Straatsburg, 18 december 2006

Geachte heer X,

Op 1 maart 2005 heeft u een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman over een EU-project.

Op 18 april 2005 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. De Commissie heeft haar advies op 27 juli 2005 toegezonden en ik heb u verzocht desgewenst opmerkingen te maken. Er zijn geen opmerkingen van u ontvangen.

Op 21 maart 2006 heeft mijn juridisch medewerker, de heer Peter Bonnor, u gebeld om na te gaan of u, gelet op een betaling van de Commissie aan uw organisatie, de zaak als afgehandeld beschouwde.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Klager heeft kort samengevat het volgende verslag van haar standpunt over de aangeklaagde kwestie naar voren gebracht:

Klager was, samen met negen andere bedrijven of onderzoekscentra, partner in een gecombineerd project in het kader van het vijfde kaderprogramma van de EU.

Het project zou duren van 1 januari 2001 tot en met 31 december 2003. De onderzoeksprojecten werden in het eerste kwartaal van het daaropvolgende jaar ingediend. De Commissie had uitdrukkelijk verklaard dat alle correspondentie via de coördinator van het consortium moest verlopen en dat rechtstreekse mededelingen aan de coördinator van de Commissie, mevrouw G., geen antwoord zouden ontvangen. De coördinator van het project van het consortium, dat wil zeggen van de partners, was mevrouw K.

Voor de jaren 2001 en 2002 had klager betalingen ontvangen en wachtte hij slechts op de eindbetaling.

De betalende eenheid van de Commissie verkeerde echter in een slechte toestand. De door klager in februari 2004 ingediende kostendeclaraties werden aanvankelijk helemaal niet behandeld. Pas zes maanden na de indiening en verschillende contacten met de Commissie is zij begonnen met de verificatie van deze verklaringen.

Daarnaast bleek de afhandeling van de kostendeclaraties slordig te zijn. In oktober 2004 werd klager verzocht originelen van bepaalde kostendeclaraties in te dienen. Een andere projectpartner had een soortgelijke ervaring toen de Commissie hem meedeelde dat een formulier verloren was gegaan.

De verdere behandeling door de Commissie van de verklaringen van klager verliep zeer traag. De projectcoördinator, mevrouw K., heeft vijf aanvullende verzoeken ingediend met betrekking tot de stand van de definitieve financiële verificatie (1). Geen van deze verzoeken werd beantwoord. Op 29 oktober 2004 deelde de coördinator van de Commissie, mevrouw G., de projectpartners mee dat de Commissie nu over alle documenten beschikte die nodig waren voor de definitieve financiële controle. Op 31 januari 2005 heeft de Commissie, na een ander verzoek van de projectcoördinator, de partners meegedeeld dat de financiële verificatie was afgerond en dat de betalingen uiterlijk eind februari 2005 zouden worden verricht.

Een ander verzoek van de projectcoördinator, waarin de Commissie werd verzocht informatie te verstrekken over het bedrag dat de partners zouden ontvangen, werd op 31 januari 2005 ingediend. De Commissie heeft niet geantwoord.

Ten tijde van deze klacht had de klager meer dan een jaar gewacht op de beëindiging van de verificatie van zijn eindverslag.

Het beheer van de fondsen was absoluut onbegrijpelijk en helemaal niet voorspelbaar. Klager kon de volledige goedgekeurde begroting niet gebruiken vanwege de langdurige onzekerheid over de vraag of het geld überhaupt zou worden betaald. Het zou een te groot risico zijn geweest om het betrokken bedrag vooraf te financieren. Met betrekking tot kleine ondernemingen is het van het grootste belang dat het betrokken bedrijf tijdig wordt geïnformeerd over de financiële situatie. De vertragingen die in dit geval worden ervaren, kunnen het voortbestaan van een klein bedrijf zeer gemakkelijk in gevaar brengen.

In haar klacht bij de Ombudsman voerde klager de volgende aantijgingen aan:

1. De Commissie had de resterende in het kader van bovengenoemd project verschuldigde betalingen niet verricht.
2. De Commissie had de in het kader van bovengenoemd project ingediende betalingsverzoeken en daaropvolgende correspondentie niet naar behoren behandeld.

Klager voerde aan dat de Commissie de betrokken betalingen moest verrichten.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

Klager werd doorgestuurd naar de Commissie, die samenvattend het volgende advies heeft uitgebracht:

Wat de gestelde niet-betaling betreft, had de Commissie de eindbetaling verricht op 21 april 2005 (dat wil zeggen naar aanleiding van de klacht bij de Ombudsman).

Met betrekking tot de tweede bewering van klager merkte de Commissie het volgende op:

i) Met betrekking tot de verklaring dat de verificatie van de kostenstaten pas in september 2004 is begonnen, dat wil zeggen zes maanden na ontvangst van de staten, moet worden opgemerkt dat de financiële verificatie van de voor het derde jaar ingediende kostenstaten pas is begonnen nadat de wetenschappelijke verificatie was uitgevoerd. Op één na waren alle aanvullende technische documenten waarom de Commissie op 14 juni 2004 had verzocht, op 22 juni 2004 ontvangen. In haar brief van 18 juni 2004 verklaarde de projectcoördinator dat zij het laatste resultaat met het eindverslag over de gehele projectperiode zou indienen.

Uiteindelijk is er geen eindverslag ingediend en zijn de voor het derde jaar ingediende verslagen op 5 april 2005 door de Commissie als eindverslag aanvaard. In dit verband zij erop gewezen dat het laatste aanvullende technische document waarom de Commissie op 14 juni 2004 had verzocht, pas op 5 april 2005 is ontvangen. De reden waarom de Commissie dit document niet voor de tweede keer vóór 5 april 2005 heeft opgevraagd, was dat de verantwoordelijke wetenschappelijke functionaris van de Commissie tussen oktober 2004 en februari 2005 ziek was. Het is echter duidelijk dat de projectcoördinator vanaf 14 juni 2004 op de hoogte was van de noodzaak om het document in te dienen, en zij had in feite verklaard dat zij dat zou doen.

ii) Met betrekking tot de suggestie dat de Commissie een deel van de oorspronkelijke kostenstaten van februari 2004 had verloren, zij erop gewezen dat de Commissie geen documenten had verloren. De van de klager en andere partners ontvangen kostendeclaraties waren kopieën en geen originelen.

iii) Met betrekking tot de verklaring dat de Commissie niet heeft geantwoord op vijf specifieke verzoeken van de projectcoördinator, heeft de Commissie het volgende opgemerkt:

Op 7 september 2004 heeft de Commissie per e-mail om aanvullende informatie over de ingediende kostenstaten verzocht. De projectcoördinator antwoordt dezelfde dag per e-mail om de Commissie mee te delen dat zij de partners heeft verzocht de gevraagde informatie zo spoedig mogelijk te verstrekken. Op 29 oktober 2004 deelde de Commissie de coördinator mee dat zij bijna alle gevraagde informatie had ontvangen, maar dat de organisatie van de projectcoördinator zelf nog aanvullende informatie moest verstrekken. De coördinator heeft de aanvullende informatie op 2 december 2004 toegezonden. Deze e-mail was louter informatief en de Commissie hoefde niet op deze laatste e-mail te antwoorden.

Bij e-mails van 13 en 31 januari 2005 heeft de projectcoördinator de Commissie om informatie verzocht over de voortgang van de eindbetaling. De Commissie antwoordde op 31 januari 2005 per e-mail dat het financiële onderzoek was afgerond en dat de eindbetaling naar verwachting eind februari 2005 zou plaatsvinden, afhankelijk van de opening van de begrotingsonderdelen. Er zij op gewezen dat er geen specifiek verzoek aan de Commissie was om informatie over de voor de klager aanvaarde kosten.

iv) Met betrekking tot de verklaring dat de partners al een jaar op de definitieve verificatie hebben gewacht, moet het volgende worden opgemerkt: De kostenstaten en wetenschappelijke verslagen voor het derde jaar zijn op 3 maart 2004 door de Commissie ontvangen. Op 19 april 2004 heeft de Commissie de ontvangst van de documenten bevestigd en de projectcoördinator meegedeeld dat zij na de evaluatie opnieuw contact met hem zou opnemen. Op 14 juni 2004 heeft de Commissie de coördinator in kennis gesteld van de evaluatie van de verslagen. Zij verzocht om aanvullende informatie over: een afsluitende workshop, een operationele en bijgewerkte projectwebpagina, een projectbrochure, de publicaties in voorbereiding die in het eindverslag moeten worden opgenomen, het wetenschappelijk eindverslag in een bepaald formaat, het door alle partners ondertekende technologie-informatiepakket en een herziene projectsamenvatting. In de brief was ook vermeld dat de betaling pas zou plaatsvinden wanneer al deze documenten door de Commissie waren ontvangen. Alle gevraagde informatie werd op 18 juni 2004 aan de Commissie verstrekt, met uitzondering van de projectbrochure die volgens de coördinator samen met het eindverslag zou worden ingediend. De coördinator heeft geen verder eindverslag bij de Commissie ingediend.

Na een verzoek om inlichtingen van de projectcoördinator deelde de Commissie hem op 7 september 2004 mee dat zij was begonnen met de financiële verificatie van de ingediende kostenstaten. Op 29 oktober 2004 is een gedeeltelijk antwoord ontvangen. De volledige financiële informatie waarom de Commissie op 7 september 2004 had verzocht, is op 2 december 2004 ontvangen.

Het derde verslag werd uiteindelijk door de Commissie als eindverslag aanvaard. Dit is op 5 april 2005 per e-mail aan de projectcoördinator meegedeeld. In dezelfde e-mail zei de Commissie dat de eindbetaling ook vanuit wetenschappelijk/technisch oogpunt kon worden goedgekeurd, op voorwaarde dat het enige ontbrekende document, namelijk de bovengenoemde projectbrochure, aan de Commissie werd toegezonden. Dit werd dezelfde dag nog gedaan door de coördinator.

In het licht van het bovenstaande was de Commissie van mening dat zij de betalingsverzoeken en de daaropvolgende correspondentie in de onderhavige zaak naar behoren had behandeld.

De Commissie betreurt het dat er zich een aantal ongelukkige omstandigheden hebben voorgedaan, zoals de belofte van de projectcoördinator, naar aanleiding van een verzoek van de Commissie, om in juni 2004 een eindverslag in te dienen en het feit dat een van de aanvullende documenten (de projectbrochure) waarom de Commissie in juni 2004 had verzocht, pas op 5 april 2005 aan de Commissie is verstrekt. Dit laatste was deels te wijten aan het feit dat de Commissie tot begin april 2005 geen herinneringen heeft verzonden. Dit alles leidde tot vertragingen die voorkomen hadden kunnen worden. Gelet op de hierboven genoemde feiten is de Commissie evenwel van mening dat er geen sprake is van wanbeheer van haar kant. De Commissie heeft met name binnen de contractueel overeengekomen termijnen geantwoord.

Opmerkingen van klager

Het standpunt van de Commissie is doorgestuurd naar klager, die geen opmerkingen heeft ingediend.

Het personeel van de Ombudsman belde vervolgens klager om na te gaan of hij, gelet op het feit dat de Commissie de eindbetaling had verricht, van mening was dat de klacht was afgehandeld. Klager verklaarde dat hij van mening was dat de kwestie van de betaling moest worden opgelost. Hij handhaafde echter haar grief met betrekking tot de verificaties van de Commissie en verklaarde dat zijn onderneming zeer dicht bij faillissement stond als gevolg van de betalingsachterstanden van de Commissie.

BESLUIT

1 Beschuldiging van niet-betaling

Klager was, samen met negen andere bedrijven of onderzoekscentra, partner in een gecombineerd project in het kader van het vijfde kaderprogramma van de EU. De klager voerde aan dat de Commissie de resterende verschuldigde betalingen in het kader van het project niet had verricht. Hij verzocht de Commissie de betrokken betalingen te verrichten.

Klager werd doorgestuurd naar de Commissie, die verklaarde dat zij de eindbetaling op 21 april 2005 had verricht (dat wil zeggen naar aanleiding van de klacht bij de Ombudsman).

Het personeel van de Ombudsman belde vervolgens klager om na te gaan of hij, gelet op het feit dat de Commissie de eindbetaling had verricht, van mening was dat de klacht was afgehandeld. Klager verklaarde dat hij van mening was dat de kwestie van de betaling moest worden opgelost.

In het licht van het voorgaande lijkt de Commissie stappen te hebben ondernomen om de zaak met betrekking tot de betalingsaanvraag te schikken en heeft zij de klager daarmee tevreden gesteld met betrekking tot dit aspect van de zaak.

2 De bewering dat de betalingsverzoeken en de daaropvolgende correspondentie niet naar behoren zijn afgehandeld

2.1 Klager beweerde dat de Commissie de in verband met bovengenoemd project ingediende betalingsverzoeken en daaropvolgende correspondentie niet naar behoren had afgehandeld. Samenvattend voerde hij aan dat de Commissie pas in september 2004 met haar verificatie was begonnen (meer dan zes maanden nadat de Commissie de indiening van de kostenstaten door klager had ontvangen), dat zij slordig was geweest bij de afhandeling van het verificatieproces, dat zij geen antwoord had gegeven op brieven van de coördinator en dat de definitieve verificatie te lang had geduurd, waardoor de eindbetaling te laat was.

2.2 De Commissie was van mening dat zij de betalingsverzoeken en de daaropvolgende correspondentie in de onderhavige zaak naar behoren had afgehandeld. Het betreurt dat er zich een aantal ongelukkige omstandigheden hebben voorgedaan, zoals de belofte van de projectcoördinator, na een verzoek van de Commissie, om in juni 2004 een eindverslag in te dienen en het feit dat een van de aanvullende documenten (de projectbrochure) waarom de Commissie in juni 2004 had verzocht, pas op 5 april 2005 aan de Commissie is verstrekt. Dit laatste feit was volgens de Commissie deels te wijten aan het feit dat de Commissie tot begin april 2005 geen herinneringen had ontvangen. Dit alles heeft geleid tot vertragingen die voorkomen hadden kunnen worden. Gelet op de hierboven genoemde feiten was de Commissie echter van mening dat er geen sprake was van wanbeheer van haar kant. De Commissie had met name binnen de contractueel overeengekomen termijnen geantwoord.

2.3 Klager heeft geen opmerkingen over het standpunt van de Commissie ingediend. Tijdens een telefoongesprek deelde hij het personeel van de Ombudsman echter mee dat hij haar tweede bewering handhaafde.

2.4 Om dit deel van de klacht te onderzoeken, acht de Ombudsman het nuttig om, op basis van de door klager en de Commissie verstrekte informatie en documentatie, zijn feitelijke inzicht in de gebeurtenissen met betrekking tot de onderhavige kwesties in de zaak samen te vatten.

Op 3 maart 2004 heeft de Commissie de kostenstaten en wetenschappelijke verslagen voor het derde jaar van het project ontvangen. Op 19 april 2004 heeft de Commissie de ontvangst van de documenten bevestigd en de projectcoördinator meegedeeld dat zij na de evaluatie opnieuw contact met hem zou opnemen. Op 14 juni 2004 deelde de Commissie de projectcoördinator mee: "Hoewel het verslag niet gemakkelijk te lezen was, was het duidelijk dat er veel onderzoeksactiviteiten waren verricht. Uit het lezen van dit verslag en de samenvatting ervan kan echter niet worden opgemaakt wat de werkelijke resultaten van het project zijn"; en "[a]volgens het verslag is [] het projectwerk nu voltooid, afgezien van:

• een afsluitende workshop
• een operationele en bijgewerkte projectwebpagina
• een projectbrochure (in het verslag werden brochures vermeld, maar in het materiaal dat bij het derde jaarverslag werd ingediend, werd geen brochure opgenomen)
• publicaties in voorbereiding die in het eindverslag moeten worden opgenomen
• wetenschappelijk eindverslag in het goedgekeurde QoL-formaat
• TIP ondertekend door alle partners
• Samenvatting van het project: dit moet worden herschreven in een beter leesbare stijl en met inhoud die de potentiële impact van het werk weerspiegelt, afgezet tegen de algemene doelstellingen."

Op 18 juni 2004 heeft de projectcoördinator op de bovengenoemde brief van de Commissie geantwoord dat er onder meer een slotsymposium was georganiseerd en dat "nu in het verslag is opgenomen"; dat de webpagina "nu wordt bijgewerkt"; en dat een projectbrochure "samen met het eindverslag " zal worden ingediend.

Op 7 september 2004 heeft de projectcoördinator de Commissie verzocht informatie te verstrekken over de voortgang van de verificatie. Diezelfde dag deelde de verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie de projectcoördinator per e-mail mee: "Ik ben net begonnen met de financiële analyse van het [...] project. Indien ik meer informatie nodig heb, zal ik contact met u opnemen." Op 14 oktober 2004 heeft dezelfde ambtenaar de projectcoördinator een gedetailleerde lijst van aanvullende informatie of verduidelijkingen toegezonden die aan de Commissie moeten worden voorgelegd met het oog op verdere verificatie van het project. Op 29 oktober 2004 deelde de betrokken ambtenaar de projectcoördinator mee dat "ik nu alle gevraagde informatie van de verschillende partners heb ontvangen", maar dat informatie met betrekking tot wat door één partner te veel werd uitgegeven (met 20%) nog niet was ontvangen (verzoek om informatie hierover was gedaan in de e-mail van 14 oktober 2004). De ambtenaar heeft hieromtrent om opheldering verzocht. Op 2 december 2004 heeft de projectcoördinator bovengenoemde officiële aanvullende informatie en verduidelijkingen toegezonden.

Op 31 januari 2005 heeft de projectcoördinator bovengenoemde ambtenaar om inlichtingen verzocht over het tijdstip waarop de verificatie zou zijn voltooid. Zij deelde de ambtenaar mee dat sommige partners overwegen juridische stappen te ondernemen om betaling te verkrijgen. De ambtenaar deelde de projectcoördinator diezelfde dag mee dat "[d]e analyse is uitgevoerd en de betaling klaar is om te worden betaald zodra onze begrotingslijnen zijn heropend. Naar verwachting zullen de begrotingslijnen eind februari worden heropend. Mochten ze voor die tijd opengaan, dan zal ik uiteraard de betaling eerder initiëren". De coördinator schreef dezelfde dag terug en verzocht de ambtenaar haar de analysetabel van [het project] te faxen. Het lijkt erop dat zij geen antwoord heeft ontvangen.

Op 1 maart 2005 heeft de projectcoördinator klager per e-mail meegedeeld dat hij nog geen faxen, tabellen of analyses van betalingen heeft ontvangen. De e-mail is gekopieerd naar de bovengenoemde ambtenaar.

Op 5 april 2005 deelde de ambtenaar de coördinator mee: "Ik wil u meedelen dat het eindverslag en het TIP zijn goedgekeurd en dat een eindbetaling van ... klaar is om aan het project te worden gecrediteerd." (nadruk van de ombudsman) Zij verklaarde ook: "Ik heb me echter gerealiseerd dat ik nog geen kopieën van de projectbrochure heb ontvangen. Kunt u mij deze zo snel mogelijk toesturen, zodat ik de betaling kan wissen/ondertekenen?" en " [p]lease laat het me weten wanneer u van plan bent de folderkopieën in te dienen, zodat ik de eindbetaling kan wissen." De folder werd dezelfde dag door de projectcoördinator verzonden.

2.5 Met betrekking tot bovenstaande feiten en gebeurtenissen heeft klager de volgende punten naar voren gebracht:

(1) De wetenschappelijke verificatie door de Commissie van de in februari 2004 ingediende kostenstaten begon pas na zes maanden en nadat het consortium meermaals contact met de Commissie had opgenomen.

(2) De Commissie had de kostendeclaraties slordig afgehandeld, met name door formulieren te verliezen die haar door het consortium waren toegezonden.

(3) De Commissie was traag: op 29 oktober 2004 had de coördinator van de Commissie het consortium meegedeeld dat de Commissie alle documenten had ontvangen die nodig waren voor de definitieve financiële controle; op 31 januari 2005, na een ander verzoek van het consortium, deelde de Commissie het consortium mee dat de financiële controle was afgerond en dat de betaling eind februari 2005 zou plaatsvinden. De betaling werd eind april 2005 verricht, zodat de consortiumpartners meer dan een jaar hadden gewacht op de voltooiing van de verificatie door de Commissie.

(4) De Commissie heeft ten onrechte vijf e-mails van de projectcoördinator (7 september, 14 oktober, 2 december 2004, 13 januari en 31 januari 2005) niet beantwoord.

2.6 De Commissie heeft van haar kant de volgende opmerkingen gemaakt:

(1) De financiële verificatie kon pas van start gaan nadat de wetenschappelijke verificatie was voltooid. Wat dit laatste betreft, had de Commissie op 14 juni 2004 om aanvullende technische documenten moeten verzoeken. Op 22 juni 2004 werden alle gevraagde technische documenten ontvangen, op één na, en de projectcoördinator van het consortium verklaarde dat zij het laatste resultaat met het eindverslag over de gehele periode zou indienen. Er is geen eindverslag ingediend en het voor het derde jaar ingediende verslag is in april 2005 als eindverslag aanvaard. Bovendien is het laatste technische document (een folder) waarom de Commissie op 14 juni 2004 had verzocht, op 5 april 2005 ontvangen. Er was intussen geen herinnering geweest om dit definitieve document in te dienen, omdat de wetenschappelijk functionaris van de Commissie van oktober 2004 tot februari 2005 ziek was geweest.

(2) De Commissie had de haar voorgelegde documenten niet verloren. De verzoeken van de Commissie om documenten betroffen de originelen van de betrokken documenten. De Commissie had slechts afschriften van deze documenten ontvangen.

(3) Wat de snelheid van de procedure betreft, moet in de eerste plaats worden opgemerkt dat de betrokken ambtenaar van de Commissie op 29 oktober heeft verklaard dat zij alle gevraagde informatie van de verschillende partners had ontvangen, met uitzondering van informatie over wat door één partner te veel werd uitgegeven (met 20 %). De Commissie is op 2 december 2004 in kennis gesteld van deze laatste kwestie. De chronologie van de daaraan voorafgaande acties van de Commissie was als volgt:

1. Op 3 maart 2004 heeft de Commissie de kostenstaten en wetenschappelijke verslagen van het consortium voor het derde jaar ontvangen; op 19 april 2004 werd een ontvangstbevestiging aan het consortium toegezonden, met inbegrip van een verklaring dat de Commissie na voltooiing verder contact met het consortium zou opnemen.
2. Op 14 juni 2004 heeft de Commissie de coördinator van het consortium in kennis gesteld van haar evaluatie en om aanvullende informatie verzocht; de Commissie verduidelijkte dat de betaling pas zou plaatsvinden nadat al deze documenten waren ontvangen.
3. Op 18 juni 2004 heeft de consortiumcoördinator alle door de Commissie gevraagde informatie verstrekt (met inbegrip van het "definitieve wetenschappelijke verslag"), met uitzondering van de projectbrochure, waarvan de projectcoördinator zei dat deze samen met het eindverslag zou worden ingediend; Er is echter nooit meer een eindverslag ingediend.
4. Op 7 september 2004 deelde de Commissie het consortium mee dat de financiële controle was begonnen. Op 29 oktober 2004 werd een gedeeltelijk antwoord ontvangen. De volledige financiële informatie werd op 2 december 2004 ontvangen.
5. Op 5 april 2005 heeft de Commissie het derde verslag van het consortium als eindverslag aanvaard en het consortium verzocht de verplichte projectbrochure te verstrekken. Zoals hierboven vermeld, werd de betaling verricht op 21 april 2005.

(4) Met betrekking tot de e-mails waarop niet zou zijn geantwoord, merkte de Commissie op dat de e-mails van 7 september en 2 december 2004 waren verzonden in antwoord op verzoeken van de Commissie; zij hadden dus geen antwoord van de Commissie nodig. Met betrekking tot de e-mails van 13 en 31 januari 2005 merkte zij op dat deze werden beantwoord in de e-mail van de Commissie van 31 januari 2005. Bovendien verklaarde de Commissie, schijnbaar met betrekking tot de verwijzing van klager naar het tweede verzoek om inlichtingen van het consortium op 31 januari 2005, dat er geen specifiek verzoek aan de Commissie was om informatie over de kosten die specifiek voor de onderneming van klager waren aanvaard.

2.7 De Ombudsman acht het passend bovenstaande kwesties als volgt te beoordelen:

2.8 Met betrekking tot het standpunt van klager dat de Commissie de kostendeclaraties slordig had behandeld, met name door formulieren te verliezen die haar door het consortium waren toegezonden, heeft de Commissie uitgelegd dat zij in feite alleen de originelen van de relevante documenten had opgevraagd, aangezien kopieën niet toegestaan waren. Klager heeft dit niet specifiek betwist en de Ombudsman concludeert derhalve dat het optreden van de Commissie in dit verband geen geval van wanbeheer lijkt te zijn.

2.9 Met betrekking tot de beweerdelijk onbeantwoorde e-mailverzoeken van het consortium aan de Commissie merkt de Ombudsman op dat vier van de door klager genoemde e-mails werden genoemd in een e-mail die de projectcoördinator van het consortium hem op 13 januari 2005 had gestuurd: "Ik heb [de bevoegde ambtenaar van de Commissie] berichten gestuurd, bijvoorbeeld op 7.9.2004, 14.10.2004, 2.12.2004, (...) en 13.1.2005. Op 29.10.2004 schreef zij bijvoorbeeld: "Ik heb alle gevraagde informatie van de verschillende partners ontvangen". Ze wilde nog wat details controleren in het budget van een partner. Ik heb haar aanvullende informatie gestuurd. Daarna heb ik geen claims of verzoeken van haar gekregen. Ik ben van plan om haar te bellen op vrijdag 14.1.2005".

Klager verwees ook naar een e-mail van de coördinator van het consortium van 31 januari 2005.

Met betrekking tot de e-mail van 7 september 2004, die een verzoek om informatie over het tijdschema van de Commissie voor haar analyse bevatte, merkt de Ombudsman op dat de Commissie op diezelfde dag hierop heeft geantwoord. Met betrekking tot de e-mail van 14 oktober 2004 werd de Commissie enkel meegedeeld dat de coördinator van het consortium de betrokken partners om aanvullende informatie had verzocht. Het bevatte geen verzoek om informatie. Wat de e-mail van 2 december 2004 betreft, deze heeft de Commissie slechts aanvullende informatie verstrekt en bevatte geen verzoek om inlichtingen. Wat de e-mail van 13 januari 2005 betreft, deze heeft de Commissie slechts aanvullende informatie verstrekt en bevatte geen verzoek om informatie.

In het licht van het bovenstaande kan de Ombudsman niet vaststellen dat er sprake is van wanbeheer met betrekking tot de behandeling door de Commissie van de bovengenoemde e-mails.

Met betrekking tot de tweede e-mail van 31 januari 2005 merkt de Ombudsman op dat de e-mail de volgende inhoud had:

"Geachte [mevrouw M.],

Dank u voor uw snelle antwoord. Kunt u mij alstublieft de analysetabel van [het project] faxen? (...)

Bedankt voor de samenwerking

(...)".

In een e-mail van 1 maart 2005 van de coördinator van het consortium aan klager verklaarde eerstgenoemde dat hij nog geen faxen, tabellen met analyses van betalingen had ontvangen.

Beide bovengenoemde e-mails waren bijgevoegd bij de klacht die bij de openingsbrief van de Ombudsman voor dit onderzoek aan de Commissie was gezonden.

Zoals hierboven vermeld, lijkt de Commissie naar haar mening te hebben benadrukt dat er geen uitdrukkelijk verzoek om informatie over de onderneming van de klager was. De bovengenoemde tweede e-mail van 31 januari 2005 verwees echter globaal naar het betrokken project en niet naar een bepaalde partner van het consortium. Bovendien heeft de Commissie niet betwist dat het verzoek in de bovengenoemde e-mail van de coördinator van 31 januari 2005 onbeantwoord is gebleven.

2.10 Volgens de beginselen van behoorlijk bestuur moeten verzoeken om informatie worden beantwoord (2). In casu lijkt er sprake te zijn van een ongerechtvaardigd verzuim om te antwoorden op het specifieke verzoek om inlichtingen in de hierboven aangehaalde e-mail van 31 januari 2005. Dit is een geval van wanbeheer en de Ombudsman zal hieronder dan ook een kritische opmerking maken.

2.11 Met betrekking tot het standpunt van klager dat er sprake was van ongerechtvaardigde vertraging bij het starten van de financiële controle, aangezien de desbetreffende verklaringen op 3 maart 2004 waren ingediend en de Commissie het consortium op 7 september 2004 ervan in kennis had gesteld dat de financiële controle was begonnen, betreurt de Ombudsman in de eerste plaats dat noch de Commissie noch klager heeft verwezen naar de relevante toepasselijke bepalingen en de wijze waarop deze in de onderhavige zaak zijn toegepast. Voorts is de Ombudsman, in het licht van de toelichtingen die de Commissie in dit verband heeft verstrekt, niet van mening dat de tijd die het kostte om met de financiële controle te beginnen, ongerechtvaardigd was. Meer in het bijzonder heeft de Commissie gewezen op de problemen in verband met de uitvoering van de wetenschappelijke verificatie van de projecten, als gevolg van tekortkomingen in de door het consortium ingediende documenten. De Commissie heeft verwezen naar haar specifieke verzoeken om aanvullende informatie en documenten, waarvan de betrouwbaarheid volgens de informatie waarover de Ombudsman beschikt, op geen enkele wijze werd betwist door de coördinator van het consortium. Ook de klager in de onderhavige zaak heeft de juistheid van de bovengenoemde verzoeken van de Commissie niet concreet betwist.

De Ombudsman is derhalve van mening dat het bovengenoemde argument van klager niet is onderbouwd.

2.12 Met betrekking tot het standpunt van klager dat er sprake was van ongerechtvaardigde vertraging bij het verrichten van de betalingen na de voltooiing van het dossier voor de financiële controle, merkt de Ombudsman in de eerste plaats op dat het standpunt van klager hoofdzakelijk is gebaseerd op de overwegingen dat i) de Commissie op 29 oktober 2004 verklaarde dat zij over alle documenten beschikte die nodig waren voor de financiële controle; ii) op 31 januari 2005 - naar aanleiding van verzoeken om aanvullende informatie - deelde de Commissie het consortium mee dat de financiële verificatie was afgerond en dat de betalingen tegen eind februari 2005 zouden worden verricht; en iii) dat de betaling pas op 21 april 2005 is verricht.

Zoals hierboven vermeld, betreurt de Ombudsman ook hier dat noch de Commissie noch klager heeft verwezen naar de relevante toepasselijke bepalingen en de wijze waarop deze in de onderhavige zaak zijn toegepast.

Voorts merkt de Ombudsman het volgende op:

Op 14 oktober 2005 heeft de Commissie om aanvullende inlichtingen verzocht in een e-mail die ten eerste de volgende verklaring en het volgende verzoek bevatte:

"Geachte [de heer I.],

Ik ben momenteel bezig met de financiële analyses van de derde (laatste) periode van het bovengenoemde contract, maar ik moet u helaas meedelen dat ik de betaling niet kan uitvoeren omdat ik verdere verduidelijking nodig heb voor een deel van de kosten die door de verschillende partners worden gedeclareerd.

Deelnemer 1 - [...]

Het lijkt erop dat [...] zijn totale begroting met meer dan 20 % van het contractuele bedrag heeft overschreden. Gelieve nadere gegevens te verstrekken over de begrotingsoverschrijving(en) die heeft (hebben) plaatsgevonden om deze overtollige bedragen te financieren. Vermeld ook de bedragen die van/naar de verschillende categorieën zijn overgeschreven."

Bovendien bevatte de e-mail van de Commissie van 14 oktober 2005 gedetailleerde verzoeken om specifieke documenten (originele documenten en ontbrekende bladzijden met kostendeclaraties), evenals gedetailleerde verzoeken om verduidelijking van specifieke informatie in de documenten die het consortium reeds aan de Commissie had verstrekt.

Op 29 oktober 2004 heeft de Commissie de coördinator van het consortium het volgende geschreven:

"Geachte [de heer I.],

Ik heb nu alle gevraagde informatie ontvangen van de verschillende partners. Er is echter nog een punt dat moet worden verduidelijkt, namelijk het volgende:

Partner 1 - [...]:

Het lijkt erop dat [...] zijn totale begroting met meer dan 20 % van het contractuele bedrag heeft overschreden. Gelieve nadere gegevens te verstrekken over de begrotingsoverschrijving(en) die heeft (hebben) plaatsgevonden om overtollige bedragen te financieren. Gelieve aan te geven van/naar welke categorie/partnerbedrag [sic] is overgedragen. Vermeld ook de bedragen die van/naar de verschillende categorieën zijn overgeschreven."(onderstreping van de ombudsman).

Het lijkt erop dat dit verzoek in wezen een herhaling was van een verzoek dat reeds in de bovengenoemde e-mail van de Commissie van 14 oktober 2004 was gedaan, en dus het karakter van een herinnering aannam. De juistheid van dit verzoek werd niet betwist door de coördinator en is niet concreet betwist door de klager.

Op 2 december 2004 heeft de coördinator van het consortium aanvullende inlichtingen verstrekt, die volgens het standpunt van de Commissie in de onderhavige zaak de voor haar financiële controle gevraagde inlichtingen hebben aangevuld.

Na ontvangst, op 2 december 2004, van de definitieve relevante informatie heeft de Commissie het consortium echter pas op 31 januari 2005 - dat wil zeggen twee maanden later, en na de schriftelijke verzoeken van het consortium om te worden geïnformeerd - meegedeeld dat "[d]e analyse is uitgevoerd en de betaling klaar is om te worden betaald zodra onze begrotingslijnen zijn heropend. Naar verwachting zullen de begrotingslijnen eind februari worden heropend. Mochten ze voor die tijd opengaan, dan zal ik uiteraard eerder de betaling initiëren". Op 5 april 2005 heeft de Commissie het consortium meegedeeld dat "[ ] het eindverslag en het TIP zijn goedgekeurd" en dat "een eindbetaling ... klaar is om aan het project te worden gecrediteerd". Het consortium werd ook verzocht kopieën van de projectbrochure toe te zenden (wat het diezelfde dag deed), aangezien dit een verplichte prestatie in het projectdossier was en zonder welke de betaling niet kon worden goedgekeurd. Op 21 april 2005 heeft de Commissie de betaling verricht.

Hoewel de Commissie volgens haar eigen verklaringen over alle relevante gegevens beschikte om de financiële controle op 2 december 2004 af te ronden, heeft zij dus pas op 21 april 2005 de relevante eindbetaling aan het consortium verricht, dat wil zeggen bijna vijf maanden later.

2.13 In haar poging om deze vertraging te verklaren, heeft de Commissie twee argumenten naar voren gebracht. De Ombudsman is echter van mening dat geen van beide overtuigend is.

Ten eerste heeft de Commissie erop gewezen dat het consortium geen "eindverslag" heeft ingediend. De Commissie lijkt echter van mening te zijn dat zij in juni 2004 als eindverslag had ontvangen wat uiteindelijk kon worden beschouwd of aanvaard - en werd aanvaard - en de Commissie heeft voorts in haar advies verwezen naar een "verder" eindverslag dat zou kunnen worden ingediend in het licht van de inhoud van een brief die de projectcoördinator van het consortium heeft ontvangen. Bovendien, en wat nog belangrijker is, heeft de Commissie niet aangegeven dat de opening of de duur van de financiële controle, of dat de betaling afhankelijk was van de overlegging van een dergelijk document. Ten slotte lijkt het erop dat de Commissie het consortium nooit om het document heeft verzocht in het kader van de financiële verificatie, die, zoals de Commissie in haar e-mail van 31 januari 2005 aan de projectcoördinator heeft aangegeven, op dat moment reeds was afgerond.

Ten tweede heeft de Commissie in haar advies benadrukt dat de eindbetaling niet kon worden verricht zonder dat het consortium de "projectbrochure" had verstrekt. Als argument dat specifiek bedoeld is om de vertraging tussen de voltooiing van het dossier voor de financiële verificatie en de daadwerkelijke betaling aan het consortium te rechtvaardigen, is dit echter niet overtuigend, omdat i) de Commissie de financiële verificatie daadwerkelijk heeft verricht (ondanks het ontbreken van de projectbrochure), en ii) de Commissie op 31 januari 2005 schriftelijk heeft verklaard dat de betaling klaar was om te worden verricht, en op dat moment niet om de projectbrochure heeft verzocht, maar dit pas op 5 april 2005 heeft gedaan. De door de Commissie aangevoerde omstandigheid dat de verantwoordelijke wetenschappelijke ambtenaar tussen oktober 2004 en februari 2005 ziek was, kan niet worden aanvaard als een argument dat relevant is voor de vertraging bij de afronding van de financiële verificatie en de eindbetaling. Los van de feitelijke juistheid van de verwijzing naar de ziekte van de wetenschappelijk ambtenaar, vereisen de beginselen van behoorlijk bestuur dat de administratie in een dergelijk geval passende maatregelen neemt om de continuïteit van de goede werking ervan te waarborgen, hetgeen in casu niet lijkt te zijn gebeurd. Onder deze omstandigheden, en hoewel de brochure een noodzakelijk resultaat had kunnen zijn voor het verrichten van de eindbetaling, lijkt het erop dat de vertraging van de eindbetaling niet te wijten was - zoals de Commissie voorstelt - aan het handelen of nalaten van de projectcoördinator van het consortium, maar in de eerste plaats aan het gedrag van de Commissie in het kader van haar behandeling van het betrokken betalingsverzoek.

2.14 In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat er sprake was van ongerechtvaardigde vertraging bij de behandeling door de Commissie van het onderhavige betalingsverzoek. Deze vertraging was een geval van wanbeheer en daarom zal de Ombudsman hieronder een kritische opmerking maken.

3 Conclusies

Met betrekking tot de eerste bewering van klager en de bijbehorende vordering tot betaling lijkt het erop dat de Commissie stappen heeft ondernomen om de zaak te schikken en daarmee klager tevreden heeft gesteld.

Met betrekking tot de tweede bewering van klager moeten de volgende kritische opmerkingen worden gemaakt:

(1) Volgens de beginselen van behoorlijk bestuur moeten verzoeken om informatie worden beantwoord (3). In casu lijkt er sprake te zijn van een ongerechtvaardigd verzuim om te antwoorden op het specifieke verzoek om inlichtingen in de tweede e-mail van de coördinator van het consortium van 31 januari 2005. Dit is een geval van wanbeheer.

(2) In het licht van de bevindingen in de punten 2.12 tot en met 2.14 hierboven , is de Ombudsman van oordeel dat er sprake was van ongerechtvaardigde vertraging bij de behandeling door de Commissie van het onderhavige betalingsverzoek. Deze vertraging kwam neer op een geval van wanbeheer.

Aangezien de bovengenoemde aspecten van de zaak betrekking hebben op procedures in verband met specifieke gebeurtenissen in het verleden, en aangezien de klager geen specifiek verzoek om betaling van rente wegens betalingsachterstand heeft ingediend, is het niet relevant om een minnelijke schikking na te streven. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) E-mails van de coördinator aan de betrokken ambtenaar van de Commissie van 7 september 2004, 14 oktober 2004, 2 december 2004, 4 januari 2005 en 13 januari 2005.

(2) De code van de Commissie inzake goed administratief gedrag, die beschikbaar is op de website van de Ombudsman (http://ec.europa.eu/civil_society/code/index_en.htm#), bepaalt:

"Een antwoord op een aan de Commissie gerichte brief wordt verzonden binnen vijftien werkdagen na de datum van ontvangst van de brief door de verantwoordelijke dienst van de Commissie. In het antwoord moet worden vermeld welke persoon verantwoordelijk is voor de zaak en hoe contact met hem of haar kan worden opgenomen.

Indien een antwoord niet binnen de bovengenoemde termijn kan worden verzonden en in alle gevallen waarin het antwoord andere werkzaamheden vereist, zoals overleg tussen de diensten of vertaling, moet het verantwoordelijke personeelslid een voorlopig antwoord sturen, met vermelding van een datum waarop de geadresseerde in het licht van deze aanvullende werkzaamheden een antwoord mag verwachten, rekening houdend met de relatieve urgentie en complexiteit van de zaak.

Indien het antwoord moet worden opgesteld door een andere dienst dan die waaraan de eerste correspondentie is gericht, moeten de naam en het adres van de persoon aan wie de brief is gericht, aan de persoon die het verzoek indient, worden meegedeeld."

Deze regels zijn niet van toepassing op correspondentie die redelijkerwijs als ongepast kan worden beschouwd, bijvoorbeeld omdat deze repetitief, beledigend en/of zinloos is. De Commissie behoudt zich dan het recht voor deze briefwisseling te beëindigen."

En:

"(...) wanneer het e-mailbericht naar zijn aard het equivalent is van een brief, wordt het behandeld overeenkomstig de richtsnoeren voor de behandeling van correspondentie en gelden dezelfde termijnen."

(3) De code van de Commissie inzake goed administratief gedrag, die beschikbaar is op de website van de Ombudsman (http://ec.europa.eu/civil_society/code/index_en.htm#), bepaalt:

"Een antwoord op een aan de Commissie gerichte brief wordt verzonden binnen vijftien werkdagen na de datum van ontvangst van de brief door de verantwoordelijke dienst van de Commissie. In het antwoord moet worden vermeld welke persoon verantwoordelijk is voor de zaak en hoe contact met hem of haar kan worden opgenomen.

Indien een antwoord niet binnen de bovengenoemde termijn kan worden verzonden en in alle gevallen waarin het antwoord andere werkzaamheden vereist, zoals overleg tussen de diensten of vertaling, moet het verantwoordelijke personeelslid een voorlopig antwoord sturen, met vermelding van een datum waarop de geadresseerde in het licht van deze aanvullende werkzaamheden een antwoord mag verwachten, rekening houdend met de relatieve urgentie en complexiteit van de zaak.

Indien het antwoord moet worden opgesteld door een andere dienst dan die waaraan de eerste correspondentie is gericht, moeten de naam en het adres van de persoon aan wie de brief is gericht, aan de persoon die het verzoek indient, worden meegedeeld."

Deze regels zijn niet van toepassing op correspondentie die redelijkerwijs als ongepast kan worden beschouwd, bijvoorbeeld omdat deze repetitief, beledigend en/of zinloos is. De Commissie behoudt zich dan het recht voor deze briefwisseling te beëindigen."

En:

"[...] wanneer het e-mailbericht naar zijn aard het equivalent is van een brief, wordt het behandeld overeenkomstig de richtsnoeren voor de behandeling van correspondentie en gelden dezelfde termijnen."