Achtergrond van de klacht

1. Klager diende de onderhavige klacht in zijn hoedanigheid van voorzitter van het personeelscomité van het Europees Parlement en namens dit comité in.

2. Artikel 13, lid 3, van bijlage VII bij het Statuut bepaalt:

"De Raad evalueert om de twee jaar de tarieven [van de dagvergoedingen en hotelkosten voor dienstreizen]. Deze herziening vindt plaats in het licht van een verslag van de Commissie over de prijzen van hotels, restaurants en cateringdiensten, waarbij rekening wordt gehouden met de indexcijfers van de ontwikkeling van deze prijzen. Met het oog op deze herziening besluit de Raad op voorstel van de Commissie met de in artikel 205, lid 2, tweede alinea, eerste streepje, van het EG-Verdrag bedoelde gekwalificeerde meerderheid."(onderstreping toegevoegd)

3. Op 27 juni 2006 heeft de Raad Verordening (EG, Euratom) nr. 1066/2006 tot aanpassing met ingang van 1 juli 2006 van de verdeelsleutel voor dienstreizen van ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen in de lidstaten [1] vastgesteld. De verordening is vastgesteld op basis van het voorstel van de Commissie voor een verordening (EG, Euratom) van de Raad tot aanpassing, met ingang van 1 mei 2006, van de verdeelsleutel voor dienstreizen van ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen in de lidstaten.

4. Op 30 oktober 2008 schreef klager een brief aan de secretaris-generaal van het Parlement met betrekking tot de tweejaarlijkse aanpassingen van de schaal voor de vaststelling van de dagvergoedingen en hotelkosten voor dienstreizen. Hij vestigde zijn aandacht op het feit dat de in 2006 vastgestelde schaal in 2008 had moeten worden herzien. Klager verzocht de secretaris-generaal van het Parlement contact op te nemen met de secretaris-generaal van de Commissie om de herzieningsprocedure onverwijld in te leiden.

5. Op 26 november 2008 heeft de directeur-generaal van het directoraat-generaal Personeelszaken (DG Personeelszaken) van het Parlement per brief contact opgenomen met klager. Hij deelt mee dat hij de directeur-generaal van het directoraat-generaal Personeelszaken en algemeen beheer van de Commissie (DG ADMIN)[2] op 21 november 2008 heeft verzocht het verslag overeenkomstig artikel 13, lid 3, van bijlage VII bij het Statuut bij de Raad in te dienen.

6. Op 11 februari 2009 stuurde klager een nieuwe brief aan de directeur-generaal van DG Personeelszaken van het Parlement waarin hij verklaarde dat het personeelscomité, afgezien van het bovengenoemde antwoord van 26 november 2008, geen informatie over deze kwestie had ontvangen. Klager verzocht de directeur-generaal derhalve nogmaals contact op te nemen met de Commissie.

7. Op 17 februari 2009 deelde de directeur-generaal van DG Personeelszaken van het Parlement klager mee dat de directeur-generaal van DG ADMIN van de Commissie het Parlement op 22 december 2008 had verzocht alle gegevens te verstrekken die de Commissie nodig had om haar verslag op te stellen. De directeur-generaal van DG Personeelszaken voegt daaraan toe dat het Parlement de gevraagde informatie heeft verstrekt en alle verdere maatregelen van de Commissie op de voet zal volgen.

8. Op 26 februari 2009 herhaalde klager zijn verzoek aan de directeur-generaal van DG Personeelszaken van het Parlement.

9. Op 28 oktober 2009 wendde klager zich tot de Ombudsman.

Onderwerp van het onderzoek

10. In zijn klacht voerde klager de volgende bewering en bewering aan.

Bewering:

De Commissie heeft het verslag en het voorstel voor de herziening van 2008 niet tijdig ingediend overeenkomstig artikel 13, lid 3, van bijlage VII bij het Statuut.

Vordering:

De Commissie dient het verslag en het voorstel betreffende de herziening van 2008 in te dienen overeenkomstig artikel 13, lid 3, van bijlage VII bij het Statuut.

Het onderzoek

11. Op 2 december 2009 heeft de Ombudsman een onderzoek geopend en de Commissie verzocht uiterlijk op 31 maart 2010 een advies over de klacht uit te brengen.

12. Op 2 maart 2010 heeft de Commissie haar advies toegezonden, dat met een uitnodiging tot het indienen van opmerkingen aan klager is toegezonden.

13. Op 8 september 2010 verzocht klager om een kopie van het volledige dossier van zijn klacht.

14. Op 27 september 2010 heeft de Ombudsman klager een kopie van zijn klachtendossier verstrekt. Hij heeft klager ook opnieuw verzocht om uiterlijk op 31 oktober 2010 opmerkingen in te dienen over het door de Commissie ingediende advies. Klager heeft geen opmerkingen ingediend.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

Opmerkingen vooraf

Ontvankelijkheid van de klacht bij de Ombudsman

15. De Commissie was van mening dat de klacht niet voldeed aan de voorwaarden van artikel 2, lid 8, van het Statuut van de Ombudsman en derhalve niet ontvankelijk moest worden geacht. In dit verband heeft de Commissie erop gewezen dat indien klager van mening was dat zijn kosten voor dienstreizen niet naar behoren waren vergoed, hij op grond van artikel 90 van het Statuut het daartoe genomen besluit van het tot aanstelling bevoegde gezag kon aanvechten. In het onderhavige geval heeft klager geen enkel bewijs geleverd dat hij gebruik had gemaakt van de procedure van artikel 90.

16. De Ombudsman herinnert eraan dat artikel 2, lid 8, van zijn Statuut bepaalt dat bij hem geen klachten kunnen worden ingediend die betrekking hebben op de werkrelaties tussen de instellingen en organen van de Unie en hun ambtenaren en andere personeelsleden, tenzij de betrokkene alle mogelijkheden voor het indienen van interne administratieve verzoeken en klachten, met name de in artikel 90, leden 1 en 2, van het Statuut bedoelde procedures, heeft uitgeput en de termijnen voor antwoorden van het aldus aangezochte gezag zijn verstreken.

17. Met betrekking tot het bezwaar van de Commissie wijst de Ombudsman op het volgende. Hoewel de onderhavige klacht werd ingediend door een ambtenaar, handelde klager namens het personeelscomité en in zijn hoedanigheid van voorzitter ervan. De Ombudsman merkt in dit verband op dat een personeelscomité geen beroep kan doen op de procedure van artikel 90 van het Statuut, omdat een administratief besluit hem niet individueel kan raken.

18. De Ombudsman merkt voorts op dat deze klacht betrekking heeft op het vermeende verzuim van de Commissie om het verslag en het voorstel betreffende de herziening van 2008 tijdig en overeenkomstig artikel 13, lid 3, van bijlage VII bij het Statuut bij de Raad in te dienen. De klacht heeft geen betrekking op, of vermeldt zelfs niet, de kosten van dienstreizen van individuele ambtenaren.

19. De Ombudsman is derhalve van mening dat, ook al heeft de klacht tot doel het collectieve belang van ambtenaren te verdedigen om betalingen te ontvangen voor dienstreizen die overeenkomen met de werkelijk gemaakte kosten, het vermeende wanbeheer als zodanig geen betrekking heeft op de werkrelaties tussen de instellingen en organen en hun ambtenaren en andere personeelsleden. De Ombudsman is derhalve van mening dat artikel 2, lid 8, van het Statuut van de Ombudsman in casu niet van toepassing is.

20. Niettemin merkt de Ombudsman op dat artikel 2, lid 4, van zijn Statuut vereist dat elke klacht die bij hem wordt ingediend, wordt voorafgegaan door passende voorafgaande administratieve stappen bij de betrokken instelling. Hij is van mening dat in de onderhavige zaak passende voorafgaande administratieve stappen zijn ondernomen. De Commissie is van deze kwestie op de hoogte gebracht en heeft de gelegenheid gehad haar standpunt uiteen te zetten. In het licht van het bovenstaande herhaalt de Ombudsman zijn standpunt dat de klacht ontvankelijk is.

A. Beschuldiging van niet-tijdig handelen

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

21. Klager voerde aan dat de Commissie het verslag en het voorstel voor de herziening van 2008 niet tijdig en overeenkomstig artikel 13, lid 3, van bijlage VII bij het Statuut bij de Raad heeft ingediend.

22. In haar advies heeft de Commissie toegelicht dat de in artikel 13, lid 3, van bijlage VII bij het Statuut bedoelde herziening van de uitgavenschaal in 2007 heeft plaatsgevonden. De Raad heeft de uitgavenschaal op 27 maart 2007 aangepast. Daarom had de volgende evaluatie in 2009 moeten plaatsvinden. De Commissie heeft aangegeven dat de klacht op 28 oktober 2009 was ingediend, vóór het verstrijken van de in artikel 13, lid 3, van bijlage VII vastgestelde termijn van twee jaar.

23. Volgens de Commissie verplicht artikel 13, lid 3, van bijlage VII haar niet om een voorstel tot aanpassing van de vergoedingen voor dienstreizen in te dienen. In dit verband kan de Commissie, rekening houdend met de noodzaak van een verhoging of verlaging van de vergoedingen voor dienstreizen, besluiten geen aanpassing ervan voor te stellen. In een dergelijk geval hoeft de Raad niet op te treden.

24. Tot slot wees de Commissie erop dat de personeelsvertegenwoordigers, waaronder die van het Parlement, hebben verzocht om talrijke bijeenkomsten over deze kwestie te organiseren. In dit verband verwees de Commissie naar verschillende bijeenkomsten die in 2009 met vertegenwoordigers van het personeel zijn georganiseerd. Zij benadrukte dat zij verplicht is de vertegenwoordigers van het personeel te raadplegen en dat de raadplegingen over deze kwestie nog steeds aan de gang zijn. Op 14 september 2009 heeft de Commissie op verzoek van de vakbonden ingestemd met een overlegvergadering met vertegenwoordigers van het personeel. Volgens de Commissie had deze bijeenkomst nog niet plaatsgevonden toen de Commissie haar advies over de klacht uitbracht. Het zal worden gehouden zodra een mogelijkheid zich voordoet. Na afloop van het overleg stelt de Commissie een verslag op en dient zij, indien zij dit passend acht, een voorstel in bij de Raad.

Beoordeling door de Ombudsman

25. Ten eerste lijkt de Commissie aan te voeren dat de laatste herziening van de schaal plaatsvond in 2007 in plaats van in 2006. Daarom had de volgende evaluatie in 2009 moeten plaatsvinden. De Ombudsman kan het argument van de Commissie niet aanvaarden.

26. De Ombudsman merkt op dat de Raad op 26 juni 2006 Verordening (EG, Euratom) nr. 1066/2006 heeft vastgesteld tot aanpassing, met ingang van 1 juli 2006, van de schaal voor dienstreizen van ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen in de lidstaten. (nadruk toegevoegd)

27. Op 27 maart 2007 heeft de Raad Verordening (EG, Euratom) nr. 337/2007 van de Raad van 27 maart 2007 houdende aanpassing met ingang van 1 januari 2007 van de verdeelsleutel voor dienstreizen van ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen in Roemenië en Bulgarije vastgesteld (onderstreping toegevoegd). De Ombudsman merkt op dat de vijfde overweging van deze verordening als volgt luidt:

"In verband met de toetreding van de Republiek Bulgarije en Roemenië tot de Europese Unie op 1 januari 2007 moeten met ingang van die datum de regels van artikel 13 van bijlage VII bij het Statuut van toepassing zijn op de vergoeding van de uitgaven voor dienstreizen in deze landen aan de ambtenaren en andere personeelsleden."

28. De Ombudsman wijst erop dat laatstgenoemde verordening de toepassing van de in artikel 13, lid 3, van bijlage VII bedoelde uitgavenschaal alleen heeft uitgebreid tot een specifieke categorie dienstreizen, namelijk dienstreizen in Roemenië en Bulgarije. Zij vormde echter geen inhoudelijke toetsing in de zin van artikel 13 van bijlage VII bij het Statuut. De Ombudsman is niet op de hoogte van een verordening uit 2007 betreffende dienstreizen in alle lidstaten of zelfs van een aantal lidstaten die de vorige regels hebben gewijzigd.

29. De Ombudsman merkt ook op dat in artikel 13, lid 3, van bijlage VII wordt vermeld dat de Raad de uitgavenschaal zal herzien. De bovengenoemde bepalingen leggen dus een duidelijke verplichting op aan de Raad, die moet handelen op basis van een relevant voorstel van de Commissie. De Ombudsman is van mening dat, hoewel de Commissie zou kunnen besluiten dat de maxima voor dienstreizen niet moeten worden aangepast, een dergelijke conclusie moet worden gebaseerd op een verslag en dat bijgevolg een formeel voorstel in die zin aan de Raad moet worden voorgelegd. Het enkele feit dat de Commissie besluit de maxima voor dienstreizen niet aan te passen, ontslaat de Commissie niet van haar in artikel 13, lid 3, van bijlage VII bedoelde wettelijke verplichting om een verslag op te stellen en een voorstel in te dienen.

30. In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat de Commissie geen verslag heeft ingediend binnen de termijn van twee jaar, te rekenen vanaf de datum waarop de Raad voor het laatst de in artikel 13, lid 3, van bijlage VII bij het Statuut vastgestelde uitgavenschaal heeft herzien, die was gebaseerd op het desbetreffende voorstel van de Commissie.

31. De Commissie rechtvaardigde de vertraging bij de goedkeuring van bovengenoemd verslag, en dus bij de indiening van een voorstel bij de Raad, door melding te maken van het lopende en langdurige overleg met personeelsvertegenwoordigers, waaronder het personeelscomité van het Parlement. Hoewel de Ombudsman erkent dat de doelstellingen van de Commissie in dit verband redelijk waren, kunnen zij niet rechtvaardigen dat zij de wettelijke termijnen niet naleeft. Aangezien de Commissie niet heeft aangetoond dat er sprake was van een objectieve onmogelijkheid om aan haar wettelijke verplichting te voldoen (ultra posse nemo obligatur), stelt de Ombudsman een geval van wanbeheer vast.

32. Aangezien i) de Commissie in haar advies heeft verklaard dat zij de procedure in kwestie wilde beëindigen en ii) klager bovengenoemde verklaring van de Commissie niet heeft aangevochten, acht de Ombudsman het niet passend om een minnelijke schikking van de zaak na te streven of een ontwerpaanbeveling te doen. Hij sluit de zaak af met de kritische opmerking hieronder.

B. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende kritische opmerking:

De Commissie heeft niet binnen de in artikel 13, lid 3, van bijlage VII bij het Statuut gestelde termijn het verslag en het voorstel betreffende de herziening van de kostenschaal voor dienstreizen ingediend. Dit was een geval van wanbeheer.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 13 december 2010

[1] PB L 194, blz. 1.

[2] Het directoraat-generaal Personeelszaken en algemeen beheer (DG ADMIN) van de Commissie is nu het directoraat-generaal Personele middelen en veiligheid. In dit besluit zal echter worden verwezen naar "DG ADMIN", dat ten tijde van de relevante feiten de juiste naam was.