Achtergrond van de klacht

1. In 2013 nam klager deel aan algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/263/13 voor vertalers die het Italiaans als hoofdtaal hebben [1]. Klager deed de vertaaltoetsen, die bestonden uit een vertaling van een tekst uit het Engels in het Italiaans (test A) en een vertaling van een tekst uit het Frans in het Italiaans (test B).

2. In maart 2014 deelde EPSO klager mee dat hij voor test A 3 van de 80 punten had behaald, waardoor hij het vereiste minimumaantal punten niet had behaald en zijn test B dus niet eens was behaald. Bijgevolg werd klager niet toegelaten tot de volgende fase van het vergelijkend onderzoek, de fase van het assessment.

3. Op 31 maart 2014 heeft klager, om hem in staat te stellen te begrijpen waarom hij slecht presteerde, EPSO verzocht hem het beoordelingsschema en de door de jury gehanteerde beoordelingscriteria en -methode te verstrekken.

4. In zijn antwoord van 2 april 2014 heeft EPSO verklaard dat het beoordelingsschema niet openbaar kon worden gemaakt "aangezien dit een instrument is dat binnen het takengeheim van de jury moet blijven". EPSO heeft hem dus alleen een niet-gemarkeerde kopie van zijn vertaalscripts verstrekt.

5. Op dezelfde dag antwoordde klager dat hij het nutteloos vond om een ongemarkeerde kopie van zijn scripts te ontvangen. Hij verwees naar de ontwerpaanbeveling van de Europese Ombudsman in zaak OI/5/2005/PB, waarin de Ombudsman het volgende stelde: "EPSO moet de kandidaten op hun verzoek de eventuele evaluatiecriteria bekendmaken die door de jury's voor schriftelijke of mondelinge examens zijn vastgesteld, en moet de kandidaten op hun verzoek bovendien de gedetailleerde uitsplitsing meedelen van de eventuele punten die hun voor hun prestaties zijn toegekend." Nog diezelfde dag verklaarde EPSO dat het verzoek van klager aan de jury zou worden voorgelegd.

6. Op 15 mei 2014 heeft EPSO geantwoord en klager opnieuw een kopie van zijn vertaalscripts verstrekt. Zij heeft echter geweigerd de brontekst van de vertaalopdracht openbaar te maken op grond dat deze voor andere vergelijkende onderzoeken kon worden gebruikt. Het weigerde klager ook de gemarkeerde kopieën van zijn vertaalscripts te verstrekken op grond van het vertrouwelijke karakter van het werk van de jury.

7. Op 24 juni 2014 diende klager bij de Europese Ombudsman een klacht in over de weigering van EPSO om hem de gemarkeerde kopieën van zijn vertaalscripts en het door de jury gebruikte beoordelingsschema te verstrekken.

Het onderzoek

8. De Ombudsman opende een onderzoek naar de klacht en stelde de volgende bewering vast:

Beschuldiging:

Door te weigeren toegang te verlenen tot de gemarkeerde kopieën en het beoordelingsschema, heeft EPSO algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/263/13 niet op transparante wijze uitgevoerd.

9. In de loop van het onderzoek heeft de Ombudsman EPSO om advies gevraagd over de klacht en gevraagd of het arrest van het Gerecht voor ambtenarenzaken in zaak F-127/11 [2] relevant was voor de behandeling van de aanwervingsprocedure door EPSO. Na ontvangst van het advies van EPSO heeft de Ombudsman klager verzocht opmerkingen in te dienen, hetgeen hij in november 2014 heeft gedaan. Bij de uitvoering van het onderzoek heeft de Ombudsman rekening gehouden met de argumenten en standpunten van de partijen.

Vermeend verzuim van EPSO om algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/263/13 op transparante wijze uit te voeren

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

10. In zijn klacht beweerde klager dat EPSO het algemeen vergelijkend onderzoek niet op transparante wijze had uitgevoerd omdat het weigerde zijn gemarkeerde vertaalscripts en het door de jury gebruikte beoordelingsschema openbaar te maken.

11. In zijn advies heeft EPSO de relevantie van het arrest van het Gerecht voor ambtenarenzaken in zaak F-127/11 toegelicht. Hij wees erop dat het Gerecht voor ambtenarenzaken heeft vastgesteld dat het vereiste dat een bezwarend besluit met redenen moet worden omkleed, tot doel heeft de betrokken partij de informatie te verstrekken die nodig is om te bepalen of het besluit al dan niet gerechtvaardigd is, en om rechterlijke toetsing mogelijk te maken [3]. Wat de besluiten van een jury van een vergelijkend onderzoek betreft, moet de motiveringsplicht evenwel in overeenstemming worden gebracht met de vertrouwelijkheid van de werkzaamheden van de jury, zoals vereist door artikel 6 van bijlage III bij het Statuut [4]. Deze vertrouwelijkheid werd door de wetgever opgelegd om de onafhankelijkheid van de jury’s en de objectiviteit van hun werkzaamheden te waarborgen door hen te beschermen tegen elke inmenging en druk van buitenaf, hetzij van de EU-administratie, de kandidaten, hetzij van derden. Bijgevolg staat het vertrouwelijke karakter van de werkzaamheden van de jury eraan in de weg dat de opvattingen van de individuele juryleden openbaar worden gemaakt en dat gegevens met betrekking tot de individuele of vergelijkende beoordeling van de kandidaten openbaar worden gemaakt [5]. Daarom vormt de mededeling van de voor de verschillende examens van algemene vergelijkende onderzoeken behaalde punten een adequate rechtvaardiging van de besluiten van de jury [6]. Een dergelijke motivering doet geen afbreuk aan de rechten van de kandidaten, aangezien zij daardoor de waarde van hun prestaties kunnen kennen en kunnen nagaan of zij het door de aankondiging van vergelijkend onderzoek vereiste aantal punten hebben behaald om te slagen. Bovendien stelt het de rechterlijke instanties van de Unie ook in staat om naar behoren een rechterlijke toetsing uit te voeren [7].

12. EPSO zei ook dat er geen verplichting is om de gecorrigeerde testdocumenten, de correctiemethoden, de evaluatiebladen, de beoordelingscriteria of de redenen waarom bepaalde elementen van de prestaties van de kandidaten ontoereikend werden geacht, aan de kandidaten mee te delen. Integendeel, al deze elementen maken integrerend deel uit van de vergelijkende beoordeling van de verdiensten van de kandidaten door de jury en vallen derhalve onder het geheim van de werkzaamheden van de jury overeenkomstig artikel 6 van bijlage III bij het Statuut [8].

13. Gezien de bovengenoemde jurisprudentie van de EU-rechtbanken heeft EPSO verklaard dat het de klager het evaluatieschema en de gecorrigeerde kopie van zijn vertaalscripts niet kan verstrekken.

14. Niettemin zei EPSO dat een van de belangrijkste doelstellingen van zijn ontwikkelingsprogramma de invoering was van competentie- en vaardigheidstests die kunnen worden gebruikt om de werkprestaties van kandidaten te voorspellen en om de instellingen op basis van deze testresultaten hoogwaardige feedback te geven over hun geschiktheid. Een belangrijk uitvloeisel hiervan is de mogelijkheid om in de competentiepaspoorten feedback te geven aan kandidaten, waardoor de transparantie van het selectieproces aanzienlijk wordt vergroot en tegelijkertijd de geheimhouding van de beraadslagingen van de jury's wordt gewaarborgd. Het competentiepaspoort stelt kandidaten immers in staat te begrijpen waarom zij voor een bepaalde test hebben gefaald. Voor kandidaten die niet worden uitgenodigd voor de fase van het assessment en dus geen competentiepaspoort ontvangen, verstrekt EPSO hun nu op verzoek opmerkingen over hun tests.

15. In het onderhavige geval heeft klager geen competentiepaspoort ontvangen omdat hij de fase van het assessment niet heeft bereikt. Niettemin heeft EPSO hem in zijn antwoord van 28 augustus 2014 in kennis gesteld van zijn testresultaten en gedetailleerde cijfers voor het vergelijkend onderzoek met betrekking tot de vertaaltoetsen, en hem enkele aanvullende opmerkingen over zijn vertaaltoetsen doen toekomen. Hij ontving dus meer dan de basisinformatie waarop hij recht zou hebben en die volgens de toepasselijke rechtspraak noodzakelijk is om aan de motiveringsplicht te voldoen.

16. Tot slot voegde EPSO eraan toe dat het momenteel werkt aan een nieuwe procedure die kandidaten die niet slagen voor de vertaaltoetsen in de tussenfase van het vergelijkend onderzoek - wanneer zij geen competentiepaspoort ontvangen - in staat stelt het met redenen omklede besluit van de jury te verkrijgen, met daarin de opmerkingen van de jury over de kwaliteit van hun vertalingen. Het proces zal enkele noodzakelijke IT-aanpassingen vergen, maar EPSO vertrouwt erop dat de procedure in de loop van 2016 volledig zal worden uitgevoerd.

17. In zijn opmerkingen voerde klager aan dat de door EPSO aangevoerde algemene gronden geen rechtvaardiging of feitelijk bewijs bevatten en daarom naar de toets van een kandidaat konden verwijzen. Hij heeft daarom het vermoeden geuit dat EPSO zijn test niet eens heeft gecorrigeerd. Bovendien heeft EPSO hem enkel op de hoogte gebracht van zijn score, zonder de toegepaste beoordelingscriteria nader toe te lichten. Aangezien de toetsen bestonden uit een vertaaloefening en niet louter uit een meerkeuzetoets, had de jury haar standpunt over de taalkeuzes van de kandidaten moeten motiveren.

18. Klager zei dat de vertrouwelijkheid van de werkzaamheden van de jury moet worden verzoend met het recht van kandidaten op een transparante selectieprocedure in overeenstemming met de opdracht van EPSO. De vertrouwelijkheid waarop EPSO zich beroept, zou afbreuk kunnen doen aan de geloofwaardigheid van EPSO, die reeds wordt belemmerd door het grote aantal klachten tegen EPSO. Ten slotte zou het verlenen van toegang tot de gemarkeerde scripts in vertaalwedstrijden geen extra werk voor de jury met zich meebrengen, aangezien de correcties ervan hoe dan ook moeten worden geregistreerd.

19. Klager herhaalde daarom zijn verzoek aan EPSO om hem zijn gemarkeerde scripts en het beoordelingsschema te verstrekken.

Beoordeling van de Ombudsman

20. De Ombudsman merkt op dat het Gerecht voor ambtenarenzaken in zijn arrest in de zaak De Mendoza Asensi duidelijk heeft verklaard dat de jury’s de kandidaten i) de gecorrigeerde versie van hun examens, ii) de redenen waarom hun antwoorden onjuist waren, of iii) de evaluatieschema’s voor de schriftelijke en mondelinge examens niet hoeven mee te delen, aangezien deze documenten deel uitmaken van de vergelijkende beoordelingen van de jury en onder het geheim van de werkzaamheden van de jury vallen [9].

21. De Ombudsman stelt derhalve geen wanbeheer door EPSO vast.

22. Het doel van dit onderzoek was echter om EPSO in staat te stellen opmerkingen te maken over de relevantie van bovengenoemd arrest voor de behandeling van aanwervingsprocedures. De Ombudsman is van mening dat EPSO in dit verband een positief antwoord heeft gegeven. EPSO heeft uitgelegd hoe zijn eigen ontwikkelingsprogramma de transparantie van zijn selectieprocedures reeds heeft vergroot door de invoering van competentie- en vaardigheidstests en door het competentiepaspoort, waarin de resultaten van die geteste vaardigheden worden samengevat. Zij heeft ook aangegeven dat kandidaten die geen competentiepaspoort ontvangen omdat zij in een eerder stadium van het vergelijkend onderzoek zijn uitgesloten, EPSO nu kunnen verzoeken hun opmerkingen te maken. EPSO wees erop dat dergelijke opmerkingen in dit geval aan klager waren verstrekt. Bovendien werkt EPSO momenteel aan een nieuwe procedure waarmee kandidaten die geen competentiepaspoort ontvangen, het met redenen omklede besluit van de jury kunnen verkrijgen, met daarin de opmerkingen van de jury over de kwaliteit van hun vertalingen. EPSO verklaarde dat deze nieuwe procedure tegen 2016 zou kunnen worden ingevoerd.

23. In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat EPSO een positieve en proactieve aanpak heeft gekozen om de transparantie van zijn selectieprocedures verder te vergroten. De Ombudsman is ingenomen met deze positieve en proactieve aanpak.

Conclusie

Op basis van het onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusie:

De Ombudsman constateert geen wanbeheer door EPSO.

Klager en EPSO zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly

Straatsburg, 05/05/2015

[1] Bekendgemaakt in PB 2013, C 199 A, blz. 1.

[2] Zaak F-127/11, Gonzalo De Mendoza Asensi/Commissie, nog niet gepubliceerd, punt 99.

[3] Zaak 69/83, Lux/Rekenkamer, Jurispr. 1983, blz. I-1785, punt 36; en zaak F-127/11, Gonzalo De Mendoza Asensi/Commissie, reeds aangehaald, punt 92.

[4] Artikel 6 van bijlage III bij het Statuut bepaalt dat de werkzaamheden van de jury geheim zijn.

[5] Zaak 89/79, Bonu/Raad, Jurispr. 1980, blz. I-553, punt 5; Zaak C-254/95 P, Parlement/Innamorati, Jurispr. 1996, blz. I-3423, punt 24; Zaak F-127/11, De Mendoza/Commissie, reeds aangehaald, punten 92-93.

[6] Zaak C-254/95 P, Parlement/Innamorati, reeds aangehaald, punten 30-31; en F-127/11, De Mendoza/Commissie, punt 94.

[7] Parlement/Innamorati, reeds aangehaald, punt 32; en zaak F-127/11, Gonzalo De Mendoza Asensi/Commissie, reeds aangehaald, punt 95.

[8] Zaak C-254/95 P, Parlement/Innamorati, reeds aangehaald, punt 29; en zaak F-127/11, Gonzalo De Mendoza Asensi/Commissie, reeds aangehaald, punt 99.

[9] Zaak F-127/11, Gonzalo De Mendoza Asensi/Commissie, reeds aangehaald, punt 99.