Kontekst skargi

1. Skarżący, dziennikarz, ubiegał się o dostęp do dokumentów związanych z projektem finansowanym w ramach Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego. Projekt nosi tytuł „Ocena ram prawnych i zdolności libijskiej straży przybrzeżnej w zakresie usług poszukiwawczo-ratowniczych” i był realizowany przez państwo członkowskie w okresie od września 2017 r. do stycznia 2019 r.

2. W dniu 20 lipca 2021 r. skarżący zwrócił się do Komisji Europejskiej z odpowiednim wnioskiem ^[1] o publiczny dostęp do dokumentów.

3. W dniu 27 sierpnia 2021 r. Komisja odpowiedziała, wskazując 24 dokumenty ^[2] jako objęte zakresem wniosku o udzielenie dostępu. Komisja odmówiła udzielenia dostępu do 16 dokumentów, powołując się na potrzebę ochrony bezpieczeństwa publicznego, oraz do jednego dokumentu w celu ochrony celu audytu.^[3] Jeśli chodzi o siedem pozostałych dokumentów, Komisja udzieliła dostępu do ich części, utajniając dane osobowe i to, co uważała za szczególnie chronione informacje handlowe ^[4].

4. Tego samego dnia skarżący zwrócił się do Komisji o ponowne rozpatrzenie jego decyzji (poprzez złożenie „wniosku potwierdzającego”). Skarżący nie sprzeciwił się utajnieniu danych osobowych, ale zakwestionował zastosowanie pozostałych wyjątków. Podniósł on również, że Komisja nie oceniła, czy za ujawnieniem przemawia nadrzędny interes publiczny i czy sporne miesięczne sprawozdania mogły zostać częściowo ujawnione.

5. W dniu 1 września 2021 r. Komisja potwierdziła otrzymanie ponownego wniosku skarżącego i poinformowała go, że termin na udzielenie odpowiedzi upłynie w dniu 22 września 2021 r.

6. 22 września 2021 r. Komisja przedłużyła termin na udzielenie odpowiedzi do 13 października 2021 r., stwierdzając, że „nie była w stanie zebrać wszystkich elementów”.

7.  Skarżący zwrócił się następnie do Komisji o przedstawienie szczegółowych powodów przedłużenia terminu i 27 września 2021 r. przesłał Komisji przypomnienie.

8. Tego samego dnia Komisja odpowiedziała, że przy ocenie ponownego wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów jej Sekretariat Generalny dokonuje ponownego przeglądu odpowiedzi udzielonej przez właściwą dyrekcję generalną. W niniejszej sprawie przegląd obejmował ocenę wszystkich spornych dokumentów, z których niektóre dotyczą delikatnych tematów. Ponadto konieczne było skonsultowanie się z innymi departamentami, w tym z Wydziałem Prawnym. W związku z tym Komisja stwierdziła, że ze względu na złożoność sprawy potrzeba więcej czasu na sfinalizowanie odpowiedzi potwierdzającej.

9. W dniu 13 października 2021 r. Komisja ponownie przedłużyła termin, nie wskazując, kiedy skarżący może spodziewać się odpowiedzi potwierdzającej. Powtórzyła poprzednie powody przedłużenia terminu i stwierdziła, że nadal nie była w stanie zebrać wszystkich elementów. Komisja zapewniła skarżącego, że dokłada wszelkich starań, aby udzielić odpowiedzi tak szybko, jak to możliwe.

10. Skarżący zakwestionował przedłużenie terminu i zwrócił się do Komisji o przekazanie mu harmonogramu odpowiedzi potwierdzającej.

11. 25 października 2021 r. skarżący przesłał Komisji przypomnienie. Zadzwonił również do Komisji i powiedziano mu, że odpowiedź ponowna zostanie sfinalizowana „za kilka tygodni”.

12. Skarżący, niezadowolony, zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

13. W dniu 26 października 2021 r. Komisja odpowiedziała skarżącemu, powtarzając, że nie jest w stanie przewidzieć, kiedy otrzyma on odpowiedź potwierdzającą, biorąc pod uwagę, że jej wewnętrzne konsultacje w sprawie jego wniosku nie zostały jeszcze zakończone. Komisja zapewniła również skarżącego, że dokłada wszelkich starań, aby jak najszybciej udzielić mu odpowiedzi.

W przedmiocie dochodzenia

14. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie braku odpowiedzi Komisji na ponowny wniosek skarżącego.

15. W trakcie dochodzenia Rzecznik otrzymał odpowiedź Komisji na skargę, a następnie uwagi skarżącego w odpowiedzi na odpowiedź Komisji. Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich zbadał również sporne dokumenty. Po przyjęciu przez Komisję odpowiedzi potwierdzającej 14 lutego 2022 r. skarżący wyjaśnił jednak, że złoży nową skargę w przypadku niezadowolenia z przyznanego dostępu. W związku z tym decyzja ta koncentruje się na czasie trwania procesu.

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

16. Skarżący wyraził zaniepokojenie, że Komisja nie udzieliła odpowiedzi potwierdzającej w wyznaczonym terminie. Uznał on, że jego wniosek o udzielenie dostępu nie był wyjątkowy pod względem ilości i złożoności odnośnych dokumentów oraz że sposób, w jaki Komisja rozpatrzyła jego wniosek, odzwierciedlał jej niechęć do przeznaczenia wystarczających zasobów na obszar publicznego dostępu do dokumentów.

17. Komisja stwierdziła, że wniosek skarżącego o udzielenie dostępu dotyczył dokumentów sensytywnych, w tym dokumentu niejawnego.

18. Komisja argumentowała również, że sprawa jest szczególnie złożona. Stwierdziła, że na etapie potwierdzającym musi ponownie zbadać wszystkie dokumenty wchodzące w zakres wniosku skarżącego o udzielenie dostępu. Wniosek obejmował ponad 1000 stron.

19. Komisja podniosła ponadto, że niektóre ze spornych dokumentów pochodzą od państwa członkowskiego, z którym musiała się zapoznać. Komisja dokonała tego w dniu 2 grudnia 2021 r. i po kilku wymianach informacji otrzymała ostateczną odpowiedź w dniu 24 grudnia 2021 r.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

20. Publiczny dostęp do dokumentów jest prawem podstawowym, które pomaga chronić przejrzystość i legitymację instytucji, organów, urzędów i agencji UE. Aby zapewnić znaczący dostęp, kluczowe znaczenie ma szybkie rozpatrywanie przez administrację UE każdego wniosku o publiczny dostęp, tj. w terminach określonych w przepisach UE dotyczących publicznego dostępu do dokumentów (rozporządzenie 1049/2001).

21. W tym przypadku udzielenie odpowiedzi na ponowny wniosek skarżącego zajęło Komisji ponad pięć miesięcy. Opóźnienie wykracza daleko poza termin 30 dni roboczych na rozpatrzenie ponownego wniosku.

22. Rzecznik uważa za zrozumiałe, że skarżący jest bardzo niezadowolony z czasu poświęconego przez Komisję na rozpatrzenie jego wniosku. Uważa również, że proces ten trwał zbyt długo.

23. Komisja nie dostarczyła również skarżącemu wystarczających informacji, które pozwoliłyby mu zrozumieć, jakie wyjątkowe okoliczności wymagały przedłużenia wyznaczonego terminu o 15 dni roboczych. Fakt, że Komisja musi przeprowadzić ponowną ocenę w następstwie ponownego wniosku i że musi skonsultować się z różnymi służbami, jest nierozerwalnie związany z samą procedurą. 

24. Ponadto fakt, że instytucja musi konsultować się ze stronami trzecimi w organach państw członkowskich, nie może sam w sobie uzasadniać opóźnienia, biorąc pod uwagę, że państwa członkowskie, podobnie jak instytucje UE, muszą zapewnić skuteczne stosowanie rozporządzenia 1049/2001 ^[5]. Oznacza to, że organy państw członkowskich powinny szybko reagować, gdy są konsultowane przez administrację UE w sprawie wniosku o publiczny dostęp, ale także, że administracja UE powinna konsultować się z nimi jak najszybciej. Ponownie, nie zostało to tutaj zrobione. Komisja skonsultowała się raczej z danym państwem członkowskim dopiero w grudniu 2021 r., czyli długo po upływie maksymalnego terminu 30 dni roboczych na rozpatrzenie ponownego wniosku.

25. Ponieważ w skargach w tej dziedzinie coraz częściej pojawiają się opóźnienia, Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął niedawno dochodzenie z własnej inicjatywy w sprawie czasu potrzebnego Komisji na rozpatrzenie wniosków o publiczny dostęp do dokumentów ^[6]. Dochodzenie to ma na celu ustalenie, czy istnieją jakiekolwiek problemy, które można rozwiązać za pomocą rozwiązań systemowych. Rzecznik rozpatrzy tę skargę w tym kontekście i wzywa Komisję do rozpatrzenia wniosków o publiczny dostęp do dokumentów w obowiązujących terminach, podczas gdy dochodzenie to jest w toku.

26. Rzecznik powstrzymuje się zatem od formalnego stwierdzenia niewłaściwego administrowania wraz z odpowiednim zaleceniem w tej sprawie. Powtarza jednak, że proces ten trwał zbyt długo i że podane powody opóźnienia – konsultacje z państwem członkowskim i przeprowadzenie ponownej oceny – stanowią integralną część procedury, a zatem nie są przekonujące.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującym wnioskiem ^[7]:

Wystąpiły niedociągnięcia w sposobie, w jaki Komisja rozpatrywała ten wniosek o publiczny dostęp, w związku z czym trwało to zbyt długo. Rzecznik Praw Obywatelskich zajmuje się obecnie tą sprawą z perspektywy systemowej. W związku z tym dalsze dochodzenia nie są w tym przypadku uzasadnione.

Skarżący i Komisja zostaną poinformowani o niniejszej decyzji.

Rosita Hickey
Dyrektor ds. zapytań

Strasburg, 17 maja 2022 r.

[1] Zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Odpowiednie sprawozdanie z oceny, decyzja Komisji o przyznaniu dotacji, umowa o udzielenie dotacji i jej dwie zmiany, końcowe sprawozdanie merytoryczne z realizacji umowy o udzielenie dotacji, pismo w sprawie płatności końcowej, poświadczenie z audytu sprawozdania końcowego, ocena ram prawnych libijskiej straży przybrzeżnej oraz 16 miesięcznych sprawozdań z realizacji umowy o udzielenie dotacji.

[3] Art. 4 ust. 1 lit. a) tiret pierwsze oraz ust. 2 tiret trzecie rozporządzenia 1049/2001.

[4] Artykuł 4 ust. 1 lit. b) i art. 4 ust. 2 tiret pierwsze rozporządzenia 1049/2001.

[5] Wyrok Trybunału (wielka izba) z dnia 18 grudnia 2007 r. w sprawie C-64/05 P Szwecja przeciwko Komisji, pkt 85 lit. f): https://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=71934&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4736432.

[6] 4 kwietnia 2022 r. Rzecznik wszczęła dochodzenie z własnej inicjatywy OI/2/2022/MIG: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/154404.  

[7] Skarga ta została rozpatrzona w ramach procedury delegowanej zgodnie z decyzją Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych.