Achtergrond van de klacht

1. De klacht betreft de behandeling door de Commissie van een in februari 2013 ingediend verzoek om toegang van het publiek tot documenten [1] betreffende contacten tussen DG Justitie van de Commissie en het Italiaanse adoptiebureau Amici dei Bambini tussen januari 2007 en december 2009.

Onderwerp van het onderzoek

2. In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat de Commissie het verzoek om toegang tot documenten niet naar behoren had behandeld.

3. De klager voerde aan dat de Commissie volledige toegang moest verlenen tot haar correspondentie met Amici dei Bambini.

4. Tot staving van zijn bewering en argument voerde klager aan dat de Commissie het confirmatief verzoek niet overeenkomstig de toepasselijke procedures en binnen de vastgestelde termijnen heeft behandeld en dat de Commissie haar weigering om toegang te verlenen tot documenten van derden niet heeft gemotiveerd.

Het onderzoek

5. De Ombudsman heeft op 14 oktober 2013 een onderzoek geopend. De Commissie heeft op 6 december 2013 advies uitgebracht. Klager heeft op 30 januari 2014 zijn opmerkingen over het advies gemaakt.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Vermeend verzuim om een verzoek om toegang tot documenten naar behoren te behandelen

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

6. Volgens klager heeft de Commissie toegang verleend tot een aantal documenten. De toegang werd echter geweigerd tot andere documenten die afkomstig waren van een derde, Amici dei Bambini. De derde had bezwaar gemaakt tegen de openbaarmaking, met het argument dat hij zijn advocaten moest raadplegen.

7. Klager verklaarde dat de Commissie hem op 1 juli 2013 de documenten heeft verstrekt waartoe zij hem op 2 mei 2013 toegang had verleend (klager heeft de brief van de Commissie van 2 mei 2013 nooit ontvangen). De Commissie deelde hem ook mee dat zij van de derde geen toestemming had gekregen om de door haar overgelegde correspondentie openbaar te maken. De Commissie beschouwde dit als een impliciete weigering van het verzoek om toegang. Na deze weigering van de Commissie om toegang te verlenen tot documenten van derden heeft klager op 21 juli 2013 een confirmatief verzoek ingediend. De Commissie deelde hem mee dat zijn confirmatief verzoek te laat was ingediend. Klager schreef de Commissie opnieuw dat de weigering om toegang te verlenen tot documenten van derden pas op 1 juli 2013 was gedaan en dat zijn confirmatief verzoek dus binnen de toepasselijke termijn was ingediend. Op 6 augustus 2013 heeft de Commissie erkend dat het confirmatief verzoek inderdaad binnen de gestelde termijn was ingediend. Het confirmatief verzoek is diezelfde dag geregistreerd. Toen hij binnen de gestelde termijn geen antwoord van de Commissie ontving, wendde klager zich tot de Ombudsman.

8. In haar advies heeft de Commissie verklaard dat zij op 2 mei 2013 toegang heeft verleend tot negen van de 19 relevante documenten, met uitzondering van persoonsgegevens. De toegang tot de overige documenten, die documenten van derden waren, werd geweigerd omdat de derde auteur zijn voorbehoud had gemaakt. Toen klager de Commissie meedeelde dat hij de documenten waartoe toegang was verleend, niet had ontvangen, werden zij hem op 1 juli 2013 kwalijk genomen.

9. Volgens de Commissie is het confirmatief verzoek van klager van 21 juli 2013 op 6 augustus 2013 geregistreerd. De Commissie heeft de derde auteur op 9 en 17 september opnieuw geraadpleegd, tegelijk met het versturen van holdingbrieven aan klager. In haar holdingbrieven uitte de Commissie haar spijt over de vertragingen en bood zij haar oprechte excuses aan voor het veroorzaakte ongemak. Op 15 september 2013 heeft de derde auteur de identiteit van de klager gevraagd. Op 19 september 2013 heeft de Commissie klager gevraagd of hij ermee instemde dat zijn identiteit aan de derde auteur werd bekendgemaakt. Hij heeft op 20 september 2013 positief geantwoord. Op 15 oktober 2013 heeft de Commissie, bij gebrek aan een definitief standpunt van de derde auteur, klager haar antwoord toegezonden, waarbij zij toegang verleende tot alle relevante documenten, met uitzondering van persoonsgegevens.

10. De Commissie voerde aan dat zij niet in staat was om binnen de gestelde termijn een beslissing te nemen over het confirmatief verzoek, voornamelijk vanwege het aantal betrokken documenten en het feit dat sommige documenten door een derde waren opgesteld. De Commissie moest klager ook om toestemming vragen om zijn identiteit aan de derde auteur bekend te maken en zij moest de derde een redelijke termijn geven om op de raadpleging te reageren.

11. De Commissie voerde aan dat zij aanzienlijke inspanningen heeft geleverd om zo spoedig mogelijk een antwoord te geven, hetgeen volgens haar wordt aangetoond door het feit dat zij, bij gebreke van een antwoord van de derde auteur binnen een redelijke termijn, overging tot het nemen van een besluit over het verzoek om toegang.

12. De Commissie voerde aan dat het juist was om de toegang tot de documenten van derden in de eerste fase te weigeren, omdat de derde niet uitdrukkelijk had ingestemd met het verlenen van toegang van het publiek.

13. In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie voerde klager aan dat de Commissie de derde auteur meer dan een week na het verstrijken van de termijn voor het beantwoorden van zijn confirmatief verzoek had geraadpleegd. Klager is van mening dat de Commissie de derde partij een expliciete termijn had moeten geven om op de eerste raadpleging te reageren. Het uitblijven van een reactie is geen geldige reden om toegang te weigeren op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001. De Commissie had het confirmatief verzoek van de klager moeten analyseren zonder een tweede raadpleging met de derde auteur te houden. Bovendien heeft hij nooit de holdingbrieven van de Commissie ontvangen.

14. Klager is er niet van overtuigd dat hij alle relevante correspondentie heeft ontvangen en hij zou graag willen weten of correspondentie naar een persoonlijke mailbox van een ambtenaar als privé en niet-officieel wordt beschouwd.

Beoordeling door de Ombudsman

15. Verzoeken om toegang tot documenten worden onverwijld behandeld.[2] In het algemeen moet de verzoeker dus binnen de gestelde termijnen een antwoord kunnen verwachten. Tegelijkertijd zijn deze termijnen er om de verzoeker het recht op rechtsmiddelen te geven in geval van een impliciete weigering om toegang te verlenen, zoals het inleiden van een gerechtelijke procedure of het indienen van een klacht bij de Ombudsman [3], waarvan de klager in de onderhavige zaak gebruik heeft gemaakt.

16. Hoewel klager betoogde dat hij de holdingbrieven van de Commissie niet had ontvangen, vindt de Ombudsman niets dat erop wijst dat deze brieven niet zijn verzonden. Het optreden van de Commissie in dit verband was dus in overeenstemming met de beginselen van behoorlijk bestuur, op grond waarvan de EU-administratie aanvragers moet informeren over vertragingen bij de behandeling van verzoeken om toegang, zodat zij weloverwogen beslissingen kunnen nemen over de vraag of zij moeten wachten op het antwoord of onmiddellijk een klacht moeten indienen bij de Ombudsman.

17. Op basis van het bovenstaande en gezien het feit dat de Commissie uiteindelijk een expliciet antwoord op het confirmatieve verzoek heeft gegeven door toegang te verlenen tot de gevraagde documenten, acht de Ombudsman geen redenen om door te gaan met het feit dat de Commissie niet binnen de in Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde termijnen op het verzoek om toegang heeft gereageerd.

18. Wat de redenen voor de weigering van toegang betreft, is de Ombudsman van mening dat de Commissie de toegang tot het oorspronkelijke verzoek ten onrechte heeft geweigerd op grond van het feit dat de derde niet uitdrukkelijk met openbaarmaking had ingestemd, maar "voorbehouden" had gemaakt. Zoals de klager terecht opmerkt, kan de toegang alleen worden geweigerd als een (of meer) van de uitzonderingen op de toegang van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van toepassing is. De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie in de loop van het onderzoek van de Ombudsman toegang heeft verleend tot de relevante documenten (met uitzondering van persoonsgegevens, waarvan de redactie door klager niet in twijfel lijkt te worden getrokken). De Ombudsman is ingenomen met het besluit van de Commissie in dit verband en zal daarom de kwestie van het antwoord van de Commissie op het oorspronkelijke verzoek niet verder behandelen. Zij zal echter nog een opmerking maken waarmee de Commissie rekening moet houden bij het indienen van toekomstige verzoeken om documenten van derden.

19. De Ombudsman zal ook bepaalde andere kwesties verduidelijken, zodat de Commissie in de toekomst sneller kan antwoorden op verzoeken om toegang.

20. Indien een EU-instelling een derde moet raadplegen om te beoordelen of een van de in Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde uitzonderingen op de toegang van toepassing is [4], moet de instelling de derde een antwoordtermijn geven. Deze termijn moet zodanig worden vastgesteld dat de instelling het verzoek om toegang onverwijld kan behandelen. (Het is niet duidelijk of de Commissie dit in casu heeft gedaan.) Indien de derde niet binnen de gestelde termijn antwoordt, moet de instelling overgaan tot een onderzoek van de documenten, rekening houdend met het feit dat in beginsel alle documenten voor het publiek toegankelijk moeten zijn. (Dit is wat de Commissie uiteindelijk in de onderhavige zaak heeft gedaan.) Indien de derde niet heeft gereageerd op de raadpleging van een instelling met betrekking tot een initieel verzoek om toegang, zou er normaal gesproken voor de instelling geen reden moeten zijn om een nieuwe raadpleging te houden met betrekking tot een confirmatief verzoek om toegang.

21. Aangezien de identiteit van een verzoeker geen invloed heeft op de beslissing of een van de uitzonderingen op de toegang in Verordening (EG) nr. 1049/2001 van toepassing is, moet het verzoek van een derde auteur om informatie over de identiteit van de verzoeker als een afzonderlijke kwestie worden behandeld en mag dat verzoek de behandeling door de instelling van het verzoek om toegang tot documenten van derden (wat zij in casu heeft gedaan) niet vertragen.

22. Op basis van het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat er geen redenen zijn om verder onderzoek naar de onderhavige zaak te verrichten. Zij zal echter verdere opmerkingen maken bij de Commissie met betrekking tot de hierboven toegelichte kwesties.

23. Indien de klager verdere vragen heeft met betrekking tot mogelijke documenten die in het bezit zijn van de Commissie, dient hij deze rechtstreeks tot de Commissie te richten.

B. Conclusie

Op basis van het onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman de klacht af met de volgende conclusie:

Verder onderzoek wordt door de Ombudsman niet gerechtvaardigd.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Verdere opmerkingen

i) Indien een EU-instelling een derde moet raadplegen om te beoordelen of een van de in Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde uitzonderingen op de toegang van toepassing is, moet de instelling de derde een antwoordtermijn geven. Deze termijn moet zodanig worden vastgesteld dat de instelling het verzoek om toegang onverwijld kan behandelen.

ii) Indien de derde niet binnen de gestelde termijn antwoordt, moet de instelling overgaan tot een onderzoek van de documenten, rekening houdend met het feit dat in beginsel alle documenten voor het publiek toegankelijk moeten zijn.

iii) Elk besluit om de toegang tot documenten van derden te weigeren, hetzij naar aanleiding van een initieel verzoek, hetzij naar aanleiding van een confirmatief verzoek, moet gebaseerd zijn op de in Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde uitzonderingen op de toegang en niet alleen op de ongedefinieerde voorbehouden van de derde met betrekking tot openbaarmaking.

iv) Indien de derde niet heeft gereageerd op de raadpleging van een instelling met betrekking tot een initieel verzoek om toegang, is er normaal gesproken geen reden voor de instelling om een nieuwe raadpleging te houden met betrekking tot een confirmatief verzoek om toegang.

v) Aangezien de identiteit van een verzoeker geen invloed heeft op de beslissing of een van de uitzonderingen op de toegang in Verordening (EG) nr. 1049/2001 van toepassing is, moet het verzoek van een derde auteur om informatie over de identiteit van de verzoeker afzonderlijk worden behandeld en mag dat verzoek de behandeling door de instelling van het verzoek om toegang tot documenten van derden niet vertragen.

Emily O'Reilly

Gedaan te Straatsburg op 20 mei 2014

[1] Opgesteld op basis van Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie

[2] Artikel 7, lid 1, en artikel 8, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[3] Artikel 8, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001

[4] Artikel 4, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1049/2001