Okoliczności powstania skargi

1. Niniejsza sprawa dotyczy polityki Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO) w zakresie rezerwacji komputerowych testów wstępnych w konkursach otwartych.

2. Skarżący jest obywatelem Włoch, który złożył wniosek o dopuszczenie do udziału w konkursie otwartym EPSO/AD/207/11-AD7 dotyczącym rekrutacji administratorów w kilku dziedzinach.[1] Po zatwierdzeniu swojego wniosku skarżący otrzymał na swoim koncie EPSO zaproszenie do zarezerwowania testu komputerowego (CBT). W zaproszeniu umożliwiono skarżącemu wybór między kilkoma możliwymi datami i miejscami oraz stwierdzono, że wyboru należy dokonać w terminie sześciu dni. W zaproszeniu wyjaśniono również, że wniosek zostanie uznany za wycofany, jeżeli skarżący nie dokona rezerwacji CBT w wyznaczonym terminie.

3. W dniu 12 kwietnia 2011 r., kilka godzin po upływie okresu rezerwacji CBT, skarżący skontaktował się z EPSO i wyjaśnił, że nie był w stanie połączyć się ze swoim kontem EPSO w ciągu ostatnich dwóch dni. W związku z tym zwrócił się do EPSO o zezwolenie mu na dokonanie rezerwacji CBT w tym czasie.

4. W dniu 13 kwietnia 2011 r. EPSO odpowiedziało skarżącemu i poinformowało go, że nie może przyjąć jego wniosku, ponieważ okres rezerwacji dla jego CBT już upłynął. W późniejszej wymianie korespondencji skarżący nalegał na umożliwienie mu zarezerwowania CBT lub złożenia nowego zgłoszenia do konkursu otwartego EPSO/AD/207/11-AD7. Podkreślił, że zgodnie z ogłoszeniem o konkursie termin składania zgłoszeń upłynął w dniu 14 kwietnia 2011 r. Ponadto EPSO postanowiło przedłużyć ten termin o sześć godzin z powodu problemów z systemem kont EPSO. EPSO potwierdziło jednak swoje pierwotne stanowisko w e-mailach z dnia 14 i 29 kwietnia 2011 r.

5. W dniu 1 maja 2011 r. skarżący zwrócił się do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

Przedmiot dochodzenia

6. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie następującego zarzutu i roszczenia.

Zarzut

EPSO niesłusznie wykluczyło skarżącego z konkursu.

Argumenty na poparcie:

1. EPSO (i) nie uwzględniło we właściwy sposób problemów, z którymi boryka się skarżący przy próbie zarezerwowania testu CBT, oraz (ii) nie uwzględniło w odpowiedni sposób jego późniejszych wiadomości e-mail wysyłanych do EPSO.

2. EPSO wyznaczyło termin zgłaszania kandydatur do egzaminu CBT przed terminem zgłaszania kandydatur do konkursu otwartego EPSO/AD/207/11-AD7.

3. Chociaż w dniu 14 kwietnia 2011 r. EPSO przedłużyło termin rejestracji o sześć godzin, nie przyznało mu przedłużenia terminu na zarezerwowanie egzaminu CBT.

Roszczenie

EPSO powinno umożliwić mu udział w konkursie.

W przedmiocie dochodzenia

7. W dniu 16 czerwca 2011 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do EPSO o wydanie opinii w sprawie zarzutu i skargi skarżącego do dnia 30 września 2011 r. Opinia EPSO została przekazana skarżącemu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag. Skarżący uczynił to w dniu 15 sierpnia 2011 r.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

A. Zarzut, że EPSO niesłusznie wykluczyło skarżącego z konkursu i związane z nim roszczenie

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

8. W skardze do Rzecznika skarżący twierdził, że EPSO niesłusznie wykluczyło go z konkursu otwartego EPSO/AD/207/11-AD7. Na poparcie swojego twierdzenia skarżący przedstawił szereg argumentów, które podsumowano w pkt 6 powyżej.

9. W swojej opinii EPSO wskazało, że skarżący połączył się ze swoim kontem EPSO tylko dwa razy i w obu przypadkach dopiero po upływie sześciodniowego okresu rezerwacji. W związku z tym skarżący nie przestrzegał pkt 3.1 przewodnika po konkursach otwartych („przewodnik”), który wymaga od kandydatów sprawdzania konta EPSO co najmniej dwa razy w tygodniu. EPSO podkreśliło również, że w sześciodniowym okresie rezerwacji nie odnotowano żadnego problemu z połączeniem i że 90,4 % kandydatów zdołało zarezerwować CBT w tym samym okresie.

10. EPSO stwierdziło również, że szybko odpowiedziało na wszystkie wnioski skarżącego, ale niestety nie mogło ich przyjąć. Według EPSO skarżący pomylił termin rejestracji w konkursie, który zgodnie z ogłoszeniem o konkursie upłynął w dniu 14 kwietnia 2012 r., z terminem rezerwacji CBT, który był różny dla każdego kandydata, a dla skarżącego upłynął w dniu 12 kwietnia 2012 r. Zgodnie z przewodnikiem kandydaci nie mogli zarejestrować więcej niż jednego zgłoszenia do tego samego konkursu ani zmienić zgłoszenia po jego zarejestrowaniu. W związku z tym nie było możliwe umożliwienie skarżącemu złożenia nowego wniosku, nawet jeśli termin rejestracji w konkursie jeszcze nie upłynął. Jeśli chodzi o decyzję o przedłużeniu okresu rejestracji na konkurs o sześć godzin, EPSO podkreśliło, że decyzja ta została podjęta w celu rozwiązania problemu spowodowanego przez stronę internetową EPSO. Problem nie dotyczył jednak skarżącego, który w tym czasie już zarejestrował swój wniosek, ale nie dotrzymał terminu na dokonanie rezerwacji CBT.

11. W swoich uwagach skarżący argumentował, że termin rejestracji w konkursie nie powinien umożliwiać pomylenia go z jakąkolwiek inną datą, taką jak data rezerwacji CBT. W przeciwnym razie zasada równego traktowania kandydatów zostałaby naruszona w sposób nieodwracalny. Skarżący wskazał, że jedyną datą wskazaną w ogłoszeniu o konkursie był dzień 14 kwietnia 2012 r. i że zwrócił się do EPSO o zezwolenie mu na zarejestrowanie nowego zgłoszenia przed tą datą. Zdaniem skarżącego takiego wniosku nie można uznać ani za wniosek o zmianę pierwotnego zgłoszenia, ani za podwójną rejestrację, ponieważ EPSO unieważniło już pierwotne zgłoszenie.

12. Skarżący podkreślił również, że podstawy wykluczenia związane z procesem składania wniosków są wyczerpująco wymienione w przewodniku i nie obejmują braku rezerwacji CBT w wyznaczonym terminie.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

13. Rzecznik zwraca uwagę, że nowa polityka EPSO dotycząca rezerwacji CBT była już przedmiotem jednego z jego dochodzeń, tj. dochodzenia z własnej inicjatywy OI/9/2010/RT. W tej sprawie Rzecznik odniósł się do kilku kwestii poruszonych w ramach nowej procedury, w tym procedury rezerwacji CBT.

14. W decyzji zamykającej to dochodzenie Rzecznik uznał, że nowa procedura, która przewiduje, że okres rezerwacji CBT pokrywa się z okresem rejestracji w konkursie, jest proporcjonalnym i niezbędnym środkiem do osiągnięcia ogólnego celu, jakim jest skrócenie czasu trwania całej procedury wyboru.

15. W szczególności Rzecznik uznał za zadowalające środki przyjęte przez EPSO w celu poinformowania kandydatów o procedurze rezerwacji CBT ,, które obejmują: (i) wskazanie w ogłoszeniu o konkursie, że kandydaci zostaną zaproszeni do udziału w egzaminach CBT, jeżeli zarezerwowali termin egzaminów przed datą końcową wskazaną przez EPSO; (ii) instrukcje dla kandydatów zawarte w przewodniku dotyczące sprawdzania ich konta EPSO co najmniej dwa razy w tygodniu (pkt 3.1 przewodnika); oraz (iii) indywidualny komunikat wysłany na konto EPSO każdego kandydata, w którym wskazuje się okres na rezerwację CBT i wyraźnie stwierdza się, że w przypadku niedotrzymania terminu zgłoszenie kandydata zostanie uznane za wycofane, a jego udział w konkursie zostanie zakończony.

16. Rzecznik zwraca uwagę, że w niniejszej sprawie skarżący otrzymał informacje, o których mowa w jego decyzji zamykającej dochodzenie z własnej inicjatywy OI/9/2010/RT. Nie może zatem zgodzić się z drugim argumentem skarżącego, zgodnie z którym ustalenie przez EPSO terminu rezerwacji CBT przed terminem składania wniosków o dopuszczenie do konkursu otwartego było niesprawiedliwe. Podobnie, ponieważ skarżący został właściwie poinformowany, Rzecznik nie zgadza się, że procedura przyjęta przez EPSO może prowadzić do pomylenia terminu rejestracji w konkursie z terminem rezerwacji CBT. Rzecznik nie uważa również, że jedyną właściwą datą w obu przypadkach powinien być termin rejestracji wskazany w ogłoszeniu o konkursie.

17. Skarżący stwierdził jednak również, że EPSO nie uwzględniło we właściwy sposób problemów, z którymi się borykał przy próbie zarezerwowania egzaminu CBT, ani nie rozwiązało w odpowiedni sposób jego późniejszych e-maili.

18. Rzecznik Praw Obywatelskich przypomina, że w decyzji zamykającej dochodzenie z własnej inicjatywy OI/9/2010/RT poczynił następującą uwagę: „EPSO mogłoby zastanowić się nad sytuacją kandydatów, którzy, mimo że zostali odpowiednio poinformowani o okresie rezerwacji, nie mają dostępu do internetu w tym krótkim okresie i w związku z tym nie mogą zarezerwować swoich CBT (na przykład z powodu odpowiednio uzasadnionej choroby). Zgodnie ze swoją dalszą uwagą Rzecznik podkreśla, że zasady dobrej administracji, a w szczególności zasada niedyskryminacji, wymagają, aby EPSO uwzględniało sytuację kandydatów, którzy z powodu wyjątkowych i obiektywnych okoliczności nie mają dostępu do internetu w okresie rezerwacji CBT.

19. Rzecznik zauważa, że skarżący nie przedstawił konkretnych powodów, aby wykazać, że nie miał dostępu do internetu w okresie rezerwacji; Nie przedstawił też żadnych dowodów w tym zakresie. W swojej pierwszej wiadomości skierowanej do EPSO stwierdził on bowiem jedynie, że w ciągu ostatnich dwóch dni okresu rezerwacji nie miał możliwości połączenia się z Internetem. W tym względzie należy zauważyć, że okres rezerwacji wynosił sześć dni. Nie przedstawił on również dalszych informacji na ten temat w późniejszej wymianie korespondencji z EPSO ani w swoich uwagach dotyczących opinii EPSO.

20. W świetle tych okoliczności Rzecznik stwierdza, że skarżący nie wykazał istnienia wyjątkowych i obiektywnych okoliczności, które EPSO powinno było wziąć pod uwagę przed wykluczeniem go z konkursu.

21. Rzecznik Praw Obywatelskich przyznaje, że w przedmiotowej sprawie EPSO szybko odpowiedziało na wnioski skarżącego. Zgodnie z zasadami dobrej administracji, które wymagają, aby instytucje UE przyjmowały proaktywne podejście do wniosków obywateli, oraz mając na uwadze dalszą uwagę Rzecznika w sprawie OI/9/2010/RT, EPSO mogłoby w przyszłości proaktywnie rozpatrywać konkretny przypadek kandydatów, którzy twierdzą, że nie byli w stanie zarezerwować swoich CBT, na przykład prosząc ich o przedstawienie dowodów na rzekomą niemożność dostępu do internetu. Rzecznik Praw Obywatelskich poczyni dalszą uwagę w tym względzie.

22. W odniesieniu do argumentów skarżącego, że EPSO naruszyło zasadę równego traktowania, przedłużając termin rejestracji o sześć godzin w dniu 14 kwietnia 2011 r., nie przyznając mu podobnego przedłużenia, Rzecznik zwraca uwagę, że decyzja o przedłużeniu terminu rejestracji została podjęta w celu rozwiązania problemów technicznych spowodowanych przez stronę internetową EPSO. Sytuacja jest zatem obiektywnie odmienna od problemu skarżącego, ponieważ w niniejszej sprawie nie zarejestrowano żadnych problemów z połączeniem. W każdym razie należy zauważyć, że dwa terminy dotyczą dwóch wyraźnie różnych etapów postępowania, a mianowicie rejestracji w konkursie z jednej strony i rezerwacji CBT z drugiej strony.

23. Ponadto Rzecznik zauważa, że w swoich uwagach skarżący argumentował, że powody wykluczenia związane z procesem składania wniosków są ściśle wymienione w przewodniku i nie obejmują braku rezerwacji CBT w wyznaczonym terminie.

24. Rzecznik Praw Obywatelskich podkreśla, jak ważne jest, aby sankcje tak szkodliwe dla kandydatów, jak wykluczenie z konkursu, były wyraźnie przewidziane i wyraźnie podawane do wiadomości wszystkich zainteresowanych. W przedmiotowej sprawie Rzecznik zauważa, że w pkt 2.1.4 przewodnika określono podstawy wykluczenia „związane z procesem składania wniosków”. Powody te wydają się być wyraźnie związane z konkretnym etapem procedury, tj. składaniem zgłoszeń kandydatów, ale nie z kolejnymi etapami konkursu. Rzecznik uważa również, że nic nie wskazuje na to, że wykaz ten należy uznać za wyczerpujący.

25. W każdym razie Rzecznik zauważa, że bezsporne jest, iż skarżący został odpowiednio poinformowany o konsekwencjach niedokonania rezerwacji CBT w terminie w drodze komunikatu otrzymanego na jego konto EPSO (zob. pkt 15 i 16 powyżej). W świetle powyższego Rzecznik nie uważa argumentu skarżącego za przekonujący. Byłoby jednak przydatne, gdyby EPSO mogło w przyszłości rozważyć określenie w samym przewodniku konsekwencji dla kandydatów, którzy nie dokonają rezerwacji CBT w wyznaczonym im terminie. Rzecznik Praw Obywatelskich poczyni dalszą uwagę w tym względzie.

26. W swoich uwagach skarżący argumentował również, że jego wniosek o zezwolenie na zarejestrowanie nowego zgłoszenia po upływie okresu rezerwacji powinien zostać przyjęty przez EPSO. Zdaniem skarżącego takiego wniosku nie można uznać za wniosek o zmianę pierwotnego wniosku ani za podwójną rejestrację, ponieważ pierwotny wniosek został już unieważniony. W tym względzie Rzecznik zwraca uwagę, że zgodnie z zaproszeniem wniosek uznaje się za wycofany, jeżeli kandydat nie dokona rezerwacji CBT w okresie rezerwacji. W związku z tym stanowisko skarżącego, zgodnie z którym jego wniosek, który EPSO uznało za wycofany, należy uznać za unieważniony, co umożliwi mu złożenie nowego wniosku, nie jest przekonujące.

27. Rzecznik zauważa, że wycofanego wniosku nie można uznać za wniosek unieważniony, a zatem nie może on być objęty zakazem składania wielu wniosków określonym w ogłoszeniu o konkursie i w przewodniku.

28. Biorąc pod uwagę, że zarzut skarżącego nie może zostać podtrzymany, jego twierdzenie nie może zostać uwzględnione.

B. Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem:

W działaniach EPSO nie doszło do niewłaściwego administrowania.

Skarżący i EPSO zostaną poinformowani o tej decyzji.

Dalsze uwagi

EPSO mogłoby w przyszłości proaktywnie rozważyć szczególną sytuację kandydatów, którzy twierdzą, że nie byli w stanie zarezerwować swoich CBT, na przykład zwracając się do nich o przedstawienie dowodów na rzekomą niemożność dostępu do internetu.

EPSO mogłoby w przyszłości rozważyć określenie w przewodniku po konkursach otwartych konsekwencji dla kandydatów, którzy nie dokonają rezerwacji punktów CBT w wyznaczonym terminie.

P. Nikiforos Diamandouros

Sporządzono w Strasburgu dnia 11 grudnia 2012 r.

[1] Ogłoszenie o konkursie EPSO/AD/207/11 (AD7), Dz.U. 2011, C 82A1, s. 1.