Achtergrond van de klacht

1. Deze klacht gaat over de vraag of er een fout is gemaakt bij de toezending van de resultaten aan een kandidaat in een selectieprocedure voor EU-personeel.

2. Begin 2011 nam klager deel aan algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/206/11 (AD 5)[1] voor administrateurs. Hij heeft op 18 mei 2011 de computergestuurde toelatingstoetsen afgelegd. In juli 2011 deelde EPSO klager mee dat het hem op basis van zijn resultaten van die tests niet kon toelaten tot de volgende fase van het vergelijkend onderzoek.

3. Op 2 september 2011 verzocht klager EPSO om een gedetailleerde afdruk van zijn resultaten in de computergebaseerde toelatingstests. Volgens klager strookten de resultaten die hij van EPSO ontving niet met zijn eigen acties tijdens de tests. Hij wees er met name op dat uit de resultaten die hij ontving, bleek dat hij geen tijd besteedde aan de laatste vraag in de abstracte redeneringstoets. Hij verklaarde dat hij zich duidelijk herinnerde dat hij alle vragen in deze test had beantwoord. Bovendien verklaarde hij dat hij zelfs tijd had om al zijn antwoorden te controleren. Hij concludeerde derhalve dat EPSO de resultaten van een andere kandidaat aan hem had toegezonden.

4. Op 13 september 2011 diende klager deze klacht in bij de Europese Ombudsman. Klager beweerde aanvankelijk dat EPSO zijn verzoek van 2 september 2011 niet had beantwoord.

5. Op 21 september 2011 heeft de Ombudsman EPSO verzocht de bezwaren van klager snel weg te nemen.

6. Op 27 september 2011 zond EPSO de Ombudsman een kopie van het antwoord dat het aan klager had toegezonden. In dat antwoord bevestigde EPSO dat de resultaten van de aan klager toegezonden tests inderdaad zijn resultaten waren. Het legde uit dat elke kandidaat een persoonlijk nummer krijgt toegewezen voor de computergestuurde toelatingstoetsen en dat daarom bepaalde resultaten aan slechts één kandidaat kunnen worden gekoppeld. Aan het begin van de tests werd klager verzocht zijn identiteit op het computerscherm te bevestigen, hetgeen hij deed. Aangezien de gedetailleerde afdruk van de resultaten van klager zijn naam vermeldt, konden de aan hem toegezonden resultaten alleen zijn resultaten zijn. In het licht van het bovenstaande concludeerde EPSO dat het hem geen aanvullende informatie kon verstrekken.

7. Naar aanleiding van het specifieke verzoek van de Ombudsman aan klager om opmerkingen over het antwoord van EPSO in te dienen, heeft klager op 25 oktober 2011 zijn opmerkingen toegezonden. Hoewel klager zijn standpunt handhaafde, voerde hij aan dat, hoewel zijn naam voorkomt op de aan hem toegezonden resultaten, hij er zeker van was dat de resultaten niet van hem waren, aangezien zij niet overeenstemden met zijn acties tijdens de tests.

Onderwerp van het onderzoek

Het onderzoek

8. De Ombudsman begreep dat de klacht een zuiver feitelijke kwestie betreft, namelijk of de door EPSO aan klager toegezonden resultaten inderdaad zijn eigen resultaten waren.

9. Op 12 december 2011 heeft de Ombudsman EPSO verzocht de nodige regelingen te treffen opdat de Ombudsman inzage zou krijgen in de documenten betreffende de testresultaten van klager, met inbegrip van het gedetailleerde computertranscript. De Ombudsman legde uit dat hij na de inspectie van de relevante documenten zou beslissen of hij het nodig achtte dat EPSO een advies over de zaak zou uitbrengen.

10. Op 21 februari 2012 hebben de diensten van de Ombudsman de inspectie uitgevoerd in de gebouwen van EPSO in Brussel. Een kopie van het inspectieverslag werd aan klager toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen in te dienen. Er werden geen opmerkingen ontvangen.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Bewering dat EPSO de verkeerde resultaten aan klager heeft toegezonden

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

11. Klager voerde aan dat EPSO hem de resultaten van een andere kandidaat had toegezonden. Klager baseerde deze bewering op zijn standpunt dat de hem toegezonden resultaten zijn werkelijke prestaties niet weerspiegelden in de abstracte redeneringstoets. Uit de resultaten die hij ontving, bleek dat hij geen tijd besteedde aan de laatste vraag van die toets (met het document dat hem werd toegezonden met de vermelding "0" voor het aantal seconden dat aan de vraag werd besteed). Hij zei echter dat hij zich herinnerde dat hij alle vragen in deze test had voltooid. Hij zegt dat hij zelfs tijd had om zijn antwoorden te controleren.

12. In zijn antwoord aan klager van 27 september 2011 wees EPSO erop dat elke kandidaat in de computergebaseerde toelatingstoetsen een persoonlijk nummer krijgt. Daarom kunnen bepaalde resultaten aan slechts één kandidaat worden gekoppeld. Aan het begin van de tests werd klager verzocht zijn identiteit op het computerscherm te bevestigen, hetgeen hij deed. EPSO benadrukte ook dat de gedetailleerde afdruk van de resultaten van klager zijn naam vermeldt. Bijgevolg waren de aan klager toegezonden resultaten inderdaad zijn eigen resultaten. Wat betreft het verzoek van klager om een gedetailleerde afdruk van zijn resultaten, verklaarde EPSO dat het geen verdere informatie aan kandidaten kan verstrekken naast de informatie in het EPSO-profiel van de kandidaat.

13. In antwoord op de brief van EPSO van 27 september 2011 erkende klager dat hij mogelijk geen recht heeft op toegang tot het gedetailleerde script van zijn resultaten. Hij stelde echter dat hij het script zou willen raadplegen om te kunnen nagaan of de aan hem toegezonden resultaten inderdaad van hem waren.

Bevindingen van de inspectie

14. In februari 2012 heeft de Ombudsman de elektronische transcripties van de resultaten van klager geïnspecteerd.

15. Tijdens de inspectie heeft EPSO eerst uitgelegd hoe het elektronische systeem, dat wordt gebruikt om kandidaten voor algemene vergelijkende onderzoeken te beheren, werkt. Zij legde uit dat aan elke kandidaat na inschrijving voor het vergelijkend onderzoek een subsidiabiliteitsnummer wordt toegekend, dat willekeurig wordt gegenereerd. Een kandidaat kan vervolgens worden geïdentificeerd aan de hand van naam, geboortedatum, toelatingsnummer en zijn/haar e-mailadres. Deze gegevens worden naar Prometric [2] gestuurd, die ze gebruikt voor de identificatie van een kandidaat wanneer de kandidaat zich in het testcentrum presenteert. Eenmaal in het testcentrum identificeert de kandidaat zich ook met een geschikte identiteitskaart. De kandidaat wordt vervolgens door een assistent naar een computer gebracht. De kandidaat kan de toelatingstoetsen alleen op die computer afleggen. Geen enkele andere kandidaat kan dezelfde computer gebruiken totdat de vorige kandidaat zijn/haar sessie op die computer beëindigt. Zodra de kandidaat op de toegewezen computer zit, moet hij/zij eerst bevestigen dat de op het computerscherm vermelde naam zijn/haar naam is. Als de kandidaat dat niet bevestigt, beginnen de toelatingstests niet.

16. Wat de inhoud van het elektronische dossier van een kandidaat betreft, heeft EPSO uitgelegd dat het bestaat uit "lijnen" van gegevens. Elke regel in het elektronische dossier heeft betrekking op een individuele vraag in een van de vier toetsen (verbaal redeneren, numeriek redeneren, abstract redeneren en situationeel oordelen). De gegevens op elke regel geven het volgende aan:

Over de vraag zelf:

i) de individuele identificatiecode van de vraag; ii) de waarde die wordt gegeven voor het juiste antwoord; iii) de tijd die de kandidaat besteedt aan het beantwoorden van de vraag; en iv) het aantal keren dat de vraag is gesteld [3].

- Op het gegeven antwoord:

i) het antwoord van de kandidaat; ii) het juiste antwoord; iii) de score voor het antwoord van de kandidaat; iv) de minimumscore die kan worden toegerekend; v) de maximale score die kan worden toegerekend; vi) of de vraag is beantwoord; vii) of de vraag is overgeslagen; en viii) of de vraag was gemarkeerd [4].

17. Wat de zaak van klager betreft, heeft EPSO het elektronische dossier van klager aan de diensten van de Ombudsman voorgelegd. Het bevatte de volgende identificatiegegevens: de volledige naam van de klager; zijn e-mailadres, geboortedatum en subsidiabiliteitsnummer; en de unieke identificatiecode voor de betrokken wedstrijd. Het bevatte ook een bevestiging van de naam van klager, die op 18 mei 2011 om 10:27:02 uur door klager zelf was gedaan.

18. EPSO wees vervolgens op de regel in het elektronische dossier van klager waaruit blijkt dat, met betrekking tot de laatste vraag in de abstracte redeneringstoets, i) klager er "0" seconden aan heeft besteed; ii) de vraag is niet beantwoord; iii) hij gaf geen antwoord; iv) de vraag is overgeslagen; en v) de vraag was niet gemarkeerd. Volgens EPSO betekende dit dat klager de voorlaatste vraag in de abstracte redeneringstoets had voltooid, maar niet met de laatste was begonnen.

19. Naar aanleiding van de specifieke vragen van de diensten van de Ombudsman bevestigde EPSO ook dat de elektronische dossiers van kandidaten de bovengenoemde reeks gebeurtenissen automatisch registreren; dat er voor elke kandidaat één volledig elektronisch dossier is; en dat alle elektronische bestanden van een vergelijkend onderzoek rechtstreeks door Prometric aan EPSO worden toegezonden.

Beoordeling door de Ombudsman

20. Wat betreft de vraag of klager zijn eigen resultaten heeft ontvangen, heeft EPSO tijdens de inspectie aan de diensten van de Ombudsman uitgelegd welk elektronisch systeem het gebruikt om de individuele stappen te registreren die kandidaten tijdens de computergebaseerde toelatingstests hebben genomen. EPSO heeft ook overtuigend bewijs geleverd, door de relevante elektronische regels in het dossier van klager aan te tonen, dat klager inderdaad zijn eigen resultaten heeft ontvangen. De Ombudsman merkt op dat als een kandidaat zijn/haar identiteit op de computer bevestigt en deze handeling vervolgens automatisch wordt geregistreerd in de desbetreffende regel van een elektronisch bestand, de resultaten die in de volgende regels van hetzelfde elektronische bestand worden vermeld, betrekking moeten hebben op dezelfde kandidaat. Daarnaast merkt de Ombudsman ook op dat klager de bevindingen van de inspectie niet heeft betwist.

21. In deze omstandigheden acht de Ombudsman het niet nodig om EPSO om een advies over de klacht te vragen, aangezien uit de inspectie is gebleken dat er geen sprake is van wanbeheer door EPSO met betrekking tot de bewering van klager en de daarmee verband houdende bewering.

B. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusie:

De Ombudsman constateert geen geval van wanbeheer door EPSO.

Klager en EPSO zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 12 september 2013

[1] Aankondiging van algemene vergelijkende onderzoeken EPSO/AD/206/11 (AD 5) en EPSO/AD/207/11 (AD 7), PB 2011, C 82 A, blz. 1.

[2] Prometric is de onderneming die belast is met de praktische organisatie en het beheer van door EPSO georganiseerde algemene vergelijkende onderzoeken.

[3] Opmerking: Kandidaten kunnen op elk moment tijdens een bepaalde toets toegang krijgen tot en opnieuw toegang krijgen tot individuele vragen in een bepaalde toets.

[4] Opmerking: kandidaten kunnen individuele vragen in een bepaalde toets markeren om er in een later stadium tijdens die toets op terug te komen.