Datum: Van 07/11/2017 tot 14/11/2017

Locatie: MO34, Brussel

Aanwezig:

De Ombudsman:

• De heer Fergal O’Regan, hoofd Coördinatie van onderzoeken van algemeen belang
• Medewerker eenheid Strategische Onderzoeken
• Personeelslid, eenheid Onderzoek 4
• Stagiair, eenheid Strategische onderzoeken

De Europese Commissie:

• 16 personeelsleden (secretariaat-generaal en DG HR)

Doel van de inspectie van documenten/vergaderingen

Op 27 maart 2017 heeft de Europese Ombudsman een vervolgonderzoek geopend naar het beheer door de Commissie van draaideursituaties met betrekking tot haar personeel. Als eerste stap in het onderzoek heeft de Ombudsman verzocht om lijsten van zaken die de Commissie in de jaren 2015 en 2016 heeft behandeld op grond van de artikelen 11, 12 ter en 16 van het Statuut van de ambtenaren van de EU.

Na ontvangst van de lijsten selecteerde het onderzoeksteam van de Ombudsman een steekproef van 65 dossiers voor inspectie en nam het contact op met de Commissie om een inspectie en verschillende vergaderingen te organiseren. Om een overzicht te krijgen van de meest recente praktijken van de Commissie, heeft het onderzoeksteam een beperkt aantal dossiers met betrekking tot het jaar 2017 opgenomen.

De inspectie en de vergaderingen hadden een tweeledig doel: i) een beter inzicht krijgen in de wijze waarop de Commissie omgaat met verzoeken van personeel om een beroepsactiviteit in de particuliere sector uit te oefenen na beëindiging van de dienst of tijdens verlof om redenen van persoonlijke aard (CCP), alsook mogelijke belangenconflicten met betrekking tot binnenkomend personeel of personeel dat terugkeert van CCP, en ii) dit inzicht vervolledigen door middel van de inspectie van steekproeven.

Inleiding en procedurele informatie

Op 7/11/2017 vond een startvergadering plaats ter voorbereiding van de daaropvolgende inspectie- en vergadersessies.

Tijdens de startvergadering stelde het onderzoeksteam van de Ombudsman zich voor en presenteerde het doel en de reikwijdte van het strategisch onderzoek. Zij legden ook uit dat het onderzoek geen betrekking heeft op een specifieke persoon, maar in plaats daarvan alleen gericht is op systemische kwesties.

De vertegenwoordigers van de Commissie stelden zich voor en presenteerden de voorgestelde planning voor de daaropvolgende inspectie van dossiers en vergaderingen. Er werd overeengekomen dat de Ombudsman een kopie zou ontvangen van de brieven/e-mails die de Commissie had verzonden om elke persoon van wie de dossiers in het kader van de steekproef waren geïnspecteerd, in kennis te stellen van de verwerking van zijn persoonsgegevens in het kader van het strategisch onderzoek van de Ombudsman.

Aangezien dit een strategisch onderzoek in het algemeen belang is, zal de Ombudsman het inspectieverslag op haar website publiceren. Wat de geïnspecteerde dossiers betreft, kan de Ombudsman overeenkomstig de uitvoeringsbepalingen van de Europese Ombudsman [1] zonder voorafgaande toestemming van de Commissie geen toegang verlenen tot kopieën van geïnspecteerde documenten die door de Commissie als vertrouwelijk zijn aangemerkt.

Tijdens de vergaderingen uitgewisselde informatie

De inspectiesessies vonden plaats van 8/11/2017 tot en met 14/11/2017. Zij werden aangevuld met verschillende bijeenkomsten met vertegenwoordigers van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid (DG HR) van de Commissie om de regels en praktijken van de Commissie uit hoofde van de artikelen 11, 12 ter, in combinatie met verlof om redenen van persoonlijke aard (artikel 40) en 16 van het Statuut te bespreken.

Tijdens de vergaderingen hebben de vertegenwoordigers van de Commissie de interne processen van de Commissie beschreven: i) voor het opsporen en voorkomen van mogelijke belangenconflicten met betrekking tot binnenkomend personeel of personeel dat terugkeert van CCP, ii) voor het beoordelen van verzoeken om een beroepsactiviteit uit te oefenen die door voormalig personeel binnen twee jaar na beëindiging van de dienst zijn ingediend, en iii) voor het beoordelen van verzoeken van personeel om een nevenactiviteit uit te oefenen terwijl zij met verlof zijn om redenen van persoonlijke aard (CCP).

De vertegenwoordigers van de Commissie hebben ook de samenstelling en inhoud toegelicht van de steekproefdossiers die door het onderzoeksteam van de Ombudsman moeten worden gecontroleerd.

Geïnspecteerde documenten

De Commissie heeft het onderzoeksteam van de Ombudsman volledige toegang verleend tot de gevraagde documenten. Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft de documenten grondig onderzocht en er als volgt kopieën van gemaakt:

1- Algemene documentatie

i) Blanco formulieren die door het personeel van de Commissie moeten worden ingevuld op grond van de artikelen 11, 12 ter/40 en 16 van het Statuut (vertrouwelijk)

ii) Sjabloonbrieven en documenten waarin interne workflows worden beschreven (vertrouwelijk)

iii) Herzien ontwerp-besluit van de Commissie betreffende externe activiteiten en opdrachten, bijbehorend toelichtend document, herzien ontwerp-formulier voor verklaringen uit hoofde van artikel 16 (vertrouwelijk)

 iv) Activiteitenverslag van het Bureau voor onderzoek en disciplinaire zaken (IDOC) voor 2016 (vertrouwelijk)

2- Voorbeeldbestanden

v) Lijsten van steekproefdossiers voor inspectie op grond van de artikelen 11, 12 ter/40 en 16 van het Statuut (vertrouwelijk)

vi) Verklaringen ingevuld voor de aanwerving van niet-managers en managers overeenkomstig artikel 11 van het Statuut (+ terugkeer van CCP) (vertrouwelijk)

vii) Verzoeken om een nevenactiviteit tijdens verlof om redenen van persoonlijke aard op grond van artikel 12 ter/40 van het Statuut (vertrouwelijk)

viii) Verklaringen van het voornemen om na beëindiging van de dienst een beroepsactiviteit uit te oefenen op grond van artikel 16 van het Statuut (vertrouwelijk)

ix) E-mailuitwisselingen tussen DG HR, andere DG’s en het secretariaat-generaal (vertrouwelijk)

x) E-mailuitwisselingen tussen DG HR en het betrokken personeel of voormalige personeelsleden (vertrouwelijk)

xi) Nota's van andere DG's aan DG HR (vertrouwelijk)

(xii) Individuele besluiten van het tot aanstelling bevoegde gezag (vertrouwelijk)

De Commissie heeft alle geïnspecteerde documenten als “vertrouwelijk” aangemerkt. De kopieën van de relevante documenten waren voorzien van de vermelding “vertrouwelijk” en ondertekend door een vertegenwoordiger van de Commissie en een lid van het onderzoeksteam van de Ombudsman.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman sprak zijn dankbaarheid uit voor de uitstekende medewerking van de betrokken vertegenwoordigers van de Commissie.

Straatsburg, 15/12/2017

[1] Artikel 4, lid 8, van de uitvoeringsbepalingen van de Europese Ombudsman.