DE TERUGGROND NAAR HET KLACHT

1. Klager heeft deelgenomen aan een aanwervingsprocedure bij het Europees Spoorwegbureau (hierna "het Spoorwegbureau" genoemd). Aangezien de klager niet werd aanvaard, diende hij verschillende verzoeken om informatie in bij het ERA. Op 15 februari 2007 heeft zij het ERA verzocht om een gedetailleerde uitsplitsing van haar punten per essentieel selectiecriterium: "(...) wat was de score die ik behaalde (per elke criteri[op] gedeeltelijk)?". Op 19 februari 2007 deelde het ERA klager mee dat haar verzoek was doorgestuurd naar de betrokken verantwoordelijke personen.

4. Op 28 februari 2007 heeft het ERA klager diverse informatie verstrekt, waaronder onder meer haar definitieve totaalscore. Op dezelfde dag stuurde ze een e-mail naar het ERA met de vraag: "Welke score had ik voor elk criterium gedeeltelijk behaald?"Op 2 maart 2007 deelde het Bureau haar mee dat: "het selectiepanel geeft een samenvatting van het totaal aantal punten voor alle individuele criteria die door elke beoordelaar zijn opgegeven en classificeert de kandidaten op basis van de samenvatting van de punten. Daarom kunnen we u de totale punten geven die door elke beoordelaar zijn gegeven: [ ... ]" (nadruk toegevoegd).

7. Op dezelfde dag (2 maart 2007) heeft klager het ERA schriftelijk verzocht "het selectiecomité nogmaals vriendelijk te verzoeken mij de score mee te delen die ik voor elk criterium [op] een deel heb behaald". Zij herhaalde dit verzoek in een e-mail van 7 maart 2007.

9. Op 19 maart 2007 heeft het ERA geantwoord en de berekening van de scores van de kandidaten toegelicht. De EOR heeft klager in wezen duidelijk gemaakt dat zij niet specifiek beschikte over een "score per criterium" als zodanig van het evaluatiecomité. Zij heeft haar echter een tabel verstrekt met de scores per criterium die door elk individueel lid van de beoordelingscommissie zijn toegekend.

Klager wendde zich op 3 april 2007 tot de EO.

Het onderwerp van het onderzoek

10. De Ombudsman opende zijn huidige onderzoek naar de volgende bewering:

De manier waarop het ERA reageerde op de verzoeken van klager om informatie over haar scores per essentieel selectiecriterium was ontoereikend, aangezien klager talrijke verzoeken om deze informatie had ingediend voordat deze aan haar werd verstrekt.

Het onderzoek

11. De klacht is doorgestuurd naar de uitvoerend directeur van het Europees Spoorwegbureau en het ERA heeft op 25 september 2007 advies uitgebracht. Het advies werd doorgestuurd naar klager met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die zij op 7 november 2007 heeft verzonden.

De analyse en conclusies van de OMBUDSMAN

A. Bewering dat de wijze waarop het ERA heeft gereageerd op de verzoeken van klager om informatie over haar scores per essentieel selectiecriterium ontoereikend was, aangezien klager talrijke verzoeken om deze informatie heeft ingediend voordat deze aan haar werd verstrekt

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

13. In haar klacht bij de Ombudsman benadrukte klager dat zij sinds haar eerste e-mail aan het ERA op 15 februari 2007 herhaaldelijk haar punten per essentieel beoordelingscriterium had gevraagd en dat zij derhalve het argument van het ERA in haar brief van 19 maart 2007 niet kon aanvaarden, voor zover zij had begrepen dat zij de door haar gevraagde informatie had verstrekt, dat de reden waarom het ERA haar bovengenoemde informatie niet had verstrekt, was dat zij er niet om had verzocht.

14. In zijn advies van 25 september 2007 verwierp het ERA de bewering van klager door erop te wijzen dat het, zoals het in de loop van de voorgaande correspondentie aan klager had geantwoord, "wegens de wijze waarop de evaluatie werd uitgevoerd, bij selecties voor de aanwerving van personeel niet mogelijk was om scores te behalen op basis van individuele criteria, maar alleen per beoordelaar en dat derhalve niet kon worden voldaan aan het ingediende verzoek". Voorts merkte het op dat "het Agentschap desgevraagd aan afgewezen kandidaten na afloop van de aanwervingsprocedures de redenen voor hun niet-opneming op de reservelijsten bekendmaakt." Het concludeerde dat, om de bovengenoemde redenen, de wijze waarop het ERA op de verzoeken van klager had gereageerd " in overeenstemming was met de bepalingen van de code van goed administratief gedrag voor het personeel van het ERA en binnen de relevante termijnen ".

15. In haar opmerkingen leek klager in wezen het argument van het ERA te betwisten dat "wegens de wijze waarop de evaluatie werd uitgevoerd, bij selecties voor de aanwerving van personeel geen scores per individueel criterium konden worden behaald, maar alleen door de beoordelaar, zodat niet kon worden voldaan aan het ingediende verzoek", en b) de hierboven aangehaalde verwijzing van het ERA naar zijn beleid, volgens hetwelk kandidaten op hun verzoek pas na afloop van de selectieprocedure in kennis werden gesteld van de redenen om niet op de reservelijsten te worden geplaatst.

Beoordeling door de Ombudsman

16. Ter inleiding merkt de Ombudsman het volgende op.

In de eerste plaats moet erop worden gewezen dat de onderhavige zaak betrekking heeft op een verzoek om informatie en niet op een verzoek om documenten op grond van de toepasselijke regels inzake toegang tot documenten. De beoordeling van de Ombudsman is derhalve niet op die regels gebaseerd.

Ten tweede lijkt klager in haar opmerkingen bepaalde aanvullende grieven te hebben geuit (zie punt 15 hierboven). Voor zover deze als nieuwe aantijgingen waren bedoeld, is de Ombudsman van mening dat het noch noodzakelijk noch passend is om die aspecten, die kennelijk niet zijn voorafgegaan door voorafgaande administratieve benaderingen [1], in dit besluit op te nemen voor beoordeling.

17. Met betrekking tot de bewering die in deze zaak ter ondervraging is aangevoerd, merkt de Ombudsman op dat het gaat om een verzoek om informatie dat kennelijk niet bestaat. De verzoeken van klager om haar score per criterium konden alleen worden opgevat als een verwijzing naar een score per criterium die door het evaluatiecomité gezamenlijk werd toegekend. Het evaluatiecomité lijkt echter geen collectieve beslissing te hebben genomen over verzoeksters score per essentieel criterium. In plaats daarvan stelde zij de algemene score van klager vast door simpelweg het totaal van de door elk lid van het comité gegeven punten op te tellen. De Ombudsman merkt echter op dat klager tevreden lijkt te zijn met de informatie die haar in de laatste brief van het Bureau van 19 maart 2007 is verstrekt. In het licht hiervan beperkt het onderzoek van de Ombudsman zich tot de vraag of het ERA de informatieverzoeken van klager adequaat heeft behandeld.

18. Overeenkomstig artikel 22, lid 1, van de Europese code van goed bestuur [2],

"[D]e ambtenaar verstrekt, wanneer hij verantwoordelijk is voor de betrokken aangelegenheid, aan de leden van het publiek de informatie waarom zij verzoeken. (...) De ambtenaar draagt er zorg voor dat de verstrekte informatie duidelijk en begrijpelijk is."

19. De EOR-code van goed administratief gedrag [3] bevat weliswaar geen specifieke bepaling over de behandeling van informatieverzoeken, maar luidt als volgt:

"13. Hoffelijkheid

(...) Bij het beantwoorden van correspondentie, telefoongesprekken en e-mails tracht de gemachtigde zoveel mogelijk behulpzaam te zijn en de gestelde vragen te beantwoorden.

(...)".

20. In de onderhavige zaak heeft het ERA klager verschillende antwoorden gestuurd en haar uiteindelijk informatie verstrekt die vollediger en specifieker was dan de informatie waarom zij aanvankelijk had verzocht. De antwoorden van de EOR kwamen bovendien op het juiste moment. Het feit dat het ERA aanvankelijk niet heeft verduidelijkt dat de door klager gevraagde specifieke informatie niet bestond, lijkt eerder te wijten te zijn aan een misverstand dan aan een ongepaste behandeling van de correspondentie van klager (die, zoals bekend, ook tal van andere kwesties aan de orde stelde).

21. In het licht van het voorgaande is de Ombudsman van oordeel dat er geen sprake was van wanbeheer door de EOR.

B. Conclusies

Op basis van het onderzoek naar deze klacht concludeert de Ombudsman dat er geen sprake was van wanbeheer door de EOR.

De klager en de uitvoerend directeur van het ERA zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Gedaan te Straatsburg op 16 december 2008

[1] Artikel 2, lid 4, van het Statuut van de Ombudsman bepaalt dat klachten moeten worden voorafgegaan door passende voorafgaande administratieve stappen.

[2] "De Europese code van goed administratief gedrag", aangenomen door het Europees Parlement op 6 september 2001, beschikbaar op de website van de Europese Ombudsman: http://ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm

[3] "Code of Good Administrative Behaviour" van het Europees Spoorwegbureau, beschikbaar op de website van het Europees Spoorwegbureau: http://www.era.europa.eu/public/about/Pages/Codeoof goodadministrativebehaviour.aspx