Achtergrond van de klacht

1. In 2010 waren de klagers getuigen in een intimidatieprocedure waarbij hun lijnmanager betrokken was. Zij kregen te horen dat zij overeenkomstig de destijds geldende regels op de hoogte zouden worden gesteld van het resultaat van de procedure. Drie jaar later, na geen feedback te hebben ontvangen, informeerden de klagers naar de uitkomst en werden zij ervan in kennis gesteld dat de procedure was afgesloten. Zij werden echter niet op de hoogte gebracht van de conclusies vanwege bezorgdheid over de privacy.

2. De klagers dienden uiteindelijk bij de Europese Ombudsman een klacht in tegen het feit dat de Commissie hun de relevante informatie niet had verstrekt.

Het onderzoek

3. De Ombudsman heeft een onderzoek ingesteld naar de bewering dat het Bureau voor onderzoek en disciplinaire zaken van de Commissie ("IDOC") de klagers niet in kennis heeft gesteld van het resultaat van de intimidatieprocedure waarin zij hebben getuigd, hoewel de ten tijde van de gebeurtenissen geldende regels [1] dit voorschrijven, en naar de bewering dat de Commissie de betrokken informatie moet verstrekken.

4. Met het oog op een snelle behandeling van de klacht begon het onderzoek van de Ombudsman met een uitwisseling van e-mails met de betrokken diensten van de Commissie. Aangezien er geen snelle oplossing kon worden gevonden, verzocht de Ombudsman de Commissie vervolgens een formeel advies over de bovengenoemde bewering en bewering in te dienen.

5. De Commissie deed dit en de klagers stuurden opmerkingen over het advies. Bovendien heeft de Ombudsman de dossiers van de Commissie met betrekking tot het betrokken onderzoek naar intimidatie geïnspecteerd.

6. Bij het nemen van dit besluit heeft de Ombudsman rekening gehouden met de argumenten en standpunten van de partijen en met de resultaten van haar inspectie.

Vermeend verzuim om informatie te verstrekken over het resultaat van de intimidatieprocedure en de daarmee verband houdende vordering

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

7. In de antwoorden die tijdens de eerste fase van het onderzoek van de Ombudsman werden ingediend, deelde de Commissie de klagers mee dat de intimidatieprocedure was afgesloten en dat de aan getuigen verstrekte informatie geen informatie bevatte over de aard van de maatregelen die het tot aanstelling bevoegde gezag naar aanleiding van het onderzoek naar intimidatie had genomen. De Commissie voegde daaraan toe dat zij om redenen van vertrouwelijkheid geen aanvullende informatie kon verstrekken.

8. In antwoord hierop voerden de klagers aan dat het onrechtmatig is dat de Commissie de ten tijde van hun getuigenverklaring geldende procedure buiten beschouwing laat, op grond waarvan zij van de uitkomst in kennis moesten worden gesteld. De klagers erkenden dat zij niet konden worden ingelicht over de aard van de door het tot aanstelling bevoegde gezag genomen maatregelen, maar wensten te worden ingelicht over de vraag of het onderzoek tot de conclusie had geleid dat de geuite beschuldigingen al dan niet gerechtvaardigd waren. Zij waren ook van mening dat het oneerlijk is dat de Commissie bezorgdheid uit over de persoonlijke levenssfeer om hen die informatie te weigeren, nadat zij hun namen en getuigenissen had bekendgemaakt aan de vermeende geweldpleger, die hun lijnmanager was. De klagers vermeldden dat verschillende bij de procedure betrokken personen hun werkplek moesten veranderen vanwege de druk die zij daarna ondervonden, terwijl de vermeende geweldpleger een "succesvolle carrière" heeft gehad. Volgens de klagers ontmoedigen dergelijke situaties potentiële getuigen om te getuigen in intimidatieprocedures.

9. In haar formeel advies heeft de Commissie erop gewezen dat in de ten tijde van de intimidatieprocedure geldende regeling voor administratieve onderzoeken een onderscheid werd gemaakt tussen onderzoeken naar aanleiding van een verzoek om bijstand, waarin de Commissie verplicht was de getuigen in kennis te stellen van de resultaten, en onderzoeken die op initiatief van de tuchtautoriteit waren ingesteld, waarin de regeling niet in een dergelijke verplichting voorzag. De procedure waaraan de klagers deelnamen, behoorde tot deze laatste categorie.

10. Desalniettemin erkende de Commissie dat de klagers op het moment van hun verhoor hadden kunnen geloven dat zij aan het einde van het onderzoek zouden worden geïnformeerd over de gegrondheid van hun beweringen. De Commissie erkende ook dat zij rekening moest houden met de gevoelens van de klagers, rekening houdend met het feit dat zij zwaar werden getroffen door de gebeurtenissen waarover zij hadden getuigd.

11. Bijgevolg was de Commissie van oordeel dat zij in " de zeer bijzondere omstandigheden van deze zaak" kon voortbouwen op de eerder gegeven antwoorden, hoewel de klagers reeds meer informatie hadden ontvangen dan andere getuigen die tijdens dezelfde procedure werden gehoord. Zij heeft aldus verklaard dat het onderzoek tot de conclusie kwam dat bepaalde handelingen waarop hun klachten betrekking hadden, schendingen van het Statuut konden vormen die aanleiding konden geven tot tuchtmaatregelen tegen hun voormalige lijnmanager. Bovendien werd het onderzoek" niet afgesloten zonder verdere actie". De Commissie bood de klagers opnieuw haar excuses aan voor de vertraging bij de mededeling dat het onderzoek was afgesloten.

12. In hun slotopmerkingen verklaarden de klagers dat het administratieve onderzoek was ingeleid naar aanleiding van verschillende klachten van personeelsleden. Het onderzoek was bedoeld om na te gaan of er enige grond was voor de aantijgingen van psychisch geweld tegen de betrokken manager. De verzoeken om ondersteuning van het personeel lagen dus in feite aan de basis van het onderzoek. Bovendien benadrukten de klagers tijdens hun getuigenis aan de onderzoekers dat zij waren geïntimideerd en werden zij aangemoedigd om zich uit te spreken over dat gedrag. De onderzoekers stelden gedetailleerde vragen over de vormen die de vermeende intimidatie van de klagers had aangenomen. Bijgevolg hoefden zij geen formeel verzoek om bijstand in te dienen.

13. Hoe dan ook is de Commissie verplicht elke ambtenaar die het slachtoffer is van intimidatie bij te staan, ongeacht of de betrokken ambtenaar het initiatief heeft genomen om om bijstand te vragen.

Beoordeling door de Ombudsman

14. De administratieve procedures die de Europese Commissie in tuchtzaken toepast, zijn beschreven in het handboek van het onderzoeks- en tuchtbureau van die instelling ("IDOC-handboek"). In deze handleiding wordt een onderscheid gemaakt tussen administratieve onderzoeken en onderzoeken op grond van artikel 24 van het Statuut [2]. Ten tijde van de gebeurtenissen bepaalde , punt 77 van het IDOC-handboek dat in artikel 24 van de procedure "alle personen die in de loop van het onderzoek worden ondervraagd, ook in kennis zullen worden gesteld van het resultaat van het onderzoek", wanneer het onderzoek betrekking heeft op vermeende intimidatie.

15. De Commissie heeft in haar advies echter verduidelijkt dat de procedure waaraan de klagers deelnamen geen procedure op grond van artikel 24 was, maar een administratief onderzoek waarvoor andere regels golden. Voor dit soort procedures vereiste het IDOC-handboek niet dat getuigen in kennis moesten worden gesteld van de uitkomst van het onderzoek. De Commissie was derhalve niet formeel verplicht de klagers mee te delen of hun beweringen waren aanvaard of niet.

16. Desalniettemin heeft de Commissie om een aantal redenen de noodzaak van een meer genuanceerde aanpak in deze zaak aanvaard.

17. Ten eerste staat vast dat het onderzoek waarin de klagers hebben getuigd, betrekking had op beschuldigingen van intimidatie en was ingeleid om na te gaan of deze beschuldigingen, die door personeelsleden waren geuit, gegrond waren. De klagers hebben dus een punt waarop zij zeggen dat er geen reden was om een verzoek om bijstand uit hoofde van artikel 24 bij het tot aanstelling bevoegde gezag in te dienen, aangezien hun grieven in dit verband reeds werden behandeld in het kader van een lopend onderzoek. Bovendien heeft de Ombudsman, na kennis te hebben genomen van de documenten van de Commissie met betrekking tot het onderzoek, vastgesteld dat de verklaringen van de klagers naar hun inhoud goed hadden kunnen worden afgelegd in een procedure op grond van artikel 24. De Commissie lijkt zich bewust te zijn van het hybride, buitengewone karakter van het onderzoek dat zij heeft uitgevoerd wanneer zij verwijst naar de "zeer bijzondere omstandigheden"van de onderhavige zaak.

18. Ten tweede staat ook vast dat de onderzoekers de klagers aan het begin van hun getuigenis hebben meegedeeld dat zij op de hoogte zouden worden gebracht van de uitkomst van het onderzoek. Hoewel deze belofte geen rechtsgrondslag had, toont zij wel aan dat zelfs de onderzoekers twijfels kunnen hebben gehad over de werkelijke aard van de procedure die werd uitgevoerd, of althans over de gevolgen van het hybride karakter ervan. In ieder geval konden de klagers zich redelijkerwijs beroepen op de belofte van de onderzoekers dat zij op de hoogte zouden worden gebracht van de uitkomst en konden zij verwachten dat deze zou worden nagekomen.

19. Ten derde is het getuigen tegen iemands meerdere in een administratief onderzoek naar vermeende intimidatie inderdaad een uitdagende beslissing die moed en inzet vereist. Het is ook een beslissing die getuigen in een zeer nadelige positie plaatst ten opzichte van hun meerdere, aangezien deze laatste in kennis wordt gesteld van de getuigenissen en de opstellers ervan, terwijl getuigen geen recht hebben op enige informatie. Het argument dat het onderzoek in kwestie geen artikel 24-procedure was, hoewel het doel ervan grotendeels hetzelfde was als het ware, is derhalve nogal formalistisch.

20. Hieruit volgt dat, niettegenstaande het feit dat het betrokken onderzoek niet op artikel 24 van het Statuut was gebaseerd, de billijkheid de Commissie verplichtte om klagers mee te delen of hun standpunten al dan niet werden bevestigd.

21. Naar haar mening heeft de Commissie de klagers uiteindelijk dergelijke informatie verstrekt. De Commissie verduidelijkte dat sommige van de door de klagers gemelde maatregelen inbreuken op het Statuut kunnen vormen die aanleiding kunnen geven tot tuchtmaatregelen, en dat het onderzoek niet werd afgesloten zonder verdere maatregelen. De inspectie van de Ombudsman bevestigde dat dit inderdaad het geval was. Hoewel niet wordt gespecificeerd welke beweringen werden bevestigd en welke niet, stelt dit antwoord de klagers in staat de uitkomst van het onderzoek in redelijke mate vast te stellen en tegelijkertijd de privacy van hun voormalige lijnmanager voldoende te beschermen. Hoe dan ook neemt de Ombudsman nota van de verklaring van de klagers dat zij de aard van de door het tot aanstelling bevoegde gezag genomen maatregelen niet wensen te kennen, maar alleen om officieel te worden geïnformeerd of het onderzoek is afgesloten, waarbij de beschuldigingen worden erkend of afgewezen.

22. Bijgevolg is de Ombudsman van mening dat de Commissie de zaak heeft geregeld.

Conclusie

Op basis van het onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman de klacht af met de volgende conclusie:

De Commissie heeft stappen ondernomen om de zaak op te lossen.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly

Straatsburg, 24/06/2015

[1] Deze regels zijn in maart 2014 bijgewerkt en de verplichting om getuigen te informeren over de uitkomst van de procedure is geschrapt.

[2] Ook onderzoeken op grond van de artikelen 73 en 90 van het Statuut, die in casu niet relevant zijn. Artikel 24 van het Statuut betreft de verplichting van de EU-instellingen om hun ambtenaren bij te staan in procedures tegen personen die hen bedreigen of beledigen op grond van hun positie.