Szanowny Panie W.,
W dniu 14 czerwca 1999 r. otrzymałem skargę złożoną przez Pana w imieniu przedsiębiorstwa z Pańskiego okręgu wyborczego, IPRIAS Ltd., przeciwko Komisji Europejskiej, DG 3. Skarga, złożona na formularzu z dnia 3 maja 1999 r., dotyczy opóźnień w płatności wniosków o zwrot kosztów w ramach projektu ESPRIT i dotyczy niewłaściwego zarządzania procesem płatności.
W dniu 30 czerwca 1999 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 4 listopada, a ja przekazałem ją Państwu wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, jeśli Państwo sobie tego życzą. Wydaje się, że nie otrzymano od Pana żadnych uwag.
Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.
Przepraszam za czas potrzebny na zakończenie śledztwa.

WNIOSEK

Skarga została złożona przez posła do Parlamentu Europejskiego W. w imieniu IPRIAS Ltd.
Skarga dotyczyła programu ESPRIT o nazwie „ASSISTEC” („Pomoc małym i średnim przedsiębiorstwom w fazie eksploatacji ich własności intelektualnej przed udzieleniem licencji”), którego celem było wspieranie społeczności MŚP w skutecznym wykorzystywaniu ich własności intelektualnej.
Projekt "ASSISTEC" został ustanowiony jako środek towarzyszący ESPRIT, który ma być realizowany przez 5 kontrahentów. IPRIAS Sp. z o.o. otrzymał rolę koordynatora i był odpowiedzialny za zarządzanie techniczne, podczas gdy inny kontrahent, INPG, miał być odpowiedzialny za zarządzanie finansowe projektem. Jako koordynator finansowy projektu INPG będzie odpowiedzialne za przedłożenie Komisji ważnych zestawień poniesionych wydatków w ramach czasowych wymienionych w umowie wraz z odpowiednimi okresowymi sprawozdaniami z postępów skonsolidowanymi przez IPRIAS Ltd.
Umowa między IPRIAS Ltd. a Komisją została zawarta w listopadzie 1997 r. i podpisana w dniu 23 grudnia 1997 r. Przegląd projektu został przeprowadzony w dniu 11 września 1998 r., przy czym Komisja zażądała pewnych korekt, a wkrótce potem został przeprowadzony przez IPRIAS Ltd.
Na początku grudnia 1998 r. IPRIAS Ltd. została poinformowana przez Komisję, że otrzyma płatność na początku 1999 r. Wydaje się, że IPRIAS Ltd. spodziewała się dokonania tej płatności pod koniec listopada 1998 r.
W dniu 11 grudnia 1998 r. IPRIAS Ltd. zwróciła się pisemnie do posła W. z wnioskiem o podjęcie działań w celu skłonienia Komisji do dokonania ww. płatności. W dniu 17 marca 1999 r. IPRIAS Ltd. poinformowała posła W. o otrzymaniu spornej płatności. Przedsiębiorstwo oświadczyło, że samo skontaktuje się z Komisją w celu dochodzenia odsetek za opóźnienia w płatnościach. IPRIAS Ltd. wezwała również posła do PE do bardziej ogólnego zbadania problemów związanych z opóźnieniami w płatnościach ze strony Komisji.
Poseł W. przekazał Europejskiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich swoją korespondencję z IPRIAS Ltd., która zawierała zarzuty, że:
a) w procesie płatności Komisji występuje ogólne niewłaściwe zarządzanie oraz
b) Komisja dokonała konkretnej płatności, o której mowa powyżej, zbyt późno.

WNIOSEK

Opinia Komisji W
swojej opinii Komisja po pierwsze wskazała, że zgodnie z art. 4 ust. 3 umowy pierwsza płatność została dokonana przez Komisję w dniu 13 lutego 1998 r., tj. w ciągu 60 dni od ostatniego podpisania umowy w dniu 23 grudnia 1997 r.
Jeśli chodzi o szczególny problem omawianej sprawy, Komisja stwierdziła, że zgodnie z art. 3 ust. 1 umowy pierwsze okresowe sprawozdanie okresowe wraz z odpowiednimi zestawieniami poniesionych wydatków należało sporządzić w dniu 1 maja 1998 r. Komisja otrzymała pierwsze okresowe sprawozdanie z postępów projektu w dniu 24 lipca 1998 r. Do sprawozdania nie dołączono jednak żadnych zestawień poniesionych wydatków.
Zestawienia poniesionych wydatków za pierwszy okres sprawozdawczy otrzymano dopiero w dniu 12 sierpnia 1998 r. Po analizie przeprowadzonej przez służby Komisji stwierdzono, że okres sprawozdawczy objęty tymi zestawieniami poniesionych wydatków (8 miesięcy od daty rozpoczęcia projektu) nie odpowiadał przepisom art. 3 ust. 1 umowy, który odnosi się do składania okresowych sprawozdań z postępów co 6 miesięcy od daty rozpoczęcia projektu. Ponadto niektóre koszty zostały przedstawione na zasadzie "kosztów całkowitych" (FC), a nie na prawidłowej podstawie "kosztów dodatkowych".
Zamiast tego służby Komisji poinformowały kierownika projektu o tych błędach podczas pierwszego przeglądu projektu, który odbył się w dniu 11 września 1998 r. (tj. w terminie jednego miesiąca od otrzymania zestawień poniesionych wydatków, które powinny były towarzyszyć pierwszemu okresowemu sprawozdaniu z postępów, zgodnie z postanowieniami umowy), i zwróciły się o ich skorygowanie. Pod koniec września 1998 r. Komisja otrzymała zmienioną wersję zestawień poniesionych wydatków.
Po analizie skorygowanych zestawień poniesionych wydatków okazało się, że okres sprawozdawczy był nadal nieprawidłowy. Na tym etapie służby Komisji nie poinformowały jednak konsorcjum w uzgodnionym umownie terminie jednego miesiąca, że wszystkie błędy nie zostały skorygowane. Uznając to opóźnienie i próbując zaradzić problemowi, służby Komisji w dniu 24 listopada 1998 r. zgodziły się, w drodze wyjątku, przetworzyć zestawienia kosztów pomimo nieprawidłowego okresu sprawozdawczego.
Przyjęcie zestawień poniesionych wydatków zostało potwierdzone pismem z dnia 21 grudnia 1998 r. Płatność na rzecz koordynatora finansowego projektu "ASSISTEC" (INPG) została zrealizowana w dniu 11 stycznia 1999 r. Zgodnie z ustaleniami umownymi dotyczącymi projektu dalsze przekazanie płatności przez koordynatora finansowego na rzecz IPRIAS Ltd. było obowiązkiem koordynatora finansowego.
Komisja stwierdziła, że po zaakceptowaniu zbadania zestawień poniesionych wydatków przedłożonych z opóźnieniem w ramach projektu „ASSISTEC” jej służby faktycznie zareagowały dopiero po dwóch miesiącach (maksymalnie po upływie jednego miesiąca przewidzianego w umowie) na zmienione, ale nadal nieskorygowane wersje zestawień poniesionych wydatków przedstawione pod koniec września. Komisja zaakceptowała jednak zestawienia poniesionych wydatków w takiej formie, w jakiej były one na tym etapie. Odpowiednia płatność została dokonana na rzecz koordynatora finansowego w terminie 60 dni określonym w umowie.
Komisja dodała, że w przypadku późniejszych opóźnień w sferze koordynatora finansowego Komisja nie może przyjąć odpowiedzialności.
Komisja stwierdziła wreszcie, że projekt „ASSISTEC” został przedłużony przez Komisję w dniu 25 stycznia 1999 r. o 4,5 miesiąca. Po otrzymaniu płatności w następstwie drugiego zestawu zestawień poniesionych wydatków w dniu 15 czerwca 1999 r. projekt jest obecnie w trakcie realizacji.
Uwagi skarżącego Rzecznik
nie otrzymał żadnych uwag od skarżącego.

DECYZJA

1 Uwagi wstępne Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich
1.1 Jeśli chodzi o pierwszy zarzut dotyczący ogólnego niewłaściwego zarządzania procesem płatności Komisji, Rzecznik Praw Obywatelskich zwraca uwagę na dochodzenie z własnej inicjatywy w sprawie opóźnień w płatnościach ze strony Komisji (1). Dochodzenie to jest nadal w toku, w związku z czym Rzecznik nie bada pierwszego zarzutu niniejszej skargi.
2 Domniemane opóźnienie w konkretnej sprawie
2.1 Drugi zarzut dotyczył tego, że Komisja dokonała płatności, o której mowa powyżej, zbyt późno na rzecz przedsiębiorstwa IPRIAS Ltd. W opinii przedstawionej przez Komisję wskazano na błędy umowne popełnione przez przedsiębiorstwo. Komisja uwzględniła swoje wysiłki mające na celu skorygowanie i naprawienie tych błędów oraz wyjaśniła, w jaki sposób ostatecznie dokonano płatności.
3 Wnioski Na
podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Komisja Europejska nie dopuściła się niewłaściwego administrowania. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.
Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.
Z poważaniem
Jacob Söderman

---

(1) http://www.ombudsman.europa.eu/latepay/en/default.htm