Geachte heer X,  

De Ombudsman heeft in bovengenoemde zaak een klacht tegen de Commissie ontvangen. De Ombudsman heeft mij gevraagd de zaak namens haar te behandelen.

De klacht betreft de weigering van de Commissie om het publiek toegang te verlenen tot de effectbeoordeling [1] die is uitgevoerd in het kader van de herziening van de verordening betreffende de verstrekking van voedselinformatie aan consumenten [2], en een document over een “upstreamvergadering” tussen de Raad voor regelgevingstoetsing (RSB) en DG SANTE over deze kwestie. 

In de eerste fase heeft de Commissie de toegang tot deze documenten in hun geheel geweigerd met een beroep op de bescherming van een lopend besluitvormingsproces [3]. De Commissie voerde aan dat totdat het wetgevingsvoorstel in kwestie is aangenomen, het ontwerpeffectbeoordelingsverslag en het bijbehorende document worden geacht deel uit te maken van een lopende besluitvormingsprocedure en dus vertrouwelijk worden behandeld. Zij voegde daaraan toe dat gedeeltelijke toegang, gelet op de doelstellingen van het verzoek, niet zinvol zou zijn, aangezien het redigeren van de gevoelige delen van dit document weinig inhoud zou hebben.

Klager heeft een confirmatief verzoek ingediend. Bij gebrek aan een antwoord binnen de wettelijke termijn [4] wendde klager zich tot de Ombudsman.

Wij hebben besloten een onderzoek in te stellen naar het impliciete besluit van de Commissie om toegang te weigeren op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

Als eerste stap achten wij het noodzakelijk om de litigieuze documenten in te zien. Ik zou het daarom op prijs stellen als de Commissie ons uiterlijk op 15 februari 2024 kopieën zou kunnen verstrekken van de twee documenten die in de beginfase zijn geïdentificeerd (d.w.z. de “effectbeoordeling” en de “upstreamvergadering RSB-SANTE”[5]), bij voorkeur in elektronische vorm via versleutelde e-mail [6].

De documenten waarop het verzoek om toegang van het publiek betrekking heeft, zullen vertrouwelijk worden behandeld, samen met al het andere materiaal dat de Commissie met ons wil delen en dat als vertrouwelijk wordt aangemerkt. Dergelijke documenten worden behandeld en opgeslagen in overeenstemming met deze vertrouwelijke status en worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Ombudsman verwijderd.

Wij merken op dat de verlengde termijn voor de Commissie om een confirmatief besluit uit te vaardigen op 4 januari 2024 is verstreken. Wij dringen er daarom bij de Commissie op aan om, indien zij dit in de tussentijd niet heeft gedaan, de klager onverwijld en uiterlijk op 1 maart 2024 een uitdrukkelijk bevestigend antwoord te verstrekken.

Wij zouden het op prijs stellen als de Commissie ons in elk stadium zou kunnen meedelen of zij een antwoord heeft gegeven op het confirmatief verzoek van de klager en ons een kopie zou kunnen sturen.

Indien de Commissie aanvullende standpunten wenst te verstrekken waarmee de Europese Ombudsman tijdens dit onderzoek rekening moet houden, zouden wij het op prijs stellen als deze ons uiterlijk op 1 maart 2024 zouden kunnen worden verstrekt.

De opsporingsambtenaar die verantwoordelijk is voor de zaak is Alice Bernard.

Met vriendelijke groet,

Rosita Hickey
Directeur Onderzoeken

Straatsburg, 07/02/2024

^[1] Ares(2022)6095823

^[2] Verordening (EU) nr. 1169/2011 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2011 betreffende de verstrekking van voedselinformatie aan consumenten, PB L 304/18.

[3] Op grond van artikel 4, lid 3, eerste alinea, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, PB L 145/43.

[4] Verlengd overeenkomstig artikel 8, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001

[5] Zie de tabel bij het oorspronkelijke besluit (SANTE. A.1(2023)10863764)

[6] Gelieve dergelijk materiaal duidelijk “Vertrouwelijk” te markeren. Versleutelde e-mails kunnen worden verzonden naar onze speciale mailbox.