De zaak betrof een bij de Europese Commissie ingediend verzoek om toegang van het publiek tot documenten over de gevolgen van het advies van het Internationaal Gerechtshof (ICJ) van 19 juli 2024 over de handelsovereenkomst tussen de EU en Israël. De Commissie heeft een “nota in dossier” (“de nota”) geïdentificeerd waartoe zij de toegang in haar geheel heeft geweigerd, waarbij zij verwees naar een uitzondering op grond van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten. Meer bepaald voerde de Commissie aan dat kon worden aangenomen dat openbaarmaking van de nota de bescherming van juridisch advies zou ondermijnen. Klager verzocht de Commissie haar besluit te herzien met het argument dat een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt. Toen de Commissie haar weigering om de nota openbaar te maken handhaafde en eraan toevoegde dat de openbaarmaking ervan ook de bescherming van persoonsgegevens zou ondermijnen, wendde klager zich tot de Ombudsman.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft het litigieuze document geïnspecteerd en een ontmoeting gehad met vertegenwoordigers van de Commissie. De vertegenwoordigers van de Commissie hebben tijdens de vergadering verduidelijkt dat de Commissie zich weliswaar heeft gebaseerd op een algemeen vermoeden van niet-openbaarmaking dat volgens haar van toepassing is op alle juridische adviezen die niet in het kader van een wetgevingsprocedure zijn verstrekt, maar dat zij de nota ook individueel heeft beoordeeld.

De Ombudsman stelde vast dat de Commissie, door zich te beroepen op een algemeen vermoeden van niet-openbaarmaking dat van toepassing zou zijn op elk juridisch advies op elk gebied van het EU-recht zolang het geen verband houdt met een wetgevingsdossier, is afgeweken van de vaste rechtspraak inzake de bescherming van juridisch advies en van de redenering die ten grondslag ligt aan een van de door de rechterlijke instanties van de Unie erkende algemene vermoedens.

Op basis van de inspectie van het document en de aanvullende informatie die tijdens de vergadering was verstrekt, concludeerde de Ombudsman echter dat het redelijk was dat de Commissie na een individuele beoordeling van de nota van mening was dat de openbaarmaking ervan het belang van de instelling bij het inwinnen en ontvangen van eerlijk, objectief en volledig juridisch advies zou kunnen ondermijnen. Zij was ook van mening dat het redelijk was dat de Commissie concludeerde dat er geen hoger openbaar belang was dat openbaarmaking van de nota gebiedde.

De Ombudsman sloot de zaak derhalve af met de conclusie dat verder onderzoek niet gerechtvaardigd was. Niettemin betreurde de Ombudsman dat er een bijeenkomst nodig was geweest om te bevestigen dat de Commissie een individuele beoordeling van de nota had uitgevoerd en om uitleg te krijgen over de wijze waarop openbaarmaking van de nota het belang van de instelling om eerlijk, objectief en volledig juridisch advies in te winnen en te ontvangen concreet en daadwerkelijk zou ondermijnen.

De zaak betrof de behandeling door de Europese Commissie van een verzoek om toegang van het publiek tot een brief van EU-personeelsleden aan de voorzitter van de Commissie over haar standpunt over het Israëlisch-Palestijnse conflict. In oktober 2023 werd in de media melding gemaakt van het bestaan van de brief.

In antwoord op het verzoek van klager verklaarde de Commissie dat zij geen enkel document bezat dat met de beschrijving van de brief overeenstemde. Klager verzocht de Commissie haar standpunt te herzien (door een confirmatief verzoek in te dienen). Meer dan een jaar later bevestigde de Commissie dat zij ten tijde van het oorspronkelijke verzoek niet beschikte over een document dat overeenstemde met de beschrijving van de brief. De Commissie heeft echter op eigen initiatief een nieuw verzoek om toegang van het publiek met betrekking tot de brief in kwestie geregistreerd. Ontevreden over de behandeling van zijn verzoek wendde klager zich tot de Ombudsman.

In haar voorlopige standpunt over de zaak was de Ombudsman van mening dat uit het besluit van de Commissie niet duidelijk bleek waarom zij het gevraagde document niet kon identificeren. De Ombudsman merkte verder op dat, zelfs als de Commissie de gevraagde brief niet zou houden, het onduidelijk was waarom zij klager hiervan niet in kennis had gesteld zodra zij het confirmatief verzoek had ontvangen, en in ieder geval binnen de toepasselijke termijnen. De Ombudsman nam het voorlopige standpunt in dat de wijze waarop de Commissie het confirmatief verzoek van klager behandelde, wanbeheer vormde.

In haar antwoord aan de Ombudsman heeft de Commissie verduidelijkt dat de gevraagde brief nooit door het kabinet van de voorzitter is ontvangen. In plaats daarvan had de Commissie de gevraagde brief op 23 april 2024 ontvangen als bijlage bij een brief aan de toenmalige commissaris voor Begroting en Administratie. Aangezien de uiterste datum voor het identificeren van documenten de registratie van het oorspronkelijke verzoek is, viel de gevraagde brief niet binnen de temporele werkingssfeer van het verzoek om toegang van de klager. Daarom heeft de Commissie op eigen initiatief een nieuw verzoek geregistreerd. 

De Ombudsman constateerde verschillende tekortkomingen in de wijze waarop de Commissie het verzoek om toegang heeft behandeld. Ten eerste was de Ombudsman bezorgd over de manier waarop de Commissie met klager had gecommuniceerd, aangezien klager gedurende meer dan een jaar (d.w.z. tussen zijn eerste verzoek in oktober 2023 en het antwoord van de Commissie aan de Ombudsman in maart 2025) geen duidelijke informatie had ontvangen over de reden waarom de Commissie het door hem gevraagde document niet kon identificeren. Ten tweede merkte de Ombudsman op dat, hoewel vaststaat dat de Commissie op het moment van de vaststelling van haar definitieve besluit op de hoogte was van het bestaan van het gevraagde document, zij de brief niet heeft beoordeeld met het oog op de mogelijke openbaarmaking ervan. In plaats daarvan heeft zij een nieuw verzoek met betrekking tot de brief geregistreerd, onder verwijzing naar een uiterste datum voor de identificatie van documenten in haar reglement van orde. Een dergelijke formalistische aanpak lijkt moeilijk te verenigen met de geest van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, en is zeker niet burgervriendelijk of servicegericht. Tot slot wees de Ombudsman op de aanzienlijke vertraging bij het beantwoorden van het confirmatief verzoek van klager.

Over het geheel genomen is de Ombudsman van oordeel dat de wijze waarop de Commissie het verzoek om toegang van klager heeft behandeld, neerkwam op wanbeheer. Aangezien de Commissie intussen echter een nieuw oorspronkelijk besluit heeft genomen en volledige toegang heeft verleend tot de gevraagde brief, ziet de Ombudsman geen nut in het doen van een formele aanbeveling.

De zaak betrof een verzoek om toegang van het publiek tot documenten die in het bezit zijn van de Europese Commissie in verband met zorgen over professioneel gedrag van leden van de internationale waarnemingsoperatie in Albanië. De Commissie heeft vastgesteld dat één document (een brief) binnen het toepassingsgebied van het verzoek valt en heeft er gedeeltelijke toegang toe verleend. Zij heeft de toegang tot delen van de brief geweigerd op grond van de noodzaak om de persoonlijke levenssfeer en het algemeen belang met betrekking tot de internationale betrekkingen van de EU te beschermen.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman beoordeelde het document en bevestigde dat de achtergehouden delen persoonsgegevens en gevoelige informatie bevatten. De Ombudsman achtte de argumenten van de Commissie ter rechtvaardiging van het onleesbaar maken van persoonsgegevens redelijk. Zij was ook van mening dat het niet kennelijk onjuist was dat de Commissie aanvoerde dat openbaarmaking van bepaalde gevoelige delen van de brief de internationale betrekkingen van de EU met Albanië zou ondermijnen.

De Ombudsman sloot daarom het onderzoek af en stelde vast dat er geen sprake was van wanbeheer.