Datum: Woensdag 12 juni 2024

Fysieke locatie: Gebouwen van de Raad

Aanwezig

Secretariaat-generaal van de Raad van de EU

Administrateur, eenheid GIP.B Voorbereiding van het voorzitterschap en horizontaal beleid, directoraat-generaal Algemeen en Institutioneel Beleid

Administrateur, eenheid COMM.2.C Informatiediensten, directoraat-generaal Communicatie en Informatie - Transparantie

Juridisch adviseur, directoraat JUR.4 Institutionele en administratieve vraagstukken, Statuut en procesvoering, Juridische dienst

Stagiair

Europese Ombudsman - Directoraat Onderzoeken

Jennifer King, juridisch expert

Tanja Ehnert, onderzoekscoördinator

Michaela Gehring, onderzoeksambtenaar

Ella de Jonge, stagiair bij Inquiries

Doel van de vergadering

Het doel van de vergadering was dat de Ombudsman van het secretariaat-generaal van de Raad (SGR) een update ontving over de “Guidance for Presidency best practice on the use of sponsorship”[1], die in juni 2021 werd gepubliceerd. De vertegenwoordigers van de Ombudsman wilden met name weten of, en zo ja hoe, het SGR i) de lidstaten bewuster maakt van de richtsnoeren, ii) de lidstaten ondersteunt in de aanloop naar en tijdens de periode dat zij het voorzitterschap bekleden, en iii) toeziet op de toepassing van de richtsnoeren.

Inleiding en procedurele informatie

Het team van de Ombudsman stelde zich voor, bedankte de vertegenwoordigers van het SGR voor hun ontmoeting en zette het doel van de bijeenkomst uiteen. Zij schetsten het rechtskader dat van toepassing is op vergaderingen van de Ombudsman, met name dat de Ombudsman zonder zijn voorafgaande toestemming geen informatie openbaar zou maken die door het SGR als vertrouwelijk is aangemerkt ^[2].

Het team van de Ombudsman legde uit dat zij een ontwerpverslag over de vergadering zouden opstellen dat aan het SGR zou worden toegezonden om ervoor te zorgen dat de inhoud feitelijk juist en volledig was. Het verslag van de vergadering zal dan worden afgerond, in het dossier worden opgenomen en op de website van de Ombudsman worden gepubliceerd. Er zou geen vertrouwelijke informatie in het verslag worden opgenomen of anderszins aan het publiek worden verstrekt.

Uitgewisselde informatie

over de wijze waarop de Raad de lidstaten bewust maakt van zijn richtsnoeren

Het SGR legde uit dat de “Richtsnoeren voor beste praktijken van het voorzitterschap inzake het gebruik van sponsoring”(de “Richtsnoeren”) zijn opgenomen in het “Handboek van het voorzitterschap”, dat een levend document is dat in alle officiële talen van de EU is vertaald en met de lidstaten wordt gedeeld. Het fungeert als de belangrijkste informatiebron voor de lidstaten bij de voorbereiding en het voorzitterschap van de Raad.

Daarnaast biedt het SGR in de aanloop naar het voorzitterschap seminars en briefings aan, bijvoorbeeld over organisatorische, personele en besluitvormingsprocedures, en is het beschikbaar voor vragen aan het aantredende voorzitterschap. Dit kan een vroegtijdige opleiding omvatten om het bewustzijn over zaken als het gebruik van sponsoring te vergroten. De door het SGR aangeboden seminars zijn facultatief en geïndividualiseerd.

In het verleden kozen de meeste aantredende voorzitterschappen voor de door het SGR aangeboden bewustmakingsseminars. Indien een aantredend voorzitterschap niet om deze seminars verzoekt, informeert het SGR dit aantredende voorzitterschap gewoonlijk in het kader van andere informele bijeenkomsten die vroeg in de voorbereiding van het aantredende voorzitterschap beginnen over het bestaan en het belang van de richtsnoeren.

Voorbereidende seminars die door het SGR worden aangeboden, beginnen gewoonlijk anderhalf jaar vóór het begin van het respectieve voorzitterschap.

Over de vraag of de Raad toeziet op de toepassing van zijn richtsnoeren

Het SGR legde uit dat de informele activiteiten waarvoor sommige lidstaten besluiten sponsoring aan te vragen, moeten worden onderscheiden van de formele activiteiten van het voorzitterschap die onder de verantwoordelijkheid van de Raad vallen. Wanneer de betrokken lidstaat het voorzitterschap bekleedt, kan hij culturele, wetenschappelijke of sociale evenementen organiseren in zijn hoofdstad of elders op zijn grondgebied. Deze informele activiteiten vallen uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de betrokken lidstaten. Dit betekent dat het SGR niet betrokken is bij de organisatie van dergelijke evenementen en dat de kosten van dergelijke evenementen niet door de begroting van de Raad worden gedekt.

In het licht van dit specifieke kader bestaat er geen standaardcontroleprocedure voor de uitvoering van de richtsnoeren. De lidstaten kunnen hun eventuele vragen echter voorleggen aan het SGR, dat ze vervolgens zal behandelen, onder meer via de Groep voorlichting. In het verleden heeft de Raad ook vier parlementaire vragen ontvangen over het gebruik van sponsoring, waarop hij heeft geantwoord [3].

Over de vraag of de Raad op de hoogte is van het gebruik van sponsoring sinds de goedkeuring van de richtsnoeren

Het SGR is zich ervan bewust dat het gebruik van sponsoring sinds de goedkeuring van de richtsnoeren is voortgezet. De Raad heeft echter niet gevraagd dergelijke informatie te verzamelen. Aankomende voorzitterschappen kunnen voorlopige informatie over het (mogelijke) gebruik van sponsoring uitwisselen wanneer zij hun geplande communicatie- en transparantieactiviteiten voor het semester tijdens een vergadering van de Groep voorlichting aan de andere lidstaten presenteren. De lidstaten worden ook aangemoedigd om, in voorkomend geval, de lijst van geselecteerde opdrachtgevers te publiceren. Sommige lidstaten deelden gedetailleerde informatie over hun gebruik van sponsoring op hun respectieve website van het voorzitterschap.

Na de opening van dit strategische initiatief heeft het SGR contact opgenomen met de lidstaten die sinds de uitvaardiging van de richtsnoeren het voorzitterschap hebben bekleed, om relevante informatie te verkrijgen. Uit deze enquête bleek dat de lidstaten in beginsel gebruik blijven maken van sponsoring, hoewel twee lidstaten respectievelijk “partnerschapsovereenkomsten” en “samenwerkingsovereenkomsten” hadden gesloten. Twee lidstaten antwoordden dat het voorzitterschap als zodanig geen gebruik had gemaakt van sponsoring, maar dat bepaalde ministeries of regionale/gemeentelijke autoriteiten dit hadden kunnen doen in het kader van door hen georganiseerde evenementen.

Wat sponsors betreft, hadden bijna alle lidstaten die van sponsoring gebruik hadden gemaakt, overeenkomsten met autofabrikanten. Andere sponsors waren een papierfabriek, telecommunicatiebedrijven, logistieke bedrijven en producenten van frisdranken en bier.

Om die redenen noemden de lidstaten verschillende factoren die ten grondslag liggen aan het besluit om gebruik te maken van sponsoring, zoals de noodzaak van bepaalde diensten (met name vervoer en logistiek), de doelstelling van een koolstofneutraal voorzitterschap en de behoefte aan financiële steun om bepaalde diensten te verlenen en evenementen te organiseren (bv. gebruik van locaties, cateringdiensten).

Het SGR was niet op de hoogte van de criteria die de lidstaten hanteren bij het sluiten van sponsorcontracten (of soortgelijke contracten), maar verklaarde dat de lidstaten over het algemeen openbare aanbestedingen houden, in overeenstemming met hun respectieve gedragscodes/ethiek bij het zoeken naar sponsors. Zij voegden eraan toe dat het logo van de Raad niet door sponsors of partners mag worden gebruikt.

Het SGR was ook niet op de hoogte van overwegingen inzake belangenconflicten of reputatierisico’s die van invloed kunnen zijn geweest op het besluit van de lidstaten die gebruik hebben gemaakt van sponsoring.

Over de vraag of de Raad beoordeelt of de lidstaat die het voorzitterschap bekleedt, passende maatregelen heeft genomen om belangenconflicten en/of reputatierisico’s voor de Raad en de EU-administratie te voorkomen

Het SGR herhaalde dat de Raad alleen kan handelen binnen de grenzen van de bevoegdheden die hem bij de Verdragen zijn toegekend. Tijdens het voorzitterschap kunnen de betrokken lidstaten informele bijeenkomsten, seminars en sociale en culturele evenementen organiseren. Deze informele activiteiten vallen uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de betrokken lidstaten.

Mocht een lidstaat echter een kwestie in verband met een risico op belangenconflicten onder zijn aandacht brengen, dan zou de Raad binnen de grenzen van zijn bevoegdheden een ad-hocbeoordeling kunnen uitvoeren.

Over de vraag of de Raad klachten van het publiek heeft ontvangen over het gebruik van sponsoring door het voorzitterschap of klachten in verband met zijn richtsnoeren

Het SGR verwees naar de vier schriftelijke parlementaire vragen die de Raad tussen 2019 en 2021 had ontvangen. De antwoorden, waarin wordt uitgelegd dat het aan de lidstaten is om te beslissen of zij al dan niet gebruik maken van sponsoring, zijn online beschikbaar [4].

Daarnaast heeft de Raad in 2019 en 2020 een aanzienlijk aantal brieven ontvangen in het kader van een campagne van een maatschappelijke organisatie over het beëindigen van de sponsoring door het voorzitterschap. De Raad heeft op deze brieven geantwoord door de verantwoordelijkheden van de lidstaten toe te lichten en informatie uit te wisselen over het voornemen om richtsnoeren uit te vaardigen [5].

De Raad heeft sinds de vaststelling van zijn richtsnoeren geen klachten/vragen over deze kwestie ontvangen.

over de mogelijkheid om de lidstaten een begroting ter beschikking te stellen ter dekking van de kosten in verband met informele bijeenkomsten die tijdens hun voorzitterschap worden georganiseerd

Het team van de Ombudsman merkte op dat het Europees Parlement in een resolutie in het kader van de kwijtingsprocedure 2017 betreffende de uitvoering van de algemene begroting van de EU had voorgesteld de kosten van door het voorzitterschap van de Raad georganiseerde informele bijeenkomsten in de begroting op te nemen.

Het SGR herhaalde dat informele vergaderingen onder de exclusieve verantwoordelijkheid van de lidstaten vallen, ook wat de begrotingsaspecten betreft.

Afsluiting van de vergadering

De vertegenwoordigers van het SGR verstrekten het team van de Ombudsman een kopie van het "Handboek van het voorzitterschap".

Het team van de Ombudsman bedankte de vertegenwoordigers van het SGR voor hun tijd en voor de verstrekte informatie, en de vergadering eindigde.

 

Brussel, 27 juni 2024

Jennifer King Michaela Gehring

Juridisch deskundige onderzoeksfunctionaris

 

[1] Beschikbaar op: https://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10325-2021-INIT/en/pdf.

[2] Artikelen 4.8 en 8.3 van de uitvoeringsbepalingen van de Europese Ombudsman.

[3] Zie: https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-9-2021-001374_EN.html,

https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-9-2019-003909_EN.html,

https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/P-8-2019-001390_EN.html en

https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-8-2019-001085_EN.html.

[4] Zie voetnoot 3.

[5] Zie: https://www.foodwatch.org/nl/end-eu-council-sponsorship-deals-now.