Achtergrond van de klacht

1. De onderhavige klacht betreft het beweerdelijk ontoereikende antwoord van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Eurofound) aan de klager, een Duitse onderneming, nadat deze om meer informatie had verzocht over de redenen waarom zijn inschrijving had gefaald.

2. In april 2011 diende klager een inschrijvingsaanvraag in naar aanleiding van aankondiging 2011/S 52-084329 met betrekking tot IRL-Dublin: Werkorganisatie en innovatie (projectnr. 0136).

3. Op 29 juni 2011 deelde Eurofound klager mee dat zijn inschrijvingsaanvraag niet was geselecteerd omdat deze niet de beste prijs-kwaliteitverhouding bood.

4. Bij brief van 1 juli 2011 heeft de klager Eurofound verzocht haar aanvullende informatie te verstrekken over de redenen voor de afwijzing van zijn inschrijving en over de kenmerken en het relatieve voordeel van de gekozen inschrijving. Zij verzocht ook om specifieke informatie over de beoordeling van haar inschrijving met betrekking tot de vier criteria (de in de aankondiging van de opdracht genoemde criteria A, B, C en D), alsook om een uitgebreide, specifieke en gedetailleerde beoordeling waarin de beoordeling van haar inschrijving ten opzichte van de geselecteerde inschrijving wordt toegelicht.

5. Op 8 juli 2011 heeft Eurofound klager aanvullende informatie verstrekt over de beoordeling van zowel zijn inschrijving als de geselecteerde inschrijving. Eurofound bevatte een kopie van het beoordelingsformulier van i) de inschrijving van klager en ii) die van de geselecteerde inschrijver, met betrekking tot de criteria A, B, C en D.

6. Op 12 juli 2011 antwoordde klager aan Eurofound dat i) zij slechts een samenvatting van de gunningscriteria had ontvangen en dat ii) Eurofound haar niet de gevraagde specifieke informatie had verstrekt en de specifieke vragen niet had beantwoord. Zij herhaalde daarom haar verzoek om nadere, meer gedetailleerde informatie.

7. Op 18 juli 2011 heeft Eurofound de klager nadere informatie verstrekt over de gunningscriteria (C4), waaronder het gunningsbesluit, de voor de gunning van de raamovereenkomst gebruikte formule en een blanco gunningstabel.

8. Op 2 augustus 2011 heeft klager contact opgenomen met de Europese Ombudsman om een klacht in te dienen over de vermeende ontoereikende informatie over de gunning van de inschrijving.

9. Na een zorgvuldige analyse van de aan hem verstrekte informatie kwam de Ombudsman tot de voorlopige conclusie dat Eurofound in zijn antwoorden aan klager passende verwijzingen naar de relevante wettelijke bepalingen had opgenomen en klager ook het evaluatieformulier van zijn voorstel had verstrekt. Bijgevolg stelde de Ombudsman vast dat klager in een positie was gebracht waarin hij kon nagaan hoe die bepalingen waren toegepast op zijn aanbestedingsvoorstel en op dat van het winnende aanbestedingsvoorstel.

10. Daarom heeft de Ombudsman klager bij brief van 7 september 2011 verzocht toe te lichten waarom hij van mening was dat Eurofound de gunningsprocedure niet naar behoren had toegelicht. Bij brief van 27 oktober 2011 heeft de klager zijn verduidelijkingen verstrekt. Op basis van de verduidelijkingen van klager was de Ombudsman van mening dat het nuttig zou zijn om een advies van Eurofound in te winnen.

Onderwerp van het onderzoek

11. De Ombudsman besloot derhalve een onderzoek in te stellen naar de volgende bewering en bewering:

Bewering:

Eurofound heeft de gunningsprocedure onvoldoende toegelicht.

Vordering:

Eurofound moet de gunningsprocedure naar behoren toelichten.

Het onderzoek

13. Op 2 augustus 2011 wendde klager zich tot de Europese Ombudsman om een klacht in te dienen over de vermeende ontoereikende informatie over de gunning van de inschrijving. Bij brief van 7 september 2011 heeft de Ombudsman klager verzocht toe te lichten waarom hij van mening was dat Eurofound de gunningsprocedure niet naar behoren had toegelicht. Bij brief van 27 oktober 2011 heeft de klager zijn verduidelijkingen verstrekt. Op 23 november 2011 heeft de Ombudsman Eurofound verzocht uiterlijk op 29 februari 2012 advies uit te brengen. De Ombudsman heeft Eurofound ook verzocht te bevestigen:

i) de nauwkeurigheid van een door de diensten van de Ombudsman uitgevoerde berekening (op basis van de door de klager verstrekte informatie), volgens welke de door de winnende inschrijver geboden prijs 3,6 % hoger was dan de door de klager geboden prijs; en dat;

ii) de door de winnende inschrijver aangeboden prijs was in feite 3,6 % hoger dan die van klager.

Eurofound heeft op 29 februari 2012 advies uitgebracht. Dit advies werd aan klager toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken. Klager heeft geen opmerkingen ingediend.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Bewering dat Eurofound de gunningsprocedure niet naar behoren heeft toegelicht

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

14. De klager voerde aan dat Eurofound de gunningsprocedure niet naar behoren heeft toegelicht. Zij voerde aan dat Eurofound de gunningsprocedure naar behoren moest toelichten. Ter ondersteuning van zijn bewering voerde de klager aan dat Eurofound geen informatie heeft verstrekt over de kwaliteit/prijsverhouding, waaronder:

(i) hoe werd de totale prijs in aanmerking genomen in de formule (d.w.z. de prijs voor post 1 plus de prijs voor post 2 plus de prijs voor post 3);

ii) hoe werd de prijs beoordeeld in verhouding tot het onderzoeksvoorstel voor respectievelijk post 1, post 2 en post 3;

iii) hoe werd de voorgestelde intensiteit voor de uitvoering van een diepgaande casestudy in aanmerking genomen bij de evaluatie van de kwaliteitsprijsverhouding voor post 3; en

iv) hoe kwam het resultaat van deze evaluatie van de kwaliteitsprijsverhouding tot uiting in de formule en in de (totale) kwaliteitsprijsverhouding.

15. In zijn verduidelijkingen voerde de klager verder aan dat de prijsberekening alleen kon worden begrepen in verband met de taakomschrijvingen in het bestek. De taakbeschrijvingen lieten echter ruimte voor de offerte voor elk van de drie te leveren prestaties in jaar 1 van het meerjarige raamcontract. Aangezien de te leveren prestaties niet waren vastgelegd in de taakomschrijving, konden de inschrijvers verschillende nadruk leggen op de taken. Dit had een duidelijk effect op de drie prijsvoorstellen. Bovendien garandeert het feit dat de procedure in het bestek is toegelicht, op zich niet dat de procedure correct is toegepast.

16. Belangrijker nog was dat de klager erop wees dat Eurofound geen informatie had verstrekt over de door de winnende inschrijver voorgestelde prijs. De informatie over de score voor de vergelijkende prijs-kwaliteitverhouding toonde derhalve niet aan dat de berekening van Eurofound correct was. Bij gebreke van de door de winnende inschrijver voorgestelde prijs kon niet worden nagegaan of Eurofound correct tot de eindscores was gekomen. Om na te gaan of een correcte en eerlijke procedure had plaatsgevonden, moest zowel de toegepaste methode als de exacte cijfers waarop Eurofound de eindscores berekende, bekend zijn.

17. Eurofound heeft in haar advies de volgende toelichting gegeven. Eurofound bood een raamovereenkomst aan voor de vereiste diensten van de betrokken inschrijving.[1] De optie voor een raamovereenkomst houdt in dat het volume of de waarde van de diensten niet kan worden vastgesteld op het moment van indiening van de inschrijvingen. Daarom dienen de inschrijvers een prijslijst in, die moet worden gebruikt als basis voor specifieke verzoeken om dienstverlening van Eurofound aan de toekomstige contractant.

18. In casu is de methode voor de vergelijking van de prijslijsten van inschrijvers opgenomen in bijlage D.4 bij het bestek. Het evaluatiecomité heeft deze methode gebruikt om tot de totale kosten te komen, waarbij rekening is gehouden met alle elementen van de prijslijst en de beste prijs-kwaliteitverhouding is berekend, zoals bepaald in punt C.4 van het bestek. Door gebruik te maken van bovengenoemde methode en deze toe te passen op de respectieve door de inschrijvers ingediende prijslijsten, heeft Eurofound vastgesteld dat de inschrijving van klager 1 650 EUR goedkoper was dan de winnende inschrijving. Daarom was de door de winnende inschrijver aangeboden prijs 4,7 % hoger dan de totale kosten, op basis van de prijslijst, van de klager. De winnende inschrijver scoorde echter aanzienlijk beter op het gebied van kwaliteit. Door beide scores toe te passen op de formule voor de berekening van de beste prijs-kwaliteitverhouding, kwam het evaluatiecomité tot het resultaat van de evaluatie van de inschrijving zoals aangekondigd door Eurofound in juni 2011.

19. Wat de specifieke vragen van de Ombudsman betreft, verklaarde Eurofound dat het niet kon beoordelen of de door de diensten van de Ombudsman uitgevoerde berekeningen correct waren, aangezien de berekeningsmethode niet was verstrekt. Zij voegde er echter aan toe dat de door de winnende inschrijver aangeboden prijs 4,7 % hoger was dan die van de klager.

20. Als algemene opmerking voegde Eurofound eraan toe dat het bij het beantwoorden van verzoeken om informatie naar aanleiding van een gunningsbesluit gebruikelijk is om het uittreksel van het evaluatieverslag over de aanvrager en de winnaar van de inschrijving te kopiëren. Dit uittreksel geeft de prijs-kwaliteitverhouding weer, evenals de uitsplitsing van de score voor de kwaliteitscriteria. In het geval van een raamovereenkomst is de prijs zelf niet inbegrepen en wordt deze ook niet bekendgemaakt in het gunningsbesluit.

21. Naar aanleiding van het huidige onderzoek van de Ombudsman heeft Eurofound besloten om vanaf 2012 de totale prijs bekend te maken die door zowel verzoekster als de winnende inschrijver is ingediend. Deze informatie wordt verstrekt naar aanleiding van verzoeken van aanvragers die een ontvankelijke inschrijving hebben ingediend, die vervolgens is afgewezen. Dit zorgt voor meer transparantie met betrekking tot de berekening van de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Beoordeling door de Ombudsman

22. De Ombudsman is van mening dat Eurofound een duidelijke en overtuigende verklaring heeft gegeven met betrekking tot de gunningsprocedure in kwestie en derhalve de onderhavige zaak heeft beslecht.

23. De Ombudsman is ook ingenomen met het nieuwe beleid dat Eurofound heeft vastgesteld naar aanleiding van het onderzoek van de Ombudsman, waarbij Eurofound nu de totale prijs van de inschrijving van de aanvrager en die van de winnende inschrijver bekend zal maken. De Ombudsman is het met Eurofound eens dat dit nieuwe beleid zal zorgen voor meer transparantie met betrekking tot de berekening van de beste prijs-kwaliteitverhouding.

B. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusie:

Het probleem is opgelost door Eurofound.

Klager en Eurofound zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 12 september 2013

[1] Openbare aanbesteding 2011/S 52-084329 - Werkorganisatie en innovatie (projectnr. 0316).