Straatsburg, 26 mei 2008

Geachte mevrouw X,

Op 22 december 2004 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over de behandeling door de Europese Commissie van uw sollicitatie naar de functie van uitvoerend directeur van het Europees Agentschap voor netwerk- en informatiebeveiliging.

Op 27 januari 2005 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft op 10 mei 2005 advies uitgebracht. Ik heb het u op 24 mei 2005 toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 10 juni 2005 hebt toegezonden.

Op 29 juni 2005 heb ik de Commissie om toegang tot haar dossier verzocht. Dienovereenkomstig werd u dezelfde dag op de hoogte gebracht. Deze inspectie, die gepland was voor 23 september 2005, werd op korte termijn door de Commissie uitgesteld. In een brief van 27 september 2005 deelde ik de Commissie mee dat ik van mening was dat de redenen die zij had opgegeven om het uitstel te rechtvaardigen, niet geldig waren en dat ik van mening was dat de inspectie zo spoedig mogelijk moest plaatsvinden. Dienovereenkomstig werd u dezelfde dag op de hoogte gebracht.

Op 11 oktober 2005 hebben mijn diensten het dossier van de Commissie onderzocht.

Op 21 oktober 2005 is een kopie van het inspectieverslag aan de Commissie toegezonden. Nog een kopie van dit verslag is u diezelfde dag toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 8 november 2005 heeft toegezonden.

Op 5 december 2005 heb ik de Commissie verzocht om uiterlijk op 31 januari 2006 nadere informatie over deze zaak te verstrekken. Op 3 januari 2006 heeft de Commissie schriftelijk verzocht om verlenging tot en met 28 februari 2006. Op 13 januari 2006 heb ik dit verzoek ingewilligd. Dienovereenkomstig werd u dezelfde dag op de hoogte gebracht.

De Commissie heeft haar antwoord op 21 februari 2006 toegezonden. Ik heb het u op 2 maart 2006 toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 3 maart 2006 hebt toegezonden.

Na onderzoek van deze opmerkingen ben ik tot de conclusie gekomen, dat het dossier van de Commissie opnieuw moest worden onderzocht. Op 23 augustus 2006 heb ik de Commissie daarom om toegang tot haar dossier verzocht. Dienovereenkomstig werd u dezelfde dag op de hoogte gebracht.

De tweede inspectie van het dossier van de Commissie vond plaats op 26 september 2006.

Op 24 oktober 2006 is een kopie van het inspectieverslag aan de Commissie toegezonden. Een andere kopie van dit verslag is u diezelfde dag toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 14 november 2006 heeft toegezonden.

Op 23 juli 2007 heb ik u schriftelijk mijn excuses aangeboden voor de vertraging en u meegedeeld dat ik u uiterlijk op 30 september 2007 op de hoogte zou brengen van de volgende stap die in deze zaak moet worden gezet.

Op 27 september 2007 heb ik de Commissie om nadere informatie over deze zaak verzocht. Dienovereenkomstig werd u dezelfde dag op de hoogte gebracht.

De Commissie heeft haar antwoord op 3 december 2007 toegezonden. Ik heb het u op 6 december 2007 toegezonden met de uitnodiging om, indien u dat wenst, uiterlijk op 31 januari 2008 opmerkingen te maken. Op die datum zijn geen opmerkingen van u ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Achtergrond

Op 30 maart 2004 heeft de Europese Commissie een kennisgeving van vacature gepubliceerd voor de functie van uitvoerend directeur van het Europees Agentschap voor netwerk- en informatiebeveiliging (ENISA)(1). In de kennisgeving van vacature werd benadrukt dat sollicitaties van vrouwen actief werden aangemoedigd. De aanvragen moesten uiterlijk op 5 mei 2004 bij het directoraat-generaal (DG) Informatiemaatschappij van de Commissie worden ingediend. Klager, een EU-onderdaan die in een derde land woont, solliciteerde op 12 april 2004 naar de baan.

De Commissie heeft in totaal 125 sollicitaties ontvangen, waarvan er zeven door vrouwelijke kandidaten zijn ingediend.

Op 14 mei 2004 deelde de Commissie klager mee dat haar sollicitatie was ontvangen en dat een adviesbureau, Mercuri Urval Consultants AB ("MU"), was verzocht te helpen bij de beoordeling van kandidaten. De Commissie heeft klager derhalve verzocht alle informatie te verstrekken die deze onderneming nodig zou kunnen hebben indien zij gecontacteerd zou worden.

Ter gelegenheid van een bezoek aan de EU in juni 2004 nam klager contact op met MU en kreeg hij het telefoonnummer van een van haar medewerkers, de heer N., die zij op 12 juni 2004 belde. De heer N. belde later die dag terug. Klager kreeg de indruk dat de heer N. haar cv en de bijlagen niet had gelezen en dat hij geen contact met haar zou hebben opgenomen als zij zichzelf niet had gebeld. Volgens klager was de heer N. verbaasd over het feit dat zij meerdere rechtendiploma’s had, een tweede EU-taal sprak en over managementervaring (met inbegrip van senior managementervaring), ervaring op het gebied van IT-beveiliging en ervaring in de publieke sector beschikte. Nog steeds volgens klager vroeg de heer N. naar haar "gezinsomstandigheden" en wat haar man/partner deed om in haar levensonderhoud te voorzien; hij was zeer positief over het feit dat ze geen kinderen had, erop wijzend dat Heraklion (waar het agentschap zijn zetel zou hebben) geen internationale school had en over het algemeen een slechte keuze was voor de locatie van het agentschap. In haar daaropvolgende klacht bij de Ombudsman merkte klager op dat zij behoorlijk geschokt was door dit soort ondervragingen, maar vond het onvoorzichtig om een klacht in te dienen bij de persoon die het lot van haar verzoek zou bepalen. Volgens haar vroeg de heer N. of zij in de eerste week van juli vrij was voor een gesprek, of dit nodig zou blijken en of zij de volgende week in Brussel zou zijn; ze antwoordt dat ze de week vrij zal houden en dat ze indien nodig naar Brussel kan komen. Nog steeds volgens klager sloot de heer N. af met te zeggen dat hij 'een goed woordje voor haar zou doen'.

Na sindsdien niets te hebben gehoord, schreef klager op 28 juni 2004 een brief aan de Commissie, die antwoordde dat zij de aanvragen nog aan het onderzoeken was en haar te zijner tijd zou laten weten of zij in aanmerking zou komen voor een gesprek.

Op 23 juli 2004 schreef klager opnieuw aan de Commissie. Zij wees erop dat zij had gehoord dat het selectiecomité een lijst van negen kandidaten had opgesteld, maar dat zij niet op die lijst stond. Klager legde verder uit dat zij had gehoord dat slechts één vrouw de lijst had gehaald. Klager was van mening dat indien deze informatie juist was, zij gedwongen zou zijn aan te nemen dat de selectieprocedure scheef was getrokken ten gunste van mannelijke kandidaten. Zij gaf ook aan dat haar aanvraag niet naar behoren was onderzocht.

In haar antwoord van 3 augustus 2004 bevestigde mevrouw L. van de diensten van de Commissie dat een shortlist van negen kandidaten was opgesteld en benadrukte zij dat de beoordeling van de kandidaten was gebaseerd op "objectieve criteria zoals (...) werkervaring met de EU-instellingen". Mevrouw L. wijst erop dat de selectieprocedure nog niet is afgerond, dat er nog gesprekken worden gevoerd en dat het definitieve besluit zal worden genomen door de raad van bestuur van Enisa. De e-mail van mevrouw L. is gekopieerd naar drie personen binnen de Commissie, waaronder de heer C., directeur-generaal van DG Informatiemaatschappij.

In haar antwoord van 3 augustus 2004 vroeg klager mevrouw L. of zij nog in aanmerking kwam voor de functie. Na ontvangst van een antwoord per e-mail volgens hetwelk mevrouw L. op vakantie was, zond klager haar onderzoek naar een aantal andere personen, waaronder de heer C. De heer C. antwoordde dezelfde dag en bevestigde dat klager niet langer in aanmerking kwam voor de post. Hij legde uit dat een eerste analyse het mogelijk had gemaakt de meest interessante 28 kandidaten te identificeren die allemaal door MU waren gecontacteerd. Eind juni had de Commissie de aanbeveling van de Commissie aanvaard om slechts negen kandidaten te interviewen door de formele selectiecommissie van de Commissie. Volgens de heer C. hadden de gesprekken met deze kandidaten al plaatsgevonden. Na deze gesprekken zou de Commissie binnenkort vier of vijf kandidaten voordragen aan de raad van bestuur van Enisa. De heer C. wijst erop dat het definitieve besluit zal worden genomen door de raad van bestuur van Enisa, maar dat het beperkt zal blijven tot het kleine aantal kandidaten dat formeel door de Commissie wordt voorgesteld. Hij merkte op dat hij de teleurstelling van klager kon begrijpen, maar benadrukte dat de concurrentie zeer sterk was geweest.

Klager antwoordde kort later op dezelfde dag, dat wil zeggen op 3 augustus 2004, per e-mail dat zij zich gedesillusioneerd voelde door het hele proces. Zij merkt op dat zij het niet passend acht dat de kandidaten wordt gevraagd of zij kinderen hebben, of zij gehuwd zijn, wat hun echtgenoten doen en of deze zich ertoe verbinden te verhuizen. Volgens klager hadden verschillende andere kandidaten die waren geïnterviewd, te horen gekregen dat kinderen een negatieve factor waren. Klager besloot met het vragen van "specifieke feedback" over haar afgewezen aanvraag.

Nog dezelfde dag ontving de klager een kopie van een e-mail die door de heer N. naar mevrouw L. was gestuurd en waarin de heer N. verwees naar "zeer woedende aanvragers, die hun afwijzing niet zullen accepteren en die genoeg tijd en gif hebben om vragen te blijven stellen en klachten in te dienen." De heer N. suggereerde dat het niet nodig was om de post van de klager onmiddellijk te beantwoorden en dat het het beste zou zijn om 'het even af te koelen'. Volgens klager suggereerde de heer N. in zijn e-mail dat ze "een neurotisch, hysterisch persoon (vrouw ?) was die geen afwijzing zou aannemen, het EU-personeel zou pesten en gewoon "niet weg zou gaan".

Klager schreef onmiddellijk aan de heer C. om haar ongerustheid over dit bericht te uiten. Zij heeft de heer C. verzocht de heer N. te adviseren onmiddellijk op te houden met het maken van dergelijke opmerkingen.

Kort daarna ontving klager een kopie van een verdere e-mail van de heer N. aan mevrouw L. waarin de heer N. zijn verslag van wat hij op 12 juni 2004 telefonisch met klager had besproken, presenteerde. De heer N. merkte op dat hij klager in antwoord op een vraag over de verdere procedure had meegedeeld dat MU uiterlijk eind juni een verslag aan het selectiecomité zou voorleggen en dat er in juli gesprekken met de geselecteerde kandidaten zouden plaatsvinden. Hij voegde eraan toe dat hij klager geen garanties of aanwijzingen had gegeven met betrekking tot haar procesbevoegdheid ten aanzien van andere kandidaten. De heer N. merkte op dat hij klager, zoals hij met alle kandidaten had gedaan, had gevraagd hoe zij zich zou voelen om naar Kreta te verhuizen. Volgens de heer N. had klager geantwoord dat zij niet getrouwd was, dat zij een partner had, maar geen kinderen. De heer N. voerde aan dat het volledig de eigen beslissing van klager was geweest om deze informatie vrijwillig te verstrekken. Wat betreft de bewering dat verschillende kandidaten te horen hadden gekregen dat kinderen een negatieve factor waren, verzocht N. om de namen van deze kandidaten, zodat hij contact met hen kon opnemen en eventuele misverstanden kon ophelderen als de bewering van klager inderdaad juist was.

Nadat klager dit bericht had ontvangen, schreef hij aan de heer C. om hem te vragen erop toe te zien dat de heer N. haar geen verdere berichten meer zou sturen.

Klacht 2534/2004/GG

Op 16 augustus 2004 diende klager een klacht in bij de Ombudsman met het verzoek deze snel te behandelen.

In haar klacht voerde klager aan dat, hoewel zij tot een ondervertegenwoordigde minderheid behoorde, haar aanvraag nooit serieus in overweging was genomen. Voorts voerde zij aan dat de aanvraag ook ten onrechte ten gronde was afgewezen, ongeacht het geslacht, dat onjuiste criteria waren gebruikt en dat zij was belasterd door de externe consultant (die zij als gemachtigde van de Commissie beschouwde).

Meer in het bijzonder verwees de klager naar vermeende schendingen van de artikelen 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 14, lid 3, 16, 18, 19 en 20 van de Europese code van goed administratief gedrag (2).

In zijn antwoord van 2 september 2004 deelde de Ombudsman klager mee dat hij bepaalde aspecten van haar klacht zou kunnen behandelen, maar dat het overgrote deel van haar beweringen, beweringen en argumenten nog niet bij de Commissie was ingediend. De Ombudsman was van mening dat het behandelen van een klein deel van de klacht en het verwerpen van de rest geen goede administratieve praktijk zou zijn. Hij was derhalve van mening dat klager nog niet de passende administratieve stappen bij de Commissie had ondernomen met betrekking tot de klacht als geheel en dat hij derhalve op dat moment niet het recht had om de klacht te behandelen.

E-mail van klager aan de Commissie van 1 september 2004

Op 1 september 2004 (3) diende klager haar grieven in bij de Commissie. In haar e-mail aan de Commissie wees klager er onder meer op dat gebruik was gemaakt van een vereiste ("werkervaring met de EU-instellingen") die niet in de kennisgeving van vacature was vermeld, dat zij door de heer N. was belasterd en dat zij geen verontschuldiging had ontvangen van de heer N., MU of de Commissie.

Klager wees erop dat zij verwachtte van MU en de Commissie een verontschuldiging en garanties te ontvangen dat zij door geen van hen was "verduisterd". Ze stelde ook voor dat de heer N. zou instemmen met een opleiding op het gebied van gendersensitiviteit. Klager voerde verder aan dat de schade die volgens haar was veroorzaakt door de lasterlijke opmerkingen van de heer N. door de Commissie moest worden vergoed. In dit verband stelde klager voor dat de Commissie, als gebaar van goede trouw, een uitnodiging voor haar zou kunnen krijgen en haar zou betalen om het woord te voeren tijdens de komende ENISA-conferentie in Amsterdam.

Wat de rechtsgrondslag voor haar klacht betreft, verwees klager naar de bepalingen van de Europese code van goed administratief gedrag waarop zij zich reeds in haar klacht aan de Ombudsman had gebaseerd en voegde hij korte toelichtingen toe die als volgt kunnen worden samengevat:

Het beginsel van gelijke behandeling is geschonden omdat niet in het aanvraagformulier vermelde vereisten waren toegepast en er sprake was van discriminatie op grond van geslacht (artikel 5 van het wetboek). Er was sprake van machtsmisbruik door "blackballing"-kandidaten die gebruik maakten van hun recht om de selectieprocedure aan te vechten (artikel 7). Er was sprake van een gebrek aan onpartijdigheid en onafhankelijkheid van de verantwoordelijke persoon, zoals blijkt uit het feit dat deze persoon niet bekend was met haar verzoek en de lasterlijke toon van zijn e-mails aan de Commissie (artikel 8). Er was sprake van een duidelijk gebrek aan objectiviteit, aangezien er veel aandacht was besteed aan irrelevante factoren, terwijl de inhoud van haar verzoek was genegeerd (artikel 9). Er was haar geen advies gegeven over de wijze waarop haar beroep moest worden ingesteld en er was geen antwoord gegeven op haar verzoek om in kennis te worden gesteld van de redenen voor de afwijzing van haar verzoek en op haar verzoek betreffende de e-mail van de heer N. (artikel 10). Ook artikel 11 van het wetboek (dat betrekking heeft op billijkheid) was geschonden. Er was een abject gebrek aan hoffelijkheid en er was geen verontschuldiging aangeboden (artikel 12). Zij was behandeld alsof artikel 14, lid 3, van het wetboek van toepassing was. Ook artikel 16 van het wetboek is geschonden. De afwijzing van haar verzoek was niet inhoudelijk gemotiveerd (artikel 18). Er was geen informatie verstrekt over de beroepsmogelijkheden (artikel 19). Het was moeilijk vast te stellen dat haar verzoek niet langer in behandeling was (artikel 20).

Antwoord van de Commissie

In zijn antwoord van 20 september 2004 deelde de heer C. klager mee dat haar sollicitatie niet was ingewilligd om de enkele reden dat andere kandidaten beter waren geweest. De heer C. merkt op dat slechts een beperkt aantal kandidaten met aanzienlijke jaren ervaring op het niveau van het hoger management en aantoonbare capaciteit om een organisatie te leiden op de shortlist is geplaatst voor een gesprek, en dat al deze kandidaten beschikken over een indrukwekkende strategische en internationale managementervaring, met inbegrip van verantwoordelijkheden op het gebied van financieel en budgetbeheer in dergelijke organisaties.

De heer C. verzekerde klager dat dit de enige redenen waren waarom de Commissie haar naam niet op de shortlist van kandidaten had geplaatst. Hij voegde eraan toe dat hij de bezorgdheid van klager over de behandeling van haar aanvraag begreep en dat hij deze aan MU had doorgegeven. De heer C. benadrukte dat het verzoek van klager en de uitkomst ervan door zowel de Commissie als MU zouden worden behandeld volgens de strengste vertrouwelijkheidsregels. Hij verzekerde klager ook dat haar aanvraag en de uitkomst ervan geen gevolgen zouden hebben voor toekomstige samenwerking met de EU-instellingen.

De onderhavige grief

Bij brief van 22 december 2004 (ontvangen door de Ombudsman op 11 januari 2005) hernieuwde klager haar klacht bij de Ombudsman. Deze nieuwe klacht is geregistreerd onder nummer 184/2005/GG.

In haar klacht wees klager erop dat zij uiterst teleurgesteld was dat de Commissie geen excuses had aangeboden voor de verontrustende en denigrerende e-mail die haar per ongeluk was toegestuurd. Klager voegde daaraan toe dat zij op grond van het gedrag van de Commissie tot de conclusie was gekomen dat de eerste e-mail die MU haar per ongeluk had gestuurd, het standpunt van de Commissie over haar verzoek juist weergaf. Zij voerde verder aan dat vrouwen met kwalificaties zoals die van haar praktisch niet bestonden en dat zij dus geïnteresseerd zou zijn om te weten te komen hoeveel van de 28 kandidaten op de shortlist vrouwen waren geweest.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

In artikel 7 van Verordening (EG) nr. 460/2004 van het Europees Parlement en de Raad van 10 maart 2004 tot oprichting van het Europees Agentschap voor netwerk- en informatiemaatschappij (4) is bepaald dat de uitvoerend directeur van Enisa "wordt benoemd op grond van verdienste en gedocumenteerde administratieve en managementvaardigheden, alsmede bekwaamheid en ervaring die relevant zijn voor netwerk- en informatiebeveiliging".

Er waren in totaal 125 aanvragen ontvangen, waarvan er 82 als subsidiabel werden beschouwd. Deze 82 aanvragen (waaronder die van klager) werden door MU onderzocht. Het primaire doel van deze eerste screening was om de kandidaten te identificeren die het best overeenkwamen met de vereisten, voorkeuren en activa die in de kennisgeving van vacature waren vermeld.

Het door de Commissie ingestelde preselectiecomité had de werkzaamheden van de consultants op de voet gevolgd en was het eens met de lange shortlist van 28 kandidaten die zij hadden voorgesteld voor verdere tests en sollicitatiegesprekken. De naam van klager was niet in deze lijst opgenomen.

Nadat MU de goedkeuring van de long shortlist door de preselectiecommissie had gekregen, was zij in de meer gedetailleerde onderzoeks- en gespreksfase getreden en had zij op 28 juni 2004 een shortlist van negen kandidaten voorgelegd voor een gesprek met de preselectiecommissie. Deze interviews vonden plaats op 7 en 13 juli 2004.

De zes beste kandidaten werden vervolgens geïnterviewd door de commissaris die verantwoordelijk is voor de informatiemaatschappij. Vervolgens is aan de Commissie een shortlist van vier kandidaten voorgesteld, die door haar is goedgekeurd en is toegezonden aan de raad van bestuur van Enisa, die tijdens zijn vergadering van 14 en 15 september 2004 heeft besloten de heer P. voor te dragen als uitvoerend directeur.

De aanvraag van klager was zorgvuldig beoordeeld door MU en het resultaat van die beoordeling was goedgekeurd door het preselectiecomité. De Commissie wilde de solide juridische achtergrond en de technische relevantie van de door klager geschreven en ingediende artikelen niet in twijfel trekken. Ook de kennis van klager over de EU-instellingen werd niet in twijfel getrokken.

De Commissie bleef er echter vast van overtuigd dat andere kandidaten betere kwalificaties op het gebied van hoger management en meer ervaring op het gebied van financieel en begrotingsbeheer hadden overgelegd dan klager, en dat dit de enige redenen waren geweest om haar uit te sluiten van de lijst van 28 kandidaten die waren voorgesteld voor verdere tests en sollicitatiegesprekken. Opgemerkt zij dat deze activa en deze ervaring duidelijk in de kennisgeving van vacature waren vermeld.

De opmerkingen van klager over de vermeende mannelijke gendervoorkeuren van de consultants waren moeilijk te rijmen met de staat van dienst van MU die onlangs betrokken was geweest bij de selectie van twee vrouwelijke uitvoerend directeuren (bij het Europees Milieuagentschap en bij de Europese Stichting voor opleiding).

De Commissie begreep de context waarin de opmerking van MU in haar e-mail van 3 augustus 2004 over de herhaalde klachten van klager was gemaakt. Er moest echter sterk worden benadrukt dat de Commissie de door MU voorgestelde aanpak niet had gevolgd en het altijd als haar plicht had beschouwd om klager beleefd te antwoorden, met opgave van de redenen voor de tijdens de aanwervingsprocedure genomen besluiten. Bovendien was het belangrijk op te merken dat de opmerkingen van MU de vakbekwaamheid van klager niet ter discussie stelden en geen invloed hadden op de uitkomst van het verzoek.

De aanvraag van klager werd eerlijk behandeld als alle andere aanvragen. Niettemin betreurde de Commissie de manier waarop de e-mail van MU was geformuleerd, maar was zij van mening dat deze geen invloed had gehad op de wijze waarop de Commissie met klager had gecommuniceerd of op de eerlijkheid van de selectieprocedure.

Om deze redenen achtte de Commissie de klacht ongegrond.

Het advies van de Commissie bestond uit twee bijlagen, waarvan er één een kopie was van haar contract met MU.

Opmerkingen van klager

In haar opmerkingen handhaafde klager haar klacht en maakte hij de volgende aanvullende opmerkingen:

In het advies van de Commissie werd niet ingegaan op het feit dat de kennisgeving van vacature "met name" vrouwen had uitgenodigd om te solliciteren. Dit was een belangrijk element dat niet mag worden genegeerd. De Commissie had het naar haar mening passend geacht om de beledigende opmerkingen van de heer N. te herhalen. De bewering dat deze opmerkingen geen betrekking hadden op haar vakbekwaamheid was louter sofisme. Haar reputatie als een persoon van integriteit was bekritiseerd, en ze diep kwalijk dit feit. Als bonafide kandidaten voor functies in de EU die reden hadden om hun recht uit te oefenen om het selectieproces in twijfel te trekken, herhaaldelijk verkeerd werden gekarakteriseerd omdat ze dit recht gewoon hadden uitgeoefend, was het een schijnvertoning.

Zij voegt daaraan toe dat zij onlangs opnieuw heeft gesolliciteerd naar een functie bij Enisa en dat zij geen enkel formeel antwoord heeft ontvangen. In deze omstandigheden kon ze alleen maar aannemen dat ze permanent blackballed was geweest.

Nadere onderzoeken
De aanpak van de Ombudsman

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was. Op 29 juni 2005 verzocht de Ombudsman de Commissie derhalve om toegang tot haar dossier.

Klager werd daarvan op dezelfde dag in kennis gesteld. In zijn brief merkte de Ombudsman op dat klager in haar opmerkingen had vermeld dat zij onlangs had gesolliciteerd naar een functie bij Enisa en dat zij geen enkel formeel antwoord had ontvangen. De Ombudsman deelde klager mee dat zij vrij was om een klacht over deze kwestie bij hem in te dienen, nadat zij de passende voorafgaande stappen bij Enisa had ondernomen.

Eerste controle van het dossier van de Commissie

Op 11 oktober 2005 hebben de heer G. en de heer K. van de diensten van de Ombudsman het dossier van de Commissie geïnspecteerd in aanwezigheid van de heer B., de heer H. en mevrouw H. van de diensten van de Commissie.

Het dossier van de Commissie bevatte een door MU opgesteld verslag met een lange shortlist van 28 kandidaten voor verdere tests en interviews van 20 mei 2004. In antwoord op een vraag van de heer G. bevestigt de heer B. dat dit verslag tijdens een vergadering op 25 mei 2004 aan het voorverkiezingscomité is voorgelegd en door dit comité is goedgekeurd. In haar verslag stelde MU niet voor om de naam van klager op te nemen in de lijst van te interviewen kandidaten, onder meer omdat zij slechts beperkte ervaring in het hoger management had.

Het dossier van de Commissie bevatte ook een brief van MU aan de Commissie van 14 oktober 2004 waarin de heer N. reageerde op een verzoek van de Commissie (dat ook in het dossier was opgenomen) om meer in detail uit te leggen wat er met betrekking tot het verzoek van klager was gebeurd. In deze brief legde de heer N. uit dat het telefoongesprek met klager van 12 juni 2004 had plaatsgevonden in de periode waarin MU gesprekken voerde met de 28 kandidaten wier namen op de lange shortlist stonden en dat hij een "hoffelijk" telefoongesprek had gevoerd. Bij deze brief was een kopie van de beoordeling van de aanvraag van klager gevoegd.

De heer G. vroeg of de Commissie een verklaring had waarom de consultant klager, toen hij op 12 juni 2004 met haar sprak, niet had meegedeeld dat haar naam niet op de lange shortlist stond. B. was van mening dat, aangezien de consultant geen toestemming had om informatie over de selectieprocedure of de status van de sollicitanten zelf openbaar te maken, hij klager alleen kon meedelen dat de aanwervingsprocedure nog liep. Hij voegde eraan toe dat het verzoek van klager ontvankelijk was geacht en dat het feit dat haar naam niet op de long shortlist (of de definitieve shortlist) was vermeld, dus niet betekende dat de Commissie haar niet had kunnen voorstellen voor de definitieve shortlist die aan de raad van bestuur van Enisa was voorgelegd. B. voegt daaraan toe dat, met andere woorden, totdat de Commissie een besluit had genomen over de definitieve shortlist, de selectieprocedure open bleef en geen van de kandidaten in kennis kon worden gesteld van de resultaten van de tussentijdse selectiestappen.

Opmerkingen van klager

Een kopie van het verslag over de inzage in het dossier van de Commissie werd voor haar opmerkingen aan klager toegezonden. In deze opmerkingen maakte klager de volgende opmerkingen:

Ervaring in het hoger management was geen vereiste, maar werd alleen als "actief" vermeld in de kennisgeving van vacature. In ieder geval beschikte zij over een passend niveau van senior managementervaring om op de shortlist te komen.

Aangezien de kennisgeving van vacature vrouwen "met name" had aangemoedigd om te solliciteren, was het redelijk voor gekwalificeerde vrouwen om te verwachten dat hun sollicitaties een bijzonder grondige doorlichting zouden krijgen. Dit zou geen formidabele taak zijn geweest gezien het kleine aantal vrouwelijke kandidaten dat daadwerkelijk heeft gesolliciteerd.

Het zou zorgwekkend zijn als ongepaste criteria zoals 'senior management experience' zouden zijn toegepast. Dit zou wel eens een discriminerende praktijk kunnen zijn, aangezien veel minder vrouwen aan een dergelijke 'eis' zouden kunnen voldoen.

De suggestie dat de heer N. alleen uit beleefdheid met haar had gesproken, was verbijsterend en zou, als het waar was, op zichzelf zeer onprofessioneel lijken. Zij geloofde echter niet dat de verklaring overtuigend was, aangezien de heer N. haar had verteld dat hij had geprobeerd haar te pakken te krijgen. Ze bleef er volledig van overtuigd dat de heer N. voor het eerst van haar kwalificaties hoorde toen ze ze hem telefonisch voorlas. Het zou daarom nuttig zijn als de Ombudsman de beoordeling die de heer N. van haar eerste verzoek had gemaakt, kon herzien en kon controleren wanneer deze beoordeling was gemaakt.

Ze bleef erg teleurgesteld dat ze geen excuses had ontvangen.

Eerste verzoek om nadere informatie

In het licht van deze opmerkingen was de Ombudsman van oordeel dat hij nadere informatie nodig had om deze zaak te kunnen behandelen.

Op 5 december 2005 heeft hij de Commissie derhalve verzocht de volgende vragen te beantwoorden:

1. Klager werd (telefonisch) geïnterviewd door de heer N. van MU op 12 juni 2004, op een moment dat de lange shortlist van 28 kandidaten (die niet de naam van klager bevatte) al was voorgelegd aan en goedgekeurd door het preselectiecomité. Uit het contract van MU met de Commissie blijkt dat MU, nadat het ontwerp van de long shortlist door het preselectiecomité was aanvaard, "de aanvragers, die voor de long short list waren geselecteerd, moest ondervragen". Kan de Commissie uitleggen welk doel een "hoffelijkheidsgesprek" met een kandidaat wiens naam niet op die lijst stond, in dergelijke omstandigheden zou kunnen dienen en waarom de heer N. een gesprek heeft gevoerd, ook al had MU de aanvraag van klager al beoordeeld?
2. Klager voerde aan dat haar en andere kandidaten was gevraagd of zij kinderen hadden. Volgens klager was haar verteld dat het feit dat zij geen kinderen had, zeer positief was en dat verschillende andere kandidaten die waren geïnterviewd, te horen hadden gekregen dat kinderen een negatieve factor waren. In een e-mail die de heer N. in augustus 2004 naar de Commissie stuurde, stelde hij dat klager de genoemde informatie uit eigen beweging had verstrekt en dat hij de namen van de andere betrokken kandidaten wilde hebben om hem in staat te stellen "elk misverstand op te helderen - als haar bewering inderdaad juist is". N. lijkt dus niet uit te sluiten dat hij inderdaad vragen heeft gesteld (en opmerkingen heeft gemaakt) over de kinderen die verzoekers wel of niet hadden. Kan de Commissie hierover opmerkingen maken?
3. Volgens de Commissie was een van de twee redenen om de aanvraag van klager niet op de langere shortlist op te nemen, haar gebrek aan ervaring in het hoger management. Klager voerde echter aan dat ervaring in het hoger management geen vereiste was geweest, maar alleen in de kennisgeving van vacature als "actief" was vermeld. Ze beweerde ook voldoende senior managementervaring te hebben. Kan de Commissie opmerkingen maken?
4. In antwoord op een verzoek om inlichtingen dat klager aan de Commissie had gezonden, deelde mevrouw L., een ambtenaar van de Commissie, haar op 3 augustus 2004 mee dat de evaluatie was gebaseerd "op objectieve criteria zoals ... werkervaring met de EU-instellingen ...". Kan de Commissie de rechtsgrondslag voor dit criterium specificeren?
5. De Ombudsman merkt op dat de Commissie het betreurde dat klager (per ongeluk) een kopie ontving van een e-mail van de heer N. van 3 augustus 2004, waarin laatstgenoemde had verwezen naar "zeer woedende aanvragers ... die genoeg tijd en gif hebben om vragen te blijven stellen en klachten in te dienen". Er werd echter geen verontschuldiging aangeboden. In haar advies verklaarde de Commissie dat zij "begrijpt in welke context de opmerking is gemaakt" met betrekking tot de "herhaalde klachten" van klager. Tot 3 augustus 2004 lijkt klager echter slechts één klacht bij de Commissie te hebben ingediend. Kan de Commissie uitleggen waarom zij het desalniettemin passend achtte om in dit verband te verwijzen naar "herhaalde klachten"?
6. De Ombudsman merkt op dat MU en de heer N. de Raad in 2002 hebben bijgestaan bij een aanwervingsprocedure die heeft geleid tot het arrest van het Gerecht van eerste aanleg van 9 november 2004 in zaak T-116/03, Montalto/Raad . Kan de Commissie zich uitspreken over de relevantie (indien van toepassing) van de bevindingen van de Rekenkamer in die zaak voor de aanwervingsprocedure waarop deze klacht betrekking heeft?

Antwoord van de Commissie

In haar antwoord maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

Eerste vraag

Ten tijde van het telefoongesprek op 12 juni 2004 was de procedure binnen de Commissie nog niet afgerond. De richtsnoeren voor de benoeming van de hoofden van de communautaire agentschappen (COM(2005) 190) voorzien in de mogelijkheid dat het Raadgevend Comité benoemingen niet alleen de kandidaten op de ontwerplijst plaatst die is opgesteld na de gesprekken van het preselectiecomité, maar ook andere kandidaten. Dit betekent dat de CBA andere kandidaten had kunnen overwegen. De schriftelijke procedure in de CBA heeft eind juli 2004 plaatsgevonden. Het definitieve besluit was dus nog niet genomen toen het telefoongesprek tussen de heer N. en klager plaatsvond op 12 juni 2004. De heer N. was derhalve niet in staat geweest klager mee te delen dat zij niet was geselecteerd.

Tweede vraag

De heer N. had de Commissie meegedeeld dat hij "klager geen vragen had gesteld over haar burgerlijke staat. Een standaardvraag aan alle aanvragers was echter om te informeren naar hun houding ten aanzien van de verhuizing naar Heraklion, Kreta (...). Op deze vraag antwoordde klager dat zij niet getrouwd was, dat zij een partner had, maar geen kinderen. Aangezien de verklaring van klager verschilde van die van de heer N., was het voor de Commissie niet mogelijk commentaar te leveren op de exacte formulering die tijdens het gesprek werd gebruikt. Aangezien bovendien niet bekend was wie de andere kandidaten waren die volgens klager te horen hadden gekregen dat kinderen een negatieve factor waren, was het evenmin mogelijk om verder commentaar te leveren op dit aspect van de klacht. Bovendien had de Commissie in dit verband nooit klachten van andere kandidaten ontvangen.

Derde vraag

Zoals de heer C., de directeur-generaal van DG Informatiemaatschappij, reeds in zijn antwoord van 20 september 2004 aan klager had uitgelegd, heeft de Commissie slechts een beperkt aantal kandidaten voor een gesprek op de shortlist geplaatst die aanzienlijke jaren ervaring op het niveau van het hoger management hadden en aantoonbaar in staat waren een organisatie te leiden. Dit volgde op de opmerking van klager dat "alle kandidaten eerst de initiële drempel moesten halen en aan de gestelde werkelijke vereisten moesten voldoen. Pas op dat moment - als alle andere dingen gelijk zijn (...) zou 'senior management experience' relevant zijn." Deze veronderstelling was correct en weerspiegelde volledig het karakter van senior managementervaring die als een troef wordt beschouwd.

Vierde vraag

De Commissie betreurt de fout die is gemaakt door "werkervaring met de EU-instellingen" in een e-mail aan klager te vermelden. In de kennisgeving van vacature werd zelfs melding gemaakt van een "passende kennis van de EU-instellingen". Zoals reeds vermeld, heeft de Commissie de kennis van klager over de EU-instellingen niet in twijfel getrokken.

Vijfde vraag

Klager nam op 28 juni, 23 juli en 3 augustus 2004 contact op met de Commissie. Aangezien niet al deze contacten als klachten konden worden beschouwd, betreurde de Commissie de verwijzing naar "herhaalde klachten". De Commissie betreurde opnieuw de formulering van de e-mail van MU. Het aantal ontvangers van deze e-mail was echter beperkt tot vier ambtenaren van de Commissie die aan het dossier werkten, een persoon bij MU en klager. De Commissie verontschuldigde zich voor de formulering van de e-mail die MU ten onrechte aan de klager had gestuurd.

Zesde vraag

Wat het arrest Montalto/Raad betreft, had het Gerecht het betrokken besluit van de Raad nietig verklaard om redenen die specifiek waren voor deze aanwervingsprocedure. Daarentegen was het feit dat de administratie in die zaak door MU was bijgestaan, op zich geen reden om de beschikking nietig te verklaren. Volgens de Commissie was het arrest Montalto/Raad dus niet relevant voor de onderhavige zaak.

Met betrekking tot andere kwesties

In de kennisgeving van vacature was inderdaad aangegeven dat de EU "er alles aan doet om elke vorm van discriminatie in haar aanwervingsprocedures te voorkomen en sollicitaties van vrouwen actief aanmoedigt". Zoals reeds aangegeven in het advies van de Commissie, was de Commissie van oordeel dat de aanvraag van klager zorgvuldig was beoordeeld. Dezelfde procedure werd eerlijk toegepast op alle kandidaten.

Met betrekking tot het argument dat "ervaring met hoger management" als criterium een "discriminerende praktijk" zou kunnen zijn, moet worden opgemerkt dat dit als een actief werd vermeld. Bij de voorbereiding van de kennisgeving van vacature hebben de diensten van de Commissie ruimschoots rekening gehouden met de criteria, rekening houdend met de aanbevelingen van de interdisciplinaire groep en de richtsnoeren van de Commissie voor de benoeming van hoofden van communautaire agentschappen.

Conclusie

De Commissie betreurt de fout die is gemaakt bij het citeren van "werkervaring met de EU-instellingen" in een e-mail aan klager en de dubbelzinnige verklaring over "herhaalde" klachten. Daarnaast verontschuldigde de Commissie zich voor de formulering van de e-mail die MU ten onrechte aan klager had gestuurd en bevestigde zij dat deze e-mail alleen was ontvangen door ambtenaren van de Commissie die in het selectieproces werkten en werknemers die met MU werkten.

De Commissie bleef niettemin bij haar beoordeling van de procedure voor de selectie van de uitvoerend directeur van Enisa als zijnde in overeenstemming met de desbetreffende regels.

Opmerkingen van klager

In haar opmerkingen handhaafde klager haar klacht en maakte hij de volgende aanvullende opmerkingen:

De kwestie van kinderen was niet door haar aan de orde gesteld, maar door de heer N. Een collega van haar had een bijna identiek gesprek gehad met de heer N. Hij werkte momenteel echter voor de Commissie en was bang voor vergelding, mocht hij naar voren komen.

Het was bemoedigend om te zien dat de Commissie nu, laattijdig, heeft erkend dat haar pogingen om informatie over het wervingsproces te verkrijgen als onredelijk, "herhaald" of impliciet, overdreven, oneerlijk waren. Ze bleef er echter van overtuigd dat een mannelijke kandidaat in vergelijkbare omstandigheden niet op deze oorlogszuchtige en chauvinistische manier zou zijn behandeld.

Bovendien gaf deze late erkenning van een duidelijke ongerechtigheid, vooral in het licht van de e-mail die zij per ongeluk had ontvangen (waarvan de toon voor zichzelf sprak), haar niet het vertrouwen dat haar aanvraag het respect had gekregen dat zij verdiende.

Ten slotte kon zij, aangezien zij niet op de hoogte was van de relatieve verdiensten van de 28 kandidaten die de eerste gespreksronde hadden doorlopen, niet nagaan of haar sollicitatie inderdaad inferieur was aan die van hen. Zij was er echter van overtuigd dat de Ombudsman zich in dit opzicht zou bevredigen en de zaak voor eens en voor altijd tot op de bodem zou onderzoeken.

Tweede controle van het dossier van de Commissie

Na zorgvuldige bestudering van het antwoord van de Commissie op het verzoek om aanvullende informatie en de opmerkingen van klager bleek een tweede inspectie van het dossier van de Commissie noodzakelijk.

Deze inspectie werd op 26 september 2006 uitgevoerd door de heer G. en de heer R. van de diensten van de Ombudsman. De Commissie werd vertegenwoordigd door de heer S., de heer H. en mevrouw H.

De vertegenwoordigers van de Ombudsman hebben deze dossiers grondig onderzocht, met name i) het eerste verslag van MU ("Aanwerving en selectie van een uitvoerend directeur. Vertrouwelijk verslag aan het selectiecomité DG INFSO. Eerste verslag, 20 mei 2004"), ii) het tweede verslag van MU van 28 juni 2004 en iii) het evaluatieformulier dat door MU was opgesteld nadat klager telefonisch contact had opgenomen met de heer N..

Wat het eerste verslag van 20 mei 2004 betreft, zijn de beoordelingen van MU met betrekking tot individuele kandidaten zeer kort gebleken. De opmerking over klager luidde als volgt:

"Uitsluitend juridische benadering van NI. Beperkt hoger management."

Het eerste verslag van 20 mei 2004 bevatte de volgende toelichtingen:

"Als gevolg van de evaluatie kwamen de consultants tot een lange korte lijst van 28 aanvragers, die naar hun mening over de nodige kwalificaties en competenties beschikken om nader onderzoek in de vorm van aanvullende analyses en interviews te rechtvaardigen.

In dit eerste screeningproces was het primaire doel om kandidaten uit te sluiten die om de een of andere reden niet aan de vereisten voor de functie kunnen voldoen en dus de definitieve selectiepool niet zouden bereiken.

De inspanningen waren daarom gericht op de herziening van de belangrijkste factoren voor een competente manager van een nieuw agentschap zoals Enisa, waaronder met name:

• ervaring in het hoger management
• Ervaring met internationale teams
• ervaring met het EU-systeem
• ervaring met netwerk- en informatiebeveiliging."

In antwoord op een vraag van de heer G. over wat het criterium "ervaring met het EU-systeem" betekent, zijn de heer H. en de heer S. van mening dat dit moet worden opgevat als een vereiste van inzicht in of kennis van het EU-systeem en niet zozeer als een vereiste van daadwerkelijke werkervaring.

Volgens het eerste rapport waren 82 van de verzoekers in aanmerking gekomen. De heer G. merkte op dat de adviseurs op deze lijst van in aanmerking komende kandidaten met betrekking tot een aantal van de 28 kandidaten die voor de lange shortlist waren geselecteerd, erop hadden gewezen dat nog moest worden nagegaan of zij daadwerkelijk voldeden aan een van de vereisten, bijvoorbeeld de eis dat zij over ten minste 15 jaar beroepservaring beschikten. S. verklaarde dat de consultants volgens de raamovereenkomst tussen MU en de Commissie snel waren geselecteerd om de kandidaten die duidelijk en onbetwistbaar niet in aanmerking kwamen, uit te sluiten. Vervolgens werd in een tweede fase een grondigere controle uitgevoerd, wat zou kunnen verklaren waarom de lijst in het eerste verslag de namen bevatte van enkele kandidaten die uiteindelijk niet in aanmerking bleken te komen.

Het tweede verslag van MU bevatte een lijst (bijlage D) met opmerkingen over de resultaten van de gesprekken met de 28 kandidaten wier namen op de lange shortlist waren geplaatst. De heer G. wijst erop dat in deze opmerkingen voor een aantal kandidaten wordt geconcludeerd dat zij beperkte managementervaring of beperkte senior managementervaring hebben. De heer H. antwoordt dat de beoordelingen van de consultants op basis van de gesprekken die zij met de 28 kandidaten hebben gevoerd, lijken te zijn gebaseerd op een vergelijking tussen deze kandidaten.

Het evaluatieformulier dat MU had opgesteld nadat klager telefonisch contact had opgenomen met de heer N., bevatte de volgende verklaring waarom niet werd voorgesteld klager uit te nodigen voor een gesprek:

"Andere kandidaten hebben betere ervaring en kwalificaties in het hoger management. Haar carrière voornamelijk in de rechten in [een derde land] - juridische kwesties met betrekking tot IT en sommige NI-beveiliging. De internationale teamervaring is beperkt tot [...]. Financiële en HR-ervaring is niet overtuigend. Geen administratieve ervaring in de EU."

Opmerkingen van klager

Een kopie van het verslag over de inzage in het dossier van de Commissie werd voor haar opmerkingen aan klager toegezonden. In deze opmerkingen maakte klager de volgende opmerkingen:

Het lijkt erop dat er een buitensporige nadruk is gelegd op de kwestie van "senior management experience". In dat opzicht leek het erop dat andere kandidaten het voordeel van de twijfel hadden gekregen, terwijl zij dat zelf niet had gedaan. Ze was van mening dat dit te wijten was aan het feit dat ze werd gezien als een 'buitenlandse' kandidaat.

Het was volledig onjuist om te stellen dat haar ervaring voornamelijk rechtens was in [een derde land], wat suggereert dat zij weinig wist van IT-beveiliging. In feite was haar achtergrond vrij uniek en combineerde ze een diepgaande kennis van IT-beveiliging met uitgebreide internationale juridische ervaring en andere troeven.

Tweede verzoek om nadere informatie

Na onderzoek van al het bewijsmateriaal dat hem was voorgelegd, was de Ombudsman van oordeel dat hij nadere informatie nodig had om deze zaak te kunnen behandelen.

Op 27 september 2007 heeft hij de Commissie derhalve verzocht de volgende vragen te beantwoorden:

1. In een e-mail van 3 augustus 2004 noemde een ambtenaar van de Commissie "werkervaring met de instellingen van de Unie" een van de criteria die in de onderhavige zaak werden gehanteerd. In haar opmerkingen tijdens het onderhavige onderzoek heeft de Commissie erop gewezen dat dit te wijten was aan een vergissing. Uit het verslag van MU van 20 mei 2004 blijkt echter dat de consultants van mening waren dat een "belangrijke factor" en zelfs "een van de vereisten voor de functie" "ervaring met het EU-systeem" was. Het is niet gemakkelijk in te zien hoe dit criterium hetzelfde zou kunnen zijn als het criterium in de kennisgeving van vacature, volgens hetwelk een "passende kennis van de EU-instellingen" vereist was. Kan de Commissie opmerkingen maken?
2. De Commissie heeft bevestigd dat zij niet twijfelde aan de kennis van klager over de EU-instellingen. In het beoordelingsformulier betreffende het interview van 12 juni 2004 wees de heer N. er echter op dat klager "geen administratieve ervaring in de EU" had. Het lijkt er dus op dat de consultants van mening waren dat klager niet voldeed aan een vereiste dat relevant was in het kader van de selectieprocedure. Kan de Commissie opmerkingen maken?
3. De Commissie heeft bevestigd dat ervaring op het niveau van het hoger management een pluspunt was, maar geen vereiste. Uit het verslag van MU van 20 mei 2004 blijkt echter dat de consultants van mening waren dat "senior management experience" "een van de vereisten voor de functie" was. Kan de Commissie opmerkingen maken?
4. Kan de Commissie de eerste shortlist van 28 kandidaten opnieuw bekijken en de Ombudsman meedelen of zij van mening is dat klager terecht is uitgesloten?

Antwoord van de Commissie

In haar antwoord maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

1. Tijdens de tweede inspectie van het dossier door de vertegenwoordigers van de Ombudsman waren de diensten van de Commissie van mening dat de consultants het woord "ervaring" hadden gebruikt als begrips- of kennisbegrip. Opgemerkt moet worden dat het woord "ervaring" ook werd gebruikt in de titel "Kwalificaties en vereiste ervaring" om aspecten van begrip, vaardigheden en kennis te omvatten die nodig zijn voor de functie. Daarnaast is op de pagina's "sollicitatie voor de functie van uitvoerend directeur van Enisa", die deel uitmaakten van de kennisgeving van vacature, een deel 11 opgenomen met de titel "Professionele ervaring in verband met de Europese instellingen". Ten slotte heeft MU in zijn verslag de "ervaring met het EU-systeem" nooit als een vereiste aangemerkt, maar het opgenomen als een van de "belangrijkste factoren voor een competente manager" die tijdens de eerste screening zijn beoordeeld.
2. De zinsnede “Geen administratieve ervaring in de EU” maakte deel uit van de “Conclusie” van het blad met betrekking tot het telefonische interview met de klager, waarin werd samengevat waarom de kandidaat “Niet aanbevolen voor interviews” was. De Commissie is van mening dat dit een conclusie was en niet moet worden gelezen als een checklist van vereisten. De zinsnede kwam uit een verklaring lager op het sollicitatieformulier, met vermelding van het volgende voor de categorie "Begrip van EU-functies & amp; ervaring met EU-instellingen": "Beperkt tot het onderwijzen van EU-wetgeving, geen ervaring met administratie". Volgens de Commissie leek dit in overeenstemming te zijn met de noodzaak om "passende kennis van de EU-instellingen" te beoordelen, zoals vermeld in de kennisgeving van vacature.
3. De Commissie twijfelde er niet aan dat MU ervaring op het niveau van het hoger management altijd als een troef en niet als een van de criteria had beschouwd. In dit verband benadrukte de Commissie dat in het verslag van MU van 20 mei 2004 duidelijk werd gesteld dat het doel van de eerste screening was om kandidaten uit te sluiten "die niet aan de vereisten voor de functie zullen kunnen voldoen" en dat het verslag "hoge managementervaring" nooit als vereiste kwalificeerde, maar het opsomde als "de belangrijkste factoren voor een bevoegde manager" die tijdens de eerste screening werden beoordeeld.
4. Op basis van het verslag van MU over het evaluatieproces en de diepgaande onderzoeken en toelichtingen die in de loop van dit onderzoek zijn verstrekt, had de Commissie geen redenen om de uitsluiting van klager als onjuist te beschouwen.

Opmerkingen van klager

Een kopie van het antwoord van de Commissie werd aan klager toegezonden voor haar opmerkingen. Van haar werden echter geen opmerkingen ontvangen.

BESLUIT

1 De relevante feiten

1.1 Op 30 maart 2004 heeft de Europese Commissie een kennisgeving van vacature gepubliceerd voor de functie van uitvoerend directeur van het Europees Agentschap voor netwerk- en informatiebeveiliging (ENISA)(5). In de kennisgeving van vacature werd benadrukt dat sollicitaties van vrouwen actief werden aangemoedigd. De aanvragen moesten uiterlijk op 5 mei 2004 bij het directoraat-generaal (DG) Informatiemaatschappij van de Commissie worden ingediend. Klager, een EU-onderdaan die in een derde land woont, solliciteerde op 12 april 2004 naar de baan.

1.2 De Commissie heeft in totaal 125 sollicitaties ontvangen, waarvan er zeven door vrouwelijke kandidaten zijn ingediend.

1.3 Op 14 mei 2004 deelde de Commissie klager mee dat haar sollicitatie was ontvangen en dat een adviesbureau, Mercuri Urval Consultants AB ("MU"), was verzocht te helpen bij de beoordeling van kandidaten. De Commissie heeft klager derhalve verzocht alle informatie te verstrekken die deze onderneming nodig zou kunnen hebben indien zij gecontacteerd zou worden.

1.4 Ter gelegenheid van een bezoek aan de EU in juni 2004 nam klager contact op met MU en kreeg hij het telefoonnummer van een van haar medewerkers, de heer N., die zij op 12 juni 2004 belde. In het daaropvolgende gesprek stelde de heer N. een aantal vragen aan klaagster over haar verzoek, waarop laatstgenoemde antwoordde.

1.5 Nadat klager op 28 juni 2004 niets meer had gehoord, stuurde hij een brief naar de Commissie, die antwoordde dat zij de aanvragen nog aan het beoordelen was en haar te zijner tijd zou laten weten of zij in aanmerking zou komen voor een gesprek.

1.6 Op 23 juli 2004 schreef klager opnieuw aan de Commissie. Zij wees erop dat zij had gehoord dat het selectiecomité een lijst van negen kandidaten had opgesteld, maar dat zij niet op die lijst stond. Klager legde verder uit dat zij had gehoord dat slechts één vrouw op de lijst was geplaatst. Klager was van mening dat indien deze informatie juist was, zij gedwongen zou zijn aan te nemen dat de selectieprocedure scheef was getrokken ten gunste van mannelijke kandidaten. Zij impliceerde ook dat haar aanvraag niet naar behoren was onderzocht.

1.7 In haar antwoord van 3 augustus 2004 bevestigde mevrouw L. van de diensten van de Commissie dat er een shortlist van negen kandidaten was opgesteld en benadrukte zij dat de beoordeling van de kandidaten was gebaseerd op "objectieve criteria zoals (...) werkervaring met de EU-instellingen". Mevrouw L. wijst erop dat de selectieprocedure nog niet is afgerond, dat er nog gesprekken worden gevoerd en dat het definitieve besluit zal worden genomen door de raad van bestuur van Enisa.

1.8 Op 3 augustus 2004 heeft klager, na bovengenoemd bericht te hebben ontvangen, mevrouw L. verzocht toe te lichten of zij nog in aanmerking kwam voor de functie. Na ontvangst van een antwoord per e-mail volgens hetwelk mevrouw L. op vakantie was, zond klager haar onderzoek naar een aantal andere personen, waaronder de heer C., de directeur-generaal van DG Informatiemaatschappij. De heer C. antwoordde dezelfde dag en bevestigde dat klager niet langer in aanmerking kwam voor de functie. Hij legde uit dat een eerste analyse het mogelijk had gemaakt de meest interessante 28 kandidaten te identificeren die allemaal door MU waren gecontacteerd. Eind juni had de Commissie de aanbeveling van de Commissie aanvaard om slechts negen kandidaten te interviewen door de formele selectiecommissie van de Commissie. Volgens de heer C. hadden de gesprekken met deze kandidaten al plaatsgevonden. Na deze gesprekken zou de Commissie binnenkort vier of vijf kandidaten voordragen aan de raad van bestuur van Enisa. De heer C. wijst erop dat het definitieve besluit zal worden genomen door de raad van bestuur van Enisa, maar dat het beperkt zal blijven tot het kleine aantal kandidaten dat formeel door de Commissie wordt voorgesteld. Hij merkte op dat hij de teleurstelling van klager kon begrijpen, maar benadrukte dat de concurrentie zeer sterk was geweest.

1.9 Klager antwoordde later op dezelfde dag, namelijk op 3 augustus 2004, per e-mail dat zij zich gedesillusioneerd voelde door het hele proces. Zij merkt op dat zij het niet opportuun acht dat de kandidaten wordt gevraagd of zij kinderen hebben, of zij gehuwd zijn, wat hun echtgenoten doen en of laatstgenoemden zich ertoe verbinden te verhuizen (zoals N. volgens haar had gedaan naar aanleiding van zijn telefoongesprek met haar op 12 juni 2004). Volgens klager hadden verschillende andere kandidaten die waren geïnterviewd, te horen gekregen dat kinderen een negatieve factor waren. Klager besloot met het vragen van "specifieke feedback" over haar afgewezen aanvraag.

1.10 Nog diezelfde dag ontving klager een kopie van een e-mail die door de heer N. naar mevrouw L. was gestuurd en waarin de heer N. verwees naar "zeer geïrriteerde aanvragers, die hun afwijzing niet zullen accepteren en die genoeg tijd en gif hebben om vragen te blijven stellen en klachten in te dienen." De heer N. suggereerde dat het niet nodig was om de post van klager onmiddellijk te beantwoorden en dat het beter zou zijn om 'het even af te koelen'.

1.11 Klager schreef de heer C. onmiddellijk om haar ongerustheid over dit bericht te uiten. Zij heeft de heer C. verzocht de heer N. te adviseren onmiddellijk op te houden met het maken van dergelijke opmerkingen.

1.12 Kort daarna ontving klager een kopie van een verdere e-mail van de heer N. aan mevrouw L. waarin de heer N. zijn verslag van wat hij op 12 juni 2004 telefonisch met klager had besproken, presenteerde. De heer N. merkte op dat hij klager in antwoord op een vraag over de verdere procedure had meegedeeld dat MU uiterlijk eind juni een verslag aan het selectiecomité zou voorleggen en dat er in juli gesprekken met de geselecteerde kandidaten zouden plaatsvinden. Hij voegde eraan toe dat hij klager had gevraagd hoe zij zich zou voelen om naar Kreta te verhuizen. Volgens de heer N. had klager geantwoord dat zij niet getrouwd was, dat zij een partner had, maar geen kinderen. De heer N. voerde aan dat het volledig de eigen beslissing van klager was geweest om deze informatie vrijwillig te verstrekken. Wat betreft de bewering dat verschillende kandidaten te horen hadden gekregen dat kinderen een negatieve factor waren, vroeg de heer N. om de namen van deze kandidaten te ontvangen, zodat hij contact met hen kon opnemen en eventuele misverstanden kon ophelderen als haar bewering inderdaad juist was.

1.13 Na ontvangst van dit bericht schreef klager aan de heer C. om hem te vragen erop toe te zien dat de heer N. haar geen verdere berichten meer zou sturen.

1.14 Op 16 augustus 2004 wendde klager zich tot de Europese Ombudsman (klacht 2534/2004/GG).

1.15 In zijn antwoord van 2 september 2004 deelde de Ombudsman klager mee dat hij bepaalde aspecten van haar klacht zou kunnen behandelen, maar dat het overgrote deel van haar beweringen, beweringen en argumenten nog niet bij de Commissie was ingediend. De Ombudsman was van mening dat het behandelen van een klein deel van de klacht en het verwerpen van de rest geen goede administratieve praktijk zou zijn. Hij was derhalve van mening dat klager nog niet de passende administratieve stappen bij de Commissie had ondernomen met betrekking tot de klacht als geheel en dat hij derhalve op dit moment niet het recht had om de klacht te behandelen.

1.16 Op 1 september 2004 (6) diende klager haar grieven in bij de Commissie.

1.17 In zijn antwoord van 20 september 2004 deelde de heer C. klager mee dat haar sollicitatie niet was ingewilligd om de enkele reden dat andere kandidaten beter waren geweest. De heer C. merkt op dat slechts een beperkt aantal kandidaten met aanzienlijke jaren ervaring op het niveau van het hoger management en aantoonbare capaciteit om een organisatie te leiden op de shortlist is geplaatst voor een gesprek, en dat al deze kandidaten beschikken over een indrukwekkende strategische en internationale managementervaring, waaronder verantwoordelijkheden op het gebied van financieel en budgetbeheer in dergelijke organisaties. De heer C. verzekerde klager dat dit de enige redenen waren waarom de Commissie haar naam niet op de shortlist van kandidaten had geplaatst. Hij voegde eraan toe dat hij de bezorgdheid van klager over de behandeling van haar aanvraag begreep en dat hij deze aan MU had doorgegeven. De heer C. benadrukte dat het verzoek van klager en de uitkomst ervan door zowel de Commissie als MU zouden worden behandeld volgens de strengste vertrouwelijkheidsregels. Hij verzekerde klager ook dat haar aanvraag en de uitkomst ervan geen gevolgen zouden hebben voor toekomstige samenwerking met de EU-instellingen.

1.18 Aangezien deze toelichtingen klager niet tevreden stelden, wendde zij zich opnieuw tot de Ombudsman. Bij brief van 22 december 2004 (ontvangen door de Ombudsman op 11 januari 2005) hernieuwde klager haar klacht bij de Ombudsman. Deze nieuwe klacht is geregistreerd onder nummer 184/2005/GG.

2 Reikwijdte van het onderhavige onderzoek

2.1 In haar klacht heeft klager een aanzienlijk aantal aantijgingen en argumenten ter ondersteuning van haar zaak aangevoerd. Aangezien al deze aantijgingen en beweringen betrekking hebben op de wijze waarop de aanvraag van klager is behandeld, zullen zij samen worden besproken in punt 3 van dit besluit.

2.2 Hoewel de onderhavige klacht als zodanig tegen de Commissie is gericht, hebben sommige beweringen en beweringen van klager rechtstreeks betrekking op de heer N of MU. Het lijkt erop dat klager van mening is dat de Commissie verantwoordelijk moet worden gehouden voor het gedrag van de heer N en MU jegens haar.

2.3 Overeenkomstig artikel 195 van het EG-Verdrag heeft de Ombudsman de bevoegdheid om onderzoek te doen naar mogelijke gevallen van wanbeheer door de communautaire instellingen en organen, met uitzondering van de communautaire rechterlijke instanties die in hun hoedanigheid van rechter optreden. Het is duidelijk dat noch MU noch N. communautaire instellingen en organen zijn. Er moet echter rekening mee worden gehouden dat artikel 7 van de verordening van het Europees Parlement en de Raad van 10 maart 2004 tot oprichting van een Europees Agentschap voor netwerk- en informatiebeveiliging (Enisa)(7) bepaalt dat de uitvoerend directeur van Enisa door de raad van bestuur van het Agentschap wordt benoemd "op basis van een lijst die door de Commissie wordt voorgesteld na een algemeen vergelijkend onderzoek na de bekendmaking (...) van een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling". De opstelling van deze lijst kan dus worden beschouwd als onderdeel van de administratieve taken van de Commissie, waarvan de uitvoering door de Ombudsman kan worden onderzocht. In casu heeft de Commissie voor bepaalde taken die zij in dit verband moest vervullen, een beroep gedaan op de hulp van externe adviseurs. Dit neemt echter niet weg dat de Commissie verantwoordelijk was voor de behandeling van de aanvragen (die aan de Commissie moesten worden toegezonden) en voor de opstelling van de lijst van kandidaten die aan de raad van bestuur van Enisa moest worden voorgelegd. Naar het oordeel van de Ombudsman kan en moet de Commissie derhalve, wat klachten over wanbeheer betreft (8), niet alleen aansprakelijk worden gesteld voor haar eigen handelen, maar ook voor het handelen van de adviseurs die zij heeft ingeschakeld bij het vervullen van haar taak om de genoemde shortlist op te stellen. De Ombudsman is van mening dat hij aldus de beweringen en vorderingen van klager tegen de Commissie ook kan onderzoeken voor zover deze betrekking hebben op de manier waarop MU of de heer N. hebben gehandeld bij het bijstaan van de Commissie bij het opstellen van een lijst van geschikte kandidaten voor de functie van uitvoerend directeur van Enisa.

2.4 Klager heeft in de loop van het onderzoek echter ook bepaalde beweringen tegen MU en de heer N gedaan. Klager heeft met name gesuggereerd dat de heer N. of de heer MU zich zou moeten verontschuldigen voor de e-mail die de heer N. op 3 augustus 2004 heeft verzonden en dat de heer N. een opleiding inzake gendergevoeligheid zou moeten volgen. Het is duidelijk dat de Ombudsman niet in staat is deze aspecten van de onderhavige zaak te behandelen. Klager zou zich met betrekking tot deze beweringen rechtstreeks tot de heer N. of MU moeten wenden.

3 Vermeend verzuim om de aanvraag van de klager naar behoren te behandelen

3.1 In haar klacht bij de Ombudsman voerde klager in wezen aan dat de Commissie haar verzoek niet naar behoren had behandeld.

3.2 De details van de grieven van klager worden uiteengezet in de eerste klacht van klager bij de Ombudsman (klacht 2534/2004/GG) en in haar e-mail aan de Commissie van 1 september 2004, waarnaar zij in haar onderhavige klacht bij de Ombudsman verwees.

In haar oorspronkelijke klacht en in deze e-mail voerde klager aan dat zij weliswaar tot een ondervertegenwoordigde minderheid behoorde, maar dat haar aanvraag nooit serieus in overweging was genomen. Voorts voerde zij aan dat de aanvraag ook ten onrechte ten gronde was afgewezen, ongeacht het geslacht, dat onjuiste criteria waren gebruikt en dat zij door de externe consultant was belasterd.

Meer in het bijzonder verwees de klager naar vermeende schendingen van de artikelen 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 14, lid 3, 16, 18, 19 en 20 van de Europese code van goed administratief gedrag (9).

De klager voegde korte toelichtingen toe die als volgt kunnen worden samengevat:

Het beginsel van gelijke behandeling is geschonden omdat niet in het aanvraagformulier vermelde vereisten waren toegepast en er sprake was van discriminatie op grond van geslacht (artikel 5 van het wetboek). Er was sprake van machtsmisbruik door "blackballing"-kandidaten die gebruik maakten van hun recht om de selectieprocedure aan te vechten (artikel 7). Er was sprake van een gebrek aan onpartijdigheid en onafhankelijkheid van de verantwoordelijke persoon, zoals blijkt uit het feit dat deze persoon niet bekend was met haar verzoek en de lasterlijke toon van zijn e-mails aan de Commissie (artikel 8). Er was sprake van een duidelijk gebrek aan objectiviteit, aangezien er veel aandacht was besteed aan irrelevante factoren, terwijl de inhoud van haar verzoek was genegeerd (artikel 9). Er was haar geen advies gegeven over de wijze waarop haar beroep moest worden ingesteld en er was geen antwoord gegeven op haar verzoek om in kennis te worden gesteld van de redenen voor de afwijzing van haar verzoek en op haar verzoek betreffende de e-mail van de heer N. (artikel 10). Ook artikel 11 van het wetboek (dat betrekking heeft op billijkheid) was geschonden. Er was een abject gebrek aan hoffelijkheid en er was geen verontschuldiging aangeboden (artikel 12). Zij was behandeld alsof artikel 14, lid 3, van het wetboek van toepassing was. Ook artikel 16 van het wetboek is geschonden. De afwijzing van haar verzoek was niet inhoudelijk gemotiveerd (artikel 18). Er was geen informatie verstrekt over de beroepsmogelijkheden (artikel 19). Het was moeilijk vast te stellen dat haar verzoek niet langer in behandeling was (artikel 20).

3.3 In haar standpunt stelde de Commissie dat de aanvraag van klager zorgvuldig door MU was beoordeeld. De Commissie wilde de gegrondheid van het verzoek van klager niet in twijfel trekken. Zij verklaarde echter dat zij er vast van overtuigd bleef dat andere sollicitanten betere kwalificaties op het gebied van hoger management en meer ervaring op het gebied van financieel en begrotingsbeheer hadden overgelegd dan klager, en dat dit de enige redenen waren geweest om haar uit te sluiten van de lijst van 28 kandidaten die waren voorgesteld voor verdere tests en sollicitatiegesprekken.

Wat betreft de opmerkingen van klager over de vermeende mannelijke gendervoorkeuren van de consultants, wees de Commissie op de staat van dienst van MU en gaf zij aan dat het bedrijf onlangs betrokken was geweest bij de selectie van twee vrouwelijke uitvoerend directeuren (bij het Europees Milieuagentschap en bij de Europese Stichting voor opleiding).

De Commissie verklaarde dat zij de context begreep waarin de opmerking van MU in haar e-mail van 3 augustus 2004 over de herhaalde klachten van klager was gemaakt. De Commissie benadrukte echter met klem dat zij de door MU voorgestelde aanpak niet had gevolgd en had het altijd als haar plicht beschouwd om klager beleefd te antwoorden en de tijdens de aanwervingsprocedure genomen besluiten te motiveren. Bovendien voerde de Commissie aan dat het belangrijk was op te merken dat de opmerkingen van MU de vakbekwaamheid van klager niet ter discussie stelden en geen invloed hadden op de uitkomst van de aanvraag.

De Commissie was van mening dat het verzoek van klager op billijke wijze was behandeld als alle andere verzoeken. Zij voegde daaraan toe dat zij desalniettemin de formulering van de e-mail van MU betreurde, maar van mening was dat deze geen invloed had gehad op de wijze waarop de Commissie met klager had gecommuniceerd of op de eerlijkheid van de selectieprocedure. Om deze redenen achtte de Commissie de klacht ongegrond.

3.4 In haar opmerkingen handhaafde klager haar klacht. Zij wijst erop dat in het advies van de Commissie niet wordt ingegaan op het feit dat de kennisgeving van vacature "met name" vrouwen heeft uitgenodigd om te solliciteren. Dit was een belangrijk element dat niet mag worden genegeerd. Klager bekritiseerde dat de Commissie het naar haar mening passend had geacht de beledigende opmerkingen van de heer N. te herhalen. Zij benadrukte dat haar reputatie als integer persoon in twijfel was getrokken en dat zij dit feit ten zeerste kwalijk nam. Klager voegde eraan toe dat als bonafide kandidaten voor functies in de EU die reden hadden om hun recht uit te oefenen om de selectieprocedure in twijfel te trekken, herhaaldelijk verkeerd werden gekarakteriseerd omdat ze dit recht gewoon hadden uitgeoefend, het een schijnvertoning was.

3.5 Na onderzoek van deze opmerkingen achtte de Ombudsman het noodzakelijk het dossier van de Commissie in te zien. Dit dossier bevatte een door MU opgesteld verslag van 25 mei 2004, waarin een lange shortlist van 28 kandidaten voor verdere tests en interviews werd voorgesteld. Dit verslag is op 25 mei 2004 voorgelegd aan en goedgekeurd door het preselectiecomité van de Commissie. De naam van klager behoorde niet tot de 28 kandidaten op deze lijst.

Het dossier van de Commissie bevatte ook een brief van MU aan de Commissie van 14 oktober 2004 waarin de heer N. reageerde op een verzoek van de Commissie (dat ook in het dossier was opgenomen) om meer in detail uit te leggen wat er met betrekking tot het verzoek van klager was gebeurd. In deze brief legde de heer N. uit dat het telefoongesprek met klager van 12 juni 2004 had plaatsgevonden in de periode waarin MU gesprekken voerde met de 28 kandidaten wier namen op de lange shortlist stonden en dat hij een "hoffelijk" telefoongesprek had gevoerd.

3.6 Klager ontving een kopie van het verslag over de inzage in het dossier van de Commissie voor haar opmerkingen. In deze opmerkingen voerde klager aan dat zijn enior managementervaring geen vereiste was geweest, maar alleen in de kennisgeving van vacature als een "actief" was vermeld. Klager voegde daaraan toe dat zij hoe dan ook over een passend niveau van ervaring in het hoger management beschikte om op de shortlist te komen. Zij voerde ook aan dat de suggestie dat N. alleen uit beleefdheid met haar had gesproken, verbijsterend was en, indien waar, op zichzelf zeer onprofessioneel zou lijken. Klager voegde er echter aan toe dat zij niet van mening was dat de uitleg overtuigend was en dat zij er volledig van overtuigd bleef dat de heer N. voor het eerst van haar kwalificaties hoorde toen zij deze telefonisch aan hem voorlas.

3.7 Na beoordeling van het bewijsmateriaal dat hij tot nu toe had ontvangen, was de Ombudsman van mening dat hij nadere informatie nodig had. Hij verzoekt de Commissie derhalve zes vragen te beantwoorden.

3.8 In haar antwoord maakte de Commissie de volgende opmerkingen die relevant zijn voor dit onderzoek:

Ten tijde van het telefoongesprek op 12 juni 2004 was de procedure binnen de Commissie nog niet afgerond. De heer N. was derhalve niet in staat geweest klager mee te delen dat zij niet was geselecteerd.

De heer N. had de Commissie meegedeeld dat hij "klager geen vragen had gesteld over haar burgerlijke staat. Een standaardvraag aan alle aanvragers was echter om te informeren naar hun houding ten aanzien van de verhuizing naar Heraklion, Kreta (...). Op deze vraag antwoordde klager dat zij niet getrouwd was, dat zij een partner had, maar geen kinderen. Aangezien de verklaring van klager verschilde van die van de heer N., was het voor de Commissie niet mogelijk commentaar te leveren op de exacte formulering die tijdens het gesprek werd gebruikt. Aangezien bovendien niet bekend was wie de andere kandidaten waren die volgens klager te horen hadden gekregen dat kinderen een negatieve factor waren, was het evenmin mogelijk om verder commentaar te leveren op dit aspect van de klacht.

Zoals klager terecht had opgemerkt, moesten alle kandidaten eerst voldoen aan de gestelde werkelijke eisen. Senior managementervaring werd alleen als een troef beschouwd.

De Commissie betreurt de fout die is gemaakt door "werkervaring met de EU-instellingen" in een e-mail aan klager te vermelden. In de kennisgeving van vacature werd zelfs melding gemaakt van een "passende kennis van de EU-instellingen". De Commissie heeft de kennis van klager over de EU-instellingen niet in twijfel getrokken.

Klager nam op 28 juni, 23 juli en 3 augustus 2004 contact op met de Commissie. Aangezien niet al deze contacten als klachten konden worden beschouwd, betreurde de Commissie de verwijzing naar "herhaalde klachten". De Commissie verontschuldigde zich voor de formulering van de e-mail die MU ten onrechte aan klager had gestuurd, maar wees erop dat deze e-mail alleen was ontvangen door ambtenaren van de Commissie die in het selectieproces werkten en werknemers die met MU werkten.

3.9 In haar opmerkingen handhaafde klager haar klacht. Zij stond erop dat de kwestie van kinderen niet door haar aan de orde was gesteld, maar door de heer N. Klager benadrukte dat een collega van haar een bijna identiek gesprek had gehad met de heer N. Deze collega werkte momenteel echter voor de Commissie en was bang voor vergelding, mocht hij naar voren komen. Klager vond het hartverwarmend om te zien dat de Commissie nu, laattijdig, aanvaardde dat de kwalificatie van haar pogingen om informatie over het wervingsproces te verkrijgen als onredelijk, "herhaald" of impliciet, overdreven, oneerlijk was. Ze voegde eraan toe dat ze er echter van overtuigd bleef dat een mannelijke kandidaat in vergelijkbare omstandigheden niet op deze oorlogszuchtige en chauvinistische manier zou zijn behandeld.

Ten slotte kon zij, aangezien zij niet op de hoogte was van de relatieve verdiensten van de 28 kandidaten die de eerste gespreksronde hadden doorlopen, niet nagaan of haar sollicitatie inderdaad inferieur was aan die van hen. Klager voegde er echter aan toe dat zij er vertrouwen in had dat de Ombudsman zich in dit verband zou bevredigen en de zaak voor eens en voor altijd tot op de bodem zou onderzoeken.

3.10 Na deze verdere opmerkingen te hebben onderzocht, was de Ombudsman van oordeel dat een tweede inspectie van het dossier van de Commissie noodzakelijk was. Deze inspectie had met name betrekking op i) het eerste verslag van MU ("Aanwerving en selectie van een uitvoerend directeur. Vertrouwelijk verslag aan het selectiecomité DG INFSO. Eerste verslag, 20 mei 2004"), ii) het tweede verslag van MU van 28 juni 2004 en iii) het evaluatieformulier dat door MU was opgesteld nadat klager telefonisch contact had opgenomen met de heer N..

Met betrekking tot het eerste verslag van 20 mei 2004 luidde de opmerking over klager als volgt:

"Uitsluitend juridische benadering van NI. Beperkt hoger management."

Het evaluatieformulier dat MU had opgesteld nadat klager telefonisch contact had opgenomen met de heer N., bevatte de volgende verklaring waarom niet werd voorgesteld klager uit te nodigen voor een gesprek:

"Andere kandidaten hebben betere ervaring en kwalificaties in het hoger management. Haar carrière voornamelijk in de rechten in [een derde land] - juridische kwesties met betrekking tot IT en sommige NI-beveiliging. De internationale teamervaring is beperkt tot [...]. Financiële en HR-ervaring is niet overtuigend. Geen administratieve ervaring in de EU."

3.11 Klager ontving een kopie van het verslag over de inzage in het dossier van de Commissie voor haar opmerkingen. In deze opmerkingen was klager van mening dat een buitensporige nadruk was gelegd op de kwestie van "hoge managementervaring". Zij voegde eraan toe dat het volledig onjuist was om te stellen dat haar ervaring voornamelijk rechtens was in [een derde land], wat suggereert dat zij weinig wist van IT-beveiliging. In feite was haar achtergrond vrij uniek en combineerde ze een diepgaande kennis van IT-beveiliging met uitgebreide internationale juridische ervaring en andere troeven.

3.12 Na onderzoek van al het bewijsmateriaal dat hem was voorgelegd, was de Ombudsman van mening dat hij nadere informatie nodig had om deze zaak te kunnen behandelen. Hij verzoekt de Commissie derhalve een aantal aanvullende vragen te beantwoorden.

3.13 In haar antwoord maakte de Commissie de volgende opmerkingen die relevant zijn voor dit onderzoek:

• Tijdens de tweede inspectie van het dossier door de vertegenwoordigers van de Ombudsman waren de diensten van de Commissie van mening dat de consultants het woord "ervaring" hadden gebruikt als begrips- of kennisbegrip. Opgemerkt moet worden dat het woord "ervaring" ook werd gebruikt in de titel "Kwalificaties en vereiste ervaring" van de kennisgeving van vacature om aspecten van begrip, vaardigheden en kennis te omvatten die nodig zijn voor de functie. Daarnaast is op de pagina's "sollicitatie voor de functie van uitvoerend directeur van Enisa", die deel uitmaakten van de kennisgeving van vacature, een deel 11 opgenomen met de titel "Professionele ervaring in verband met de Europese instellingen". Ten slotte heeft MU in zijn verslag de "ervaring met het EU-systeem" nooit als een vereiste aangemerkt, maar het opgenomen als een van de "belangrijkste factoren voor een competente manager" die tijdens de eerste screening zijn beoordeeld.
• De zinsnede "Geen administratieve ervaring in de EU" was een conclusie en mag niet worden gelezen als een checklist van vereisten. De zinsnede kwam uit een zin lager op het sollicitatieformulier, met vermelding van het volgende voor de categorie "Begrip van EU-functies & ervaring met EU-instellingen": "Beperkt tot het onderwijzen van EU-wetgeving, geen ervaring met administratie". Volgens de Commissie leek dit in overeenstemming te zijn met de noodzaak om "passende kennis van de EU-instellingen" te beoordelen, zoals vermeld in de kennisgeving van vacature.
• De Commissie twijfelde er niet aan dat MU ervaring op het niveau van het hoger management altijd als een troef en niet als een van de criteria had beschouwd. In dit verband benadrukte de Commissie dat in het verslag van MU van 20 mei 2004 duidelijk werd gesteld dat het doel van de eerste screening was om kandidaten "die niet aan de vereisten voor de functie zullen kunnen voldoen" uit te sluiten en dat het verslag "hoge managementervaring" nooit als vereiste kwalificeerde, maar het opsomde als "de belangrijkste factoren voor een bevoegde manager" die tijdens de eerste screening werden beoordeeld.
• Op basis van het verslag van MU over het evaluatieproces en de diepgaande onderzoeken en toelichtingen die in de loop van dit onderzoek zijn verstrekt, had de Commissie geen redenen om de uitsluiting van klager als onjuist te beschouwen.

3.14 Klager ontving een kopie van het antwoord van de Commissie voor opmerkingen. Van haar werden echter geen opmerkingen ontvangen.

3.15 De Ombudsman merkt op dat klager zich ter ondersteuning van haar klacht heeft gebaseerd op twaalf bepalingen van de Europese code van goed administratief gedrag. Klager heeft daarbij de volgorde van deze bepalingen in het wetboek gevolgd. De Ombudsman is echter van mening dat het de voorkeur verdient een andere volgorde te hanteren bij het onderzoek van de verschillende kwesties die in de onderhavige zaak aan de orde zijn gesteld. In feite is de Ombudsman van mening dat het passend is om eerst de door klager aan de orde gestelde procedurele kwesties te beoordelen aan de hand van een zogenaamde "chronologische" benadering, d.w.z. de door de Commissie gevolgde procedure stap voor stap te onderzoeken om na te gaan of er sprake is van wanbeheer. De Ombudsman zal vervolgens de argumenten en aantijgingen met betrekking tot de inhoud van het besluit van de Commissie onderzoeken.

Wat procedurekwesties betreft

3.16 Wat de procedurele aspecten betreft, is de Ombudsman van mening dat de volgende stappen die in de huidige context relevant zijn, kunnen worden geïdentificeerd: i) de eerste beoordeling van de aanvraag van de klager door MU; ii) het telefoongesprek van klager met de heer N. op 12 juni 2004; iii) de inspanningen van de klager om informatie te verkrijgen over de stand van de procedure; iv) de e-mail van de heer N. van 3 augustus 2004 en de daaropvolgende beroepen van klager bij de Commissie; v) het vermeende gebrek aan motivering van het besluit van de Commissie; vi) het vermeende verzuim om informatie te verstrekken over de mogelijkheden van beroep; en vii) de inhoud van het advies van de Commissie.

3.17 Met betrekking tot de eerste van de bovengenoemde kwesties wees klager erop dat zij, toen zij op 12 juni 2004 met de heer N. sprak, de indruk had gewekt dat de heer N. haar cv en de bijlagen niet eerder had gelezen. Het eerste verslag dat MU op 20 mei 2004 bij de Commissie indiende en dat door de diensten van de Ombudsman werd geïnspecteerd, bevat echter een beoordeling van de aanvraag van klager. Hoewel de opmerkingen van MU zeer kort zijn, geven zij aan dat de aanvraag van klager werd onderzocht door de door de Commissie geselecteerde consultants.

3.18 Klager stelt weliswaar ook dat haar aanvraag niet naar behoren of zorgvuldig genoeg is onderzocht en dat er dus sprake was van een gebrek aan objectiviteit. Deze kwestie heeft echter betrekking op de inhoud van het besluit van de Commissie om het verzoek van klager niet in te willigen en zal daarom in dat verband worden onderzocht. Klager voert voorts aan dat de verantwoordelijke persoon (N.) niet onpartijdig en onafhankelijk was geweest, zoals blijkt uit het feit dat deze persoon niet bekend was met haar verzoek. Zelfs in de veronderstelling dat N. het verzoek van klager niet naar behoren had onderzocht, kon dit feit op zich echter niet aantonen dat er sprake was van een gebrek aan onpartijdigheid en onafhankelijkheid. Ter ondersteuning van deze bewering verwijst klager ook naar de toon van de e-mail van de heer N. van 3 augustus 2004. De Ombudsman ziet echter niet in hoe de inhoud van deze e-mail (die hieronder zal worden besproken) zou kunnen aantonen dat de heer N. bij de behandeling van het verzoek van klager niet onpartijdig en onafhankelijk was geweest. Bovendien werd deze e-mail geschreven nadat MU haar beoordeling van de aanvraag van klager reeds had afgerond.

3.19 Wat het tweede punt betreft, moet een onderscheid worden gemaakt tussen het telefoongesprek als zodanig enerzijds en bepaalde opmerkingen die N. bij die gelegenheid zou hebben gemaakt anderzijds.

3.20 Wat het telefoongesprek als zodanig betreft, lijkt het duidelijk dat N. is overgegaan tot wat hij zelf een "interview" met klager noemde. De Ombudsman merkt op dat MU reeds op 20 mei 2004 bij de Commissie een lijst had ingediend van de 28 kandidaten wier sollicitaties zij het interessantst achtte en die werden voorgesteld voor verdere tests en sollicitatiegesprekken. De naam van klager stond niet op deze lijst. De Commissie heeft deze lijst op 25 mei 2004 goedgekeurd. Het is dus duidelijk dat toen klager op 12 juni 2004 MU belde, laatstgenoemde bezig was met het testen en interviewen van de 28 kandidaten wier namen op de door de Commissie goedgekeurde lijst stonden. In deze omstandigheden, en op het eerste gezicht, lijkt het inderdaad verbazingwekkend dat de heer N. desalniettemin klager heeft geïnterviewd.

3.21 De Ombudsman merkt op dat de heer N., toen hem door de Commissie om opmerkingen over deze kwestie werd gevraagd, zijn gesprek met klager als een "hoffelijkheidsgesprek" beschouwde. Als dit zou betekenen dat het interview geen echt doel diende en alleen uit beleefdheid werd uitgevoerd, zou de verontwaardiging van de klager zeker begrijpelijk zijn. De Commissie heeft aangevoerd dat de procedure ten tijde van dit gesprek nog niet was afgerond en dat de heer N. dus niet vrij was geweest om klager mee te delen dat zij niet was geselecteerd voor de lijst van de 28 meest interessante kandidaten. De Ombudsman is van mening dat niet hoeft te worden onderzocht of dit standpunt juist is. Een dergelijke geheimhoudingsplicht zou N. hoe dan ook enkel hebben verplicht de betrokken informatie niet openbaar te maken. Het zou hem echter niet hebben verplicht om over te gaan tot een louter oppervlakkig onderhoud. De Ombudsman is van mening dat de tijd van de burgers kostbaar is en dus niet onnodig mag worden verspild door de administratie.

3.22 De Ombudsman merkt echter op dat de heer N. na zijn telefoongesprek met klager een evaluatieblad heeft opgesteld. In dit blad legde de heer N. de redenen vast waarom niet werd voorgesteld klager uit te nodigen voor een gesprek. Voorts moet worden opgemerkt dat de Commissie heeft uitgelegd dat ten tijde van dit telefoongesprek het definitieve besluit over de aan de raad van bestuur van Enisa voor te stellen kandidaten nog niet was vastgesteld en dat het dus mogelijk was dat andere kandidaten dan die welke op de op 25 mei 2004 goedgekeurde lijst van 28 kandidaten stonden, nog in aanmerking konden worden genomen. De Ombudsman betwijfelt of deze mogelijkheid zeer realistisch was. Het kan echter niet worden uitgesloten dat de heer N. inderdaad van de gelegenheid van het telefoongesprek met klager gebruik heeft gemaakt om de beoordeling te verifiëren waartoe MU eerder was gekomen, d.w.z. dat klager niet mag worden voorgesteld als een van de kandidaten die voor verdere tests en sollicitatiegesprekken zijn voorgesteld. Dit zou ook kunnen verklaren waarom er na dit gesprek een evaluatiefiche is opgesteld. Gezien deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat er onvoldoende bewijs is om wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak vast te stellen.

3.23 Wat betreft de opmerkingen die de heer N. zou hebben gemaakt naar aanleiding van zijn telefoongesprek met klager op 12 juni 2004, is de Ombudsman van mening dat sommige van de door klager geciteerde verklaringen, indien bewezen, inderdaad aanleiding zouden geven tot ernstige bezorgdheid. Dit geldt met name voor de verklaring van de heer N. dat het zeer positief was dat klager geen kinderen had. De Ombudsman merkt echter op dat de heer N. zowel in zijn tweede e-mail van 3 augustus 2004 als in antwoord op een vraag van de Commissie een ander verslag van dit telefoongesprek heeft gepresenteerd. Terwijl de klager beweert dat de heer N. haar bepaalde vragen had gesteld over familie- of andere privékwesties, voerde de heer N. aan dat de klager de relevante informatie uit eigen beweging had verstrekt. De rekeningen van klager en van de heer N. staan op dit punt dus lijnrecht tegenover elkaar.

3.24 De Ombudsman heeft geen reden om te twijfelen aan de waarheidsgetrouwheid van de verklaringen van klager. Een bevinding van wanbeheer kan echter alleen worden gedaan als er een voldoende sterke, objectieve basis is om de beweringen van een klager te ondersteunen. Het is juist dat klaagster melding maakt van het feit dat zij de leden van haar familie en haar partner kort nadat haar telefoongesprek met N. had plaatsgevonden, op de hoogte heeft gesteld van de inhoud ervan. Het is echter duidelijk dat deze personen zelf de door klager geciteerde opmerkingen niet hebben gehoord. Klager heeft verder aangevoerd dat andere kandidaten door de heer N aan soortgelijke verhoren waren onderworpen. Klager heeft in dit verband echter geen details naar voren gebracht, maar suggereerde dat een van deze kandidaten zelfs niet bereid was bewijs te leveren uit angst voor vergelding. De Ombudsman acht het nuttig te benadrukken dat niemand bang mag zijn om bewijsmateriaal aan te dragen dat een geval van wanbeheer zou kunnen bevestigen. Het spreekt voor zich dat indien een administratie dergelijke personen zou blootstellen aan negatieve gevolgen als gevolg van de informatie die zij aan de Ombudsman hebben verstrekt, deze niet zou aarzelen om met alle middelen die hem ter beschikking zijn gesteld, tussenbeide te komen. Klager heeft de Ombudsman in dit verband echter geen verdere details verstrekt. In deze omstandigheden is de Ombudsman verplicht te concluderen dat er dus geen tastbaar bewijs van derden is dat de bewering van klager zou kunnen staven.

Gezien de omstandigheden van de onderhavige zaak zou een dergelijke basis alleen aanwezig zijn indien de rekening van klager door de heer N. zelf zou worden bevestigd. Artikel 3, lid 2, van het Statuut van de Ombudsman bepaalt dat de Ombudsman getuigenissen kan afleggen van ambtenaren en andere personeelsleden van de communautaire instellingen en organen. Het is duidelijk dat de heer N. in geen van deze categorieën valt. Gezien het feit dat de Commissie voor de uitvoering van haar verplichtingen gebruik heeft gemaakt van de diensten van externe consultants, kan niettemin worden overwogen of deze bepaling niet ook op dergelijke personen van toepassing moet zijn. De Ombudsman is echter van mening dat zelfs als hij in staat zou zijn om de getuigenis van de heer N. af te leggen, het zeer onwaarschijnlijk is dat dit enige informatie zou toevoegen om de bewering van klager te bevestigen. Zoals hierboven vermeld, heeft de heer N. de verklaring van klager reeds twee keer tegengesproken. In deze omstandigheden kan de waarheidsvinding alleen worden verricht door een bevoegde rechter die over de voor dergelijke gevallen noodzakelijke onderzoeksbevoegdheden beschikt. De Ombudsman is derhalve van mening dat hij geen wanbeheer kan vaststellen met betrekking tot de opmerkingen die de heer N zou hebben gemaakt.

3.25 Wat het derde punt betreft, stelt klager dat het voor haar moeilijk was om informatie te verkrijgen over de stand van de selectieprocedure. De Ombudsman merkt op dat klager de Commissie op 28 juni 2004 schriftelijk heeft verzocht na te gaan of de Commissie nog steeds geïnteresseerd was in haar verzoek. De Commissie reageerde snel (op 30 juni 2004) en deelde klager mee dat de sollicitaties voor de betrokken post werden onderzocht en dat zij te zijner tijd op de hoogte zou worden gebracht van het resultaat van haar sollicitatie. Aangezien de procedure voor het opstellen van de shortlist van kandidaten in dit stadium nog niet was afgerond, is de Ombudsman van mening dat dit antwoord niet onredelijk was. Klager schreef de Commissie op 23 juli 2004 opnieuw een brief met de vraag of de informatie over de shortlist van negen kandidaten die zij inmiddels uit niet nader genoemde bronnen had ontvangen, juist was. De Commissie heeft op 3 augustus 2004 geantwoord. Zij bevestigde dat er een shortlist van negen kandidaten was, maar gaf niet aan of de naam van klager op deze shortlist stond. De Ombudsman is van mening dat, hoewel de definitieve shortlist nog niet was opgesteld, het moeilijk in te zien is waarom klager in dit stadium niet werd meegedeeld dat haar naam niet op de shortlist van negen kandidaten stond. De Ombudsman merkt echter op dat toen klager op 3 augustus 2004 een specifieke vraag in die zin aan de Commissie stelde, haar diezelfde dag werd meegedeeld dat haar naam inderdaad niet was opgenomen op de shortlist van negen kandidaten. Nadere informatie over haar aanvraag werd verstrekt in een e-mail die later die dag werd verzonden door de directeur-generaal van DG Informatiemaatschappij. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat, hoewel het enige tijd heeft geduurd voordat de Commissie de door klager gevraagde informatie had verstrekt, er geen sprake was van wanbeheer met betrekking tot deze kwestie.

3.26 Wat de vierde kwestie betreft, is de Ombudsman van mening dat de toon van de eerste e-mail van de heer N. van 3 augustus 2004 volstrekt ongepast was. Een kandidaat die gewoon gebruik maakt van zijn of haar recht om informatie te verkrijgen over de voortgang van een selectieprocedure en om een besluit dat hem of haar negatief beïnvloedt in twijfel te trekken, te beschuldigen van "vergiffenis" is volstrekt onaanvaardbaar. De Ombudsman is zich ervan bewust dat de desbetreffende e-mail per vergissing naar klager is gestuurd en dat deze in feite bedoeld was om deel uit te maken van de communicatie tussen de Commissie en haar adviseurs. Ook al is het duidelijk dat de communautaire instellingen en organen de mogelijkheid moeten hebben om zich vrijelijk te uiten in interne communicatie, dit staat hen (of de adviseurs die zij gebruiken) niet toe om ongegronde beschuldigingen tegen een burger te formuleren.

3.27 Volgens de Ombudsman zou het een goede administratie zijn geweest als de Commissie zich bij klager had verontschuldigd zodra zij zich bewust was geworden van het feit dat de e-mail van de heer N. per vergissing aan haar was gestuurd. Het is juist dat de directeur-generaal van het DG Informatiemaatschappij klager in zijn brief van 20 september 2004 meedeelde dat hij begrip had voor haar bezorgdheid over de wijze waarop haar aanvraag was behandeld en dat hij deze bezorgdheid aan de betrokken adviseurs had meegedeeld. Hoewel deze reactie zeker toe te juichen is, is de Ombudsman van mening dat de Commissie verder had kunnen en moeten gaan. Deze conclusie geldt des te meer omdat klager de Commissie meermaals had meegedeeld hoezeer zij geschokt was door de toon van de e-mail van de heer N.. De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie zich bij het beantwoorden van zijn verzoek om nadere informatie uiteindelijk heeft verontschuldigd voor de formulering van de e-mail van de heer N.. Gezien deze omstandigheden is de Ombudsman van oordeel dat er geen redenen zijn voor verder onderzoek met betrekking tot dit aspect van de zaak.

3.28 Klager vreesde dat de behandeling van haar verzoek haar reputatie zou hebben aangetast. Zij stelde ook voor dat zij door MU en de Commissie zou zijn "blackballed" als gevolg van haar aandringen op het ontvangen van informatie over de selectieprocedure en verhaalsmogelijkheden met betrekking tot de e-mail van de heer N. van 3 augustus 2004. De Ombudsman merkt op dat de directeur-generaal van DG Informatiemaatschappij in zijn brief van 20 september 2004 benadrukte dat het verzoek van klager en het resultaat ervan door zowel de Commissie als MU onder de strengste vertrouwelijkheidsregels zouden worden behandeld. Hij verzekerde klager ook dat haar aanvraag en de uitkomst ervan geen gevolgen zouden hebben voor toekomstige samenwerking met de EU-instellingen. De Ombudsman heeft geen reden om aan deze toezeggingen te twijfelen. Het is juist dat klager heeft gewezen op de afwijzing van een nieuw verzoek van de Commissie dat zij inmiddels had ingediend. Klager heeft echter geen gevolg gegeven aan het aanbod van de Ombudsman om een klacht in te dienen over dit incident. In deze omstandigheden vindt de Ombudsman geen bewijs van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.

3.29 Wat het vijfde punt betreft, merkt de Ombudsman op dat de directeur-generaal van DG Informatiemaatschappij in zijn e-mail van 3 augustus 2004 en in zijn brief van 20 september 2004 uitlegde waarom de aanvraag van klager niet was geselecteerd. Deze toelichtingen zijn nader uitgewerkt in de opmerkingen die de Commissie in de loop van dit onderzoek heeft ingediend. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat de Commissie voldoende rekening heeft gehouden met de redenen voor haar besluit.

De Ombudsman merkt op dat klager ook heeft verklaard dat artikel 16 van de Europese code van goed administratief gedrag was geschonden. Deze bepaling heeft betrekking op het recht om te worden gehoord voordat een besluit wordt genomen dat de rechten van de belangen van een burger aantast. Klager heeft echter geen uitleg gegeven waarom zij van mening was dat dit recht in de onderhavige zaak was geschonden. De Ombudsman is derhalve niet in staat deze kwestie te behandelen. Het kan nuttig zijn hieraan toe te voegen dat het recht om te worden gehoord een communautaire instelling of communautair orgaan hoe dan ook niet zou verplichten een burger te raadplegen alvorens een beslissing te nemen over een sollicitatie die hij heeft ingediend.

3.30 Wat het zesde punt betreft, is het juist dat de Commissie klager niet in kennis heeft gesteld van de mogelijkheden om beroep in te stellen tegen de betrokken beschikking of om verhaal te halen wegens wanbeheer. De Ombudsman merkt echter op dat klager zich desondanks snel tot hem kon wenden om een klacht in te dienen over het wanbeheer waarvan zij meende dat het had plaatsgevonden. Gezien deze omstandigheden is de Ombudsman van oordeel dat er geen redenen zijn voor verder onderzoek met betrekking tot dit aspect van de zaak.

3.31 Wat de zevende kwestie betreft, is de Ombudsman van mening dat de formulering van het advies van de Commissie inderdaad betreurenswaardig en betreurenswaardig was. De verwijzing van de Commissie naar de "herhaalde klachten" van klager was duidelijk ongegrond, aangezien er tegen de tijd waarop deze opmerking van toepassing is (d.w.z. 3 augustus 2004) slechts één klacht was. De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie in haar antwoord op zijn verzoek om nadere informatie haar teleurstelling heeft uitgesproken over de wijze waarop de desbetreffende passage was geformuleerd. Gezien deze omstandigheden is de Ombudsman van oordeel dat er geen redenen zijn voor verder onderzoek met betrekking tot dit aspect van de zaak.

3.32 In haar klacht voerde klager aan dat zij was behandeld alsof artikel 14, lid 3, van de Europese code van goed administratief gedrag van toepassing was. Deze bepaling bepaalt dat geen ontvangstbevestiging en geen antwoord hoeven te worden verzonden in gevallen waarin brieven of klachten misbruik opleveren vanwege het buitensporige aantal brieven of klachten vanwege het repetitieve of zinloze karakter ervan. Zoals de Commissie terecht heeft opgemerkt, werden de e-mails van klager echter altijd door de Commissie beantwoord. Artikel 14, lid 3, van het wetboek is dus duidelijk niet relevant voor de onderhavige zaak.

Inhoud van de beschikking van de Commissie

3.33 Ten gronde stelt klager in wezen dat i) er sprake was van discriminatie op grond van geslacht en ii) het besluit van de Commissie onjuist was, aangezien zij over alle nodige kwalificaties voor de betrokken functie beschikte.

3.34 Wat de vermeende discriminatie betreft, baseert klager zich voornamelijk op twee elementen, namelijk de uitdrukkelijke uitnodiging voor vrouwelijke kandidaten om te solliciteren en het beperkte aantal vrouwelijke kandidaten dat wel solliciteerde.

3.35 Het is juist dat in de desbetreffende kennisgeving van vacature werd benadrukt dat sollicitaties van vrouwen actief werden aangemoedigd. Het is ook waar dat slechts weinig vrouwen desondanks solliciteerden. Deze feiten als zodanig zijn echter duidelijk onvoldoende om aan te tonen dat er sprake was van discriminatie op grond van geslacht. De Commissie heeft erop gewezen, zonder door klager te zijn weersproken, dat dezelfde consultants die haar in de onderhavige zaak hadden bijgestaan, ook actief waren geweest in twee andere procedures voor de aanwerving van hoge EU-ambtenaren of andere personeelsleden die tot de benoeming van vrouwelijke kandidaten hadden geleid. Naar aanleiding van zijn zorgvuldige onderzoek van de onderhavige zaak is de Ombudsman tot de conclusie gekomen dat er geen elementen zijn die erop wijzen dat er sprake zou kunnen zijn van discriminatie op grond van geslacht. In dit verband kan het nuttig zijn erop te wijzen dat zelfs de eerste e-mail van de heer N. van 3 augustus 2004, waartegen klager terecht bezwaar maakt, geen enkele verwijzing naar het geslacht van de klager bevatte als mogelijke reden voor de volstrekt ongepaste opmerkingen die daar werden gemaakt. In deze omstandigheden is de Ombudsman van oordeel dat er geen sprake is van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.

3.36 Wat betreft de juistheid van het besluit van de Commissie over het verzoek van klager, is de Ombudsman van mening dat klager zowel bezwaar maakt tegen het feit dat haar verzoek niet werd ingewilligd als tegen het feit dat het niet eens werd opgenomen op de shortlist van de 28 meest interessante kandidaten.

3.37 Alvorens op deze kwesties in te gaan, lijkt het nuttig eraan te herinneren dat de communautaire instellingen en organen over een ruime beoordelingsmarge beschikken bij de vergelijking van de verdiensten van kandidaten die voor een bepaalde functie hebben gesolliciteerd. De uitoefening van deze bevoegdheid veronderstelt echter dat alle sollicitaties grondig worden onderzocht en dat de in de kennisgeving van vacature vermelde vereisten zorgvuldig in acht worden genomen (10).

3.38 Met betrekking tot de beoordeling die in deze zaak is uitgevoerd, wijst de Ombudsman op de volgende elementen:

• In het eerste verslag van MU van 20 mei 2004 waren de opmerkingen over klager als volgt: "Uitsluitend juridische benadering van NI. Beperkt hoger management."
• In het na het telefoongesprek van 12 juni 2004 opgestelde evaluatieformulier heeft N. de volgende opmerkingen gemaakt: "Andere kandidaten hebben betere ervaring en kwalificaties in het hoger management. Haar carrière voornamelijk in de rechten in [een derde land] - juridische kwesties met betrekking tot IT en sommige NI-beveiliging. De internationale teamervaring is beperkt tot [...]. Financiële en HR-ervaring is niet overtuigend. Geen administratieve ervaring in de EU."
• In zijn brief van 20 september 2004 merkte de heer C., directeur-generaal van DG Informatiemaatschappij, op dat slechts een beperkt aantal kandidaten met aanzienlijke jaren ervaring op het niveau van het hoger management en aantoonbare capaciteit om een organisatie te leiden op de shortlist was geplaatst voor een gesprek, en dat al deze kandidaten over een indrukwekkende strategische en internationale managementervaring beschikten, met inbegrip van verantwoordelijkheden op het gebied van financieel en begrotingsbeheer in dergelijke organisaties. De heer C. verzekerde klager dat dit de enige redenen waren waarom de Commissie haar naam niet op de shortlist van kandidaten had geplaatst.
• In haar advies verklaarde de Commissie dat andere kandidaten betere kwalificaties op het gebied van hoger management en meer ervaring op het gebied van financieel en begrotingsbeheer hadden gepresenteerd dan klager, en dat dit de enige redenen waren geweest om haar uit te sluiten van de lijst van 28 kandidaten die waren voorgesteld voor verdere tests en sollicitatiegesprekken.

3.39 De Ombudsman is van mening dat er drie aspecten van de zaak zijn die twijfel doen rijzen over de juistheid van de beoordeling door de Commissie van het verzoek van klager.

3.40 Ten eerste vereist de kennisgeving van vacature weliswaar dat kandidaten over "passende kennis van de EU-instellingen" beschikken, maar er zijn elementen die erop wijzen dat er in feite meer nodig was dan louter kennis, maar daadwerkelijke ervaring in de omgang met de EU-instellingen. In haar verslag van 20 mei 2004 verklaarde MU uitdrukkelijk dat zij bij de eerste screening van de kandidaten had onderzocht of de kandidaten "ervaring hadden met het EU-systeem". Ook moet worden opgemerkt dat mevrouw L. van de diensten van de Commissie er in haar e-mail van 3 augustus 2004 op had gewezen dat "werkervaring met de EU-instellingen" een van de criteria was die bij de controle van aanvragen waren toegepast. Het is juist dat de Commissie heeft betoogd dat L. zich bij deze opmerking heeft vergist. Voorts is het juist dat het hoofdstuk in de kennisgeving van vacature waarin de vereisten worden vermeld waaraan de kandidaten moeten voldoen, de titel "Vereiste kwalificaties en ervaring" draagt en dat een van de vakken in het sollicitatieformulier de titel "Beroepservaring in verband met de Europese instellingen" draagt. De mogelijkheid dat de adviseurs het woord "ervaring" hadden gebruikt als "begrip" of "kennis", zoals de Commissie aannam, kan dus niet volledig worden uitgesloten. De Ombudsman is echter van mening dat het niet erg waarschijnlijk is dat dit inderdaad het geval was. Hoewel in de kennisgeving van vacature voor bepaalde rubrieken de term "ervaring" werd gebruikt, blijft het moeilijk te begrijpen waarom de adviseurs deze uitdrukking zouden hebben gebruikt in plaats van de duidelijke formulering van de tekst van de desbetreffende eis, die naar "kennis" verwees.

3.41 Zelfs als men ervan uitgaat dat de adviseurs hadden verwezen naar "ervaring" met EU-instellingen waar zij "kennis" van EU-instellingen bedoelden, neemt dit echter niet weg dat de heer N. in het evaluatieformulier dat na het telefonische interview van 12 juni 2004 werd opgesteld, opmerkte dat klager "geen administratieve ervaring in de EU" had. Het lijkt er dus op dat MU van mening was dat klager niet voldeed aan het vereiste van "passende kennis van de EU-instellingen". De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie heeft bevestigd dat zij niet twijfelde aan de kennis van klager over de EU-instellingen. Gezien deze discrepantie vroeg de Ombudsman de Commissie hoe deze twee verklaringen met elkaar in overeenstemming konden worden gebracht. De Ombudsman is van mening dat het antwoord dat de Commissie in antwoord op deze vraag heeft gegeven, niet volstaat om deze discrepantie te verklaren.

3.42 Ten tweede blijkt uit het door MU opgestelde verslag van 20 mei 2004 dat voor sommige van de 28 kandidaten die voor de long shortlist waren geselecteerd, nog moest worden nagegaan of zij daadwerkelijk voldeden aan een van de vereisten, zoals de vereiste van ten minste 15 jaar beroepservaring. Bij de tweede inzage van het dossier hebben de diensten van de Commissie erop gewezen dat de consultants volgens de raamovereenkomst tussen MU en de Commissie snel waren geselecteerd om de kandidaten die duidelijk en onbetwistbaar niet in aanmerking kwamen, uit te sluiten. Vervolgens werd in een tweede fase een grondigere controle uitgevoerd, wat zou kunnen verklaren waarom de lijst in het eerste verslag de namen bevatte van enkele kandidaten die uiteindelijk niet in aanmerking bleken te komen. De Ombudsman merkt op dat deze verklaring lijkt te worden bevestigd door het feit dat MU volgens het tijdschema in het contract tussen de Commissie en MU slechts één week de tijd had om de aanvragen te beoordelen en de "lange" shortlist op te stellen. In dit verband moet ook worden opgemerkt dat van de aanvragers niet was verlangd dat zij bewijsstukken overlegden om aan te tonen dat zij aan de relevante vereisten voldeden. In de kennisgeving van vacature werd bepaald dat bewijsstukken "op verzoek in een later stadium van de procedure" moesten worden ingediend. Tegen deze achtergrond lijkt de aanpak van de consultants verstandig te zijn geweest. Het is echter duidelijk dat deze benadering er niet voor zorgde dat de kandidaten op de eerste shortlist inderdaad de beste kandidaten waren, aangezien voor sommigen van hen nog moest worden nagegaan of hun sollicitaties überhaupt in aanmerking kwamen.

3.43 Ten derde en vooral blijkt uit het verslag van MU van 20 mei 2004 duidelijk dat "senior management experience" meer was dan een "asset", zoals in de kennisgeving van vacature werd gesteld. In dit verslag wees MU erop dat het "primaire doel" van de eerste screening van kandidaten was "de kandidaten uit te sluiten die om de een of andere reden niet aan de vereisten voor de functie zullen kunnen voldoen (...)". MU voegde daaraan toe dat zij "zich daarom heeft geconcentreerd op de evaluatie van de belangrijkste factoren voor een bevoegde manager van een nieuw agentschap zoals Enisa, waaronder met name:

• ervaring in het hoger management
• Ervaring met internationale teams
• ervaring met het EU-systeem
• ervaring met netwerk- en informatiebeveiliging."

Het is dus duidelijk dat MU van mening was dat "hoge managementervaring" vereist was om kandidaten op de lange shortlist te kunnen plaatsen. De Commissie heeft aangevoerd dat het verslag van MU "hoge managementervaring" nooit als vereiste kwalificeerde, maar het opsomde als "de belangrijkste factoren voor een bevoegde manager" die tijdens de eerste screening werden beoordeeld. De Ombudsman vindt deze verklaringen niet overtuigend. In haar verslag verwees MU naar de noodzaak om kandidaten uit te sluiten die "niet aan de vereisten voor de functie konden voldoen" en verklaarde zij dat zij zich "daarom" had geconcentreerd op de herziening van "de belangrijkste factoren voor een bevoegde manager van een nieuw agentschap zoals Enisa". Volgens de Ombudsman is het dus duidelijk dat deze "factoren" niets anders waren dan de "eisen" waarnaar MU in dezelfde geest verwees.

3.44 Gezien het bovenstaande acht de Ombudsman het overduidelijk dat MU "hoge managementervaring" beschouwt als een vereiste waaraan kandidaten moeten voldoen, en niet als een loutere troef. Dit betekent dat de consultants bij het opstellen van de long shortlist een criterium hebben toegepast dat in de kennisgeving van vacature niet als vereiste was opgenomen.

3.45 De Ombudsman merkt bovendien op dat de vrijheden die de adviseurs in dit verband met goedkeuring van de Commissie hadden, ook blijken uit het contract tussen de Commissie en MU. De op 30 maart 2004 gepubliceerde kennisgeving van vacature bevatte een "functieomschrijving" met betrekking tot de in te vullen functie. Het is enigszins verrassend te constateren dat de eerste doelstelling van het contract tussen de Commissie en MU, dat op 14 mei 2004 werd ondertekend, was "een functieomschrijving te ontwikkelen, waarin het ideale profiel voor de uitvoerend directeur wordt vastgesteld en waarin zijn/haar taken en verantwoordelijkheden nader worden beschreven." De tweede doelstelling was om alle sollicitaties "tegen de kennisgeving van vacature en de functieomschrijving" te beoordelen. De Ombudsman kan het niet laten te denken dat de Commissie de consultants door het aangaan van dit contract in staat heeft gesteld de sollicitaties te beoordelen op basis van hun eigen ideeën over hoe de ideale kandidaat eruit zou moeten zien, ook al werden niet al deze ideeën weerspiegeld in de kennisgeving van vacature.

3.46 Gezien het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat de manier waarop de Commissie, die verantwoordelijk is voor het optreden van MU in dit verband, de zaak heeft behandeld, niet in overeenstemming was met de regels inzake goed administratief gedrag.

3.47 Er moet echter ook rekening worden gehouden met het feit dat de Commissie heeft aangevoerd dat andere sollicitanten, naast betere kwalificaties op het gebied van het hoger management, meer ervaring op het gebied van financieel en begrotingsbeheer hadden opgedaan dan klager, en dat dit de enige redenen waren om haar uit te sluiten van de lijst van 28 kandidaten die waren voorgesteld voor verdere tests en sollicitatiegesprekken. In dit verband moet worden opgemerkt dat N. in zijn na het telefoongesprek van 12 juni 2004 opgestelde beoordelingsfiche het volgende heeft verklaard: "Financiële (...) ervaring niet overtuigend." Na bestudering van het hem ter beschikking staande bewijsmateriaal en rekening houdend met de ruime beoordelingsvrijheid waarover de instellingen beschikken bij de vergelijking van de verdiensten van kandidaten die voor een bepaalde functie hebben gesolliciteerd, is de Ombudsman van mening dat deze beoordeling niet kennelijk onjuist is. In deze omstandigheden kan niet worden aangenomen dat is aangetoond dat klager had moeten worden opgenomen op de eerste en de daaropvolgende shortlist van kandidaten voor de betrokken functie.

3.48 Om het duidelijker te stellen, hoewel de Ombudsman van mening is dat de manier waarop het verzoek van klager door MU en de Commissie werd behandeld, niet in overeenstemming was met de regels van goed administratief gedrag, is hij van mening dat er onvoldoende bewijs is om aan te tonen dat het resultaat van de beoordeling (d.w.z. dat het verzoek van klager niet op de eerste of verdere shortlists moest worden geplaatst) onjuist was.

3.49 Aangezien de bewering van klager in wezen was dat de uitkomst van de beoordeling van haar verzoek onjuist was, kan de Ombudsman met betrekking tot deze bewering geen wanbeheer vaststellen. Hierna zal de Ombudsman echter nog een opmerking maken.

4 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht is de Ombudsman van oordeel dat er geen redenen zijn voor verder onderzoek met betrekking tot i) de formulering van de e-mail van de heer N. van 3 augustus 2004, ii) het vermeende verzuim van de Commissie om klager te informeren over de mogelijkheden van beroep en iii) de formulering van een bepaalde paragraaf van het advies van de Commissie. Er wordt geen wanbeheer vastgesteld met betrekking tot de andere beweringen van de klager. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

BIJZONDERE OPMERKING

De Ombudsman is van mening dat het zeer nuttig zou zijn als de Commissie ervoor zou kunnen zorgen dat, indien zij een beroep doet op externe adviseurs in het kader van procedures voor het vervullen van hoge functies, deze adviseurs zodanig worden begeleid en gecontroleerd dat de procedure en de uitkomst ervan geen bezwaren opleveren die hadden kunnen worden vermeden.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) PB C 79 A, blz. 1.

(2) De code is beschikbaar op de website van de Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu).

(3) Klager had het bureau van de Ombudsman op 31 augustus 2004 gebeld en was ervan in kennis gesteld dat haar klacht waarschijnlijk zou worden afgewezen op grond van het feit dat zij nog niet de passende voorafgaande stappen bij de Commissie had ondernomen.

(4) PB L 77, blz. 1.

(5) PB C 79 A, blz. 1.

(6) Klager had het bureau van de Ombudsman op 31 augustus 2004 gebeld en was ervan in kennis gesteld dat haar klacht waarschijnlijk zou worden afgewezen op grond van het feit dat zij nog niet de passende voorafgaande stappen bij de Commissie had ondernomen.

(7) PB L 77, blz. 1.

(8) De situatie kan verschillen wat betreft contractuele en niet-contractuele aansprakelijkheid. Opgemerkt zij dat artikel 2 van de algemene voorwaarden van het contract tussen de Commissie en MU (hierna "het contract" genoemd) bepaalt dat de Commissie "niet aansprakelijk [is] voor handelingen of nalatigheden van de contractant [MU] bij de uitvoering van het contract".

(9) De code is beschikbaar op de website van de Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu).

(10) Zie bijvoorbeeld zaak T-158/01, Tilgenkamp/Commissie, Jurispr. 2002, blz. I-A-111 en II-595, punten 50-51.