Kontekst skargi

1. Skarżący jest byłym pracownikiem Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (ESDZ), który pracował w delegaturze UE w państwie afrykańskim. Jej umowa z ESDZ wygasła w październiku 2017 r.

2. Podczas pracy w delegaturze skarżąca wysłała e-mail do służby mediacyjnej ESDZ ^[1], w którym oświadczyła, że chce złożyć skargę dotyczącą molestowania przeciwko swojemu przełożonemu. Wyjaśniła również, że miała problemy z uzyskaniem od delegacji zwrotu różnych kosztów związanych z przeprowadzką do danego kraju afrykańskiego.

3. Po wygaśnięciu umowy skarżącej z ESDZ ponownie zwróciła się do służby mediacyjnej ESDZ z prośbą o informacje na temat jej skargi dotyczącej molestowania i jej numeru rejestracyjnego. Służba mediacyjna ESDZ nie udzieliła jej odpowiedzi.

4. Niezadowolony ze sposobu, w jaki ESDZ zajęła się tą sprawą, skarżący zwrócił się do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w grudniu 2018 r.

W przedmiocie dochodzenia

5. Rzecznik wszczęła dochodzenie w celu uzyskania wyjaśnień na temat sposobu, w jaki ESDZ i jej służba mediacyjna rozpatrywały skargę skarżącego dotyczącą molestowania.

6. W trakcie dochodzenia służba mediacyjna ESDZ przekazała skarżącej numer rejestracyjny jej skargi dotyczącej „konfliktu z przełożonym”, a także numer rejestracyjny jej skargi dotyczącej zwrotu różnych kosztów. Służba mediacyjna ESDZ wyjaśniła, że zamknęła sprawę dotyczącą konfliktu, gdy skarżący przestał pracować dla delegatury.

7. W następstwie dodatkowego wniosku o wyjaśnienia ze strony zespołu dochodzeniowego Rzecznika ESDZ wyjaśniła ponadto, że skarga nie została zarejestrowana jako formalna skarga dotycząca molestowania. W delegaturach obowiązują szczegółowe przepisy dotyczące sposobu składania formalnych skarg na nękanie lub molestowanie na podstawie regulaminu pracowniczego UE ^[2] Odpowiednie informacje można znaleźć w intranecie ESDZ. Zadaniem Służby Mediacyjnej ESDZ jest rozwiązywanie konfliktów między pracownikami w drodze nieformalnej procedury, której celem jest wznowienie dialogu i znalezienie polubownego rozwiązania. Przedmiotowa skarga została zatem rozpatrzona jako wniosek o poradę złożony przez skarżącą w związku z konfliktem zawodowym, jaki miała ona ze swoim przełożonym. Ponieważ stosunek pracy między skarżącą a jej przełożonym zakończył się w 2017 r., sprawa została zamknięta. Jest to zgodne ze standardową procedurą Służby Mediacyjnej ESDZ. ESDZ przyznała, że mogła wcześniej poinformować skarżącą o tym, że jej sprawa została zamknięta.

8. W związku z wyjaśnieniami przekazanymi przez ESDZ zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich spotkał się również z ESDZ i skontrolował akta ESDZ w tej sprawie. Podczas kontroli ESDZ przekazała Rzecznikowi e-mail, który skarżący wysłał do Służby Mediacyjnej ESDZ w maju 2017 r. W swoim e-mailu skarżąca napisała, że chce złożyć skargę o molestowanie. Opisała również problemy z uzyskaniem zwrotu różnych kosztów. Kontrola wykazała, że Służba Mediacyjna ESDZ podjęła działania następcze w związku z e-mailem, przeprowadzając co najmniej dwie rozmowy telefoniczne ze skarżącym. Służba mediacyjna ESDZ poinformowała skarżącego ustnie o prawie i możliwości złożenia formalnej skargi dotyczącej molestowania. Służba mediacyjna ESDZ stwierdziła również, że w dalszych kontaktach ze służbą mediacyjną skarżąca nie kładła nacisku na zarzuty dotyczące molestowania. Służba mediacyjna ESDZ stwierdziła, że w związku z tym skupiła się na rozwiązaniu problemów skarżącego związanych ze zwrotem kosztów.

9. Skarżąca przesłała Rzecznikowi swoje uwagi dotyczące sprawozdania z kontroli sporządzonego przez zespół dochodzeniowy Rzecznika. Podsumowując, podniosła ona, że służba mediacyjna ESDZ nigdy nie poinformowała jej o dalszych krokach, które musiała podjąć w celu rozpatrzenia jej skargi dotyczącej molestowania.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

10. Rolą Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawach dotyczących molestowania jest zbadanie, w jaki sposób dana instytucja lub organ rozpatrzyły skargę dotyczącą molestowania. W szczególności Rzecznik sprawdza, czy wprowadzono odpowiednie procedury i czy organ działał zgodnie z tymi procedurami. Rzecznik Praw Obywatelskich nie stara się ustalić, czy w konkretnym przypadku doszło do molestowania.

11. „Dobre praktyki” Rzecznika Praw Obywatelskich w zakresie zapobiegania molestowaniu i radzenia sobie z nim wskazują na znaczenie nieformalnych procedur, w których zazwyczaj uczestniczą zaufani doradcy lub zewnętrzni mediatorzy, którzy mogą pomóc w znalezieniu skutecznych rozwiązań na wczesnym etapie ^[3].

12. Jak opisano w pkt 7 powyżej, prace służby mediacyjnej ESDZ mają tak nieformalny charakter. Rolę służby mediacyjnej ESDZ opisano w intranecie ESDZ, a tym samym udostępniono ją wszystkim pracownikom, w tym pracownikom delegatur. Praca służby mediacyjnej nie zastępuje formalnego postępowania w sprawie molestowania. Formalną procedurę opisano również w intranecie ESDZ.

13. Służba mediacyjna ESDZ twierdzi, że w jednej z rozmów telefonicznych ze skarżącym poinformowała ją o jej prawie do złożenia formalnej skargi dotyczącej molestowania. Skarżący twierdzi, że nie został poinformowany o takiej możliwości. Ponieważ nie ma nagrań rozmów telefonicznych między skarżącym a służbą mediacyjną ESDZ (ze względu na jej nieformalny i poufny charakter), Rzecznik nie może ustalić, czy służba mediacyjna przekazała skarżącemu te informacje. Jak jednak określono powyżej, w intranecie ESDZ przedstawiono rolę służby mediacyjnej ESDZ, a także informacje na temat sposobu złożenia formalnej skargi dotyczącej molestowania.

14. Służba mediacyjna ESDZ twierdzi, że skarżąca nie nalegała na dalsze zarzuty dotyczące molestowania. W aktach sprawy zbadanych przez zespół dochodzeniowy Rzecznika nie ma niczego, co sugerowałoby inaczej. Uzasadnione było zatem, aby służba mediacyjna skoncentrowała się na pomocy skarżącej w rozwiązaniu problemów związanych ze zwrotem różnych kosztów.

15. W tym kontekście zrozumiałe jest, że skarżąca nie została poinformowana, że jej skarga została zamknięta po wygaśnięciu umowy. Wydaje się jednak, że służby mediacyjne powinny rozważyć uaktualnienie informacji o statusie swoich akt pracownikom, którzy się do nich zwrócili. Rzecznik ma nadzieję, że służby mediacyjne zrobią to w przyszłości.

16. W związku z powyższym Rzecznik nie stwierdza niewłaściwego administrowania w sposobie, w jaki ESDZ potraktowała podejście skarżącego do służby mediacyjnej.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującym wnioskiem:

ESDZ nie dopuściła się niewłaściwego administrowania.

Skarżący i ESDZ zostaną poinformowani o tej decyzji.

Emily O'Reilly

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, 22 kwietnia 2020 r.

[1] Służba mediacyjna ESDZ jest niezależną służbą dostępną dla wszystkich pracowników ESDZ, której zadaniem jest pomoc w znalezieniu polubownego rozwiązania sytuacji konfliktowych, w tym zarzutów molestowania, w środowisku pracy.

[2] Zażalenie na mobbing należy złożyć na podstawie art. 24 regulaminu pracowniczego jako „wniosek o udzielenie pomocy”. Ze względu na szczególną sytuację personelu pracującego w delegaturach UE ESDZ podpisała z Komisją Europejską umowę o rozpatrywaniu takich skarg. Pracownicy delegatur UE powinni zatem składać do Komisji formalne skargi dotyczące molestowania.

[3] Zob. sprawozdanie Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie godności w pracy w instytucjach i agencjach UE: SI/2/2018/AMF; dostępne pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/report/en/107799