Straatsburg, 18 december 2006

Geachte mevrouw R.,

Op 14 juli 2005 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over de afwijzing van uw aanvraag voor bijscholing bij de Commissie.

Op 23 september 2005 heb ik uw klacht doorgestuurd naar de Commissie en haar verzocht advies uit te brengen. De Commissie heeft op 6 januari 2006 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken. Er zijn geen opmerkingen van u ontvangen.

Bij brief van 8 juni 2006 heb ik u meegedeeld dat na een eerste onderzoek van uw klachtendossier nader onderzoek niet nodig leek.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Op 25 februari 2005 heeft klager bij de Commissie een aanvraag voor bijscholing ingediend voor de periode van 1 oktober 2005 tot en met 28 februari 2006.

Bij e-mail van 29 maart 2005 heeft het hoofd van het Stagebureau van de Commissie klager in kennis gesteld van de afwijzing van haar sollicitatie op grond dat zij reeds een stage of baan bij de Commissie of bij een andere Europese instelling of een ander Europees orgaan had genoten.

Bij brief van 11 april 2005, die per e-mail, fax en gewone post aan het hoofd van het stagebureau van de Commissie werd gezonden, verzocht klaagster om heroverweging van haar sollicitatie en om heroverweging van bovengenoemd besluit tot afwijzing van die sollicitatie. De redenen van klager waren de volgende:

1. hoewel zij in haar sollicitatie onder "Beroepservaring" heeft verklaard dat zij sinds oktober 2004 vrijwillig als medewerker van een lid van het Europees Parlement heeft gewerkt, heeft zij geen contract of formele overeenkomst met het betrokken lid van het Europees Parlement of het Europees Parlement ondertekend die kan worden gedefinieerd als een "stage of dienstverband";
2. waarschijnlijk heeft het begrip "stage bij het EP"dat klager in de rubriek "studies of publicaties over Europese onderwerpen"van haar sollicitatie gebruikte, bij het onderzoek van haar sollicitatie tot een misverstand geleid.

Op 14 juli 2005 diende klager haar klacht in bij de Europese Ombudsman. Zij voerde ten eerste aan dat de Commissie haar aanvraag voor bijscholing ten onrechte had afgewezen en ten tweede haar brief van 11 april 2005 niet had beantwoord. Zij verzocht de Commissie haar verzoek te herzien en haar besluit tot afwijzing van dat verzoek te heroverwegen.

Het onderzoek

Het advies van de Commissie

De Ombudsman heeft de klacht doorgestuurd naar de Commissie en haar verzocht een advies uit te brengen.

Het advies van de Commissie kan als volgt worden samengevat:

De Commissie verwees naar de "Regels inzake bijscholing bij de Commissie van de Europese Gemeenschappen"(1) (de "Regels"), die van toepassing waren op het onderzoek van het verzoek van klager en waarvan zij een afschrift bijvoegde. Volgens artikel 8 van de Regeling staat "[i]n-service training [...] open voor kandidaten die nog geen in-service training hebben gevolgd bij een andere Europese instelling of orgaan (...)".

De Commissie heeft uitgelegd dat de bijscholing tot doel heeft de stagiairs een algemeen beeld te geven van de doelstellingen en problemen van de Europese integratie en hen in staat te stellen praktische kennis van de werking van de instellingen te verwerven.

De Commissie legde ook uit dat bovengenoemde bepaling tot doel heeft zoveel mogelijk kandidaten deze mogelijkheid te bieden, en voegde eraan toe dat zij om die reden altijd alleen bijscholing heeft aangeboden aan kandidaten die nog geen bijscholing bij een andere Europese instelling of een ander Europees orgaan hebben genoten. In dit verband wees de Commissie erop dat zij jaarlijks ongeveer 15 000 aanvragen ontvangt, terwijl haar budgettaire en capaciteitsbeperkingen slechts een instroom van 1200 stagiairs per jaar mogelijk maken.

Wat het verzoek van klager betreft, verwees de Commissie naar de rubriek "Beroepservaring" waarin klager haar vrijwilligerswerk omschreef als:

"Assistent van het EP, bijwonen van fractievergaderingen en -activiteiten, naar aanleiding van verslagen en de meest recente kwesties die zijn besproken in de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken en de Commissie verzoekschriften, en zorgen voor de politieke agenda en de public relations van het EP-lid."

De Commissie verwees ook naar een brief van klager in het kader van haar aanvraag, waarin het betrokken lid van het Europees Parlement van 15 oktober 2004 tot en met 31 juli 2005 om een "dienstkaart" voor haar "stagiaire" verzocht.

Op basis van bovenstaande elementen concludeerde het Stagebureau van de Commissie dat klager een stagiair in het Europees Parlement was geweest.

De Commissie voegde daaraan toe dat, zelfs indien klager geen contract had of geen formele overeenkomst met het EP-lid had ondertekend, dit niet wegneemt dat zij de afgelopen maanden daadwerkelijk bij een Europese instelling heeft gewerkt en derhalve de mogelijkheid heeft gehad kennis te verwerven van de werking van de Europese instellingen, wat het doel is van de door de Commissie aangeboden opleiding. Daarom handhaafde de Commissie haar standpunt dat de aanvraag van klager niet in aanmerking kwam en concludeerde zij dat zij niet voornemens is haar besluit betreffende die aanvraag te herzien.

In dit verband merkte de Commissie op dat in punt 2.3 van de nieuwe "Regeling officiële stages van de Europese Commissie"(2) (de "nieuwe regeling") de criteria van artikel 8 van de regeling verder worden verduidelijkt als volgt:

"De Europese Commissie wil zoveel mogelijk mensen de mogelijkheid bieden om bijscholing te volgen. Sollicitaties van kandidaten die gedurende meer dan zes weken:

- binnen een Europese instelling of Europees orgaan reeds een (formele of informele, betaalde of onbetaalde) bijscholing hebben genoten of hebben genoten (...), of

- die bij een Europese instelling of een Europees orgaan een baan hebben gehad of hebben gehad (...),

met inbegrip van eenieder die assistent is of is geweest van een lid van het Europees Parlement, een consultant of onderzoeker binnen demuren, een tijdelijk functionaris, een arbeidscontractant, een hulpfunctionaris of een tijdelijk functionaris van een instelling, orgaan, delegatie of vertegenwoordiging van de EU."

Met betrekking tot het vermeende uitblijven van een antwoord op de brief van klager van 11 april 2005 heeft de Commissie erkend dat zij deze brief schriftelijk had moeten beantwoorden en haar excuses had moeten aanbieden omdat zij dit niet had gedaan. De Commissie merkte ook op dat zij, hoewel zij de brief niet schriftelijk had beantwoord, zowel vóór als na 11 april 2005 meermaals contact met klager had gehad en haar alle hierboven uiteengezette verduidelijkingen had gegeven.

Opmerkingen van klager

Klager heeft geen opmerkingen ingediend.

BESLUIT

1 Vermeende onbillijke afwijzing van het verzoek van de klager en daarmee verband houdende vordering

1.1 Klager beweerde dat de Commissie haar aanvraag voor bijscholing ten onrechte had afgewezen. Zij verzocht de Commissie haar verzoek te herzien en haar besluit tot afwijzing van dat verzoek te heroverwegen.

1.2 De Commissie verklaarde dat zij het verzoek van klager afwees op grond van artikel 8 van de "Regeling inzake bijscholing bij de Commissie van de Europese Gemeenschappen"(3) (de " Regeling"), volgens hetwelk bijscholing alleen openstaat voor kandidaten die nog geen bijscholing bij een andere Europese instelling of een ander Europees orgaan hebben gevolgd.

De Commissie verduidelijkte dat bovenstaande bepaling tot doel heeft zoveel mogelijk kandidaten de mogelijkheid te bieden een bijscholing te volgen, en legde uit dat de bijscholing tot doel heeft stagiairs een algemeen beeld te geven van de doelstellingen en problemen van de Europese integratie en hen in staat te stellen praktische kennis te verwerven van de werking van de EU-instellingen. De Commissie merkte ook op dat zij jaarlijks ongeveer 15 000 aanvragen ontvangt, terwijl haar budgettaire en capaciteitsbeperkingen slechts een instroom van 1200 stagiairs per jaar mogelijk maken.

Wat de situatie van klager betreft, verwees de Commissie naar i) verklaringen die zij in haar verzoek had afgelegd met betrekking tot haar vrijwilligerswerk als medewerker van een EP-lid en ii) een brief van het betrokken EP-lid (door klager ingediend in het kader van haar verzoek aan de Commissie), waarin klager werd omschreven als de “stagiaire” (stagiaire) van het EP-lid. Op grond van deze elementen kwam de Commissie tot de conclusie dat klager een stagiair in het Europees Parlement was geweest en dus niet in aanmerking kwam voor bijscholing bij de Commissie.

Bovendien was de Commissie van mening dat, zelfs indien klager geen contract had of geen formele overeenkomst had ondertekend met het betrokken lid van het Europees Parlement, zij daadwerkelijk in een instelling van de Unie had gewerkt en dus de mogelijkheid had om kennis te verwerven van de werking van de instellingen van de Unie.

De Commissie heeft derhalve geweigerd haar besluit betreffende de niet-ontvankelijkheid van het verzoek van klager te herzien.

1.3 De Ombudsman herinnert er in de eerste plaats aan dat eenieder er recht op heeft dat zijn zaken onpartijdig, billijk en binnen een redelijke termijn door de instellingen en organen van de Unie worden behandeld.

De Ombudsman acht het ook nuttig erop te wijzen dat elk van de 15 000 mensen die jaarlijks bij de Commissie een aanvraag voor bijscholing indienen, per definitie geïnteresseerd is in actieve deelname aan het Europese project. Dergelijke aanvragen bieden de Commissie dan ook een waardevolle kans. Hieronder volgt nog een opmerking over dit onderwerp.

1.4 De Ombudsman merkt op dat volgens artikel 8 van de Regeling "[i]n-service training staat open voor kandidaten die nog geen in-service training hebben gevolgd bij een andere Europese instelling of orgaan (...)"

De Ombudsman is van mening dat de Commissie het doel van deze bepaling overtuigend heeft toegelicht.

De Ombudsman merkt ook op dat, zoals de Commissie heeft opgemerkt, klager onder "Beroepservaring" in haar sollicitatie inderdaad verwees naar haar vrijwilligerswerk als assistent van een lid van het Europees Parlement. Bovendien neemt de Ombudsman nota van de verklaringen van klager dat zij tijdens haar stage bij het Europees Parlement haar politieke activiteiten van binnenuit had bestudeerd en haar beleid en procedures had gevolgd (4), en dat zij kon profiteren van haar ervaring bij het Europees Parlement om bij te dragen aan EU-projecten en -activiteiten (5).

In het licht van het bovenstaande acht de Ombudsman het argument van de Commissie dat, zelfs indien klager geen contract had of geen formele overeenkomst met het EP-lid had ondertekend, zij daadwerkelijk in een EU-instelling had gewerkt en derhalve de mogelijkheid had om de relevante ervaring op te doen, redelijk.

1.5 Op grond van het bovenstaande is de Ombudsman niet van mening dat de interpretatie door de Commissie van haar Regels, of de toepassing van die Regels op de situatie van klager in de onderhavige zaak, oneerlijk is.

1.6 De Ombudsman stelt derhalve geen wanbeheer door de Commissie vast. Het argument van klager kan derhalve niet worden aanvaard.

2 Vermeende niet-beantwoording van de brief van klager

2.1 Klager beweerde dat de Commissie haar brief van 11 april 2005 niet had beantwoord.

2.2 De Commissie erkende dat zij deze brief schriftelijk had moeten beantwoorden en verontschuldigde zich voor het feit dat zij dit niet had gedaan.

2.3 De Ombudsman is ingenomen met de verontschuldiging van de Commissie dat zij de brief van klager niet schriftelijk heeft beantwoord. De Ombudsman acht het daarom niet nodig zijn onderzoek naar dit aspect van de klacht voort te zetten.

3 Conclusie

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht concludeert de Ombudsman dat er geen sprake is van wanbeheer met betrekking tot de eerste bewering van klager en haar bewering en dat het niet nodig is zijn onderzoek naar de tweede bewering voort te zetten. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal van dit besluit in kennis worden gesteld.

Verdere opmerking

De 15 000 mensen die elk jaar bij de Commissie een aanvraag voor bijscholing indienen, zijn per definitie geïnteresseerd in actieve deelname aan het Europese project. Dergelijke aanvragen kunnen daarom een waardevolle kans vormen voor de Commissie in het kader van haar “langetermijnplan om de Europese democratie nieuw leven in te blazen en bij te dragen tot de totstandkoming van een Europese publieke ruimte, waar de burgers de informatie en de instrumenten krijgen om actief deel te nemen aan het besluitvormingsproces en eigenaar te worden van het Europese project”(6). De Ombudsman stelt daarom voor dat de Commissie op nuttige wijze zou kunnen onderzoeken of zij doeltreffender zou kunnen communiceren met alle aanvragers van bijscholing, met inbegrip van degenen van wie de aanvragen niet succesvol zijn.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Beschikking van de Commissie van 7 juli 1997.

(2) Beschikking C(2005) 458 van de Commissie van 2 maart 2005.

(3) Beschikking van de Commissie van 7 juli 1997.

(4) Rubriek "Studies of publicaties over Europese onderwerpen" van de aanvraag.

(5) Rubriek "Motivatie voor de aanvraag" van de aanvraag.

(6) "Mededeling van de Commissie aan de Raad, het Europees Parlement, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio's - De bijdrage van de Commissie aan de bezinningsperiode en daarna: Plan D voor democratie, dialoog en debat", 13 oktober 2005, COM(2005) 494 definitief, blz. 2.