Kontekst skargi

1. Skarżący był koordynatorem projektu finansowanego w ramach unijnego programu działań na rzecz środowiska i klimatu (LIFE)^[1]. Projekt rozpoczął się 1 września 2010 r. i zakończył 28 lutego 2013 r.

2. W latach 2010–2013 skarżący wymienił obszerną korespondencję z Komisją i zewnętrznym podmiotem monitorującym wspierającym Komisję w sprawie wniosku skarżącego o dodanie nowego inwestora i nowego beneficjenta („przedsiębiorstwo X”) do umowy o udzielenie dotacji.

3. Nowy inwestor wycofał swoje wsparcie wkrótce po złożeniu przez skarżącego wniosku o zmianę umowy o udzielenie dotacji. Skarżący nie przedłożył następnie dokumentacji niezbędnej do uzupełnienia wniosku przed zakończeniem projektu. W rezultacie wniosek o zmianę umowy o udzielenie dotacji stał się nieaktualny, a Komisja a) potraktowała koszty poniesione przez przedsiębiorstwo X jako „pomoc zewnętrzną” oraz b) starała się odzyskać środki przekraczające maksymalną kwotę kwalifikowalną w ramach tego działu ^[2]. Komisja starała się odzyskać 446 105,80 EUR.

4. W latach 2014 i 2015 skarżący i Komisja wymienili dalszą korespondencję w sprawie kosztów kwalifikowalnych i odzyskania środków. Komisja utrzymywała, że umowa o udzielenie dotacji była jedyną ważną umową, którą należało uwzględnić, i że przystąpi do odzyskania przedmiotowych środków.

5. Niezadowolony z odpowiedzi Komisji skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich w dniu 5 września 2017 r.

W przedmiocie dochodzenia

6. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie obaw skarżącego, że Komisja a) zbyt długo zajmowała się jego wnioskiem o dodanie przedsiębiorstwa X jako nowego beneficjenta do umowy o udzielenie dotacji, w związku z czym b) uznała niektóre koszty za niekwalifikowalne i starała się odzyskać środki.

7. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o udzielenie odpowiedzi na skargę i wstępną ocenę Rzecznika. W szczególności Rzecznik uznał, że traktując koszty poniesione przez przedsiębiorstwo X jako koszty „pomocy zewnętrznej” i uznając poniesione przez przedsiębiorstwo X koszty przekraczające 277 600 EUR za niekwalifikowalne, Komisja mogła nie uwzględnić w wystarczającym stopniu zasad proporcjonalności, sprawiedliwości i racjonalności. Zdaniem Rzecznika Praw Obywatelskich wydaje się, że ścisłe stosowanie przez Komisję umowy o udzielenie dotacji wyrządziło skarżącemu nieproporcjonalną szkodę. Wydawało się również, że Komisja nie uwzględniła w wystarczającym stopniu szczególnych okoliczności sprawy, w szczególności faktu, że Komisja była usatysfakcjonowana sprawozdaniem końcowym skarżącego i przyznała, że wszystkie koszty poniesione przez przedsiębiorstwo X były technicznie uzasadnione. W związku z tym Rzecznik uznał, że Komisja powinna odstąpić od odzyskania środków.

8. Rzecznik Praw Obywatelskich otrzymał odpowiedź Komisji na skargę i wstępną ocenę.

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

9. Skarżący twierdził, że Komisja zbyt długo zajmowała się jego wnioskiem o wprowadzenie zmian w umowie o udzielenie dotacji, a mianowicie o dodanie przedsiębiorstwa X jako nowego beneficjenta. Z tego powodu Komisja powinna uznać koszty poniesione przez przedsiębiorstwo X za kwalifikowalne i wstrzymać się od odzyskania środków.

10. Skarżący stwierdził, że od samego początku jasno informował zewnętrzny podmiot monitorujący i Komisję, że przedsiębiorstwo X będzie częścią projektu. Podniosła ona również, że zewnętrzny podmiot monitorujący nigdy nie poinformował jej, że koszty przedsiębiorstwa X nie będą kwalifikowalne, jeżeli wniosek o zmianę umowy o udzielenie dotacji nie zostanie uzgodniony.

11. Komisja stwierdziła, że otrzymała wniosek skarżącego o wprowadzenie zmian na mniej niż trzy miesiące przed zakończeniem projektu. Wniosek był niekompletny, ponieważ brakowało niektórych formularzy, a inne były nieprawidłowe. Chociaż zewnętrzny monitor zwrócił się do skarżącego o pilne przedłożenie brakujących i poprawionych formularzy, Komisja nie otrzymała takich formularzy przed datą zakończenia projektu. Wniosek o wprowadzenie zmian do umowy o udzielenie dotacji stał się następnie nieaktualny.

12. Komisja dodała, że w trakcie realizacji projektu ^[3] poinformowała skarżącego o konieczności dodania przedsiębiorstwa X do umowy o udzielenie dotacji, aby jego koszty były kwalifikowalne ^[4].

13. Komisja uznała, że jej nakaz odzyskania środków był proporcjonalny, sprawiedliwy i rozsądny, ponieważ opierał się na zasadach dotyczących wniosków o zmiany i kosztów niekwalifikowalnych ^[5], które zapewniają równe traktowanie przedsiębiorstw korzystających z dotacji. Chociaż skarżący poinformował Komisję o zamiarze złożenia wniosku o wprowadzenie zmian, Komisja mogła podjąć decyzję o nierozpatrywaniu żadnego wniosku otrzymanego później niż trzy miesiące przed zakończeniem projektu ^[6]. W tym przypadku Komisja otrzymała pełną dokumentację dziesięć miesięcy po zakończeniu projektu. Komisja stwierdziła ponadto, że nakaz odzyskania środków został wydany zgodnie z przepisami finansowymi UE ^[7]. Komisja oceniła koszty kwalifikowalne w standardowy sposób, biorąc pod uwagę, że skarżący nie przedłożył w terminie dokumentacji dotyczącej zmiany umowy o udzielenie dotacji. Komisja stwierdziła, że uznała dobrą wiarę skarżącego, uznając za kwalifikowalną maksymalną kwotę możliwą na mocy obowiązujących przepisów ^[8]. Komisja zauważyła, że skarżący zwrócił w międzyczasie przedmiotowe środki.

14. Skarżący nie przedstawił uwag do odpowiedzi Komisji.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

15. Komisja wyjaśniła, że pomimo ponagleń ze strony zewnętrznego podmiotu monitorującego skarżący przedłożył pełną dokumentację wniosku o zmiany w umowie o udzielenie dotacji dziesięć miesięcy po zakończeniu projektu. W związku z tym oczywiste jest, że Komisja nie mogła dodać przedsiębiorstwa X do umowy o udzielenie dotacji przed zakończeniem projektu.

16. Ponadto Komisja wielokrotnie wyraźnie informowała skarżącego, że jeżeli przedsiębiorstwo X nie zostanie dodane do umowy o udzielenie dotacji przed zakończeniem projektu, jego koszty nie będą kwalifikowalne jako koszty projektu. W odpowiedzi na wstępną ocenę Rzecznika Komisja przekazała korespondencję ze skarżącym ^[9], co wyraźnie wskazuje, że skarżący został poinformowany o konsekwencjach niezłożenia w terminie kompletnego wniosku o zmiany w umowie o udzielenie dotacji. Skarżący nie włączył tej korespondencji do swojej pierwotnej skargi.

17. Jednocześnie Komisja uznała za kwalifikowalną maksymalną możliwą kwotę kosztów poniesionych przez przedsiębiorstwo X w ramach kategorii budżetowej „pomoc zewnętrzna”, uznając tym samym dobrą wiarę skarżącego.

18. Rzecznik zauważa, że skarżący nie przedstawił w toku dochodzenia żadnych wyjaśnień, dlaczego nie przedłożył żądanej dokumentacji w terminie.

19. Z tych powodów i wobec braku uwag skarżącego do odpowiedzi Komisji Rzecznik uważa, że Komisja przekonująco wyjaśniła, dlaczego musiała zadeklarować koszty przekraczające 277 600 EUR jako niekwalifikowalne. Komisja wyjaśniła również, w jaki sposób starała się stosować zasady proporcjonalności, sprawiedliwości i racjonalności, akceptując jako kwalifikowalną maksymalną możliwą kwotę kosztów poniesionych przez przedsiębiorstwo X w ramach kategorii budżetowej „pomoc zewnętrzna”.

20. Wyraźnie niefortunne jest to, że odzyskanie funduszy postawiło skarżącego w trudnej sytuacji. W świetle powyższego Rzecznik nie stwierdza jednak niewłaściwego administrowania w tej sprawie.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującym wnioskiem:

Komisja Europejska nie dopuściła się niewłaściwego administrowania.

Skarżący i Komisja zostaną poinformowani o tej decyzji.

Emily O'Reilly

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, 3 kwietnia 2019 r.

[1] Projekt był realizowany w ramach LIFE+, etapu programu LIFE trwającego od 2007 do 2013 r. Więcej informacji na temat programu LIFE można znaleźć na stronie: https://ec.europa.eu/easme/en/life.

[2] Zob. również art. 15 ust. 2 i art. 26 wspólnych przepisów z 2009 r.: http://ec.europa.eu/environment/archives/life/toolkit/pmtools/lifeplus/documents/commonprov_09_en.pdf.

[3] To znaczy w dniach 14 marca 2011 r., 13 lipca 2011 r. i 22 listopada 2012 r.

[4] Komisja odniosła się w szczególności do swojego pisma do skarżącego z dnia 22 listopada 2012 r., które załączyła do swojej odpowiedzi. Pismo to nie było wcześniej częścią akt skargi.

[5] Odpowiednio art. 15 i 26 wspólnych przepisów z 2009 r.

[6] Zgodnie z art. 15 wspólnych przepisów z 2009 r.

[7] Art. 97 i 98 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniającego rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylającego rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1046.

[8] Oznacza to maksymalną kwotę przewidzianą dla budżetu „pomocy zewnętrznej” powiększoną o kwotę, którą zezwolono mu wydać poza zatwierdzony budżet (30 000 EUR), zgodnie z art. 26 wspólnych przepisów na 2009 r.

[9] W odpowiedzi na wstępną ocenę Rzecznika Komisja zawarła swoje pismo do skarżącego z dnia 22 listopada 2012 r.