DE TERUGGROND NAAR HET KLACHT

1. Klager, een Deens staatsburger, werd door de Europese Commissie aangesteld als externe deskundige voor de beoordeling van voorstellen die in het kader van het zevende kaderprogramma voor onderzoek werden ingediend. De evaluatie bestond uit twee fasen. De eerste fase omvatte een evaluatie op afstand en vond plaats van 25 mei tot en met 9 juni 2007. De tweede etappe vond plaats in Brussel van 22 tot en met 26 oktober 2007.

2. Wat de eerste fase betreft, heeft klager op 9 juni 2007 zijn verzoek om terugbetaling van het bedrag van 2 250 EUR ingediend. Hij ontving de hem verschuldigde betaling op 21 september 2007, dat wil zeggen bijna twee maanden later dan de termijn van 45 dagen na de registratie van het betalingsverzoek waarin de betrokken overeenkomst voorziet.

3. Met betrekking tot de tweede fase van de evaluatieprocedure heeft klager zijn vordering tot betaling van 3 370 EUR op 26 oktober 2007 bij de secretaris van zijn evaluatiepanel ingediend. Toen hij zijn klacht bij de Ombudsman indiende, had hij de hem verschuldigde betaling nog niet ontvangen, ondanks het feit dat hij twee aanmaningen had gestuurd.

Het onderwerp van het onderzoek

4. In zijn klacht bij de Ombudsman wees klager erop dat de aan hem verschuldigde betalingsachterstanden onredelijk waren. Hij voerde de volgende bewering aan:

De Commissie heeft hem herhaaldelijk nagelaten om binnen de in de betrokken contracten gestelde termijn de kosten te vergoeden die zijn gemaakt in verband met de bijstand die is verleend in het kader van een project in het kader van het zevende kaderprogramma voor onderzoek.

Hij voerde ook aan dat de Commissie moet voldoen aan haar eigen verklaarde beleid om de deelname van kleine en middelgrote ondernemingen aan door de EU gefinancierde projecten aan te moedigen, door ervoor te zorgen dat de deelnemende entiteiten tijdig projectgerelateerde betalingen ontvangen.

Het onderzoek

5. De klacht werd voor advies doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. Op 5 juni 2008 heeft de Commissie haar standpunt over de bewering en het argument van klager meegedeeld. Het advies werd aan klager toegezonden met de uitnodiging om uiterlijk op 15 juli 2008 opmerkingen te maken. Op deze datum zijn geen opmerkingen van hem ontvangen.

De analyse en conclusies van de OMBUDSMAN

6. In zijn klacht voerde klager aan dat de Commissie herhaaldelijk heeft nagelaten hem binnen de in de desbetreffende contracten vastgestelde termijn de kosten te vergoeden die zijn gemaakt in verband met bijstand die is verleend in verband met een project in het kader van het zevende kaderprogramma voor onderzoek.

7. Wat de eerste fase van de evaluatie betreft, heeft de Commissie in haar advies in wezen uiteengezet dat een aanzienlijk personeelsverloop van invloed was geweest op de behandeling van verschillende parallelle evaluaties. Bovendien moest een wijziging van de bankrekening van klager worden gevalideerd en geregistreerd. De Commissie wees erop dat zij het betalingsverzoek van klager op 15 juni 2007 had ontvangen, met ingang waarvan de betalingstermijn was berekend. De nieuwe bankrekening van klager werd op 12 juli 2007 gevalideerd in het boekhoudsysteem van de Commissie. De vertraging tussen 12 juli 2007 en 18 september 2007, de datum waarop de Commissie de betaling heeft verwerkt, die klager op 21 september 2007 heeft ontvangen, was het gevolg van de zomervakantieperiode en het grote aantal betalingen van deskundigen dat op dat moment werd afgehandeld.

8. Wat de betaling in verband met de tweede fase van de evaluatie betreft, heeft de Commissie uitgelegd dat het betalingsdossier van klager op 28 november 2007 aan het betaalorgaan (het "PMO")(1) is toegezonden. De betaling werd op 31 januari 2008 verwerkt en op 5 februari 2008 door klager ontvangen. Volgens de Commissie was de te late betaling te wijten aan een aantal redenen, met name het feit dat het PMO eind 2007 een aanzienlijk aantal dossiers ontving en het feit dat deze dienst op dat moment een volledige herstructurering onderging. De Commissie verklaarde ook dat de behandeling van het verzoek van klager samenviel met de periode van afsluiting van de begroting bij de Commissie, van 22 december 2007 tot 2 januari 2008, en de periode van begrotingswijzigingen. Als gevolg daarvan waren de betalingsachterstanden toegenomen.

9. In het algemeen heeft de Commissie de aandacht gevestigd op een aantal maatregelen die zij heeft genomen om de betalingstermijnen te verkorten. De Commissie verwees met name naar de specifieke opleiding van haar personeel, de reorganisatie van de betalingen aan deskundigen die sinds 1 juli 2007 door het PMO worden uitgevoerd, en het feit dat het opstellen van aanstellingsbrieven vanaf 15 maart 2008 gecentraliseerd was. Er waren andere maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de beste praktijken bij het toezicht op betalingsachterstanden werden toegepast. Bovendien verwees de Commissie naar bilaterale bijeenkomsten tussen de betrokken directoraten. De Commissie wees er ook op dat zij zich tegelijkertijd bezighield met het beheer van drie kaderprogramma's in het kader van versterkte controle. Dit had op zijn beurt zijn werklast verhoogd.

10. Wat de situatie van klager betreft, verklaarde de Commissie dat zijn teleurstelling over de vertraagde betalingen volledig begrijpelijk was. Hij betreurde de vertragingen en bood zijn excuses aan. Zij legde ook uit dat zij zich inspande om het risico op betalingsachterstand tot een minimum te beperken. Bovendien heeft de Commissie erop gewezen dat zij in geval van betalingsachterstand rente heeft betaald aan elke deskundige die deze heeft gevorderd. Hoewel klager geen rente had gevorderd, zou de Commissie hem als vriendschappelijk gebaar het bedrag van 63,72 EUR betalen dat overeenkomt met de rente over de te late betalingen.

11. De Ombudsman merkt op dat, zoals blijkt uit de door de Commissie overgelegde afdrukken van het boekhoudsysteem van de Commissie, de betaling met betrekking tot de eerste fase van de evaluatieprocedure op 18 september 2007 aan klager is gedaan. Wat de tweede fase betreft, werd de betaling verricht nadat klager zijn klacht bij de Ombudsman had ingediend, namelijk op 31 januari 2008. De Ombudsman merkt voorts op dat de Commissie haar excuses heeft aangeboden voor de vertragingen bij het verrichten van betalingen aan klager. Hij is ook verheugd dat de Commissie zich, als vriendelijk gebaar, ertoe heeft verbonden de opgebouwde rente over de vertraagde betalingen aan klager te betalen.

12. Op 8 september 2008 legde klager tijdens een telefoongesprek met de raadsman die zijn zaak behandelde, uit dat hij van de Commissie de betalingen voor beide fasen van de evaluatieprocedure, vermeerderd met de opgelopen rente, had ontvangen. Voorts verklaarde hij dat hij van mening was dat de zaak was opgelost en bedankte hij de Ombudsman voor zijn geslaagde interventie.

13. Gezien het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat de Commissie passende maatregelen lijkt te hebben genomen om de zaak te schikken en daarmee de klager tevreden heeft gesteld.

14. In zijn klacht voerde de klager aan dat de Commissie haar eigen verklaarde beleid moet naleven om de deelname van kleine en middelgrote ondernemingen aan door de EU gefinancierde projecten aan te moedigen door ervoor te zorgen dat deelnemende entiteiten tijdig projectgerelateerde betalingen ontvangen. Hij legt uit dat hij, als gevolg van vertragingen bij de betalingen, zal voorkomen dat hij als partner deelneemt aan door de EU gefinancierde samenwerkingsprojecten.

15. In haar advies bevestigde de Commissie dat een van haar doelstellingen erin bestond de deelname van kleine en middelgrote ondernemingen aan door de EU gefinancierde projecten aan te moedigen. Het wees er echter op dat de procedures en regels voor betalingen in onderzoeksprojecten verschillen van die voor contracten met deskundigen. Terwijl deskundigen pas een vergoeding ontvangen nadat de kosten zijn gemaakt, ontvangen begunstigden van onderzoeksprojecten bij de ondertekening van de subsidieovereenkomst dus een voorschot om een deel van hun kosten te dekken.

16. Om te beginnen wil de Ombudsman het belang benadrukken van de tijdigheid van alle projectgerelateerde betalingen. De Ombudsman herinnert eraan dat, hoewel betalingsachterstanden nog steeds een ernstig probleem vormen, de Commissie onlangs een aantal maatregelen heeft genomen om betalingsachterstanden te bestrijden (2). Zoals nader toegelicht in zijn onderzoek op eigen initiatief OI/5/2007/GG, is de Ombudsman van mening dat het nog te vroeg is om de gevolgen van deze maatregelen voor de situatie te beoordelen, aangezien veel van deze maatregelen relatief recent lijken. In zijn onderzoek op eigen initiatief was de Ombudsman daarom van mening dat de beste manier om verder te gaan was om begin 2009 een nieuw onderzoek op eigen initiatief in te stellen, wanneer cijfers over de prestaties van de Commissie in 2008 beschikbaar zouden zijn.

17. Op 8 september 2008 legde klager tijdens een telefoongesprek met de raadsman die zijn zaak behandelde, uit dat zijn vordering bedoeld was om de aandacht te vestigen op problemen van kleine en middelgrote ondernemingen als gevolg van te late betalingen. Hij verklaarde echter ook dat hij van mening was dat de zaak was opgelost.

18. Gezien het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat de Commissie passende maatregelen lijkt te hebben genomen om de zaak te schikken en daarmee de klager tevreden heeft gesteld.

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt de Commissie passende maatregelen te hebben genomen om de zaak op te lossen en heeft zij klager daarmee tevreden gesteld met betrekking tot zijn bewering en bewering. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

Klager en de voorzitter van de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Gedaan te Straatsburg op 25 september 2008

(1) Het PMO is het Bureau van de Commissie voor het beheer en de betaling van individuele rechten.

(2) Zie het initiatiefonderzoek van de Ombudsman OI/5/2007/GG, punten 1.3 en 1.9.