DE TERUGGROND NAAR HET KLACHT

1.         De onderhavige klacht betreft een terugvorderingsbevel van de Europese Commissie met betrekking tot een project X. De klacht is ingediend namens een onderneming die werkzaam is op het gebied van de sociale wetenschappen en die een partner was in een consortium dat is opgericht om bovengenoemd project uit te voeren. Het doel van het project was om langetermijnoplossingen voor te stellen waarmee gezinnen met een laag inkomen toegang kunnen krijgen tot adequate huisvesting.

2.         De uitvoering van het project in kwestie zou worden gefinancierd door de Europese Commissie en er zouden zes demonstratiehuizen worden gebouwd in drie verschillende EU-lidstaten. De werkzaamheden aan het project moesten worden uitgevoerd door middel van negen zogenaamde 'werkpakketten' ('WP'). Klager zou aan drie daarvan deelnemen. Haar verantwoordelijkheden waren:

a) een analyse uitvoeren van de behoeften van personen met een laag inkomen alvorens de huizen te ontwerpen (WP1);

b) het ontwikkelen en uitvoeren van enquêtes naar de bewoners van de gebouwen (WP7); en

c) het project en het nut van de resultaten ervan te beoordelen (WP8).

De onderhavige klacht heeft alleen betrekking op het werk van klager in het kader van WP1 en WP7.

3.         Het project in kwestie werd geregeld door een contract, dat werd ondertekend door het directoraat-generaal Energie en Vervoer van de Commissie en de partners van het consortium. Bijlage I (deel A) bij het contract bestond uit financiële formulieren; Bijlage I (deel B) bevatte een beschrijving van de door de partners uit te voeren werkzaamheden ("Beschrijving van de werkzaamheden"). Bijlage II bevatte de algemene voorwaarden voor de uitvoering van het project ("de algemene voorwaarden").

4.         Door administratieve problemen die zich tijdens de uitvoering van het project voordeden, werd duidelijk dat de demonstratiehuizen niet konden worden gebouwd. Doordat de huizen niet werden gebouwd, moest het contract worden beëindigd en moest de Commissie beoordelen hoeveel communautaire steun de partners van het consortium zouden moeten terugbetalen. De Commissie concludeerde dat zij van alle partners een bepaald bedrag zou terugvorderen dat eerder door de Commissie aan hen was overgemaakt. Wat klager betreft, heeft de Commissie besloten een bedrag van 36 250,54 EUR terug te vorderen.

5.         Klager was het sterk oneens met het besluit van de Commissie. Om de situatie te verduidelijken, heeft zij eerst haar grieven gericht aan de projectcoördinator. De coördinator antwoordt de klager en deelt hem mee dat hij de situatie begrijpt. Hij voerde aan dat de voor het project verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie ("de technisch functionaris") twee keuzes had: i) hetzij om een zeer gedetailleerde analyse uit te voeren van de projectwerkzaamheden die door elk van de partners van het consortium zijn voltooid, hetzij ii) om tot een compromisoplossing te komen. Het uitvoeren van een gedetailleerde analyse van het voltooide werk zou een ingewikkelder en tijdrovender optie zijn geweest. Dit zou ook het risico met zich mee hebben gebracht dat de financiële bijdrage van de Commissie verder zou zijn verlaagd. De compromisoplossing daarentegen was een snelle oplossing waarbij de werkpakketten uit het werkplan op het eerste gezicht zouden worden genomen. Volgens de coördinator koos de Commissie voor de compromisoplossing. In dit verband verklaarde hij ook dat de partners van het consortium drie opties hadden: i) "alle partners weigeren het besluit van de EG [Europese Commissie] en eisen een gedetailleerde analyse met de bovengenoemde risico's "; ii) "alle partners aanvaarden het compromis van de EG"; of iii) "elke partner kan de EG op zijn eigen [sic] bereiken en met [de ambtenaar van de Commissie] van gedachten wisselen".

6.         Klager wendde zich vervolgens tot de technisch ambtenaar van de Commissie en protesteerde krachtig tegen de conclusie van de Commissie. Zij voerde aan dat zij meer werkzaamheden in het kader van WP1 had verricht en voltooid en gaf een gedetailleerd overzicht van de wijze waarop de werkzaamheden tussen de partners waren verschoven. Klager drong erop aan dat hij altijd de relevante bewijsstukken voor zijn werkzaamheden had verstrekt en verzocht in wezen om een gedetailleerde analyse van de werkzaamheden en de rechten van de individuele partners. Klager herhaalde dat hij het niet eens was met het besluit van de Commissie in twee brieven aan de Commissie van 20 mei 2005 en 5 september 2005 [1].

7.         Op 13 april 2006 diende klager bij de Commissie een formele klacht in wegens schending van de Europese code van goed administratief gedrag. Klager beweerde dat hij nog geen antwoord had ontvangen op bovengenoemde brief van 5 september 2005. Volgens de klager vormde dit een duidelijke schending van artikel 14 van het bovengenoemde wetboek [2]. Zij heeft er onder meer uitdrukkelijk op gewezen dat zij om informatie over mogelijke beroepsmogelijkheden had verzocht.

8.        Op 26 mei 2006 diende klager de onderhavige klacht in bij de Ombudsman.

9.        Op 29 mei 2006 heeft de Commissie geantwoord op de brief van klager van 5 september 2005. Het antwoord van de Commissie, waarin het definitieve standpunt van de instelling ter zake werd uiteengezet, luidde als volgt:

"Naar aanleiding van uw brief van 5 september 2005 heeft de Commissie op 28 november 2005 en 6 februari 2006, zoals bepaald in de contractbepalingen, geantwoord aan de coördinator van het contract. In hun antwoorden bevestigden de diensten van de Commissie de besluiten die zijn genomen over de evaluatie van het eindverslag, aangezien er geen nieuwe elementen waren om de voorwaarden van de evaluatie te heroverwegen. Op basis daarvan is de Commissie overgegaan tot terugvordering van onverschuldigde voorschotten.

Artikel 5, lid 2, van de overeenkomst bepaalt: het Gerecht van eerste aanleg van de Europese Gemeenschappen en, in geval van hogere voorziening, het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen zijn bij uitsluiting bevoegd uitspraak te doen in geschillen tussen de Gemeenschap, enerzijds, en de contractanten, anderzijds, over de geldigheid, de toepassing of de uitlegging van dit contract.

[...] De redenen voor de afwijzing van delen van de door [klager] gedeclareerde kosten zijn gebaseerd op de mogelijkheid en het definitieve karakter van de gedeclareerde werkzaamheden en de daarmee samenhangende uitgaven, en niet op het feit zelf van de uitgaven. Het is voor de Commissie duidelijk dat [klager] uitgaven voor personeelskosten [ sic] heeft gedaan, hoewel het duidelijk was dat het project niet volgens plan zou worden uitgevoerd.

Het contract is eerder een subsidie dan een dienstverrichting. Het is bewezen dat [klager] zich terdege bewust was van het ontbreken van de noodzakelijke vergunning om de gebouwen op te richten, aangezien deze problemen goed tot uiting komen in de notulen van de verschillende coördinatievergaderingen van het consortium. Terwijl de andere partners hun werkzaamheden staken, besloot [klager] schijnbaar te blijven werken aan acties die geen nut hadden, aangezien de gebouwen niet zouden worden gebouwd. De Commissie is niet aansprakelijk voor de tijd die [klager] beweert te hebben besteed aan taken die geen enkel doel hadden. Met toepassing van het bonafidebeginsel aanvaardde de Commissie alle gedeclareerde kosten die waren gemaakt voordat enig bewijs van stopzetting van het project werd geleverd, maar kan zij geen enkele claim aanvaarden voor achteraf gemaakte kosten."

10.      Volgens de beknopte samenvatting van de in aanmerking komende kosten voor de periode van 1 januari 2000 tot en met 15 december 2003 bedroegen de totale door klager voor zijn werkzaamheden aan het project gedeclareerde kosten 93 984,59 EUR. Dit bedrag omvatte personeelskosten, reis- en verblijfkosten, indirecte kosten en aanpassingen.

11.      Vóór het bevel tot terugvordering had de Commissie klager 80 950,54 EUR betaald. De klager was van mening dat de Commissie ten onrechte 36 250,74 EUR [3] van hem had teruggevorderd. Voorts was zij van mening dat de Commissie haar een aanvullend bedrag van 8 733,44 EUR verschuldigd was voor de werkzaamheden die zij voor het project had voltooid. De klager berekende zijn totale vordering na het bevel tot terugvordering op 44 984,18 EUR. Dit bedrag omvatte reis- en verblijfkosten en indirecte kosten.

12.      Wat de werkzaamheden in het kader van WP1 betreft, heeft de Commissie ermee ingestemd klager 35 500 EUR te betalen, het maximumbedrag dat voor haar werkzaamheden in het kader van WP1 was voorzien. Klager voerde echter aan dat hij, aangezien hij meer werkzaamheden in het kader van WP1 had voltooid, recht had op een hoger bedrag. Volgens haar moest de Commissie in totaal 45 300 EUR betalen voor haar werkzaamheden in het kader van WP1.

13.      Wat WP7 betreft, heeft de Commissie ermee ingestemd 20 % (9 200 EUR) van het maximumbedrag voor de werkzaamheden van klager in het kader van WP7 (46 000 EUR) te betalen. De klager voerde echter aan dat hij bijna 50 % van de werkzaamheden in het kader van WP7 had voltooid en voerde daarom aan dat hij 21 150 EUR van de Commissie had moeten ontvangen voor zijn werkzaamheden in het kader van dit werkprogramma.

Het onderwerp van het onderzoek

14.      In haar klacht bij de Ombudsman stelde de Ombudsman de volgende beweringen en beweringen vast.

15.      Klager beweerde dat de Commissie ten onrechte had besloten de aan klager betaalde middelen terug te vorderen. In dit verband betoogde zij:

a) dat in het besluit van de Commissie geen rekening werd gehouden met het feit dat de desbetreffende kosten waren gemaakt voordat duidelijk was dat de demonstratiehuizen niet zouden worden gebouwd;

b) dat de Commissie haar terugvorderingsbeschikking ten onrechte niet heeft gebaseerd op werkelijke kosten in plaats van op geraamde kosten, hoewel de toepasselijke communautaire verordening vereist dat de aanvaarde kosten werkelijke kosten zijn;

c) dat de Commissie ten onrechte had geconcludeerd dat de overdracht van werk tussen de "werkpakketten" van het project niet (uitdrukkelijk of impliciet) door de Commissie was goedgekeurd.

16.      Klager voerde verder aan dat de Commissie haar aanvankelijk geen informatie had verstrekt over mogelijke rechtsmiddelen (artikel 19 van de Europese code van goed administratief gedrag).

17.      Klager verzocht de Commissie haar terugvorderingsbesluit in te trekken en het volledig te betalen voor de werkelijk gewerkte uren van de persoon die het wetenschappelijke werk rechtstreeks heeft verricht en de bij de Commissie ingediende prestaties heeft overgelegd.

18.      Klager voerde ook aan dat de Commissie haar brief van 5 september 2005 niet had beantwoord en daarmee artikel 14 van de Europese code van goed administratief gedrag had geschonden. Aangezien klager de Ombudsman op 6 juni 2006 meedeelde dat de Commissie inmiddels op bovengenoemde brief had geantwoord, was de Ombudsman overeenkomstig artikel 195 van het EG-Verdrag van mening dat het niet langer nodig was deze bewering voor onderzoek in aanmerking te nemen.

Het onderzoek

19.      Bij brief van 8 augustus 2006 heeft de Ombudsman een onderzoek geopend naar de in de punten 15 tot en met 17 hierboven uiteengezette beweringen en beweringen van klager. Derhalve heeft hij de Commissie verzocht hierover een advies uit te brengen, hetgeen zij op 6 maart 2007 heeft gedaan. Het advies werd aan klager toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die hij op 19 april 2007 heeft ingediend.

20.      Na onderzoek van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager achtte de Ombudsman het noodzakelijk nader onderzoek te verrichten door de Commissie om bepaalde verduidelijkingen te verzoeken. Het verdere advies van de Commissie over de door de Ombudsman gestelde vragen werd doorgestuurd naar klager voor opmerkingen, die deze laatste op 9 juni 2008 toezond.

De analyse en conclusies van de OMBUDSMAN

Opmerkingen vooraf

Wat betreft de reikwijdte van de toetsing door de Ombudsman

21.      Overeenkomstig artikel 195 van het EG-Verdrag is de Europese Ombudsman bevoegd klachten te ontvangen "over gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instelling of organen. " De Ombudsman is van mening dat wanbeheer zich voordoet wanneer een overheidsinstantie niet handelt overeenkomstig een voor haar bindende regel of beginsel. Er kan dus ook sprake zijn van wanbeheer wanneer het gaat om de nakoming van verplichtingen die voortvloeien uit door de instellingen of organen van de Gemeenschappen gesloten overeenkomsten.

22.      De Ombudsman is echter van mening dat de reikwijdte van de toetsing die hij in dergelijke gevallen kan uitvoeren, noodzakelijkerwijs beperkt is. De Ombudsman is met name van mening dat hij niet moet proberen vast te stellen of er sprake is van contractbreuk door een van de partijen, indien de zaak in geschil is. Deze vraag zou alleen effectief kunnen worden behandeld door een bevoegde rechter, die de mogelijkheid zou hebben om de argumenten van de partijen met betrekking tot het relevante nationale recht te horen en om tegenstrijdig bewijsmateriaal over betwiste feitelijke kwesties te beoordelen.

23.      De Ombudsman is derhalve van mening dat het in zaken betreffende contractuele geschillen gerechtvaardigd is om zijn onderzoek te beperken tot het onderzoek of de communautaire instelling of het communautaire orgaan hem een coherente en redelijke uiteenzetting van de rechtsgrondslag voor zijn optreden heeft verstrekt en waarom hij van mening is dat zijn standpunt over de contractuele positie gerechtvaardigd is. Als dat het geval is, zal de Ombudsman concluderen dat zijn onderzoek geen geval van wanbeheer aan het licht heeft gebracht. Deze conclusie doet geen afbreuk aan het recht van de partijen om hun contractuele geschil te laten onderzoeken en op gezaghebbende wijze te laten beslechten door een bevoegde rechtbank.

Met betrekking tot de klachten die zouden zijn ingediend door andere leden van het consortium

24.      In haar verdere advies merkte de Commissie op dat geen van de andere leden van het consortium problemen had gehad met de terugvorderingsopdracht van de Commissie of de bewering van klager steunde. In zijn verdere opmerkingen wees klager erop dat deze verklaring een opzettelijke poging van de Commissie was om de Ombudsman te misleiden, aangezien de Commissie in feite ook klachten had ontvangen van vier andere partners van het consortium. Hoewel deze contractanten een klacht hadden ingediend bij de Commissie, besloot uiteindelijk alleen klager het besluit van de Commissie aan te vechten bij de Ombudsman.

25.      De Ombudsman merkt op dat bovengenoemde kwestie niet onmiddellijk relevant is voor het onderzoek van deze klacht. Het is ook niet duidelijk of klager nog een bewering over deze kwestie wilde doen. De Ombudsman is hoe dan ook van mening dat hij de relatie tussen de Commissie en andere leden van het consortium niet hoeft te onderzoeken, aangezien deze relatie duidelijk buiten het bestek van dit onderzoek valt. De Ombudsman is derhalve van mening dat de door klager aan de orde gestelde kwestie in dit onderzoek niet hoeft te worden onderzocht. Niettemin zou elke poging van een communautaire instelling of orgaan om de Ombudsman te misleiden duidelijk een ernstig geval van wanbeheer vormen. De Ombudsman zal de Commissie derhalve verzoeken hem nadere informatie over deze kwestie te verstrekken, zodat hij kan beslissen of verdere maatregelen nodig zijn.

Wat de aanpak van de Ombudsman betreft

26.      De Ombudsman merkt op dat de eerste bewering van klager bestaat uit drie reeksen argumenten. De eerste twee, die in punt 15, onder a) en b), worden gepresenteerd, lijken betrekking te hebben op het werk van klager in het kader van WP7. De laatste, samengevat in punt 15, onder c), heeft betrekking op de grotere werklast die de klager in het kader van WP1 heeft opgeëist. De Ombudsman is daarom van mening dat hij deze bewering moet onderzoeken door eerst in te gaan op de argumenten van klager en de Commissie met betrekking tot WP1 en vervolgens op de argumenten met betrekking tot WP7.

A. Betreffende WP1 en de overdracht van werk tussen werkpakketten (punt 15, onder c) hierboven)

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

27.      In zijn klacht bij de Ombudsman merkte klager op dat werkgerelateerde verschuivingen tussen begrotingsonderdelen en werkpakketten waren toegestaan op grond van artikel 22, lid 5, van de algemene voorwaarden. Zij voerde aan dat zij het grootste deel van de werkzaamheden in het kader van WP1 had uitgevoerd en dat dit naar behoren tot uiting kwam in de notulen van de startvergadering van het consortium van 14 januari 2000, alsook in de financiële documentatie, in de door de klager geproduceerde resultaten en in het plan voor de technologische uitvoering.

28.      Op 20 mei 2005 heeft de Commissie de partners van het consortium een e-mail gestuurd. In deze e-mail legde zij uit dat geen afwijkingen van WP1 konden worden aanvaard tenzij een voorafgaand verzoek was ingediend bij en aanvaard door de Commissie. De Commissie benadrukte dat zij nooit een dergelijk verzoek heeft ontvangen. In dit verband wees zij op de wijziging van het contract, waarin het consortium geen wijzigingen van WP1 heeft voorgesteld.

29.      In zijn antwoord op de bovengenoemde e-mail voerde de klager aan dat de overdracht van de werkzaamheden tussen de werkpakketten werd uitgevoerd in overeenstemming met de relevante regels. Aangezien de werkafwijking in het kader van WP1 gering was (ongeveer 12 %), was er geen brief van de projectcoördinator nodig om de overdracht of wijziging van het contract te rechtvaardigen. Deze procedure was alleen van toepassing op afwijkingen van meer dan 20 %. Klager was van mening dat, aangezien voor dergelijke kleine afwijkingen geen toestemming van de Commissie vereist was, de Commissie eenvoudigweg het werkelijke werk van elke partner had moeten analyseren. Volgens klager heeft de Commissie dit nagelaten. Als gevolg hiervan werden sommige partners niet betaald voor het werk dat ze voltooiden, terwijl andere partners werden betaald voor werk dat ze nooit hebben uitgevoerd.

30.      De klager voerde verder aan dat uit de inleidende opmerkingen over de vier te leveren producten in het kader van WP1, die op 11 juni 2001 bij de Commissie werden ingediend, duidelijk bleek dat hij alle vier had geproduceerd.

31.      De Commissie was van mening dat:

"het [was] in dit stadium niet mogelijk om meer kosten te aanvaarden dan die welke in het contract zijn overeengekomen en relevant zijn voor WP1 & 2 aangezien tijdens de looptijd van het contract geen dergelijk verzoek om een budgetverschuiving bij de Commissie is ingediend. Er moet duidelijk worden gemaakt dat in geval van een afwijking van minder dan 20 % ten opzichte van de begroting van de begunstigde geen wijziging nodig is, maar wel een vooraankondiging, zoals uiteengezet in artikel 22.5 van bijlage II bij het contract, Algemene voorwaarden" (brief van de Commissie van 20 juli 2005).

32.      De Commissie herinnerde er ook aan dat zij overeenkomstig artikel 3 van het contract [4] de subsidiabele kosten van het project moest financieren tot een in het contract gespecificeerd maximumbedrag.

33.      In zijn opmerkingen voerde klager aan dat de Commissie bewust heeft afgezien van het verwijzen naar de notulen van de eerste projectvergaderingen, bijvoorbeeld de notulen van de startvergadering van 14 januari 2000. Deze notulen vormden een geldig en juridisch instrument om de Commissie te informeren over afwijkingen van de geplande werkzaamheden. Door het bestaan van dit document toe te geven, zou de Commissie hebben erkend dat zij volledig op de hoogte was van de afwijking en de grotere hoeveelheid werk die klager in het kader van WP1 had verricht. De notulen van de vergaderingen, de periodieke voortgangsverslagen en de door de Commissie aanvaarde resultaten volstonden om de Commissie in kennis te stellen van de relevante werkgerelateerde diensten. De Commissie heeft deze documentatie echter niet naar behoren geanalyseerd. Het heeft dus ten onrechte besloten sommige partners te betalen voor werk dat zij nooit hebben gedaan en nooit hebben geclaimd en heeft klager niet betaald voor het extra werk dat het heeft voltooid en terecht heeft geclaimd in het kader van WP1.

34.      Na analyse van de verstrekte informatie was de Ombudsman van oordeel dat nadere informatie over dit aspect van de klacht nodig was. De Commissie werd derhalve verzocht de volgende vraag te beantwoorden:

Kan de Commissie opmerkingen maken over de argumenten van klager dat de Commissie naar behoren in kennis is gesteld (overeenkomstig artikel 22, lid 5, van de algemene voorwaarden) van de werkgerelateerde diensten in het kader van WP1 en van het grotere werk dat klager in dit verband heeft verricht door middel van notulen van vergaderingen, voortgangsverslagen, financiële documenten en het plan voor de technologische uitvoering?

35.      In haar aanvullend advies herhaalde de Commissie dat de contractanten haar, in strijd met artikel 22, lid 5, van de algemene voorwaarden, niet in kennis hebben gesteld van werkgerelateerde afwijkingen.

36.      In zijn verdere opmerkingen verwees klager naar artikel 4 van de algemene voorwaarden, dat de coördinator verplicht om periodieke verslagen in te dienen met informatie over de voortgang van de werkzaamheden, de ingezette middelen, afwijkingen van het tijdschema en de resultaten. Notulen van de vergaderingen, periodieke voortgangsverslagen, financiële documentatie en het plan voor de technologische uitvoering zijn naar behoren bij de Commissie ingediend. Artikel 4 bepaalt dat "indien de Commissie geen opmerkingen heeft gemaakt, de projectprestaties (...) worden geacht binnen twee maanden na ontvangst ervan te zijn goedgekeurd". Volgens klager zou de Commissie haar eigen procedures hebben geschonden indien zij het afsluitende projectdocument, dat wil zeggen het plan voor de technologische uitvoering, had aanvaard zonder de door elke afzonderlijke projectpartner uitgevoerde werkzaamheden te onderzoeken. De Commissie heeft alle relevante projectdocumentatie aanvaard, van de notulen van de vergaderingen tot het plan voor de technologische uitvoering.

37.      Volgens klager was de interpretatie door de Commissie van artikel 3 van het contract onjuist, aangezien het daarin vermelde maximumbedrag voor de bijdrage van de Gemeenschap niet betrekking had op de afzonderlijke werkpakketten, maar op het contract als geheel.

Beoordeling door de Ombudsman

38.      De Ombudsman merkt om te beginnen op dat, overeenkomstig artikel 22, lid 5, van de algemene voorwaarden bij het contract, de contractanten gemachtigd zijn om onderling de begroting over te schrijven die is opgenomen in de tabel van de indicatieve verdeling van de geraamde subsidiabele kosten, op voorwaarde dat: i) "zij stellen de Commissie in kennis van dergelijke overdrachten bij de ondertekening van een overeenkomst waarin wordt bevestigd dat de reikwijdte van het project en de voorwaarden voor deelname (...) niet fundamenteel worden gewijzigd"; en dat ii) "de totale overgedragen bedragen niet meer bedragen dan 20 % van het bedrag dat aan de begunstigde is toegewezen in de tabel van de indicatieve verdeling van de geraamde subsidiabele kosten."

39.      Overeenkomstig artikel 2, lid 1, onder g), van de algemene voorwaarden was de coördinator belast met de administratieve coördinatie van het project. Meer in het bijzonder bestond de rol van de coördinator erin de Commissie in kennis te stellen van de "overschrijvingen in de begroting die zijn opgenomen in de tabel van de indicatieve verdeling van de geraamde subsidiabele kosten tussen contractanten en tussen categorieën, uitgevoerd overeenkomstig artikel 22, lid 5, van deze bijlage, na kennisgeving aan de betrokkenen."

40.      Op grond van artikel 2, lid 2, onder f), van de algemene voorwaarden moesten de contractanten "de coördinator in kennis stellen van de in de tabel opgenomen overschrijvingen in de begroting van de indicatieve verdeling van de geraamde subsidiabele kosten tussen hen en tussen categorieën zodra zij dergelijke overschrijvingen hebben uitgevoerd overeenkomstig de voorwaarden van artikel 22, lid 5" van de algemene voorwaarden.

41.      De Ombudsman heeft de notulen van de vergadering van 14 januari 2000 zorgvuldig bestudeerd, met inbegrip van een korte beschrijving van het werk dat klager in het kader van WP1 moest verrichten. Volgens deze notulen moest de klager "een externe analyse (...) uitvoeren op macroniveau in elk van de drie landen"en "de interne analyse in elk land uitvoeren"met de hulp van andere partners.

42.      Volgens de lijst van te leveren producten die door het consortium in het kader van WP1 zouden worden geproduceerd, was de klager alleen verantwoordelijk voor de "samenvatting van de behoeftenanalyse in de drie bij het experiment betrokken landen", die een van de vier te leveren producten in het kader van WP1 was. De andere drie resultaten in het kader van WP1 waren de behoeftenanalyses die in de drie betrokken landen moesten worden uitgevoerd. Het was de bedoeling dat het uitvoeren van deze analyses de taak van andere projectpartners zou zijn. Het lijkt er dus op dat klager inderdaad meer werk in het kader van WP1 heeft verricht dan oorspronkelijk was voorzien. Deze notulen bevatten echter geen expliciete vermelding van het feit dat de door andere projectpartners geplande werkzaamheden aan klager werden toegewezen en dat de begroting dienovereenkomstig moest worden aangepast.

43.      De Ombudsman merkt voorts op dat expliciete informatie over werkgerelateerde afwijkingen tussen de partners in het kader van WP1 ook niet is opgenomen in de inleidende opmerkingen van de vier te leveren prestaties in het kader van WP1, die de klager alle vier beweert te hebben overgelegd. Het is bovendien niet opgenomen in de beschrijving van de bereikte resultaten in het technische uitvoeringsplan. De klager voerde aan dat de Commissie naar behoren op de hoogte was gebracht van de werkgerelateerde afwijkingen door middel van de door de Commissie goedgekeurde en aanvaarde financiële documenten. De klager heeft ter ondersteuning van zijn verklaring echter geen concrete verwijzing naar een specifiek financieel document verstrekt.

44.      Het lijkt er dus op dat de Commissie door de projectcoördinator onvoldoende is geïnformeerd over werkzaamheden en begrotingsgerelateerde wijzigingen in het kader van WP1, zoals vereist door artikel 2, lid 1, onder g), en artikel 22, lid 5, van de algemene voorwaarden. Bovendien zijn er geen aanwijzingen dat klager de projectcoördinator schriftelijk heeft geïnformeerd over de werkafwijkingen in het kader van WP1 en heeft gevraagd deze informatie aan de Commissie toe te zenden, zoals bepaald in het bovengenoemde artikel 2, lid 2, punt f), van de algemene voorwaarden.

45.      Op grond van de voorgaande overwegingen is de Ombudsman van oordeel dat het standpunt van klager dat de Commissie naar behoren op de hoogte was van de werkgerelateerde afwijkingen in het kader van WP1 en dat WP1 (uitdrukkelijk of impliciet) de overdracht van het werk tussen de werkpakketten van het project goedkeurde, niet kan worden geacht te zijn vastgesteld.

46.      De Ombudsman acht de conclusie van de Commissie met betrekking tot de vraag of zij al dan niet naar behoren is geïnformeerd over de werkgerelateerde overdrachten tussen de partners in het kader van WP1 dan ook redelijk. Gezien deze omstandigheden lijkt het besluit van de Commissie om aan klager 100 % van de voorziene uitgaven (35 500 EUR) te betalen, maar niet het door klager gevorderde hogere bedrag (45 300 EUR), ook redelijk.

B. Betreffende WP7

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

Wat betreft de timing van de uitgevoerde werkzaamheden (punt 15, onder a) hierboven)

47.      In zijn klacht bij de Ombudsman voerde klager aan dat het besluit van de Commissie om middelen van de Ombudsman terug te vorderen onjuist was, aangezien zij geen rekening hield met het feit dat de desbetreffende kosten waren gemaakt voordat duidelijk was dat de demonstratiehuizen niet zouden worden gebouwd.

48.      Het standpunt van de Commissie kan als volgt worden samengevat.

49.      Eind 2001 en begin 2002 was het duidelijk dat de bouwvergunning voor de gebouwen op het Britse terrein niet was verkregen. In juni 2002 was het duidelijk dat er een aantal problemen waren met de Franse en Finse locaties; Het belangrijkste is dat het werk aan geen van hen was begonnen. Het was duidelijk dat de werkzaamheden zonder verlenging van het contract niet binnen de in het contract vastgestelde termijn konden worden voltooid [5]. Alle contractanten wisten dat een positief besluit over de verlenging van het contract door de Commissie niet zeker was. Uit de coördinatievergadering van 12 december 2002 bleek dat er geen bouwwerkzaamheden hadden plaatsgevonden.

50.      Op 28 januari 2003 stemde de Commissie ermee in een verzoek om verlenging te steunen, op voorwaarde dat de administratieve problemen in verband met de bouw van alle locaties (in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en Finland) snel werden opgelost. Het was duidelijk dat de in het contract voorziene werkzaamheden niet konden worden voltooid zonder de verlenging in kwestie. Op dat moment had het geen zin om werkzaamheden aan het project uit te voeren totdat de contractwijziging met betrekking tot de verlenging formeel was goedgekeurd. Klager bleef echter enige werkzaamheden verrichten. De Commissie is van mening dat de door klager in verband met deze werkzaamheden gedeclareerde kosten zijn gemaakt nadat duidelijk was geworden dat de demonstratiehuizen niet zouden worden gebouwd. Gezien dit feit was het onmogelijk de enquêtes naar de bewoners van de gebouwen uit te voeren [6]; Het is dan ook zinloos om verder te werken aan de voorbereiding ervan. Als gevolg hiervan heeft de Commissie op 5 juni 2003 een voorbeëindigingsbrief gestuurd. De Commissie merkte in dit verband op dat het geen zin had een prestatie af te ronden die niet het gewenste effect zou hebben, alleen om ervoor te zorgen dat de maximale bijdrage van de Gemeenschap zou worden verkregen. De Commissie kon dus niet aansprakelijk worden gesteld voor het besluit van klager om door te gaan met acties die nergens toe zouden leiden. In oktober 2003 deelde de Commissie de contractanten mee dat het contract was beëindigd. Voorts merkte zij op dat de klager haar vóór de indiening van het eindverslag niet in kennis had gesteld van lopende werkzaamheden.

51.      Op grond van het bovenstaande was de Commissie van oordeel dat dit deel van de eerste bewering van klager ongegrond was.

52.      In zijn opmerkingen voerde de klager de volgende argumenten aan.

53.      Klager kon de Commissie pas in kennis stellen van lopende werkzaamheden nadat het eindverslag was ingediend, aangezien het overeenkomstig de artikelen 2 en 4 van de algemene voorwaarden de taak van de projectcoördinator was om alle documenten en correspondentie met betrekking tot het project aan de Commissie toe te zenden. Klager zou derhalve het contract en de desbetreffende procedures hebben geschonden indien hij de Commissie in kennis had gesteld van lopende werkzaamheden.

54.      In antwoord op de opmerking van de Commissie dat klager, naar aanleiding van de problemen met de uitvoering van het project, had moeten weten dat het zeer onwaarschijnlijk was dat de werkzaamheden zouden worden voortgezet of voltooid, verklaarde klager dat de Commissie "het consortium niet adviseerde of zelfs maar een hint gaf om medio 2002 met de werkzaamheden te stoppen." Integendeel, in januari 2003 adviseerde de Commissie het consortium om een verlenging van 9 maanden te vragen en "zelfs op dit moment stelde de Commissie niet voor om alle werkzaamheden aan het project op te schorten". De formele kennisgeving van de opzegging van het contract is op 15 oktober 2003 gedaan. Klager besloot naar eigen oordeel zijn werkzaamheden aan het project op 24 februari 2003 te beëindigen, dat wil zeggen zes maanden vóór de officiële annulering van het project.

55.      Na analyse van de verstrekte informatie was de Ombudsman van oordeel dat nader onderzoek met betrekking tot dit aspect van de klacht noodzakelijk leek. Daartoe heeft hij de Commissie verzocht opmerkingen te maken over de volgende vraag.

Kan de Commissie, gezien het feit dat de Commissie lijkt te hebben ingestemd met het verzoek om verlenging van het project op 28 januari 2003 en dat klager beweert op eigen initiatief op 24 februari 2003 te zijn gestopt met de uitvoering van het project, aangeven wanneer de klager precies had moeten weten dat het project niet zou worden uitgevoerd en bijgevolg had moeten stoppen met de uitvoering ervan?

56.      In haar antwoord herhaalde de Commissie dat zij in haar brief van 28 januari 2003 inderdaad een verzoek om verlenging van de overeenkomst had gesteund. Dit was echter afhankelijk van de voorwaarde dat de bestaande administratieve problemen snel werden opgelost. Aangezien niet aan deze voorwaarde was voldaan, werd de verlenging niet verleend en werd het contract beëindigd. De Commissie herhaalde haar standpunt dat klager wist dat niet was voldaan aan de voorwaarden om de werkzaamheden op de betrokken locaties te starten. Op 7 en 8 maart 2002 heeft klager een coördinatievergadering bijgewoond waarop deze problemen, zoals aangegeven in de desbetreffende notulen, reeds bekend waren. Op 10 juni 2002 wist klager, samen met alle andere contractanten, dat de kans op verlenging van het contract zeer klein was. Alle andere contractanten handelden voorzichtig en stopten op dat moment met de werkzaamheden aan het project, met uitzondering van bepaalde coördinatie- en contractbeheertaken die geen verband hielden met de klager. De Commissie wees er voorts op dat het in december 2002 duidelijk was dat klager geen andere werkzaamheden had verricht dan de voorbereidende werkzaamheden, die door de Commissie waren aanvaard en betaald. In januari 2003 was het nog steeds duidelijk dat het geen zin had om werkzaamheden uit te voeren totdat de problemen met betrekking tot administratieve vergunningen voor alle bouwplaatsen waren opgelost. Klager beweerde derhalve het werk te hebben verricht op een tijdstip waarop het niet verstandig was dit te doen.

57.      In haar verdere opmerkingen voerde de klager aan dat de Commissie niet heeft uitgelegd waarom zij het project in 2001 niet heeft beëindigd en waarom zij het de komende twee jaar bleef financieren. Klager benadrukte dat niet werd betwist dat de Commissie het contract pas in oktober 2003 heeft opgezegd en niet eerder, dat wil zeggen in 2001 of 2002.

58.      De klager verwees naar artikel 7, lid 6, van de algemene voorwaarden, waarin staat dat "de hoofdcontractanten passende maatregelen [nemen] om hun verbintenissen op te zeggen of te verminderen, na ontvangst van de brief van de Commissie waarin zij in kennis worden gesteld van de opzegging van het contract (...)" De kennisgeving van de opzegging van het contract dateert van 15 oktober 2003. Klager is in februari 2003 gestopt met de werkzaamheden aan het project.

59.      Klager was het voorts niet eens met de verklaring van de Commissie dat "alle andere contractanten hun werkzaamheden reeds op 10 juni 2002 hebben gestaakt". Volgens haar is op 10 juni 2002 niet om verlenging van het contract verzocht en heeft de Commissie in 2002 zelfs niet gesuggereerd dat het contract om technische redenen zou kunnen worden opgezegd. Bovendien was er geen beschikking van de Commissie van 10 juni 2002. Op deze datum hield het consortium zijn reguliere jaarlijkse vergadering, waarop de partners de problemen met betrekking tot de locatie in het Verenigd Koninkrijk bespraken. Het verzoek om verlenging van het project werd ingediend in februari 2003, na een bijeenkomst in de gebouwen van de Commissie in Brussel, die plaatsvond in januari 2003. Volgens klager was dit het moment waarop de projectpartners de activiteiten met betrekking tot de bouwplaatsen bevriezen. Tegen die tijd had klager zijn eigen werkzaamheden al afgerond en op het besluit van de Commissie gewacht.

Wat de werkelijke en geraamde kosten betreft (punt 15, onder b) hierboven)

60.      Klager voerde aan dat al zijn kosten in verband met het project werkelijke kosten waren en dat de Commissie, overeenkomstig haar eigen regels, klager voor deze uitgaven had moeten vergoeden.

61.      De Commissie legde uit dat zij alleen de subsidiabele kosten van het project kon financieren. Deze zijn omschreven in de artikelen 22 en 23 van de algemene voorwaarden. Om in aanmerking te komen, moesten de kosten "noodzakelijk"zijn voor het project. De Commissie wees erop dat de terugbetaling van kosten in geen geval een automatische uitoefening is van de betaling van de kosten die worden gevorderd. De verantwoordelijke technisch functionaris moet altijd de noodzaak van de voor de uitvoering van het project gemaakte kosten beoordelen. Volgens de Commissie "zou een andere aanpak indruisen tegen het beginsel van goed financieel beheer, aangezien de Commissie alle werkelijke kosten, d.w.z. alle kosten die de contractant beweerde te hebben gemaakt, zou moeten erkennen en vergoeden."

62.      De Commissie was van mening dat de door klager gedeclareerde kosten slechts een verklaring waren over de tijd die laatstgenoemde aan de uitvoering van de taken had besteed en dat klager "de gedeclareerde werkelijke kosten niet had aangetoond". Er was geen mogelijkheid om de juistheid van het argument positief te controleren, maar er waren twee elementen op grond waarvan de Commissie kon aannemen dat het argument overdreven was. Dit waren de volgende: i) het werkpakket voorzag in de voltooiing van een veel groter aantal taken voor hetzelfde budget, en de meeste taken werden nooit uitgevoerd; en ii) wanneer de kwaliteit van de ingediende vragenlijsten werd vergeleken met die in andere soortgelijke gevallen, bleek dat de klager zeer weinig tijd nodig had om ze op te stellen.

63.      Zoals opgemerkt in punt 13 hierboven, heeft de Commissie besloten 20 % (9 200 EUR) van de geplande uitgaven in het kader van WP7 (46 000 EUR) te goeder trouw te aanvaarden, "ervan uitgaande"dat de klager de relevante tijd had kunnen besteden bij het plannen van een actie die hij vervolgens niet heeft uitgevoerd.

64.      In zijn opmerkingen voerde de klager de volgende argumenten aan.

65.      Alle kosten waren "noodzakelijk"voor het project in 2000, 2001, 2002 en tot 24 februari 2003. De met het project belaste technisch ambtenaar heeft geen enkele opmerking gemaakt over de te leveren prestaties of financiële vorderingen in 2000, 2001 of 2002 en het feit dat klager zijn werkzaamheden in 2003 niet kon afronden, had niets te maken met zijn rol in het project, maar had alleen betrekking op het feit dat andere partners de demonstratiehuizen niet hadden opgericht.

66.      Klager wees erop dat de Commissie een formele fout had gemaakt door te stellen dat klager 46 000 EUR voor WP7 had gevorderd. Zij voerde aan dat dit duidelijk aangaf dat de Commissie de financiële documenten niet naar behoren had geanalyseerd. Het door klager voor WP7 gevraagde bedrag bedroeg in werkelijkheid 21 150 EUR; deze feitelijke fout heeft de geloofwaardigheid van de berekeningen van de Commissie met betrekking tot de aanvaarde kosten en de verzoeken om terugbetaling ernstig ondermijnd. Klager was van mening dat hij ongeveer 49 % van het werk dat hij in het kader van WP7 had moeten verrichten, had uitgevoerd, aangezien de ontwikkeling van sociologische onderzoeken volgens hem in het algemeen ten minste evenveel tijd in beslag neemt als de vergelijkende follow-upanalyse van de gegevens. Volgens de in het kader van WP7 geplande werkzaamheden zouden de uitvoering van de enquêtes en de nationale analyse door andere partners worden uitgevoerd. Wat klager moest doen, maar om redenen buiten zijn wil niet kon doen, was de vergelijkende analyse van de gegevens nadat de bovengenoemde nationale verslagen door andere partners waren voltooid. De conclusie van de Commissie om slechts 20 % van de voorziene uitgaven te aanvaarden, was volgens klager dan ook volledig willekeurig.

67.      De klager merkte verder op dat de Commissie geen bewijs heeft geleverd dat haar berekeningen van aanvaarde kosten en terug te betalen bedragen gebaseerd waren op "werkelijke" in plaats van "geraamde" kosten. De Commissie gaf bijvoorbeeld toe dat klager vergaderingen met andere contractanten moest bijwonen en bepaalde dagen moest reizen, maar verwees niet naar enig cijfer met betrekking tot deze uitgaven en naar de wijze waarop deze werden berekend ten opzichte van het aanvaarde bedrag van 9 200 EUR. Erkend moest worden dat deze reiskosten reëel waren en naar behoren in de financiële rekeningen van de Commissie waren opgenomen. De klager herhaalde derhalve dat de Commissie had moeten instemmen met de relevante kosten die zij had gemaakt voor de te leveren prestaties, voor reiskosten en voor indirecte kosten (overheadkosten).

68.      Klager was het sterk oneens met de conclusie van de Commissie dat de juistheid van het argument niet positief kon worden gecontroleerd en verklaarde dat in artikel 25 van de algemene voorwaarden duidelijk werd uitgelegd hoe de rechtvaardiging van de kosten had moeten worden vastgesteld.

69.      Na analyse van de verstrekte informatie was de Ombudsman van mening dat nader onderzoek met betrekking tot dit deel van de klacht noodzakelijk leek. Hij verzoekt de Commissie derhalve de volgende vragen te beantwoorden:

In zijn opmerkingen was de klager het niet eens met het standpunt van de Commissie dat "er geen enkele manier was om de juistheid van het door hem ingediende argument positief te controleren". Kan de Commissie daar commentaar op geven?

Kan de Commissie ook opmerkingen maken over de opmerking van klager dat de Commissie een formele fout heeft gemaakt met betrekking tot het door klager gevorderde bedrag? Kan de Commissie in dit verband opmerkingen maken over de discrepanties tussen de door klager verstrekte cijfers en die van de Commissie?

70.      In haar verdere advies voerde de Commissie aan dat de financiële vordering van klager bestond uit een verklaring over het aantal manuren dat deze laatste aan het project besteedde. De Commissie kon het verzoek alleen achteraf controleren. Het merendeel van de gevraagde werkzaamheden was gebaseerd op de tijd van het personeel van klager en er waren geen gecertificeerde urenstaten, facturen of andere elementen op basis waarvan de Commissie de werkelijke uitgaven kon controleren. De Commissie kon de geclaimde werklast dus alleen beoordelen op basis van de gepresenteerde werkzaamheden en op basis van de ramingen in het werkprogramma van de opdracht.

71.      Wat het door de klager geclaimde werk betreft, merkte de Commissie op dat uit de door de klager ingediende vragenlijst bleek dat alle door haar ontwikkelde vragen algemeen waren, afgezien van één (vraag 003). De toegevoegde waarde van de werkzaamheden had moeten liggen in de interpretatie van de vragenlijsten, zodra alle antwoorden waren ontvangen. De vragenlijsten werden natuurlijk nooit door iemand ingevuld omdat er niemand was om ze te ontvangen. Het had dus geen zin om daarvoor werkgerelateerde kosten te declareren. De eis van 423 manuren is volgens de Commissie volstrekt onaanvaardbaar.

72.      Wat de berekeningen betreft, voerde de Commissie aan dat zij geen formele fout had gemaakt, aangezien zij ermee had ingestemd klager een forfaitair bedrag te betalen voor voorbereidende taken in het kader van WP7. Wat de rest van het werk betreft, was er geen bewijs dat het was voltooid.

73.      In zijn verdere opmerkingen herhaalde klager dat de Commissie de werkelijke kosten niet heeft gebruikt bij haar evaluatie van de in het kader van het project uitgevoerde werkzaamheden, maar zich in plaats daarvan heeft gebaseerd op ramingen. Het was niet duidelijk hoe de Commissie kon schatten dat het werk van klager overeenkwam met 20 % van de waarde van WP7, zonder rekening te houden met de gecertificeerde urenstaten.

74.      Klager verwees voorts naar de artikelen 23 en 25 van de algemene voorwaarden, waarin de verplichtingen van de contractanten en de wijze waarop de Commissie haar controle moet uitoefenen, zijn vastgelegd.

           Artikel 23, lid 1, onder a), luidt als volgt:

"Alle voor het contract in rekening gebrachte arbeidstijden moeten gedurende de gehele looptijd van het project of, in het geval van de coördinator, uiterlijk twee maanden na het einde van de looptijd van het project worden geregistreerd en ten minste eenmaal per maand worden gecertificeerd door de persoon die verantwoordelijk is voor de werkzaamheden die door de contractant is aangewezen (...) of door de naar behoren gemachtigde verantwoordelijke financiële functionaris van de contractant."

           Artikel 25 luidt als volgt:

"In aanmerking komende kosten worden vergoed wanneer zij door de contractant worden gerechtvaardigd. Daartoe houdt de contractant regelmatig en in overeenstemming met de normale boekhoudkundige conventies van de staat waar hij is gevestigd, de boekhouding van het project bij, alsmede passende documentatie ter staving en rechtvaardiging van met name de in zijn overzichten vermelde kosten en tijd. Deze documentatie moet nauwkeurig, volledig en doeltreffend zijn."

75.      Klager was het sterk oneens met de conclusie van de Commissie dat zij niet over gecertificeerde roosters beschikte. Zij voerde aan dat haar roosters overeenkomstig de regels van de Commissie waren gecertificeerd door de met de werkzaamheden belaste persoon en door de naar behoren gemachtigde financieel functionaris. De klager drong erop aan dat hij zijn verplichtingen uit hoofde van het contract volledig nakwam en gecertificeerde urenstaten bijhield, die op elk moment, tijdens en na het project door de Commissie hadden kunnen worden geverifieerd. De klager merkte verder op dat de Commissie ervoor had gekozen de gecertificeerde urenstaten van de projectpartners niet te verifiëren. De Commissie weigerde dit te doen, zelfs toen klager daar in 2005 specifiek om vroeg. De Commissie had er dus voor gekozen haar besluit te baseren op ramingen, zonder duidelijke regels en zonder een behoorlijke en tijdige collegiale toetsing. Er werd zelfs geen rekening gehouden met de specifieke reiskosten voor projectvergaderingen, die werden gedocumenteerd met vlieg- en treintickets. De algemene schatting van de Commissie was een snelle oplossing, die in feite de kleinste partner in het consortium, dat wil zeggen klager, zowel in absolute als in relatieve termen bestrafte.

76.      Volgens klager bevestigde de Commissie dat zij de werklast alleen kon beoordelen op basis van de te leveren prestaties en de ramingen in het werkprogramma van de contractant. De Commissie heeft dus bevestigd dat zij de geraamde kosten heeft gebruikt in plaats van de werkelijke kosten die tijdens de uitvoering van het project zijn gemaakt. De werkelijke kosten vormden echter de enige rechtsgrondslag voor de aanvaarding van de kosten door de Commissie [7]. Het verzuim van de Commissie om de regels inzake de werkelijke kosten toe te passen was de voornaamste reden voor de onderhavige klacht.

77.      Volgens klager heeft de Commissie in haar eerste advies over de klacht een feitelijke fout gemaakt door te bevestigen dat klager 46 000 EUR voor WP7 had gedeclareerd en dat dit bedrag "hoger was dan het totale bedrag dat was voorzien indien het hele werk was verricht". In haar verdere advies heeft de Commissie haar eerdere berekeningsfouten niet toegelicht.

78.      De door klager in het kader van WP7 uitgevoerde werkzaamheden werden niet "collegiaal getoetst"binnen de in de procedures van de Commissie vastgestelde termijn. Vijf jaar na de afsluiting van het project probeerde de Commissie een debat te openen over de kwaliteit van het werk van klager, dat wil zeggen over de specifieke vragen uit de vragenlijst die klager in het kader van WP7 had ontwikkeld. Als de Commissie zich zorgen maakte over de inhoud van de vragenlijst, had zij 60 dagen de tijd om deze uit te drukken en niet vijf jaar. Binnen deze 60 dagen had de Commissie de methodologische werkzaamheden in het kader van WP7 kunnen afwijzen, maar dat deed zij niet.

Beoordeling door de Ombudsman

79.      De Ombudsman merkt om te beginnen op dat de Commissie, overeenkomstig artikel 7, lid 1, onder a), van de algemene voorwaarden, het contract kan opzeggen "om belangrijke technische of economische redenen die aanzienlijke gevolgen hebben voor het project (...)" In dit geval, ingevolge de tekst van artikel 7, lid 6, van de algemene voorwaarden, dekt de financiële bijdrage van de Gemeenschap "subsidiabele kosten in verband met projectprestaties die door de Commissie zijn goedgekeurd " en "subsidiabele kosten die vervolgens te goeder trouw zijn gemaakt" vóór de datum van opzegging van het contract.

80.      De Ombudsman begrijpt dat er als gevolg van de beëindiging van het contract geen te leveren prestaties in het kader van WP7 zijn voltooid. Dit kwam omdat de demonstratiehuizen niet werden gebouwd. Er woonden dus geen inwoners en er konden dus geen sociologische onderzoeken worden uitgevoerd [8]. Ingevolge artikel 7, lid 6, moet de Ombudsman trachten vast te stellen of de door klager gemaakte kosten, door tussen juni 2002 en februari 2003 aan het project te blijven werken, te goeder trouw zijn gemaakt en of zij voor het project in aanmerking kwamen.

Betreffende de kwestie van de goede trouw

81.      De Commissie voerde aan dat de partners te goeder trouw hun werkzaamheden aan het project reeds in juni 2002 hadden beëindigd, na de bijeenkomst van het consortium op 10 juni 2002. Klager was het daar niet mee eens en merkte op dat de partners daadwerkelijk doorwerkten tot ten minste februari 2003, toen het verzoek om verlenging van het project werd ingediend. Klager benadrukte dat hij zijn werkzaamheden aan het project op 24 februari 2003 had beëindigd en dat daarom al zijn kosten waren gemaakt vóór de formele annulering van het project door de Commissie.

82.      De Ombudsman is van mening dat er overeenkomstig artikel 7, lid 6, van de algemene voorwaarden (zie punt 58 hierboven) voor de projectpartners, waaronder klager, inderdaad geen formele verplichting bestond om de werkzaamheden aan het project te staken vóór de formele annulering ervan (15 oktober 2003), die werd voorafgegaan door de brief van de Commissie van 5 juni 2003 met de aankondiging van de beëindiging.

83.      De Ombudsman heeft echter de notulen van de vergaderingen van de projectpartners zorgvuldig geanalyseerd en merkt op dat het tijdens de vergadering van 10 juni 2002 duidelijk was dat het project opnieuw geen planningsgoedkeuring had gekregen voor het gebied in het Verenigd Koninkrijk en dat beroep zou worden ingesteld tegen het besluit tot weigering van een planningsvergunning. De beroepsprocedure zou naar verwachting enkele maanden in beslag nemen en de Britse partner behoudt zich het recht voor om zich terug te trekken uit het project als het beroep niet succesvol blijkt te zijn. De mogelijkheid om een verlenging van het contract te vragen vanwege de problemen met de locatie in het Verenigd Koninkrijk werd overwogen. Er werd echter opgemerkt dat het aanvragen van een verlenging van het contract "een zeer lange procedure was en niet zeker was dat het zou slagen". Wat de bouw van de Franse en Finse sites betreft, was de conclusie dat een uitbreiding "niet verplicht was, maar voor hen een adempauze kon zijn". De partners kwamen in beginsel overeen om een verlenging van het contract aan te vragen, maar besloten zes maanden te wachten alvorens een officieel besluit te nemen. De klager merkte op dat een verlenging met 6-9 maanden beter zou zijn dan een verlenging met 12 maanden.

84.      In de notulen van de vergadering van 12 december 2002 werd opgemerkt dat voor zowel de Franse als de Finse vestiging een"verlenging met negen maanden [werd] verwacht" en dat voor de vestiging in het Verenigd Koninkrijk een verlenging met twaalf maanden nodig was. De projectpartners besloten de Commissie te ontmoeten om de mogelijke verlenging van het contact te bespreken. Tijdens de volgende vergadering, op 28 januari 2003, is formeel overeengekomen de Commissie om verlenging te verzoeken.

85.      De verlenging van het contract door de Commissie, die reeds in juni 2002 werd besproken, was echter verre van zeker. De Ombudsman is derhalve van mening dat de projectpartners voorzichtig hadden moeten zijn alvorens verdere uitgaven voor het project te doen, omdat de succesvolle voltooiing ervan niet langer zeker was. Er moet rekening worden gehouden met het feit dat een groot deel van de verdere werkzaamheden van klager afhankelijk lijkt te zijn geweest van de bouw van de demonstratiehuizen en dat op geen van de locaties met de bouw was begonnen. Klager voerde terecht aan dat er op dat moment, namelijk medio 2002, geen discussie was over de annulering van het project, die pas in oktober 2003 plaatsvond. De succesvolle uitvoering van het project was echter al in juni 2002 duidelijk twijfelachtig. Klager had daarom zorgvuldig moeten overwegen of het echt zinvol was om verdere werkzaamheden uit te voeren, rekening houdend met de mogelijkheid dat de problemen niet zouden worden opgelost en dat het project niet zou worden uitgevoerd.

86.      De Ombudsman is echter van mening dat niet hoeft te worden beslist of de suggestie van de Commissie dat klager niet te goeder trouw heeft gehandeld toen hij zijn werkzaamheden na de tweede helft van 2002 voortzette, gerechtvaardigd is. De Commissie lijkt niet alle door klager na medio 2002 gemaakte kosten te hebben afgewezen. In plaats daarvan aanvaardde zij een deel van de door klager gedeclareerde kosten. De vraag of de bij de berekening van het in aanmerking te nemen bedrag gehanteerde benadering juist was, wordt hierna besproken (zie de paragrafen 87 en volgende).

Betreffende de subsidiabiliteit van de kosten

87.      Uit de hierboven uiteengezette argumenten begrijpt de Ombudsman dat een van de belangrijkste kwesties die in de onderhavige zaak worden betwist, is of de Commissie haar besluit kon baseren op een vergelijking tussen de geplande werkzaamheden en de werkzaamheden die klager in het kader van WP7 daadwerkelijk heeft verricht en slechts een deel van de gedeclareerde kosten kon aanvaarden, dan wel of zij een gedetailleerde audit van de werkzaamheden van klager moest uitvoeren.

88.      Zoals in punt 22 hierboven is vermeld, is de Ombudsman van mening dat de reikwijdte van de toetsing die hij in contractzaken kan uitvoeren, noodzakelijkerwijs beperkt is. Hij zal dus alleen trachten na te gaan of de Commissie haar standpunt coherent en redelijk heeft weergegeven.

89.      De Ombudsman merkt op dat het besluit van de Commissie om een deel van de door klager gedeclareerde uitgaven te aanvaarden, op basis van een vergelijking van de voltooide en de geplande werkzaamheden, werd genomen toen duidelijk was dat de uitvoering van het project was mislukt. Het is ook duidelijk dat er in het kader van WP7 geen resultaten zijn geboekt en dat er slechts enkele voorbereidende werkzaamheden zijn verricht. De Commissie heeft ermee ingestemd de bovengenoemde voorbereidende werkzaamheden te betalen, ook al waren de werkzaamheden in het kader van genoemd werkprogramma duidelijk nog niet afgerond. De Ombudsman is van mening dat het besluit van de Commissie om klager te vergoeden voor zijn voorbereidende werkzaamheden in het kader van WP7 (d.w.z. voor de ontwikkeling van de vragenlijsten), door een algemene beoordeling te maken van het verrichte werk ten aanzien van het geplande werk, legitiem was.

90.      Met betrekking tot het argument van klager dat de werkzaamheden niet konden worden afgerond omdat de andere contractanten hadden nagelaten de huizen op te richten, merkt de Ombudsman op dat de Gemeenschap overeenkomstig artikel 6, lid 3, van de algemene voorwaarden niet aansprakelijk kan worden gesteld voor handelingen of nalatigheden van de contractanten die betrokken zijn bij de uitvoering van het betrokken contract [9].

91.      Wat het daadwerkelijk aanvaarde bedrag betreft, merkt de Ombudsman op dat de Commissie tot de conclusie is gekomen dat het argument van 423 manuren voor de ontwikkeling van de vragenlijsten niet gerechtvaardigd was. Zij was van mening dat zij slechts 20 % van het totale in WP7 voorziene bedrag (inclusief overheadkosten en reiskosten) kon aanvaarden. De klager was het niet eens met bovenstaande conclusie en was van mening dat het werk dat hij in het kader van WP7 had verricht ongeveer 49 % bedroeg [10]. Zij stelde dat haar reis- en verblijfkosten afzonderlijk zouden worden vergoed.

92.      De Ombudsman merkt op dat de partijen het oneens zijn over het percentage van de door klager gedeclareerde uitgaven dat door de Commissie had moeten worden aanvaard. Rekening houdend met de argumenten die de Commissie heeft aangevoerd ter rechtvaardiging van haar besluit om slechts 20 % (9200 EUR) van het totale in WP7 voorziene bedrag te aanvaarden, is de Ombudsman echter van mening dat de Commissie een redelijk en coherent beeld van haar aanpak heeft gegeven.

93.      Op grond van bovenstaande overwegingen is de Ombudsman van mening dat de eerste bewering van klager, namelijk dat de Commissie ten onrechte heeft besloten aan klager betaalde middelen terug te vorderen, niet is aangetoond.

C. Met betrekking tot de tweede bewering van klager

94.      De klager voerde aan dat de Commissie haar aanvankelijk geen volledige informatie had verstrekt over mogelijke rechtsmiddelen. De Commissie deelde klager mee dat zij de zaak voor het Gerecht van eerste aanleg kon brengen. De Commissie erkende dat zij geen melding maakte van de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman en aanvaardde dat zij in haar informatie over de rechtsmiddelen vollediger had kunnen zijn.

95.      In zijn opmerkingen verklaarde klager tevreden te zijn met de erkenning van de Commissie dat zij de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman niet had vermeld.

Beoordeling door de Ombudsman

96.      Aangezien de Commissie heeft erkend dat zij heeft nagelaten de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman op te nemen als een van de rechtsmiddelen waarover de klager beschikt, en gezien het feit dat deze laatste zijn tevredenheid had geuit over de erkenning door de Commissie van de genoemde nalatenschap, is de Ombudsman van mening dat er geen verder onderzoek naar dit aspect van de klacht nodig is.

D. Betreffende het argument van de klager

97.      De Commissie handhaafde haar standpunt ten aanzien van het terugvorderingsbesluit.

98.      Klager handhaafde zijn verzoek en verzocht de Ombudsman de Commissie te verzoeken het nettosaldo van 44 984,18 EUR in haar voordeel te betalen.

Beoordeling door de Ombudsman

99.      Gelet op de conclusies in de punten 46 en 93 hierboven, moet de vordering van klager worden afgewezen.

E. Conclusies

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht heeft de Commissie geen wanbeheer gepleegd met betrekking tot de eerste bewering van klager en de daarmee verband houdende bewering. Wat de tweede bewering van klager betreft, zijn geen verdere onderzoeken gerechtvaardigd.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Gedaan te Straatsburg op 15 december 2008

---

[1] Deze brief dateert van 2 september 2005, maar is pas op 5 september 2005 verzonden.

[2] De Europese code van goed administratief gedrag is beschikbaar op de website van de Europese Ombudsman: http://www.ombudsman.europa.eu.

[3] Het door klager genoemde bedrag, namelijk 36 250,74 EUR, wijkt enigszins af van het bedrag dat door de Commissie lijkt te zijn teruggevorderd, namelijk 36 250,54 EUR.

[4] Artikel 3, lid 2, van de overeenkomst luidt als volgt:

"De Gemeenschap financiert de subsidiabele kosten van het project overeenkomstig de tabel met de indicatieve verdeling van de geraamde subsidiabele kosten die volgt op de ondertekening van dit contract, tot een maximum van 600 000, 00 EUR (zeshonderdduizend euro)."

[5] De looptijd van het contract zou 48 maanden bedragen, te rekenen vanaf 1 januari 2000.

[6] Het doel van de enquêtes was om de geschiktheid van de woningen achteraf en de mate van tevredenheid van hun huurders of eigenaren te beoordelen. Daartoe moest een interviewkader (bestaande uit drie daaropvolgende interviews), dat alle drie de landen gemeen hadden, worden ontwikkeld en vervolgens aan elk land worden aangepast.

[7] De verwijzing naar "werkelijke kosten" is opgenomen in artikel 23 (directe kosten) en artikel 24 (indirecte kosten) van de algemene voorwaarden. Subsidiabele kosten waren de in de twee bovenstaande artikelen gedefinieerde kosten, die ook in overeenstemming zijn met de algemene beginselen van subsidiabele kosten zoals uiteengezet in artikel 22 van de algemene voorwaarden.

[8] Volgens de gedetailleerde beschrijving van het project moesten in het kader van WP7 drie deliverables worden geproduceerd (L19, L20 en L21). Deze resultaten waren de enquêtes die in de drie verschillende landen moesten worden uitgevoerd.

[9] Artikel 6, lid 3, van de overeenkomst luidt als volgt: "De Gemeenschap kan niet aansprakelijk worden gesteld voor handelingen en nalatigheden van de contractanten die dit contract uitvoeren (...)"

[10] Zoals vermeld in de brief van klager van 20 mei 2005.