Szanowny Panie Doktorze,

W dniu 23 września 2000 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Komisji Europejskiej, która dotyczyła sposobu, w jaki Komisja rozpatrzyła zaproszenie do składania ofert.

W dniu 3 października 2000 r. przekazałem skargę Komisji, aby mogła ona przedstawić swoje uwagi.

Komisja przesłała swoją opinię w sprawie Pańskiej skargi w dniu 1 grudnia 2000 r. W dniu 7 grudnia 2000 r. przekazałem Panu opinię Komisji wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, jeśli Pan sobie tego życzy. W dniu 15 grudnia 2000 r. przesłał mi Pan swoje uwagi dotyczące opinii Komisji.

W dniu 17 stycznia 2001 r. zwróciłem się do Komisji z prośbą o udzielenie dalszych informacji w związku z Pańską skargą. Komisja odpowiedziała w dniu 20 lutego 2001 r., a ja przekazałem Panu tę odpowiedź w dniu 26 lutego 2001 r. wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, jeśli Pan sobie tego życzy, najpóźniej do dnia 31 marca 2001 r. Nie otrzymałem żadnych uwag.

Zwracam się do Państwa z prośbą o zapoznanie się z wynikami przeprowadzonych badań.

WNIOSEK

W lutym 2000 r. skarżący (emerytowany urzędnik Parlamentu Europejskiego) złożył wniosek w odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert opublikowane przez Dyrekcję Generalną ds. Konkurencji Komisji Europejskiej, które dotyczyło usług doradczych w zakresie pomocy państwa.

Komisja nie wysłała potwierdzenia odbioru. Po tym, jak skarżący kilkakrotnie dzwonił w celu uzyskania informacji, Komisja poinformowała go pismem z dnia 14 września 2000 r., że oferta została unieważniona „ze względów proceduralnych”. Skarżący uznał to za niewystarczające. W związku z tym zadzwonił on w celu uzyskania bardziej szczegółowych powodów unieważnienia oferty. Komisja nie dostarczyła jednak żadnych dalszych informacji.

Zarzuty skarżącego można podsumować w następujący sposób:

1. Komisja nie poinformowała skarżącego o konkretnych powodach unieważnienia oferty.
2. Komisja powinna była poinformować skarżących wcześniej, aby zaoszczędzić na tych ostatnich wydatkach i wysiłkach.

WNIOSEK

W swojej opinii Komisja przedstawiła następujące uwagi:

Komisja zastosowała się do przepisów dyrektywy Rady 92/50/EWG z dnia 18 czerwca 1992 r. odnoszącej się do koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na usługi. Niniejsza dyrektywa stanowi między innymi w art. 12 ust. 1, że „instytucja zamawiająca, w terminie 15 dni od daty otrzymania pisemnego wniosku, informuje każdego wyeliminowanego kandydata lub oferenta o powodach odrzucenia jego wniosku lub oferty”. Skarżący nie złożył takiego wniosku. Ponadto w piśmie z dnia 14 września 2000 r. Komisja wyjaśniła, że przetarg został unieważniony ze względów proceduralnych.

Odpowiedzialna służba zrobiła wszystko, co w jej mocy, aby jak najszybciej poinformować uczestników o zaproszeniu do składania ofert. W dniu 17 lipca 2000 r. wpłynęło formalne sprawozdanie CCAM (komisji odpowiedzialnej za sprawy związane z przetargami). Po niespodziewanym odwołaniu przetargu właściwe służby musiały najpierw ustalić, jak postępować dalej. Ze względu na okres wakacyjny, czas potrzebny na przetłumaczenie pism informacyjnych oraz konieczność skonsultowania się z innymi służbami przed wysłaniem pism w dniu 14 września 2000 r., niestety wcześniejsza reakcja nie była możliwa.

W swoich uwagach skarżący wskazał, że Komisja nie wyjaśniła konkretnych powodów, które doprowadziły do unieważnienia oferty. Zastanawiał się również, czy właściwa służba Komisji nie mogła zdać sobie sprawy z tych powodów z wyprzedzeniem, a tym samym zaoszczędzić kosztów i wysiłku dla wszystkich uczestników.

W związku z powyższym Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że potrzebuje dalszych informacji w celu rozpatrzenia skargi. W związku z tym zwrócił się do Komisji (1) o wyjaśnienie konkretnych powodów, które skłoniły ją do unieważnienia odnośnej oferty, oraz (2) o wyjaśnienie, kiedy dokładnie zdecydowała się unieważnić ofertę.

W swojej odpowiedzi Komisja wyjaśniła, że oferta została wycofana po wydaniu negatywnej opinii przez CCAM, argumentując, że w informacjach opublikowanych w Dzienniku Urzędowym na temat zaproszenia do składania ofert stwierdzono niespójności. Według CCAM błędy te mogły zniechęcić potencjalnych wnioskodawców do udziału. CCAM zakwestionował również podstawy proceduralne wykluczenia niektórych skarżących. Komisja wskazała, że dopiero na posiedzeniu CCAM w dniach 4 i 5 lipca 2000 r. stało się jasne, że jej propozycja nie zostanie zaakceptowana przez CCAM. Komisja została formalnie poinformowana w sprawozdaniu CCAM, które otrzymała w dniu 17 lipca 2000 r. Służba musiała następnie ustalić, jak postępować dalej.

Skarżący nie zgłosił uwag do tej odpowiedzi.

DECYZJA

1.1 Skarżący złożył wniosek w odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert opublikowane przez Komisję. Następnie Komisja poinformowała go, że oferta ta została unieważniona „ze względów proceduralnych”. Skarżący twierdził, że Komisja nie poinformowała go o konkretnych powodach unieważnienia oferty, mimo że zwrócił się o to do Komisji.

1.2 W swojej opinii Komisja stwierdziła, że nie otrzymała pisemnego wniosku wymaganego na mocy art. 12 ust. 1 dyrektywy 92/50/EWG. Wskazała również, że poinformowała skarżącego, że oferta została unieważniona ze względów proceduralnych.

1.3 Rzecznik nie był przekonany, że art. 12 ust. 1 dyrektywy 92/50/EWG ma zastosowanie w niniejszej sprawie. Przepis ten przyznaje oferentowi prawo do otrzymania informacji o powodach „odrzucenia” jego oferty. Nie obejmuje on wyraźnie przypadku unieważnienia oferty. W każdym razie Komisja otrzymała taki pisemny wniosek, ponieważ skarga, która została przekazana Komisji przez Rzecznika Praw Obywatelskich, jasno stwierdzała, że skarżący chciał zostać poinformowany o powodach unieważnienia oferty.

1.4 Rzecznik uznał również, że pismo Komisji z dnia 14 września 2000 r. nie zawierało wystarczająco precyzyjnych powodów anulowania przetargu. Dobrą praktyką administracyjną jest informowanie osób, które odpowiedziały na zaproszenie do składania ofert, o powodach ostatecznego unieważnienia tej oferty. Ogólne odniesienie do „podstaw proceduralnych” nie może być w tym kontekście uznane za wystarczające, ponieważ nie pozwala oferentowi na zidentyfikowanie konkretnej przyczyny unieważnienia.

1.5 Jednakże w odpowiedzi na prośbę Rzecznika o dodatkowe informacje Komisja wyjaśniła bardziej szczegółowo powody, które skłoniły ją do unieważnienia przetargu. Odpowiedź ta została przekazana skarżącemu, który nie przedstawił żadnych uwag.

1.6 W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że Komisja podjęła kroki w celu rozstrzygnięcia sprawy i tym samym usatysfakcjonowała skarżącego w zakresie jego pierwszego zarzutu.

2.1 Skarżący twierdzi, że Komisja powinna była wcześniej poinformować osoby, które złożyły wnioski w odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert, o unieważnieniu oferty, aby zaoszczędzić na kosztach i wysiłku.

2.2 Komisja twierdzi, że dopiero na posiedzeniu CCAM (komitetu ds. przetargów) w dniach 4 i 5 lipca 2000 r. okazało się, że jej propozycja nie zostanie zaakceptowana przez CCAM. Komisja została formalnie poinformowana w sprawozdaniu CCAM, które otrzymała w dniu 17 lipca 2000 r. Następnie musiał ustalić, jak postępować dalej. Ze względu na okres wakacyjny, czas potrzebny na przetłumaczenie pism informacyjnych oraz konieczność skonsultowania się z innymi służbami przed wysłaniem pism w dniu 14 września 2000 r., niestety wcześniejsza reakcja nie była możliwa.

2.3 Rzecznik stwierdza na podstawie uwag Komisji, że decyzja o unieważnieniu przetargu została podjęta w dniu 17 lipca 2000 r. lub po tej dacie. Chociaż byłoby lepiej, gdyby Komisja szybciej poinformowała oferentów, Rzecznik uważa, że w świetle argumentów przywołanych przez Komisję w niniejszej sprawie nie doszło do nieuzasadnionej zwłoki.

2.4 Na podstawie powyższego wydaje się, że Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania w odniesieniu do drugiego zarzutu.

Na podstawie dochodzenia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Komisja podjęła kroki w celu rozstrzygnięcia sprawy i tym samym usatysfakcjonowała skarżącego w odniesieniu do jego pierwszego zarzutu oraz że nie wydaje się, aby doszło do niewłaściwego administrowania w odniesieniu do drugiego zarzutu. Rzecznik zamyka zatem sprawę.

Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

Jacob SÖDERMAN