002 r., ETUI nie było w stanie powiązać tej kwoty z żadnymi poniesionymi przez siebie kosztami. Faktury HBS i innych przedsiębiorstw przedstawione podczas spotkania nie dotyczyły dwóch warsztatów, w których uczestniczył ETUI. Były one związane z ogólnymi wydatkami poniesionymi przez osoby trzecie w całym okresie trwania EXPO 2000. Należy dodać, że ETUI zorganizowało oba warsztaty wraz z czterema innymi instytucjami. Podczas spotkania stwierdzono, że beneficjent nie był w stanie udowodnić, że zadeklarowane wydatki dotyczyły kosztów, które zostały faktycznie poniesione przez ETUI. Kwota ta stanowiła zatem dotację lub prezent. Oczywiste jest, że nie można już było uniknąć nadużyć finansowych i nieprawidłowości, gdyby beneficjentom dotacji wspólnotowych zezwolono na swobodne sponsorowanie działań związanych z ich programem prac.

(iv) W swoich uwagach ETUI nieznacznie zmieniło swoją argumentację, odnosząc się do „podwykonawstwa”. W budżecie nie przewidziano jednak żadnej kwoty podwykonawstwa, która została uwzględniona jako integralna część umowy o udzielenie dotacji.

(v) Należy podkreślić, że ETUI nigdy nie poinformowało Komisji, że wniesie wkład finansowy w wydarzenie w Hanowerze, mimo że zobowiązało się już w sierpniu 1999 r. Ponadto ten wkład finansowy nigdy nie został wymieniony w regularnych sprawozdaniach ETUI przesyłanych Komisji.

Uwagi skarżącego

Odpowiedź Komisji z dnia 30 maja 2005 r. na dalsze dochodzenia Rzecznika została przekazana skarżącemu, który w dniu 6 lipca 2005 r. przedstawił następujące uwagi:

(1)'Vivres et boissons'

Prawdą jest, że post vivres et boissons nigdy nie został wymieniony jako taki w oficjalnych dokumentach, takich jak budżet tymczasowy lub deklaracja końcowa przedstawiona Komisji, ale został on wymieniony w bardziej szczegółowym budżecie ETUI, który ETUI zawsze dodaje do oficjalnego budżetu, tytułem informacji. Powodem, dla którego post „vivres et boissons” nie pojawił się wyraźnie w oficjalnym modelu budżetu, który ETUI musiało wykorzystać (w odniesieniu do budżetu tymczasowego, jak również do deklaracji końcowej), było to, że post „vivres et boissons” nie został wyraźnie wymieniony jako standardowe stanowisko w tym formularzu. W związku z tym, aby prawidłowo zastosować formularz budżetu Komisji, o który wnioskowano, ETUI musiało dodać kilka stanowisk w budżecie ETUI (3).

Gdy Komisja twierdzi, że nie ma odniesienia do sprawozdań z audytu, które kiedykolwiek wyraźnie zaakceptowały takie wydatki, należy zauważyć, że w sprawozdaniach z audytu ogólnie wspomina się o tym, co zostało odrzucone, a nie o tym, co zostało zaakceptowane.

Komisja wydaje się również sugerować, że ETUI ukryło "vivres et boissons"pod pozycją "koszty personelu". Jednakże zwykła metoda księgowa stosowana w Belgii, która musi być przestrzegana przez wszystkie organizacje w Belgii, przewiduje w bilansie nagłówek "koszty personelu", z podpodziałem "pozostałe koszty personelu", a w ramach tego wpisu "vivres et boissons". Pokazuje to, że ETUI prawidłowo stosuje odpowiednie ustawodawstwo belgijskie.

Komisja krytykuje ETUI za to, że nie poinformowało jej podczas kontroli o wydatkach w wysokości 7 000 EUR na „przekąski i napoje na przyjęcia biurowe” w ramach „innych kosztów personelu”. W trakcie audytu, który trwał dwa dni, audytorzy dokładnie zbadali jednak wszystkie księgi i faktury ETUI obejmujące jeden rok. ETUI nie rozumie zatem, dlaczego audytorzy nie zauważyli, że stanowisko vivres et boissons nie obejmowało „przekąsek i napojów na imprezy biurowe”, a jedynie wodę, kawę, herbatę, mleko, papier toaletowy i tym podobne (z wyjątkiem 107,09 EUR w przypadku wina) dla pracowników i uczestników spotkań ETUI. W Belgii przedsiębiorstwa zazwyczaj oferują swoim pracownikom wodę, kawę i herbatę w godzinach pracy. Ponadto uczestnicy ETUI na spotkaniach nie otrzymują diety dziennej, a zatem normalne jest, że ETUI oferuje im napój bezalkoholowy podczas spotkań.

Wszystkie powyższe wyjaśnienia wyraźnie pokazują, że koszty w ramach „vivres et boissons” miały charakter zawodowy, a nie prywatny. ETUI przyznaje, że nie wyjaśnił i nie uzasadnił tego konkretnie w swoim sprawozdaniu z działalności. Jednak ETUI zakładało, że w sprawozdaniu z działalności - dokumencie, który jest publikowany - ETUI musiało informować o swojej działalności badawczej, publikacjach i konferencjach, a nie o zużyciu wody i papieru toaletowego.

2. Konferencja Expo 2000

ETUI przyznało już Komisji, że można omawiać poziom wydatków na tę ważną konferencję, ale nie fakt, że ETUI przejęło odpowiedzialność za niektóre koszty związane z tymi dwoma warsztatami. Ponieważ działanie to ogłoszono w programie prac ETUI na 2000 r., który został zatwierdzony przez Komisję bez podania wyraźnej kwoty budżetowej na to działanie, i przedstawiono w sprawozdaniu z działalności ETUI za 2000 r., ETUI nadal uważa, że możliwe jest uznanie kwalifikowalności kosztów związanych z mechanizmem współfinansowania.

Dalsze zapytania

W świetle uwag skarżącego Rzecznik uznał za konieczne zwrócenie się do Komisji o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

(1) W swoich uwagach skarżący stwierdzają, że zawsze przedkładali Komisji bardziej szczegółowy, nieobowiązkowy rachunek budżetowy, na którym wyraźnie wskazywano pozycję kosztów „vivres et boissons” (por. załącznik 1 do uwag). Skarżący zwracają również uwagę, że dostawy w ramach tej pozycji nie dotyczyły „prywatnych biur”.

Byłbym wdzięczny, gdyby Komisja mogła przedstawić uwagi dotyczące tych kwestii.

(2) W świetle informacji dostarczonych przez skarżących byłbym ponadto wdzięczny, gdyby Komisja mogła dostarczyć mi kopie nieobowiązkowych rachunków budżetowych przedłożonych przez ETUI za lata 1995–1999, jak również wszelkie informacje dotyczące sposobu, w jaki Komisja potraktowała informacje zawarte w tych rachunkach.

(3) Byłbym również wdzięczny, gdyby Komisja mogła dostarczyć mi kopie faktur "caddy home", które mogła pobrać za rok 2000.

Odpowiedź Komisji

W dniu 15 listopada 2005 r. Komisja przedłożyła swoją odpowiedź na dalsze dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich. Reasumując, Komisja przedstawiła następujące uwagi:

(1) Nieobowiązkowe rachunki budżetowe

ETUI stwierdziło, że zawsze przedkładało Komisji bardziej szczegółowe, nieobowiązkowe sprawozdanie budżetowe, na którym wyraźnie wskazywano wpis „vivres et boissons”. Odsyła ona do dokumentu zawartego w załączniku 1 do swoich uwag.

Służby Komisji zbadały dokumentację dotyczącą wnioskowanego okresu. W rachunkach budżetowych przedłożonych przez ETUI w przedmiotowych latach nie wymieniono wpisu „vivres et boissons”. W niektórych przypadkach na rachunku budżetowym jest mowa o „arkuszu 1”, co wydaje się sugerować, że istniały inne arkusze. Nie zostały one jednak przesłane Komisji. W innym przypadku (1997 r.) pismo przewodnie nie znajduje się w aktach sprawy, prawdopodobnie dlatego, że sprawozdanie zostało przedłożone bezpośrednio Komisji. Dokument zawarty w załączniku 1 do uwag ETUI dotyczących roku 2000 również nie został przekazany Komisji.

Stanowisko "vivres et boissons"nie było zatem możliwe do zidentyfikowania na rachunkach budżetowych przedstawionych Komisji w latach 1995-1999.

(2) Faktury Caddy-home

W swojej opinii z dnia 2 sierpnia 2004 r. w sprawie omawianej skargi Komisja zauważyła, że wydatki te zasadniczo dotyczyły licznych niekontrolowanych pozycji zamówionych za pośrednictwem systemu "caddy home". Ani podczas kontroli na miejscu, ani w trakcie „postępowania kontradyktoryjnego”, nie mając pewności co do tego, co konkretnie odnosi się ono w niniejszym kontekście, który zakończył się w dniu 15 lipca 2002 r., beneficjent nie przedstawił żadnych dokumentów potwierdzających, które mogłyby wykazać kwalifikowalność przedmiotowych wydatków. Faktury, o których mowa, nie zostały złożone w 2000 r., a zatem w ramach niniejszego dochodzenia nie można przedłożyć Rzecznikowi żadnych kopii załączników za ten rok. Umowa o udzielenie dotacji podpisana przez ETUI stanowi, że kosztów, których nie można zidentyfikować i kontrolować, nie można uznać za koszty kwalifikowalne.

Nawet gdyby dokumenty uzupełniające załączone do ostatnich uwag skarżącego zostały przedstawione Komisji w trakcie postępowania kontradyktoryjnego, Komisja podtrzymałaby swoje odrzucenie stanowiska „vivres et boissons” z następujących powodów:

(i) faktura "caddy home" załączona do ostatniego zestawu uwag skarżącego odnosi się do roku 2001 (kontrola dotyczyła jedynie roku 2000). Ponadto dokument ten odnosi się również do różnych numerów rachunków, a nie tylko do "vivres et boissons".

vivres et boissons odnoszą się do przekąsek i napojów. Odręczne odesłanie w języku angielskim do dokumentów potwierdzających zawartych w załączniku 3 do ostatnich uwag ETUI, mające sugerować, że takie dostawy dotyczyły również kosztów ogólnych niezwiązanych z żywnością, zostało wprowadzone a posteriori.

(iii) ETUI twierdzi, że dostawy "obejmowały jedynie wodę, kawę, herbatę, mleko i tym podobne dla personelu i uczestników spotkań ETUI, którzy nie otrzymują diety, co oznacza, że rozsądne jest oferowanie takich napojów podczas spotkań". Komisja nie zgadza się z tą uwagą, ponieważ spożycie wody, herbaty i kawy zostało również ujęte w innych pozycjach w księgowości, a nie w pozycji "vivres et boissons". Przykładem może być odniesienie do pozycji 010034, 011035, 010395 i 010040 w księgowości za rok 2000. Produkty te nie odnoszą się zatem do "faktur caddy-home" zarezerwowanych w rubryce" vivres et boissons".

(iv) W odniesieniu do samego personelu ETUI należy dodać, że układ zbiorowy mający zastosowanie do 2000 r. przewiduje „czeki repas” w wysokości 5,60 EUR dziennie dla każdego pracownika, aby dokładnie pokryć koszty jego przekąsek i napojów.

(v) Ponadto nie wszystkie koszty personelu wymienione w belgijskim planie księgowości są kwalifikowalne zgodnie z warunkami umowy o udzielenie dotacji. Koszty personelu, które nie zostały wcześniej uzasadnione i wyjaśnione Komisji, są niedopuszczalne.

W odniesieniu do uwagi skarżącego, że audytorzy Komisji zbadali wszystkie księgi i faktury podczas audytu w kwietniu 2002 r., Komisja zwraca uwagę, że, jak stwierdzono w sprawozdaniu z audytu, sprawdzono tylko wybrane pozycje. Audytorzy nie mogą przeprowadzić wyczerpującej kontroli, ponieważ prowadzenie ksiąg rachunkowych i administrowanie rokiem budżetowym ETUI obejmuje tysiące różnych pozycji i odpowiadających im pozycji uzupełniających. Nie wszystkie koszty ujęte w zestawieniu wydatków mogą zostać zbadane podczas kontroli na miejscu. Nie oznacza to jednak, że Komisja zaakceptowała wszystkie koszty, które nie zostały wyraźnie odrzucone podczas audytu. Komisja może zawsze odrzucić te koszty później, na przykład w następstwie dochodzeń prowadzonych przez OLAF lub inne organy kontrolne.

W odniesieniu do konferencji EXPO 2000 Komisja podtrzymała swoje stanowisko przedstawione w poprzednich opiniach.

Uwagi skarżącego

Podsumowując, skarżący przedstawił następujące uwagi:

(1) Nieobowiązkowe rachunki budżetowe (lata 1995-1999)

Komisja twierdzi, że pozycja budżetowa "vivres et boissons"nie była możliwa do zidentyfikowania na rachunkach budżetowych przedstawionych jej w latach 1995-1999. Dotyczy to oficjalnych sprawozdań finansowych, na które powołuje się Komisja, z tego prostego powodu, że sprawozdania te musiały być zgodne z modelem struktury budżetu narzuconym przez Komisję. ETUI wyjaśniło jednak w swoich wcześniejszych uwagach, że pozycja „vivres et boissons” pojawia się wyraźnie w bardziej szczegółowym budżecie, który został sporządzony zgodnie z ustawodawstwem belgijskim. ETUI przy różnych okazjach przesyłał Komisji, oprócz oficjalnych i mniej szczegółowych sprawozdań finansowych, kopie bardziej szczegółowych sprawozdań budżetowych (4).

(2) Faktury Caddy-home

Komisja twierdzi, że faktury caddy-home nie są możliwe do zidentyfikowania i skontrolowania. Podtrzymuje ona również swój argument, zgodnie z którym nie wiedziała o tym, że ETUI zaliczyło takie wydatki na przekąski i napoje do kosztów personelu. Jak wykazano wcześniej, wszystkie faktury caddy-home zostały wyraźnie wymienione w Compte Grand-Livre ETUI z 2000 r., który był dostępny do kontroli ex post. Kontrolerzy ex post nie mogą zatem twierdzić, że faktury te nie były ani możliwe do zidentyfikowania, ani do skontrolowania. ETUI włączył te koszty do "pozostałych kosztów personelu" ze względu na zwykły belgijski plan księgowości, a nie w celu ukrycia tych kosztów przed Komisją.

(3) Konferencja EXPO 2000

ETUI podtrzymało swoje stanowisko.

DECYZJA

1 Zarzut nieuzasadnionego i nieodpowiednio uzasadnionego nakazu odzyskania środków

1.1 Skarga została złożona przez Europejski Instytut Związków Zawodowych ("ETUI"), który zakwestionował odzyskanie przez Komisję kwoty 109 318 EUR. Przedmiotowy nakaz odzyskania środków dotyczył dotacji przyznanej ETUI przez Komisję na program prac ETUI na rok 2000. Nakaz odzyskania środków opierał się na sprawozdaniu z audytu z dnia 4 września 2002 r. Audytorzy zaproponowali Komisji odzyskanie kwoty 109 318 EUR, głównie na pokrycie kosztów posiedzeń, kosztów personelu, kosztów podróży i niektórych innych drobnych pozycji, w tym zużycia wody i kawy („vivres et boissons”).

Skarżący stwierdził, że poprzednie audyty nie odrzuciły pozycji „vivre et boissons”. W związku z tym Komisja nie rozumiała, dlaczego tym razem została odrzucona.

W odniesieniu do konkretnej konferencji, o której mowa w sprawozdaniu z audytu (konferencja EXPO 2000, która odbyła się w Hanowerze), której koszty zostały odrzucone, skarżący stwierdził, że jego program prac, zatwierdzony przez Komisję, odnosił się do tego wydarzenia. W związku z tym, zdaniem skarżącego, Komisja zasadniczo zatwierdziła to wydarzenie.

Skarżący zarzucił Komisji, że nakaz odzyskania środków w wysokości 109 318 EUR, o którym Komisja została poinformowana w dniu 20 stycznia 2003 r., był nieuzasadniony i nieodpowiednio uzasadniony.

1.2 W swojej opinii w sprawie skargi Komisja odrzuciła ten zarzut. W swoich uwagach skarżący podtrzymał ten zarzut. Rzecznik przeprowadził dalsze dochodzenia, zwracając się do Komisji o dodatkowe informacje. Argumenty obu stron przedstawiono poniżej (pkt 1.5).

1.3 W świetle przeprowadzonych dochodzeń Rzecznik zauważa przede wszystkim, że niniejsza sprawa dotyczy zasadniczo zarzutu, iż Komisja nie przedstawiła ważnego i wystarczającego uzasadnienia swojej decyzji o wydaniu wyżej wymienionego nakazu odzyskania środków. Zarządzenie to dotyczyło następujących istotnych kwestii: (i) wydatki na „vivres et boissons” oraz (ii) wydatki związane z konferencją EXPO 2000.

1.4 W odniesieniu do "vivres et boissons" Rzecznik zauważa, że odpowiednie mające zastosowanie postanowienie "Ogólnych warunków mających zastosowanie do umów o udzielenie dotacji Wspólnot Europejskich" (mających zastosowanie zgodnie z preambułą szczegółowej umowy o udzielenie dotacji) stanowiło, co następuje:

„Artykuł 11 – Koszty kwalifikowalne

1. Za koszty kwalifikowalne operacji uznaje się koszty, które spełniają następujące kryteria:

• Muszą być one bezpośrednio związane z przedmiotem umowy i określone w umowie;
• Muszą one być niezbędne do przeprowadzenia operacji objętej Umową;
• Muszą być rozsądne i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami, a w szczególności z zasadą gospodarności i opłacalności;
• muszą one zostać poniesione w trakcie trwania operacji, jak określono w art. 2.1 umowy;
• Muszą być faktycznie poniesione, zaksięgowane na rachunku beneficjenta lub w dokumentach podatkowych oraz możliwe do zidentyfikowania i kontrolowania.

2. Kwalifikowalne są następujące koszty bezpośrednie:

• koszty personelu przydzielonego do projektu, odpowiadające rzeczywistym wynagrodzeniom powiększonym o składki na ubezpieczenie społeczne i inne koszty składające się na wynagrodzenie;
• koszty podróży i utrzymania personelu biorącego udział w operacji;
• Koszty zakupu sprzętu (nowego lub używanego), gruntów i budynków, pod warunkiem że odpowiadają one normalnym kosztom rynkowym oraz że wartość danych pozycji jest odpisywana zgodnie z zasadami podatkowymi i księgowymi mającymi zastosowanie do beneficjenta. Komisja może uwzględnić jedynie część amortyzacji pozycji odpowiadającą czasowi trwania operacji, z wyjątkiem przypadków, gdy charakter lub wykorzystanie pozycji uzasadnia odmienne traktowanie przez Komisję;
• koszty materiałów eksploatacyjnych i dostaw;
• Wydatki na podwykonawstwo, pod warunkiem że Komisja wyraziła wcześniej pisemną zgodę na podwykonawstwo. W takim przypadku beneficjent zapewnia, aby warunki mające do niego zastosowanie na mocy umowy miały również zastosowanie do podwykonawców;
• koszty wynikające bezpośrednio z wymogów umowy (rozpowszechnianie informacji, szczegółowa ocena operacji, tłumaczenie, powielanie itp.), w tym, w stosownych przypadkach, koszty usług finansowych (w szczególności koszty gwarancji finansowych), ale nieobejmujące ryzyka walutowego;
• rezerwa na nieprzewidziane wydatki w wysokości nie większej niż 5 % bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych.”

1.5 Rzecznik zauważa, że skarżący, podsumowując, przedstawił następujące argumenty w odniesieniu do odrzucenia wydatków na "vivres et boissons":

• poprzednie kontrole Komisji nigdy nie sprzeciwiały się pozycji kosztów „vivres et boissons”;
• „vivres et boissons” zostały wymienione w bardziej szczegółowym budżecie sporządzonym zgodnie z odpowiednim ustawodawstwem belgijskim, a kopie tego bardziej szczegółowego budżetu przekazano Komisji;
• zgodnie z właściwym ustawodawstwem belgijskim pozycja "vivres et boissons"pojawia się w pozycji "pozostałe koszty personelu" i z tego powodu pozycja ta została dodana do tej pozycji;
• różne faktury „caddy-home” zostały wyraźnie wymienione w księgach dostępnych dla audytorów;
• Vivres et boissons obejmują nie tylko przekąski i napoje na imprezy biurowe, ale także wodę, kawę, herbatę, mleko, papier toaletowy itp. dla pracowników i uczestników spotkań organizowanych przez ETUI. W Belgii zwyczajową praktyką jest oferowanie przez przedsiębiorstwa takich przedmiotów pracownikom w godzinach pracy i uczestnikom spotkań (5).

Komisja ze swej strony podniosła, że:

• Komisja i ETUI wyraźnie uzgodniły, że „pozostałe koszty personelu” powinny obejmować ubezpieczenie wypadkowe, ubezpieczenie funduszu emerytalnego, ubezpieczenie szpitalne – abonament na transport publiczny oraz jeden „czek repas”(w wysokości 5,60 EUR) na każdego pracownika na dzień roboczy („czeki repas” obejmujące w szczególności żywność i napoje (6)); nie uzgodniono, że „inne koszty personelu” powinny obejmować „przekąski i napoje na przyjęcia biurowe”;
• koszty „vivres et boissons” nie były możliwe do zidentyfikowania w deklaracjach końcowych ETUI; w szczególności nie zostały one wyjaśnione i uzasadnione w sprawozdaniach z działalności ETUI i można je było zidentyfikować jako koszty profesjonalne w przeciwieństwie do kosztów prywatnych;
• koszty vivres et boissons nie były zatem kwalifikowalne; nigdy nie zostały uzasadnione i wyjaśnione z wyprzedzeniem;
• koszty vivres et boissons obejmowały w szczególności kilka niekontrolowanych przedmiotów zamówionych za pośrednictwem systemu caddy-home, w tym vins rouges et blancs;
• koszty te nie były możliwe do zidentyfikowania na rachunkach budżetowych za lata 1995-1999;
• w każdym razie faktury przedstawione przez ETUI w nieterminowy sposób nie mogły uzasadnić wydatków: (i) faktura załączona do ostatnich uwag ETUI odnosi się do 2001 r. (kontrola dotyczyła 2000 r.) i odnosi się do kilku numerów rachunków, nie tylko "vivres et boissons"; (ii) wydaje się, że odręczne notatki na dokumentach potwierdzających ETUI zostały sporządzone a posteriori; (iii) woda, herbata i kawa zostały również ujęte w innych pozycjach w księgowości;
• wreszcie pozycje, które nie zostały wyraźnie odrzucone podczas audytu, nie są z tego powodu akceptowane w sposób dorozumiany; nie jest tak, że audytorzy przeprowadzają wyczerpującą kontrolę każdej pojedynczej pozycji kosztów, której jest kilka tysięcy.

1.6 Biorąc pod uwagę powyższe argumenty przedstawione przez skarżącego i Komisję oraz wyżej wymienione postanowienia umowy o udzielenie dotacji, Rzecznik stwierdza, że Komisja przedstawiła ważne i wystarczające uzasadnienie swojej decyzji o odrzuceniu wydatków na "vivres et boissons", ponieważ:

(i) zgodnie z ustaleniami między Komisją a ETUI , „pozostałe koszty personelu” obejmowały wydatki na „czeki repas” dla pracowników skarżącego (przeznaczone konkretnie na pokrycie posiłków i napojów);

(ii) wydatki te obejmowały w szczególności kilka niemożliwych do zidentyfikowania lub niekontrolowanych pozycji (zamówionych za pośrednictwem systemu caddy-home), a ETUI nie przedstawiło odpowiednich, ważnych i wystarczających dokumentów potwierdzających/faktur;

(iii) takie wydatki pojawiły się również w innych pozycjach w księgach skarżącego (co nie wydaje się być kwestionowane przez skarżącego).

1.7 W odniesieniu do argumentu skarżącego, że poprzednie audyty Komisji nie odrzuciły kwestii " vivres et boissons", Rzecznik przypomina, że zasady dobrej administracji zawarte w art. 10 ust. 2 Europejskiego kodeksu dobrego postępowania administracyjnego (7) wymagały, aby Komisja respektowała uzasadnione i uzasadnione oczekiwania skarżącego w świetle tego, jak instytucja działała w przeszłości. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Sądu, aby można było powołać się na prawo do ochrony uzasadnionych oczekiwań, muszą zostać spełnione trzy przesłanki. Po pierwsze, władze wspólnotowe musiały udzielić zainteresowanemu dokładnych, bezwarunkowych i spójnych zapewnień pochodzących z uprawnionych i wiarygodnych źródeł. Po drugie, zapewnienia te powinny wzbudzać uzasadnione oczekiwania osoby, do której są skierowane. Po trzecie, udzielone zapewnienia muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami (8).

1.8 W niniejszej sprawie nie zostało wykazane, że pierwsza z wyżej wymienionych przesłanek została spełniona. W tym względzie należy zauważyć, że nie można uznać, iż samo odrzucenie przez poprzednie audyty Komisji odnośnej pozycji, która, jak stwierdził skarżący, została uwzględniona w bardziej szczegółowych budżetach ETUI, sporządzonych zgodnie z ustawodawstwem belgijskim i dostępnych audytorom Komisji, stanowi udzielenie przez Komisję dokładnych, bezwarunkowych i spójnych zapewnień, że wydatki na tę pozycję również nie zostaną odrzucone w przyszłości, nawet jeśli (i) „inne koszty personelu” obejmowały koszty związane z „czekami repas” dla pracowników skarżącego, (ii) takie wydatki obejmowały kilka niemożliwych do zidentyfikowania lub niekontrolowanych pozycji i nie były poparte odpowiednimi, ważnymi i wystarczającymi dokumentami/fakturami oraz (iii) takie wydatki pojawiały się również w innych pozycjach w księgach skarżącego.

1.9 W świetle powyższego Rzecznik stwierdza, że w odniesieniu do tej części sprawy nie doszło do niewłaściwego administrowania.

1.10 W odniesieniu do sporu dotyczącego wydatków poniesionych przez skarżącego w związku z konferencją EXPO 2000 w Hanowerze poruszono dwie kwestie: po pierwsze, czy koszty te można zidentyfikować i kontrolować; po drugie, czy wydatki te były w ogóle kwalifikowalne na podstawie rozpatrywanej umowy o udzielenie dotacji.

1.11 W odniesieniu do pierwszej kwestii Komisja podniosła w skrócie, że akta zbadane przez jej audytorów były aktami zamkniętymi, które nie zawierały ostatecznego zestawienia odpowiednich dokumentów potwierdzających uzasadniających odnośne koszty, ani żadnego uzasadnienia, które mogłoby wykazać prawidłowe wykorzystanie kwoty 200 000 DM wydanej przez skarżącego. Jednakże art. 3 ust. 3 umowy o udzielenie dotacji (9) w związku z art. 11 ust. 1 części B załącznika 2 do umowy (10) stanowił, że Komisja może zaakceptować jedynie rzeczywiste koszty, które można zidentyfikować i kontrolować.

1.12 Skarżący ze swej strony sam zauważył, że "do tej pory nie byliśmy w stanie tego zrobić, a to, co jest zupełnie niemożliwe, to określić w ogólnych fakturach (...) dokładny udział, który odnosi się do ETUI w odniesieniu do dwóch posiedzeń, za które byliśmy odpowiedzialni, oraz udział ETUI w ogólnych kosztach związanych z ogółem stanowisk konferencyjnych, takich jak koszty druku, tłumaczenia ustnego, pobytu, posiłków, kosztów podróży i wyposażenia technicznego (...). W związku z tym niemożliwe jest dokładne określenie, jaka część tych kosztów powinna zostać przydzielona na ETUI”.

1.13 W świetle powyższego Rzecznik stwierdza, że Komisja przedstawiła ważne i odpowiednie powody odrzucenia wydatków związanych z konferencją EXPO 2000, które nie były możliwe do zidentyfikowania i skontrolowania, a zatem nie spełniały odpowiedniego wymogu określonego w umowie o udzielenie dotacji. Z tego powodu Rzecznik nie stwierdza niewłaściwego administrowania w odniesieniu do odmowy finansowania tych wydatków przez Komisję.

1.14 W odniesieniu do drugiej kwestii, czy wydatki na konferencję EXPO 2000 były kwalifikowalne, Rzecznik stwierdza, że w świetle jego powyższych ustaleń w pkt 1.9 dalsze dochodzenie i rozpatrzenie tej kwestii nie jest ani konieczne, ani uzasadnione.

2 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) „Jeżeli rzeczywiste koszty po zakończeniu rocznego wykonania budżetu beneficjenta okażą się niższe niż szacunkowe koszty kwalifikowalne określone w ust. 1, wkład Komisji będzie ograniczony do kwoty obliczonej poprzez zastosowanie wartości procentowej określonej w ust. 2 do kosztów rzeczywistych. Beneficjent zobowiązuje się do zwrotu Komisji wszelkich już wypłaconych kwot przekraczających tę kwotę.”

2) "Koszty kwalifikowalne operacji oznaczają koszty, które spełniają następujące kryteria:
- Muszą one być bezpośrednio związane z przedmiotem Umowy i być w niej przewidziane;
Muszą one być niezbędne do przeprowadzenia operacji objętej Umową;
muszą być rozsądne i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności z zasadą gospodarności i opłacalności;
- Muszą one zostać poniesione w trakcie trwania operacji określonej w art. 2.1 Umowy;
muszą być rzeczywiście poniesione, zaksięgowane w księgach rachunkowych lub dokumentach podatkowych beneficjenta oraz możliwe do zidentyfikowania i kontrolowania.”;

(3) Skarżący załączył kopie wzoru formularza budżetowego przekazanego Komisji oraz budżetu sporządzonego zgodnie z ustawodawstwem belgijskim. Załączyła również trzy skopiowane strony "vivres et boissons"ze swojego "Compte grand-livre". Zawierały one odniesienia do dostaw „caddy-home”. Niektóre z tych produktów „caddy-home” nie zostały określone pod względem produktów; jedna taka pozycja zawierała odręczną notatkę "= woda, kawa, papier toaletowy, papier kuchenny"; inne odnosiły się, w formie maszynowej, do produktów takich jak „vins rouges et blanc”,„sucre/café/spa-reine”,„café/eau/filtres”. Ponadto skarżący załączył kopię faktury "caddy-home" ze stycznia 2001 r., zawierającej produkty takie jak rolki kuchenne, papier toaletowy, woda i soki.

(4) Skarżący załączył kopię faksu do Komisji z dnia 2 lutego 1999 r., skierowanego do pani Jackie MORIN, „Administrator Principal, Commission Européenne, DG V”. List motywacyjny do wiadomości zawierał następujący tekst: " Cher Jackie, Voici le projet de budget 1999 de l'ISE pour vos commentaires. Bientot! H.". Załączony budżet zawierał pozycję budżetową „vivres et boissons”. Pozycja ta znalazła się wśród sześciu innych pozycji pod nagłówkiem COTISATIONS PATRON. SEC.SOC, między pozycjami „pociąg abonencki + MTB” i „czeki repas”.

(5) Skarżący załączył kopie wzoru formularza budżetowego przekazanego Komisji oraz budżetu sporządzonego zgodnie z ustawodawstwem belgijskim. Załączono również trzy skopiowane strony "vivres et boissons" z jego "Compte grand-livre". Zawierały one odniesienia do dostaw „caddy-home”. Niektóre z tych produktów „caddy-home” nie zostały określone pod względem produktów; jedna z takich pozycji zawierała odręczną notatkę „= woda, kawa, papier toaletowy, papier kuchenny”; inne odnosiły się, w formie maszynowej, do produktów takich jak „vins rouges et blanc”,„sucre/café/spa-reine”,„café/eau/filtres”. Ponadto skarżący załączył kopię faktury "caddy-home" ze stycznia 2001 r., zawierającej produkty takie jak rolki kuchenne, papier toaletowy, woda i soki.

(6) "Czeki repas"to czeki, za pomocą których osoby otrzymujące wynagrodzenie z pieniędzy publicznych mogą kupować posiłki i napoje w restauracjach, kawiarniach lub podobnych miejscach.

7) "1. Urzędnik jest konsekwentny we własnym postępowaniu administracyjnym, jak również w działaniach administracyjnych instytucji. Urzędnik stosuje normalne praktyki administracyjne instytucji, chyba że istnieją uzasadnione podstawy do odstąpienia od tych praktyk w indywidualnym przypadku; podstawy te są odnotowywane na piśmie.

2. Urzędnik szanuje uzasadnione i uzasadnione oczekiwania obywateli w świetle działań instytucji w przeszłości.”

Europejski kodeks dobrego postępowania administracyjnego jest dostępny na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich (www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).

(8) Zob. sprawa T-203/97 Forvass przeciwko Komisji, RecFP s. I-A-129 i II-705, pkt 70; Sprawa T-199/01 G przeciwko Komisji, RecFP 2002, s. I‑A-217 i II-1085, pkt 38; Sprawa T-347/03 Branco przeciwko Komisji, pkt 102.

(9) "Jeżeli rzeczywiste koszty po zakończeniu rocznego wykonania budżetu beneficjenta okażą się niższe niż szacunkowe koszty kwalifikowalne określone w ust. 1, wkład Komisji będzie ograniczony do kwoty obliczonej poprzez zastosowanie wartości procentowej określonej w ust. 2 do kosztów rzeczywistych. Beneficjent zobowiązuje się do zwrotu Komisji wszelkich już wypłaconych kwot przekraczających tę kwotę.”

(10) Zob. pkt 1.4 niniejszej decyzji.