Achtergrond van de klacht

1. In 2013 nam klager deel aan algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/263/13 voor vertalers met Italiaans als hoofdtaal [1]. Klager deed de vertaaltests, die bestonden uit een vertaling van een tekst uit het Engels in het Italiaans (test A) en een vertaling van een tekst uit het Frans in het Italiaans (test B).

2. In maart 2014 deelde EPSO klager mee dat het cijfer dat hij in test A had behaald, 3 van de 80 punten bedroeg, waardoor hij het vereiste minimumaantal punten niet had behaald en zijn cijfer voor test B dus niet eens was gemarkeerd. Bijgevolg werd klager niet toegelaten tot de volgende fase van het vergelijkend onderzoek, de fase van het beoordelingscentrum.

3. Op 31 maart 2014 heeft klager EPSO verzocht om hem het evaluatieschema en de door de jury gehanteerde evaluatiecriteria en -methode te verstrekken, zodat hij kon begrijpen waarom hij slecht presteerde.

4. In zijn antwoord van 2 april 2014 verklaarde EPSO dat het evaluatieschema niet kon worden bekendgemaakt "aangezien dit een instrument is dat onder het takengeheim van de jury moet blijven ". EPSO heeft hem daarom alleen een ongemarkeerde kopie van zijn vertaalscripts verstrekt.

5. Op dezelfde dag antwoordde klager dat hij het nutteloos vond om een ongemarkeerde kopie van zijn scripts te ontvangen. Hij verwees naar de ontwerpaanbeveling van de Europese Ombudsman in zaak OI/5/2005/PB, waarin de Ombudsman verklaarde dat "EPSO de kandidaten op hun verzoek in kennis moet stellen van de eventuele evaluatiecriteria die door de jury's voor schriftelijke of mondelinge toetsen zijn vastgesteld, en voorts de kandidaten op hun verzoek in kennis moet stellen van de gedetailleerde uitsplitsing van eventuele punten die hun voor hun prestaties zijn toegekend."Nog diezelfde dag verklaarde EPSO dat het verzoek van klager aan de jury zou worden voorgelegd.

6. Op 15 mei 2014 heeft EPSO geantwoord en klager opnieuw een kopie van zijn vertaalscripts verstrekt. Zij weigerde echter de brontekst van de vertaling openbaar te maken op grond dat deze voor andere vergelijkende onderzoeken kon worden gebruikt. Zij weigerde klager ook de gemarkeerde kopieën van zijn vertaalscripts te verstrekken op basis van het vertrouwelijke karakter van het werk van de jury.

7. Op 24 juni 2014 diende klager een klacht in bij de Europese Ombudsman over de weigering van EPSO om hem de gemarkeerde kopieën van zijn vertaalscripts en het door de jury gebruikte evaluatieschema te verstrekken.

Het onderzoek

8. De Ombudsman opende een onderzoek naar de klacht en stelde de volgende bewering vast:

Bewering:

Door te weigeren toegang te verlenen tot de gemarkeerde exemplaren en tot het evaluatieschema, heeft EPSO het vergelijkend onderzoek EPSO/AD/263/13 niet op transparante wijze uitgevoerd.

9. In de loop van het onderzoek heeft de Ombudsman EPSO om een advies over de klacht gevraagd, alsook om zich te buigen over de mogelijke relevantie van het arrest van het Gerecht voor ambtenarenzaken in zaak F-127/11 [2] voor de behandeling van de aanwervingsprocedure door EPSO. Na ontvangst van het advies van EPSO heeft de Ombudsman klager verzocht opmerkingen in te dienen, hetgeen hij in november 2014 heeft gedaan. Bij de uitvoering van het onderzoek heeft de Ombudsman rekening gehouden met de argumenten en standpunten van de partijen.

Vermeend verzuim van EPSO om algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/263/13 op transparante wijze uit te voeren

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

10. In zijn klacht voerde klager aan dat EPSO het algemeen vergelijkend onderzoek niet op transparante wijze had uitgevoerd omdat het weigerde zijn gemarkeerde vertaalscripts en het door de jury gebruikte evaluatieschema openbaar te maken.

11. In zijn advies heeft EPSO de relevantie van het arrest van het Gerecht voor ambtenarenzaken in zaak F-127/11 toegelicht. Zij wees erop dat het Gerecht heeft vastgesteld dat het vereiste dat een bezwarend besluit met redenen moet worden omkleed, tot doel heeft de betrokken partij de informatie te verstrekken die nodig is om te bepalen of het besluit al dan niet gerechtvaardigd is, en om rechterlijke toetsing mogelijk te maken [3]. Wat de besluiten van een jury van een vergelijkend onderzoek betreft, moet de motiveringsplicht echter in overeenstemming worden gebracht met de vertrouwelijkheid van de werkzaamheden van de jury, zoals vereist door artikel 6 van bijlage III bij het Statuut [4]. Deze vertrouwelijkheid werd door de wetgever opgelegd om de onafhankelijkheid van de jury’s en de objectiviteit van hun werkzaamheden te waarborgen, door hen te beschermen tegen alle externe inmenging en druk, hetzij van de EU-administratie, de kandidaten of derden. Bijgevolg staat het vertrouwelijke karakter van de werkzaamheden van de jury eraan in de weg dat de houding van de individuele juryleden wordt bekendgemaakt en dat eventuele factoren in verband met de individuele beoordeling of de vergelijkende beoordeling van de kandidaten aan het licht worden gebracht [5]. De mededeling van de behaalde punten voor de verschillende examens in het kader van algemene vergelijkende onderzoeken vormt derhalve een toereikende rechtvaardiging voor de besluiten van de jury [6]. Een dergelijke motivering doet geen afbreuk aan de rechten van de kandidaten, aangezien zij daardoor de waarde van hun prestaties kunnen kennen en kunnen nagaan of zij het door de aankondiging van vergelijkend onderzoek vereiste aantal punten hebben behaald om te slagen. Bovendien stelt het de rechterlijke instanties van de Unie ook in staat om een rechterlijke toetsing naar behoren uit te voeren [7].

12. EPSO zei ook dat er geen verplichting bestaat om de kandidaten in kennis te stellen van de gecorrigeerde examens, de correctiemethoden, de beoordelingsformulieren, de beoordelingscriteria of de redenen waarom bepaalde elementen van de prestaties van de kandidaten ontoereikend werden geacht. Integendeel, al deze elementen maken integrerend deel uit van de vergelijkende beoordeling van de verdiensten van de kandidaten door de jury en vallen derhalve onder het geheim van de werkzaamheden van de jury overeenkomstig artikel 6 van bijlage III bij het Statuut [8].

13. In het licht van de bovengenoemde jurisprudentie van de EU-rechtbanken verklaarde EPSO dat het klager het evaluatieschema en de gecorrigeerde kopie van zijn vertaalscripts niet kan verstrekken.

14. Niettemin zei EPSO dat een van de belangrijkste doelstellingen van zijn ontwikkelingsprogramma de invoering was van competentie- en vaardigheidstests die kunnen worden gebruikt om de prestaties van kandidaten op de arbeidsmarkt te voorspellen en om de instellingen op basis van deze testresultaten hoogwaardige feedback te geven over hun geschiktheid. Een belangrijk uitvloeisel hiervan was de mogelijkheid om feedback te geven in de competentiepaspoorten aan kandidaten, waardoor de transparantie van het selectieproces aanzienlijk werd vergroot en tegelijkertijd de noodzaak om het geheim van de beraadslagingen van de jury's te waarborgen, werd geëerbiedigd. Het competentiepaspoort stelt kandidaten immers in staat te begrijpen waarom zij bij een bepaalde test hebben gefaald. Voor kandidaten die niet zijn uitgenodigd voor de fase van het assessment en dus geen competentiepaspoort ontvangen, verstrekt EPSO hun nu op verzoek opmerkingen over hun examens.

15. In het onderhavige geval heeft klager geen competentiepaspoort ontvangen omdat hij de fase van het beoordelingscentrum niet heeft bereikt. Niettemin heeft EPSO hem in zijn antwoord van 28 augustus 2014 in kennis gesteld van zijn testresultaten en gedetailleerde punten in het vergelijkend onderzoek met betrekking tot de vertaaltests en hem enkele aanvullende opmerkingen over zijn vertaaltests verstrekt. Hij heeft dus meer ontvangen dan de basisinformatie waarop hij recht zou hebben en die volgens de toepasselijke rechtspraak noodzakelijk is om aan de motiveringsplicht te voldoen.

16. Tot slot voegt EPSO eraan toe dat het momenteel werkt aan een nieuwe procedure waarmee kandidaten die in de tussenfase van het vergelijkend onderzoek niet aan de vertaaltoetsen voldoen - wanneer zij geen competentiepaspoort ontvangen - het gemotiveerde besluit van de jury kunnen verkrijgen, met de opmerkingen van de jury over de kwaliteit van hun vertalingen. Het proces zal enkele noodzakelijke IT-aanpassingen vergen, maar EPSO vertrouwt erop dat de procedure in de loop van 2016 volledig ten uitvoer zal worden gelegd.

17. In zijn opmerkingen voerde klager aan dat de door EPSO aangevoerde algemene gronden geen rechtvaardiging of feitelijk bewijs bevatten en daarom konden verwijzen naar een kandidaat-´s-test. Hij heeft daarom het vermoeden geuit dat EPSO zijn toets niet eens heeft gecorrigeerd. Ook heeft EPSO hem enkel geïnformeerd over zijn score zonder verdere verduidelijkingen te geven over de toegepaste beoordelingscriteria. Aangezien de examens bestonden uit een vertaalopdracht en niet uit een meerkeuzetoets, had de jury haar standpunt over de taalkeuzes van de kandidaten moeten motiveren.

18. Klager zei dat de vertrouwelijkheid van de procedures van de jury in overeenstemming moet worden gebracht met het recht van kandidaten op een transparante selectieprocedure in overeenstemming met de missie van EPSO´. De vertrouwelijkheid waarop EPSO zich beroept, kan de geloofwaardigheid van EPSO ondermijnen, die al wordt belemmerd door het grote aantal klachten tegen EPSO. Ten slotte zou het verlenen van toegang tot de gemarkeerde scripts in vertaalwedstrijden geen extra werk voor de jury met zich meebrengen, aangezien de correcties ervan hoe dan ook moeten worden geregistreerd.

19. Klager herhaalde daarom zijn verzoek aan EPSO om hem zijn gemarkeerde scripts en het evaluatieschema te verstrekken.

Beoordeling door de Ombudsman

20. De Ombudsman merkt op dat het Gerecht voor ambtenarenzaken in zijn arrest in de zaak De Mendoza Asensi duidelijk heeft verklaard dat de jury’s de kandidaten niet hoeven te voorzien van i) de gecorrigeerde versie van hun examens, ii) de redenen waarom hun antwoorden onjuist waren, of iii) de voor de schriftelijke en mondelinge examens gebruikte beoordelingsschema’s, aangezien deze documenten deel uitmaken van de vergelijkende beoordelingen van de jury en onder het geheim van de werkzaamheden van de jury vallen [9].

21. De Ombudsman stelt derhalve geen wanbeheer door EPSO vast.

22. Het doel van dit onderzoek was echter EPSO de mogelijkheid te bieden opmerkingen te maken over de relevantie van bovengenoemd arrest voor de behandeling van aanwervingsprocedures. De Ombudsman is van mening dat EPSO in dit verband een positief antwoord heeft gegeven. EPSO heeft zelfs uitgelegd hoe zijn eigen ontwikkelingsprogramma de transparantie van zijn selectieprocedures reeds heeft verbeterd door de invoering van competentie- en vaardigheidstests en door het competentiepaspoort, waarin de resultaten van die geteste vaardigheden worden samengevat. Zij heeft ook verklaard dat kandidaten die geen competentiepaspoort ontvangen omdat zij in een eerder stadium van het vergelijkend onderzoek zijn uitgesloten, EPSO nu kunnen verzoeken hun opmerkingen te maken. EPSO wees erop dat dergelijke opmerkingen in de onderhavige zaak aan klager zijn verstrekt. Bovendien werkt EPSO momenteel aan een nieuwe procedure waarmee kandidaten die geen competentiepaspoort ontvangen, het gemotiveerde besluit van de jury kunnen verkrijgen, met de opmerkingen van de jury over de kwaliteit van hun vertalingen. EPSO verklaarde dat deze nieuwe procedure tegen 2016 zou kunnen worden ingevoerd.

23. In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat EPSO een positieve en proactieve aanpak heeft gevolgd die tot doel heeft de transparantie van zijn selectieprocedures verder te vergroten. De Ombudsman is ingenomen met deze positieve en proactieve aanpak.

Conclusie

Op basis van het onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman de klacht af met de volgende conclusie:

De Ombudsman constateert geen wanbeheer door EPSO.

Klager en EPSO zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly

Straatsburg, 05/05/2015

[1] Bekendgemaakt in PB 2013, C 199 A, blz. 1.

[2] Zaak F-127/11, Gonzalo De Mendoza Asensi/Commissie, nog niet gepubliceerd, punt 99.

[3] zaak 69/83, Lux/Rekenkamer, Jurispr. 1983, blz. I-1785, punt 36; en arrest Gonzalo De Mendoza Asensi/Commissie, reeds aangehaald, punt 92.

[4] Artikel 6 van bijlage III bij het Statuut bepaalt dat de werkzaamheden van de jury geheim zijn.

[5] zaak 89/79, Bonu/Raad, Jurispr. 1980, blz. I-553, punt 5; Zaak C-254/95 P, Parlement/Innamorati, Jurispr. 1996, blz. I-3423, punt 24; Zaak F-127/11, De Mendoza/Commissie, reeds aangehaald, punten 92-93.

[6] Zaak C-254/95 P, Parlement/Innamorati, reeds aangehaald, punten 30-31; en F-127/11, De Mendoza/Commissie, punt 94.

[7] Arrest Parlement/Innamorati, reeds aangehaald, punt 32; en arrest Gonzalo De Mendoza Asensi/Commissie, reeds aangehaald, punt 95.

[8] Zaak C-254/95 P, Parlement/Innamorati, reeds aangehaald, punt 29; en arrest Gonzalo De Mendoza Asensi/Commissie, reeds aangehaald, punt 99.

[9] Zaak F-127/11, Gonzalo De Mendoza Asensi/Commissie, reeds aangehaald, punt 99.