Onderzoeken doorzoeken

The case concerned a request from a journalist for public access to the minutes of meetings of the working bodies of the EDA. These minutes relate to discussions and exchanges on defence and military matters between technical experts from participating Member States and, in certain cases, experts from defence and security industry groups.

The EDA considered that the request related to a substantial amount of documents (over 9000 pages of documents). The EDA refused access to the documents in question, based on the view that various exceptions applied that are provided in EU legislation on public access to documents.

The EDA also informed the complainant that it makes public general information about the activities of its working bodies, with the aim to provide transparency and ensure accountability.

During the inquiry, the Ombudsman inquiry team inspected a sample of the documents in question, given the substantial amount of documentation concerned. The inspection confirmed that the exceptions to public access that were invoked apply to this sample.

While the Ombudsman therefore found no maladministration, she made the following suggestion for improvement: when dealing with public access requests involving a large volume of documents in scope, the EDA should seek to find a fair solution with applicants. Where, as part of a fair solution, the EDA proposes to rely on a sample of the documents requested, it should clearly communicate and explain this to applicants, provide an overview of the documents requested and propose either that the EDA chooses a representative sample or that applicants choose a reasonable sample.

The complainant, who used to work as an external IT expert for the European External Action Service (EEAS) through a contractor, was concerned that the EEAS had shown no flexibility and understanding with regard to his personal circumstances during the COVID-19 pandemic. He took issue with how the EEAS had dealt with his request to work remotely (or ‘telework’) outside his place of work, as well as with how it had informed him about the imminent termination of his employment contract.  

The Ombudsman found nothing to suggest that the EEAS had improperly managed the working relationship with the complainant. However, the Ombudsman found that how the EEAS had informed the complainant that it had asked for him to be replaced amounted to maladministration.

Given the circumstances of the case, the Ombudsman considered that a recommendation would serve no useful purpose and closed the inquiry by making suggestions for improvement to the EEAS.

The complainant took part in two selection procedures for contract staff, organised by the European Border and Coast Guard Agency (Frontex) in 2018 and 2019. He was dissatisfied with how Frontex dealt with his administrative complaint about the evaluation of his application in the 2018 selection procedure, in which he was unsuccessful. He also complained that Frontex had failed to reply to his request for feedback regarding the 2019 selection procedure.

In the course of the inquiry, Frontex provided the complainant with feedback regarding the 2019 selection procedure. As regards the 2018 selection procedure, the Ombudsman found nothing to suggest a manifest error in how Frontex had assessed the complainant’s application. However, the Ombudsman considered that Frontex had not dealt with the complainant’s administrative complaint in an entirely satisfactory manner.

Given that the inquiry revealed no manifest error of assessment, the Ombudsman considered that no additional inquiries would be justified into that aspect of the complaint. The Ombudsman suggested, however, that Frontex improve how it communicates to applicants the redress possibilities in the context of its staff selection procedures, as well as how it processes and keeps records of complaints by unsuccessful applicants.

De zaak betrof een verzoek om toegang van het publiek tot documenten betreffende de recente schorsing van elf politieke partijen in Oekraïne. De Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) stelde van twee documenten vast dat deze binnen het toepassingsgebied van het verzoek van de indiener van de klacht vielen. EDEO gaf toegang tot delen van één document, maar weigerde toegang te verlenen tot het andere document. Onder verwijzing naar uitzonderingen volgens de EU-wetgeving inzake toegang van het publiek tot documenten stelde de Dienst dat openbaarmaking van het betrokken document het openbaar belang op defensie- en militair gebied en op het gebied van internationale betrekkingen zou kunnen ondermijnen. De indiener van de klacht was van mening dat er sprake was van een hoger openbaar belang bij de openbaarmaking.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman bestudeerde het document en ontving aanvullende vertrouwelijke toelichtingen van EDEO. Op basis hiervan en rekening houdend met de ruime beoordelingsmarge waarover de EU-instellingen beschikken wanneer zij van mening zijn dat defensie- en militaire aangelegenheden en internationale betrekkingen in gevaar zijn, stelde de Ombudsman vast dat het besluit van EDEO om toegang te weigeren niet kennelijk onjuist was. Aangezien het openbaar belang in kwestie niet kon worden overtroffen door een ander openbaar belang dat belangrijker wordt geacht, stelde de Ombudsman bovendien vast dat de indiener van de klacht weliswaar een belangrijke kwestie aan de orde had gesteld, maar dat zijn argumenten niet van dien aard waren dat openbaarmaking gerechtvaardigd was. De Ombudsman oordeelde dat EDEO gerechtigd was de toegang van het publiek tot het gevraagde document te weigeren. De conclusie luidde dat er geen sprake was van wanbeheer, waarop de zaak werd gesloten.

De zaak betrof een verzoek om toegang van het publiek tot documenten van het Satellietcentrum van de Europese Unie (SatCen) over de situatie van migranten aan de Belarussische grens. Het SatCen weigerde de documenten openbaar te maken met het argument dat dit de bescherming van het openbaar belang op defensie- en militair gebied en de internationale betrekkingen van de EU-lidstaten in het gedrang zou kunnen brengen.

De Ombudsman oordeelde dat het SatCen gerechtigd was de toegang van het publiek tot de gevraagde documenten te weigeren. Het onderzoek werd derhalve afgesloten met de bevinding dat er geen sprake was van wanbeheer.

De Ombudsman was ingenomen met het besluit van het SatCen om zijn regels inzake de toegang van het publiek tot documenten bij te werken en moedigde het SatCen aan om zijn “korte gids voor het EU-bestuur over beleid en praktijken ter uitvoering van het recht van toegang van het publiek tot documenten” te volgen.