De zaak betrof een verzoek om toegang van het publiek tot documenten in verband met tuchtprocedures naar aanleiding van een onderzoek en aanbeveling van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) aan de Commissie. De Commissie heeft vastgesteld dat 23 documenten binnen het toepassingsgebied van het verzoek vallen en heeft de toegang tot alle documenten in hun geheel geweigerd. Daarbij heeft de Commissie zich gebaseerd op de noodzaak om persoonsgegevens te beschermen.

Toen klager de Commissie verzocht haar besluit te herzien, bevestigde de Commissie de geweigerde toegang met een beroep op een algemeen vermoeden van vertrouwelijkheid dat voortvloeit uit de bescherming van het doel van onderzoeken. De Commissie voerde ook aan dat het publiek geen toegang kan worden verleend om de persoonsgegevens in de documenten te beschermen.

De Ombudsman was van oordeel dat de toepassing door de Commissie van een algemeen vermoeden van vertrouwelijkheid, nadat de betrokken tuchtprocedure was afgesloten, niet redelijk was. Op basis van een inspectie van de litigieuze documenten was de Ombudsman van oordeel dat delen van de documenten wellicht onleesbaar moeten worden gemaakt om de identificatie van personen te voorkomen of om het doel van toekomstige onderzoeken te beschermen, maar dat de documenten niet overal gevoelige informatie bevatten. De Ombudsman stelde derhalve als oplossing voor dat de Commissie haar standpunt over het verzoek om toegang heroverweegt om zinvolle gedeeltelijke toegang tot de gevraagde documenten te verlenen.

In antwoord hierop bevestigde de Commissie haar beroep op een algemeen vermoeden van vertrouwelijkheid en was zij van mening dat een zinvolle gedeeltelijke toegang hoe dan ook niet mogelijk was zonder persoonsgegevens openbaar te maken en de bescherming van het doel van de tuchtonderzoeken van de Commissie in gevaar te brengen.

De Ombudsman betreurde het dat de Commissie geen gedeeltelijke toegang heeft verleend naar aanleiding van haar voorstel voor een oplossing. De Ombudsman stelde vast dat de behandeling door de Commissie van dit verzoek om toegang neerkwam op wanbeheer.

Aangezien de Commissie haar standpunt over het verzoek om toegang van klager naar aanleiding van het voorstel voor een oplossing van de Ombudsman opnieuw had beoordeeld en tot dezelfde conclusie was gekomen als in haar confirmatief besluit, zag de Ombudsman geen nut in om dit onderzoek voort te zetten met een formele aanbeveling ter zake. Daarom heeft zij de zaak gesloten.

De zaak betrof het besluit van de Europese Commissie om het publiek de toegang te weigeren tot definitieve sanctiebesluiten tot beëindiging van tuchtprocedures tegen personeelsleden van de Commissie. De Commissie heeft op alle litigieuze documenten een algemeen vermoeden van vertrouwelijkheid toegepast dat is gebaseerd op de noodzaak om het doel van onderzoeken te beschermen. De Commissie voerde ook aan dat in elk geval geen toegang van het publiek tot de besluiten kon worden verleend zonder persoonsgegevens bekend te maken.

De Ombudsman constateerde dat de Commissie zich niet kon beroepen op een algemeen vermoeden van vertrouwelijkheid dat was gebaseerd op de noodzaak om het doel van onderzoeken om toegang tot de definitieve sanctiebesluiten te weigeren, te beschermen. Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft de betrokken documenten derhalve geïnspecteerd. Op basis van de inspectie was de Ombudsman van oordeel dat voor sommige definitieve sanctiebesluiten wellicht uitgebreidere bewerkingen nodig zijn dan voor andere om de identificatie van personen te voorkomen en zo hun privacy en integriteit te beschermen, maar dat het standpunt van de Commissie dat geen toegang kon worden verleend, onredelijk was. De Ombudsman was ook van mening dat de documenten slechts beperkte informatie bevatten die zou moeten worden achtergehouden om het doel van onderzoeken te beschermen.

In het licht hiervan oordeelde de Ombudsman dat de weigering van de Commissie om het publiek toegang te verlenen tot de gevraagde documenten in hun geheel wanbeheer vormde.

De Ombudsman heeft haar bovenstaande standpunt reeds uiteengezet in een voorstel voor een oplossing in een parallel onderzoek betreffende de toegang van het publiek tot soortgelijke documenten. Aangezien de Commissie haar standpunt naar aanleiding van dit voorstel voor een oplossing opnieuw had beoordeeld en tot dezelfde conclusie was gekomen als in haar confirmatief besluit, zag de Ombudsman geen nut in het voortzetten van dit onderzoek door een formele aanbeveling ter zake te doen. Daarom heeft zij de zaak gesloten.

De zaak betrof de weigering van het Europees Parlement om het publiek toegang te verlenen tot documenten in verband met een onderzoek van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) naar wangedrag van personeel. Bij de weigering van toegang heeft het Parlement zich gebaseerd op twee uitzonderingen op grond van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, met het argument dat openbaarmaking de privacy en integriteit van de bij het OLAF-onderzoek en het besluitvormingsproces betrokken personen zou ondermijnen.

De Ombudsman constateerde dat klager niet had aangetoond dat de persoonsgegevens openbaar moesten worden gemaakt in het algemeen belang, zoals vereist door de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming. Het Parlement had dus terecht kunnen weigeren de persoonsgegevens in de litigieuze documenten openbaar te maken. Uit het onderzoek van de documenten is echter ook gebleken dat zij niet overal persoonsgegevens bevatten en dat bepaalde delen van de documenten openbaar kunnen worden gemaakt zonder afbreuk te doen aan de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van de betrokken personen. Daarom stelde de Ombudsman voor dat het Parlement zijn standpunt heroverweegt dat de toegang tot de documenten volledig moest worden geweigerd.

In antwoord hierop handhaafde het Parlement zijn standpunt dat geen toegang van het publiek kon worden verleend, aangezien het van mening was dat het niet mogelijk is om alle persoonsgegevens te redigeren zonder enige betekenisvolle inhoud achter te laten. De Ombudsman betreurde dat het Parlement elke vorm van toegang tot de gevraagde documenten bleef weigeren. Aangezien het Parlement zijn standpunt bevestigde in antwoord op haar voorstel voor een oplossing, was de Ombudsman van mening dat het geen zin zou hebben de zaak in het kader van deze zaak te behandelen. De Ombudsman verwacht echter dat het Parlement rekening zal houden met haar beoordeling wanneer het toekomstige verzoeken om toegang van het publiek tot soortgelijke documenten behandelt.

De zaak betrof de weigering van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) om het publiek voldoende ruime toegang te verlenen tot de eindverslagen en aanbevelingen van OLAF in verband met twee onderzoeken naar wangedrag door EU-personeelsleden. Om de toegang tot delen van die documenten te weigeren, heeft OLAF zich gebaseerd op twee uitzonderingen op grond van de Uniewetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, met het argument dat openbaarmaking afbreuk zou doen aan de noodzaak om de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van de in de documenten genoemde personen, met inbegrip van de personen op wie de onderzoeken van OLAF betrekking hebben, te beschermen, alsook aan de noodzaak om de commerciële belangen van de in de documenten genoemde vennootschappen en rechtspersonen te beschermen.

De Ombudsman stelde vast dat klager niet had aangetoond dat de betrokken persoonsgegevens openbaar moesten worden gemaakt in het algemeen belang, zoals vereist door de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming. Na een inspectie van de litigieuze documenten achtte de Ombudsman de redactionele bewerkingen van commerciële informatie ook redelijk en was er geen hoger openbaar belang bij openbaarmaking in dit verband. De Ombudsman concludeerde derhalve dat het besluit van OLAF om de toegang van het publiek tot delen van de litigieuze documenten te weigeren, gerechtvaardigd was. De Ombudsman was ingenomen met het besluit van OLAF om belangrijke details over de twee betrokken onderzoeken openbaar te maken en sloot het onderzoek af met de bevinding dat er geen sprake was van wanbeheer.

De zaak betrof het besluit van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) om het publiek de toegang te weigeren tot eindverslagen en daarmee verband houdende aanbevelingen in 44 onderzoeken, alsook tot een dossier in een specifieke afgesloten tuchtzaak. OLAF heeft een algemeen vermoeden van niet-openbaarmaking toegepast op alle betrokken documenten, zodat het heeft geweigerd het publiek toegang te verlenen tot documenten zonder een individuele beoordeling te hebben verricht.

De Ombudsman stelde vast dat OLAF zich niet kon beroepen op een algemeen vermoeden van niet-openbaarmaking op basis van de noodzaak om het doel van zijn onderzoeken te beschermen, om de toegang te weigeren tot de 37 eindverslagen en aanbevelingen in verband waarmee de onderzoeken en follow-upactiviteiten waren afgesloten. Wat betreft de eindverslagen en aanbevelingen waarin OLAF van mening was dat de follow-upactiviteiten nog steeds aan de gang waren, was de Ombudsman van mening dat het niet duidelijk was of en, zo ja, hoe OLAF deze follow-upperiode nog redelijk achtte alvorens het algemene vermoeden van niet-openbaarmaking toe te passen.

Daarom heeft de Ombudsman als oplossing voorgesteld dat OLAF i) een individuele beoordeling uitvoert van de eindverslagen en aanbevelingen met betrekking tot de onderzoeken waarvoor de follow-upactiviteiten zijn afgesloten, waarbij waar nodig persoonsgegevens worden bewerkt, met het oog op een zo ruim mogelijke toegang van het publiek; en ii) toe te lichten waarom zij van mening is dat de redelijke termijn voor de voltooiing van de follow-upactiviteiten, indien van toepassing, nog niet was verstreken.

In antwoord hierop heeft OLAF een individuele beoordeling uitgevoerd van 41 eindverslagen en aanbevelingen met betrekking tot alle onderzoeken waarbij werd bevestigd dat de follow-up was afgesloten. OLAF heeft gedeeltelijke toegang tot al deze documenten verleend. OLAF heeft ook beschreven hoe het in het algemeen beoordeelt of er een redelijke termijn is verstreken waarbinnen de bevoegde autoriteit een besluit kan nemen over de passende follow-up van zijn aanbevelingen.

De Ombudsman concludeerde dat OLAF instemde met haar voorstel voor een oplossing waarbij brede gedeeltelijke toegang van het publiek tot 41 eindverslagen en daarmee verband houdende aanbevelingen werd verleend. Zij is ook ingenomen met de verduidelijkingen met betrekking tot de lopende follow-upprocedures. Desalniettemin merkte zij op dat de follow-upactiviteiten in de betrokken onderzoeken aanzienlijk langer aan de gang waren dan wat de rechterlijke instanties van de Unie tot dusver als redelijk hebben erkend. Zij heeft OLAF daarom suggesties gedaan voor verbeteringen op dit gebied.

Wat de geweigerde toegang tot de overige documenten in het betrokken onderzoeksdossier van OLAF betreft, was de Ombudsman er evenmin van overtuigd dat OLAF zich kon baseren op een algemeen vermoeden van niet-openbaarmaking, aangezien zijn onderzoeksprocedure en follow-upprocedure allebei waren afgesloten. Na inzage van de documenten was de Ombudsman ook van mening dat gedeeltelijke toegang mogelijk leek terwijl met name persoonsgegevens werden bewerkt. Niettemin merkte de Ombudsman op dat het aantal documenten in het dossier aanzienlijk is, dat klager nu zinvolle gedeeltelijke toegang heeft gekregen tot het eindverslag met betrekking tot dit onderzoek en dat het niet duidelijk is of de resterende documenten waartoe gedeeltelijke toegang mogelijk is, aanvullende informatie bevatten die van belang is voor klager. Daarom was de Ombudsman van oordeel dat verder onderzoek naar dit aspect van de klacht niet gerechtvaardigd was. Zij verwijst in dit verband naar het voorstel tot verbetering dat OLAF is gedaan in het kader van een recent onderzoek naar de behandeling door OLAF van verzoeken om toegang van het publiek tot volledige dossiers.

De zaak betrof de weigering van de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) om het publiek volledige toegang te verlenen tot documenten in verband met onderzoeken van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) naar wangedrag van EU-personeelsleden. Door de toegang te weigeren, heeft de EDEO zich gebaseerd op een uitzondering op grond van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, met het argument dat openbaarmaking afbreuk zou doen aan de noodzaak om de privacy en integriteit van de in de documenten genoemde personen, met inbegrip van de personen die betrokken zijn bij de onderzoeken van OLAF, te beschermen. Daarnaast heeft de EDEO de namen van de in de documenten vermelde rechtspersonen onleesbaar gemaakt om hun reputatie te beschermen.

De Ombudsman constateerde dat klager niet had aangetoond dat de persoonsgegevens openbaar moesten worden gemaakt in het algemeen belang, zoals vereist door de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming. Na een inspectie van de litigieuze documenten achtte de Ombudsman de beperkte bewerkingen van commerciële informatie ook redelijk en kon hij in dit verband geen hoger openbaar belang vaststellen. De Ombudsman concludeerde derhalve dat het besluit van EDEO om de volledige openbaarmaking van de litigieuze documenten te weigeren, gerechtvaardigd was. De Ombudsman sloot het onderzoek dus af en constateerde dat er geen sprake was van wanbeheer.

De zaak betrof een adviesbureau dat door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) werd onderzocht wegens vermoedelijke onregelmatigheden bij door de EU gefinancierde projecten. OLAF deelde het bedrijf mee dat het het onderzoek had afgesloten en diende financiële en administratieve aanbevelingen in bij de Commissie. Hoewel OLAF het bedrijf ervan in kennis heeft gesteld dat het zich tot de Toezichthouder op de procedurewaarborgen van OLAF kon wenden, heeft OLAF geen duidelijke informatie verstrekt over de toepasselijke termijn voor het indienen van een klacht. Dit betekende dat de onderneming de klacht na het verstrijken van de termijn indiende en de Toezichthouder de klacht verwierp.

De Ombudsman stelde vast dat OLAF wanbeheer had begaan door klager geen duidelijke informatie te verstrekken, met name over de sluitingsdatum van het onderzoek. De Ombudsman was echter van mening dat er geen passende aanbeveling moest worden gedaan om dit voor klager aan te pakken. Desalniettemin heeft zij een voorstel gedaan om te voorkomen dat een dergelijk probleem zich in soortgelijke gevallen in de toekomst voordoet.

The case concerned the European Anti-Fraud Office's (OLAF) decision to refuse public access to the contents of its investigation file concerning a closed case and to grant only partial access to the final report from this investigation. OLAF argued that full disclosure of the investigation file and final report would undermine the protection of personal data, the commercial interests of the companies concerned by the investigation, and the effectiveness of OLAF’s future investigations by revealing its methods and strategies. As regards the investigation file, OLAF applied a general presumption of non-disclosure, meaning that it refused to grant public access to the file without having conducted an individual assessment of the documents contained in it.

The Ombudsman took the preliminary view that, according to case law, once OLAF’s investigation and related follow-up activities are closed, the general presumption of non-disclosure can only be applied to OLAF’s internal and preliminary analyses, as opposed to the entire investigation file. OLAF disagreed, arguing that all documents in the investigation file contain sensitive information and, as such, should be covered by the general presumption of non-disclosure.

The Ombudsman therefore proceeded to an inspection of a sample of different categories of documents from the investigation file. Based on the inspection, the Ombudsman found that not all documents from the investigation file appear to be equally sensitive and thus deserving of the application of the general presumption of non-disclosure.

Nonetheless, the Ombudsman found that, based on an individual assessment of the documents in this particular case, OLAF could reasonably argue that the majority of documents from the investigation file could not be disclosed based on the need to protect personal data and sensitive commercial information. Since OLAF had already provided the complainant with meaningful access to its final report, the Ombudsman closed the case finding that no further inquiries were justified.

However, the Ombudsman suggested that OLAF should, in the future, carry out an individual assessment of documents from its the investigation files when applicants request public access to documents contained therein that are clearly not covered by the general presumption of non-disclosure as recognised in the case law. In case of broad requests for public access to the entire investigation file, OLAF should consider asking applicants to specify which documents they seek access to.