DE TERUGGROND NAAR HET KLACHT

1. In mei 2007 nam klager deel aan algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/77/06 en legde hij twee computergebaseerde toelatingstests af. Op 1 juni 2007 heeft EPSO hem meegedeeld dat zijn punten niet hoog genoeg waren om hem in staat te stellen deel te nemen aan de volgende fase van het vergelijkend onderzoek.

2. Op 4 juni 2007 heeft hij EPSO verzocht hem kopieën van de hem gestelde vragen, zijn antwoorden en de juiste antwoorden te verstrekken. Op 27 juni 2007 heeft EPSO klager in kennis gesteld van zijn weigering om zijn verzoek in te willigen en de redenen voor dit besluit toegelicht.

3. Op 10 juli 2007 diende klager bij EPSO een confirmatief verzoek in waarin hij verwees naar zijn rechten uit hoofde van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie ("Verordening 1049/2001")[1] en verzocht om toegang tot bovengenoemde documenten. Op 20 juli 2007 heeft EPSO klager meegedeeld dat hij zijn confirmatief verzoek moest richten tot het secretariaat-generaal van de Europese Commissie ("de SG").

4. Op 21 juli 2007 heeft klager bij de SG een confirmatief verzoek ingediend betreffende de weigering van EPSO om hem toegang tot de gevraagde documenten te verlenen.

5. Nadat klager op 22 september 2007 geen antwoord op zijn confirmatief verzoek had ontvangen, heeft hij bij het Gerecht van eerste aanleg van de Europese Gemeenschappen beroep ingesteld tegen de weigering van EPSO om hem afschriften van de gevraagde documenten te verstrekken. De zaak is nog steeds aanhangig bij dat gerecht [2].

6. Op 17 januari 2008 heeft de SG, na zich voor de vertraging te hebben verontschuldigd, het confirmatief verzoek van klager van 20 juli 2007 afgewezen. Zij merkte met name op dat de brief van de klager van 20 juli 2007 "verloren/misplaatst [3]"was. Pas nadat de Commissie in kennis was gesteld van het relevante beroep van klager voor het Gerecht van eerste aanleg, werd de SG op de hoogte gebracht van het bestaan van de brief. De SG wees het confirmatief verzoek uitdrukkelijk af en lichtte de redenen daarvoor toe.

7. Ondertussen betwistte klager ook het besluit van EPSO om hem uit te sluiten van de volgende fase van het vergelijkend onderzoek. Na de weigering van EPSO om zijn besluit te herzien, heeft klager op 6 december 2007 een verzoek ingediend bij het Gerecht voor ambtenarenzaken [4]. De aanvraag is nog in behandeling.

8. Op 14 april 2008 wendde klager zich tot de Europese Ombudsman.

Het onderwerp van het onderzoek

9. Op 5 juni 2008 opende de Ombudsman een onderzoek naar de volgende bewering van klager:

De verklaring van de SG dat zijn brief van 20 juli 2007 verloren/verloren was gegaan, was onaanvaardbaar en toonde een schending aan van de verplichtingen van de Commissie om adequate dossiers bij te houden en de ontvangst van binnenkomende post te bevestigen.

Het onderzoek

10. Op 5 juni 2008 heeft de Ombudsman de Commissie verzocht een advies uit te brengen over de bewering van klager, hetgeen zij op 3 oktober 2009 heeft gedaan. De Ombudsman verzocht klager vervolgens opmerkingen in te dienen, hetgeen hij op 28 november 2008 deed.

De analyse en conclusies van de OMBUDSMAN

Opmerkingen vooraf

11. De Ombudsman merkt in de eerste plaats op dat de onderhavige zaak betrekking heeft op het vermeende verzuim van de Commissie om een adequate administratie bij te houden en de ontvangst van binnenkomende post te bevestigen, en wijst erop dat dit verzuim heeft geleid tot het verlies van de brief van klager. Het feit dat deze brief een confirmatief verzoek was betreffende de weigering van EPSO om toegang tot de gevraagde documenten te verlenen, is in casu niet doorslaggevend. Hoewel de Ombudsman twijfels heeft over de bevoegdheid van de SG om confirmatieve verzoeken te onderzoeken tegen de weigering van EPSO om toegang te verlenen tot een document op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 [5], is hij van mening dat deze kwestie uiteindelijk in een later stadium grondiger zou kunnen worden onderzocht. Dienovereenkomstig zal zijn huidige onderzoek alleen een beoordeling van de bewering van klager omvatten.

A. Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

12. Klager uitte zijn ontevredenheid over het feit dat de Commissie zijn brief had verloren en antwoordde hem pas nadat hij een verzoekschrift bij het Gerecht van eerste aanleg had ingediend.

13. In haar advies heeft de Commissie de ontvankelijkheid van de klacht in twijfel getrokken. Volgens de Commissie is tegen het uitblijven van een antwoord op het verzoek van klager beroep in rechte ingesteld bij het Gerecht van eerste aanleg. Zaak T-374/07 betreft een beroep tot nietigverklaring van het besluit van de Commissie om zijn confirmatief verzoek af te wijzen.

14. Hoewel de Commissie voorstelde de zaak niet-ontvankelijk te verklaren, gaf zij niettemin een oordeel over de gegrondheid van de beweringen van klager. Meer in het bijzonder betreurde de Commissie het dat het document in kwestie verloren was gegaan en legde zij uit dat dit te wijten was aan een administratieve fout. Zij wees erop dat de SG meer dan tweehonderd confirmatieve verzoeken per jaar ontving en dat tot dan toe geen soortgelijk incident was gemeld. De Commissie concludeerde dat haar systeem voor het bijhouden van gegevens en het bevestigen van de ontvangst van inkomende post betrouwbaar en adequaat was.

15. In zijn opmerkingen herhaalde klager dat het feit dat de Commissie een per aangetekende brief verzonden brief had verloren, onaanvaardbaar was.

B. Beoordeling door de Ombudsman

a) Betreffende de ontvankelijkheid

16. Overeenkomstig artikel 195, lid 1, eerste alinea, van het EG-Verdrag is de Ombudsman niet bevoegd een zaak te onderzoeken waarin de relevante feiten het voorwerp uitmaken of hebben uitgemaakt van een "gerechtelijke procedure". Voorts is in artikel 1, lid 3, van het Statuut van de Ombudsman bepaald dat "[d]e Ombudsman [...] niet [kan] interveniëren in zaken voor rechtbanken of de gegrondheid van een uitspraak van een rechtbank in twijfel [kan] trekken."Er zij echter op gewezen dat deze uitsluiting alleen van toepassing is indien de partijen en het voorwerp van het geschil identiek zijn.

17. In casu heeft het bij het Gerecht van eerste aanleg ingestelde beroep betrekking op de weigering van EPSO om klager de gevraagde documenten te verstrekken. Het voorwerp van de bij de Ombudsman ingediende klacht betreft daarentegen het vermeende verzuim van de Commissie om een administratie van binnenkomende post bij te houden en de ontvangst van de brief van klager te bevestigen. Het staat dus buiten kijf dat het voorwerp van de twee procedures verschillend is. Het enkele feit dat de brief van klager aan de Commissie is gezonden voor dezelfde doeleinden als het beroep dat bij het Gerecht is ingesteld, namelijk het verkrijgen van kopieën van de gevraagde documenten, kan niets afdoen aan de bovenstaande overweging en leiden tot de conclusie dat de onderhavige klacht buiten het mandaat van de Ombudsman valt. Bijgevolg zijn er geen redenen om het voorlopige bezwaar van de Commissie te aanvaarden.

b) Ten gronde

18. De Ombudsman herhaalt dat de beginselen van behoorlijk bestuur, zoals weergegeven in de code van goed administratief gedrag van de Commissie [6], vereisen dat elke schriftelijke mededeling binnen een termijn van twee weken een ontvangstbevestiging en binnen een redelijke termijn een inhoudelijk antwoord ontvangt.

19. In casu heeft de Commissie nagelaten de ontvangst van de brief van klager van 21 juli 2007 te bevestigen en hem binnen een redelijke termijn een inhoudelijk antwoord te geven. De Ombudsman benadrukt dat de Commissie altijd bijzondere aandacht moet besteden aan de verwerking van binnenkomende post. Dat gezegd hebbende, kan de Ombudsman niet voorbijgaan aan het feit dat de Commissie, nadat deze omissie onder haar aandacht was gebracht, uitdrukkelijk erkende en zich verontschuldigde voor het verlies van de brief van klager. Voorts heeft zij klager een gedetailleerd antwoord over de gegrondheid van zijn beweringen verstrekt. In het licht van de bovenstaande overwegingen en gezien het feit dat de Ombudsman de geruststelling van de Commissie heeft ontvangen dat tot dan toe geen soortgelijke incidentie was gemeld, is geen verder onderzoek naar de onderhavige klacht gerechtvaardigd.

C. Conclusies

Om de in punt 19 genoemde redenen is verder onderzoek naar deze grief niet gerechtvaardigd. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Gedaan te Straatsburg op 26 maart 2009

[1] PB L 145, blz. 43.

[2] Zaak T-374/07, Pachtitis tegen Commissie van de Europese Gemeenschappen en EPSO.

[3] "se soit égarée", volgens de term die in de oorspronkelijke brief wordt gebruikt.

[4] Zaak F-35/2008, Pachtitis tegen Commissie van de Europese Gemeenschappen.

[5] Zie voor een meer gedetailleerde beoordeling het besluit van de Ombudsman inzake klacht 1150/2008/(ID)(BU)CK.

[6] http://ec.europa.eu/civil_society/code/_docs/code_en.pdf