DE TERUGGROND NAAR HET KLACHT

1. Klager werkte bij het Europees Economisch en Sociaal Comité (EESC) tot december 2005, toen hij ontslag nam. Voordat hij aftrad, bekleedde hij een hoge functie binnen het kabinet van de toenmalige voorzitter van het EESC.

2. Volgens klager heeft een andere zeer hoge ambtenaar van het EESC (de heer X) tijdens een vergadering in het EESC op 7 juli 2005 "geschreeuwd en geschreeuwd over misbruik" tegen hem. Deze vermeende feiten vonden plaats in aanwezigheid van de voorzitter van het EESC, de secretaris van de heer X (de heer Y) en andere ambtenaren. Klager voert aan dat de deelnemers aan die bijeenkomst "geschokt en geschokt"waren door het gedrag van de heer X. Klager verklaarde dat de heer X niet had uitgelegd wat de klager had gedaan om een dergelijke uitbarsting te verdienen.

3. Op 25 oktober 2006 heeft klager, na ontslag te hebben genomen bij het EESC, de nieuwe voorzitter van het EESC verzocht disciplinaire maatregelen te nemen tegen de heer X. Hij heeft het EESC ook verzocht om een verontschuldiging van de heer X voor zijn gedrag.

4. Op 26 maart 2007 antwoordde het EESC klager dat zijn huidige voorzitter een "grondige follow-up" van zijn verzoek had uitgevoerd. De voorzitter van het EESC had een van de vicevoorzitters van het EESC verzocht de situatie te beoordelen en een schriftelijk verslag ("het verslag") op te stellen. Het verslag is op 5 februari 2007 afgesloten. Zij concludeerde dat tegen X geen tuchtprocedure mocht worden ingeleid omdat:

1. de tijd die is verstreken tussen de datum van het incident (7 juli 2005) en die van de klacht tegen de heer X (25 oktober 2006) was zeer lang;
2. er was een tegenstrijdigheid tussen de ontslagbrief van klager en zijn klacht bij het EESC; en
3. Er was een gebrek aan ondersteunend bewijs.

Op basis van deze conclusies heeft het EESC besloten geen actie te ondernemen tegen de heer X.

Het onderwerp van het onderzoek

5. De Ombudsman opende een onderzoek naar de beweringen dat:

1. de motivering van het EESC ter ondersteuning van zijn besluit van 26 maart 2007, gebaseerd op de bevindingen van het verslag van de vicevoorzitter van het EESC van 5 februari 2007, ontoereikend was en geen rekening hield met de beschikbare gegevens;
2. het EESC heeft geen antwoord gegeven op de klacht van klager van 7 mei 2007, waarin hij het besluit van het EESC van 26 maart 2007 betwistte om geen disciplinaire maatregelen te nemen tegen de heer X, naar aanleiding van vermeend misbruik jegens klager.

Het onderzoek

6. Op 5 april 2008 diende klager een klacht in bij de Ombudsman. Op 20 mei 2008 opende de Ombudsman een onderzoek en stuurde hij de klacht met een verzoek om advies naar het EESC. Het EESC heeft zijn advies uitgebracht, dat vervolgens aan klager is toegezonden. Klager zond vervolgens zijn opmerkingen naar de Ombudsman.

De analyse en conclusies van de OMBUDSMAN

A. Bewering dat de redenering van het EESC ter ondersteuning van zijn besluit van 26 maart 2007 ontoereikend was en geen rekening hield met de beschikbare gegevens

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

7. Het EESC voerde aan dat de redenen om geen tuchtprocedure tegen de heer X in te leiden, in de eerste plaats waren gebaseerd op het verslag van zijn vicevoorzitter.

8. In het verslag werd het volgende verklaard:

1. de persoonsdossiers van de twee belanghebbenden (de klager en de heer X) bevatten geen spoor van eerdere klachten waarbij de twee collega’s betrokken waren.
2. de termijn die is verstreken tussen het tijdstip waarop de feiten met betrekking tot de klacht zich hebben voorgedaan (7 juli 2005) en het tijdstip waarop de klacht bij de huidige voorzitter is ingediend (25 oktober 2006) lijkt niet redelijk. Het argument dat klager ter rechtvaardiging aanvoerde, namelijk dat hij wachtte op zijn vertrekvergoeding, was niet overtuigend, temeer daar deze vertrekvergoeding een recht is dat in het Statuut is vastgelegd. Zelfs als het recht wordt toegekend door het EESC, wordt de betaling van zijn kant uitgevoerd door de Europese Commissie.

9. Het EESC voerde ook aan dat het geen tuchtprocedure tegen de heer X heeft ingeleid omdat de feiten zich tijdens het mandaat van de voormalige voorzitter hebben voorgedaan. De mondelinge gedachtewisseling vond plaats in aanwezigheid van de voormalige voorzitter, die het als tot aanstelling bevoegd gezag en superieur van X niet passend achtte om tegen hem een administratief onderzoek in te stellen. Het besluit van de voormalige voorzitter om geen tuchtprocedure tegen de heer X in te leiden, is volgens het EESC dan ook doorslaggevend.

10. Bovendien wees het EESC erop dat klager onder de directe verantwoordelijkheid van de voormalige voorzitter werkte. Hij betoogde dat het moeilijk te begrijpen is waarom hij niet rechtstreeks een klacht heeft ingediend bij de voormalige president, aangezien deze aanwezig was toen het incident zich voordeed. In plaats daarvan heeft klager meer dan een jaar gewacht met het indienen van een klacht bij het EESC.

11. Klager voerde in zijn opmerkingen aan dat het EESC de zaak probeerde te verdoezelen en geen volledig onderzoek uitvoerde. Met betrekking tot het argument dat er geen bewijs was, merkte klager op dat de nota van 11 december 2006 van de voorzitter van het EESC aan een van de vicevoorzitters van het EESC hem de bevoegdheid gaf om:

• onderzoek van het persoonsdossier van de heer X;
• de heer X en eventuele getuigen die bij het incident zijn genoemd, te horen, indien hij dit nodig acht; en
• zo nodig aanvullend deskundig advies van binnen of buiten het EESC inwinnen, met inachtneming van de geldende regels inzake gegevensbescherming.

12. Ondanks het bovenstaande heeft de vicevoorzitter van het EESC echter alleen de persoonsdossiers van de heer X en klager geraadpleegd om te concluderen dat er "een gebrek aan ondersteunend bewijsmateriaal in de persoonsdossiers en elders"was. Klager voerde aan dat de vicevoorzitter van het EESC "niet elders"naar bewijsmateriaal heeft gezocht en hem hierover niet heeft geïnterviewd. Voorts wijst hij erop dat er verschillende getuigen zijn van de mondelinge gedachtewisseling met de heer X, onder wie de voormalige voorzitter van het EESC en leden van het kabinet van de voormalige voorzitter. Deze getuigen bleken ook niet te zijn geraadpleegd bij de voorbereiding van het rapport. Klager voegde daaraan toe dat hij een e-mail van de voormalige voorzitter van het EESC had ontvangen waarin werd bevestigd dat hij ook niet was geraadpleegd. Gelet op deze feiten vroeg klager zich af of de heer X daadwerkelijk was geïnterviewd.

13. Klager voerde aan dat de tijd die is verstreken tussen het incident en de klacht tegen de heer X niet buitensporig was. Hij wijst erop dat hij geen klacht heeft ingediend zodra het incident zich heeft voorgedaan, omdat hij eerst via de voormalige voorzitter van het EESC zijn excuses heeft proberen aan te vragen. Hij wijst er ook op dat hij heeft besloten geen actie te ondernemen voordat hij zijn ontslagvergoeding van het EESC heeft ontvangen.

14. Klager betwistte ook het argument dat er een tegenstrijdigheid bestond tussen zijn ontslagbrief van 5 september 2005, waarin hij verklaarde dat hij zich "goed"had vermaakt bij het EESC, en de inhoud van zijn klacht bij het EESC. Klager citeerde de tekst van zijn ontslagbrief, die als volgt luidde: "Bedankt dat ik de kans heb gekregen om in het kabinet te werken. Ik zal altijd een warme herinnering hebben aan deze periode van mijn beroepsleven." Deze brief bevatte niet wat in het verslag werd geïmpliceerd.

Beoordeling door de Ombudsman

15. De Ombudsman wil vanaf het begin van zijn beoordeling duidelijk maken dat de door klager aangevoerde feiten hebben plaatsgevonden tijdens een vergadering waaraan de voormalige voorzitter van het EESC heeft deelgenomen. Het vermeende strafbare feit werd, zoals klager erkende, uitgesproken in aanwezigheid van de voorzitter van het EESC, die ook het tot aanstelling bevoegde gezag was dat verantwoordelijk was voor het onderzoeken en beslissen of er al dan niet disciplinaire maatregelen tegen de verantwoordelijke ambtenaar hadden moeten worden genomen. De Ombudsman merkt verder op dat klager heeft aangegeven dat hij geen klacht heeft ingediend zodra het incident plaatsvond, omdat hij eerst via de voormalige voorzitter van het EESC zijn excuses probeerde te verkrijgen. Dit bevestigt volgens de Ombudsman dat klager deze kwestie inderdaad onder de aandacht van het tot aanstelling bevoegde gezag had gebracht en had getracht zich te verontschuldigen.

16. Na zijn ontslag en meer dan een jaar na de vermeende gebeurtenissen heeft klager de nieuwe voorzitter van het EESC verzocht een tuchtprocedure tegen de betrokken ambtenaar in te leiden. Bij brief van 11 december 2006 heeft de nieuwe voorzitter van het EESC een van zijn vicevoorzitters specifiek gemachtigd om de klacht te onderzoeken en een aantal feitelijke punten te verduidelijken. Daartoe kreeg de vicevoorzitter specifiek de bevoegdheid om het persoonsdossier van de heer X te onderzoeken, aanvullende expertise van binnen of buiten het EESC in te winnen en hoorzittingen te houden, "indien hij dat nodig acht"(cursivering van mij). Klager is van mening dat, omdat de vicevoorzitter de personen die op de betrokken vergadering aanwezig waren, niet heeft gehoord, zijn onderzoek niet naar behoren is uitgevoerd en dat dit zwakke punt in het resulterende verslag tot uiting kwam. Het EESC heeft daarom alleen maar geprobeerd de zaak te verdoezelen.

17. De Ombudsman merkt op dat het verslag voornamelijk was gebaseerd op informatie uit de persoonsdossiers van de heer X en klager. Het raadplegen van deze persoonlijke bestanden had inderdaad belangrijke informatie kunnen opleveren. Aangezien het TABG destijds getuige was van het vermeende incident, had het, indien het van mening was geweest dat een van de op de vergadering aanwezige personen zijn statutaire verplichtingen niet was nagekomen, kunnen besluiten de betrokken ambtenaar een waarschuwing (mise en garde) te geven of hem zelfs een van de twee eerste sancties van artikel 9 van bijlage IX bij het Statuut op te leggen. Dergelijke sancties (schriftelijke waarschuwing en berisping) kunnen worden opgelegd zonder raadpleging van de tuchtraad (artikel 11 van bijlage IX bij het Statuut) en zouden in het persoonsdossier van de ambtenaar zijn bewaard. Derhalve diende het persoonsdossier van de ambtenaar te worden onderzocht. Aangezien het door de ondervoorzitter gevoerde onderzoek geen spoor van dergelijke waarschuwingen of sancties in het persoonsdossier van de ambtenaar vond, kon hij redelijkerwijs aannemen dat het niet nodig was nader onderzoek te verrichten en getuigen te horen om feiten vast te stellen die zich in het verleden hebben voorgedaan en die op het relevante tijdstip door het tot aanstelling bevoegde gezag zijn waargenomen en beoordeeld.

18. De Ombudsman is van mening dat zodra een tot aanstelling bevoegd gezag zich ervan bewust wordt dat zich een ernstig wangedrag kan hebben voorgedaan, het de plicht heeft de precieze feiten met betrekking tot dat incident te verifiëren en te evalueren. Het tot aanstelling bevoegde gezag kan, zodra het heeft vastgesteld dat er sprake is van wangedrag, zijn discretionaire bevoegdheid uitoefenen met betrekking tot de vraag of het al dan niet passend is een tuchtprocedure in te leiden. Het tot aanstelling bevoegde gezag kan inderdaad besluiten: "... zelfs indien er sprake is of lijkt te zijn van niet-nakoming van verplichtingen, dat er geen tuchtmaatregel wordt genomen en, in voorkomend geval, de ambtenaar een waarschuwing sturen ..."[1].

19. De bewering van klager impliceert, kort gezegd, dat het huidige tot aanstelling bevoegde gezag onvoldoende stappen heeft ondernomen om zich bewust te worden van de precieze feiten met betrekking tot het vermeende incident dat zich meer dan drie jaar geleden heeft voorgedaan. Volgens het advies van het EESC in het onderhavige onderzoek heeft het vermeende incident plaatsgevonden tijdens een vergadering waarbij het tot aanstelling bevoegde gezag op dat moment wel degelijk aanwezig was. Klager motiveerde waarom hij meer dan een jaar heeft gewacht met het indienen van zijn verzoek bij het EESC door aan te voeren dat hij via de toenmalige voorzitter een verontschuldiging van de heer X heeft proberen te verkrijgen. Bijgevolg was het tot aanstelling bevoegde gezag volledig op de hoogte van de precieze feiten met betrekking tot het incident en wist het ook dat klager zich beledigd voelde door het gedrag van de heer X en wilde dat tegen hem disciplinaire maatregelen werden genomen. Aangezien het TABG getuige was van de precieze feiten, kon het dus ten volle gebruikmaken van zijn beoordelingsbevoegdheid met betrekking tot de vraag of het al dan niet passend was om tegen X een tuchtprocedure in te leiden.

20. De voormalige voorzitter van het EESC heeft als tot aanstelling bevoegd gezag geen actie ondernomen tegen de heer X, hoewel hij getuige was van de vermeende feiten en wist dat klager zich beledigd voelde en om schadevergoeding verzocht. De Ombudsman is van mening dat het besluit van het voormalige tot aanstelling bevoegde gezag om geen tuchtprocedure tegen de heer X in te leiden, ondanks de grieven en verzoeken van de klager om dergelijke maatregelen te nemen, moet worden beschouwd als een besluit van het tot aanstelling bevoegde gezag dat de feiten waarvan hij getuige was, geen rechtvaardiging vormden voor het voeren van een tuchtprocedure tegen de heer X. Het tot aanstelling bevoegde gezag beschikt over een discretionaire bevoegdheid om feiten te beoordelen die als een schending van de op ambtenaren rustende verplichtingen kunnen worden beschouwd en om te overwegen of het al dan niet passend is een tuchtprocedure in te leiden. De uitoefening van discretionaire bevoegdheden mag alleen ter discussie worden gesteld indien de genomen beslissing is aangetast door een kennelijke beoordelingsfout of is genomen op basis van een feitelijke fout. In casu was het TABG getuige van de feiten en kon het deze dus beoordelen. Bovendien zijn tijdens dit onderzoek geen nieuwe feiten onder de aandacht van de Ombudsman gebracht die twijfel zouden kunnen doen rijzen over het oordeel van de voormalige voorzitter van het EESC en het besluit om geen tuchtprocedure voor de tuchtraad tegen de heer X in te leiden of hem zelfs de tuchtsancties op te leggen die het tot aanstelling bevoegde gezag op grond van het Statuut kan opleggen, zelfs zonder raadpleging van de tuchtraad.

21. In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat het EESC in zijn advies voldoende uitleg heeft gegeven over de redenen waarom a) het redelijk was dat de vicevoorzitter van mening was dat het niet nodig was de twee betrokken ambtenaren en de andere bij de vergadering aanwezige personen te horen om de door het voormalige tot aanstelling bevoegde gezag waargenomen en beoordeelde feiten vast te stellen; b) hij het niet passend achtte de beoordeling van het tot aanstelling bevoegde gezag ten tijde van de vermeende wandaden te herzien en derhalve geen tuchtprocedure tegen de heer X in te leiden.

22. In het licht van de in de punten hierboven uiteengezette conclusies is de Ombudsman van oordeel dat verder onderzoek naar deze bewering niet gerechtvaardigd is.

B. Bewering dat het EESC niet heeft geantwoord op zijn klacht van 7 mei 2007

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

23. Met betrekking tot de bewering dat het EESC de klacht van klager van 7 mei 2007 niet heeft beantwoord, heeft het EESC verklaard dat klager de klacht op 25 oktober 2006 heeft ingediend. Het tot aanstelling bevoegde gezag heeft de ontvangst van de klacht op 22 november 2006 bevestigd. In de ontvangstbevestiging stond dat hij op de hoogte zou worden gebracht van eventuele latere maatregelen. Op 11 december 2006 heeft de voorzitter van het EESC, overeenkomstig artikel 12 van het reglement van orde van het EESC, een vicevoorzitter opgedragen de klacht te onderzoeken en hem binnen twee maanden een schriftelijk verslag toe te zenden. Overeenkomstig de conclusies van dit verslag heeft het EESC geen procedure tegen de heer X ingeleid. Klager is op 26 maart 2007 een antwoord gestuurd om hem hiervan op de hoogte te stellen.

24. Op 31 maart 2007 heeft klager tegen zijn besluit van 26 maart 2007 beroep ingesteld bij het tot aanstelling bevoegde gezag. Op 27 april 2007 heeft het tot aanstelling bevoegde gezag klager geantwoord en de redenen voor zijn besluit samengevat. Op 7 mei 2007 diende klager zijn klacht opnieuw in bij het tot aanstelling bevoegde gezag. In antwoord daarop heeft het TABG echter geen verdere stappen ondernomen, aangezien de klacht volgens hem slechts een herhaling was van wat hij in eerdere brieven had geschreven.

25. Het EESC is van mening dat het correct heeft gehandeld ten aanzien van klager, voor zover het elke brief die hij heeft verzonden binnen een redelijke termijn heeft erkend en beantwoord. Alleen de laatste brief van klager kreeg geen antwoord. De reden hiervoor was dat hij de inhoud van zijn eerdere brieven, waarop de voorzitter van het EESC al had gereageerd, herhaalde.

26. Voorts wijst het EESC erop dat de manier waarop het de klacht van klager heeft behandeld, niet in strijd is met de beginselen van goed administratief gedrag. Artikel 2 van het besluit betreffende de beginselen van goed bestuurlijk gedrag van het EESC (Besluit nr. 183/02A en de bijlage daarbij) bepaalt immers dat de beginselen niet van toepassing zijn op de betrekkingen tussen de instelling en haar ambtenaren. Deze worden geregeld door het Statuut.

Beoordeling door de Ombudsman

27. Zoals de Ombudsman in eerdere zaken heeft verklaard, kan de administratie de regels van het Statuut niet zodanig uitleggen dat zij het recht heeft af te wijken van verplichtingen die voortvloeien uit de beginselen van behoorlijk bestuur [2].

28. Artikel 14 van de Europese code van goed administratief gedrag [3] schrijft voor dat elke klacht bij de instelling binnen een termijn van twee weken een ontvangstbevestiging moet ontvangen, tenzij binnen die termijn een inhoudelijk antwoord kan worden verzonden.

29. In dit geval heeft het EESC niet geantwoord op de klacht die klager op 7 mei 2007 had ingediend, aangezien het van mening was dat het reeds op 26 maart en 27 april 2007 had geantwoord op identieke argumenten die klager in zijn eerdere klacht van 25 oktober 2006 had aangevoerd. De Ombudsman vond dit argument niet overtuigend. Het EESC had klager gemakkelijk per brief kunnen meedelen dat het in zijn laatste correspondentie al had gereageerd op de argumenten in zijn nieuwe klacht van 7 mei 2007. Door dit niet te doen, heeft het EESC artikel 14 van de Europese code van goed administratief gedrag niet nageleefd. Een dergelijk verzuim vormt een geval van wanbeheer. Dienovereenkomstig zal de Ombudsman hieronder een kritische opmerking maken.

C. Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt het noodzakelijk de volgende kritische opmerking te maken:

Artikel 14 van de Europese code van goed administratief gedrag schrijft voor dat elke bij een instelling ingediende klacht binnen een termijn van twee weken een ontvangstbevestiging moet ontvangen, tenzij binnen die termijn een inhoudelijk antwoord kan worden verzonden. In dit geval heeft het EESC niet geantwoord op de klacht die klager op 7 mei 2007 had ingediend, aangezien het van mening was dat het reeds op 26 maart en 27 april 2007 had geantwoord op identieke argumenten die klager in zijn eerdere klacht van 25 oktober 2006 had aangevoerd. De Ombudsman acht dit argument niet overtuigend. Het EESC had klager gemakkelijk per brief kunnen meedelen dat het in zijn laatste correspondentie al had gereageerd op de argumenten in zijn nieuwe klacht van 7 mei 2007. Door dit niet te doen, heeft het EESC artikel 14 van de Europese code van goed administratief gedrag niet nageleefd. Een dergelijk verzuim vormt een geval van wanbeheer.

Aangezien het hier vastgestelde geval van wanbeheer betrekking heeft op specifieke gebeurtenissen in het verleden, is het niet passend om te streven naar een minnelijke schikking van de zaak. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De Ombudsman zal klager en het EESC van dit besluit in kennis stellen.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Gedaan te Straatsburg op 30 april 2009

[1] Zie artikel 3, onder b), van bijlage IX bij het Statuut.

[2] Zie het besluit van de Ombudsman in zaak 2899/2006/ELB, paragraaf 3.4:

http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/3228/html.bookmark.

[3] http://www.ombudsman.europa.eu/resources/code.faces