Szanowny Panie,

W dniu 25 marca 2004 r. posłanka Christa Klaß przekazała mi skargę, którą chciałaby Pani złożyć przeciwko Parlamentowi Europejskiemu. Skarga dotyczyła rzekomego niedostarczenia przez Parlament tłumaczenia na język niemiecki zaproszeń do składania ofert. W dniu 28 marca 2004 r., na wniosek podległych mi służb, przedłożył mi Pan kopie odpowiednich dokumentów.

W dniu 31 marca 2004 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Parlamentu Europejskiego. Parlament Europejski przesłał swoją opinię w dniu 24 maja 2004 r., a ja przekazałem ją Panu w dniu 2 czerwca 2004 r. z zaproszeniem do przedstawienia uwag najpóźniej do dnia 15 lipca 2004 r. Do tego dnia nie otrzymano od Pana żadnych takich uwag.

Przy okazji rozmowy telefonicznej z podległymi mi służbami w dniu 23 sierpnia 2004 r. wskazał Pan, że przesłał Pan faksem uwagi na temat opinii Parlamentu. Wydaje się, że te obserwacje nie dotarły do mnie. Podkreślił Pan również, że nie jest Pan usatysfakcjonowany opinią Parlamentu.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Skarżący, niemiecki rzemieślnik, zajmuje się dekoracją wnętrz. Nazwisko jego firmy figuruje na liście osób zainteresowanych wykonywaniem pracy na rzecz UE w Luksemburgu.

W dniu 3 marca 2004 r. służby ds. budynków Dyrekcji Generalnej ds. Administracji Parlamentu Europejskiego wysłały do skarżącego i innych zainteresowanych osób zaproszenie do składania ofert („Batilux 2004/016”). Prace, które miały zostać przeprowadzone, dotyczyły wymiany trzech dywanów w budynku Parlamentu w Luksemburgu. Zażądano przedstawienia ofert na dzień 29 marca 2004 r. W kolejnym piśmie z dnia 18 marca 2004 r. Parlament poinformował skarżącego i inne zainteresowane strony, że nie odbędzie się obowiązkowa wizyta w miejscu, o którym mowa w zaproszeniu do składania ofert.

Wszystkie dokumenty zostały sporządzone w języku francuskim. Skarżący twierdził, że pomimo kilku skarg nie otrzymał tłumaczenia na język niemiecki. Zdaniem skarżącego podobne problemy pojawiły się w poprzednich sprawach.

Skarżący zwrócił się następnie do posłanki Christy Klaß. W dniu 25 marca 2004 r. pani Klaß przekazała sprawę Rzecznikowi Praw Obywatelskich i zwróciła się do niego o jej rozpatrzenie.

WNIOSEK

W swojej opinii Parlament Europejski przedstawił następujące uwagi:

Przedmiotowe zamówienie było zamówieniem o niewielkiej wartości (poniżej 13 800 EUR), które na podstawie obowiązujących przepisów mogło zostać udzielone w drodze procedury negocjacyjnej z udziałem co najmniej trzech oferentów. W takich przypadkach Dział ds. Budynków Parlamentu stosował uproszczoną procedurę w celu uzyskania wyceny, która była zwykle przeprowadzana w jednym z języków używanych w danej lokalizacji. Ponieważ umowa rozpatrywana w niniejszej sprawie dotyczyła Luksemburga, dokumenty zostały sporządzone w języku francuskim. Nie oznacza to, że używanie innych języków jest wykluczone. Tłumaczenie zostało przygotowane tylko na życzenie.

Gdyby należało przygotować tłumaczenia dla wszystkich języków, o które można by ewentualnie wnioskować, koszty administracyjne mogłyby zostać zredukowane do poziomu, który nie byłby proporcjonalny do wartości zamówienia.

Chociaż obowiązujące przepisy zezwalały w takich przypadkach służbie ds. budynków na kierowanie zaproszeń do składania ofert do co najmniej trzech wybranych przez nią kandydatów, wniosek ten był zazwyczaj wysyłany do wszystkich kandydatów, którzy figurowali na jej liście osób zainteresowanych wykonywaniem tego rodzaju prac. W związku z tym odpowiednie zapytanie zostało wysłane do około 10 przedsiębiorstw, w tym do przedsiębiorstwa skarżącego. Przedsiębiorstwo skarżącego nie odpowiedziało na pismo wysłane w dniu 3 marca 2004 r.

W dniu 18 marca 2004 r. wysłano kolejne pismo dotyczące zaproszenia do składania ofert. W dniu 20 marca 2004 r. służby budowlane otrzymały kopię tego drugiego pisma skierowanego do przedsiębiorstwa skarżącego. Kopia ta nie została dołączona do żadnego innego listu i zawierała tylko całkowicie nieczytelną notatkę rękopisu. Zakładając, że faks ten został przesłany przez pomyłkę, służby ds. budynków złożyły go, nie reagując na niego.

Gdyby wysłano czytelny faks lub gdyby złożono w tym celu zwykły wniosek telefoniczny, firma skarżącego otrzymałaby oczywiście tłumaczenie na język niemiecki.

Należy zauważyć, że obecne lub podobne wnioski o wycenę zostały również skierowane do innych przedsiębiorstw niemieckich oraz że zastosowana procedura nie spowodowała żadnych problemów.

Biorąc pod uwagę, że w niniejszej sprawie nie udzielono jeszcze zamówienia, a charakter procedury umożliwił Parlamentowi przyjęcie ofert, po otrzymaniu pisma Rzecznika sporządzono tłumaczenie odnośnych dokumentów na język niemiecki. Dokumenty te zostaną przekazane firmie skarżącego, aby umożliwić jej złożenie oferty.

Rzecznik przekazał kopię opinii Parlamentu skarżącemu, aby mógł on przedstawić swoje uwagi. Biorąc pod uwagę, że w wyznaczonym w tym celu terminie (15 lipca 2004 r.) nie otrzymano żadnych takich uwag, służby Rzecznika skontaktowały się telefonicznie ze skarżącym w dniu 23 sierpnia 2004 r.

Przy okazji tej rozmowy telefonicznej skarżący wskazał, że przesłał Rzecznikowi uwagi faksem. Okazało się jednak, że uwagi te nie dotarły do biura Rzecznika Praw Obywatelskich. Skarżący zauważył, że nie posiada już oryginału swoich uwag. Zasugerował zamknięcie sprawy. Skarżący podkreślił jednak, że nie był usatysfakcjonowany opinią Parlamentu. Jego zdaniem tłumaczenie na język niemiecki, które otrzymał od Parlamentu, zawierało te same błędy co oryginał francuski, a ilość informacji, o które zwrócono się do potencjalnych oferentów, była nieproporcjonalna.

DECYZJA

1.1 Skarżący, niemiecki rzemieślnik, zajmuje się dekoracją wnętrz. Nazwisko jego przedsiębiorstwa figuruje na liście osób zainteresowanych wykonywaniem pracy na rzecz UE w Luksemburgu. W swojej skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich, przekazanej przez posła do Parlamentu Europejskiego, skarżący twierdził, że pomimo jego skarg Parlament Europejski nie dostarczył mu tłumaczenia na język niemiecki zaproszeń do składania ofert, ostatnio zaproszenia do składania ofert „Batilux 2004/016”.

1.2 W swojej opinii Parlament Europejski stwierdził, że przedmiotowe zamówienie było zamówieniem o niewielkiej wartości (poniżej 13 800 EUR), które zgodnie z obowiązującymi przepisami mogło zostać udzielone w drodze procedury negocjacyjnej z udziałem co najmniej trzech oferentów. Według Parlamentu jego służby ds. budynków stosowały w takich przypadkach uproszczoną procedurę w celu uzyskania kosztorysu, który zwykle przeprowadzano w jednym z języków używanych w danym miejscu. Ponieważ umowa rozpatrywana w niniejszej sprawie dotyczyła Luksemburga, dokumenty zostały sporządzone w języku francuskim. Parlament zwrócił uwagę, że nie oznacza to wykluczenia używania innych języków. Tłumaczenie zostało przygotowane tylko na życzenie. Gdyby należało przygotować tłumaczenia dla wszystkich języków, o które można by ewentualnie wnioskować, koszty administracyjne mogłyby zostać zredukowane do poziomu, który nie byłby proporcjonalny do wartości zamówienia. Parlament zauważył, że chociaż obowiązujące przepisy umożliwiają jego służbom budowlanym w takich przypadkach kierowanie zaproszeń do składania ofert do co najmniej trzech wybranych przez siebie kandydatów, wniosek ten był zazwyczaj wysyłany do wszystkich kandydatów znajdujących się na liście osób zainteresowanych wykonywaniem tego rodzaju prac. Dodał, że zaproszenie do składania ofert „Batilux 2004/016” zostało zatem wysłane do około 10 przedsiębiorstw, w tym do przedsiębiorstw skarżącego. Parlament Europejski wyjaśnił, że przedsiębiorstwo skarżącego otrzymałoby oczywiście tłumaczenie na język niemiecki, gdyby otrzymano odpowiedni wniosek. Według Parlamentu otrzymał on jednak jedynie kopię pisma, które sam skierował do firmy skarżącego, zawierającego jedynie całkowicie nieczytelną notatkę rękopisu. Parlament Europejski zauważył, że po otrzymaniu pisma Rzecznika przygotowano tłumaczenie odnośnych dokumentów na język niemiecki i że tłumaczenie to zostanie przekazane firmie skarżącego, aby umożliwić jej złożenie oferty.

1.3 Opinia Parlamentu została przekazana skarżącemu w celu przedstawienia uwag. Jednakże w wyznaczonym w tym celu terminie (15 lipca 2004 r.) nie otrzymano od skarżącego żadnych uwag na piśmie. Przy okazji rozmowy telefonicznej ze służbami Rzecznika w dniu 23 sierpnia 2004 r. skarżący wyjaśnił, że przesłał Rzecznikowi swoje uwagi faksem. Okazało się jednak, że uwagi te nie dotarły do biura Rzecznika Praw Obywatelskich. Skarżący zauważył, że nie posiada już oryginału swoich uwag. Zasugerował zamknięcie sprawy. Skarżący podkreślił jednak, że nie był usatysfakcjonowany opinią Parlamentu. Jego zdaniem tłumaczenie na język niemiecki, które otrzymał od Parlamentu, zawierało te same błędy co oryginał francuski, a ilość informacji, o które zwrócono się do potencjalnych oferentów, była nieproporcjonalna.

1.4 W skardze do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący twierdził, że Parlament nie dostarczył mu tłumaczeń niektórych dokumentów. W swoich uwagach ustnych skarżący skrytykował również jakość zaproszenia do składania ofert oraz żądania, jakie to ostatnie stawia potencjalnym oferentom. Nie przedstawiono jednak żadnego konkretnego zarzutu w tym względzie. Wręcz przeciwnie, skarżący zwrócił się do Rzecznika o zamknięcie sprawy. Te dalsze kwestie nie będą zatem rozpatrywane w niniejszym dochodzeniu. Skarżący może jednak złożyć nową skargę dotyczącą tych kwestii do Rzecznika Praw Obywatelskich.

1.5 Jeśli chodzi o rzekomy brak tłumaczenia na język niemiecki zaproszenia do składania ofert "Batilux 2004/016", Rzecznik zauważa, że Parlament Europejski odnosi się do konieczności ograniczenia kosztów administracyjnych w celu uzasadnienia decyzji Służby Budowlanej Parlamentu Europejskiego o przygotowaniu i rozpowszechnieniu odpowiednich dokumentów początkowo tylko w języku francuskim. Jest to uzasadnione pod warunkiem, że prawa osób, które są potencjalnie zainteresowane wykonaniem danej pracy, ale nie rozumieją języka francuskiego, są chronione w odpowiedni sposób. Rzecznik Praw Obywatelskich zauważa, że Parlament wyjaśnił, iż jego Dział ds. Budynków byłby gotowy zapewnić tłumaczenie odpowiednich dokumentów na inne języki na żądanie. Z dokumentów, którymi dysponuje Rzecznik Praw Obywatelskich, nie wynika, aby taki wniosek został złożony lub wyraźnie przekazany do wiadomości Wydziału ds. Budynków Parlamentu. Parlament przekazał kopię faksu otrzymanego od skarżącego. Kontrola tego dokumentu pokazuje, że notatka rękopisu jest rzeczywiście nieczytelna. Należy zauważyć, że pierwsze pismo wysłane przez dział budynków zawierało nie tylko numer faksu, ale także nazwisko urzędnika, do którego można było kierować zapytania, oraz jego numer telefonu i adres e-mail. Wydaje się, że skarżący nie próbował skorzystać z tych możliwości, aby zażądać tłumaczenia odpowiednich dokumentów na język niemiecki. Rzecznik zauważa ponadto, że Parlament przekazał firmie skarżącego tłumaczenie odpowiednich dokumentów na język niemiecki po otrzymaniu skargi przekazanej mu przez Rzecznika w celu umożliwienia mu złożenia oferty.

1.6 W swojej skardze skarżący sugeruje, że podobne problemy pojawiły się w innych przypadkach w przeszłości. Skarżący nie przedstawił jednak bardziej szczegółowych informacji, które umożliwiłyby Rzecznikowi zbadanie tych spraw.

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Parlament Europejski nie dopuścił się niewłaściwego administrowania. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodniczący Parlamentu Europejskiego i poseł do Parlamentu Europejskiego, który przekazał skargę Rzecznikowi Praw Obywatelskich, również zostaną poinformowani o tej decyzji.

Z poważaniem,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS