Geachte mevrouw X,

De Europese Ombudsman heeft een klacht ontvangen tegen het Europees Defensieagentschap (EDA) over zijn weigering om het publiek toegang te verlenen tot de notulen van de vergaderingen van zijn “deskundigengroepen” in de periode tussen 1 januari 2021 en 8 mei 2022.

In zijn antwoord gaf het EDA aan dat het documenten met betrekking tot 76 deskundigengroepen had geïdentificeerd als documenten die onder het toepassingsgebied van het verzoek vielen. Het EDA heeft de toegang geweigerd op grond van artikel 4, lid 1, onder a), tweede streepje (bescherming van het algemeen belang op het gebied van defensie en militaire zaken), artikel 4, lid 2, eerste streepje (bescherming van commerciële belangen), artikel 4, lid 1, onder b) (bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu) en artikel 4, lid 3, eerste alinea (bescherming van het besluitvormingsproces) van Verordening (EG) nr. 1049/2001 [1].

Klager voerde aan dat de documenten in kwestie cruciale informatie bevatten over het defensiebeleid en de financiering van de EU, die voor het publiek beschikbaar moet worden gesteld. Hij zei ook dat het publiek het recht heeft om te weten hoe de EU omgaat met de veiligheid van burgers en met overheidsmiddelen.

We hebben besloten een onderzoek in te stellen naar deze klacht.

In Verordening (EG) nr. 1049/2001 is bepaald dat verzoeken om toegang onverwijld moeten worden behandeld. Het is in overeenstemming met dit beginsel dat de Ombudsman ook probeert dit soort zaken zo snel mogelijk te behandelen.

Als eerste stap zou het nuttig zijn om een vergadering met het EDA te houden waarin het ons toegang zou kunnen verlenen tot een kleine steekproef van de documenten die volgens het EDA onder het toepassingsgebied van het verzoek van de klager vallen. Wij zouden het op prijs stellen als het EDA contact zou kunnen opnemen met de heer Y, die verantwoordelijk is voor dit onderzoek, om overeenstemming te bereiken over de regelingen voor de inspectievergadering die in september 2022 zal plaatsvinden.

De documenten waarop het verzoek om toegang van het publiek betrekking heeft, zullen vertrouwelijk worden behandeld, samen met al het andere materiaal dat het EDA met ons wil delen en dat als vertrouwelijk wordt aangemerkt. Dergelijke documenten worden behandeld en opgeslagen in overeenstemming met deze vertrouwelijke status en worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Ombudsman verwijderd.

Met vriendelijke groet,

Rosita Hickey

Onderzoeksdirecteur

Straatsburg, 13/07/2022

[1] Zie: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.