DE TERUGGROND NAAR HET KLACHT

1. Klager is een particuliere onderneming in Roemenië, die werd uitgenodigd om een inschrijving in te dienen voor een dienstencontract met betrekking tot een project dat in Moldavië werd uitgevoerd. De aanbestedingsprocedure werd georganiseerd door de delegatie van de Europese Commissie in Chisinau, Moldavië ("de delegatie").

2. Overeenkomstig de uitnodiging tot inschrijving was de uiterste datum voor de ontvangst van de inschrijvingen bij de delegatie 8 november 2007 om 16.30 uur (plaatselijke tijd).

3. Op 6 november 2007 zond klager zijn offerte naar de delegatie via een koeriersdienst, een internationaal bezorgbedrijf.

4. Op 8 november 2007 om 13.10 uur arriveerde de koeriersdienst bij de delegatie om de offerte van klager in te dienen. De delegatie werd echter gesloten en de levering mislukte.

5. De opening van de inschrijvingen begon op 9 november 2007 om 10.00 uur. Om 12.35 uur die dag ontving de delegatie de brief met de offerte van klager, die door dezelfde koeriersdienst werd bezorgd. De brief werd niet geopend en werd niet in aanmerking genomen voor de beoordeling omdat hij na de uiterste datum voor ontvangst van de inschrijvingen werd ontvangen.

6. Aangezien zij haar offerte binnen de gestelde termijn had ingediend, verzocht de klager de delegatie haar standpunt te herzien. Zij wees er ook op dat de koeriersdienst had geprobeerd de offerte binnen de termijn af te leveren, maar dit niet kon doen omdat de delegatie gesloten was voor de lunch. De delegatie wees het verzoek van klager af. Op 29 mei 2008 wendde klager zich tot de Ombudsman.

Het onderwerp van het onderzoek

7. In zijn oorspronkelijke klacht bij de Ombudsman diende klager de volgende bewering en bewering in.

Bewering:

De delegatie van de Europese Commissie in Moldavië heeft haar inschrijving ten onrechte uitgesloten van het in Moldavië uitgevoerde project.

Aanvraag:

De delegatie van de Europese Commissie in Moldavië moet haar inschrijving voor het project in kwestie aanvaarden.

Het onderzoek

8. Op 27 juni 2008 opende de Ombudsman een onderzoek. Op 20 oktober 2008 heeft de Commissie haar advies in het Engels uitgebracht. Op 3 november 2008 heeft de Commissie een vertaling van haar advies in het Roemeens verstrekt, die aan klager is toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken. Van haar werden geen opmerkingen ontvangen.

9. Op 10 februari 2009 hebben de diensten van de Ombudsman telefonisch contact opgenomen met klager om een voorstel voor een minnelijke schikking te bespreken. Na deze bespreking stuurde klager aanvullende documenten per e-mail, die bij het aan de Commissie toegezonden voorstel voor een minnelijke schikking van de Ombudsman waren gevoegd.

10. Op 7 juli 2009 heeft de Commissie geantwoord op het voorstel voor een minnelijke schikking van de Ombudsman. Het antwoord van de Commissie werd aan klager toegezonden met het oog op zijn opmerkingen, die hij op 21 augustus 2009 heeft toegezonden.

De analyse en conclusies van de OMBUDSMAN

A. Bewering van onrechtmatige uitsluiting van de inschrijving van de klager en daarmee verband houdende vordering

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

11. Klager beweerde dat de delegatie haar inschrijving met betrekking tot het in Moldavië uitgevoerde project ten onrechte had uitgesloten.

12. Ter ondersteuning van zijn bewering voerde klager aan dat in de uitnodiging tot inschrijving niet werd vermeld dat inschrijvingen tijdens bepaalde uren bij de delegatie konden worden ontvangen. Zij preciseerde alleen dat de inschrijvingen vóór de uiterste datum moesten zijn ontvangen. Volgens klager had in de uitnodiging tot inschrijving moeten worden vermeld dat de delegatie tijdens de lunchpauze was gesloten.

13. Klager voerde ook aan dat de delegatie niet had mogen weigeren het door een particulier leveringsbedrijf afgegeven leveringscertificaat te aanvaarden, waarin werd verklaard dat de levering was geprobeerd voordat de termijn daadwerkelijk was verstreken, maar onmogelijk was gebleken.

14. In haar advies benadrukte de Commissie dat het de verantwoordelijkheid van de inschrijvers is om alle nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat hun inschrijvingen tijdig door de delegatie worden ontvangen.

15. De Commissie verklaarde ook dat de openingstijden van de delegatie in Chisinau (Moldavië) openbaar zijn; ze staan bij de ingang en op de webpagina van de delegatie. Deze timing is in overeenstemming met de lokale arbeidswetgeving. Bovendien levert en haalt de koeriersdienst die de offerte van klager heeft ingediend, dagelijks pakketten van/naar de delegatie en was hij derhalve goed op de hoogte van de openingstijden van de delegatie.

16. Bovendien vormde het door het particuliere leveringsbedrijf afgegeven leveringscertificaat slechts een eenzijdige verklaring van een particuliere koeriersdienst en bevatte het geen schriftelijk bewijs van de delegatie ter bevestiging van de poging tot levering. Bovendien liet het betrokken particuliere leveringsbedrijf geen nota achter in de gebouwen van de delegatie waarin stond dat de levering mislukte omdat het kantoor op dat moment gesloten was. Bovendien had de vertegenwoordiger van het leveringsbedrijf op dezelfde dag in een later stadium kunnen terugkeren om de brief van de klager te bezorgen.

17. De Commissie concludeerde dat de offerte van klager na de in de uitnodiging tot inschrijving vastgestelde termijn was ontvangen. Bijgevolg voldeed zij niet aan de formele vereisten van de aanbestedingsregels en moest zij bijgevolg worden afgewezen.

Voorlopige beoordeling van de Ombudsman die tot een minnelijke schikking leidt

18. In de onderhavige uitnodiging tot inschrijving was bepaald dat de inschrijvingen binnen een bepaalde termijn (uiterlijk op 8 november 2007 om 16.30 uur) konden worden ingediend "hetzij door aangetekende bezorging (officiële postdienst) hetzij door afgifte (met inbegrip van koeriersdiensten) rechtstreeks aan de aanbestedende dienst in ruil voor een ondertekend en gedateerd ontvangstbewijs."

19. Artikel 143 van de uitvoeringsbepalingen van het Financieel Reglement [1] (hierna "de uitvoeringsbepalingen" genoemd) bepaalt dat de aanbestedende dienst de voor de indiening van inschrijvingen te gebruiken regelingen kan kiezen (per brief of langs elektronische weg). Zijn beoordelingsvrijheid op dit gebied is echter beperkt: de regelingen moeten niet-discriminerend van aard zijn en mogen niet tot gevolg hebben dat de toegang van ondernemers tot de gunningsprocedure wordt beperkt.

20. Lid 2 van dat artikel bepaalt dat de inschrijvers, wanneer hun offerte per brief wordt ingediend, ervoor kunnen kiezen:

a) hetzij per post, hetzij per koeriersdienst, in welk geval in de aanbesteding wordt vermeld dat het bewijs wordt geleverd door de datum van verzending, het poststempel of de datum van het afgiftebewijs; of

b) door afgifte in de lokalen van de instelling door de inschrijver persoonlijk of door een gemachtigde, waarbij in de aanbesteding, naast de in artikel 130, lid 2, onder a), bedoelde gegevens, wordt vermeld bij welke dienst de offertes tegen een gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs moeten worden ingediend. (nadruk toegevoegd)

21. Volgens de Ombudsman voldeed de aanbesteding in deze zaak niet aan de bovengenoemde regels.

22. Ten eerste moeten voor inschrijvers die een inschrijving indienen via de officiële postdienst of een koeriersdienst dezelfde voorwaarden gelden. In de onderhavige klacht was dit niet het geval. Wat het gebruik van de officiële postdienst betreft, bleek het voldoende om de inschrijving binnen de gestelde termijn per aangetekende brief te verzenden. Wat het gebruik van een koeriersdienst betreft, leek het noodzakelijk dat de inschrijvers ervoor zorgden dat hun inschrijvingen daadwerkelijk " binnen de gestelde termijn bij de delegatie binnenkwamen door een ondertekend en gedateerd ontvangstbewijs te verkrijgen. Dit was uiteraard niet mogelijk omdat alleen het tijdstip van verzending redelijkerwijs onder de controle van de inschrijvers viel, ongeacht of zij al dan niet op de hoogte waren van de werktijden van de delegatie.

23. De Ombudsman was het derhalve niet eens met het standpunt van de Commissie, namelijk dat klager noodzakelijkerwijs de openingstijden van de delegatie had moeten controleren bij het indienen van zijn inschrijving per brief verzonden via een koeriersdienst - een geautoriseerde en internationaal bekende particuliere bezorgdienst.

24. In het licht van het bovenstaande was de Ombudsman van mening dat het in het onderhavige geval onjuist was om het tijdstip waarop de delegatie de inschrijvingen daadwerkelijk ontving, als formele termijn aan te wijzen.

25. Bovendien werd in de betrokken uitnodiging met betrekking tot inschrijvingen die via de officiële postdienst werden ingediend, niet duidelijk aangegeven wat een passend bewijs van indiening zou zijn: de datum van verzending, het poststempel of de datum van het afgiftebewijs, zoals voorgeschreven in artikel 143, lid 2, onder b), van de uitvoeringsbepalingen.

26. Ten slotte bevatte de uitnodiging tot inschrijving volgens de Ombudsman ook onvoldoende informatie voor inschrijvers die besloten hun offerte persoonlijk in te dienen. Voor dergelijke indieningen moet er een ambtenaar in de delegatie aanwezig zijn die post/bezoekers kan ontvangen en een ontvangstbewijs kan ondertekenen en dateren dat als bewijs van indiening kan dienen.

27. In dit verband wordt in artikel 130, lid 2, onder a), waarnaar het hierboven aangehaalde artikel 143, lid 2, onder b), verwijst, slechts bepaald welke minimuminformatie in de aanbestedingen moet worden opgenomen [2] en hoe deze moeten worden ingediend. De Ombudsman wees er in dit verband op dat de beginselen van behoorlijk bestuur vereisen dat de door de instellingen aan de burgers verstrekte informatie zo volledig mogelijk is.

28. In casu belette niets de Commissie om de openingsuren van de dienst van de delegatie in de betrokken aanbesteding op te nemen. Om nuttig te zijn, had deze informatie zo volledig mogelijk moeten zijn, niet alleen met nauwkeurige verwijzingen naar de openingstijden op werkdagen, maar ook met vermelding van de dagen waarop deze dienst werd gesloten.

29. In het licht van het bovenstaande heeft de Ombudsman de volgende voorlopige bevindingen van wanbeheer met betrekking tot de litigieuze aanbesteding gedaan:

• Door de termijn te koppelen aan de ontvangst en niet aan de verzending van offertes die via koeriersdiensten worden verzonden, heeft de Commissie offertes die via de officiële postdienst worden ingediend en offertes die via een koeriersdienst worden verzonden, verschillend behandeld. Volgens de uitvoeringsbepalingen moeten deze methoden een alternatieve keuze zijn voor inschrijvers die besluiten hun inschrijving niet persoonlijk in te dienen. Daarmee heeft de Commissie de inschrijvers niet dezelfde kansen geboden om hun offertes daadwerkelijk in te dienen.
• Door niet te specificeren hoe inschrijvers moeten aantonen dat hun inschrijvingen via de officiële postdienst zijn ingediend, heeft de Commissie ook de uitvoeringsbepalingen niet nageleefd.
• Door in de aanbesteding geen informatie te verstrekken over de werktijden van de delegatie, tijdens welke de inschrijvingen persoonlijk kunnen worden ingediend, heeft de Commissie de beginselen van behoorlijk bestuur geschonden.

30. De Ombudsman wees erop dat, hoewel particuliere en officiële postdiensten uiteindelijk verantwoordelijk waren voor het bezorgen van post op basis van hun respectieve contracten met de verzenders, dit geen afbreuk deed aan de verplichting van de Commissie om regelingen voor de indiening van inschrijvingen vast te stellen die in overeenstemming waren met de uitvoeringsbepalingen en de beginselen van behoorlijk bestuur.

31. Overeenkomstig artikel 3, lid 5, van het Statuut van de Europese Ombudsman [3] heeft de Ombudsman een voorstel voor een minnelijke schikking ingediend.

32. In dit verband merkte de Ombudsman op dat klager oorspronkelijk beweerde dat de Commissie haar inschrijving moest aanvaarden omdat deze binnen de termijn was ingediend. Deze vordering is intussen echter overbodig geworden omdat de betrokken aanbestedingsopdracht aan een andere onderneming is gegund.

33. Desalniettemin droeg klager kosten in verband met de voorbereiding van de inschrijving en diende hij bewijsmateriaal in die zin in. De Ombudsman verwees in dit verband naar de rechtspraak van de communautaire rechterlijke instanties, die luidt als volgt:

"Iedere inschrijver die aan een aanbestedingsprocedure deelneemt, aanvaardt in de regel het risico dat hij aansprakelijk blijft voor de kosten in verband met de indiening van zijn inschrijving indien de opdracht aan een van zijn concurrenten wordt gegund. Een dergelijk risico wordt echter aanvaard op grond van het vermoeden dat inherent is aan elke aanbesteding dat de Commissie onpartijdig zal handelen om een gelijke behandeling van de inschrijvers te waarborgen."[4]

34. In het licht van bovengenoemde rechtspraak en van zijn bevindingen inzake wanbeheer in punt 30 hierboven, was de Ombudsman van oordeel dat de Commissie klager een vergoeding voor de geleden schade kon betalen, aangezien de betrokken schade verband hield met de kosten van deelname aan de aanbestedingsprocedure. Volgens klager bedroeg dit verlies 12 690 EUR.

De argumenten die aan de Ombudsman zijn voorgelegd na zijn voorstel voor een minnelijke schikking

35. De Commissie verwierp het voorstel van de Ombudsman voor een minnelijke schikking. In repliek heeft de instelling betoogd dat volgens artikel 237 van de uitvoeringsvoorschriften de artikelen 143 en 130, lid 2, van die uitvoeringsvoorschriften niet van toepassing zijn op uit de communautaire begroting gefinancierde externe acties en bijgevolg niet op de onderhavige aanbestedingsprocedure. Volgens de Commissie is voor dit soort procedures artikel 251 van de uitvoeringsvoorschriften van toepassing, waarin is bepaald dat "de inschrijvers de aanbestedende dienst moeten bereiken op het adres en uiterlijk op de datum en het tijdstip die in de uitnodiging tot inschrijving zijn vermeld." In deze bepaling wordt geen onderscheid gemaakt tussen de per post ingediende offertes en de offertes die met de hand of per koerier worden ingediend. De enige termijn die in aanmerking wordt genomen, is de termijn voor de ontvangst van de inschrijvingen, ongeacht de datum van verzending en de wijze van indiening.

36. De instructies aan de inschrijvers, die bij het aanbestedingsdossier waren gevoegd en voor de onderhavige aanbestedingsprocedure werden gebruikt, bevatten soortgelijke bepalingen. Zij voorzagen ook in een termijn voor de ontvangst van de inschrijvingen van ten minste 50 dagen na de verzending van de uitnodiging tot inschrijving. De Commissie was van mening dat een dergelijke termijn lang genoeg was om de inschrijvers in staat te stellen hun offertes op te stellen en in te dienen. In dit verband verklaarde zij dat van de vier ondernemingen die waren uitgenodigd om in te schrijven, drie inschrijvingen op tijd waren binnengekomen en dat alleen de inschrijving van klager te laat was binnengekomen.

37. De Commissie benadrukte dat het enige bewijs van de vermeende mislukte poging van het bezorgbedrijf om het pakket vóór de uiterste datum te leveren, de eenzijdige verklaring van het bezorgbedrijf zelf was. De Commissie benadrukte dat de delegatie geen enkele nota over de mislukte levering in de gebouwen van de delegatie heeft achtergelaten. Dit was echter vereist op grond van de vervoersvoorwaarden van de onderneming .

38. De Commissie herinnerde er ook aan dat volgens de instructies aan de inschrijvers levering per koerier alleen kan worden aangetoond door middel van een gedateerd ontvangstbewijs dat door de aanbestedende dienst is ondertekend. Indien de inschrijver niet tijdig een ontvangstbewijs ontvangt, moet hij de nodige maatregelen nemen om een tijdige levering te waarborgen. Daarom had de klager in dit geval zorgvuldig moeten handelen en contact moeten onderhouden met het leveringsbedrijf, waarbij hij erop aandrong dat de levering vóór de uiterste datum zou plaatsvinden.

39. Bovendien staat de informatie over de openingstijden van de delegatie op de ingang en op de webpagina van de delegatie. Het bezorgbedrijf was goed op de hoogte van deze openingstijden, aangezien het dagelijks pakketten van/naar de delegatie bezorgt en ophaalt. De Commissie was van mening dat de offerte van klager niet tijdig was ontvangen, vanwege het gebrek aan zorg namens zowel klager als het leveringsbedrijf.

40. De Commissie concludeerde dat de uitnodiging tot inschrijving voldeed aan de vereisten van de uitvoeringsvoorschriften en aan de beginselen van behoorlijk bestuur en niet leidde tot discriminatie tussen inschrijvers bij de indiening van hun inschrijvingen. Daarom moet de klager de kosten in verband met de indiening van de inschrijving dragen.

41. In zijn opmerkingen wees klager erop dat in alle door de Commissie georganiseerde aanbestedingsprocedures waaraan hij eerder had deelgenomen, de openingstijden van de aanbestedende dienst werden vermeld in de instructies voor inschrijvers en in de uitnodiging tot inschrijving. Bovendien werd in de documenten met betrekking tot de aanbestedingsprocedure in kwestie niet gespecificeerd dat de inschrijvers de webpagina van de delegatie moesten raadplegen of persoonlijk de openingstijden bij de ingang van de instelling moesten controleren. Klager voerde aan dat de Commissie niet zorgvuldig heeft gehandeld met betrekking tot de organisatie van de aanbesteding en de inschrijvers niet alle vereiste informatie heeft verstrekt. Zij was van mening dat de Commissie de gelijke behandeling van alle inschrijvers niet had gewaarborgd.

Beoordeling van de Ombudsman na zijn voorstel voor een minnelijke schikking

42. Om te beginnen acht de Ombudsman het nuttig zijn voorlopige bevindingen inzake wanbeheer, waarop zijn voorstel voor een minnelijke schikking was gebaseerd, te verduidelijken. Zijn bezorgdheid had in de eerste plaats betrekking op de kwaliteit van de in de aanbesteding verstrekte informatie.

43. De uitnodiging tot inschrijving in kwestie bepaalde alleen dat inschrijvingen binnen een bepaalde termijn bij de delegatie van de Commissie in Moldavië konden worden ingediend "hetzij door aangetekende bezorging (officiële postdienst) hetzij door afgifte (met inbegrip van koeriersdiensten) rechtstreeks aan de aanbestedende dienst in ruil voor een ondertekend en gedateerd ontvangstbewijs. "(onderstreping toegevoegd)

44. De Ombudsman was in de eerste plaats van oordeel dat deze informatie niet nauwkeurig en volledig genoeg was voor de inschrijvers die besloten hun offertes per koeriersdienst ("particuliere post") of met de hand in te dienen.

45. Deze inschrijvers moesten ervoor zorgen dat hun pakketten bij de delegatie arriveerden op een moment dat een van haar ambtenaren aanwezig was, zodat zij een ondertekend en gedateerd ontvangstbewijs konden afgeven. In dergelijke omstandigheden had het voor de inschrijvers nuttig kunnen/zouden zijn indien de uitnodiging informatie over de werktijden van de delegatie had bevatten.

47. Bovendien zij eraan herinnerd dat de offertes waarop het externe optreden van de Commissie betrekking heeft, vaak worden ingediend in landen waar een permanente aanwezigheid van personeel in de diplomatieke vertegenwoordigingen vereist is. Het personeel van de delegaties kan dus ook buiten werktijd pakketten ontvangen. Indien de Commissie de ontvangst van de offertes zou willen beperken tot de werktijden van haar delegatie, zou het nuttig zijn geweest deze informatie in de uitnodiging tot inschrijving op te nemen.

48. Wat betreft de verschillende bepalingen in de uitnodiging tot inschrijving met betrekking tot de indiening van biedingen per officiële post en per koeriersdienst, herhaalt de Ombudsman dat artikel 143 van de uitvoeringsbepalingen suggereert dat biedingen die via de officiële post worden afgegeven en biedingen die via particuliere koeriersdiensten worden afgegeven ("particuliere post") op dezelfde wijze moeten worden behandeld. Artikel 143 onderscheidt bovengenoemde behandeling van de behandeling van met de hand ingediende offertes (door de inschrijver persoonlijk of door een gemachtigde).

49. De betrokken aanbesteding bevatte echter enerzijds de bepaling "door aangetekende bezorging (officiële postdienst)" en anderzijds de bepaling betreffende "het ondertekende en gedateerde ontvangstbewijs", dat nodig was indien de bezorging door de particuliere post had plaatsgevonden. De uitnodiging wekte dus de indruk dat de bezorging per officiële post niet afhankelijk was van de aanwezigheid van het personeel van de delegatie, terwijl de bezorging per privépost wel een dergelijke aanwezigheid vereiste. Met andere woorden, de inschrijvers die aan het einde van de termijn hadden besloten hun offertes in te dienen en voor de officiële post hadden gekozen, hadden een grotere kans om hun offertes met succes in te dienen dan de inschrijvers die ook aan het einde van de termijn hadden besloten hun offertes in te dienen, maar ervoor hadden gekozen gebruik te maken van de particuliere post.

50. Om bovenstaande indruk te voorkomen, zou het dus redelijk zijn geweest om in de uitnodiging tot inschrijving een duidelijke en nauwkeurige beschrijving op te nemen met betrekking tot welk(e) document(en), zoals bijvoorbeeld een statiegeldbrief, bij het gebruik van de privé- en officiële post het bewijs van levering aan de delegatie zou kunnen vormen.

51. Bovendien herhaalt de Ombudsman dat inschrijvers die ervoor kiezen hun offertes per particuliere of officiële post in te dienen, in feite slechts een zeer beperkte controle hebben op het moment waarop hun offertes worden ingediend in vergelijking met de levering met de hand. Wanneer de offertes per particuliere of officiële post worden ingediend, mag het bewijs van het tijdstip waarop de levering precies heeft plaatsgevonden, pas in een later stadium aan de inschrijvers worden verstrekt. Als de inschrijvingen naar een bestemming buiten de EU worden verzonden, zal de tijd die inschrijvers nodig hebben om dergelijke bewijsstukken te ontvangen, onvermijdelijk langer zijn. Bijgevolg begrijpt de Ombudsman het argument van de Commissie in haar antwoord op zijn voorstel voor een minnelijke schikking niet, namelijk dat indien een inschrijver die gebruik heeft gemaakt van een koeriersdienst niet tijdig een ondertekend en gedateerd ontvangstbewijs ontvangt, die inschrijver de nodige maatregelen moet nemen om de tijdige levering te waarborgen. De Ombudsman herinnert er in dit verband aan dat, hoewel het raadzaam kan zijn dat inschrijvers niet wachten tot het laatste moment van de geplande termijn om hun inschrijvingen in te dienen, volgens de uitnodiging tot inschrijving in kwestie, de inschrijvingen door de delegatie kunnen worden ontvangen tot het allerlaatste moment van de allerlaatste dag van de vastgestelde termijn.

52. In het licht van het bovenstaande was de Ombudsman van mening dat de betrokken aanbesteding op het eerste gezicht niet in overeenstemming was met de beginselen van behoorlijk bestuur. Hij verwachtte in dit verband een adequate toelichting van de Commissie.

53. In haar antwoord op de minnelijke schikking leek de Commissie van mening te zijn dat twee factoren het ontbreken van meer volledige en specifieke informatie in de aanbesteding rechtvaardigden. Deze factoren zijn: i) dat in artikel 237 [5] van de uitvoeringsbepalingen wordt afgeweken van artikel 143, onder ii), dat in artikel 251 van de uitvoeringsbepalingen, dat specifiek van toepassing is op de inschrijvingen waarop het externe optreden van de Commissie betrekking heeft, de modaliteiten voor de indiening van inschrijvingen niet worden gespecificeerd. De inschrijvers moeten de aanbestedende dienst bereiken op het adres en uiterlijk op de datum en het tijdstip die in de uitnodiging tot inschrijving zijn vermeld.

54. De Ombudsman dankt de Commissie voor deze toelichting en is het ermee eens dat in de betrokken aanbesteding de aanwijzing van het tijdstip waarop de delegatie de inschrijvingen daadwerkelijk heeft ontvangen als formele termijn voor die aanbestedingsprocedure niet in strijd was met de uitvoeringsbepalingen.

55. Volgens de Ombudsman verandert dit echter niets aan het feit dat de aanbesteding in kwestie preciezer had moeten zijn en had moeten aangeven: i) de werktijden van de delegatie, en ii) dat de indiening van de offertes per particuliere en officiële post kan worden gestaafd met hetzelfde soort bewijs, zoals bijvoorbeeld de datum van een ontvangstbewijs.

56. De Ombudsman is voortdurend van mening dat de term "wanbeheer" een ruimer begrip is dan onwettigheid. Het feit dat een besluit is vastgesteld zonder de wet te schenden, betekent dus niet noodzakelijkerwijs dat het is vastgesteld in overeenstemming met de beginselen van behoorlijk bestuur. Aangezien in casu de modaliteiten voor de indiening van inschrijvingen als bedoeld in artikel 251, dat is opgenomen in het deel "Bijzondere bepalingen", in dit verband zwegen, zou het bovendien redelijk zijn geweest dat de Commissie zich bij de vaststelling van dergelijke modaliteiten zou hebben gebaseerd op artikel 143, dat is opgenomen in het deel "Gemeenschappelijke bepalingen" van de uitvoeringsbepalingen. Met andere woorden, zelfs indien bijzondere regels afwijken van de toepassing van de algemene regels, kunnen eerstgenoemde regels worden uitgelegd in het licht van de gemeenschappelijke bepalingen, indien de bijzondere regels te algemeen en niet voldoende nauwkeurig zijn.

57. In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat de Commissie de inschrijvers geen zo volledig mogelijke informatie heeft verstrekt door in de uitnodiging tot inschrijving niet aan te geven (a) de werktijden van de delegatie en (b) dat de indiening van offertes per particuliere en officiële post kon worden gestaafd met hetzelfde soort bewijs, zoals bijvoorbeeld de datum van een ontvangstbewijs . Dit was een geval van wanbeheer. Dienovereenkomstig zal de Ombudsman hieronder een kritische opmerking maken.

58. Wat betreft zijn in het kader van de minnelijke schikking ingediende voorstel aan de Commissie om de kosten te betalen die klager heeft gemaakt om aan de aanbestedingsprocedure deel te nemen, neemt de Ombudsman nota van de verklaring van de Commissie in haar antwoord dat de door klager gecontracteerde vervoersvoorwaarden van de particuliere koerier voorzagen in een verplichting voor de Commissie om op de plaats van bestemming van het pakket een bericht over een mislukte levering, zoals een statiegeldbrief, achter te laten. De particuliere koerier heeft dit in casu niet gedaan.

59. De Ombudsman begrijpt verder dat, op basis van het antwoord van de Commissie, indien dit het geval was geweest, de Commissie de levering per particuliere post als succesvol zou hebben beschouwd, zelfs als het ondertekende en gedateerde ontvangstbewijs niet aan de particuliere koerier was gegeven.

60. In het licht van de bovenstaande uitleg van de Commissie is de Ombudsman het ermee eens dat er geen betaling aan klager moet worden gedaan, omdat de Commissie, zonder het gedrag van de particuliere koerier, in dit geval de levering van biedingen per particuliere en officiële post op dezelfde manier zou hebben behandeld en het bod van klager zou hebben aanvaard.

B. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende kritische opmerking:

Door in de uitnodiging tot inschrijving niet aan te geven dat a) de openingsuren van de delegatie en b) de indiening van de offertes per particuliere en officiële post kon worden gestaafd met hetzelfde soort bewijs, zoals bijvoorbeeld de datum van een ontvangstbewijs, heeft de Commissie de inschrijvers geen zo volledig mogelijke informatie verstrekt . Dit was een geval van wanbeheer.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Gedaan te Straatsburg op 4 december 2009

---

[1] Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (PB L 357, blz. 1).

[2] Artikel 130, lid 2, sub a, van de uitvoeringsbepalingen luidt als volgt: "De uitnodiging tot inschrijving, tot onderhandeling of tot deelname aan de dialoog moet ten minste: a) de regels voor de indiening en indiening van de inschrijvingen, met inbegrip van met name de uiterste datum en het tijdstip voor de indiening van de inschrijvingen, de eisen inzake het gebruik van een standaardantwoordformulier, de bij te voegen documenten, met inbegrip van de documenten ter staving van de in artikel 135 bedoelde financiële, economische, technische en beroepsbekwaamheid, indien deze niet in de aankondiging van de opdracht zijn vermeld, en het adres waarnaar zij moeten worden gezonden;"

[3] Artikel 3, lid 5, van het Statuut van de Europese Ombudsman bepaalt: "De Ombudsman streeft, voor zover mogelijk, samen met de betrokken instelling of het betrokken orgaan naar een oplossing om een einde te maken aan het geval van wanbeheer en de klager tevreden te stellen."

[4] Zaak T-160/03 AFCon Management Consultants/Commissie, arrest van 17 maart 2005, nog niet gepubliceerd in de Jurisprudentie, punt 120.

[5] Artikel 237, eerste alinea, luidt als volgt: "De artikelen 118 tot en met 121, met uitzondering van de definitie, artikel 122, leden 3 en 4, de artikelen 123, 126 tot en met 129, artikel 131, leden 3 tot en met 6, artikel 139, lid 2, de artikelen 140 tot en met 146, artikel 148 en de artikelen 151, 152 en 158 bis van deze verordening zijn niet van toepassing op opdrachten die worden gesloten door of namens de in artikel 167, lid 1, onder a) en b), van het Financieel Reglement bedoelde aanbestedende diensten. De Commissie beslist over de uitvoering van de bepalingen inzake overheidsopdrachten uit hoofde van dit hoofdstuk."