Kontekst

1. Społeczeństwo ma coraz większe oczekiwania i domaga się, aby instytucje publiczne przestrzegały najwyższych możliwych standardów etycznego postępowania, przejrzystości, legitymacji i rozliczalności. Dla instytucji monetarnych i finansowych stało się to szczególnie istotne od czasu kryzysu finansowego i powszechnego zaniepokojenia społeczeństwa relacjami między sektorem finansowym a organami regulacyjnymi.

2. Od czasu kryzysu finansowego Europejski Bank Centralny (EBC) przejął istotne obowiązki nadzorcze w stosunku do instytucji kredytowych. W tym kontekście niezwykle ważne jest, aby EBC nie tylko działał, ale także był postrzegany jako działający w pełnej niezależności.

3. Urzędnicy publiczni, którzy opuszczają administrację w celu objęcia stanowisk w sektorze prywatnym, są opisywani jako przechodzący przez „drzwi obrotowe”. Chociaż (byli) pracownicy mają podstawowe prawo do podejmowania pracy po opuszczeniu administracji UE, należy to równoważyć z ryzykiem, jakie takie działania mogą stwarzać dla interesów instytucji UE i interesu publicznego. Istnieje również potrzeba uwzględnienia publicznego postrzegania takich posunięć ze względu na reputację administracji UE.

4. Aby sprostać wyzwaniu, jakim jest efekt „drzwi obrotowych”, EBC dysponuje szczegółowymi przepisami regulującymi takie ruchy, które określono w regulaminie pracowniczym EBC. Obejmują one zasady etyczne EBC ^[1]. Zgodnie z zasadami ramowymi pracownicy EBC muszą zachowywać się uczciwie i dyskretnie we wszelkich negocjacjach dotyczących przyszłej działalności zawodowej ^[2].

5. Jeżeli pracownicy zamierzają podjąć działalność zawodową po zakończeniu służby, a charakter ich obowiązków zawodowych może prowadzić do konfliktu interesów, muszą powiadomić o tym Urząd EBC ds. Zgodności i Zarządzania (CGO). Niektóre kategorie pracowników, w zależności od ich rangi i obowiązków, muszą zapewnić minimalne okresy wypowiedzenia, od sześciu miesięcy do dwóch lat przed planowanym wyjazdem. EBC nakłada obowiązkowe okresy karencji na niektóre kategorie pracowników.^[3] Czas trwania okresu karencji zależy również od rangi i obowiązków danego pracownika i wynosi od trzech miesięcy do maksymalnie dwóch lat.

6. Jeżeli pracownicy zamierzają podjąć działalność zawodową (która wykracza poza działalność rekreacyjną) podczas urlopu bezpłatnego, muszą uzyskać uprzednią pisemną zgodę działu zasobów ludzkich (DG HR). Taka działalność zawodowa może być dozwolona tylko wtedy, gdy w żaden sposób nie utrudnia wykonywania obowiązków zawodowych pracownika wobec EBC i nie stanowi prawdopodobnego źródła konfliktu interesów. Przed wydaniem takiego zezwolenia DG HR konsultuje się z CGO, która ocenia wszelkie ryzyko konfliktu interesów. W przypadku gdy CGO stwierdzi ryzyko konfliktu interesów, CGO musi określić środki mające na celu ograniczenie tego ryzyka i poinformować bezpośredniego przełożonego o tych środkach. Pracownicy przebywający na urlopie bezpłatnym są nadal zobowiązani do nienarażania na szwank swojej niezależności zawodowej i bezstronności ani nienarażania na szwank reputacji EBC ^[4].

7. Pracownicy EBC muszą przestrzegać zasad poufności informacji i ubiegać się o upoważnienie do ujawnienia takich informacji zarówno w EBC, jak i poza nim. Byli pracownicy są nadal zobowiązani do nieujawniania informacji objętych tajemnicą zawodową ^[5]. Naruszenie tych obowiązków ma poważne konsekwencje.

W przedmiocie dochodzenia

8. W lutym 2022 r. ekonomista EBC podjął pracę w banku sektora prywatnego na bezpłatnym urlopie w EBC. Po publicznym zaniepokojeniu rolą ekonomisty EBC w banku, w tym doniesieniami medialnymi na temat jego działalności, które były postrzegane jako bezpośrednio związane z jego obowiązkami w EBC, wycofał wniosek o urlop bezpłatny i zrezygnował z pracy w EBC.

9. W tym kontekście Rzecznik wszczął dochodzenie z własnej inicjatywy w sprawie efektu „drzwi obrotowych” w EBC ^[6].

a) Sposób, w jaki EBC rozpatrzył konkretny wniosek pracownika EBC o zezwolenie na podjęcie pracy w banku sektora prywatnego podczas urlopu bezpłatnego.

b) Bardziej ogólnie, sposób, w jaki EBC rozpatrywał wnioski pracowników średniego i wyższego szczebla EBC o podjęcie działalności zawodowej podczas urlopu bezpłatnego lub po opuszczeniu EBC.

10. W toku dochodzenia zespół dochodzeniowy Rzecznika zbadał akta EBC dotyczące danej sprawy i szczegółowo przeanalizował informacje dotyczące tymczasowych lub stałych przeprowadzek innych pracowników średniego lub wyższego szczebla EBC w latach 2020 i 2021. Zespół prowadzący dochodzenie spotkał się również z odpowiednimi przedstawicielami EBC, aby omówić inspekcję i inne kwestie wynikające z dochodzenia ^[7].

11. Na spotkaniu kontrolnym przedstawiciele EBC wskazali, że EBC jest w trakcie przeglądu swoich zasad etycznych ^[8] i że z zadowoleniem przyjęliby informacje zwrotne od Rzecznika Praw Obywatelskich w tym zakresie. Dochodzenie obejmowało zatem również ocenę odpowiednich przepisów i sposobów ich udoskonalenia.

Sposób, w jaki EBC rozpatrzył wniosek swojego pracownika

Argumenty przedstawione przez EBC

12. Sprawa dotyczyła wniosku ekonomisty EBC o podjęcie pracy w banku sektora prywatnego podczas urlopu bezpłatnego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracownicy EBC muszą uzyskać uprzednią zgodę na podjęcie działalności o charakterze zawodowym lub wykraczającej poza to, co można racjonalnie uznać za działalność rekreacyjną. Zezwolenie to może zostać udzielone na okres nie dłuższy niż pięć lat ^[9]. Taka działalność nie może w żaden sposób utrudniać wykonywania obowiązków zawodowych pracownika wobec EBC i nie może stanowić prawdopodobnego źródła konfliktu interesów ^[10].

13. W dniu 12 października 2021 r. ekonomista EBC złożył wniosek o zezwolenie do DG HR EBC. W ramach dokonanej przez CGO oceny, czy urlop spowodowałby powstanie konfliktu interesów, wskazał on, że potencjalny pracodawca w tym przypadku jest podmiotem podlegającym nadzorowi EBC. CGO początkowo wyraził wątpliwości co do tego, czy wniosek może lub powinien zostać zatwierdzony w czasie, gdy pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym. Ponieważ jednak pracownik nie był zaangażowany w działalność nadzorczą w EBC, lecz pracował na poziomie eksperckim, przyczyniając się do konkretnych aspektów badawczych dotyczących polityki pieniężnej, fakt, że pracodawca był nadzorowanym podmiotem EBC, ostatecznie nie został uznany za istotny.

14. Oceniając ryzyko konfliktu interesów, CGO wzięła pod uwagę charakter zadań pracownika w EBC oraz proponowane przyszłe zadania określone we wniosku ^[11]. CGO zauważyła, że pracownik nie miał z EBC zadań bezpośrednio związanych z potencjalnym pracodawcą i że nie będzie miał bliskich kontaktów zawodowych z EBC w ramach przyszłej pracy. CGO zauważył ponadto, że pracownik nie podlegał okresowi karencji, biorąc pod uwagę, że jego ranga była niższa niż kierownicza i że nie był zaangażowany w prace nadzorcze. Wreszcie CGO skonsultowała się z bezpośrednim przełożonym pracownika, który zatwierdził wniosek pracownika o udzielenie zezwolenia na urlop bezpłatny.

15. Ponieważ pracownik powiadomił EBC o swoim zamiarze podjęcia działalności zawodowej z dużym wyprzedzeniem, EBC był w stanie podjąć środki mające na celu złagodzenie wszelkich faktycznych lub potencjalnych konfliktów interesów na ponad trzy miesiące przed jego odejściem. Na początku października bezpośredni przełożony odebrał pracownikowi prawa dostępu do informacji związanych z polityką pieniężną, aby nie dać potencjalnemu pracodawcy żadnej przewagi konkurencyjnej. 22 października 2022 r., przed zatwierdzeniem wniosku przez DG HR, EBC cofnął mu dostęp do informacji niejawnych ^[12].

16. EBC rozważył również, czy istnieje ryzyko postrzeganego konfliktu interesów, i ustalił, że takie ryzyko zostało wystarczająco ograniczone, ponieważ:

• W sektorze finansowym ogólnie przyjmuje się, że EBC podjąłby niezbędne proaktywne środki łagodzące, co jest standardową praktyką.
• Pracownicy EBC podlegają ścisłym wymogom poufności, których naruszenie ma poważne konsekwencje.
• Regulamin pracowniczy EBC, w tym zasady etyczne, są publicznie dostępne. 

17. Na podstawie tych elementów i zgodnie z wcześniejszymi decyzjami CGO uznała, że nie istnieje ryzyko konfliktu interesów.

18. DG HR EBC zatwierdziła wniosek, ponieważ uznała, że doświadczenie, które pracownik zdobędzie podczas pracy, będzie miało znaczenie dla EBC i że posunięcie to nie wpłynie na pracę i operacje EBC.

19. Po udzieleniu zezwolenia EBC dowiedział się, że faktyczne zadania pracownika różnią się od zadań opisanych w pierwotnym wniosku. Zgodnie z raportem medialnym i postem w mediach społecznościowych pracownik nie tylko przedstawiłby ogólne spojrzenie na gospodarkę europejską, ale także prognozę przyszłych decyzji w sprawie polityki pieniężnej. Oznaczało to, że będzie on pracował w szczególności nad zagadnieniami, które bezpośrednio wchodziłyby w zakres kompetencji EBC.

20. Biorąc pod uwagę tę zmianę okoliczności, EBC zwrócił się o wyjaśnienie charakteru zadań wykonywanych przez pracownika EBC w banku. 22 marca 2022 r. pracownik wycofał swój wniosek o urlop bezpłatny i złożył rezygnację z pracy w EBC.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

21.  Rzecznik zauważa, że EBC oparł się na opisie zamierzonego stanowiska pracownika, a nie na opisie zadań przygotowanym przez potencjalnego pracodawcę. CGO otrzymał oficjalny opis stanowiska od banku dopiero 8 marca 2022 r. Rzecznik uważa, że gdyby oficjalny opis stanowiska został przedłożony w październiku 2021 r., mógłby on racjonalnie wpłynąć na decyzję o zatwierdzeniu wniosku o urlop bezpłatny.^[13] Rzecznik przedstawi EBC odpowiednią sugestię poniżej.

22. 1 lutego 2022 r. w mediach społecznościowych pojawiły się obawy dotyczące przeniesienia pracownika EBC do banku. Kolejne obawy pojawiły się publicznie 7 i 9 lutego 2022 r. w następstwie doniesienia medialnego, że bank sektora prywatnego udostępnił klientom notatkę z posiedzenia Rady Prezesów EBC 3 lutego 2022 r., której współautorem był pracownik EBC.

23. CGO poinformowało, że dowiedziało się o obawach zgłoszonych w początkowym poście w mediach społecznościowych dopiero 1 marca 2022 r. Następnie w dniu 4 marca 2022 r. zwrócił się do banku o kopię oficjalnego opisu stanowiska pracy.^[14] Rzecznik uważa, że spowodowało to opóźnienie w ponownej ocenie charakteru działalności pracownika w banku sektora prywatnego podczas urlopu. Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawi odpowiednią sugestię poniżej.

24. Rzecznik Praw Obywatelskich przyznaje, że EBC zastosował środki łagodzące na trzy miesiące przed przeprowadzką pracownika w celu zapewnienia, aby pracownik nie miał dostępu do żadnych informacji szczególnie chronionych. Następnie EBC ocenił również notę przesłaną przez bank prywatny swoim klientom. Uczynił to w celu sprawdzenia, czy pracownik nie naruszył obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej.

25. Rzecznik jest jednak zdania, że EBC mógł podjąć bardziej aktywne działania, aby rozwiać wszelkie obawy co do tego, czy posunięcie to było zgodne z jego zasadami etyki. Chociaż osoby mające dostęp do informacji poufnych na temat sektora finansowego mogą na ogół być świadome sposobu działania EBC, opinii publicznej może brakować takiego zrozumienia. Na przykład EBC mógł natychmiast wypowiedzieć się publicznie:

• obawa, że informacje poufne zostały wykorzystane w nocie z dnia 7 lutego; oraz
• fakt, że trzy miesiące przed wyjazdem pracownika zastosowała środki łagodzące w celu zaradzenia ryzyku konfliktu interesów.

Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawi odpowiednią sugestię poniżej.

Sprawy dotyczące efektu „drzwi obrotowych” w latach 2020 i 2021

Argumenty przedstawione przez EBC

26. Prawo do podejmowania pracy jest prawem podstawowym, a wszelkie ograniczenia tego prawa muszą być zgodne z zasadą proporcjonalności. EBC bardzo poważnie traktuje potrzebę zarządzania konfliktami interesów wynikającymi z działalności po okresie zatrudnienia i działalności zawodowej podczas urlopu bezpłatnego. Rozważa przy tym pełne spektrum środków łagodzących. W przypadku zidentyfikowania ryzyka jego celem jest przyjęcie środków, które odpowiednio ograniczają to ryzyko i są proporcjonalne. Może to obejmować tymczasowe zakazy obejmowania nowych stanowisk.

27. EBC uważa, że pracownicy mogą rozwijać swoje umiejętności, obejmując stanowiska poza EBC. EBC nie wyklucza automatycznie szczególnych rodzajów działalności zawodowej podczas urlopu bezpłatnego, lecz dąży do oceny ryzyka i równego traktowania podobnych przypadków. Oceniając wnioski pracowników, EBC bierze pod uwagę staż pracy pracownika przy określaniu proponowanych przez siebie warunków lub środków łagodzących.

28. Regulamin pracowniczy EBC opisuje rodzaje potencjalnych pracodawców prowadzących działalność zawodową podczas urlopu bezpłatnego, a mianowicie: krajowe banki centralne; krajowe organy nadzorcze w ramach Jednolitego Mechanizmu Nadzorczego; instytucje, organy, urzędy lub agencje UE; innych organizacji międzynarodowych. Jeżeli DG HR uzna, że doświadczenie zdobyte w związku z okresem zatrudnienia lub pracy na własny rachunek jest istotne dla EBC, potencjalni pracodawcy mogą również obejmować: instytucje akademickie; sektor prywatny; lub krajowym sektorem publicznym lub organizacjami międzyrządowymi innymi niż wymienione powyżej ^[15].

29. Dochodzenie Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczyło 26 przypadków pracowników EBC, którzy podjęli działalność zawodową po opuszczeniu EBC tymczasowo (podczas urlopu bezpłatnego) lub na stałe ^[16].

30. Zarówno w 2020 r., jak i w 2021 r. dwie z trzynastu spraw dotyczyły wniosków o zezwolenie na prowadzenie działalności zawodowej w sektorze prywatnym podczas urlopu bezpłatnego z udziałem pracowników średniego szczebla. Wszystkie pozostałe wnioski dotyczyły zezwolenia na działalność zawodową wykonywaną po zakończeniu mandatu, w ramach której pracownicy opuszczali EBC na stałe.

31. Dziewięć z trzynastu spraw w 2020 r. i osiem z trzynastu spraw w 2021 r. wiązało się z koniecznością powiadomienia EBC z pewnym wyprzedzeniem o potencjalnej dacie rozpoczęcia. W każdym z dwóch analizowanych lat w jednym przypadku obowiązywał obowiązkowy okres karencji, co oznaczało, że dana osoba nie mogła objąć danego stanowiska przez trzy miesiące po opuszczeniu EBC. W 2020 r. trzy sprawy podlegały zinternalizowanemu okresowi karencji (w którym pracownicy korzystali z corocznego urlopu wypoczynkowego/urlopu rodzicielskiego lub zostali ponownie przydzieleni do zadań innych niż krytyczne), ale w 2021 r. żaden z nich nie został wykorzystany. W sumie dziewięć spraw było objętych środkami łagodzącymi, gdy pracownik nadal pełnił służbę, na przykład poprzez zniesienie praw dostępu do informacji szczególnie chronionych lub przeniesienie do zadań innych niż krytyczne. W trzech z tych dziewięciu przypadków pracownik nie był objęty okresem karencji.

32. Zdecydowana większość wniosków pracowników o objęcie nowych stanowisk jest zgłaszana w odpowiednim czasie, tak aby EBC mógł przeciwdziałać wszelkim potencjalnym zagrożeniom i w razie potrzeby przyjąć środki łagodzące ^[17]. EBC stara się zwiększać świadomość na ten temat, w tym poprzez seminaria i szkolenia online.

33. EBC nie monitoruje proaktywnie przestrzegania warunków określonych w decyzjach zatwierdzających wnioski o podjęcie działalności zawodowej. Komisja podejmuje jednak działania następcze w stosunku do pracowników, których to dotyczy, jeżeli zostanie poinformowana o domniemanych naruszeniach. Byli pracownicy są zobowiązani do powiadomienia o zamiarze zmiany statusu zawodowego na czas trwania obowiązującego okresu karencji.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

34. Pracownicy EBC (na różnych szczeblach) przenieśli się do sektora prywatnego, zarówno na czas określony, jak i na stałe, we wszystkich przypadkach z wyjątkiem jednego z dokumentów poddanych przeglądowi w ramach niniejszego dochodzenia. Obejmowało to objęcie stanowisk w podmiotach i bankach podlegających nadzorowi EBC.

35. Sprawy poddane przeglądowi nie obejmowały pracowników EBC wnioskujących o pracę dla krajowego organu regulacyjnego lub nadzorczego, organu UE lub innego organu publicznego.^[18] W latach 2020–2021 wszyscy czterej pracownicy wnioskujący o urlop bezpłatny w celu podjęcia działalności zawodowej udali się do sektora prywatnego. Oprócz indywidualnego przypadku ekonomisty objętego tym badaniem, inne przypadki obejmowały przeprowadzki do dostawcy danych i platformy transakcyjnej, firmy technologii finansowej i dużej firmy zarządzającej inwestycjami.

36. Pracownicy EBC mogą być wyraźnie atrakcyjni dla pracodawców z sektora prywatnego, zwłaszcza w sektorze finansowym, ze względu na swoje kontakty, wiedzę fachową i doświadczenie. Aby ograniczyć ryzyko konfliktu interesów związanego z takimi działaniami, EBC w dużej mierze polegał na środkach, podczas gdy pracownicy nadal byli pracownikami EBC (takich jak ograniczenie dostępu do niektórych informacji lub przeniesienie do działalności innej niż krytyczna). W latach 2020 i 2021 tylko jeden odchodzący pracownik był objęty obowiązkowym okresem karencji po opuszczeniu EBC.

37. W swojej ocenie CGO opiera się na terminie powiadomienia zainteresowanego pracownika. Pracownicy muszą powiadomić CGO, gdy dyskusje dotyczące przyszłej działalności zawodowej znajdują się na zaawansowanym etapie, a w każdym razie przed podjęciem decyzji o przyjęciu pracy. Rzecznik zauważa, że EBC wydał wytyczne interpretacyjne dla pracowników dotyczące działalności zawodowej po zakończeniu służby. Te wytyczne interpretacyjne obejmują, że pracownik powinien powiadomić CGO „po przeprowadzeniu konkretnych negocjacji dotyczących przyszłego dokumentu dotyczącego działalności zawodowej o potencjalnym zainteresowaniu potencjalnego pracodawcy zatrudnieniem pracownika, jeżeli może to prowadzić do konfliktu interesów”. Rzecznik jest zdania, że niniejsze wytyczne dotyczące terminów powiadomień powinny mieć zastosowanie do obu scenariuszy, w których pracownicy EBC przenoszą się tymczasowo lub na stałe z EBC, i powinny znaleźć odzwierciedlenie w zasadach etycznych EBC.

38. Fakt, że pracownicy EBC przenoszą się głównie do sektora prywatnego, zwiększa ryzyko konfliktu interesów. To zwiększone ryzyko powinno być brane pod uwagę przy ocenie wniosków przez kierowników EBC, CGO i DG HR. Mogłoby to na przykład obejmować zaproponowanie wystarczająco długich okresów karencji lub środków mających na celu przeciwdziałanie zagrożeniom dla reputacji i obowiązku lojalności pracowników przebywających na urlopie bezpłatnym. W tym kontekście EBC powinien zadbać o to, by nakładane przez niego ograniczenia były odpowiednie oraz by można je było monitorować i egzekwować. W przypadku gdy wniosek o podjęcie działalności stwarza ryzyko, którego nie można odpowiednio ograniczyć za pomocą ograniczeń, lub gdy ograniczeń nie można skutecznie monitorować lub egzekwować, EBC nie powinien zezwalać pracownikom na podjęcie takiej działalności podczas urlopu bezpłatnego. Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawi odpowiednią sugestię poniżej.

Przegląd zasad etyki zawodowej EBC

39. Zasady etyczne określają wymogi i obowiązki etyczne pracowników EBC ^[19] i mają zastosowanie do wszystkich pracowników EBC, w tym pracowników oddelegowanych i pracowników zatrudnionych na podstawie umów na czas określony ^[20]. Zasady etyczne określają m.in. szczegółowe zasady zapewniające niezależność pracowników w zakresie konfliktów interesów ^[21], działalności zewnętrznej ^[22] i ograniczeń po okresie zatrudnienia ^[23].

40. Rzecznik ^stwierdził, że EBC musi zapewnić i wykazać, że jego pracownicy wykonują swoje funkcje z najwyższym stopniem profesjonalizmu i uczciwości, oraz podkreślił potrzebę zwrócenia szczególnej uwagi na zasady i politykę EBC w dziedzinie etyki. Rzecznik wyraził również zaniepokojenie, że okresy karencji miały zastosowanie wyłącznie do stanowisk w instytucjach kredytowych podlegających nadzorowi EBC, w przypadku gdy pracownik był bezpośrednio zaangażowany w nadzór nad tym podmiotem lub bezpośrednim konkurentem. Wiązało się to z ryzykiem, że tacy pracownicy będą mogli dołączyć do innych podmiotów sektora prywatnego (takich jak firmy konsultingowe) bez okresu karencji.

41. EBC jest w trakcie przeglądu swoich zasad etycznych ^[25], a przegląd ma zostać zakończony w 2023 r. W ramach tego dochodzenia EBC zwrócił się do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich o przedstawienie propozycji udoskonalenia zasad etyki zawodowej EBC. Rzecznik z zadowoleniem przyjął tę możliwość i przedstawia sugestie dotyczące tych części ram etycznych, które są objęte niniejszym dochodzeniem.

42. Ramy etyczne uwzględniają różne role EBC w odniesieniu do: (i) polityka pieniężna oraz (ii) zadania nadzorcze.^[26] Kładzie szczególny nacisk na zapewnienie niezależności swoich pracowników i osób zaangażowanych w podejmowanie decyzji w związku z zadaniami nadzorczymi. Istnieją różne wymogi dotyczące okresów wypowiedzenia i odstąpienia od umowy w zależności od: (i) czy zadania danej osoby obejmują nadzór, (ii) jej rolę lub grupę zaszeregowania w EBC oraz (iii) charakter potencjalnego pracodawcy. Rzecznik rozumie, że zgodnie z obowiązującymi ramami okresy te mogą być jedynie uchylone, skrócone lub przedłużone, ale nie narzucone ^[27].

43. Dodatki przejściowe ^[28] mogą być wypłacane byłym pracownikom, którym po zakończeniu zatrudnienia w EBC zakazano podejmowania określonej działalności zawodowej. Dodatki takie są wypłacane, jeżeli byli pracownicy nie mogą znaleźć odpowiedniej alternatywy i w związku z tym są bezrobotni.

44. Na podstawie dochodzenia Rzecznik zauważa, że pracownicy, którzy podlegają krótkim okresom powiadomienia lub karencji (w zależności od ich grupy zaszeregowania lub obowiązków) lub nie mają ich wcale, mogą mimo to być narażeni na konflikty interesów lub obawy o reputację, gdy czasowo lub na stałe opuszczają EBC. EBC może uzgodnić z takimi pracownikami dobrowolne okresy karencji. EBC może również internalizować okres karencji w czasie, gdy pracownicy pozostają w EBC, lub podejmować inne środki łagodzące, na przykład usuwając prawa dostępu do informacji niepublicznych lub ponownie przydzielając pracowników do zadań niekrytycznych. Środki te mają jednak swoje ograniczenia. Na przykład to, czy można zastosować odpowiednie środki łagodzące, gdy pracownik nadal pozostaje w służbie EBC, zależy od terminu powiadomienia.

45. Rzecznik zauważa również, że przepisy EBC przewidują krótsze terminy wprowadzenia ewentualnych zakazów lobbingu wobec byłych kolegów niż te przewidziane w art. 16 regulaminu pracowniczego UE (sześć miesięcy w przypadku pracowników wyższego szczebla EBC w porównaniu z jednym rokiem w przypadku pracowników wyższego szczebla objętych regulaminem pracowniczym UE).^[29] Chociaż charakter działalności lobbingowej może różnić się na poziomie EBC ze względu na jego szczególne obowiązki, Rzecznik uważa, że EBC powinien przyjąć bardziej ostrożne podejście.

46. Rzecznik jest zdania, że EBC mógłby wzmocnić swoje ramy etyczne i przedstawia EBC odpowiednie sugestie poniżej.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującymi wnioskami:

EBC powinien stosować bardziej zdecydowane podejście w odniesieniu do przenoszenia efektu „drzwi obrotowych” pracowników średniego szczebla i pracowników wyższego szczebla na stanowiska w sektorze prywatnym, w szczególności w sektorze finansowym, podczas urlopu bezpłatnego w EBC albo po ich odejściu lub przejściu na emeryturę.

Ponieważ EBC jest obecnie w trakcie przeglądu swoich ram etycznych, Rzecznik zamyka dochodzenie, stwierdzając, że na tym etapie dalsze dochodzenia nie są uzasadnione.

EBC zostanie poinformowany o tej decyzji.

Propozycje ulepszeń

1. EBC powinien zwrócić się do pracowników o przedstawienie formalnego opisu ich zadań potencjalnemu pracodawcy we wnioskach o podjęcie działalności zewnętrznej podczas urlopu bezpłatnego lub w ramach działalności po okresie zatrudnienia.

2. EBC powinien opracować środki służące monitorowaniu przestrzegania przez (byłych) pracowników ich obowiązków w zakresie etyki lub warunków nałożonych przez EBC.

3. EBC powinien ocenić, indywidualnie dla każdego przypadku, czy proaktywna komunikacja byłaby przydatna, w przypadku gdy obawy są zgłaszane publicznie. 

4. W przypadku gdy EBC uzna, że wniosek pracownika o podjęcie działalności zawodowej podczas urlopu bezpłatnego stwarza ryzyko, którego nie można odpowiednio ograniczyć za pomocą ograniczeń, lub gdy ograniczeń nie można skutecznie monitorować ani egzekwować, nie powinien zatwierdzać takiego wniosku.

W kontekście przeglądu zasad etyki zawodowej EBC powinien rozważyć:

5. Rozszerzenie zakresu pracowników, którzy podlegają bardziej rygorystycznym wymogom dotyczącym powiadamiania lub odstąpienia od umowy lub w inny sposób stosują ogólny minimalny wymóg w odniesieniu do wszystkich pracowników podobny do przepisów regulaminu pracowniczego dotyczących działalności zawodowej po zakończeniu służby.

6. Wydłużenie do dwunastu miesięcy zakazu lobbingu byłych wysokich rangą pracowników EBC wobec byłych współpracowników oraz poinstruowanie obecnych pracowników EBC, aby unikali preferencyjnego traktowania byłych współpracowników.

7. Czy w duchu zasad etyki EBC pracownicy przebywający na urlopie mogą zajmować stanowiska w prywatnych firmach sektora finansowego? Jeśli praktyka ta będzie kontynuowana, EBC powinien zastanowić się, w jaki sposób może lepiej radzić sobie z ryzykiem konfliktu interesów i ryzykiem zarówno dla reputacji EBC, jak i obowiązku lojalności pracowników.

8. uzależnienie zezwolenia na działalność zawodową pracowników przebywających na urlopie lub byłych pracowników od podania przez nowego pracodawcę do wiadomości publicznej warunków nałożonych przez EBC. Byli pracownicy i osoby przebywające na urlopie powinni być zobowiązani co najmniej do powiadamiania nowego pracodawcy o środkach ograniczających ryzyko przewidzianych w zezwoleniu nałożonym przez EBC, a także o ich ciągłym obowiązku nieujawniania informacji objętych tajemnicą zawodową.

9. Podanie do wiadomości publicznej warunków zatwierdzania działalności byłych pracowników wyższego szczebla po okresie zatrudnienia.

10. Dostosowanie definicji konfliktu interesów zawartej w sekcji III zasad etycznych do innych części ram prawnych EBC. Obecnie definicja zawarta w sekcji III nie odnosi się do „rzeczywistych” konfliktów interesów, lecz jedynie do możliwych i postrzeganych konfliktów.

 

Emily O'Reilly

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, 26 października 2022 r.

 

Załącznik 1: Odpowiednie przepisy ram etycznych

Pracownicy EBC – ramy etyczne
	Działania zewnętrzne		Działalność wykonywana ex post
Zasada	Członkowie personelu uzyskują pisemne zezwolenie przed podjęciem działalności zewnętrznej o charakterze zawodowym lub wykraczającej poza to, co można racjonalnie uznać za działalność rekreacyjną.	Zasada	Członkowie personelu informują CGO, jeżeli charakter działalności zawodowej może prowadzić do konfliktu interesów z obowiązkami zawodowymi członka personelu.
Procedura	DG ds. Praw Człowieka, po konsultacji z (i) CGO (ocena ryzyka konfliktu interesów) oraz (ii) odpowiednimi przełożonymi liniowymi, udziela takiego zezwolenia, jeżeli: a) działalność zewnętrzna nie wpływa w żaden sposób na wykonywanie przez pracownika obowiązków zawodowych wobec EBC oraz: b) nie stanowi prawdopodobnego źródła konfliktu interesów.	Procedura	Obecny personel (wszystkie szczeble): CGO ocenia, czy istnieje konflikt interesów.  W takim przypadku CGO informuje odpowiedzialnego bezpośredniego przełożonego i doradza mu w sprawie odpowiednich środków, które należy podjąć w celu złagodzenia konfliktu interesów, w tym, w razie potrzeby, zwolnienia pracownika z odpowiedzialności za daną sprawę. Niektórzy obecni i byli pracownicy muszą powiadomić CGO przed podjęciem jakiejkolwiek działalności zawodowej (długość okresu zależy od stopnia i obowiązków)
Termin/warunki	Warunki: Zgodnie z zezwoleniem + na podstawie informacji podanych we wniosku pracownika. Zezwolenia takiego udziela się jednorazowo na okres nie dłuższy niż pięć lat. Zachowanie pracowników nie może podważać ich niezależności zawodowej i bezstronności ani szkodzić reputacji EBC. Państwa członkowskie:  (i) wykonują swoje obowiązki sumiennie, uczciwie i bez względu na własny interes lub interesy narodowe; (ii) unikają sytuacji, które powodują lub mogą być postrzegane jako powodujące konflikty interesów, w tym wynikające z późniejszej działalności zawodowej; (iii) przestrzeganie najwyższych standardów etyki zawodowej i lojalność wobec Unii i EBC. Członkowie personelu są nadal związani tymi obowiązkami podczas urlopu z EBC.	Termin i warunki:	Obowiązkowe okresy karencji dla niektórych pracowników w zależności od stopnia i obowiązków (maksymalnie 2 lata), które mogą zostać uchylone, skrócone lub przedłużone przez zarząd. Pracownicy powstrzymują się, nawet po zaprzestaniu pełnienia swoich obowiązków, od nieupoważnionego ujawniania wszelkich informacji, które otrzymali w trakcie wykonywania swoich obowiązków, chyba że informacje te zostały już podane do wiadomości publicznej.

 

Załącznik 2: Indywidualny przypadek dotyczący harmonogramu

Data	Działania EBC	Działania pracownika EBC
Przed 12 października 2021 r.	Bezpośredni przełożony pracownika usunął go z obiegu informacji związanych z polityką pieniężną.	Rozmawiał ze swoim kierownictwem i DG HR o zamiarze podjęcia pracy w banku podczas urlopu bezpłatnego.
12 października 2021 r.	Urząd ds. Zgodności i Zarządzania (CGO) rozpoczął ocenę wniosku pracownika.	Poinformował CGO o swoim wniosku o urlop na mobilność w celu podjęcia pracy w banku sektora prywatnego i prosi o ich wkład z punktu widzenia etyki.
15 października 2021 r.	CGO poprosiło pracownika o dalsze informacje.	Odpowiedziano na wniosek o udzielenie dalszych informacji.
	CGO wezwało pracownika do dalszych wyjaśnień. Po uzyskaniu wyjaśnień CGO stwierdziła, że pracownik nie ma w EBC żadnych zadań związanych z potencjalnym pracodawcą i że nie będzie miał żadnego kontaktu z EBC w ramach przyszłej pracy.
22 października 2021 r.	CGO zwróciło się pisemnie do bezpośredniego przełożonego pracownika w celu potwierdzenia jego zadań w EBC oraz u przyszłego pracodawcy.  Liniowy przełożony potwierdził w rozmowie telefonicznej, dodając, że usunięcie pracownika z danych dotyczących polityki pieniężnej było ważne, aby nie dać potencjalnemu pracodawcy żadnej przewagi konkurencyjnej, przyznając, że przedmiotowe informacje tracą z czasem na znaczeniu.
22 października 2021 r.	EBC cofnął pracownikowi dostęp do informacji niejawnych.
25 października 2021 r.	CGO napisał do pracownika, że warunki podjęcia przyszłej pracy w banku podczas urlopu zostały spełnione z punktu widzenia etyki, ponieważ: 1. nie miał zadań związanych z potencjalnym pracodawcą; 2. nie utrzymywałby bliskich kontaktów zawodowych z EBC w przyszłej pracy; 3. nie był objęty okresem karencji; 4. kierowałby zespołem ekonomistów, który zapewnia badania, na podstawie których bank opracuje pogląd na prawdopodobną ewolucję gospodarki europejskiej. CGO zgodziło się ze środkami zapobiegawczymi mającymi na celu cofnięcie dostępu do informacji związanych z formułowaniem zaleceń dotyczących polityki pieniężnej, aby uniknąć podejrzeń o uprzywilejowany dostęp do informacji o ewentualnych decyzjach Rady Prezesów.
28 października 2021 r.	DG HR zatwierdziła wniosek o urlop bezpłatny.
1 lutego 2022 r.		Rozpoczął nową pracę w banku na urlopie w EBC. Opublikowano post w mediach społecznościowych informujący o rozpoczęciu nowego zatrudnienia, które pokrywało się z poprzednimi zadaniami w EBC.
3 lutego 2022 r.	Posiedzenie Rady Prezesów EBC
7 lutego 2022 r.		Współautorka notatki dla banku zawierającej uwagi na temat posiedzenia Rady Prezesów EBC 3 lutego 2022.
1 marca 2022 r.	CGO otrzymuje informację o poście pracownika w mediach społecznościowych z 1 lutego 2022 r.
2 marca 2022	CGO i bezpośredni przełożony pracownika omawiają post w mediach społecznościowych zawierający opis zadania, który wydawał się niezgodny z opisem zawartym we wniosku o zezwolenie na urlop bezpłatny.
3–8 marca 2022 r.	Wymiana CGO z nowym pracodawcą pracownika w celu uzyskania oficjalnego opisu zadania
14–21 marca 2022 r.	CGO wymieniło się z nowym pracodawcą pracownika w celu omówienia kwestii związanych z systemem urlopów bezpłatnych EBC.
22 marca 2022 r.		Wycofał wniosek o urlop bezpłatny i zrezygnował z pracy w EBC.

 

 

[1] Nowe zasady etyczne zastępują część 0 regulaminu pracowniczego EBC (opublikowanego w Dz.U. 6 listopada 2020). Sam regulamin pracowniczy zaktualizowano 1 maja 2022 r. Zasady te, a tym samym zasady ramowe, mają zastosowanie do wszystkich pracowników EBC, w tym pracowników oddelegowanych i kontraktowych. Zob.: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A52020XB1106%2801%29

[2] Przegląd odpowiednich przepisów zawartych w zasadach etycznych EBC znajduje się w załączniku 1.

[3] Zob. część 0.2.8.3 regulaminu pracowniczego.

[4] Idem, właśc.

[5] Zgodnie z zasadami etyki pracownicy EBC są zobowiązani do przestrzegania przepisów EBC dotyczących zarządzania informacjami i ich poufności oraz do ubiegania się o zezwolenie na ujawnienie takich informacji zarówno w EBC, jak i poza nim. Zob. część 0.3.1 regulaminu pracowniczego.

[6] Zob. list inauguracyjny tutaj: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/153041.

[7] Zob. sprawozdanie ze spotkania inspekcyjnego tutaj: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/160592.

[8] Więcej informacji: https://www.ecb.europa.eu/ecb/orga/ethics/html/index.en.html

[9] Zezwolenie nie jest wymagane w przypadku działań zewnętrznych, które (i) są nieodpłatne, (ii) są związane z kulturą, nauką, edukacją, sportem, działalnością charytatywną, religią, działalnością społeczną lub inną działalnością dobroczynną oraz (iii) nie są związane z EBC ani z obowiązkami zawodowymi pracownika w EBC. Niektóre wyjątki mają również zastosowanie do związków zawodowych i urzędów publicznych.

[10] Konflikt interesów definiuje się jako sytuację, w której członkowie personelu mają osobiste interesy, które mogą wpływać lub wydają się wpływać na bezstronne i obiektywne wykonywanie ich obowiązków zawodowych. Interesy osobiste definiuje się jako wszelkie korzyści lub potencjalne korzyści o charakterze finansowym lub niefinansowym dla członków personelu, członków ich rodzin, innych krewnych lub kręgu przyjaciół i bliskich znajomych. Zob. część 0.2.1 regulaminu pracowniczego.

[11] Potencjalna praca została opisana jako prowadzenie zespołu ekonomistów, który dostarczy badań, na podstawie których potencjalny pracodawca rozwinie pogląd na prawdopodobną ewolucję gospodarki europejskiej.

[12] Informacje oznaczone jako „Tajne” lub „Poufne”, zgodnie z systemem klasyfikacji EBC.

[13] Harmonogram poszczególnych przypadków znajduje się w załączniku I.

[14] Idem.

[15] Patrz: Art. 5.12.1a lit. b) regulaminu pracowniczego EBC.

[16] Przegląd jest podzielony na stanowiska kierownicze (grupy płacowe EBC I i wyższe) oraz stanowiska średniego szczebla, ale nie kierownicze (grupy płacowe EBC od F/G do H), które pracują dla departamentów nadzoru bankowego ,, z których oba podlegają formalnym okresom karencji, oraz na dyrekcje generalne i dyrekcje. W 2020 r. odnotowano 13 przypadków, a w 2021 r. – 13.

[17] Zob. art. 0.2.8.1 regulaminu pracowniczego EBC, który określa ramy „negocjacji przyszłej działalności zawodowej”.

[18] Zarówno w 2020 r., jak i w 2021 r. odnotowano dwa przypadki pracowników krajowego banku centralnego lub właściwego organu, którzy zostali tymczasowo oddelegowani do EBC i którzy powiadomili EBC o zamiarze podjęcia zatrudnienia w sektorze prywatnym.

[19] W ostatnim przeglądzie zastąpiono sekcję III część 0 regulaminu pracowniczego EBC (opublikowanego w Dzienniku Urzędowym UE w dniu 6 listopada 2020 r.). Sam regulamin pracowniczy zaktualizowano 1 maja 2022 r. Zob.: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A52020XB1106%2801%29

[20] Streszczenie ram etycznych znajduje się w załączniku 2.

[21] Zob. część 0.2.1 regulaminu pracowniczego.

[22] Zob. część 0.2.6 regulaminu pracowniczego. 

[23] Zob. część 0.2.8 regulaminu pracowniczego.

[24] Zob. dokument roboczy służb Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie przeglądu zasad etycznych EBC, tutaj: https://www.ombudsman.europa.eu/en/letter/en/60111

[26] Odpowiednie odniesienia prawne znajdują się w załączniku 2.

[27] Oznacza to, że pracownicy, którzy nie są objęci obowiązkowym okresem karencji w ramach etyki zawodowej, nie mogą zostać objęci obowiązkowym okresem karencji przez EBC po ich odejściu. Natomiast regulamin pracowniczy, zgodnie z art. 16, pozostawia możliwość (tymczasowego) zakazu uznaniu instytucji, gdy praca może być sprzeczna z jej uzasadnionymi interesami i jest związana z pracą wykonywaną przez byłego urzędnika w ciągu ostatnich trzech lat służby.

[28] Zobacz art. 36a części I i art. 31a części II zasad etyki zawodowej EBC, które stanowią, że w przypadku gdy pracownikowi „ze względu na okres karencji zakazuje się podejmowania określonej działalności zawodowej i który nie może znaleźć odpowiedniej alternatywnej działalności zawodowej i w związku z tym jest bezrobotny”, otrzymuje on malejący specjalny dodatek miesięczny w wysokości 80% ostatniego wynagrodzenia podstawowego za pierwszy rok, a 60% za kolejny rok.

[29] Zob. art. 0.2.8.3 lit. f) regulaminu pracowniczego.