DE TERUGGROND NAAR HET KLACHT

1. De klager is een advocaat die de firma DG ENTREPRISE ("de firma") vertegenwoordigt.

2. Op 11 december 1998 tekende de firma een contract met het Parlement voor bouwwerkzaamheden in het gebouw van het Parlement in Brussel (hierna "het contract" genoemd). Volgens het contract moest de onderneming een gebied bouwen, het "Infocentrum"genoemd, dat uit verschillende elementen bestond. Het contract werd aangevuld met vier bijlagen, waaronder bijlage II, getiteld "Cahier des clauses et conditions particulières".

3. Op 13 december 2000, nadat de werkzaamheden waren voltooid, zond de firma het Parlement een gedetailleerd verslag van de verrichte werkzaamheden, die in totaal 78 960,76 EUR bedroegen. In die rekening werd elke uitgevoerde taak beschreven en werd de prijs van de onderneming voor elk artikel vermeld. Onder deze post was nr. 50168 met betrekking tot de installatie van een brandblusinstallatie [1], voor een bedrag van 3 122,76 EUR.

4. Op 16 januari 2001 heeft de onderneming het Parlement factuurnummer 2001.005 toegezonden voor een bedrag van 78 960,76 EUR (hierna: "oorspronkelijke factuur"), dat dezelfde datum droeg.

5. Het Parlement weigerde betaling met het argument dat de kwaliteit van een deel van het uitgevoerde werk slecht was. Zij wees er ook op dat sommige andere elementen van de oorspronkelijke factuur niet in het contract waren opgenomen. Het Parlement heeft de redenen van het bedrijf voor de uitvoering van de werkzaamheden in verband met dergelijke artikelen niet aanvaard, met uitzondering van één, namelijk het brandbestrijdingssysteem.

6. Bij brief van 23 april 2001 vorderde de onderneming betaling en verzocht zij om rente over de vertraging [2].

7. Het Parlement weigerde nog steeds te betalen, behalve voor het brandsysteem. In dit verband heeft zij klager verzocht een factuur over te leggen die uitsluitend op deze post betrekking had.

8. Het kantoor antwoordde: "[het Parlement] verzocht om een factuur voor een bedrag dat reeds het voorwerp van een factuur was geweest. Het was derhalve niet aan de orde om een dergelijke factuur uit te reiken."[3]

9. Aangezien tussen beide partijen geen overeenstemming kon worden bereikt, werd het geschil voorgelegd aan een bemiddelingspanel bestaande uit twee door de partijen gekozen deskundigen.

10. In de loop van de bemiddelingsprocedure heeft het Parlement meermaals herhaald dat het bereid was te betalen voor de brandinstallatie ten bedrage van 3 122,76 EUR [4], maar dat het dit niet kon doen op basis van de oorspronkelijke factuur, omdat dit betrekking had op alle uitgevoerde werkzaamheden. Als gevolg daarvan was gedeeltelijke betaling onmogelijk volgens de interne regels van het Parlement. Daarom heeft het Parlement de onderneming verzocht i) een creditnota op te stellen voor de andere posten op de oorspronkelijke factuur, waardoor deze worden geannuleerd en alleen het brandbestrijdingssysteem overblijft, of ii) een afzonderlijke factuur op te stellen voor een bedrag van slechts 3 122,76 EUR. De firma heeft echter noch een creditnota noch een factuur over deze kwestie uitgegeven.

11. Op 12 april 2004 hebben de deskundigen van het bemiddelingspanel hun conclusies bekendgemaakt. Zij bevalen enerzijds aan dat de onderneming, met uitzondering van het brandbestrijdingssysteem, haar vorderingen tot terugbetaling van aanvullende goederen die waren uitgevoerd en waarnaar de oorspronkelijke factuur verwees, zou intrekken. Anderzijds hebben zij het Parlement aanbevolen het openstaande bedrag van 3 122,76 EUR met betrekking tot de brandinstallatie te vereffenen. Het panel heeft het Parlement ook aanbevolen vertragingsrente te betalen, met een jaarlijks percentage van 7 % vanaf 23 april 2001, dat wil zeggen de datum van die betaling die aan het Parlement is meegedeeld tot de datum van de daadwerkelijke betaling.

12. In september 2006 heeft klager de bevoegde diensten van het Parlement gebeld. Hij verklaarde dat de onderneming had besloten haar vorderingen met betrekking tot de terugbetaling van aanvullende werkzaamheden die waren uitgevoerd, in te trekken, maar nog steeds betaling van het onbetwiste bedrag van 3 122,76 EUR voor het brandbestrijdingssysteem vorderde.

13. In een nieuwe brief van 7 september 2006 eiste de onderneming betaling van vertragingsrente vanaf 23 april 2001.

14. Het Parlement handhaafde zijn standpunt: hoewel zij niet betwistte dat zij het betrokken bedrag verschuldigd was, voerde zij aan dat zij bij gebreke van een creditnota of een factuur die uitsluitend op dit bedrag betrekking had, niet in staat was de betaling te verrichten. Zij weigerde ook de rente aan de onderneming te betalen op grond van het feit dat haar diensten "de factuur voor het laatst op 17 december 2001 hadden aangevraagd en sindsdien op haar hadden gewacht. Gezien de strikte verantwoordingsregels die zij moesten naleven, waren zij van mening dat indien de betaling niet op de relevante data was verricht, dit niet aan het Parlement kon worden toegerekend."[5]

15. Op 5 december 2006 heeft het Parlement van de onderneming de creditnota ontvangen waarin de litigieuze posten waren verwijderd van het totale bedrag van 78 960,76 EUR en waarin het niet-betwiste bedrag van 3 122,76 EUR afzonderlijk was vermeld als het te betalen verschil.

16. Op 26 januari 2007 betaalde het Parlement 3 122,76 EUR aan de onderneming. Zij heeft geen rente betaald voor de vertraging.

17. Op 29 april 2008 wendde klager zich tot de Ombudsman.

Het onderwerp van het onderzoek

18. In zijn klacht beweerde klager dat het Parlement ten onrechte had geweigerd om de firma DG ENTREPRISE vertragingsrente ten bedrage van 1 235,50 EUR te betalen.

19. Klager verzocht het Parlement rente te betalen aan de onderneming wegens betalingsachterstand.

Het onderzoek

20. Op 23 mei 2008 opende de Ombudsman een onderzoek naar de bovengenoemde bewering en bewering van klager.

21. Op 18 juli 2008 heeft het Parlement advies uitgebracht. De Ombudsman zond deze toe aan klager met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die hij op 30 september 2008 toezond.

22. Na zorgvuldige bestudering van het advies van het Parlement en de opmerkingen van klager heeft de Ombudsman op 25 februari 2009 een voorlopige bevinding van wanbeheer gedaan en, overeenkomstig artikel 3, lid 5, van zijn Statuut, het Parlement een minnelijke schikking voorgesteld.

23. Bij brief van 6 april 2009 heeft het Parlement het voorstel voor een minnelijke schikking aanvaard. Op 17 april 2009 hebben de diensten van de Ombudsman hierover telefonisch contact opgenomen met klager.

De analyse en conclusies van de OMBUDSMAN

A. Vermeende weigering om rente te betalen voor betalingsachterstand en daarmee verband houdende vordering

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

24. Klager beweerde dat het Parlement ten onrechte weigerde de firma DG ENTREPRISE 1 235,50 EUR aan vertragingsrente te betalen. Hij eiste dat het Parlement deze rente aan de onderneming zou betalen.

25. Ter ondersteuning van zijn bewering en vordering verwees klager naar de aanbeveling van het bemiddelingspanel dat het Parlement de onderneming vanaf 23 april 2001 een bedrag van 3 122,76 EUR, vermeerderd met rente, zou betalen.

26. Het argument was gebaseerd op de volgende overwegingen:

27. De onderneming zond op 16 januari 2001 een eerste factuur ter zake. Op 23 april 2001 heeft zij het Parlement in kennis gesteld van haar betalingsverzoek ten bedrage van 3 122,76 EUR voor de brandblusinstallatie. Overeenkomstig de bepalingen van het contract had het Parlement 60 dagen de tijd om de onderneming te betalen [6]. Bij gebreke daarvan moest aan de onderneming vertragingsrente over de te betalen bedragen worden toegekend. Het Parlement heeft pas op 26 januari 2007 betaald. De voor de berekening van de rente in aanmerking te nemen periode is dus verlengd van 23 april 2001 tot en met 26 januari 2007. De aan klager te betalen vertragingsrente bedroeg derhalve 1 235,50 EUR, berekend op basis van een jaarlijks percentage van 7% vanaf 23 april 2001.

28. Het Parlement verklaarde dat zijn bezwaar tegen de vereffening van de oorspronkelijke factuur gebaseerd was op goede trouw en gerechtvaardigd was ", aangezien de door de partijen aangewezen deskundigen tot de conclusie kwamen dat alle vorderingen van de onderneming, met uitzondering van het verzoek om betaling van het bedrag van 3 122,76 EUR, dat door het Parlement niet werd betwist, moesten worden afgewezen."

29. Bovendien heeft het Parlement de klager herhaaldelijk uitgelegd [7] dat zijn boekhoudregels het hem niet toestaan slechts een deel van een factuur te vereffenen indien er geen boekhouddocument, zoals een creditnota of factuur, is dat naar hem verwijst en een gedeeltelijke betaling rechtvaardigt.

30. Het Parlement heeft verschillende verzoeken tot de onderneming gericht om een dergelijke creditnota of factuur uit te reiken, maar noch de onderneming noch de klager hebben gereageerd tot september 2006, toen de klager contact opnam met de diensten van het Parlement. Slechts een maand later gaf de firma een creditnota uit, zoals vereist door het Parlement. Het Parlement zag niet in waarom deze creditnota niet eerder had kunnen worden uitgegeven, bijvoorbeeld in januari 2001.

31. Aangezien het Parlement niet verantwoordelijk kon worden gesteld voor de daaruit voortvloeiende vertraging, kon het verzoek van de onderneming om vertragingsrente derhalve alleen worden afgewezen.

32. In zijn opmerkingen verklaarde klager dat de interne regels van het Parlement, op grond waarvan een gedeeltelijke betaling niet kon worden verricht op basis van een globale factuur, niet van toepassing waren op de onderneming omdat deze niet in het contract waren vermeld. Het Parlement had om een wijziging van het contract moeten vragen, zodat het om een gedeeltelijke factuur kon vragen. Het was niet aan de onderneming om ervoor te zorgen dat de interne regels van het Parlement in het contract werden opgenomen.

33. Bovendien was het bemiddelingspanel niet van mening dat voor de betaling van het onbetwiste bedrag, vermeerderd met vertragingsrente, een afzonderlijke creditnota of een nieuwe, andere factuur dan de oorspronkelijke nodig was.

34. Bovendien bepaalt de relevante bepaling van Belgisch recht die van toepassing is op het contract (artikel 15 van de Cahier general des Charges de l'Etat annexé à l'Arrêté Royal van 26 september 1996) dat de contractant (de onderneming) een ondertekende factuur moet indienen en een gedetailleerd overzicht moet bijvoegen van de werkzaamheden waarvoor hij betaling eist. Het bedrijf voldeed aan deze eisen.

Voorlopige beoordeling van de Ombudsman die tot een minnelijke schikking leidt

35. Volgens de Ombudsman kan een instelling op grond van contractuele voorwaarden betalingen aan haar contractanten verrichten op basis van door hen ingediende facturen die betrekking hebben op geleverde en aanvaarde goederen en diensten.

36. Klager eiste van het Parlement de betaling van 3 122,76 EUR op basis van de factuur van 16 januari 2001, voor een bedrag van 78 960,76 EUR "voor de werken en aanvullingen, zoals bepaald in de gedetailleerde rekening van 13 december 2000."[8] Deze werken en aanvullingen werden echter niet aanvaard door het Parlement omdat zij, met uitzondering van één onderdeel van die werkzaamheden, het brandbestrijdingssysteem, dat 3 122,76 EUR bedroeg, niet voldeden aan de contractuele verplichtingen van klager.

37. Het was dus redelijk om aan te nemen dat het Parlement op basis van de oorspronkelijke factuur geen enkele betaling kon verrichten.  Het kan echter niet worden uitgesloten dat er, bij gebreke van nauwkeurige contractuele bepalingen ter zake, regels van Belgisch recht op het contract van toepassing zijn die tot een andere uitlegging kunnen leiden.  Overeenkomstig het contract kan alleen een bevoegde rechtbank, waaraan de klager en het Parlement elk uit het contract voortvloeiend geschil kunnen voorleggen, met gezag van gewijsde over deze kwestie beslissen [9].

38. Ongeacht of het bedrag van 3 122,76 EUR verschuldigd was op basis van de betrokken factuur naar Belgisch recht, moet worden opgemerkt dat het Parlement zich in 2001, zodra de onderneming die factuur had ingediend, bereid heeft verklaard het bedrag van 3 122,76 EUR te betalen en de onderneming heeft verzocht een factuur of creditnota over dit bedrag in te dienen. Het Parlement legt ook uit dat zijn interne boekhoudregels een factuur of creditnota vereisen om de betaling mogelijk te maken.

39. Hoewel klager terecht heeft verklaard dat in het contract niet naar de interne regels van het Parlement wordt verwezen, waren er ook geen contractuele bepalingen die het Parlement beletten de onderneming te vragen een creditnota of een factuur in te dienen in overeenstemming met die regels. Van de onderneming kan redelijkerwijs worden verwacht dat zij dit doet in een geest van eerlijke contractuele handel of op zijn minst de redenen uiteenzet waarom zij dit niet kon doen.

40. De Ombudsman merkte in dit verband op dat het kantoor in zijn brief van 14 december 2001 aan het Parlement verklaarde dat het niet in staat was een factuur uit te reiken voor werkzaamheden waarvoor reeds een factuur was opgesteld [10].

41. Maar zelfs als het argument dat het onmogelijk was om een "nieuwe" factuur uit te reiken geldig was, moet worden opgemerkt dat het Parlement reeds in 2001 voorstelde dat klager een creditnota kon uitreiken als alternatieve oplossing voor het uitreiken van een nieuwe factuur, wat het bedrijf uiteindelijk deed.

42. Klager diende pas in november 2006 een dergelijke creditnota in, waarin werd verwezen naar het resterende bedrag van 3 122,76 EUR, en verzocht tegelijkertijd om de rente over dat bedrag te berekenen vanaf 2001 [11] tot het moment waarop het Parlement de betaling verrichtte, in 2007. De rente bedroeg 1 235,50 EUR, berekend op basis van een jaarlijks rentepercentage van 7% vanaf 23 april 2001.

43. In het licht van het bovenstaande was de Ombudsman er niet van overtuigd dat het feit dat het bedrag van 3122,76 EUR pas in 2007 aan klager werd betaald, nadat laatstgenoemde de kredietnota had ingediend die in overeenstemming was met de boekhoudregels van het Parlement, het gevolg was van de kwade trouw van het Parlement.

44. Anderzijds wees de Ombudsman erop dat het bemiddelingspanel op 12 maart 2004 en na een analyse van het geschil tussen klager en het Parlement (met inbegrip van het onderwerp van de onderhavige klacht bij de Ombudsman) het Parlement aanbeval onverwijld een bedrag van 3 122,76 EUR, vermeerderd met rente, te betalen overeenkomstig het jaarlijkse percentage van 7% vanaf 23 april 2001.

45. In dit verband verwees de Ombudsman naar zijn onderzoek op eigen initiatief OI/1/2006/TN betreffende de Europese Commissie, dat hij inzette om het gebruik van alternatieve methoden voor geschillenbeslechting (ADR) met betrekking tot door de Commissie gefinancierde contracten te bevorderen. De Ombudsman was voortdurend van mening dat ADR een nuttig middel kan zijn om te proberen een geschil te beslechten alvorens zich tot een rechtbank of, in voorkomend geval, tot een ombudsman te wenden.

46. Bovendien wees de Ombudsman erop dat de overeenkomst tussen het Parlement en de onderneming uitdrukkelijk voorzag in ADR voor elk geschil betreffende de uitvoering ervan [12].

47. De Ombudsman vroeg zich derhalve af waarom het Parlement, indien het onderhavige geschil werd voorgelegd aan het bemiddelingspanel dat het Parlement en klager overeenkomstig het contract samen hadden bijeengeroepen, de aanbeveling van het panel niet naleefde.

48. Bovendien heeft het Parlement in zijn advies over deze klacht niet alleen niet uitgelegd waarom het deze aanbeveling niet in acht heeft genomen, maar heeft het ook verzuimd het belangrijkste argument van klager ter ondersteuning van zijn bewering te behandelen. In dit verband verwees het Parlement bij het citeren van de aanbeveling van het panel alleen naar het eerste deel ervan, dat tot het bedrijf was gericht. Het Parlement heeft in het geheel geen melding gemaakt van de andere delen van dezelfde aanbeveling, die specifiek tot het Parlement waren gericht en betrekking hadden op de te betalen vertragingsrente [13].

49. In het licht van het bovenstaande kwam de Ombudsman tot de voorlopige conclusie dat het Parlement zich schuldig had gemaakt aan wanbeheer door de aanbeveling van het bemiddelingspanel niet na te leven of, subsidiair, uit te leggen waarom het dit niet kon doen.

50. De Ombudsman deed daarom het volgende voorstel voor een minnelijke schikking:

"Gelet op bovenstaande bevindingen van de Ombudsman zou het Parlement, overeenkomstig de aanbeveling van het bemiddelingspanel, de vaste interest voor betalingsachterstand ten bedrage van 1 235,50 EUR, berekend vanaf 23 april 2001, kunnen betalen."

De argumenten die aan de Ombudsman zijn voorgelegd na zijn voorstel voor een minnelijke schikking

51. In zijn antwoord verklaarde het Parlement dat het in een geest van bemiddeling had besloten het voorstel van de Ombudsman te volgen en klager een rente van 1235,50 EUR te betalen.

52. Klager deelde de diensten van de Ombudsman telefonisch mee dat hij tevreden was met de uitkomst van de zaak en bedankte de Ombudsman voor zijn geslaagde interventie.

Conclusies

De Ombudsman concludeert dat een minnelijke schikking is bereikt en dat de beweringen en vorderingen van klager derhalve door het Parlement zijn beslecht.

In het licht van het bovenstaande sluit de Ombudsman de zaak.

Klager en het Parlement zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Gedaan te Straatsburg op 23 april 2009

---

[1] Het brandsysteem had onder andere betrekking op de elektra van het gebouw en de dispatching van brandweerlieden in geval van brand.

[2] De Ombudsman merkt op dat deze brief niet bij de klacht was gevoegd.

[3] Bekijk het Franse origineel

"En effet, vous demandez de refacturer une somme qui a déjà été facturée. Il ne peut donc en être vraag."

[4] In zijn brief van 29 april 2001 verklaarde het Parlement:

"Tot slot delen wij u mee dat de argumenten van DG ENTREPRISE geen enkele betaling rechtvaardigen, met uitzondering van het brandbestrijdingssysteem." Vertaling uit het Franse origineel.

[5] Vertaling uit het Frans origineel.

[6] Zie artikel 3, lid 1, van het contract: "Het Europees Parlement behoudt zich een betalingstermijn van 60 dagen voor."

[7] Het Parlement verwees bijvoorbeeld naar zijn brief van 10 juli 2003 aan klager:

"Eigenlijk moet het Europees Parlement zich houden aan strikte regels van verantwoordingsplicht en kan het in geen geval een bedrag verrekenen zonder vooraf een overeenkomstige factuur te ontvangen." Vertaling uit het Franse origineel.

[8] Vertaling uit de originele Franse versie: "Facturation contre travaux et suppléments suivant décompte du 13 décembre 2000".

[9] Artikel 1 van bijlage II bij het contract ("Cahier des clauses et conditions particulières") bepaalt:

"De contractuele betrekkingen tussen het Europees Parlement en de contractant vallen onder het Belgische recht, waarnaar de partijen verwijzen met betrekking tot kwesties die niet onder deze bepalingen vallen (...)

3. In geval van onenigheid tussen de twee deskundigen wordt het geschil overeenkomstig artikel 181 van het EG-Verdrag voorgelegd aan het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen te Luxemburg (...)"

[10] Zie voetnoot 4.

[11] De aan het Parlement gerichte betalingskennisgeving van de onderneming dateert van 23 april 2001.

[12] In artikel 1 van bijlage II bij het contract is het volgende bepaald:

"Elk geschil tussen beide partijen over de uitvoering van dit contract wordt als volgt beslecht:

1. De betwistende partij legt eerst per aangetekend schrijven aan de andere partij een geschilbrief voor en geeft haar een antwoordtermijn van 15 dagen, tenzij een verlenging van deze termijn in onderling overleg is overeengekomen;

2. Indien er vóór het verstrijken van deze termijn geen overeenstemming tussen de twee partijen wordt bereikt, wordt het geschil voorgelegd aan twee deskundigen, die elk hun eigen deskundige kiezen." (cursivering van mij)

[13] In zijn advies verklaarde het Parlement het volgende:

"Aangetoond is dat het bezwaar van het Parlement tegen de vereffening van de door DG ENTREPRISE opgestelde factuur te goeder trouw werd opgeworpen en bovendien gerechtvaardigd was, aangezien de door de partijen aangewezen deskundigen tot de conclusie kwamen dat alle vorderingen van de onderneming, met uitzondering van het door het Parlement niet betwiste verzoek om betaling van het bedrag van 3 122,76 EUR, moesten worden afgewezen."