Achtergrond van de klacht

1. Klager was een afgewezen sollicitant in twee door het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop) georganiseerde personeelsselectieprocedures in 2016 en 2017 [1].

2. Nadat klager in november 2016 en oktober 2017 bericht had gekregen dat haar sollicitaties waren afgewezen, schreef hij een brief aan Cedefop en vroeg hij om de beoordelingsscores voor haar beide sollicitaties. Zij vraagt ook om de namen van de leden van de „selectiecommissies” die de sollicitaties in zowel de eerste als de tweede selectieprocedure hebben beoordeeld.

3. Cedefop verstrekte klager vervolgens de globale score die aan haar sollicitatie in de tweede selectieprocedure was toegekend. Zij weigerde echter om haar score vanaf de eerste selectieprocedure ter beschikking te stellen, met het argument dat deze „verjaard” was [2].

4. Met betrekking tot haar verzoek om de namen van de leden van de twee jury’s verklaarde Cedefop dat het beleid erin bestond deze informatie alleen bekend te maken aan de kandidaten die voor een gesprek waren uitgenodigd. Zij verklaarde dat dit beleid volgens haar “niet in strijd [was] met de richtsnoeren van de Ombudsman”[3].

5. In december 2017 en begin 2018 heeft klager contact opgenomen met de Ombudsman om een klacht in te dienen over het gebrek aan transparantie in de selectieprocedures van Cedefop, met name wat betreft de informatie die het beschikbaar stelt aan afgewezen aanvragers.

Onderzoek en beoordeling

6. De Ombudsman opende een onderzoek naar het standpunt van klager dat Cedefop ten onrechte had geweigerd om afgewezen kandidaten in selectieprocedures de scores te verstrekken die aan hun sollicitaties waren toegekend, alsook de namen van de juryleden.

7. In de loop van het onderzoek heeft het onderzoeksteam van de Ombudsman Cedefop schriftelijk verzocht nadere informatie en verduidelijkingen te verstrekken over zijn openbaarmakingsbeleid met betrekking tot de scores die aan sollicitanten in selectieprocedures zijn toegekend en met betrekking tot de namen van de juryleden. Het onderzoeksteam van de Ombudsman was met name van mening dat het beleid van Cedefop inzake de bekendmaking van de namen van juryleden niet in overeenstemming was met de richtsnoeren van de Ombudsman. In de richtsnoeren is bepaald dat EU-agentschappen de namen van de juryleden bekend moeten maken aan alle kandidaten in selectieprocedures.

8. In zijn antwoord aan de Ombudsman gaf Cedefop aan dat het zijn beleid nu heeft gewijzigd en voortaan op verzoek zowel de globale score als de uitsplitsing per selectiecriterium zal bekendmaken. Cedefop verduidelijkte ook dat aanvragers recht hebben op dergelijke informatie door eenvoudigweg een verzoek om informatie in te dienen, in plaats van een formele administratieve klacht in te dienen tegen het resultaat van de selectieprocedure.

9. Het Cedefop heeft ook verklaard dat het zijn beleid inzake de bekendmaking van de namen van juryleden heeft geactualiseerd. Vanaf nu zal Cedefop deze namen bekendmaken aan alle sollicitanten, en niet alleen aan kandidaten voor een gesprek, uiterlijk bij het informeren van sollicitanten over de uitkomst van hun sollicitatie. Daarmee heeft Cedefop zijn beleid in overeenstemming gebracht met de richtsnoeren van de Ombudsman en ten slotte een kwestie behandeld die de Ombudsman in een eerder onderzoek [4] aan de orde had gesteld.

10. Cedefop gaf ook aan dat het klager inmiddels de scores had verstrekt die aan haar sollicitaties in beide selectieprocedures waren toegekend. Wat betreft de bekendmaking van de namen van de juryleden voor reeds afgesloten selectieprocedures, zoals die van klager, zal Cedefop om redenen van gegevensbescherming de leden van de jury om toestemming vragen alvorens hun namen bekend te maken.

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende bevinding:

Het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding heeft zijn openbaarmakingsbeleid bij de selectieprocedures voor personeel bijgewerkt om aanvragers informatie te verstrekken over hun scores en de namen van de juryleden. Zij is bezig dit geactualiseerde beleid toe te passen op de verzoeken van de klager. Het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding heeft daarmee de door klager aan de orde gestelde kwesties opgelost.

Klager en Cedefop zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

Straatsburg, 04/05/2018

[1] Cedefop/2016/04/AD_external http://recon.cedefop.europa.eu/File/DisplayFile?Id=67807 (DOC) en Cedefop/2017/03/AST_external http://recon.cedefop.europa.eu/File/DisplayFile?Id=72003 (DOC).  

[2] Cedefop voerde aan dat de klager binnen drie maanden na ontvangst van de kennisgeving over de uitkomst van haar verzoek een formele administratieve klacht had moeten indienen waarin om deze informatie werd verzocht.

[3] In 2013 heeft de Europese Ombudsman, na een onderzoek op eigen initiatief naar de verschillende praktijken van EU-agentschappen, richtsnoeren voor goede praktijken met betrekking tot de bekendmaking van de namen van juryleden gepubliceerd. Zie voor meer informatie: https://www.ombudsman.europa.eu/nl/cases/correspondence.faces/nl/54521/html.bookmark.

[4] Aanbeveling van de Europese Ombudsman in zijn initiatiefonderzoek OI/4/2012/CK betreffende het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop) https://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/report.faces/en/11782/html.bookmark.