Szanowny Panie,

W dniu 17 lipca 2000 r. przesłał Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Komisji Europejskiej dotyczącą zawieszenia Pańskiego pozwolenia na wjazd do Wspólnego Centrum Badawczego (zwanego dalej „JRC”) Komisji Europejskiej w Isprze.

W dniu 26 lipca 2000 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji Europejskiej. W dniu 31 lipca 2000 r. przesłał mi Pan dalsze informacje na temat skargi, którą przekazałem Komisji w dniu 30 sierpnia 2000 r. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 7 grudnia 2000 r., którą przekazałem Panu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, jeśli Pan sobie tego życzy. W dniu 31 stycznia 2001 r. otrzymałem Pańskie uwagi dotyczące opinii Komisji.

Aby kontynuować dochodzenie w tej sprawie, w dniu 13 lutego 2001 r. zwróciłem się do Komisji o dodatkowe informacje. W dniu 3 kwietnia 2001 r. Komisja przesłała odpowiedź, którą przesłałem Panu z prośbą o przedstawienie uwag, jeśli Pan sobie tego życzy. W dniu 4 maja 2001 r. otrzymałem Pańskie uwagi.

WNIOSEK

W dniu 28 kwietnia 1999 r. skarżący został wyznaczony na konsultanta przez Europejską Agencję Kosmiczną. W dniu 17 lutego 2000 r. jego umowa została przedłużona do końca lipca 2000 r.

Pracował we Wspólnym Centrum Badawczym Wspólnoty Europejskiej (JRC) w ramach umowy o współpracy technicznej między ESA a JRC dotyczącej „Poprawy wykorzystania danych dotyczących barwy oceanów i produktów pochodzących z europejskich wód przybrzeżnych”.

Skarżącemu wydano zezwolenie na wjazd „firmy zewnętrznej”, umożliwiające mu wejście do pomieszczeń JRC w Isprze.

W dniu 27 marca 2000 r. skarżący nie mógł wejść do pomieszczeń JRC, a jego zezwolenie na wjazd zostało skonfiskowane. W konsekwencji nie był on w stanie wykonywać swojej pracy i miał trudności z uzasadnieniem nieobecności w biurze Europejskiej Agencji Kosmicznej.

W późniejszej korespondencji z władzami JRC poinformowano skarżącego, że jego zezwolenie na wjazd zostało cofnięte zgodnie z zasadami zawartymi w dyrektywie wewnętrznej JRC 1291.

Skarżący w skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich zakwestionował zarówno sposób, w jaki cofnięto mu zezwolenie na wjazd bez uprzedniego powiadomienia lub wyjaśnienia, jak i powód podany później, ponieważ dyrektywa wewnętrzna 1291 weszła w życie dopiero dwa miesiące po tym, jak odmówiono mu wjazdu do JRC.

Skarżący domagał się pełnego wyjaśnienia i uzasadnienia zawieszenia przez JRC jego pozwolenia na wjazd; odpowiednie zadośćuczynienie za poniesioną szkodę zawodową i moralną; formalne przeprosiny za zachowanie właściwych organów JRC; zapewnienie, że jego akta osobowe w JRC zostaną uzupełnione jednoznacznym oświadczeniem wyjaśniającym, że nie ponosi winy; oraz dostęp do JRC w celu odzyskania rzeczy osobistych pozostawionych w jego biurze.

WNIOSEK

W swojej opinii Komisja podsumowała następujące kwestie:

W wyniku audytu wewnętrznego przeprowadzonego przez JRC okazało się, że skarżący przebywał w JRC, pod innym statusem, dłużej niż zezwalają na to przepisy Komisji. Nawet jeśli zezwolenie na wjazd jest wydawane na czas określony, Komisja ma prawo, z uzasadnionych powodów, cofnąć je przed datą wygaśnięcia. Tak było w przypadku skarżącego.

Zgodnie ze wskazówkami Trybunału Obrachunkowego dyrektor generalny JRC polecił swojemu departamentowi, aby bardziej rygorystycznie czuwał nad tym, by osoby inne niż urzędnicy i pracownicy zatrudnieni na czas określony były obecne w JRC tylko przez ograniczony czas.

W odniesieniu do zarzutu skarżącego, że Komisja zastosowała z mocą wsteczną do jego sprawy dyrektywę wewnętrzną, która weszła w życie dwa miesiące po cofnięciu mu zezwolenia na wjazd, Komisja stwierdziła, że nawet jeśli wspomniana dyrektywa została formalnie przyjęta dopiero na późniejszym etapie, nowe przepisy były już przestrzegane w momencie cofnięcia zezwolenia na wjazd skarżącego. Ponieważ skarżący pracował w JRC, powinien był zdawać sobie z tego sprawę.

Jeżeli chodzi o procedurę cofnięcia zezwolenia na wjazd skarżącego, Komisja uznała, że administracja nie powiadomiła skarżącego i w związku z tym nie działała zgodnie z zasadami dobrej administracji. Ponadto służby JRC nie działały prawidłowo, gdy nie wezwały wyraźnie skarżącego do odebrania jego rzeczy osobistych.

Aby zaradzić tej sytuacji, w dniu 8 listopada 2000 r. Komisja przesłała skarżącemu pismo z przeprosinami, którego kopia została przekazana Rzecznikowi Praw Obywatelskich jako załącznik do opinii Komisji. Pismo zawierało następujące informacje:

„(...) Z wielkim żalem muszę przyznać, że służby JRC nie wykonały swoich obowiązków z należytą starannością, jakiej obywatele europejscy mają prawo oczekiwać od instytucji europejskich w sposób, w jaki cofnęli kartę dostępu bez uprzedniego powiadomienia lub wyjaśnienia.

Ten niefortunny błąd powtórzył się, gdy nie zostaliście zaproszeni do odzyskania rzeczy pozostawionych w pomieszczeniach JRC i przepraszam za to. Pragnę Pana zapewnić, że podejmuję niezbędne środki, aby ta sytuacja się nie powtórzyła, i mam nadzieję, że przyjmie Pan moje szczere przeprosiny za te godne ubolewania wydarzenia. Odpowiednie procedury są teraz w zasięgu ręki, aby otrzymać upoważnienie do wejścia na stronę w celu odzyskania rzeczy. Uprzejmie prosimy o (...) poinformowanie o najbardziej odpowiednim dla Państwa terminie (...).

Proszę mieć pewność, że Państwa wartość naukowa i profesjonalizm w żadnym momencie nie zostały zakwestionowane oraz że zgodnie z wnioskiem kopia teraźniejszości będzie przechowywana w Państwa aktach.”

Skarżący potwierdził, że otrzymał pismo Komisji, w którym Komisja uznała i przeprosiła za popełnione błędy. Stwierdził również, że na podstawie tego listu był w stanie ostatecznie udowodnić Europejskiej Agencji Kosmicznej, że nie ponosi odpowiedzialności za przymusową przerwę w pracy.

Skarżący twierdził jednak, że Komisja nadal nie uzasadniła zawieszenia jego pozwolenia na wjazd. Skarżący stwierdził, że nigdy nie zaprzeczył, że Komisja może cofnąć zezwolenie na wjazd. Zakwestionował sposób, w jaki Komisja cofnęła mu zezwolenie na wjazd bez odpowiedniego wyjaśnienia.

Ponadto skarżący zakwestionował twierdzenie Komisji, zgodnie z którym powinien był wiedzieć, że przepisy dyrektywy wewnętrznej 1291 były już przestrzegane w momencie cofnięcia mu zezwolenia na wjazd. W odnośnym czasie dyrektywa nie obowiązywała, w związku z czym skarżący nie mógł zaakceptować rozumowania Komisji.

Po dokładnym rozważeniu opinii Komisji i uwag skarżącego okazało się, że konieczne są dalsze dochodzenia.

Pismem z dnia 13 lutego 2001 r. Rzecznik Praw Obywatelskich wezwał Komisję do uzasadnienia zawieszenia pozwolenia na wjazd skarżącego przed wejściem w życie, w dniu 1 czerwca 2000 r., dyrektywy wewnętrznej 1291, na której, zdaniem instytucji, opierała się zaskarżona decyzja.

W replice Komisja wskazała, że w związku z przygotowaniem przez Trybunał Obrachunkowy sprawozdania specjalnego nr 10/2000 dyrektor generalny JRC polecił swojemu departamentowi bardziej rygorystyczne obserwowanie ograniczonego okresu obecności w Centrum osób innych niż urzędnicy lub pracownicy zatrudnieni na czas określony. Wycofanie zezwolenia na wjazd skarżącego opierało się na tych wewnętrznych zasadach zarządzania.

W uwagach dotyczących odpowiedzi Komisji skarżący stwierdził, że Komisja ponownie nie przedstawiła zadowalających powodów cofnięcia mu pozwolenia na wjazd w dniu 27 marca 2000 r. Według skarżącego Komisja arbitralnie zastosowała do jego sprawy zasady, które nie obowiązywały w tym czasie.

Skarżący podziękował również Rzecznikowi Praw Obywatelskich za jego wysiłki w trakcie dochodzenia.

DECYZJA

1.1 Skarżący twierdził, że jego pozwolenie na wjazd do Wspólnego Centrum Badawczego w Isprze zostało cofnięte bez uprzedniego powiadomienia lub wyjaśnienia, a następnie podane powody cofnięcia były niewystarczające, ponieważ dyrektywa wewnętrzna JRC 1291 weszła w życie dopiero dwa miesiące po tym, jak odmówiono mu wjazdu do JRC.

1.2 Po pierwsze, Komisja stwierdziła, że chociaż dyrektywa wewnętrzna 1291 została formalnie przyjęta na późniejszym etapie, nowe przepisy były już przestrzegane w momencie wycofania przepustki skarżącego. Ponieważ skarżący pracował w JRC, powinien był o tym wiedzieć.

1.3 Następnie instytucja wskazała, że w następstwie audytu wewnętrznego przeprowadzonego przez JRC okazało się, że skarżący przebywał w JRC, pod innym statusem, dłużej niż zezwalają na to przepisy Komisji. W związku z tym cofnięto mu zezwolenie na wjazd.

1.3 Ponadto zwrócił on uwagę, że zgodnie ze wskazówkami Trybunału Obrachunkowego dyrektor generalny JRC polecił swojemu departamentowi, aby bardziej rygorystycznie czuwał nad tym, by osoby inne niż urzędnicy i pracownicy czasowi były obecne w JRC tylko przez ograniczony czas.

1.4 Zasady dobrej administracji wymagają, aby każda decyzja instytucji, która może niekorzystnie wpłynąć na prawa lub interesy osoby prywatnej, zawierała uzasadnienie, jasno wskazując istotne fakty i podstawę prawną decyzji (1).

W niniejszej sprawie jest pewne, że dyrektywa wewnętrzna 1291 weszła w życie w dniu 1 czerwca 2000 r., podczas gdy zezwolenie na wjazd skarżącego zostało cofnięte w dniu 27 marca 2000 r. Rzecznik nie może zatem przyjąć, że Komisja uzasadnia cofnięcie skarżącemu zezwolenia na wjazd na podstawie przepisów, które nie obowiązywały w momencie ich stosowania.

Ponadto wydaje się, że w korespondencji ze skarżącym oraz w trakcie dochodzenia prowadzonego przez Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja podała różne powody swoich działań. Brak spójnego uzasadnienia ze strony Komisji stanowi przypadek niewłaściwego administrowania.

2.1 Skarżący twierdził, że w wyniku decyzji Komisji o zawieszeniu jego pozwolenia na wjazd do WCB nie mógł skutecznie wykonywać swojej pracy, mając trudności z uzasadnieniem swojej nieobecności w biurze w kontaktach zawodowych.

W związku z tym zwrócił się o pełne wyjaśnienie i uzasadnienie środków przyjętych przez JRC oraz warunków ich wdrożenia w odniesieniu do zawieszenia jego pozwolenia na wjazd; odpowiednie zadośćuczynienie za szkodę zawodową i moralną; formalne usprawiedliwienia dla zachowania właściwych organów JRC; że jego akta osobowe w JRC zostaną uzupełnione oświadczeniem zwalniającym go z odpowiedzialności za zgłoszone fakty, nie pozostawiając miejsca na błędną interpretację lub spekulację; dostęp do JRC w celu odzyskania jego rzeczy osobistych pozostawionych w jego biurze.

2.2 W odniesieniu do pierwszego zarzutu skarżącego Rzecznik odwołuje się do pkt 1 niniejszej decyzji.

2.3 Jeśli chodzi o procedurę cofnięcia pozwolenia na wjazd skarżącego, Komisja uznała w swojej opinii skierowanej do Rzecznika Praw Obywatelskich, że administracja JRC nie powiadomiła skarżącego i w związku z tym nie działała zgodnie z zasadami dobrej administracji. Ponadto służby JRC nie działały prawidłowo, gdy nie wezwały wyraźnie skarżącego do odebrania jego rzeczy osobistych.

2.4 Jeśli chodzi o wniosek skarżącego o odszkodowanie za szkody zawodowe i moralne spowodowane zachowaniem Komisji, Rzecznik zauważa, że sam skarżący potwierdził w swoich uwagach", że na podstawie pisma przesłanego przez Komisję w dniu 8 listopada 2000 r., które zawierało przeprosiny dla skarżącego, mógł on udowodnić swojemu pracodawcy, że nie ponosi odpowiedzialności za przymusową przerwę w pracy dla agencji.

Rzecznik zdaje sobie sprawę z trudności, jakie zachowanie Komisji spowodowało dla skarżącego. Biorąc jednak pod uwagę pismo Komisji z przeprosinami, dalsze dochodzenia w tej sprawie nie wydają się konieczne.

Na podstawie dochodzenia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi należy poczynić następującą uwagę krytyczną w odniesieniu do pierwszego aspektu sprawy:

Biorąc pod uwagę, że ten aspekt sprawy dotyczy procedur związanych z konkretnymi wydarzeniami w przeszłości, nie należy dążyć do polubownego rozstrzygnięcia sprawy.

Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

Jacob SÖDERMAN

(1) Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził tę zasadę w art. 18 ust. 1 swojego kodeksu dobrej praktyki administracyjnej z dnia 28 lipca 1999 r. Zasada ta została również wyrażona w pkt 3 Kodeksu dobrego postępowania administracyjnego pracowników Komisji Europejskiej w ich relacjach ze społeczeństwem, który wszedł w życie w dniu 1 listopada 2000 r.