Straatsburg, 14 november 2007

Geachte heer X,

Op 4 oktober 2006 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF). De klacht had betrekking op het vermeende verzuim van OLAF om uw correspondentie met die instelling naar behoren af te handelen.

Op 8 november 2006 heb ik de directeur-generaal van OLAF in kennis gesteld van uw klacht en hem verzocht hierover vóór 28 februari 2007 advies uit te brengen. Op 26 februari 2007 heeft OLAF zijn advies toegezonden, dat u op 27 februari 2007 is toegezonden, met de uitnodiging om desgewenst opmerkingen te maken.

Op 26 maart 2007 heeft u mij uw opmerkingen over het advies van OLAF toegezonden.

Op 30 april 2007 heb ik u meegedeeld dat uw zaak om redenen van interne organisatie was overgeplaatst naar een ander lid van mijn juridische dienst.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Achtergrond: Klacht 2672/2006/(JF)WP

Op 10 augustus 2006 diende klager een klacht in bij de Europese Ombudsman, die werd geregistreerd onder dossiernummer 2672/2006/WP. In zijn klacht beklaagde hij zich over de wijze waarop het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) de door hem verstrekte informatie had behandeld. Klager legde uit dat hij OLAF vaak informatie had gestuurd over fraude- en fraudebestrijdingskwesties, meestal uittreksels uit de Poolse pers, om OLAF in staat te stellen passende maatregelen te nemen.

Klager heeft de bovengenoemde informatie via zijn privé-e-mailaccount aan OLAF doorgestuurd.

Klager wees erop dat OLAF de door hem verstrekte informatie niet kon of wilde verwerken. Hij legt uit dat van de 19 mededelingen aan OLAF er slechts één naar behoren is behandeld. Bij de andere 18 gelegenheden heeft OLAF zich niet gehouden aan de toepasselijke regels betreffende het antwoord op correspondentie van burgers die zijn vastgelegd in het EG-Verdrag, Verordening nr. 1 van de EEG-Raad tot regeling van het taalgebruik in de Europese Economische Gemeenschap (1) ("Verordening nr. 1/58") en de Code van goed administratief gedrag van de Commissie ("de Code").

Hoewel klager de aandacht van OLAF had gevestigd op zijn ongepaste reactie op zijn correspondentie, weigerde de instelling het probleem te erkennen en besloot zij verdere correspondentie met hem stop te zetten.

Klager verzocht de Ombudsman de klacht te onderzoeken, aangezien het gedrag van OLAF volgens hem inbreuk maakte op het recht van burgers om hun correspondentie in de juiste taal en binnen de vastgestelde termijnen te laten behandelen.

Klager verwees naar de personeelsstructuur van OLAF, die hij ontoereikend achtte. Hij legt uit dat de kerntaken van de openbare dienst worden uitgevoerd door arbeidscontractanten en dat OLAF de in het Statuut voorziene aanwervingsprocedures niet heeft gevolgd. Volgens hem werd het personeelsbeleid van OLAF gekenmerkt door procedurele gebreken, waaronder de weigering om passende aanwervingsprocedures te organiseren.

Volgens klager vormen ontoereikende taalvaardigheden van het OLAF-personeel een ander probleem. Volgens hem werkte extern personeel, te weten werknemers die niet onder de controle van de Commissie staan, voor OLAF. Klager wees erop dat deze situatie aanleiding kan geven tot mogelijke belangenconflicten, aangezien deze functionarissen kunnen worden verzocht informatie van hun nationale overheidsdiensten te behandelen. Klager verwees naar een specifiek geval waarbij een bij OLAF gedetacheerde Poolse douaneambtenaar betrokken was. Hoewel klager herhaaldelijk had getracht de aandacht van de directeur-generaal van OLAF op deze kwestie te vestigen, was het probleem niet opgelost.

In zijn klacht beschreef klager de inhoud van de 19 informatiestukken die hij van 2002 tot eind 2005 (2) aan OLAF had toegezonden en het antwoord van de instelling, die, behalve in één geval (3), niet aan de toepasselijke regels voldeden. Hij verwees naar de volgende onregelmatigheden:

• Veel van de brieven die hij in het Pools had geschreven, waren door OLAF in het Engels beantwoord, in strijd met de verplichting van OLAF om te antwoorden op brieven van burgers in de door de afzender gekozen taal, zoals bepaald in artikel 21, lid 3, van het EG-Verdrag en in de artikelen 2 en 3 van Verordening nr. 1/58 (4);
  
• OLAF heeft zijn antwoorden niet binnen de in de code vastgestelde termijn van 15 dagen verzonden (5);
  
• Sommige brieven van klager waren in strijd met de code niet beantwoord (6);
  
• In maart 2004 was hij door een ambtenaar van OLAF onjuist behandeld tijdens een telefoongesprek waarin de ambtenaar de door klager gebruikte taal verkeerd zou hebben begrepen, ervan uitgaande dat hij Russisch sprak, terwijl hij in feite Pools sprak;
  
• Een van de antwoorden van OLAF in het Pools was opgesteld door een agent die voorheen als woordvoerster voor de Poolse douaneraad had gewerkt en momenteel als "externe" agent voor OLAF werkte. Deze situatie kan aanleiding geven tot mogelijke belangenconflicten. Hoewel klager OLAF in maart 2005 van deze situatie in kennis heeft gesteld, heeft OLAF niet op zijn brief gereageerd (7);
  
• De diensten van OLAF hadden contact opgenomen met klager terwijl hij op zijn kantoor was, ondanks zijn uitdrukkelijke verzoek om alle informatie naar zijn privé-e-mailadres te sturen en alle telefooncontacten naar zijn privénummer te sturen. Hoewel hij deze kwestie in juli 2005 onder de aandacht van OLAF heeft gebracht, heeft hij er geen antwoord op ontvangen;
  
• Op 8 september 2005 vestigde klager de aandacht van OLAF op een fout in de Poolse versie van zijn website, die pas op 22 september 2005 werd gecorrigeerd. Zijn e-mail over deze kwestie was niet beantwoord;
  
• Na een brief van klager met informatie over een fraudebestrijdingsconferentie ontving hij een antwoord van OLAF waarin werd aangekondigd dat een nieuw onderzoek werd uitgevoerd naar de vraag of een onderzoek moest worden geopend. In september 2005 schreef klager een brief aan OLAF, waarin hij zijn reactie op de door hem verstrekte informatie in twijfel trok, maar hij kreeg geen antwoord op zijn correspondentie.

Gezien het ontoereikende antwoord van OLAF op zijn correspondentie schreef klager op 3 oktober 2005 een brief aan de instelling om een klacht in te dienen over de situatie. Klager verzocht OLAF de wijze waarop het zijn correspondentie behandelde, te wijzigen. Op 25 oktober 2005 antwoordde OLAF op de brief van klager en verklaarde dat OLAF in alle brieven en berichten van klager, op één na, onvoldoende redenen had gevonden om een onderzoek in te stellen. Zij merkte ook op dat zij haar correspondentie met klager zou beëindigen omdat zij van mening was dat zijn brieven repetitief en zinloos waren, aangezien zij gebaseerd waren op openbare informatie waarover zij reeds beschikte.

Klager was van mening dat OLAF niet op zijn bezwaren had gereageerd en diende een klacht in bij de Ombudsman, waarin hij verzocht om het gedrag van OLAF te onderzoeken. Klager was ervan op de hoogte dat een deel van zijn correspondentie met OLAF vóór augustus 2004 had plaatsgevonden en derhalve niet binnen de in het statuut van de Ombudsman vastgestelde termijn van twee jaar had plaatsgevonden. Klager voerde echter aan dat de Ombudsman deze uitwisselingen in zijn onderzoek in aanmerking zou moeten kunnen nemen, omdat er een integraal onderdeel was van zijn lopende correspondentie met OLAF en een "oorzakelijk verband van gebeurtenissen" tot uiting kwam in de nalatige behandeling van zijn correspondentie. Hij merkte op dat OLAF in zijn antwoord van 25 oktober 2005 inderdaad naar al zijn correspondentie had verwezen.

Klager legde uit dat hij hierover ook contact had opgenomen met de verantwoordelijke commissaris, de leden van het Europees Parlement en het toezichtcomité van OLAF. In februari 2006 had hij een ontmoeting met twee leden van het kabinet van vicevoorzitter Kallas, waarin zijn zorgen naar zijn mening nogal uit de hand waren gelopen.

Klager voerde de volgende aantijgingen aan:

1. OLAF heeft zijn opmerkingen, waarin hij fraudegerelateerde informatie heeft verstrekt, niet naar behoren behandeld. Tot staving van deze bewering voerde hij aan dat OLAF in tal van gevallen i) niet heeft geantwoord, ii) te laat heeft geantwoord en/of iii) niet heeft geantwoord in de door de afzender gekozen taal. Hij wees er ook op dat (iv) bepaalde personeelsleden van OLAF geen rekening hielden met het feit dat hij de betrokken correspondentie in zijn persoonlijke hoedanigheid verstuurde en hem op zijn kantoor belde.
   
2. Het personeelsbeleid van OLAF was ontoereikend. Klager voerde met name aan dat het problematisch was dat i) arbeidscontractanten kerntaken binnen OLAF verrichtten, aangezien zij de strikte aanwervingsprocedures waarin het Statuut voorziet, niet hadden gevolgd; ii) bepaalde personeelsleden over onvoldoende talenkennis beschikten; en iii) externe personeelsleden hebben correspondentie behandeld over vermeende fraude binnen de administratie van hun land van herkomst. In dit verband vestigde klager bijzondere aandacht op de zaak van een Poolse persoon die eerder als woordvoerder van een Poolse autoriteit werkzaam was geweest en die volgens hem vervolgens EU-correspondentie behandelde waarin hij diezelfde autoriteit bekritiseerde toen hij voor OLAF werkte.
   
3. OLAF heeft de aanwervingsprocedures niet naar behoren uitgevoerd.
   
4. OLAF heeft nagelaten actie te ondernemen om de tekortkomingen te wijzigen die klager had opgemerkt met betrekking tot de behandeling van zijn informatie, ondanks het feit dat hij OLAF er vaak over had geïnformeerd. Klager was van mening dat er derhalve sprake was van een probleem van hiërarchisch toezicht en leiderschap binnen OLAF.
   
5. In zijn brief van 25 oktober 2005 heeft OLAF de door hem aan de orde gestelde kwesties niet naar behoren behandeld, met name omdat i) de brief onnauwkeurig was; ii) OLAF heeft geen fouten toegegeven die het had begaan; iii) de door hem verstrekte informatie ten onrechte als "repetitief" en "zinloos" was aangemerkt; en iv) de brief bevatte oneerlijke opmerkingen over zijn positie als ambtenaar van de Commissie en als Europees burger.

Klager voerde aan dat de EU-begroting beter moet worden beschermd.

In zijn klacht merkte klager echter op dat informatie over zijn contacten met een aantal EU-ambtenaren vertrouwelijk moet blijven en dat OLAF geen toegang mag hebben tot dat deel van de klacht.

Op 28 september 2006 deelde de Ombudsman klager mee dat het bij het openen van een onderzoek naar klachten de standaardpraktijk is om de betrokken instelling om advies te vragen, waarbij bij dat verzoek een kopie van de klacht wordt gevoegd. De Ombudsman merkte op dat wanneer een klacht op vertrouwelijke wijze wordt behandeld, dit alleen inhoudt dat het dossier niet toegankelijk is voor derden. De Ombudsman wees erop dat de betrokken instelling recht heeft op een eerlijke procedure en dat de correcte eerbiediging van dat beginsel vereist dat de instelling volledige toegang heeft tot de klacht in haar geheel. Aangezien klager de Ombudsman had verzocht bepaalde informatie in zijn klacht niet aan OLAF bekend te maken, concludeerde de Ombudsman dat hij, onder de door klager gevraagde voorwaarden, geen onderzoek kon uitvoeren dat het recht van de instellingen op een eerlijke procedure niet eerbiedigde.

In zijn antwoord aan klager legde de Ombudsman uit dat hij, indien hij zijn klacht wenste voort te zetten, hem een nieuwe versie van de klacht moest toezenden waarin alle informatie ter beschikking van OLAF kon worden gesteld.

Aanwezige zaak: Klacht 3134/2006/(WP)JMA

Op 4 en 5 oktober 2006 schreef klager opnieuw aan de Ombudsman. Hij verklaarde dat zijn verzoek om gedeeltelijke vertrouwelijkheid van zijn klacht voortvloeide uit zijn wens om discreet te zijn. Hij voegde eraan toe dat zijn contacten met ambtenaren niet geheim waren en niet relevant waren voor de beoordeling van zijn zaak door de Ombudsman. Klager drukte daarom zijn voornemen uit om zijn verzoek om gedeeltelijke vertrouwelijkheid in te trekken en stemde in met de volledige openbaarmaking van zijn klacht aan OLAF.

Rekening houdend met bovenstaande informatie besloot de Ombudsman de brief van klager als nieuwe klacht te registreren (referentie 3134/2006/(WP) JMA) en een onderzoek in te stellen.

Het onderzoek van de Ombudsman ging echter niet in op alle beweringen en beweringen van klager in zijn oorspronkelijke klacht.

Wat de tweede bewering over het personeelsbeleid van OLAF betreft, had klager aangevoerd dat de kerntaken binnen OLAF werden uitgevoerd door arbeidscontractanten die niet waren aangeworven volgens de in het Statuut voorziene aanwervingsprocedures. De Ombudsman was van mening dat klager dit aspect van de zaak niet bij OLAF leek te hebben aangekaart voordat hij zijn klacht bij hem had ingediend. Dit aspect van de klacht was dus niet voorafgegaan door de passende administratieve stappen ten aanzien van OLAF, zoals vereist door artikel 2, lid 4, van het Statuut van de Ombudsman. De Ombudsman achtte dit aspect van de zaak niet-ontvankelijk.

Met betrekking tot de derde bewering van klager, dat OLAF de aanwervingsprocedures niet naar behoren had uitgevoerd, was de Ombudsman van oordeel dat onvoldoende details over de situatie waren verstrekt. Bijgevolg concludeerde de Ombudsman dat er onvoldoende redenen waren om een onderzoek in te stellen naar dit aspect van de klacht, zoals uiteengezet in artikel 195 van het EG-Verdrag.

De vierde bewering van klager had betrekking op het verzuim van OLAF om maatregelen te nemen om de tekortkomingen te verhelpen die klager had opgemerkt met betrekking tot de behandeling van de informatie die hij hem had toegezonden. In dit verband was de Ombudsman van mening dat het onduidelijk was of deze bewering een nieuwe en afzonderlijke kwestie opriep, zoals vereist door artikel 2, lid 3, van zijn Statuut, dan wel of de klager was voorafgegaan door de passende administratieve stappen ten aanzien van OLAF, zoals vereist door artikel 2, lid 4. Dienovereenkomstig besloot de Ombudsman dat deze beweringen niet in zijn onderzoek mochten worden opgenomen.

Wat ten slotte de bewering van klager betreft, achtte de Ombudsman het onduidelijk hoe klager wenste dat de bewering werd begrepen. De Ombudsman heeft derhalve besloten het niet op te nemen in dit onderzoek op grond van artikel 2, lid 3, van zijn Statuut.

OLAF werd derhalve verzocht advies uit te brengen over de volgende aantijgingen van klager:

1. OLAF heeft zijn opmerkingen, waarin hij fraudegerelateerde informatie heeft verstrekt, niet naar behoren behandeld. Ter ondersteuning van deze bewering voerde klager aan dat OLAF i) in tal van gevallen niet heeft geantwoord; ii) te laat geantwoord en/of iii) niet geantwoord in de door de afzender gekozen taal. Hij wees er ook op dat (iv) bepaalde personeelsleden van OLAF geen rekening hielden met het feit dat hij de betrokken correspondentie in zijn persoonlijke hoedanigheid verstuurde en hem op zijn kantoor belde.
   
2. Het personeelsbeleid van OLAF was ontoereikend. Klager voerde met name aan dat het problematisch was dat i) bepaalde personeelsleden over onvoldoende talenkennis beschikten, en ii) externe personeelsleden correspondentie behandelden waarin werd beweerd dat er sprake was van fraude in de administratie van hun land van herkomst. In dit verband vestigde klager bijzondere aandacht op de zaak van een Poolse persoon die eerder in dienst was geweest als woordvoerder van een Poolse autoriteit en die volgens hem vervolgens correspondentie van de EU behandelde waarin kritiek werd geuit op diezelfde autoriteit.
   
3. In zijn brief van 25 oktober 2005 heeft OLAF de door hem aan de orde gestelde kwesties niet naar behoren behandeld, met name omdat i) de brief onnauwkeurig was; ii) OLAF heeft geen fouten toegegeven die het had begaan; iii) de door hem verstrekte informatie ten onrechte als "repetitief" en "zinloos" was aangemerkt; en iv) de brief oneerlijke opmerkingen bevatte.

In zijn inleidende brief aan OLAF merkte de Ombudsman op dat sommige van de door klager genoemde gebeurtenissen vóór augustus 2004 hadden plaatsgevonden, dat wil zeggen buiten de in artikel 2, lid 4, van zijn Statuut vastgestelde termijn van twee jaar voor klachten. Klager had echter aangevoerd dat er sprake was van een "oorzakelijk verband tussen gebeurtenissen", en daarom moest ook met deze eerdere gebeurtenissen rekening worden gehouden. De Ombudsman vroeg OLAF naar zijn standpunt ten aanzien van deze kwestie.

Het onderzoek

Advies van OLAF

In zijn advies heeft OLAF de achtergrond van de zaak toegelicht. Zij merkte op dat klager bij 19 afzonderlijke gelegenheden Poolse persartikelen naar het centrale postadres van OLAF had doorgestuurd . Op 22 februari en 7 april 2005 zond hij e-mails in het Engels naar de directeur-generaal van OLAF, waarin hij klaagde over het gebrek aan feedback op de persartikelen die hij aan OLAF had doorgestuurd. Hij ontving antwoorden in het Engels op respectievelijk 23 februari 2005 en 14 april 2005. Op 7 april 2005 bevestigde OLAF de ontvangst (in het Pools) van de mededeling van klager van dezelfde dag. De erkenning was door een gedetacheerde nationale deskundige in het Pools vertaald. Verdere ontvangstbevestigingen werden tussen juni en september 2005 zesmaal verzonden. Tussen mei en september 2005 heeft klager nog vijf keer brieven gestuurd naar de directeur-generaal van OLAF, waarin hij klaagde over het feit dat OLAF (i) sommige van zijn correspondentie niet in de juiste taal had beantwoord en (ii) niet had gereageerd op andere mededelingen die hij had verzonden. OLAF heeft deze verdere brieven niet beantwoord.

Op 30 augustus 2005 hebben de personeelsleden van OLAF contact opgenomen met klager op zijn kantoor en hem gevraagd of hij over nadere informatie beschikte met betrekking tot de feiten die in de door hem toegezonden persartikelen waren beschreven. Klager kon geen nadere informatie verstrekken. Op 8 september 2005 vestigde klager de aandacht van OLAF op een fout op zijn website . OLAF corrigeerde de fout daarna, maar beantwoordde deze brief niet op een andere manier. Bij brief van 25 oktober 2005 heeft OLAF klager meegedeeld dat het verdere correspondentie met hem zou beëindigen.

Alvorens in te gaan op elk van de aantijgingen van klager, legde OLAF uit dat, overeenkomstig artikel 2, lid 4, van het Statuut van de Ombudsman, een klacht moet worden ingediend binnen twee jaar na de datum waarop de relevante feiten ter kennis zijn gekomen van de persoon die de klacht indient. Aangezien de klacht in augustus 2006 door de Ombudsman was ontvangen, moeten alle aantijgingen op basis van feiten van vóór augustus 2004 volgens OLAF als niet-ontvankelijk worden beschouwd. OLAF merkte op dat klager had verwezen naar de "oorzakelijke band van gebeurtenissen", een beginsel van nationaal bestuursrecht. Dit beginsel kan echter niet prevaleren boven het statuut van de Ombudsman en de daarin vervatte regels.

OLAF verwees naar de beweringen in de klacht:

(1) Behandeling door OLAF van de door klager ingediende persartikelen: Volgens OLAF was het voor klager goedkoop en gemakkelijk om persartikelen in elektronische vorm in te dienen. Voor OLAF leidde de ontvangst van deze artikelen echter tot een aanzienlijke administratieve last, aangezien zijn diensten verplicht waren deze mededelingen te registreren, te lezen, te bevestigen, vaak te vertalen, te verwerken en te beantwoorden en contact op te nemen met de klager om nadere informatie te vragen. Overeenkomstig zijn specifieke taken moet OLAF elk ontvangen gegeven beoordelen om vast te stellen of het aanwijzingen bevat voor fraude, corruptie of andere ernstige onregelmatigheden die onder zijn bevoegdheid vallen. De loutere toezending van persartikelen aan OLAF zal echter waarschijnlijk geen toegevoegde waarde hebben, aangezien OLAF zelf persartikelen bijhoudt die relevant zijn voor zijn mandaat.

Tussen januari en september 2005 heeft klager 15 Poolse persartikelen in elektronische vorm aan OLAF toegezonden. Zijn begeleidende brieven gaven alleen aan dat hij de artikelen indiende, maar vestigden de aandacht van OLAF niet op specifieke aspecten daarvan, verstrekten geen ondersteunende informatie of verzochten OLAF om een specifiek antwoord. Zelfs in de veronderstelling dat deze mededelingen konden worden beschouwd als "brieven" in de zin van afdeling 4 (Omgang met onderzoeken) van het wetboek, werden zij beantwoord door de brieven van OLAF van 23 februari en 14 april 2005. Volgens OLAF zou elke extra inspanning om te reageren op de voortdurende toezending van persartikelen door klager onevenredig zijn geweest.

In antwoord op de mededeling van klager van 8 september 2005 waarin OLAF op de hoogte werd gesteld van een fout op zijn website, corrigeerde OLAF de fout. OLAF bood zijn excuses aan voor het feit dat het klager in dit verband geen antwoord heeft gestuurd. Door de foutieve link op zijn website te corrigeren, gaf OLAF echter volledige erkenning aan de correspondentie van klager.

Wat de taal van het antwoord betreft, waren de e-mails van klager van 22 februari en 7 april 2005 in het Engels en de brieven van OLAF van 23 februari 2005 en 14 april 2005 ook in het Engels.

OLAF verontschuldigde zich voor het feit dat het geen gevolg had gegeven aan het vermeende verzoek van klager om thuis in plaats van op zijn kantoor contact met hem op te nemen, maar merkte op dat de contacten tijdens kantooruren waren gelegd en dat, naar zijn mening, aangezien klager alleen persinformatie had doorgestuurd, niet bleek dat klager specifiek zijn recht op privacy op zijn kantoor moest laten eerbiedigen.

(2) Personeelsbeleid van OLAF: OLAF merkte op dat het ongeveer 400 personeelsleden telt. Volgens artikel 28 van het Statuut kan een ambtenaar slechts worden benoemd indien hij het bewijs levert van een grondige kennis van een van de talen van de Gemeenschappen en van een voldoende kennis van een andere taal voor zover dit voor de uitoefening van zijn functie noodzakelijk is. Bovendien bepaalt artikel 45, lid 2, dat ambtenaren vóór hun eerste bevordering na aanwerving moeten aantonen dat zij in een van de in artikel 314 van het EG-Verdrag bedoelde talen kunnen werken. Overeenkomstig het beleid van de Commissie wordt van alle personeelsleden verwacht dat zij hun taalvaardigheden verder ontwikkelen. Soortgelijke eisen gelden voor tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten (artikel 12, lid 2, onder e), en artikel 82, lid 3, onder e), van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Gemeenschappen).

De onderzoeksfunctie van OLAF wordt vaak uitgeoefend in nauwe samenwerking met de bevoegde rechtshandhavingsinstanties van de lidstaten. OLAF heeft personeel in dienst dat gespecialiseerd is in het nationale straf- en procesrecht, onderzoekstechnieken en inlichtingen. Aan deze behoefte aan personeel kan niet altijd worden voldaan door middel van algemene vergelijkende onderzoeken of door de aanwerving van vaste ambtenaren. Daarom heeft OLAF ook tijdelijke functionarissen, hulpfunctionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen in dienst. Hun verplichtingen inzake vertrouwelijkheid zijn in wezen dezelfde als die van ambtenaren in vaste dienst. OLAF heeft aangegeven dat klager naar zijn mening niet heeft beweerd dat de betrokkene deze verplichting niet was nagekomen. Wat een mogelijk belangenconflict betreft, heeft OLAF erop gewezen dat de rol van de betrokkene beperkt was tot de vertaling van het antwoord en niet de uitoefening van de aan OLAF verleende bevoegdheid inhield.

(3) Antwoord van OLAF aan klager van 25 oktober 2005: OLAF was van mening dat zijn brief aan klager passend was, aangezien daarin de redenen werden vermeld voor het stopzetten van verdere correspondentie met hem, op grond van het feit dat de uitwisselingen van klager repetitief en zinloos waren en derhalve binnen het toepassingsgebied van afdeling 4 van de code vielen. OLAF heeft in zijn antwoord niet erkend dat het een fout had gemaakt. De diensten van OLAF verzamelen informatie uit vele openbare bronnen ten behoeve van strategische en operationele inlichtingen. Bovendien houdt de eenheid Communicatie toezicht op de media om persartikelen over de activiteiten van OLAF te beoordelen. De toezending aan OLAF van in de belangrijkste Poolse kranten gepubliceerde persartikelen was derhalve van beperkt nut voor de uitoefening van zijn mandaat. OLAF was van mening dat, aangezien klager haar in een periode van negen maanden 15 artikelen had toegezonden, de noodzaak van een ontvangstbevestiging en een antwoord slechts een repetitieve exercitie was.

Volgens OLAF was het enige doel van klager om een antwoord in het Pools te krijgen, zijn bewering te staven dat de instelling slecht toegerust was om zaken uit de nieuwe lidstaten te behandelen. In zijn advies liet OLAF het aan de Ombudsman over om te beslissen of het zich moest verontschuldigen voor het feit dat het de brief van klager niet in het Pools had beantwoord.

OLAF betreurde het echter dat het geen specifiek antwoord op de brief van klager van 8 september 2005 had gestuurd en zijn verzoek om thuis in plaats van op zijn kantoor te worden gecontacteerd, niet had ingewilligd. In alle andere opzichten was OLAF van mening dat de klacht niet gegrond was.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen herhaalde klager de in zijn klacht aangevoerde argumenten.

De klager voegde eraan toe dat burgers zich geïntimideerd kunnen voelen wanneer OLAF ambtenaren van de nationale overheidsdiensten van de lidstaten in dienst heeft, aangezien deze situatie tot onregelmatige praktijken kan leiden en personen die over waardevolle informatiebronnen beschikken ervan kan weerhouden de instelling met die informatie te benaderen. Volgens de klager moet de EU-administratie alle redelijke maatregelen nemen om informanten te beschermen.

Klager voerde aan dat burgers die informatie verzenden een antwoord verdienen. Volgens hem is het niet aan burgers om diepgaand onderzoek te doen naar de relevantie van persartikelen. Integendeel, als burgers hun eigen onderzoek zouden doen of lange verklaringen zouden geven, zou OLAF geneigd zijn te denken dat zij inbreuk maken op zijn domein. Als gevolg daarvan zouden gewetensvolle en geëngageerde burgers die OLAF willen helpen, worden ontmoedigd om dit te doen.

Klager vroeg zich af waarom OLAF niet de capaciteit zou moeten hebben om te antwoorden op burgers die informatie verzenden. Hij voegde eraan toe dat, in goed georganiseerde structuren, de meeste post van burgers wordt behandeld door het gebruik van beleefde standaardbrieven, beschikbaar in verschillende talen, wat geenszins een extra werklast met zich meebrengt. Door een soortgelijke praktijk niet te volgen, toonde OLAF een onvriendelijke benadering van de correspondentie van burgers.

Hoewel OLAF had aangevoerd dat verschillende van de door klager verzonden brieven repetitief waren, was hij van mening dat deze brieven niet als zodanig konden worden aangemerkt, aangezien het onderwerp van elke brief anders was dan dat van de andere brieven. Volgens hem was het ook arbitrair om te stellen dat hij tussen januari en september 2005 15 Poolse persartikelen had doorgestuurd door slechts een bepaalde periode te selecteren. Volgens hem zou het juister zijn geweest om aan te geven dat hij van eind augustus 2002 tot eind september 2005 19 inlichtingen had verstrekt, hetgeen betekende dat hij gemiddeld om de twee maanden inlichtingen had verstrekt. Klager benadrukte dat 18 van zijn uitwisselingen onvoldoende waren afgehandeld.

Klager was het sterk oneens met de bewering van OLAF dat hij mogelijk misbruik heeft gemaakt van zijn recht om zijn brieven te laten beantwoorden in de taal van zijn correspondentie. Hij wees erop dat OLAF niet in staat of bereid was te antwoorden op zijn correspondentie in het Pools, onmiddellijk vóór en zelfs na de toetreding.

BESLUIT

1 Inleidende opmerking

1.1 Bepaalde correspondentie van klager aan OLAF werd vóór augustus 2004 verzonden. Dit heeft dus meer dan twee jaar vóór de indiening van de klacht plaatsgevonden. Klager voert aan dat de Ombudsman deze uitwisselingen in zijn onderzoek in aanmerking moet kunnen nemen, aangezien zij een "oorzakelijk verband van gebeurtenissen" weergeven met betrekking tot de nalatige behandeling van zijn correspondentie. Hij merkt op dat OLAF in zijn antwoord van 25 oktober 2005 inderdaad naar al zijn correspondentie had verwezen.

1.2 In zijn advies stelt OLAF dat, aangezien de klacht in augustus 2006 bij de Ombudsman was ingediend, alle beweringen op basis van feiten van vóór augustus 2004 niet-ontvankelijk moeten worden geacht in het licht van de in artikel 2, lid 4, van het Statuut van de Europese Ombudsman genoemde termijn van twee jaar . Het wijst er ook op dat het "oorzakelijk verband tussen gebeurtenissen", waarnaar klager verwijst, een beginsel van nationaal bestuursrecht is, dat geen voorrang kan hebben op het statuut van de Europese Ombudsman en de daarin vervatte regels.

1.3 Zoals bepaald in artikel 2, lid 4, van het Statuut van de Europese Ombudsman:

"Een klacht wordt ingediend binnen twee jaar na de datum waarop de indiener van de klacht kennis heeft gekregen van de feiten waarop de klacht is gebaseerd (...)"(8).

De Ombudsman merkt op dat de in de klacht genoemde feiten betrekking hebben op correspondentie tussen klager en OLAF van 31 augustus 2002 tot en met 3 oktober 2005 (9). Sommige van deze uitwisselingen hebben meer dan twee jaar vóór de datum van indiening van de klacht plaatsgevonden (10). De Ombudsman is zich bewust van het feit dat klager deze uitwisselingen heeft genoemd om te illustreren wat hij beschouwt als een patroon van ontoereikend gedrag van OLAF.

De Ombudsman is van mening dat klager geen afzonderlijke specifieke beschuldigingen heeft geuit met betrekking tot elke afzonderlijke correspondentie met OLAF, maar eerder één enkele bewering heeft geuit dat de antwoorden op zijn brieven ontoereikend waren. In het licht van het bovenstaande heeft de Ombudsman geconcludeerd dat het passend lijkt al het door klager ingediende bewijsmateriaal in zijn geheel te onderzoeken. De Ombudsman is derhalve van oordeel dat de klacht voldoet aan de voorwaarden van artikel 2, lid 4, van zijn Statuut.

2 Vermeend verzuim van OLAF om de correspondentie van klager naar behoren te behandelen

2.1 Klager stelt dat OLAF zijn opmerkingen, waarin hij fraudegerelateerde informatie heeft verstrekt, niet naar behoren heeft behandeld. Ter ondersteuning van deze bewering voert klager aan dat OLAF in tal van gevallen i) niet heeft geantwoord, ii) te laat heeft geantwoord en/of iii) niet heeft geantwoord in de door de afzender gekozen taal. Hij wijst er ook op dat iv) bepaalde personeelsleden van OLAF, door hem op zijn kantoor te telefoneren in plaats van op zijn privénummer, geen rekening hebben gehouden met het feit dat hij de betrokken correspondentie in zijn persoonlijke hoedanigheid verstuurde.

2.2 OLAF legt uit dat klager tussen januari 2005 en september 2005 15 Poolse persartikelen in elektronische vorm aan zijn diensten heeft toegezonden, zonder enige aanwijzing dat hij een antwoord verwachtte. OLAF voert aan dat deze mededelingen op 23 februari 2005 en 14 april 2005 zijn beantwoord en dat eventuele extra inspanningen om te reageren op de voortdurende toezending van persartikelen door klager onevenredig zouden zijn geweest.

In antwoord op de mededeling van klager van 8 september 2005 waarin OLAF op de hoogte werd gesteld van een fout op zijn website, corrigeerde OLAF de fout. OLAF bood ook zijn excuses aan voor het feit dat het klager in dit verband geen antwoord heeft gestuurd.

Wat de taal van het antwoord betreft, voert OLAF aan dat de e-mails van klager van 22 februari en 7 april 2005 in het Engels waren gesteld en dat de brieven van OLAF van 23 februari en 14 april ook in het Engels waren gesteld.

OLAF verontschuldigt zich echter voor het feit dat het geen gevolg heeft gegeven aan het verzoek van klager om thuis in plaats van op zijn kantoor contact met hem op te nemen.

2.3 In zijn opmerkingen is klager van mening dat burgers die mogelijk relevante informatie verzenden een antwoord verdienen, en vraagt hij zich af waarom OLAF niet de capaciteit zou moeten hebben om te antwoorden op burgers die informatie naar zijn diensten sturen. Hij benadrukt dat zijn Poolse brieven aan OLAF niet in die taal waren beantwoord.

Het niet beantwoorden van de e-mails van de klager

2.4 De Ombudsman merkt op dat OLAF in zijn betrekkingen met het publiek naar analogie de Code van goed administratief gedrag van de Commissie (11) ("de Code") toepast. Artikel 4 (Omgaan met vragen) van de Code luidt als volgt:

"Correspondentie

Overeenkomstig artikel 21 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap ontvangen leden van het publiek die de Commissie schrijven een antwoord in de taal van hun oorspronkelijke brief, mits deze in een van de officiële talen van de Europese Unie is gesteld.

Een antwoord op een aan de Commissie gerichte brief wordt binnen vijftien werkdagen na ontvangst van de brief door de verantwoordelijke dienst van de Commissie toegezonden.

(...)

Elektronische post

Het personeel antwoordt onverwijld op e-mailberichten (...).

Wanneer het e-mailbericht echter naar zijn aard het equivalent is van een brief, wordt het behandeld volgens de richtsnoeren voor de behandeling van correspondentie en gelden dezelfde termijnen. (...)".

2.5 De Ombudsman merkt op dat klager in de in de klacht genoemde periode, namelijk van 31 augustus 2002 tot en met 3 oktober 2005, 19 keer contact heeft opgenomen met OLAF. Hij voegde bij zijn e-mails persartikelen van een aantal kranten over informatie over mogelijke gevallen van fraude.

De Ombudsman merkt op dat deze persartikelen in alle gevallen vergezeld gingen van een korte mededeling van klager (of zijn echtgenoot) aan OLAF. In deze mededelingen heeft de klager (of zijn echtgenoot) het ingediende materiaal uiteengezet en de instelling specifiek verzocht passende maatregelen te nemen naar aanleiding van de nieuwsberichten.

Het lijkt erop dat OLAF bepaalde brieven van klager heeft erkend, maar niet alle correspondentie van klager heeft beantwoord, namelijk de correspondentie van 7 mei 2004, 7 april 2005, 26 april 2005, 13 juli 2005 en 8 augustus 2005.

2.6 De Ombudsman is van mening dat het niet altijd nodig is dat een instelling of orgaan antwoordt op correspondentie die duidelijk bedoeld is om door de burger "ter informatie" te worden verstrekt. De Ombudsman is echter niet van mening dat de correspondentie van klager met OLAF bedoeld was "ter informatie". In plaats daarvan heeft klager in zijn correspondentie specifieke verzoeken geformuleerd. De Ombudsman is van mening dat de elektronische berichten van klager aan de instelling derhalve als mededelingen moeten worden aangemerkt. Als zodanig had elke mededeling een schriftelijk antwoord moeten ontvangen overeenkomstig afdeling 4 van het wetboek.

De Ombudsman merkt op dat OLAF, zoals blijkt uit het antwoord van OLAF aan klager van 23 maart 2005, erkende dat alle correspondentie van klager had moeten worden beantwoord en erkende dat het verzuim van OLAF om dit te doen betreurenswaardig was (12).

De Ombudsman merkt ook op dat OLAF, zoals klager heeft opgemerkt, het voorbeeld had kunnen volgen van andere communautaire instellingen en organen waarin de meeste post van burgers wordt behandeld met behulp van beleefde standaardbrieven, die in verschillende talen beschikbaar zijn. De Ombudsman is het met klager eens dat een dergelijke aanpak geenszins leidt tot een onredelijke werklast.

De Ombudsman heeft derhalve geconcludeerd dat OLAF, door niet te reageren op de opmerkingen van klager, niet heeft voldaan aan afdeling 4 van de code. Dit is een geval van wanbeheer.

Vertraging bij het beantwoorden van de e-mails van klager

2.7 Overeenkomstig punt 4 van de Code , moet een antwoord op een aan de Commissie gerichte brief worden verzonden binnen 15 werkdagen na de datum van ontvangst van de brief door de verantwoordelijke dienst van de Commissie.

Gezien de beschikbare informatie lijkt het erop dat de antwoorden van OLAF op sommige correspondentie van klager (13) hem niet binnen de in de bovengenoemde bepaling van de code voorziene termijn van 15 dagen zijn toegezonden.

Dit is een geval van wanbeheer.

Taal van het antwoord op de e-mails van klager

2.8 Overeenkomstig artikel 21 van het EG-Verdrag en artikel 4 van de gedragscode hebben leden van het publiek die de Commissie schrijven, recht op een antwoord in de taal van hun oorspronkelijke brief, mits deze in een van de officiële talen van de Europese Unie is gesteld.

Gezien de beschikbare informatie blijkt dat klager het grootste deel van zijn correspondentie in het Pools aan OLAF heeft gericht. De antwoorden van OLAF op sommige mededelingen in het Pools waren echter in het Engels opgesteld (14).

De Ombudsman herinnert er in dit verband aan dat OLAF, zoals opgemerkt in punt 2.6 hierboven, de correspondentie had kunnen behandelen door het gebruik van beleefde standaardbrieven, beschikbaar in verschillende talen.

De Ombudsman is van mening dat OLAF, door niet te antwoorden op de correspondentie van klager in de taal van de oorspronkelijke e-mail, niet heeft voldaan aan artikel 21 van het EG-Verdrag en artikel 4 van het wetboek.

Dit is een geval van wanbeheer.

Adres waarop contact is opgenomen met de klager

2.9 De Ombudsman herinnert eraan dat klager een EU-ambtenaar is. De Ombudsman wijst erop dat ambtenaren, zoals bepaald in artikel 22, onder a), van het Statuut, verplicht zijn OLAF schriftelijk in kennis te stellen van alle informatie in verband met de uitoefening van zijn/haar taken die aanleiding kan geven tot een vermoeden van het bestaan van mogelijke illegale activiteiten, waaronder fraude of corruptie, die de belangen van de Gemeenschappen schaden. Er is echter niet aangevoerd dat klager OLAF informatie heeft verstrekt over de uitvoering van zijn specifieke taken als ambtenaar. Als zodanig kan niet worden aangenomen dat de correspondentie van klager correspondentie was die onder artikel 22, onder a), van het Statuut viel.

Ambtenaren hebben echter, net als andere burgers, ook het recht zich tot OLAF te wenden om OLAF in kennis te stellen van elke handeling die volgens hen in strijd kan zijn met de belangen van de Gemeenschappen. Gelet op het voorwerp van zijn correspondentie, dat geen verband lijkt te houden met de uitoefening van zijn specifieke ambt als ambtenaar, moet ervan worden uitgegaan dat klager, toen hij OLAF een brief schreef, privé handelde.

Het feit dat een burger het OLAF privé heeft aangeschreven, houdt niet noodzakelijkerwijs een automatische verplichting voor OLAF in om contact op te nemen met de klacht op een privéadres, telefoonnummer of e-mail. De Ombudsman is van mening dat het, bij gebreke van een specifiek verzoek van klager, niet ongepast zou zijn geweest als OLAF contact had opgenomen met klager op zijn werknummer.

In dit geval lijkt het er echter op dat, toen klager OLAF specifiek vroeg om zijn persoonlijke e-mailadres en privételefoonnummer te gebruiken voor elk toekomstig contact. Dit privé-e-mailadres en privé-telefoonnummer was in al zijn correspondentie opgenomen.

Ondanks het uitdrukkelijke verzoek van klager merkt de Ombudsman op dat OLAF contact met hem heeft opgenomen op zijn professionele e-mailadres en hem heeft gebeld op zijn professionele nummer. De Ombudsman is van mening dat bij de contacten van OLAF met hem terdege rekening had moeten worden gehouden met zijn verzoek. De Ombudsman betreurt het dat OLAF geen rekening heeft gehouden met het uitdrukkelijke verzoek van klager.

Aangezien OLAF heeft erkend dat het geen gevolg heeft gegeven aan het verzoek van klager om contact met hem op te nemen op zijn privé-e-mailadres of privé-telefoonnummer, in plaats van op zijn kantoor, en zich heeft verontschuldigd voor dit toezicht, acht de Ombudsman het niet nodig om verder onderzoek te verrichten met betrekking tot dit aspect van de zaak.

3 Ontoereikend personeelsbeleid van OLAF

3.1 Klager beweert dat het personeelsbeleid van OLAF ontoereikend was. Klager voert met name aan dat het problematisch was dat i) bepaalde personeelsleden over onvoldoende talenkennis beschikten, en ii) externe personeelsleden correspondentie behandelden waarin werd beweerd dat er sprake was van fraude in de administratie van hun land van herkomst.

In dit verband vestigt de klager in het bijzonder de aandacht op de zaak van een Poolse persoon die als woordvoerder van de Poolse autoriteiten in dienst was geweest voordat hij voor OLAF werkte. Klager voerde aan dat deze Poolse onderdaan correspondentie met OLAF heeft behandeld over een klacht tegen zijn voormalige werkgever.

3.2 OLAF stelt dat aan zijn personeelsbehoeften niet altijd kan worden voldaan door middel van algemene vergelijkende onderzoeken of de aanwerving van vaste ambtenaren. Bijgevolg heeft zij ook tijdelijke functionarissen, hulpfunctionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen in dienst, wier verplichtingen inzake vertrouwelijkheid dezelfde zijn als die van ambtenaren in vaste dienst.

Wat de talenkennis betreft, herinnert OLAF eraan dat zijn ambtenaren voldoen aan artikel 28 van het Statuut, zodat zij slechts worden benoemd op voorwaarde dat zij het bewijs leveren van een grondige kennis van een van de talen van de Gemeenschappen en van een voldoende kennis van een andere taal van de Gemeenschappen voor zover dat nodig is voor de uitoefening van zijn taken. Bovendien moeten zij, alvorens na hun aanwerving te worden bevorderd, overeenkomstig artikel 45, lid 2, van het Statuut aantonen dat zij in staat zijn om in een van de in artikel 314 van het EG-Verdrag bedoelde derde talen te werken. Soortgelijke eisen gelden voor tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten (respectievelijk artikel 12, lid 2, onder e), en artikel 82, lid 3, onder e), van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Gemeenschappen).

In verband met de in de klacht genoemde individuele ambtenaar merkt OLAF op dat klager naar zijn mening niet impliceerde dat de betrokken ambtenaar zijn verplichtingen niet was nagekomen. Wat een mogelijk belangenconflict betreft, wijst OLAF erop dat de rol van de betrokkene beperkt was tot de vertaling van een antwoordbrief die geen betrekking had op de uitoefening van de aan OLAF verleende bevoegdheid.

Personeelsbeleid van OLAF

3.3 De Ombudsman merkt op dat, zoals de communautaire rechtbanken hebben geoordeeld, de instellingen over een ruime beoordelingsvrijheid beschikken bij de keuze van de meest geschikte middelen om aan hun personeelsbehoeften te voldoen (15).

Klager heeft verwezen naar een aantal individuele situaties die volgens hem het juiste gedrag van individuele ambtenaren of functionarissen in twijfel trekken zonder specifieke gevallen van dergelijk wangedrag te onderbouwen. Aangezien klager geen verdere relevante informatie heeft verstrekt over het personeelsbeleid van OLAF, is de Ombudsman van mening dat hij niet kan concluderen dat OLAF zijn discretionaire bevoegdheid heeft overschreden bij de keuze van de meest geschikte middelen om aan zijn personeelsbehoeften te voldoen.

Gezien de beschikbare informatie is de Ombudsman van oordeel dat er geen bewijs lijkt te zijn dat hem ertoe kan brengen het algemene personeelsbeleid van OLAF in twijfel te trekken. De Ombudsman heeft derhalve geconcludeerd dat er geen sprake lijkt te zijn van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.

Taalvaardigheden van het personeel van OLAF

3.4 De Ombudsman merkt op dat klager stelt dat een aantal OLAF-ambtenaren "onvoldoende" taalvaardigheden lijken te hebben . Klager lijkt zijn bewering te onderbouwen door het feit dat sommige van de brieven die hij in het Pools aan OLAF schreef, in het Engels werden beantwoord.

Wat de specifieke talenkennis van het OLAF-personeel betreft, bepaalt artikel 28 van het Statuut:

"Een ambtenaar kan slechts worden benoemd op voorwaarde dat hij aantoont een grondige kennis van een van de talen van de Gemeenschappen en een voldoende kennis van een andere taal van de Gemeenschappen te hebben, voor zover dit voor de uitoefening van zijn functie noodzakelijk is."

In dit verband merkt de Ombudsman op dat het feit dat bepaalde personeelsleden van OLAF mogelijk geen Pools spreken, irrelevant is zolang elke ambtenaar voldoet aan de vereisten van het Statuut, namelijk dat zij in ten minste twee officiële talen met het vereiste niveau van bekwaamheid kunnen communiceren.

De Ombudsman merkt ook op dat de specifieke vraag of OLAF in staat was te voldoen aan zijn verplichtingen om met burgers te communiceren in de officiële talen van de keuze van de burgers, reeds is behandeld in punt 2.8 hierboven. De Ombudsman merkt op dat het aan OLAF is om te beslissen hoe het best aan deze verplichting kan worden voldaan. Het feit dat OLAF ervoor kan kiezen aan deze verplichting te voldoen door gebruik te maken van zijn eigen personele middelen, waaronder het gebruik van tijdelijke functionarissen, hulpfunctionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen, is niet relevant, mits OLAF effectief voldoet aan zijn verplichtingen om met burgers te communiceren in de officiële talen van de keuze van de burgers. De Ombudsman merkt ook op dat, indien OLAF over onvoldoende eigen personele middelen beschikt, het legitiem is om aan deze verplichting jegens burgers te voldoen door gebruik te maken van de beschikbare vertaaldiensten van OLAF.

De Ombudsman heeft derhalve geconcludeerd dat er geen sprake lijkt te zijn van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.

Door OLAF aan gedetacheerde nationale deskundigen toegewezen werkzaamheden

3.5 De Ombudsman herinnert eraan dat, zoals bepaald in artikel 11 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie, alle EU-ambtenaren en -ambtenaren een loyaliteitsplicht hebben, die als volgt luidt:

"De ambtenaar dient bij de uitoefening van zijn taken en bij zijn gedrag uitsluitend rekening te houden met de belangen van de Gemeenschappen; hij vraagt noch aanvaardt instructies van enige regering, autoriteit, organisatie of persoon buiten zijn instelling. Hij vervult de hem toevertrouwde taken op objectieve en onpartijdige wijze en met inachtneming van zijn loyaliteitsplicht jegens de Gemeenschappen."

Voorts behandelt artikel 11, onder a), van het Statuut de kwestie van mogelijke belangenconflicten voor EU-ambtenaren als volgt:

"Behoudens de hiernavolgende bepalingen, behandelt de ambtenaar bij de uitoefening van zijn functie geen aangelegenheden waarbij hij, direct of indirect, enig persoonlijk belang heeft dat zijn onafhankelijkheid in het gedrang kan brengen, met name familiale en financiële belangen."

Bovengenoemde regels zijn letterlijk overgenomen in artikel 7 van het besluit van de Commissie tot vaststelling van regels inzake de detachering van nationale deskundigen bij de Commissie (16).

3.6 In het licht van bovenstaande wettelijke bepalingen merkt de Ombudsman op dat de loyaliteitsverplichting voor EU-ambtenaren en gedetacheerde nationale deskundigen zeer ruim is geformuleerd. Deze verplichting geldt dus voor de uitvoering van elke aan hem opgedragen taak. Deze verplichting geldt ook voor eventuele instructies van een regering, autoriteit, organisatie of persoon buiten de instelling van de ambtenaar, ongeacht of het personeelslid in kwestie banden heeft met de regering, autoriteit, organisatie of persoon die hem/haar wil beïnvloeden of onderdaan is van het land in kwestie.

De Ombudsman merkt voorts op dat het feit dat een gemachtigde een aangelegenheid behandelt die betrekking heeft op zijn/haar eigen lidstaat, op zich geen reden is voor een mogelijk belangenconflict, aangezien een dergelijke situatie zich alleen zou voordoen indien de gemachtigde een persoonlijk belang bij de aangelegenheid had dat zijn/haar onafhankelijkheid bij de behandeling van de aangelegenheid in het gedrang zou kunnen brengen.

3.7 De Ombudsman is van oordeel dat klager geen informatie heeft verstrekt op grond waarvan hij kan aannemen dat de gedetacheerde nationale deskundige in kwestie een persoonlijk belang had bij de correspondentie die hem was toegewezen.

Bij gebrek aan verder bewijsmateriaal is de Ombudsman van mening dat er geen sprake lijkt te zijn van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.

4 Antwoord van OLAF op de brief van klager van 25 oktober 2005

4.1 Klager beweert dat de brief van OLAF van 25 oktober 2005, in antwoord op zijn correspondentie van 3 oktober 2005, waarin hij het ontoereikende optreden van OLAF met betrekking tot de sinds 2002 door hem verstrekte informatie beschreef en om correctie van de situatie verzocht, de door hem aan de orde gestelde kwesties niet naar behoren heeft behandeld. Dit was met name het geval omdat i) de brief onnauwkeurig was, ii) OLAF fouten die het had gemaakt niet erkende, iii) de door hem verstrekte informatie ten onrechte als "repetitief" en "zinloos" was aangemerkt en iv) de brief oneerlijke opmerkingen bevatte over zijn positie als EU-ambtenaar en als Europees burger.

4.2 OLAF voert aan dat zijn antwoord van 25 oktober 2005 passend was, aangezien het de redenen opgaf voor het stopzetten van verdere correspondentie met klager op grond van het feit dat het, zoals uiteengezet in afdeling 4 van de Code ,, repetitief en zinloos was. Volgens OLAF was het ontvangen van persartikelen die in de belangrijkste Poolse kranten waren gepubliceerd, van beperkt nut voor de uitoefening van zijn mandaat. OLAF is van mening dat in zijn antwoord geen fout is gemaakt.

4.3 De Ombudsman heeft zowel de brief van klager aan OLAF van 3 oktober 2005 als het antwoord van OLAF van 25 oktober 2005 zorgvuldig onderzocht.

In zijn brief van 3 oktober 2005 legde klager uit dat hij sinds 2002 via zijn privé-postadres en e-mailaccount regelmatig in de pers beschikbare informatie over fraudegerelateerde kwesties naar OLAF had gestuurd. Klager vermeldde 18 contacten die hij tussen 31 augustus 2002 en 28 september 2005 met OLAF had gehad, waaruit bleek dat OLAF naar zijn mening zijn correspondentie oppervlakkig en onrechtmatig had behandeld. Klager merkte op dat OLAF zijn correspondentie vaak niet had beantwoord; dat de ontvangen antwoorden ruim na de in de gedragscode vastgestelde termijn van twee weken zijn verzonden; en dat de antwoorden in deze gevallen niet waren opgesteld in de taal van zijn oorspronkelijke correspondentie. Klager merkte ook op dat, ondanks het feit dat hij OLAF op het probleem had gewezen, de situatie niet was verbeterd. Daarom heeft hij OLAF verzocht passende maatregelen te nemen en op zijn bezwaren te reageren.

In zijn antwoord van 25 oktober 2005 verklaarde OLAF dat klager gedurende een aantal jaren persartikelen van OLAF in het Pools had verzonden die, na te zijn geëvalueerd, niet tot de opening van een onderzoek hadden geleid, behalve in één geval. OLAF deelde klager mee dat het in de toekomst had besloten geen verdere correspondentie met hem voort te zetten, overeenkomstig afdeling 4 van de code, op grond van het feit dat zijn brieven repetitief waren, dezelfde vragen betroffen en niet bijdroegen aan de werkzaamheden van OLAF. OLAF voegde daaraan toe dat de brieven van klager onredelijke kritiek uitten op de werking van de instelling, met name met betrekking tot haar personeelsbeleid.

4.4 De Ombudsman merkt op dat een aantal van de aspecten die klager in zijn brief aan OLAF van 3 oktober 2005 heeft uiteengezet, reeds in zijn onderzoek aan de orde zijn gesteld, met name wat betreft het feit dat OLAF niet heeft gereageerd op een aantal correspondentie van klager; haar antwoorden binnen de in de gedragscode vastgestelde termijn toe te zenden; te antwoorden in de taal die in de oorspronkelijke brief is gebruikt; en contact op te nemen met de klager op zijn thuisadres, zoals gevraagd.

De Ombudsman heeft hierover een standpunt ingenomen in respectievelijk de punten 2.6, 2.7, 2.8 en 2.9. Het is niet nodig om deze bevindingen te herhalen.

4.5 Klager heeft ook een klacht ingediend tegen een aanvullend aspect dat is opgenomen in het antwoord van OLAF van 25 oktober 2005 betreffende het besluit van de instelling om elke verdere uitwisseling met hem stop te zetten, op basis van afdeling 4 van de code.

In verband met dit aspect van de zaak herinnert de Ombudsman eraan dat punt 4 in fine van het wetboek als volgt luidt:

"Deze regels [van het wetboek] zijn niet van toepassing op correspondentie die redelijkerwijs als ongepast kan worden beschouwd, bijvoorbeeld omdat zij repetitief, beledigend en/of zinloos is. De Commissie behoudt zich dan het recht voor deze briefwisseling te beëindigen."

Bij gebreke van een definitie in de code van wat moet worden opgevat als repetitieve, beledigende en/of zinloze correspondentie, is de Ombudsman van mening dat, aangezien de toepassing van deze termen kan leiden tot een beperking van het recht van burgers op een antwoord op hun correspondentie, zoals verankerd in artikel 21 van het EG-Verdrag, zij restrictief moeten worden uitgelegd.

4.6 De Ombudsman acht het redelijk dat OLAF tot de conclusie is gekomen dat het door klager toegezonden materiaal niet zou bijdragen tot het instellen van mogelijke onderzoeken door zijn diensten, aangezien klager in zijn correspondentie informatie aan OLAF heeft doorgestuurd die reeds door de pers was gepubliceerd. Kortom, een besluit van OLAF dat correspondentie "repetitief" of "zinloos" is, heeft geen terugwerkende kracht.

De Ombudsman is zich ook bewust van het feit dat klager zeker te goeder trouw handelde bij het verzenden van deze materialen en OLAF oprecht probeerde te helpen. In dit verband betreurt de Ombudsman ook dat de toon van het antwoord van OLAF aan klager dat hem in kennis stelde van zijn besluit om verdere correspondentie stop te zetten, abrupt was geformuleerd. Volgens de Ombudsman had OLAF zijn standpunt over het gebrek aan toegevoegde waarde in de correspondentie van klager op een meer burgervriendelijke manier kenbaar kunnen maken.

Gezien de aard van dit probleem en aangezien OLAF naar zijn mening heeft erkend dat er fouten zijn gemaakt, acht de Ombudsman het niet gerechtvaardigd om verder onderzoek te verrichten met betrekking tot dit aspect van de zaak.

5 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt het noodzakelijk de volgende kritische opmerking te maken:

De Ombudsman heeft geconcludeerd dat OLAF de correspondentie van klager niet naar behoren heeft behandeld op de wijze die is vastgelegd in afdeling 4 van de gedragscode, aangezien:

i) OLAF heeft in het geheel niet geantwoord op een deel van de correspondentie van klager, namelijk die van 7 mei 2004, 7 april 2005, 26 april 2005, 13 juli 2005 en 8 augustus 2005;

ii) de antwoorden van OLAF op sommige correspondentie van klager (17) niet binnen de in de code vastgestelde termijn van 15 dagen zijn verzonden;

iii) De antwoorden van OLAF op sommige mededelingen van klager in het Pools waren niet opgesteld in de taal van de oorspronkelijke e-mail, maar in het Engels (18), hetgeen in strijd is met artikel 21 van het EG-Verdrag.

Dit gebrek aan behoorlijke afhandeling van de correspondentie van klager vormt een geval van wanbeheer.

Aangezien deze aspecten van de zaak betrekking hebben op procedures in verband met specifieke gebeurtenissen in het verleden, is het niet passend te streven naar een minnelijke schikking van de zaak. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

Ook de directeur-generaal van OLAF en de vicevoorzitter van de Commissie, Kallas, zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) PB 17 van 6.10.1958, blz. 385-386.

(2) Mededelingen van klager aan OLAF van 31 augustus 2002, 2 december 2003, 7 mei 2004, 11 januari 2005, 12 januari 2005, 3 maart 2005, 7 april 2005, 26 april 2005, 3 juni 2005, 6 juni 2005, 20 juni 2005, 13 juli 2005, 20 juli 2005, 22 juli 205, 8 augustus 2005, 15 september 2005, 21 september 2005, 28 september 2005 en 3 oktober 2005.

(3) Antwoord van OLAF op de brief van klager van 20 juli 2005.

(4) Antwoord van OLAF op de correspondentie van klager van 31 augustus 2002, 3 juni 2005, 6 juni 2005, 20 juni 2005, 22 juli 2005, 15 september 2005, 21 september 2005 en 28 september 2005.

(5) Antwoord van OLAF op de correspondentie van klager van 31 augustus 2002, 2 december 2003, 11 januari 2005, 12 januari 2005, 3 maart 2005, 3 juni 2005, 6 juni 2005, 20 juni 2005, 22 juli 205 en 3 oktober 2005.

(6) OLAF heeft niet geantwoord op de correspondentie van klager van 7 mei 2004, 7 april 2005, 26 april 2005, 13 juli 2005 en 8 augustus 2005.

(7) Antwoord van OLAF op de correspondentie van klager van 3 maart 2005.

(8) Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 betreffende het statuut van de Europese ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (PB L 113 van 19.6.1994, blz. 15).

(9) Mededelingen van klager aan OLAF van 31 augustus 2002, 2 december 2003, 7 mei 2004, 11 januari 2005, 12 januari 2005, 3 maart 2005, 7 april 2005, 26 april 2005, 3 juni 2005, 6 juni 2005, 20 juni 2005, 13 juli 2005, 20 juli 2005, 22 juli 205, 8 augustus 2005, 15 september 2005, 21 september 2005, 28 september 2005 en 3 oktober 2005.

(10) Dit waren de mededelingen van klager aan OLAF van 31 augustus 2002, 2 december 2003 en 7 mei 2004.

(11) Code van goed administratief gedrag van de Commissie voor het personeel van de Europese Commissie in hun betrekkingen met het publiek; PB L 267, blz. 63.

(12) Zie de brief van 23 maart 2005 van de directeur-generaal van OLAF aan klager.

(13) Antwoord van OLAF op de correspondentie van klager van 31 augustus 2002, 2 december 2003, 11 januari 2005, 12 januari 2005, 3 maart 2005, 3 juni 2005, 6 juni 2005, 20 juni 2005, 22 juli 205 en 3 oktober 2005.

(14) Antwoord van OLAF op de correspondentie van klager van 31 augustus 2002, 3 juni 2005, 6 juni 2005, 20 juni 2005, 22 juli 2005, 15 september 2005, 21 september 2005 en 28 september 2005.

(15) Zaak T-45/01, Sanders e.a./Commissie, Jurispr. 2004, blz. II-3315, punt 113; Zaak T-144/02, Eagle e.a./Commissie, Jurispr. 2004, blz. II-3381, punt 113; Gevoegde zaken 341/85, 251, 258, 259, 262 en 266/86, 222 en 232/87, Van der Stijl e.a./Commissie, Jurispr. 1989, blz. 511, r.o. 11.

(16) C(2006) 2033 van 1 juni 2006.

(17) Antwoord van OLAF op de correspondentie van klager van 31 augustus 2002, 2 december 2003, 11 januari 2005, 12 januari 2005, 3 maart 2005, 3 juni 2005, 6 juni 2005, 20 juni 2005, 22 juli 205 en 3 oktober 2005.

(18) Antwoord van OLAF op de correspondentie van klager van 31 augustus 2002, 3 juni 2005, 6 juni 2005, 20 juni 2005, 22 juli 2005, 15 september 2005, 21 september 2005 en 28 september 2005.