Okoliczności powstania skargi

1. Skarżący, tłumacz języka słoweńskiego w DG ds. Tłumaczeń Pisemnych, wziął udział w konkursie otwartym EPSO/AD/187/10. Konkurs ten zorganizowano w celu sporządzenia listy rezerwowej, z której rekrutowani będą tłumacze, których głównym językiem jest język słoweński. Zdał testy wstępne i został zaproszony do udziału w testach oceny zintegrowanej.

2. W dniu 27 kwietnia 2011 r. Europejski Urząd Doboru Kadr (zwany dalej „EPSO”) poinformował skarżącego, że nie uzyskał wymaganego minimum punktów w ramach oceny zintegrowanej. EPSO nie mogło zatem umieścić jego nazwiska na liście rezerwowej laureatów ww. konkursu.

3. W dniu 25 lipca 2011 r. skarżący wniósł odwołanie na podstawie art. 90 ust. 2 regulaminu pracowniczego w formie zażalenia na wyżej wymienioną decyzję EPSO. Skarżący wskazał, że kandydaci muszą odpowiadać na podobne pytania w testach oceny zintegrowanej. W związku z tym kandydaci przystępujący do testów oceny zintegrowanej po pierwszym dniu konkursu mogli zapoznać się z pytaniami zadanymi podczas testów pierwszego dnia. Zdaniem skarżącego stanowiło to naruszenie zasady równego traktowania kandydatów.

4. W dniu 7 grudnia 2011 r. EPSO odrzuciło odwołanie skarżącego. W związku z tym skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Przedmiot dochodzenia

5. W swojej skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący przedstawił następujące zarzuty i roszczenia.

Zarzut

EPSO naruszyło zasadę równego traktowania kandydatów w konkursie otwartym EPSO/AD/187/10.

Roszczenie

EPSO powinno umożliwić kandydatom, którzy zdali testy oceniające pierwszego dnia konkursu i którzy nie zdali testu kompetencji ogólnych, ponowne przystąpienie do testu.

Dochodzenie

6. W dniu 20 stycznia 2012 r. Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął dochodzenie w sprawie skargi, zwracając się do skarżącego o wyjaśnienie niektórych aspektów jego sprawy.

7. Skarżący odpowiedział na powyższy wniosek o wyjaśnienia w dniach 31 stycznia i 6 lutego 2012 r.

8. W dniu 24 lutego 2012 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do EPSO o przedstawienie opinii w sprawie zarzutów i roszczeń skarżącego.

9. W dniu 29 maja 2012 r. EPSO przesłało swoją opinię, która została przekazana skarżącemu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag. Skarżący uczynił to w dniu 25 lipca 2012 r. W swoich uwagach skarżący doprecyzował swoje twierdzenie, precyzując, że EPSO powinno zezwolić trzem kandydatom ze słoweńskiego departamentu DG ds. Tłumaczeń Pisemnych Komisji lub co najmniej dwóm z nich, którzy wzięli udział w testach oceny zintegrowanej pierwszego dnia konkursu i odrzucili ich ponownie. Rzecznik Praw Obywatelskich rozpatrzy ten zarzut poniżej w odniesieniu do zarzutu skarżącego. Ponadto w swoich uwagach skarżący przedstawił nowy zarzut, że odpowiedź EPSO z dnia 26 kwietnia 2012 r. na nowy wniosek skarżącego z dnia 1 kwietnia 2012 r. była błędna. Jak słusznie zauważył EPSO w odpowiedzi z dnia 26 kwietnia, ten nowy wniosek jest niedopuszczalny, ponieważ skarżący nie dotrzymał terminu określonego w art. 90 ust. 2 regulaminu pracowniczego. Wynika z tego, że skarżący nie spełnił wymogu określonego w art. 2 ust. 8 statutu Rzecznika Praw Obywatelskich [1], w związku z czym ten nowy zarzut jest niedopuszczalny.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

A. Domniemane naruszenie zasady równego traktowania kandydatów i związane z tym roszczenie

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

10. Na poparcie swojego twierdzenia skarżący argumentował, że kandydaci słoweńscy z DG ds. Tłumaczeń Pisemnych Komisji, którzy przystąpili do testów oceny zintegrowanej po pierwszym dniu konkursu, znali wcześniej pytania zawarte w testach mających na celu ocenę kompetencji ogólnych. Dało im to przewagę w porównaniu z pozostałymi kandydatami.

11. W swojej opinii EPSO przedstawiło wyjaśnienia dotyczące charakteru testów oceny zintegrowanej, a także szczegółowe informacje dotyczące a) rodzajów pytań, które są wykorzystywane w testach i mają na celu ocenę kompetencji ogólnych, oraz b) kryteriów stosowanych do oceny kandydatów.

12. EPSO wyjaśniło, że metoda oceny zintegrowanej polega na ocenie zachowania za pomocą standardowego podejścia, które opiera się na ćwiczeniach z zakresu odgrywania ról, obserwowanych przez członków komisji konkursowej. Uwzględniają one wcześniej określone ramy kompetencji i stosują wspólne metody znakowania i podejmowania decyzji. Testy mają odzwierciedlać sytuacje podobne do tych, które mogą wystąpić podczas pracy w instytucjach UE.

13. Kompetencje, które są oceniane, definiuje się jako połączenie umiejętności, wiedzy i zdolności osobistych, które można zidentyfikować za pomocą obserwowalnych zachowań. Każda kompetencja jest oceniana na podstawie wskaźników behawioralnych, zwanych "punktami odniesienia". Punkty odniesienia wskazują zachowanie, które sygnalizuje obecność umiejętności. Na każdą kompetencję przypada pięć punktów odniesienia. Badanie zachowania obejmuje treść oświadczeń złożonych przez kandydatów, a także ich zachowanie werbalne i niewerbalne. W każdym teście bierze udział dwóch członków komisji konkursowej. Każda kompetencja jest oznaczona w skali dziesięciu punktów za każdy punkt odniesienia. Każda kompetencja jest oceniana w dwóch różnych ćwiczeniach. Wyniki z tych ćwiczeń dla tej kompetencji są następnie łączone w celu uzyskania ostatecznego wyniku.

14. EPSO zauważyło ponadto, że podczas oceny zintegrowanej kompetencje ogólne kandydatów ocenia się za pomocą trzech testów, a mianowicie: a) ustrukturyzowane przesłuchanie; b) ćwiczenia grupowe; oraz c) prezentacja ustna.

15. Ustrukturyzowana rozmowa kwalifikacyjna to indywidualna rozmowa kwalifikacyjna każdego kandydata z komisją konkursową. Jego celem jest zebranie istotnych informacji na temat kompetencji wnioskodawcy, w szczególności na temat jego wcześniejszych doświadczeń. Ćwiczenie to, które trwa około 50 minut, ma na celu ocenę następujących kompetencji ogólnych: uczenie się i rozwój; zapewnienie jakości i wyników; odporność; współpraca z innymi; zdolności przywódcze; i komunikowania się. Pytania dotyczą konkretnych przykładów dotychczasowych doświadczeń kandydata, w których wykazał on wyżej wymienione kompetencje. Na początku rozmowy kwalifikacyjnej kandydat przedstawia swoje wykształcenie i doświadczenie zawodowe, aby umożliwić komisji konkursowej zrozumienie przykładów.

16. Ćwiczenie grupowe jest ćwiczeniem fabularnym, w którym kandydaci, po zapoznaniu się z własnymi informacjami na temat fikcyjnego problemu, dołączają do innych kandydatów, aby wspólnie zbadać problem i dojść do wniosku / zbiorowej decyzji. Podczas dyskusji grupowej kandydaci są obserwowani przez członków komisji konkursowej, którzy nie biorą udziału w debacie. Ćwiczenie to, które trwa około 55 minut, ma na celu ocenę następujących kompetencji ogólnych: analiza i rozwiązywanie problemów; uczenie się i rozwój;  ustalanie priorytetów i organizowanie; współpraca z innymi; i zdolności przywódcze.

17. Prezentacja ustna jest indywidualnym ćwiczeniem analizy i prezentacji, w którym kandydat musi przygotować propozycję dotyczącą fikcyjnego problemu związanego z pracą. Po przeanalizowaniu dostarczonych dokumentów każdy kandydat przedstawia swoje pomysły na ten temat. Następnie komisja konkursowa zadaje pytania dotyczące prezentacji. Ćwiczenie to, które trwa około 50 minut, ma na celu ocenę następujących kompetencji ogólnych: analiza i rozwiązywanie problemów; komunikowanie się; zapewnienie jakości i wyników; ustalanie priorytetów; i odporności.

18. W odpowiedzi na konkretne pytanie Rzecznika Praw Obywatelskich zawarte w jego piśmie otwierającym, dlaczego EPSO uznało, że wcześniejsza wiedza na temat pytań, jeśli faktycznie istniała, nie miała znaczenia dla wyniku konkursu i nie naruszała zasady równego traktowania kandydatów, EPSO stwierdziło najpierw, że konkurs jest oceną, w ramach której komisja konkursowa musi przeprowadzić ocenę porównawczą kandydatów. Dlatego też uczestnicy testów muszą być podobni. Ponadto testy oceniające kompetencje ogólne nie oceniają wiedzy kandydatów, lecz ich kompetencje, predyspozycje i zdolności osobiste. Oznacza to, że nie ma właściwego z góry określonego rozwiązania lub odpowiedzi na pytania, które mogą przygotować kandydaci, którzy znają pytania z wyprzedzeniem.

19. W szczególności, jeśli chodzi o ustrukturyzowaną rozmowę kwalifikacyjną, celem jest ocena kompetencji kandydatów na podstawie ich doświadczenia w sytuacjach napotkanych w przeszłości. Ponieważ historia osobista każdego kandydata jest inna, fakt, że pytania mogą być podobne lub identyczne, nie ma wpływu na jakość ich wykonania. Ponadto pytania są spersonalizowane, aby wykryć wszelkie niespójności w oświadczeniach kandydatów.

20. Jeśli chodzi o ćwiczenia grupowe i prezentację ustną, kandydaci proszeni są o pracę nad fikcyjnymi problemami, korzystając wyłącznie z informacji zawartych w aktach dostarczonych w dniu testu. Co więcej, plik jest obszerny. Wynika z tego, że wcześniejsza wiedza na ten temat może mieć jedynie nieznaczny wpływ na test. Jednym z powodów jest to, że testy oceniają zachowanie, a nie wiedzę. Innym powodem jest ilość i złożoność informacji. Ponadto każdy test zawiera pewne elementy, których nie można wcześniej przewidzieć, w szczególności interakcje z innymi kandydatami i spersonalizowane pytania.

21. Niemniej jednak, aby „wykluczyć” możliwość skutecznej wymiany informacji między kandydatami, do ćwiczenia grupowego i prezentacji ustnej wykorzystuje się osiem różnych tematów. Praktyka ta, stosowana w celu zapewnienia równego traktowania, została zalecona w badaniach naukowych [2]. EPSO przeprowadziło również analizy statystyczne, z których wynika, że w okresie egzaminacyjnym nie ma efektu uczenia się, ponieważ kandydaci dzielili się informacjami. Wyniki kandydatów są stałe przez cały okres egzaminacyjny [3].

22. EPSO stwierdziło, że zarzut skarżącego dotyczący nierównego traktowania nie może zostać podtrzymany.

23. W swoich uwagach skarżący wskazał przede wszystkim, że jego skarga odnosiła się wyłącznie i wyraźnie do 11 kandydatów z departamentu językowego DG ds. Tłumaczeń Pisemnych Komisji, którzy wzięli udział w testach oceny zintegrowanej w ramach konkursu EPSO/AD/187/10. Niestety grupa ta nie została wspomniana w opinii EPSO, ponieważ zawsze odnosiła się do „wszystkich kandydatów”.

24. Po drugie, skarżący powtórzył, że kandydaci mają wyraźną przewagę, jeżeli znają sytuację, z którą będą mieli do czynienia z wyprzedzeniem. Jeżeli kandydaci zostaną poinformowani o treści egzaminów, komisja konkursowa nie może uzyskać obiektywnych informacji. Rzeczywiście, kandydaci mogą przygotować zachowanie, które przyjmą. W szczególności, jeżeli informacje, którymi należy się zająć, są obszerne, jak wskazał EPSO w swojej opinii, pomocne jest wcześniejsze zapoznanie się z tematami i pytaniami. Na kompetencje kandydatów wpływa ich wiedza, która jest zwiększana po przygotowaniu.

25. Ponadto, jeśli chodzi o ćwiczenie grupowe i prezentację ustną, kandydaci nieuchronnie wykorzystują swoją wiedzę i wszystkie swoje kompetencje, pomimo instrukcji do pracy wyłącznie na podstawie informacji zawartych w dostarczonych dokumentach. Skarżący podkreślił, że zachowanie, zarówno werbalne, jak i niewerbalne, można również przygotować, jeżeli kandydaci znają pytania z wyprzedzeniem. Ponadto, gdy kandydat musi mówić o swoim osobistym doświadczeniu, jeśli zna pytania, może wybrać części, które komisja konkursowa może uznać za bardziej interesujące. Skarżący wskazał również, że wbrew temu, co twierdzi EPSO, komisja konkursowa nie jest w stanie wykryć niespójności w oświadczeniach kandydatów.

26. O tym, że na wyniki konkursu miała wpływ wcześniejsza znajomość pytań przez niektórych kandydatów, świadczy fakt, że 66% z 11 kandydatów z wyżej wymienionego działu językowego, którzy nie zdali testów oceniających kompetencje ogólne, zdało te testy w pierwszym dniu konkursu. Ponadto kandydaci, którzy znają pytania z wyprzedzeniem, doświadczają również mniejszego stresu psychologicznego. Mają również większe zaufanie, ponieważ wiedzą, czego oczekuje od nich komisja konkursowa. Kandydaci z wyżej wymienionego działu językowego, którzy zdali testy oceny zintegrowanej po pierwszym dniu konkursu, otrzymali „pełne sprawozdanie z testów, w tym pytania zadane przez komisję konkursową” od swoich kolegów, którzy zdali już testy.

27. W tych okolicznościach EPSO nie może utrzymywać, że wcześniejsza znajomość pytań nie miała znaczenia dla wyniku konkursu.

28. Ponadto EPSO wiedziało, że kandydaci ze słoweńskiego departamentu DG ds. Tłumaczeń Pisemnych Komisji znają się nawzajem i z tego powodu powinno było podjąć pewne działania, takie jak większe zróżnicowanie przedmiotu egzaminów. Chociaż EPSO stwierdziło, że w użyciu jest osiem różnych tematów, nie wyjaśniło, ile z nich wykorzystało w odniesieniu do kandydatów z wyżej wymienionego działu językowego. Skarżący jest przekonany, że 90 % tych kandydatów miało ten sam przedmiot w ramach ćwiczenia grupowego.

29. Skarżący twierdzi, że analizy statystyczne EPSO, z których wynika, że wymiana informacji między kandydatami nie skutkuje efektem uczenia się w okresie egzaminacyjnym, nie są istotne. W tym względzie wskazał, że analizy statystyczne nie zostały przeprowadzone w odniesieniu do grupy pracowników, którzy pracowali w tym samym miejscu i wymieniali się informacjami. Skarżący podkreślił ponadto, że nawet jeśli pytania są podobne, powinny istnieć środki uniemożliwiające kandydatom wymianę informacji.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

30. Zasadniczą kwestią sporną jest to, czy wcześniejsza znajomość pytań wpłynęła na wynik rozpatrywanego konkursu i naruszyła zasadę równego traktowania kandydatów. W tym względzie Rzecznik zauważa, że EPSO nie zakwestionowało argumentu skarżącego, zgodnie z którym niektórzy kandydaci (tacy jak kandydaci ze słoweńskiego departamentu DG ds. Tłumaczeń Pisemnych Komisji, którzy wzięli udział w konkursie) mogli być świadomi przynajmniej niektórych pytań z testów oceny zintegrowanej. EPSO argumentowało, że wiedza ta nie może mieć wpływu na indywidualne wyniki ze względu na szczególny charakter testów oceniających.

31. Na podstawie szczegółowych wyjaśnień przedstawionych przez EPSO w opinii Rzecznik Praw Obywatelskich zgadza się z EPSO z następujących powodów.

32. Rzecznik rozumie, że w ramach oceny zintegrowanej przeprowadzane są trzy rodzaje ćwiczeń. Jeśli chodzi o ustrukturyzowaną rozmowę kwalifikacyjną, biorąc pod uwagę charakter tego zadania, które opiera się na życiorysach kandydatów i ich tle oraz koncentruje się na nich, uzasadnione jest założenie, że pytania będą „spersonalizowane i dostosowane” do osobistego i zawodowego doświadczenia każdego kandydata. W związku z tym wcześniejsze rozpowszechnianie pytań staje się nieistotne, biorąc pod uwagę, że są one zawsze "dostosowane" do konkretnego profilu lub tła każdego kandydata. Jak słusznie zauważył EPSO, ponieważ historia osobista każdego kandydata jest inna, fakt, że zadawane pytania są podobne lub identyczne, ma bardzo ograniczony (lub raczej) nieistotny wpływ na jakość ich wyników.

33. W odniesieniu do ćwiczenia grupowego skarżący twierdził, że niektórzy kandydaci znali temat z wyprzedzeniem (zob. pkt 28 powyżej). Wydaje się, że w tym ćwiczeniu wyniki każdego kandydata są w dużym stopniu uzależnione od reakcji innych kandydatów, które, jak można racjonalnie założyć, są trudne, jeśli nie niemożliwe do przewidzenia.

34. Jeśli chodzi o prezentację ustną, Rzecznik uważa, że trudno jest przewidzieć, jakie pytania wywoła prezentacja ustna kandydata.

35. Ponadto przedmioty zarówno w ćwiczeniu grupowym, jak i prezentacji ustnej opierają się na dokumentach, które są przekazywane kandydatom w dniu egzaminu. Rzecznikowi trudno jest uwierzyć, że dokumenty te mogłyby zostać w całości rozpowszechnione poza centrum oceny zintegrowanej. Rozumie również, że ocena kandydatów ogranicza się do sposobu, w jaki radzą sobie z tematem i podchodzą do niego, biorąc pod uwagę dostarczone dokumenty. Ogólnie rzecz biorąc, nacisk kładzie się na ocenę osobistych umiejętności i zachowań kandydatów, a nie ich wiedzy.

36. Wreszcie zdaniem EPSO kilka różnych przedmiotów jest jednocześnie wykorzystywanych w tych testach.

37. W tych okolicznościach Rzecznik jest zdania, że wcześniejsza znajomość pytań w testach kompetencji, albo dlatego, że informacje te zostały wcześniej rozpowszechnione, albo po prostu dlatego, że kandydat był zaznajomiony z daną kwestią (np. ze względu na swoje doświadczenie zawodowe), nie odegrała decydującej roli w ostatecznych wynikach kandydatów i miała raczej znikomy wpływ na testy.

38. Rzecznik przyjmuje jednak do wiadomości argument skarżącego, że niektórzy jego koledzy otrzymali pełne sprawozdanie z testów oceny zintegrowanej od kolegów, którzy zdali testy pierwszego dnia konkursu. W tym względzie Rzecznik zgadza się, że bardziej szczegółowe informacje na temat organizacji testów i rodzajów pytań, które mogą zostać zadane, mogłyby pomóc kandydatom w lepszym przygotowaniu się. Taki sam wniosek można jednak wyciągnąć w odniesieniu do kandydatów, którzy na przykład decydują się na udział w prywatnych kursach szkoleniowych w celu zapoznania się z testami oceny zintegrowanej.

39. Rzecznik zgadza się ponadto ze skarżącym, że wcześniejsza znajomość pytań lub szczegółów dotyczących organizacji testów może sprawić, że "poinformowani" kandydaci znajdą się w mniej stresującej sytuacji. Jest to jednak czynnik subiektywny, a jego wpływ na wyniki każdego kandydata pozostaje trudny do określenia. W każdym razie dobrowolna wymiana informacji między kandydatami wynika z osobistego wyboru kandydatów i nie można jej obwiniać EPSO.

40. W świetle powyższego Rzecznik uważa, że jeżeli jeden kandydat dzieli się informacjami z innym kandydatem na podstawie przypomnienia sobie pytań, nie może to mieć wyraźnego wpływu na wyniki tego ostatniego w testach oceny zintegrowanej. W związku z tym osoby, które przystępują do testów oceny zintegrowanej pierwszego dnia oraz osoby, które przystępują do tych testów następnego dnia, nie mogą być traktowane nierówno, ponieważ podczas testów oceny zintegrowanej wszystkie mają takie same szanse powodzenia [4]. EPSO nie naruszyło zatem zasady równego traktowania. Biorąc pod uwagę fakt, że zarzut skarżącego w niniejszej sprawie powinien zostać odrzucony, Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdza, że jego wniosek również powinien zostać odrzucony.

41. Rzecznik pragnie jednak podzielić się z EPSO następującą refleksją. Oprócz zapewnienia pełnego poszanowania zasady równości kandydatów, którzy biorą udział w testach oceny zintegrowanej, EPSO mogłoby rozważyć podjęcie pewnych praktycznych środków w celu uniknięcia wrażenia, że niektórzy kandydaci mają przewagę, ponieważ mają więcej informacji na temat treści testów oceny zintegrowanej niż inni kandydaci. W sytuacjach, w których EPSO może przewidzieć, że pewna liczba kandydatów, którzy są współpracownikami lub znają się nawzajem, i w związku z tym może dzielić się informacjami na temat testów, EPSO może, w miarę możliwości, zaprosić tych kandydatów do udziału w testach tego samego dnia.

B. Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka ją następującym wnioskiem:

Nie doszło do niewłaściwego administrowania.

Skarżący i EPSO zostaną poinformowani o tej decyzji.

Dalsza uwaga

EPSO mogłoby rozważyć podjęcie pewnych praktycznych działań, aby uniknąć wrażenia, że niektórzy kandydaci mają przewagę, ponieważ mają więcej informacji na temat treści testów oceny zintegrowanej niż inni kandydaci. W sytuacjach, w których EPSO może przewidzieć, że pewna liczba kandydatów, którzy są współpracownikami lub znają się nawzajem, i w związku z tym może dzielić się informacjami na temat testów, EPSO może, w miarę możliwości, zaprosić tych kandydatów do udziału w testach tego samego dnia.

P. Nikiforos Diamandouros

Sporządzono w Strasburgu dnia 17 grudnia 2012 r.

[1] Artykuł 2 ust. 8 statutu Rzecznika Praw Obywatelskich ma następujące brzmienie: „Do Rzecznika Praw Obywatelskich nie można składać skarg dotyczących stosunków pracy między instytucjami i organami wspólnotowymi a ich urzędnikami i innymi pracownikami, chyba że zainteresowana osoba wyczerpała wszystkie możliwości składania wewnętrznych wniosków i zażaleń administracyjnych, w szczególności procedury, o których mowa w art. 90 ust. 1 i 2 regulaminu pracowniczego, oraz upłynął termin na udzielenie odpowiedzi przez organ, do którego skierowano wniosek.”

[2] EPSO przedstawiło przykłady takich badań naukowych.

[3] EPSO odniosło się do wyników analizy statystycznej przeprowadzonej w tym zakresie w odniesieniu do ogólnego konkursu AD w 2011 r. (obejmującego 840 kandydatów).

[4] W związku z tym Rzecznik przypomina utrwalone orzecznictwo, zgodnie z którym zasada równego traktowania jest naruszana, gdy dwie kategorie osób, których okoliczności prawne i faktyczne nie ujawniają istotnych różnic, są traktowane w różny sposób; Sprawa T-211/95 Petit-Laurent przeciwko Komisji, RecFP 1997, s. I-A-21 i II-57, pkt 56.