Strasburg, 4 listopada 2004 r.

Szanowny Panie X!

W dniu 25 lipca 2003 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Europejskiemu Urzędowi Doboru Kadr (EPSO) dotyczącą Pana traktowania jako kandydata w konkursie otwartym COM/B/1/02.

W dniu 9 września 2003 r. przekazałem skargę dyrektorowi Europejskiego Urzędu Doboru Kadr.

W dniu 10 grudnia 2003 r. otrzymałem opinię Komisji, która została wyrażona jako zawierająca wspólne opinie EPSO i Komisji. W dniu 15 grudnia 2003 r. Komisja przesłała tłumaczenie opinii na język angielski.

W dniu 27 stycznia 2004 r. przekazałem Panu opinię wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag. Nie otrzymano od Pana żadnych uwag. W dniu 16 marca 2004 r. podległe mi służby skontaktowały się z Panem telefonicznie w sprawie możliwego polubownego rozwiązania Pana skargi.

W dniu 15 czerwca 2004 r. przedstawiłem EPSO propozycję polubownego rozwiązania. W dniu 29 lipca 2004 r. otrzymałem odpowiedź Komisji (wyrażoną jako zawierająca wspólne opinie EPSO i Komisji), a w dniu 3 sierpnia 2004 r. otrzymałem jej tłumaczenie na język angielski, które przekazałem Panu.

Nie otrzymano od Pana żadnych uwag na piśmie. Jednakże w dniu 7 września 2004 r. potwierdził Pan telefonicznie podległym mi służbom, że uważa Pan, iż doszło do polubownego rozwiązania.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Według skarżącego istotne fakty były następujące:

Skarżący złożył wniosek o udział w konkursie otwartym COM/B/1/02, opublikowanym w Dzienniku Urzędowym C32A z dnia 5 lutego 2002 r., który został zorganizowany w celu utworzenia listy rezerwowej asystentów administracyjnych (B5/B4) w dziedzinie zarządzania finansami oraz zarządzania projektami/umowami.

W dniu 23 maja 2003 r. skarżący wziął udział w teście pisemnym w Brukseli. Na początku egzaminu był pierwszym z francuskojęzycznych uczestników, który odkrył, że załącznik II do przedmiotu II egzaminu był w języku angielskim, a nie francuskim. Po około 15 minutach wahania skarżący poinformował o problemie osoby nadzorujące testy. Po wystąpieniu rzecznik poinformował wszystkich kandydatów francuskojęzycznych o błędzie, a godzinę po rozpoczęciu testu kandydaci francuskojęzyczni otrzymali prawidłowy załącznik. Ponadto podczas badania skarżący korzystał wyłącznie ze standardowego kalkulatora, jak określono w zaproszeniu na test pisemny. Zauważył jednak, że kilku innych uczestników konkursu swobodnie korzystało z tzw. kalkulatorów „naukowych”.

W dniu 3 czerwca 2003 r. skarżący skierował e-mail do EPSO. Odniósł się do stosowania przez uczestników egzaminu bardziej zaawansowanych kalkulatorów niż standardowe kalkulatory dopuszczone w pisemnych instrukcjach, a także do włączenia niewłaściwego załącznika w języku angielskim do pytań w języku francuskim. Zauważył, że incydent ten miał poważny negatywny wpływ na jego późniejsze ogólne wyniki.

W dniu 1 lipca 2003 r. otrzymał odpowiedź od EPSO. W swojej odpowiedzi EPSO przyznało się do rozpowszechniania tekstu w języku angielskim zamiast francuskim, ale zaprzeczyło, że mogło to mieć negatywny wpływ na wyniki kandydatów francuskojęzycznych ze względu na działania naprawcze podjęte przez organizatorów testów. EPSO wyjaśniło również, że stosowanie standardowych kalkulatorów jest konieczne, aby zapobiec wprowadzaniu przez kandydatów komputerów przenośnych do centrum egzaminacyjnego, oraz że na wszystkie pytania można udzielić odpowiedzi za pomocą standardowego kalkulatora.

W dniu 25 lipca 2003 r. skarżący złożył skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Twierdził, że rozpowszechnienie niewłaściwego tekstu wśród kandydatów miało szkodliwy wpływ na jego wyniki podczas egzaminu pisemnego. Twierdził, że w wyniku tego błędu stracił piętnaście minut, co stanowiło 8,33% całkowitego czasu poświęconego kandydatom na ukończenie testu pisemnego.

Twierdził również, że poniósł znaczną szkodę, stosując prosty kalkulator określony w zaproszeniu i instrukcjach dla kandydatów.

Skarżący twierdził, że organizatorzy testów konkursowych powinni używać bardziej szczegółowego języka w swoich instrukcjach dotyczących tego, które kalkulatory są upoważnione, oraz że powinni sprawdzić dokumenty przed ich rozpowszechnieniem. Podał przykłady uniwersyteckich instrukcji dotyczących korzystania z kalkulatorów podczas egzaminów. Ponadto wniósł on o unieważnienie przez EPSO konkursu otwartego COM/B/1/02.

Skarżący załączył do skargi pismo, które wysłał do EPSO tego samego dnia. W liście tym podkreślił, że to on jako pierwszy odkrył błąd w dystrybucji dokumentów testowych.

WNIOSEK

Opinia EPSO i Komisji

Rzecznik przekazał skargę dyrektorowi Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO). Rzecznik Praw Obywatelskich otrzymał opinię Komisji, która została wyrażona jako zawierająca wspólne opinie EPSO i Komisji. Opinię można streścić w następujący sposób.

Skarżący złożył wniosek o udział w konkursie otwartym COM/B/1/02, wybierając dziedzinę zarządzania finansami. Po pomyślnym przejściu testów wstępnych (uzyskanie jednego z 500 najwyższych wyników) EPSO zaprosiło go do wypełnienia formularza zgłoszeniowego i wzięcia udziału w teście pisemnym. W dniu 5 sierpnia 2003 r. EPSO poinformowało skarżącego, że nie został dopuszczony do egzaminu ustnego, ponieważ nie uzyskał minimum wymaganego do zdania egzaminu pisemnego (osiągnął 6,8 z 40 punktów, podczas gdy minimum wymagane do zdania egzaminu wynosiło 20).

Jeśli chodzi o zarzut dotyczący rozpowszechnienia błędnego tekstu, EPSO przyznaje, że kandydaci francuskojęzyczni rzeczywiście otrzymali drugi załącznik do tematu II w języku angielskim, a nie francuskim. EPSO wyraża ubolewanie z powodu tego błędu ludzkiego, ale podkreśla, że podjęto niezbędne kroki w celu rozwiązania problemu, gdy tylko zwrócono na niego uwagę osoby nadzorującej testy. EPSO zwraca uwagę, że egzamin pisemny pozwolił w sumie na trzy godziny poświęcone trzem przedmiotom, które były od siebie niezależne. Błąd został wykryty wkrótce po rozpoczęciu testu. Kandydaci francuskojęzyczni zostali następnie poinformowani, aby rozpocząć od tematów I i III, przed udzieleniem odpowiedzi na pytania w temacie II. Godzinę po rozpoczęciu egzaminu, co oznacza, że kandydaci mieli jeszcze dwie godziny na odpowiedź, kandydaci francuskojęzyczni otrzymali załącznik w języku francuskim. Ponadto EPSO wskazało, że kandydaci piszą na oddzielnych kartkach papieru w linie i że mogą zacząć od innego tematu, dodając dokumenty, nie mieszając ich. Biorąc pod uwagę porady udzielone kandydatom i czas trwania egzaminu pisemnego, EPSO uważa, że odpowiednio zareagowało na ten incydent. EPSO argumentowało również, że wszelkie niedogodności dla poszczególnych kandydatów nie wynikałyby z błędu, który został odpowiednio naprawiony, ale z własnych umiejętności organizacyjnych kandydata.

Jeżeli chodzi o zarzut dotyczący kalkulatorów, EPSO stwierdziło, że komisja konkursowa określiła jedynie tzw. kalkulatory „nienaukowe”, aby upewnić się, że kandydaci nie wniosą przenośnych komputerów do centrum egzaminacyjnego. Biorąc pod uwagę charakter i poziom trudności obliczeń, komisja konkursowa uznała, że tzw. kalkulator „naukowy” nie jest konieczny do rozwiązania problemów zgłoszonych kandydatom. Ponadto informując kandydatów zaproszonych do egzaminu pisemnego, że mogą korzystać z kalkulatora nienaukowego, komisja konkursowa miała na celu poszanowanie zasady równego traktowania kandydatów, którzy dysponowali tymi samymi informacjami na temat warunków konkursu i znaleźli się na identycznym stanowisku. Zdaniem EPSO instrukcje były wystarczające, aby umożliwić kandydatom działanie z pełną znajomością faktów.

Jeżeli chodzi o twierdzenia skarżącego dotyczące sprawdzania dokumentów egzaminacyjnych przed ich rozdaniem, EPSO podkreśla, że wszystkie testy są sprawdzane wielokrotnie podczas przygotowywania egzaminu oraz że EPSO sprawdza, czy wszystkie ośrodki egzaminacyjne posiadają wystarczające kopie każdego egzaminu dla wszystkich odnośnych języków. EPSO uważa jednak, że biorąc pod uwagę liczbę testów, liczbę uczestników i liczbę wersji językowych, niemożliwe jest sprawdzenie każdej strony każdej kopii każdej wersji językowej. EPSO zauważyło również, że w odniesieniu do rzekomego testu ręczne sprawdzanie stron po stronach dokumentów testowych oznaczałoby sprawdzenie 35 000 stron, co wykraczałoby poza racjonalne wykorzystanie zasobów. Ponadto EPSO zauważa, że tego rodzaju błędy w kompilacji dokumentów testowych są rzadkie i że w przypadku ich wystąpienia EPSO jest w stanie podjąć szybkie działania naprawcze w dniu konkursu (na przykład dzięki wynajmowi szybkich kserokopiarek w każdym centrum konkursowym).

W odpowiedzi na wniosek skarżącego o unieważnienie konkursu COM/B/1/02 EPSO stwierdza, że komisja konkursowa nie może tego uczynić. EPSO podkreśla, że zwykły błąd nie stanowi niezgodności z prawem, która unieważniałaby cały test. EPSO zauważa również, że w przypadku wystąpienia błędu należy go odpowiednio i jak najszybciej rozwiązać. W niniejszej sprawie EPSO uważa, że błąd został naprawiony w odpowiedni sposób: błąd został wykryty piętnaście minut po rozpoczęciu testu, kandydaci zostali niezwłocznie poinformowani i zalecono im rozpoczęcie prac nad pozostałymi częściami testu, a czterdzieści pięć minut później otrzymali brakujące strony, które nadal dawały im dwie godziny na wypełnienie wszystkich sekcji.

Uwagi skarżącego

Po otrzymaniu opinii EPSO i Komisji skarżący poinformował telefonicznie służby Rzecznika Praw Obywatelskich, że w kontekście ewentualnego polubownego rozwiązania będzie gotów wycofać swoje żądanie unieważnienia konkursu. Jednak podtrzymał swoje inne twierdzenia i zarzuty i nalegał na fakt, że to on jako pierwszy odkrył błąd w dystrybucji dokumentów testowych.

Skarżący nie przesłał uwag na piśmie.

SKUTKI OMBUDSMANA DO OSIĄGNIĘCIA PRZYJAZNEGO ROZWIĄZANIA

Po dokładnym rozpatrzeniu skargi i opinii przesłanych przez Komisję i EPSO Rzecznik skierował w dniu 15 czerwca 2004 r. pismo do dyrektora EPSO w celu zaproponowania polubownego rozwiązania zgodnie z art. 3 ust. 5 Statutu (1).

Wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich został przedstawiony na podstawie następującej analizy kwestii spornej między skarżącym a Komisją:

1.1. Skarżący twierdził, że poniósł znaczną szkodę, stosując prosty kalkulator określony w zaproszeniu i instrukcjach dla kandydatów. Według skarżącego kilku innych uczestników konkursu swobodnie korzystało z tzw. kalkulatorów „naukowych”. Skarżący twierdzi, że organizatorzy testów konkursowych powinni używać bardziej szczegółowego języka w swoich instrukcjach dotyczących tego, które kalkulatory są autoryzowane.

1.2. Według EPSO wszystkie pytania można było rozwiązać za pomocą standardowego lub tak zwanego „nienaukowego” kalkulatora, a tak zwany „naukowy” kalkulator nie był konieczny. Również według EPSO komisja konkursowa chciała uniknąć korzystania przez kandydatów z komputerów przenośnych i z tego powodu dozwolone były jedynie kalkulatory nienaukowe. Ponadto EPSO uważa, że celem komisji konkursowej było poszanowanie zasady równego traktowania oraz że wszyscy kandydaci dysponowali takimi samymi informacjami na temat warunków konkursu i znaleźli się na identycznym stanowisku. Wreszcie zdaniem EPSO instrukcje były wystarczające, aby umożliwić kandydatom działanie z pełną znajomością faktów.

1.3. Rzecznik rozumie, że skarżący i EPSO zgadzają się, że podczas egzaminu zastosowano dwa rodzaje kalkulatorów: tzw. kalkulator „naukowy” i rodzaj kalkulatora o mniejszej funkcjonalności, który EPSO określiło w swojej opinii w sprawie skargi jako kalkulator „standardowy” lub „nienaukowy”. Rzecznik zauważa również, że EPSO wyjaśniło, iż jego instrukcje dla kandydatów (które odnosiły się do „prostego” kalkulatora) miały na celu uniknięcie sytuacji, w której kandydaci mogliby korzystać z komputerów przenośnych.

1.4. Rzecznik uważa, że EPSO mogło udzielić jaśniejszych instrukcji, na przykład precyzując, że każdy rodzaj kalkulatora jest dozwolony, ale że nie należy używać komputerów przenośnych (co było deklarowanym celem EPSO), lub używając bardziej precyzyjnego języka lub kryteriów do opisania dopuszczalnych rodzajów kalkulatorów, lub wyznaczając dopuszczalne modele. Ponadto Rzecznik nie rozumie, że EPSO kwestionuje argument skarżącego, zgodnie z którym różni kandydaci najwyraźniej różnie interpretowali jego instrukcje dotyczące kalkulatorów.

1.5. Rzecznik Praw Obywatelskich przypomina, że sądy wspólnotowe uznały, że rekrutacja wspólnotowa musi być zgodna z zasadą równości. Zasada ta wymaga, aby porównywalne sytuacje nie były traktowane w odmienny sposób, a odmienne sytuacje nie były traktowane jednakowo, chyba że takie odmienne traktowanie jest obiektywnie uzasadnione (2).

Rzecznik zauważa, że instrukcje były takie same dla wszystkich kandydatów, w związku z czym otrzymali oni w rzeczywistości takie samo traktowanie (wszyscy zostali postawieni w identycznej sytuacji) w odniesieniu do otrzymywania informacji. Niejasne i nieprecyzyjne sformułowanie instrukcji może jednak prowadzić do błędnej interpretacji lub odmiennej interpretacji warunków instruktażu, a w konsekwencji do umieszczenia kandydatów na różnych stanowiskach, co jest sprzeczne z zasadą równości.

1.6. W związku z powyższym Rzecznik wstępnie stwierdził, że brak pozytywnej odpowiedzi EPSO na sugestię skarżącego, zgodnie z którą EPSO powinno w przyszłości używać bardziej szczegółowego języka w swoich instrukcjach dla kandydatów, może stanowić przypadek niewłaściwego administrowania.

Propozycja rozwiązania polubownego

Na podstawie powyższych rozważań Rzecznik przedstawił EPSO następującą propozycję polubownego rozwiązania:

EPSO mogłoby pozytywnie zareagować na twierdzenie skarżącego, że powinno w przyszłości używać bardziej szczegółowego języka w swoich instrukcjach dotyczących kalkulatorów.

Rzecznik zauważył również, że skarżący, zarówno w swojej pierwotnej skardze, jak i w swoich uwagach, podkreślił fakt, że jako pierwszy odkrył błąd w dystrybucji dokumentów testowych. Rzecznik uznał, że promowanie polubownego rozwiązania byłoby zarówno właściwe, jak i pomocne, gdyby EPSO mogło wyraźnie przyznać, że tak jest.

Odpowiedź Komisji

Komisja odpowiedziała w dniu 29 lipca 2004 r., że EPSO przyjęło propozycję Rzecznika dotyczącą polubownego rozwiązania.

EPSO przyznało, że w przyszłości, w miarę możliwości, kandydatom biorącym udział w konkursie zostaną przekazane bardziej precyzyjne instrukcje dotyczące korzystania z kalkulatorów podczas testów.

EPSO przyznało również, że przy sporządzaniu dokumentacji z testów wystąpił błąd. EPSO uważa jednak, że nie jest to wystarczające, aby podać w wątpliwość zasadność decyzji dotyczącej skarżącego. EPSO podkreśliło, że poczyniło wszystkie niezbędne ustalenia w dniu testów, gdy tylko wykryto błąd, aby uniknąć negatywnych skutków dla wyników kandydatów.

Chociaż sprawozdanie ośrodka egzaminacyjnego nie zawiera wyraźnego odniesienia do nazwisk osób, EPSO nie ma jednak zastrzeżeń co do twierdzenia skarżącego, że był on jednym z pierwszych, którzy wskazali błąd w składzie dokumentacji.

Uwagi skarżącego

Nie otrzymano żadnych pisemnych uwag dotyczących tej odpowiedzi od skarżącego. W rozmowie telefonicznej z biurem Rzecznika Praw Obywatelskich w dniu 7 września 2004 r. skarżący potwierdził, że osiągnięto rozwiązanie polubowne.

DECYZJA

1 Problem z kalkulatorem

1.1. W dniu 15 czerwca 2003 r. Rzecznik zaproponował polubowne rozwiązanie między skarżącym a EPSO. Opierało się to na wniosku, że może dojść do niewłaściwego administrowania, ponieważ EPSO nie odpowiedziało pozytywnie na sugestię skarżącego, że w przyszłych instrukcjach dla kandydatów powinno używać bardziej szczegółowego języka.

1.2. Rozwiązanie polubowne polegało na zwróceniu się do EPSO o udzielenie pozytywnej odpowiedzi na twierdzenie skarżącego, że w przyszłych instrukcjach dotyczących kalkulatorów powinno ono używać bardziej szczegółowego języka.

Rzecznik zauważył również, że skarżący, zarówno w swojej pierwotnej skardze, jak i w swoich uwagach, podkreślił fakt, że jako pierwszy odkrył błąd w dystrybucji dokumentów testowych. W związku z tym Rzecznik uznał, że promowanie polubownego rozwiązania byłoby zarówno właściwe, jak i pomocne, gdyby EPSO mogło wyraźnie przyznać, że tak jest.

1.3. W dniu 29 lipca 2004 r. Komisja poinformowała Rzecznika, że EPSO zaakceptowało rozwiązanie polubowne.

EPSO przyznało, że w przyszłości, w miarę możliwości, kandydatom biorącym udział w konkursie zostaną przekazane bardziej precyzyjne instrukcje dotyczące korzystania z kalkulatorów podczas testów.

EPSO przyznało również, że przy sporządzaniu dokumentacji z testów wystąpił błąd. EPSO uważa jednak, że nie jest to wystarczające, aby podać w wątpliwość zasadność decyzji dotyczącej skarżącego. EPSO podkreśliło, że poczyniło wszystkie niezbędne ustalenia w dniu testów, gdy tylko wykryto błąd, aby uniknąć negatywnych skutków dla wyników kandydatów.

Chociaż sprawozdanie ośrodka egzaminacyjnego nie zawiera wyraźnego odniesienia do nazwisk osób, EPSO nie ma jednak zastrzeżeń co do twierdzenia skarżącego, że był on jednym z pierwszych, którzy wskazali błąd w składzie dokumentacji.

1.4. W rozmowie telefonicznej z Biurem Rzecznika Praw Obywatelskich w dniu 7 września 2004 r. skarżący potwierdził, że wypracowano rozwiązanie polubowne.

2 Wnioski

Z inicjatywy Rzecznika Praw Obywatelskich wydaje się, że EPSO i skarżący uzgodnili polubowne rozwiązanie skargi. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji i dyrektor EPSO zostaną również poinformowani o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) "W miarę możliwości Rzecznik Praw Obywatelskich poszukuje wraz z zainteresowaną instytucją lub organem rozwiązania mającego na celu wyeliminowanie przypadku niewłaściwego administrowania i zaspokojenie potrzeb współsprawcy".

(2) Sprawy połączone T-94/01, T-152/01 i T-286/01, Hirsch, Nicastro, Priesemann przeciwko Europejskiemu Bankowi Centralnemu, wyrok z dnia 8 stycznia 2003 r., pkt 51 i przytoczone tam orzecznictwo.