KLACHT: 274/2021/TE

Titel van de zaak: Weigering van de EDPS om het publiek toegang te verlenen tot documenten in verband met een verslag over het arrest Schrems II

Datum: Maandag 29 maart 2021

Inspectie in de gebouwen van de EDPS met enkele vertegenwoordigers van de EDPS die op afstand aanwezig zijn via WebEx

Aanwezig

Vertegenwoordigers van de Europese Ombudsman

· mevrouw Tanja Ehnert, onderzoeksfunctionaris, directoraat Onderzoek

mevrouw Angela Marcos Figueruelo, onderzoeksfunctionaris, directoraat Onderzoek

· mevrouw Leticia Díez Sánchez, stagiair, directoraat Onderzoek

Vertegenwoordigers van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming

Hoofd van de eenheid Technologie en Privacy

· Juridisch medewerker, eenheid Toezicht en Handhaving

· Functionaris voor gegevensbescherming

· Transparantiefunctionaris

Doel van de vergadering

Het onderzoek betreft de weigering van de EDPS om het publiek toegang te verlenen tot de volgende documenten, overeenkomstig het verzoek:

a) het in kaart brengen welke lopende contracten, aanbestedingsprocedures en andere vormen van samenwerking gegevensoverdrachten omvatten die de EDPS voor zichzelf heeft uitgevoerd in het kader van zijn “Strategie voor de instellingen, organen en instanties van de Unie om te voldoen aan de Schrems II-uitspraak”;

b) een kopie van alle privacybeoordelingen, met inbegrip van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen, die door de EDPS worden uitgevoerd met het oog op het gebruik door de EDPS van de volgende instrumenten: Microsoft Office365, Microsoft Teams, Zoom, Cisco WebEx, Skype.

Op 24 februari 2021 vond een eerste bijeenkomst plaats tussen het onderzoeksteam van de Ombudsman en vertegenwoordigers van de EDPS om de achtergrond van het onderzoek, de documenten die binnen het toepassingsgebied van het verzoek om toegang tot documenten vallen, en de relevantie ervan voor het onderzoek dat de EDPS momenteel voert naar de naleving door de EU-instellingen van het Schrems II-arrest ^[1] te bespreken.

Deze tweede vergadering had tot doel de documenten waarop dit onderzoek betrekking heeft, in te zien.

Geïnspecteerde documenten

De vertegenwoordigers van de EDPS presenteerden de documenten die volgens de EDPS onder het toegangsverzoek van de klager vallen:

Onderdeel a):

· verslag uit te brengen over het in kaart brengen van de lopende contracten, aanbestedingsprocedures en andere vormen van samenwerking waarbij gegevens worden doorgegeven die de EDPS voor zichzelf heeft uitgevoerd.

In deel b):

· Nota bij dossier – Beoordeling van instrumenten voor videoconferenties en webinars (zaak 2020-0382 – laatste update 29 mei 2020);

· Rapport - VC-instrumenten v. 1.2;

· Rapport - VC-instrumenten v. 1.3;

· Inspectie-instrumenten van de EDPS;

· Inspectie-instrumenten van de EDPS v.2.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman vroeg de EDPS om kopieën van de documenten met betrekking tot deel b) van het verzoek om toegang van klager.

De EDPS verzocht om vertrouwelijke behandeling van de documenten.

Brussel, 26 april 2021

Tanja Ehnert Angela Marcos Figueruelo

Onderzoeken Officier Onderzoeken Officier

[1] Arrest van het Hof (Grote kamer) van 16 juli 2020, Data Protection Commissioner/Facebook

Ireland Limited en Maximillian Schrems, verzoek om een prejudiciële beslissing van de High Court (rechter in eerste aanleg, Ierland),

Zaak C-311/18, beschikbaar op https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=228677&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=12312155.