Okoliczności powstania skargi

1. Skarżący, tłumacz języka słoweńskiego w DG ds. Tłumaczeń Pisemnych, wziął udział w konkursie otwartym EPSO/AD/187/10. Konkurs ten został zorganizowany w celu sporządzenia listy rezerwowej, z której można rekrutować tłumaczy, których głównym językiem jest słoweński. Z powodzeniem przystąpił do testów wstępnych i został zaproszony do udziału w testach oceny zintegrowanej.

2. W dniu 27 kwietnia 2011 r. Europejski Urząd Doboru Kadr (zwany dalej „EPSO”) poinformował skarżącego, że nie uzyskał wymaganego minimum punktów w ocenie zintegrowanej. W związku z tym EPSO nie mogło umieścić jego nazwiska na liście rezerwy kadrowej laureatów powyższego konkursu.

3. W dniu 25 lipca 2011 r. skarżący wniósł odwołanie na podstawie art. 90 ust. 2 regulaminu pracowniczego w formie zażalenia na wyżej wymienioną decyzję EPSO. Skarżący wskazał, że kandydaci muszą odpowiadać na podobne pytania w testach oceny zintegrowanej. W związku z tym kandydaci, którzy przystąpili do testów oceny zintegrowanej po pierwszym dniu konkursu, mogli zapoznać się z pytaniami zadawanymi podczas testów pierwszego dnia. Zdaniem skarżącego stanowiło to naruszenie zasady równego traktowania kandydatów.

4. W dniu 7 grudnia 2011 r. EPSO odrzuciło odwołanie skarżącego. W związku z tym skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Przedmiot dochodzenia

5. W swojej skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący przedstawił następujące zarzuty i zarzuty.

Zarzut

EPSO naruszyło zasadę równego traktowania kandydatów w konkursie otwartym EPSO/AD/187/10.

Roszczenie

EPSO powinno zezwolić kandydatom, którzy zdali testy oceniające pierwszego dnia konkursu i którzy nie zdali testu kompetencji ogólnych, na ponowne przystąpienie do testu.

W przedmiocie dochodzenia

6. W dniu 20 stycznia 2012 r. Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął dochodzenie w sprawie skargi, zwracając się do skarżącego o wyjaśnienie niektórych aspektów jego sprawy.

7. Skarżący odpowiedział na powyższy wniosek o wyjaśnienia w dniach 31 stycznia i 6 lutego 2012 r.

8. W dniu 24 lutego 2012 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do EPSO o wydanie opinii w sprawie zarzutu i skargi skarżącego.

9. W dniu 29 maja 2012 r. EPSO przesłało swoją opinię, która została przekazana skarżącemu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag. Skarżący uczynił to w dniu 25 lipca 2012 r. W swoich uwagach skarżący doprecyzował swoje twierdzenie, precyzując, że EPSO powinno zezwolić trzem kandydatom z wydziału języka słoweńskiego w DG ds. Tłumaczeń Pisemnych Komisji lub przynajmniej dwóm z nich, którzy przystąpili do testów oceny zintegrowanej pierwszego dnia konkursu i nie przeszli ich ponownie. Rzecznik Praw Obywatelskich zajmie się tym zarzutem poniżej w związku z zarzutem skarżącego. Ponadto w swoich uwagach skarżący przedstawił nowy zarzut, że odpowiedź EPSO z dnia 26 kwietnia 2012 r. na nowy wniosek skarżącego z dnia 1 kwietnia 2012 r. była błędna. Jak słusznie zauważyło EPSO w odpowiedzi z dnia 26 kwietnia, ten nowy wniosek jest niedopuszczalny, ponieważ skarżący nie dotrzymał terminu określonego w art. 90 ust. 2 regulaminu pracowniczego. Wynika z tego, że skarżący nie spełnił wymogu określonego w art. 2 ust. 8 statutu Rzecznika Praw Obywatelskich [1], w związku z czym ten nowy zarzut jest niedopuszczalny.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

A. Zarzucane naruszenie zasady równego traktowania kandydatów i związane z tym roszczenie

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

10. Na poparcie swojego zarzutu skarżący argumentował, że słoweńscy kandydaci z DG ds. Tłumaczeń Pisemnych Komisji, którzy przystąpili do testów oceny zintegrowanej po pierwszym dniu konkursu, znali wcześniej pytania w testach mających na celu ocenę kompetencji ogólnych. To dało im przewagę w porównaniu z pozostałymi kandydatami.

11. W swojej opinii EPSO przedstawiło wyjaśnienia dotyczące charakteru testów oceny zintegrowanej, a także szczegółowe informacje dotyczące a) rodzajów pytań, które są wykorzystywane w testach i mają na celu ocenę kompetencji ogólnych, oraz b) kryteriów stosowanych do oceny kandydatów.

12. EPSO wyjaśniło, że metoda oceny zintegrowanej polega na ocenie zachowania za pomocą standardowego podejścia opartego na odgrywaniu ról, obserwowanego przez członków komisji konkursowej. Uwzględniają one z góry określone ramy kompetencji i stosują wspólne metody znakowania i podejmowania decyzji. Testy mają odzwierciedlać sytuacje podobne do tych, które mogą wystąpić podczas pracy w instytucjach UE.

13. Oceniane kompetencje definiuje się jako połączenie umiejętności, wiedzy i zdolności osobistych, które można zidentyfikować poprzez obserwowalne zachowanie. Każda kompetencja jest oceniana na podstawie wskaźników behawioralnych, zwanych "punktami odniesienia". Punkty odniesienia wskazują zachowanie, które sygnalizuje obecność umiejętności. Na każdą kompetencję przypada pięć punktów odniesienia. Badanie zachowania obejmuje treść oświadczeń złożonych przez kandydatów, a także ich zachowanie werbalne i niewerbalne. Odbywa się to przez dwóch członków komisji konkursowej w odniesieniu do każdego testu. Każda kompetencja jest oznaczona w skali dziesięciu punktów za każdy punkt odniesienia. Każda kompetencja jest oceniana w dwóch różnych ćwiczeniach. Wyniki z tych ćwiczeń dla tej kompetencji są następnie łączone w celu uzyskania ostatecznego wyniku.

14. EPSO zauważyło ponadto, że w ramach oceny zintegrowanej kompetencje ogólne kandydatów ocenia się za pomocą trzech testów, a mianowicie: a) ustrukturyzowanej rozmowy kwalifikacyjnej; b) ćwiczenia grupowego; oraz c) prezentacji ustnej.

15. Rozmowa ustrukturyzowana jest indywidualną rozmową każdego kandydata z komisją konkursową. Ma on na celu zebranie istotnych informacji na temat kompetencji wnioskodawcy, w szczególności na temat jego wcześniejszych doświadczeń. To ćwiczenie, które zajmuje około 50 minut, ma na celu ocenę następujących kompetencji ogólnych: uczenie się i rozwój; dostarczanie jakości i wyników; odporność; współpraca z innymi; zdolność przywódcza; i komunikacja. Pytania dotyczą konkretnych przykładów przeszłych doświadczeń kandydata, w których wykazał on wyżej wymienione kompetencje. Na początku rozmowy kwalifikacyjnej kandydat przedstawia swoje wykształcenie i doświadczenie zawodowe, aby umożliwić komisji konkursowej zrozumienie przykładów.

16. Ćwiczenie grupowe jest ćwiczeniem fabularnym, w którym kandydaci, po zapoznaniu się z własnymi informacjami na temat fikcyjnego problemu, dołączają do innych kandydatów, aby wspólnie zbadać problem i dojść do konkluzji / zbiorowej decyzji. Podczas dyskusji grupowej kandydaci są obserwowani przez członków komisji konkursowej, którzy nie biorą udziału w debacie. To ćwiczenie, które trwa około 55 minut, ma na celu ocenę następujących kompetencji ogólnych: analiza i rozwiązywanie problemów; uczenie się i rozwój; ustalanie priorytetów i organizowanie; praca z innymi; i zdolności przywódcze.

17. Prezentacja ustna jest indywidualnym ćwiczeniem analizy i prezentacji, w którym kandydat musi przygotować propozycję dotyczącą fikcyjnego problemu związanego z pracą. Po przeanalizowaniu dostarczonych dokumentów każdy kandydat przedstawia swoje pomysły na dany temat. Następnie komisja konkursowa zadaje pytania dotyczące prezentacji. To ćwiczenie, które zajmuje około 50 minut, ma na celu ocenę następujących kompetencji ogólnych: analiza i rozwiązywanie problemów; komunikacja; dostarczanie jakości i wyników; ustalanie priorytetów; i odporność.

18. W odpowiedzi na konkretne pytanie Rzecznika zawarte w jego piśmie otwierającym dotyczące powodów, dla których EPSO uznało, że uprzednia znajomość pytań, jeśli w rzeczywistości istniała, była nieistotna dla wyniku konkursu i nie naruszała zasady równego traktowania kandydatów, EPSO wskazało najpierw, że konkurs jest oceną, w ramach której komisja konkursowa musi przeprowadzić ocenę porównawczą kandydatów. W związku z tym uczestnicy testów muszą być do siebie podobni. Ponadto testy oceniające kompetencje ogólne nie oceniają wiedzy kandydatów, lecz ich kompetencje, umiejętności i zdolności osobiste. Oznacza to, że nie ma prawidłowego z góry ustalonego rozwiązania lub odpowiedzi na pytania, które mogą być przygotowane przez kandydatów, którzy znają pytania z wyprzedzeniem.

19. W szczególności, jeśli chodzi o ustrukturyzowaną rozmowę kwalifikacyjną, celem jest ocena kompetencji kandydatów na podstawie ich doświadczenia w sytuacjach napotkanych w przeszłości. Ponieważ historia osobista każdego kandydata jest inna, fakt, że pytania mogą być podobne lub identyczne, nie ma wpływu na jakość ich wyników. Ponadto pytania są spersonalizowane w celu wykrycia wszelkich niespójności w oświadczeniach kandydatów.

20. Jeżeli chodzi o ćwiczenie grupowe i prezentację ustną, kandydaci proszeni są o pracę nad fikcyjnymi problemami z wykorzystaniem wyłącznie informacji zawartych w aktach dostarczonych w dniu egzaminu. Co więcej, akta są obszerne. Wynika z tego, że wcześniejsza znajomość przedmiotu może mieć jedynie znikomy wpływ na badanie. Jednym z powodów jest to, że testy oceniają zachowanie, a nie wiedzę. Innym powodem jest ilość i złożoność informacji. Ponadto każdy test zawiera pewne elementy, których nie można przewidzieć z wyprzedzeniem, w szczególności interakcje z innymi kandydatami i zindywidualizowane pytania.

21. Niemniej jednak, aby „wykluczyć” możliwość skutecznej wymiany informacji przez kandydatów, w ćwiczeniu grupowym i prezentacji ustnej wykorzystuje się osiem różnych tematów. Praktyka ta, stosowana w celu zapewnienia równego traktowania, została zalecona w badaniach naukowych [2]. EPSO przeprowadziło również analizy statystyczne, z których wynika, że w okresie egzaminacyjnym nie wystąpił efekt uczenia się, ponieważ kandydaci dzielili się informacjami. Wyniki kandydatów są stałe przez cały okres egzaminacyjny [3].

22. EPSO stwierdziło, że zarzut skarżącego dotyczący nierównego traktowania nie może zostać podtrzymany.

23. W swoich uwagach skarżący najpierw podkreślił, że jego skarga odnosiła się wyłącznie i wyraźnie do 11 kandydatów z wydziału języka słoweńskiego w DG ds. Tłumaczeń Pisemnych Komisji, którzy wzięli udział w testach oceny zintegrowanej w konkursie EPSO/AD/187/10. Niestety grupa ta nie została wymieniona w opinii EPSO, ponieważ zawsze odnosiła się do „wszystkich kandydatów”.

24. Po drugie, skarżący powtórzył, że kandydaci mają wyraźną przewagę, jeśli wcześniej znają sytuację, w jakiej się znajdą. Jeżeli kandydaci zostaną poinformowani o treści testów, komisja konkursowa nie może uzyskać obiektywnych informacji. Kandydaci mogą bowiem przygotować zachowanie, które przyjmą. W szczególności, jeśli informacje, którymi należy się zająć, są obszerne, jak wskazało EPSO w swojej opinii, pomocne jest wcześniejsze zapoznanie się z tematami i pytaniami. Na kompetencje kandydatów wpływa ich wiedza, która zwiększa się po przygotowaniu.

25. Ponadto, jeśli chodzi o ćwiczenie grupowe i prezentację ustną, kandydaci w sposób nieunikniony wykorzystują swoją wiedzę i wszystkie swoje kompetencje, pomimo instrukcji dotyczących pracy wyłącznie na podstawie informacji zawartych w dostarczonych dokumentach. Skarżący podkreślił, że można również przygotować zachowanie, zarówno werbalne, jak i niewerbalne, jeżeli kandydaci znają pytania z wyprzedzeniem. Ponadto jeżeli kandydat musi opowiedzieć o swoim osobistym doświadczeniu, jeżeli zna pytania, może wybrać te części, które komisja konkursowa uzna za bardziej interesujące. Skarżący wskazał również, że wbrew temu, co twierdzi EPSO, komisja konkursowa nie jest w stanie wykryć niespójności w oświadczeniach kandydatów.

26. O tym, że na wyniki konkursu wpłynęła wcześniejsza znajomość pytań niektórych kandydatów, świadczy fakt, że 66% z 11 kandydatów z wyżej wymienionego działu językowego, którzy nie przeszli testów oceniających kompetencje ogólne, przystąpiło do tych testów pierwszego dnia konkursu. Ponadto kandydaci, którzy znają pytania z wyprzedzeniem, doświadczają również mniejszego stresu psychicznego. Mają również większe zaufanie, ponieważ wiedzą, czego komisja konkursowa od nich oczekuje i oczekuje. Kandydaci z wyżej wymienionego działu językowego, którzy przystąpili do testów oceny zintegrowanej po pierwszym dniu konkursu, otrzymali „pełną relację z testów, w tym pytania zadane przez komisję konkursową” od swoich kolegów, którzy już przystąpili do testów.

27. W tych okolicznościach EPSO nie może twierdzić, że uprzednia znajomość pytań była nieistotna dla wyniku konkursu.

28. Ponadto EPSO było świadome, że kandydaci z wydziału języka słoweńskiego w DG ds. Tłumaczeń Pisemnych Komisji znają się nawzajem i z tego powodu powinno było podjąć pewne środki, takie jak zapewnienie większej zmienności przedmiotu testów. Chociaż EPSO stwierdziło, że w użyciu jest osiem różnych tematów, nie wyjaśniło, ile z nich wykorzystało w odniesieniu do kandydatów z wyżej wymienionego działu językowego. Skarżący jest przekonany, że 90 % tych kandydatów miało ten sam przedmiot w ćwiczeniu grupowym.

29. Skarżący twierdzi, że analizy statystyczne EPSO, z których wynika, że wymiana informacji między kandydatami nie skutkuje efektem uczenia się w okresie egzaminacyjnym, nie są istotne. W tym względzie wskazał, że analizy statystyczne nie zostały przeprowadzone na grupie pracowników, którzy pracowali w tym samym miejscu i wymieniali informacje. Skarżący podkreślił ponadto, że nawet jeśli pytania są podobne, powinny istnieć środki uniemożliwiające kandydatom wymianę informacji.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

30. Główną kwestią sporną jest to, czy wcześniejsza znajomość pytań wpłynęła na wynik rozpatrywanego konkursu i naruszyła zasadę równego traktowania kandydatów. W tym względzie Rzecznik zauważa, że EPSO nie zakwestionowało argumentu skarżącego, zgodnie z którym niektórzy kandydaci (np. kandydaci z wydziału języka słoweńskiego DG ds. Tłumaczeń Pisemnych Komisji, którzy wzięli udział w konkursie) mogli wcześniej znać przynajmniej niektóre pytania z testów oceny zintegrowanej. EPSO argumentowało, że wiedza ta nie może mieć wpływu na indywidualne wyniki ze względu na szczególny charakter testów oceniających.

31. Na podstawie szczegółowych wyjaśnień przedstawionych przez EPSO w opinii Rzecznik zgadza się z EPSO z następujących powodów.

32. Rzecznik rozumie, że w ramach oceny zintegrowanej przeprowadzane są trzy rodzaje ćwiczeń. Jeśli chodzi o ustrukturyzowaną rozmowę kwalifikacyjną, biorąc pod uwagę charakter tego ćwiczenia, które opiera się i koncentruje na życiorysach kandydatów i ich przeszłości, uzasadnione jest założenie, że pytania będą "spersonalizowane i dostosowane" do osobistego i zawodowego doświadczenia każdego kandydata. W związku z tym rozpowszechnianie pytań z wyprzedzeniem staje się nieistotne, biorąc pod uwagę, że są one zawsze "dostosowane" do konkretnego profilu lub tła każdego kandydata. Jak słusznie zauważyło EPSO, ponieważ historia osobista każdego kandydata jest inna, fakt, że zadane pytania są podobne lub identyczne, ma bardzo ograniczony (lub raczej) nieistotny wpływ na jakość ich wyników.

33. Jeżeli chodzi o ćwiczenie grupowe, skarżący twierdził, że niektórzy kandydaci znali wcześniej przedmiot (zob. pkt 28 powyżej). Wydaje się, że w ramach tego zadania wyniki każdego z kandydatów są w dużym stopniu uzależnione od reakcji innych kandydatów, co – jak można racjonalnie założyć – jest trudne, a nawet niemożliwe do przewidzenia.

34. Jeśli chodzi o prezentację ustną, Rzecznik uważa, że trudno jest przewidzieć, jakiego rodzaju pytania wywoła prezentacja ustna kandydata.

35. Ponadto przedmioty zarówno w ćwiczeniu grupowym, jak i prezentacji ustnej opierają się na dokumentach, które są przekazywane kandydatom w dniu egzaminu. Rzecznik Praw Obywatelskich ma trudności z przekonaniem, że dokumenty te mogłyby być rozpowszechniane całkowicie poza centrum oceny zintegrowanej. Rozumie również, że ocena kandydatów ogranicza się do sposobu, w jaki radzą sobie z tematem i podchodzą do niego, biorąc pod uwagę dostarczone dokumenty. Ogólnie rzecz biorąc, nacisk kładziony jest na ocenę osobistych umiejętności i zachowań kandydatów, a nie ich wiedzy.

36. Wreszcie zdaniem EPSO do tych testów wykorzystuje się jednocześnie kilka różnych przedmiotów.

37. W tych okolicznościach Rzecznik jest zdania, że wcześniejsza znajomość pytań w testach kompetencji, albo dlatego, że informacje te zostały wcześniej rozpowszechnione, albo po prostu dlatego, że kandydat był zaznajomiony z tą kwestią (np. ze względu na swoje doświadczenie zawodowe), nie odegrała decydującej roli w ostatecznych wynikach kandydatów i miała raczej nieistotny wpływ na testy.

38. Rzecznik przyjmuje jednak do wiadomości argument skarżącego, że niektórzy z jego kolegów otrzymali pełne sprawozdanie z testów oceny zintegrowanej od kolegów, którzy uczestniczyli w testach pierwszego dnia konkursu. W tym względzie Rzecznik zgadza się, że znajomość bardziej szczegółowych informacji na temat organizacji testów i rodzajów pytań, które można zadać, może pomóc kandydatom w lepszym przygotowaniu się. Taki sam wniosek można jednak wyciągnąć w odniesieniu do kandydatów, którzy na przykład decydują się na udział w prywatnych kursach szkoleniowych w celu zapoznania się z testami oceny zintegrowanej.

39. Rzecznik zgadza się ponadto ze skarżącym, że uprzednia znajomość pytań lub szczegółów dotyczących organizacji testów może sprawić, że „poinformowani” kandydaci znajdą się w mniej stresującej sytuacji. Jest to jednak czynnik subiektywny, a jego wpływ na wyniki każdego kandydata pozostaje trudny do określenia. W każdym razie dobrowolna wymiana informacji między kandydatami wynika z osobistego wyboru kandydatów i nie można za nią winić EPSO.

40. W świetle powyższego Rzecznik uważa, że gdy jeden kandydat dzieli się informacjami z drugim na podstawie jego/jej wspomnień z pytań, nie może to mieć wyraźnego wpływu na wyniki tego ostatniego w testach oceny zintegrowanej. W związku z tym osoby, które przystąpią do testów oceny zintegrowanej pierwszego dnia, oraz osoby, które przystąpią do tych testów następnego dnia, nie mogą być traktowane nierówno, ponieważ podczas testów oceny zintegrowanej wszystkie te osoby mają takie same szanse powodzenia [4]. EPSO nie naruszyło zatem zasady równego traktowania. Biorąc pod uwagę fakt, że zarzut skarżącego w niniejszej sprawie powinien zostać odrzucony, Rzecznik stwierdza, że jego wniosek również powinien zostać odrzucony.

41. Niemniej jednak Rzecznik pragnie podzielić się z EPSO następującą refleksją. Oprócz zapewnienia pełnego poszanowania zasady równości kandydatów biorących udział w testach oceny zintegrowanej EPSO mogłoby rozważyć podjęcie pewnych praktycznych środków w celu uniknięcia wrażenia, że niektórzy kandydaci mają przewagę, ponieważ mają więcej informacji na temat treści testów oceny zintegrowanej niż inni kandydaci. W sytuacjach, w których EPSO może przewidzieć, że pewna liczba kandydatów, którzy są współpracownikami lub znają się nawzajem, może w związku z tym dzielić się informacjami na temat testów, EPSO może w miarę możliwości zaprosić tych kandydatów do udziału w testach tego samego dnia.

B. Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem:

Nie doszło do niewłaściwego administrowania.

Skarżący i EPSO zostaną poinformowani o tej decyzji.

Dalsza uwaga

EPSO mogłoby rozważyć podjęcie pewnych praktycznych działań, aby nie stwarzać wrażenia, że niektórzy kandydaci mają przewagę, ponieważ mają więcej informacji na temat treści testów oceny zintegrowanej niż inni kandydaci. W sytuacjach, w których EPSO może przewidzieć, że pewna liczba kandydatów, którzy są współpracownikami lub znają się nawzajem i mogą w związku z tym dzielić się informacjami na temat testów, EPSO może, w miarę możliwości, zaprosić tych kandydatów do udziału w testach tego samego dnia.

P. Nikiforos Diamandouros

Sporządzono w Strasburgu dnia 17 grudnia 2012 r.

[1] Art. 2 ust. 8 statutu Rzecznika Praw Obywatelskich stanowi: „Nie można składać do Rzecznika Praw Obywatelskich skarg dotyczących stosunków pracy między instytucjami i organami wspólnotowymi a ich urzędnikami i innymi pracownikami, chyba że zainteresowana osoba wyczerpała wszystkie możliwości składania wewnętrznych wniosków i skarg administracyjnych, w szczególności procedury, o których mowa w art. 90 ust. 1 i 2 regulaminu pracowniczego, oraz upłynął termin na udzielenie odpowiedzi przez organ, którego dotyczy wniosek”.

[2] EPSO przedstawiło przykłady takich badań naukowych.

[3] EPSO odniosło się do wyników analizy statystycznej przeprowadzonej w tym zakresie w odniesieniu do ogólnego konkursu AD w 2011 r. (obejmującego 840 kandydatów).

[4] W tym względzie Rzecznik przypomina utrwalone orzecznictwo, zgodnie z którym zasada równego traktowania zostaje naruszona, gdy dwie kategorie osób, których sytuacja prawna i faktyczna nie wykazuje istotnej różnicy, są traktowane odmiennie; wyrok Sądu Pierwszej Instancji z dnia 11 lipca 1997 r. w sprawie T-211/95 Petit-Laurent przeciwko Komisji, RecFP str. I-A-21 i II-57, pkt 56.