Straatsburg, 17 december 2007

Geachte heer S.,

Op 9 januari 2005 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over een verzoek om toegang van het publiek tot documenten die u op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 bij de Commissie had ingediend.

Op 18 februari 2005 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. De Commissie heeft op 17 juni 2005 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 6 juli 2005 hebt toegezonden. Op 23 september 2005 heb ik de Commissie om advies verzocht over een nieuwe bewering die u in uw opmerkingen naar voren had gebracht. De Commissie heeft op 1 december 2005 een aanvullend advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 16 december 2005 hebt toegezonden. Op 6 december 2006 heb ik een voorstel gedaan voor een minnelijke schikking van uw klacht. De Commissie heeft haar antwoord op 28 maart 2007 toegezonden.

Vanwege bijzondere omstandigheden in verband met uw huidige en andere klachten die u had ingediend, werd het onderzoek stopgezet voor de periode van 14 mei tot en met 6 september 2007. In verband hiermee heb ik u pas op 6 september 2007 het antwoord van de Commissie op mijn voorstel voor een minnelijke schikking toegezonden. U heeft op dezelfde datum geantwoord en uw relevante opmerkingen ingediend.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Op 12 oktober 2004 heeft klager bij het Bureau voor fraudebestrijding van de Europese Unie (OLAF) een verzoek om toegang tot verschillende documenten ingediend. Zijn verzoek is uitdrukkelijk ingediend op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (1) ("Verordening (EG) nr. 1049/2001"). Een van deze documenten was een nota van 18 december 2003 van de secretaris-generaal van de Europese Commissie aan de directeur-generaal van OLAF. De nota had betrekking op een intern OLAF-onderzoek naar mogelijke financiële onregelmatigheden bij de Commissie (intern onderzoek OF/2002/0356). Het onderzoek, dat was gebaseerd op informatie die klager aan OLAF had verstrekt ("whistle blowing"), werd op 5 februari 2004 afgesloten.

Op 3 november 2004 had OLAF klager meegedeeld dat zijn verzoek om bovengenoemde nota van 18 december 2003 was toegezonden aan de secretaris-generaal van wie klager een antwoord zou ontvangen. Op 2 december 2004 deelde de Commissie klager mee dat het publiek geen toegang kon krijgen tot de betrokken nota. Deze weigering om toegang te verlenen was gebaseerd op artikel 4, lid 3, punt ii), van Verordening (EG) nr. 1049/2001, waarin het volgende is bepaald:

"De toegang tot een document met adviezen voor intern gebruik in het kader van beraadslagingen en voorafgaand overleg binnen de betrokken instelling wordt geweigerd, zelfs nadat het besluit is genomen, indien de openbaarmaking van het document het besluitvormingsproces van de instelling ernstig zou ondermijnen, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt."

Volgens de Commissie zou het verlenen van toegang tot de door klager genoemde nota het besluitvormingsproces van de Commissie ernstig ondermijnen. Zij voerde aan dat de vertrouwelijkheid van de interne beraadslagingen van de Commissie ("ruimte om na te denken") een fundamenteel aspect van het besluitvormingsproces van de Commissie is.

In de brief van de Commissie werd verder ingegaan op de mogelijkheid om a) gedeeltelijke toegang te verlenen en b) te bepalen of een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt. De conclusie ten aanzien van beide was negatief. In de brief van de Commissie werd klager meegedeeld dat hij een confirmatief verzoek bij de secretaris-generaal kon indienen indien hij het besluit over zijn verzoek om toegang tot documenten wilde aanvechten.

Op 3 december 2004 diende klager een confirmatief verzoek in bij de secretaris-generaal. In zijn brief maakte klager een aantal opmerkingen en argumenten:

i) Er waren ernstige vertragingen bij de behandeling van zijn verzoek om documenten.

ii) Artikel 4, lid 3, onder ii), van verordening nr. 1049/2001 kon in casu niet van toepassing zijn, omdat de Commissie in wezen in de eerste plaats geen beslissingsbevoegdheid kon hebben met betrekking tot een OLAF-onderzoek in het licht van de onafhankelijkheid van OLAF, en in de tweede plaats, in het licht van deze onafhankelijkheid, elke communicatie tussen de Commissie en OLAF niet kon worden beschouwd als communicatie binnen "de instelling".

iii) De bezorgdheid van de Commissie met betrekking tot de openbaarmaking van het document was in casu niet van toepassing, omdat klager zelf als ambtenaar van de Gemeenschap aan een geheimhoudingsplicht was onderworpen.

iv) De vrees van de Commissie dat het besluitvormingsproces "ernstig zou worden ondermijnd" was onjuist.

v) Er bestond een hoger openbaar belang bij openbaarmaking van de nota van de secretaris-generaal van 18 december 2003, aangezien niet-openbaarmaking de indruk kon wekken dat de Commissie zich in het werk van OLAF had bemoeid.

vi) Het besluit om geen gedeeltelijke toegang te verlenen was onvoldoende gemotiveerd.

vii) De Commissie moet hem toegang verlenen tot het document in het kader van haar "zorgplicht" ("Fürsorgepflicht") jegens hem als ambtenaar van de Gemeenschap.

Op 6 januari 2005 heeft de secretaris-generaal op het confirmatief verzoek van klager geantwoord. In zijn antwoord ging de secretaris-generaal eerst in op de kwestie van de vertraging. Hij erkende dat er vertraging was opgetreden, maar deelde klager tegelijkertijd mee dat de behandeling van zijn verzoek in overeenstemming was met de interne regels van de Commissie voor de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten. Hij vroeg klager "om zijn begrip" ("für Ihr Verständnis").

De secretaris-generaal bevestigde tevens zijn aanvankelijke besluit om geen toegang te verlenen tot de nota van 18 december 2003. Samenvattend bevestigde hij de motivering van dat oorspronkelijke besluit en verwierp hij de argumenten die klager in het confirmatief verzoek had aangevoerd, als volgt:

Met betrekking tot (ii) verklaarde de secretaris-generaal dat "[m]y nota niet rechtstreeks [het bovengenoemde] onderzoek van [OLAF] betrof, maar in plaats daarvan een klacht die in verband met dat onderzoek was ingediend". OLAF is alleen onafhankelijk bij het uitvoeren van onderzoeken. OLAF maakt institutioneel deel uit van de Commissie (punt 4 van de considerans van Verordening (EG) nr. 1073/1999 (2)). De toepassing van artikel 4, lid 3, punt ii), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 was derhalve correct.

Met betrekking tot punt iii) merkte de secretaris-generaal op dat de status van ambtenaar van de Gemeenschap geen bijzondere rechten verleent met betrekking tot verzoeken om documenten op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

Met betrekking tot punt iv) legde de secretaris-generaal uit dat het duidelijk openbaar maken van de nota het besluitvormingsproces van de Commissie ernstig zou ondermijnen. Hij wijst erop dat het van belang is dat documenten kunnen worden opgesteld voor interne beraadslagingen zonder te worden gedwongen na te gaan of het betrokken document openbaar kan worden gemaakt.

Met betrekking tot punt v) herhaalde de secretaris-generaal het standpunt van de Commissie dat het niet mogelijk leek een hoger openbaar belang vast te stellen. Hij merkte op dat klager in verband met deze kwestie had verwezen naar twee zaken die momenteel voor het Gerecht van eerste aanleg aanhangig zijn, en merkte op dat het belang bij het verkrijgen van informatie voor deze twee rechtszaken eerder een particulier persoonlijk belang dan een openbaar belang was.

Met betrekking tot vi) legt de secretaris-generaal uit dat de desbetreffende nota zeer kort is en geen niet-vertrouwelijke informatie bevat die via gedeeltelijke toegang kan worden vrijgegeven. In antwoord op een specifieke vraag van klager over de adressaten van de nota deelde de secretaris-generaal klager mee dat de nota niet was gericht aan een van de relevante personen van de dienst van de Commissie tegen wie zijn "klokkenluidende" klacht bij OLAF was gericht.

Met betrekking tot vii) verwierp de secretaris-generaal het argument van klager en legde hij uit dat de Commissie ten aanzien van haar ambtenaren geen algemene informatieverplichtingen heeft die verder gaan dan de verplichtingen die zijn vervat in de door klager in deze zaak ingeroepen wetgeving, namelijk Verordening 1049/2001.

In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat er onrechtmatige vertragingen waren opgetreden bij de behandeling van zijn verzoek om toegang van het publiek tot documenten. Hij verzocht om uitdrukkelijke erkenning van de onrechtmatige vertraging bij de behandeling van zijn verzoek om toegang tot documenten, en om een verontschuldiging in dit verband.

Klager beweerde voorts dat de Commissie hem ten onrechte de toegang had geweigerd tot de nota van de secretaris-generaal van 18 december 2003 aan de directeur van OLAF, en hij verzocht om toegang tot die nota.

Ter ondersteuning van zijn beweringen verwees klager in de eerste plaats naar de bovengenoemde argumenten in zijn confirmatief verzoek. Bovendien voerde hij aan dat het antwoord van de secretaris-generaal van 6 januari 2005 niet onderbouwd was, aangezien daarin niet werd aangegeven naar welke klacht in het kader van zaak OF/2002/0356 de nota van de secretaris-generaal van 18 december 2003 verwees. Hij voerde aan dat het daarom niet mogelijk was om te weten of de door de secretaris-generaal genoemde klacht daadwerkelijk rechtstreeks betrekking had op het specifieke bovengenoemde OLAF-onderzoek. Klager merkte op dat hij zelf klachten had ingediend over het bovengenoemde onderzoek van OLAF en dat hij wilde weten of de nota van de secretaris-generaal betrekking had op een van deze klachten.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

De klacht is doorgestuurd naar de Commissie, die de volgende opmerkingen heeft gemaakt:

1. Achtergrond

In 2004 diende klager verschillende verzoeken om toegang tot documenten in in het kader van het onderzoek van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) in zaak OF/2002/0356. Dit onderzoek volgde op informatie die klager op 18 oktober 2002 aan OLAF had verstrekt over vermeende wanpraktijken van het Publicatiebureau ("OPOCE"). De onderzoeksprocedure van OLAF werd bij besluit van 5 februari 2004 zonder follow-up afgesloten. OLAF heeft vastgesteld dat er geen onregelmatigheid is vastgesteld.

Na een eerste reeks verzoeken tot OLAF en het directoraat-generaal Personeelszaken en algemeen beheer van de Commissie ("DG ADMIN") te hebben gericht, heeft klager in het kader van bovengenoemd onderzoek een verzoek om toegang tot documenten van het secretariaat-generaal ingediend. In dit verband diende klager bij e-mail van 12 oktober 2004 een eerste verzoek in bij OLAF, waarin hij onder meer verzocht om toegang tot de nota van de secretaris-generaal van 18 december 2003 aan de directeur van OLAF. In zijn antwoord van 3 november 2004 deelde OLAF klager mee dat het zijn verzoek had doorgestuurd naar het secretariaat-generaal, dat hem een afzonderlijk antwoord zou sturen. De overdracht van de aanvraag was echter vertraagd als gevolg van een administratieve fout. Het secretariaat-generaal behandelde dit verzoek als een nieuw initieel verzoek en beantwoordde het verzoek op 2 december 2004, weigerde de toegang tot het betrokken document en verontschuldigde zich voor de vertraging als gevolg van de toezending van zijn verzoek. Klager diende op 3 december 2004 een confirmatief verzoek in bij het secretariaat-generaal, dat op 8 december 2004 werd geregistreerd. Na een grondig onderzoek van het verzoek heeft de secretaris-generaal op 6 januari 2005 bevestigd dat zijn nota van 18 december 2003 aan de directeur van OLAF niet openbaar kon worden gemaakt.

2. Antwoord van de Commissie op de inhoud van de klacht

(1) De Commissie erkende de vertraging bij het beantwoorden van het oorspronkelijke verzoek van klager en bood haar excuses aan.

(2) Wat echter het antwoord op het confirmatief verzoek van klager betreft, had de Commissie de in artikel 8, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde termijn van 15 werkdagen in acht genomen. Het confirmatief verzoek van klager werd op 3 december 2004 verzonden en op 8 december 2004 geregistreerd. Bijgevolg ging de termijn in op 9 december 2004 en verstreek deze op 6 januari 2005, de datum waarop klager het antwoord van de secretaris-generaal ontving. In dit verband zij erop gewezen dat de kantoren van de Commissie van 24 tot en met 31 december gesloten waren en dat deze zes dagen niet als werkdagen gelden. De Commissie merkt op dat klager heeft aangevoerd dat de datum van registratie van een aanvraag niet aan de beoordeling van de Commissie kan worden overgelaten. Hij is van mening dat uit het beginsel van behoorlijk bestuur volgt dat een aanvraag uiterlijk op de eerste werkdag na de datum van ontvangst ervan moet worden geregistreerd. In antwoord hierop merkt de Commissie ten eerste op dat 3 december 2004, de datum van de e-mail van klager, op een vrijdag viel en dat de volgende werkdag 6 december 2004 was. Ten tweede ontvangt de met de toegang tot documenten belaste dienst van de Commissie dagelijks een aanzienlijk aantal verzoeken om toegang tot documenten en veel meer algemene verzoeken. Al deze aanvragen en verzoeken moeten worden geïdentificeerd, geregistreerd en doorgestuurd naar de bevoegde dienst. Het is dan ook niet verwonderlijk dat aanvragen niet worden geregistreerd op de dag van aankomst, aangezien de Commissie binnenkomende aanvragen behandelt in de volgorde waarin zij worden ontvangen.

3. Gronden voor weigering van toegang tot de gevraagde documenten

Klager beweert dat de Commissie hem ten onrechte de toegang heeft geweigerd tot de nota van de secretaris-generaal van 18 december 2003 aan het DG van OLAF. De Commissie is van mening dat de openbaarmaking van deze nota haar besluitvormingsproces ernstig zou ondermijnen. In dit document verwijst de secretaris-generaal naar een klacht in verband met het OLAF-onderzoek in zaak OF/2002/0356. Het document bevat het advies van de secretaris-generaal voor intern gebruik in het kader van een gedachtewisseling met andere diensten van de Commissie. De Commissie voerde aan dat haar besluitvormingsproces ernstig zou worden ondermijnd, aangezien het zou worden blootgesteld aan externe druk, met als gevolg dat onafhankelijk advies binnen de Commissie niet langer mogelijk zou zijn.

Klager voert aan dat het antwoord van de secretaris-generaal van 6 januari 2005 niet onderbouwd was, aangezien hij niet heeft aangegeven naar welke klacht in het kader van zaak OF/2002/0356 zijn nota van 18 december 2003 verwees. De Commissie acht het echter niet relevant om de persoon te identificeren die deze klacht met betrekking tot het onderzoek heeft ingediend. De secretaris-generaal legt uit dat zijn nota geen betrekking heeft op de inhoud van het onderzoek, maar op procedurele kwesties naar aanleiding van een klacht. Dit verduidelijkte het doel van de nota zonder de inhoud ervan te onthullen. Openbaarmaking van de identiteit van de klager zou in feite kunnen leiden tot openbaarmaking van de inhoud van het document, waardoor de uitzondering zijn eigenlijke doel zou worden ontnomen. Dit standpunt is gebaseerd op de bestaande rechtspraak van het Gerecht van eerste aanleg (3).

Klager voert voorts aan - zoals hij reeds in zijn confirmatief verzoek heeft gedaan - dat het besluitvormingsproces van de Commissie niet in gevaar kon worden gebracht door openbaarmaking, aangezien hij, als degene die de informatie heeft verstrekt die aanleiding heeft gegeven tot het onderzoek van OLAF OF/2002/0356, reeds een grondige kennis had van de betrokken grieven. In dit verband was in het antwoord van de Commissie van 6 januari 2005 reeds uiteengezet dat de desbetreffende uitzondering van Verordening (EG) nr. 1049/2001 niet alleen betrekking heeft op het interne besluitvormingsproces in het specifieke geval OF/2002/0356, maar ook op het voorafgaande overleg tussen de diensten van de Commissie in verband met een klacht over het verloop van de onderzoeken in bovengenoemde zaak. Met andere woorden, de beraadslagingen gingen verder dan de onderzoeken van OLAF.

De Commissie benadrukte voorts dat het secretariaat-generaal zich niet bemoeide met de onafhankelijkheid van OLAF ten aanzien van zijn onderzoeken. In de nota van het secretariaat-generaal van 18 december 2003 werd verwezen naar een klacht die was ingediend in het kader van een destijds lopend onderzoek van OLAF en niet naar het verloop van het onderzoek zelf. De beraadslagingen tussen het secretariaat-generaal en OLAF moeten worden beoordeeld in het licht van het memorandum van overeenstemming van 23 juli 2003, waarin een gedragscode voor de uitwisseling van informatie tussen OLAF en de diensten van de Commissie met betrekking tot interne onderzoeken is vastgesteld.

Klager ging er voorts van uit dat de betrokken nota hem had moeten worden meegedeeld in het licht van zijn hoedanigheid van ambtenaar van de Commissie. Anders dan hij meent, vloeit uit zijn hoedanigheid van ambtenaar van de Commissie echter geen bevoorrechte behandeling in de zin van verordening nr. 1049/2001 voort. Wanneer een document overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1045/2001 openbaar is gemaakt, wordt het openbaar. Door toegang tot de betrokken nota te verlenen, zou deze derhalve moeten worden beschouwd als "openbaar gemaakt" in de zin van artikel 4, lid 3, punt ii), van Verordening (EG) nr. 1049/2001. De geheimhoudingsplicht uit hoofde van artikel 17 van het Statuut verandert niets aan of voegt niets toe aan deze beoordeling (4).

Klager betwistte bovendien in zijn confirmatief verzoek dat de Commissie voldoende rekening had gehouden met de mogelijkheid om gedeeltelijke toegang te verlenen. Uit zijn opmerkingen bleek dat hij bijzonder geïnteresseerd was in de kennisneming van de adressaten van de nota van het secretariaat-generaal van 18 december 2003. Bijgevolg heeft het secretariaat-generaal klager meegedeeld dat een dergelijk verzoek een verzoek om informatie is dat moet worden behandeld overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Niettemin deelde het secretariaat-generaal klager mee dat de nota niet was gericht aan een van de relevante personen van de dienst van de Commissie tegen wie zijn "klokkenluidende" klacht was gericht. Hieruit blijkt dat de secretaris-generaal klager zoveel mogelijk informatie heeft verstrekt, hoewel hij van mening was dat gedeeltelijke toegang op grond van artikel 4, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 niet kon worden verleend.

Zoals reeds aangegeven in zijn confirmatief verzoek, ging klager ervan uit dat er sprake was van een hoger openbaar belang, aangezien hij de uit de betrokken nota verkregen informatie wilde gebruiken als bewijs in twee zaken die thans voor het Gerecht van eerste aanleg aanhangig zijn en waarin hij de verzoeker is. Dit belang is echter slechts van particuliere en niet van openbare aard. De Commissie was van mening dat het openbaar belang bij de bescherming van het besluitvormingsproces van de Commissie duidelijk prevaleerde boven het openbaar belang bij de openbaarmaking van het gevraagde document.

Ten slotte voerde klager aan dat hij aanvullende rechten op informatie had - die niet in Verordening (EG) nr. 1049/2001 waren opgenomen - die voortvloeien uit een vertrouwensrelatie ("Treueverhältnis") tussen de Commissie en haar personeel. Hij heeft dit verzoek ingediend op grond van artikel 22 bis van het Statuut in combinatie met het beginsel van wederzijdse verantwoordelijkheden waarop de fiduciaire plicht was gebaseerd. De Commissie heeft deze veronderstelling reeds in haar antwoord van 6 januari 2006 betwist en benadrukt dat artikel 22 bis uitsluitend betrekking heeft op het zogenaamde "klokkenluiden" en geen bepalingen inzake transparantie bevat.

4. Met betrekking tot de herbeoordeling van het verzoek om toegang na de afsluiting van de zaak

Zoals hierboven reeds is uiteengezet, zou openbaarmaking van de gevraagde nota het besluitvormingsproces van de Commissie blootstellen aan externe druk en het daardoor onmogelijk maken voor de diensten van de Commissie om een vrije en openhartige gedachtewisseling te houden. De afsluiting van het OLAF-onderzoek in zaak OF/2002/0356 verandert niets aan deze beoordeling, aangezien het besluitvormingsproces van de Commissie verder gaat dan het specifieke OLAF-onderzoek. Het besluitvormingsproces dat hier aan de orde is, doet dus geen afbreuk aan de onafhankelijkheid van OLAF met betrekking tot zijn onderzoeken. De uitwisseling van informatie tussen OLAF en de diensten van de Commissie in het kader van interne onderzoeken valt uitdrukkelijk onder het memorandum van overeenstemming.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie handhaafde klager zijn hierboven vermelde standpunten en argumenten. Hij maakt ook de volgende opmerkingen:

(1) Klager verklaarde dat hij de verontschuldiging van de Commissie voor de vertraagde behandeling van zijn eerste verzoek om toegang aanvaardde en dat dit aspect van de zaak derhalve als afgehandeld moet worden beschouwd.

(2) Met betrekking tot het confirmatief verzoek heeft klager echter verklaard dat de Commissie het verzoek niet snel lijkt te hebben behandeld en, zoals zij had gedaan met betrekking tot eerdere door klager ingediende verzoeken om toegang, maximaal gebruik heeft gemaakt van de relevante termijnen van Verordening 1049/2001, wat niet in overeenstemming was met die verordening.

(3) Klager maakte ook opmerkingen over twee procedurele kwesties: Ten eerste vroeg hij op welke basis de Ombudsman dit en andere daarmee verband houdende onderzoeken als vertrouwelijk had aangemerkt. Ten tweede merkte klager op dat de Commissie bij haar advies in dit onderzoek een bijlage had gevoegd met als titel "Overzicht van de verschillende verzoeken om toegang tot documenten in het kader van OLAF-zaak OF/2002/0356". Deze bijlage bevatte een overzicht van 23 verzoeken of verzoeken van klager van 3 maart 2004 tot en met 27 maart 2005. Klager merkte op dat de Commissie nergens naar deze bijlage verwijst. Hij concludeerde dat de lange lijst van zijn verzoeken om toegang tot documenten dus alleen door de Commissie was ingediend om aan te tonen dat hij een beruchte onruststoker was en dat de indiening ervan hem dus in diskrediet moest brengen.

Nadere inlichtingen

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager bleek dat nader onderzoek nodig was met betrekking tot de grieven van klager met betrekking tot de bijlage in het standpunt van de Commissie. Het was juist, zoals klager opmerkte, dat de Commissie naar haar mening niet naar de bijlage verwees. Voorts leek het erop dat het overzicht van verzoeken om documenten van klager verschillende verwijzingen bevatte naar verzoeken om documenten die niet rechtstreeks relevant waren voor het verzoek om toegang tot de betrokken documenten. De Commissie werd derhalve verzocht een afzonderlijk advies uit te brengen over de volgende bewering:

Het overzicht van de verzoeken van klager om toegang tot documenten was door de Commissie in haar advies ingediend om aan te tonen dat klager een beruchte onruststoker was en daarom bedoeld was om hem in diskrediet te brengen.

Antwoord van de Commissie op de aanvullende onderzoeken

In haar advies verklaarde de Commissie dat de bijgevoegde tabel met de verzoeken van klager om toegang tot documenten was opgesteld om achtergrondinformatie te verstrekken over de status van deze verzoeken, die allemaal betrekking hebben op hetzelfde OLAF-onderzoek, maar door verschillende diensten werden behandeld. Zoals de Commissie in haar eerste advies heeft aangegeven, moet de behandeling van het verzoek om toegang tot de nota van de secretaris-generaal van 18 december 2003 (het onderwerp van de onderhavige klacht) worden gezien in het kader van het OLAF-onderzoek OF/2002/0356. De tabel in de bijlage geeft slechts een samenvatting van de behandeling van deze gerelateerde verzoeken. Klager betwist niet dat hij deze verschillende verzoeken heeft ingediend. De bewering van klager dat de Commissie, door een lijst op te stellen die de stand van zaken met betrekking tot deze verschillende onderling samenhangende verzoeken weergeeft, hem wilde blootstellen als "een beruchte onruststoker", is zijn eigen interpretatie.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen handhaafde klager zijn relevante beweringen en beweringen.

Na verdere onderzoeken van de Ombudsman heeft de juridisch ambtenaar die de onderhavige zaak behandelt, contact opgenomen met het secretariaat-generaal van de Commissie om een kopie te verkrijgen van het "Memorandum van overeenstemming (MoU) van 23 juli 2003 tot vaststelling van een gedragscode voor de uitwisseling van informatie tussen OLAF en de diensten van de Commissie met betrekking tot interne onderzoeken", waarnaar in het eerste advies van de Commissie werd verwezen. De Commissie had geen kopie van dit document verstrekt en ook geen specifieke bronvermelding.

Op 23 oktober 2006 deelde de Commissie de diensten van de Ombudsman mee dat OLAF nog steeds aan het document werkte en niet wist wanneer het document zou worden voltooid en ondertekend. Het document moet door de Commissie worden goedgekeurd. De Commissie bevestigde aldus dat de enige beschikbare versie de derde ontwerpversie van het memorandum van overeenstemming was, waarvan de Commissie de Ombudsman een kopie heeft toegezonden.

Het voorstel van de Ombudsman voor een minnelijke schikking

Na zorgvuldige bestudering van de door beide partijen ingediende adviezen en opmerkingen was de Ombudsman er niet van overtuigd dat de Commissie adequaat had gereageerd op de bewering en bewering van klager met betrekking tot de afwijzing van zijn verzoek om toegang. Op basis van een met redenen omklede analyse van de relevante kwesties stelde hij de Commissie een minnelijke schikking voor, overeenkomstig artikel 3, lid 5, van het Statuut van de Ombudsman (5). Meer in het bijzonder stelde de Ombudsman voor dat de Commissie haar weigering om toegang te verlenen tot het betrokken specifieke document zou heroverwegen en er toegang toe zou verlenen, tenzij zij op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 geldige, passende en specifieke redenen aanvoerde om dit niet te doen (6).

In haar antwoord op het voorstel voor een minnelijke schikking van de Ombudsman merkte de Commissie met name op dat het gevraagde document standpunten bevat van de secretaris-generaal en vragen aan de directeur-generaal van OLAF over de procedurele behandeling van het onderzoek en de mogelijke follow-up. Zij was van mening dat openbaarmaking van dit document de interne beraadslagingen over de naar aanleiding van een OLAF-onderzoek te nemen maatregelen zou verstoren. Zij bleef dus bij haar standpunt dat de uitzondering van artikel 4, lid 3, onder ii), van verordening nr. 1049/2001 van toepassing was en dat er geen bewijs was van een hoger openbaar belang dat de openbaarmaking van het gevraagde document zou rechtvaardigen.

In zijn opmerkingen over het antwoord van de Commissie op het voorstel van de Ombudsman voor een minnelijke schikking verwees klager naar zijn eerdere opmerkingen.

BESLUIT

1 Bewering dat de Commissie ten onrechte heeft geweigerd toegang te verlenen tot het door klager gevraagde document en de desbetreffende vordering

1.1 Op 12 oktober 2004 heeft klager op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (7) ("Verordening (EG) nr. 1049/2001") bij het Bureau voor fraudebestrijding van de Europese Unie ("OLAF") een verzoek ingediend om toegang van het publiek tot, onder andere, documenten, een nota van 18 december 2003 die de secretaris-generaal van de Europese Commissie aan de directeur-generaal van OLAF heeft toegezonden. De nota had betrekking op een intern OLAF-onderzoek naar mogelijke financiële onregelmatigheden bij de Commissie (OF/2002/0356). Het onderzoek, dat was gebaseerd op informatie over vermoedelijke onregelmatigheden die klager aan OLAF had verstrekt ("whistle blowing"), was op 5 februari 2004 afgesloten.

Op 2 december 2004 deelde de Commissie klager mee dat geen toegang zou worden verleend tot de betrokken nota. Op 3 december 2004 diende klager een confirmatief verzoek in bij de secretaris-generaal, die de aanvankelijke weigering om toegang te verlenen bevestigde. De weigering was gebaseerd op artikel 4, lid 3, onder ii), van verordening nr. 1049/2001, waarin het volgende is bepaald:

"De toegang tot een document met adviezen voor intern gebruik in het kader van beraadslagingen en voorafgaand overleg binnen de betrokken instelling wordt geweigerd, zelfs nadat het besluit is genomen, indien de openbaarmaking van het document het besluitvormingsproces van de instelling ernstig zou ondermijnen, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt."

Volgens de secretaris-generaal:

- de betrokken nota bevatte zijn advies met betrekking tot een klacht over het bovengenoemde OLAF-onderzoek;

- het verlenen van toegang aan het publiek tot de door de klager bedoelde nota het besluitvormingsproces van de Commissie ernstig zou ondermijnen; de vertrouwelijkheid van de interne beraadslagingen van de Commissie ("ruimte om na te denken") is een fundamenteel aspect van het besluitvormingsproces van de Commissie.

De Commissie concludeerde voorts dat gedeeltelijke toegang niet kon worden verleend (artikel 4, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1049/2001) en dat er geen hoger openbaar belang bij openbaarmaking was in de zin van artikel 4, lid 3, punt ii), van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

1.2 In zijn klacht bij de Ombudsman voerde klager op basis van verschillende argumenten aan dat de Commissie hem ten onrechte de toegang tot de nota van de secretaris-generaal van 18 december 2003 aan de directeur van OLAF had geweigerd en dat hem toegang tot die nota moest worden verleend. De Ombudsman heeft een onderzoek ingesteld naar deze bewering en bewering.

1.3 In haar advies over de klacht bevestigde de Commissie haar reeds aan klager meegedeelde standpunt en verklaarde zij dat de betrokken nota "het advies van de secretaris-generaal voor intern gebruik bevat in het kader van een gedachtewisseling met andere diensten van de Commissie. De Commissie heeft [aanvankelijk bij de klager] aangevoerd dat haar besluitvormingsproces ernstig zou worden ondermijnd, aangezien zij aan externe druk zou worden blootgesteld, met als gevolg dat onafhankelijk advies binnen de Commissie niet langer mogelijk zou zijn". In zijn opmerkingen handhaafde klager zijn bovengenoemde bewering en bewering.

1.4 Na rekening te hebben gehouden met de argumenten van de partijen, deed de Ombudsman een voorstel voor een minnelijke schikking, dat was gebaseerd op de overwegingen in de punten 1.5 tot en met 1.8 hieronder.

1.5 De Ombudsman herinnerde er in de eerste plaats aan dat volgens vaste rechtspraak van de communautaire rechterlijke instanties de uitzonderingen op de toegang van het publiek tot documenten strikt moeten worden uitgelegd en toegepast om de toepassing van het in Verordening (EG) nr. 1049/2001 neergelegde algemene beginsel van toegang (8) niet teniet te doen. In het geval van een verzoek om toegang tot documenten moet de betrokken instelling, wanneer zij een dergelijke toegang weigert, aantonen dat het document waartoe om toegang wordt verzocht inderdaad onder de in Verordening (EG) nr. 1049/2001 (9) genoemde uitzonderingen valt. In dit verband moet de door artikel 253 EG vereiste motivering de motivering van de weigering duidelijk en adequaat tot uitdrukking brengen, zodat de belanghebbenden de juistheid van de motivering van het besluit kunnen beoordelen en, in geval van een bij de Ombudsman ingediende klacht, zijn toezicht kunnen uitoefenen(10). (zie idem, 59). Het kan echter onmogelijk zijn om de toepassing van een dergelijke uitzondering op een document te motiveren zonder de inhoud van het document openbaar te maken en aldus de uitzondering zijn eigenlijke doel te ontnemen(11).

Voorts staat vast dat het voor de behandeling van een verzoek om toegang tot documenten vereiste onderzoek specifiek van aard moet zijn. Volgens het Hof kan in de eerste plaats het enkele feit dat een document een door een uitzondering beschermd belang betreft, de toepassing van die uitzondering niet rechtvaardigen. Ten tweede moet het risico dat een beschermd belang wordt ondermijnd, redelijkerwijs voorzienbaar en niet louter hypothetisch zijn. Bijgevolg moet het onderzoek dat de instelling moet verrichten om een uitzondering toe te passen, concreet worden uitgevoerd en uit de motivering van het besluit blijken. Een concreet en individueel onderzoek van elk document is ook noodzakelijk wanneer, ook al is het duidelijk dat een verzoek om toegang betrekking heeft op documenten die onder een uitzondering vallen, alleen een dergelijk onderzoek de instelling in staat kan stellen de mogelijkheid te beoordelen om de verzoeker gedeeltelijke toegang te verlenen op grond van artikel 4, lid 6, van verordening nr. 1049/2001. In dit verband lijkt een beoordeling van een document aan de hand van categorieën en niet aan de hand van de concrete inhoud ervan ontoereikend, aangezien het van een instelling verlangde onderzoek haar in staat moet stellen concreet te beoordelen of een aangevoerde uitzondering daadwerkelijk van toepassing is op de gehele inhoud van het document dan wel slechts op delen ervan (12).

Wanneer de instelling de toegang tot een document weigert met een beroep op de uitzondering van artikel 4, lid 3, onder ii), van Verordening (EG) nr. 1049/2001, impliceren de bovengenoemde beginselen onder meer dat:

i) het feit dat het document in kwestie een adviesnota is (zelfs op juridisch gebied) kan op zich de toepassing van de aangevoerde uitzondering niet rechtvaardigen (13);

ii) het besluit tot weigering van toegang moet, althans in beginsel, het voorwerp van het in punt 14 bedoelde besluitvormingsproces duidelijk maken.

1.6 In casu heeft de Commissie bij besluiten van 3 november 2004 en 6 januari 2005 (waarbij het confirmatief verzoek van klager werd afgewezen) de toegang geweigerd tot een nota van 18 december 2003 van haar secretaris-generaal aan de directeur-generaal van OLAF, op grond van de uitzondering van artikel 4, lid 3, sub ii, van verordening nr. 1049/2001. In dit verband heeft de Commissie de volgende argumenten aangevoerd:

a) De vertrouwelijkheid van de interne beraadslagingen van de Commissie ("ruimte om na te denken") is een fundamenteel aspect van het besluitvormingsproces van de Commissie. Het is belangrijk dat de Commissie documenten kan opstellen voor interne beraadslagingen zonder gedwongen te worden de mogelijkheid te overwegen dat het betrokken document openbaar wordt gemaakt.

b) De nota had betrekking op een klacht die was ingediend in verband met het interne onderzoek van OLAF OF/2002/0356. Zij had echter niet rechtstreeks betrekking op dit onderzoek als zodanig.

c) De betrokken nota was zeer kort en bevatte geen niet-vertrouwelijke informatie die via gedeeltelijke toegang kon worden vrijgegeven.

De Ombudsman merkte op dat grond a) duidelijk ontoereikend was om de betwiste weigering te ondersteunen, aangezien hij in het algemeen verwees naar ontwerpen van documenten voor interne beraadslagingen. Verordening 1049/2001 voorziet echter niet in een uitzondering op de toegang voor deze categorie documenten. Motivering b) was eveneens ontoereikend, omdat daarin het voorwerp van het desbetreffende besluitvormingsproces niet duidelijk werd gemaakt. Ook de toepassing van uitzondering 4, lid 3, onder ii), van verordening nr. 1049/2001 werd niet voldoende toegelicht door middel van grond c), aangezien daarin alleen werd verwezen naar de kwestie van gedeeltelijke toegang.

1.7 In het kader van het onderzoek van de Ombudsman heeft de Commissie de volgende aanvullende verklaringen afgelegd:

i) Openbaarmaking van de nota zou haar besluitvormingsproces ernstig ondermijnen. Een dergelijke openbaarmaking zou haar blootstellen aan externe druk, met als gevolg dat onafhankelijk advies binnen de Commissie niet langer mogelijk zou zijn.

ii) De nota had geen betrekking op de inhoud van het onderzoek van OLAF, maar op procedurele kwesties naar aanleiding van een klacht over dit onderzoek. Deze uitleg verduidelijkt het doel van de notitie zonder de inhoud ervan te onthullen en daardoor de uitzondering van zijn eigenlijke doel te ontnemen.

De Ombudsman merkte op dat, afgezien van het feit dat het begrip "onafhankelijk" advies niet wordt uitgelegd, verklaring i) dezelfde fout lijkt te vertonen als grond a). In verklaring ii) werd het voorwerp van het relevante besluitvormingsproces niet duidelijk gemaakt, maar werd enkel aangegeven dat het ging om procedurele kwesties naar aanleiding van een klacht over een OLAF-onderzoek. Zij heeft deze procedurele kwesties niet gespecificeerd en in verband daarmee niet uitgelegd waarom openbaarmaking, gelet op het voorwerp van het besluitvormingsproces, dit proces ernstig zou ondermijnen.

1.8 In het licht van het bovenstaande was de Ombudsman van mening dat de door de Commissie aangevoerde redenen voor haar betwiste weigering (zelfs zoals aangevuld door het advies van de Commissie over de onderhavige klacht) deze weigering en de toepassing van de uitzondering van artikel 4, lid 3, punt ii), van Verordening 1049/2001 op het gevraagde document onvoldoende leken te ondersteunen. De betwiste weigering om toegang tot het betrokken document te verlenen, leek dus een geval van wanbeheer te zijn.

1.9 De Ombudsman heeft de Commissie derhalve een minnelijke schikking voorgesteld. Hij stelde voor zijn weigering om toegang te verlenen tot het specifieke document in kwestie te heroverwegen en er toegang toe te verlenen, tenzij hij op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 geldige, passende en specifieke redenen aanvoerde om dit niet te doen.

1.10 In haar antwoord op het voorstel van de Ombudsman verklaarde de Commissie het volgende.

Het document waartoe klager toegang heeft gevraagd, is een nota van 18 december 2003 van de secretaris-generaal aan de directeur-generaal van OLAF betreffende het OLAF-onderzoek in zaak OF/2002/0356, dat werd geopend op basis van door klager verstrekte informatie. Deze nota heeft geen betrekking op de inhoud van het onderzoek, maar op procedurele aangelegenheden en maakt deel uit van de regelmatige uitwisseling van informatie tussen de secretaris-generaal en de directeur-generaal die betrokken zijn bij het memorandum van overeenstemming over informatie die moet worden uitgewisseld met betrekking tot OLAF-onderzoeken.

Dit gevraagde document bevat standpunten van de secretaris-generaal en vragen aan de directeur-generaal van OLAF over de procedurele afhandeling van het onderzoek en de mogelijke follow-up. De Commissie was van mening dat openbaarmaking van dit document de interne beraadslagingen over de naar aanleiding van een OLAF-onderzoek te nemen maatregelen zou verstoren.

Om deze reden is het gevraagde document gerubriceerd als "EU Restricted" en verspreid onder een beperkt aantal personen op basis van "need to know".

De Commissie bleef bij haar standpunt dat de uitzondering van artikel 4, lid 3, punt ii), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van toepassing was en dat er geen bewijs was van een hoger openbaar belang dat de openbaarmaking van het gevraagde document zou rechtvaardigen.

1.11 De Ombudsman merkt op dat de Commissie in bovengenoemd antwoord in wezen de (onvoldoende) redenen heeft herhaald die zij reeds had opgegeven ter ondersteuning van haar betwiste weigering. Voorts verklaarde zij dat het gevraagde document standpunten van de secretaris-generaal bevatte over een "mogelijke follow-up" van het onderzoek van OLAF en dat openbaarmaking van dit document de interne beraadslagingen over de naar aanleiding van een onderzoek van OLAF te nemen maatregelen zou verstoren. Deze verklaring maakt echter onvoldoende duidelijk wat het voorwerp van het betrokken besluitvormingsproces is en legt niet uit waarom openbaarmaking, gelet op dit onderwerp, het besluitvormingsproces ernstig zou ondermijnen.

1.12 In het licht van het bovenstaande blijft de Ombudsman bij zijn bevindingen dat de betwiste weigering om toegang te verlenen tot het document in kwestie een geval van wanbeheer inhoudt.

1.13 De Ombudsman herinnert eraan dat hij in dit geval al een voorstel voor een met redenen omklede minnelijke schikking heeft gedaan. Voorts merkt hij op dat hij een aanzienlijk aantal klachten van klager tegen de Commissie heeft behandeld. Uit deze zaken blijkt een meer algemeen en hevig geschil tussen hen, in het kader waarvan de instelling sterk heeft gestaan en heeft aangedrongen op haar (vaak principiële) standpunten, zelfs wanneer de Ombudsman deze op basis van een met redenen omklede analyse niet gerechtvaardigd heeft geacht. De Ombudsman betreurt ook dat de intensiteit van dit geschil tussen de Commissie en klager en de daaruit voortvloeiende storing in de mededelingen het voor alle praktische doeleinden onmogelijk hebben gemaakt om tot een redelijke oplossing voor deze klacht te komen. Gezien het bovenstaande en rekening houdend met de wijze waarop de Commissie in het kader van dit onderzoek de interpretatie en toepassing van de uitzondering van artikel 4, lid 3, tweede alinea, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 heeft behandeld, acht de Ombudsman het niet opportuun om de zaak voort te zetten door een ontwerpaanbeveling te doen met betrekking tot het in punt 1.12 van dit besluit genoemde geval van wanbeheer. De Ombudsman zal hieronder dus een relevante kritische opmerking maken.

2 Beschuldiging van vertraging bij de behandeling door de Commissie van de toegangsverzoeken van klager

2.1 In haar advies over de klacht erkende de Commissie dat de behandeling van het eerste verzoek om toegang van klager vertraging had opgelopen en bood zij haar excuses aan. Klager aanvaardde de verontschuldigingen van de Commissie in zijn opmerkingen. Daarom zijn verder onderzoek en overwegingen met betrekking tot dit aspect van de zaak niet gerechtvaardigd.

2.2 Wat betreft de vermeende vertraging in haar antwoord op het confirmatief verzoek van klager, merkte de Commissie in haar advies op dat zij de in artikel 8, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde termijn van 15 werkdagen in acht had genomen. Het confirmatief verzoek van klager werd op 3 december 2004 verzonden en op 8 december 2004 geregistreerd. Bijgevolg ging de termijn in op 9 december 2004 en verstreek deze op 6 januari 2005, de datum waarop klager het antwoord van de secretaris-generaal ontving. De kantoren van de Commissie waren gesloten van 24 tot en met 31 december en die zes dagen tellen niet als werkdagen. Vervolgens ging de Commissie in op het argument van klager dat een bij hem ingediend verzoek uiterlijk op de eerste werkdag na de datum van ontvangst ervan moest worden geregistreerd. In antwoord hierop merkte de Commissie ten eerste op dat 3 december 2004, de datum van de e-mail van klager waarin hij het confirmatief verzoek indiende, op een vrijdag viel en dat de volgende werkdag 6 december 2004 was. Ten tweede ontvangt de met de toegang tot documenten belaste dienst van de Commissie dagelijks een aanzienlijk aantal verzoeken om toegang tot documenten en veel meer algemene verzoeken. Al deze aanvragen en verzoeken moeten worden geïdentificeerd, geregistreerd en doorgestuurd naar de bevoegde dienst. Het is dan ook niet verwonderlijk dat aanvragen niet worden geregistreerd op de dag van aankomst, aangezien de Commissie binnenkomende aanvragen behandelt in de volgorde waarin zij worden ontvangen.

2.3 In het desbetreffende deel van zijn opmerkingen heeft klager verklaard dat de Commissie kennelijk niet snel op dat verzoek was ingegaan en maximaal gebruik had gemaakt van de relevante termijnen van Verordening 1049/2001, hetgeen niet in overeenstemming was met die verordening.

2.4 De Ombudsman herinnert eraan dat overeenkomstig artikel 7, lid 1, en artikel 8, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 verzoeken om toegang tot documenten en confirmatieve verzoeken onverwijld moeten worden behandeld en dat een antwoord op een verzoek om toegang of een confirmatief verzoek binnen 15 werkdagen na de datum van registratie van een dergelijk verzoek moet worden gegeven. De Ombudsman is van mening dat de verplichting om aanvragen onverwijld te behandelen inhoudt dat de Commissie haar administratieve diensten zodanig moet organiseren dat de registratie normaliter uiterlijk op de eerste werkdag na ontvangst van een aanvraag plaatsvindt (15). Het lijkt erop dat in het onderhavige geval het confirmatief verzoek van klager op de derde werkdag na ontvangst ervan is geregistreerd. Op basis van de hierboven vermelde vuistregel die de Ombudsman onlangs heeft aangekondigd, lijkt er dus sprake te zijn van een lichte vertraging. De Ombudsman acht het niet gerechtvaardigd deze door klager aan de orde gestelde kwestie nader te onderzoeken en te onderzoeken. Hij herhaalt zijn bovenstaande recente conclusie en vertrouwt erop dat de Commissie er positief op zal reageren om in de toekomst zaken als de onderhavige te voorkomen.

2.5 Klager voerde in zijn opmerkingen aan dat de Commissie zijn confirmatief verzoek kennelijk niet snel heeft behandeld en maximaal gebruik heeft gemaakt van de relevante termijnen van Verordening 1049/2001, hetgeen niet in overeenstemming was met die verordening. Dit argument lijkt te verwijzen naar de tijdigheid van de behandeling door de Commissie van het confirmatieve verzoek na de registratie ervan, en meer in het bijzonder naar de verplichting om verzoeken "onverwijld" te behandelen in verband met de verplichting om binnen 15 werkdagen op dergelijke verzoeken te antwoorden.

Hoewel de uitputting van de bovengenoemde termijn van 15 werkdagen in de omstandigheden van een bepaalde zaak kan neerkomen op een schending van de verplichting om verzoeken "onmiddellijk" te behandelen, is de Ombudsman niet van mening dat hij overtuigend bewijs of argumenten heeft ontvangen waaruit blijkt dat een dergelijke schending in deze zaak heeft plaatsgevonden. Derhalve is niet aangetoond dat er sprake was van wanbeheer overeenkomstig het bovenstaande argument van klager.

3 Onjuiste indirecte insinuaties van de Commissie

3.1 In zijn opmerkingen merkte klager op dat de Commissie in haar advies een bijlage had opgenomen met als titel "Overzicht van de verschillende verzoeken om toegang tot documenten in het kader van OLAF-zaak OF/2002/0356". Deze bijlage bevatte een overzicht van 23 verzoeken om informatie of verzoeken om toegang tot documenten die klager van 3 maart 2004 tot en met 27 maart 2005 had ingediend. Klager merkte op dat de Commissie nergens naar deze bijlage verwijst. Hij kwam tot de slotsom dat de Commissie deze lijst dus alleen had overgelegd om aan te tonen dat hij een beruchte onruststoker was, en dat de indiening ervan dus tot doel had hem in diskrediet te brengen.

3.2 Aangezien bovengenoemde bijlage in het advies van de Commissie niet werd genoemd, verzocht de Ombudsman de Commissie een advies uit te brengen over de bewering dat de Commissie in haar advies een overzicht had gegeven van de verzoeken van klager om toegang tot documenten, teneinde aan te tonen dat klager een beruchte onruststoker was en derhalve bedoeld was om hem in diskrediet te brengen.

3.3 In haar advies verklaarde de Commissie dat de bijgevoegde tabel was opgesteld om achtergrondinformatie te verstrekken over de status van deze verzoeken, die allemaal betrekking hadden op hetzelfde OLAF-onderzoek, maar door verschillende diensten werden behandeld. Zoals de Commissie in haar eerste advies heeft aangegeven, moet de behandeling van het verzoek om toegang tot de nota van de secretaris-generaal van 18 december 2003 (het onderwerp van deze klacht) worden gezien in het kader van het onderzoek van OLAF OF/2002/0356. De tabel in de bijlage geeft slechts een samenvatting van de behandeling van deze gerelateerde verzoeken. Klager betwistte niet dat hij deze verschillende verzoeken had ingediend. De bewering van klager dat de Commissie, door een lijst op te stellen die de stand van zaken met betrekking tot deze verschillende onderling samenhangende verzoeken weergeeft, hem wilde blootstellen als "een beruchte onruststoker", was zijn eigen interpretatie.

In zijn opmerkingen handhaafde klager zijn bewering.

3.4 De Ombudsman merkt op dat de adviezen die hij van de communautaire instellingen ontvangt over klachten die bij hem worden ingediend, in passende en redelijke bewoordingen moeten worden geformuleerd, rekening houdend met het onderwerp van het desbetreffende onderzoek. Dit houdt onder meer in dat de verklaringen of informatie in het advies relevant moeten zijn voor de onderzochte beweringen en voor het antwoord van de instelling op deze beweringen.

3.5 De Ombudsman herinnert eraan dat dit onderzoek betrekking had op de beweringen van klager over vertragingen bij de behandeling door de Commissie van zijn eerste verzoek en confirmatief verzoek om toegang tot een specifiek document en over de weigering van de Commissie om deze verzoeken in te willigen. Het standpunt van de Commissie over de klager moet derhalve in passende en redelijke bewoordingen ingaan op deze door de Ombudsman onderzochte beweringen. De litigieuze bijlage (tabel) werd niet genoemd in het advies van de Commissie over de klacht en bevatte informatie die niet relevant was voor het onderzoek door de Ombudsman van de aantijgingen van klager in het kader van het onderzoek. Bovendien heeft de Commissie niet overtuigend uitgelegd waarom zij deze tabel bij haar advies heeft gevoegd. Haar argument dat zij voornemens was de status van de verzoeken om toegang van klager met betrekking tot hetzelfde OLAF-onderzoek samen te vatten, wijst niet op het tegendeel, aangezien de Commissie niet heeft uitgelegd waarom zij deze informatie in het kader van dit onderzoek aan de Ombudsman wilde verstrekken, als onderdeel van haar advies over de beweringen van klager. Aan de andere kant heeft klager een mogelijke verklaring gegeven voor het opnemen van deze informatie in het advies van de instelling.

3.6 In het licht van het bovenstaande concludeert de Ombudsman dat de opneming van de litigieuze bijlage in het advies van de Commissie van 17 juni 2005 niet in overeenstemming was met de in punt 3.3 hierboven vermelde vereisten. Hoewel de Ombudsman niet uitsluit dat deze bijlage bedoeld was om aan te tonen dat klager een beruchte onruststoker was en om hem in diskrediet te brengen, concludeert hij dat niet is aangetoond dat dit daadwerkelijk het geval was en dat de Commissie, door de genoemde bijlage aan hem toe te zenden, eenvoudigweg niet aan de bovenstaande vereisten had voldaan. Het spreekt dan ook vanzelf dat een dergelijke poging van een instelling geen invloed kan hebben op de beoordeling door de Ombudsman van de onderzochte beschuldigingen. Anders aan te nemen zou niet alleen misplaatst zijn, maar ook naïef.

3.7 Op basis van het bovenstaande stelt de Ombudsman vast dat er geen geval van wanbeheer is vastgesteld dat overeenkomt met de bewering van klager. De Ombudsman vestigt echter de aandacht van de Commissie op zijn opmerkingen in punt 3.3 hierboven en op zijn bevinding dat zijn advies van 17 juni 2005 niet voldeed aan de in dit punt genoemde vereisten. De Ombudsman zal hieronder nog een relevante opmerking maken.

4 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht moet de volgende kritische opmerking worden gemaakt:

De door de Commissie aangevoerde redenen voor haar betwiste weigering om toegang te verlenen tot het gevraagde document (zelfs zoals aangevuld door de adviezen van de Commissie over de onderhavige klacht) ondersteunen deze weigering en de toepassing van de uitzondering van artikel 4, lid 3, punt ii), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 niet voldoende. De betwiste weigering om toegang te verlenen tot het betrokken document is dus een geval van wanbeheer.

De voorzitter van de Europese Commissie zal ook op de hoogte worden gebracht van dit besluit, waarmee de zaak wordt afgesloten.

Verdere opmerking

De adviezen van de Commissie over door de Ombudsman onderzochte klachten moeten in passende en redelijke bewoordingen worden geformuleerd, rekening houdend met het onderwerp van het desbetreffende onderzoek. Dit houdt onder meer in dat de verklaringen of informatie in het advies relevant moeten zijn voor de onderzochte beweringen en voor het antwoord van de instelling op deze beweringen. De opneming van de bijlage "Overzicht van de verschillende verzoeken om toegang tot documenten in het kader van OLAF-zaak OF/2002/0356" in het advies van de Commissie van 17 juni 2005 was niet in overeenstemming met de bovenstaande vereisten. De Commissie wordt verzocht bij het formuleren van haar adviezen over klachten bij de Ombudsman terdege rekening te houden met deze opmerkingen.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Publicatieblad 2001, L 145, blz. 43.

(2) Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), PB L 136, blz. 1.

(3) Zaak T-204/99, Olli Mattila/Raad en Commissie, Jurispr. 2001, blz. II-2265, punt 87; Zaak T-105/95 WWF UK/Commissie, Jurispr. 1997, blz. II-313, punt 65, en gevoegde zaken T-110/03, T-150/03 en T-405/03 Sison/Raad, Jurispr. 2005, blz. II-1429, punt 84.

(4) Zie gevoegde zaken T-110/03, T-150/03 en T-405/03, Sison/Raad, Jurispr. 2005, blz. II-1429, punten 50-52.

(5) Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 betreffende het statuut van de Europese ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (PB L 113, blz. 15).

(6) De Ombudsman merkte ook op dat, overeenkomstig artikel 6 van de uitvoeringsbepalingen van de Ombudsman, het voorstel voor een minnelijke schikking geen betrekking had op de bewering van klager betreffende vertraging in de behandeling door de Commissie van zijn confirmatief verzoek, noch op zijn bewering betreffende de betrouwbaarheid van de bijlage van de Commissie, die in haar advies was opgenomen en verwijzingen bevatte naar andere verzoeken om toegang van klager. De beoordeling van deze aantijgingen door de Ombudsman zou worden gepresenteerd in het definitieve besluit tot afsluiting van dit onderzoek.

(7) PB L 145, blz. 43.

(8) Zie gevoegde zaken T-110/03, T-150/03 en T-405/03, Sison/Raad, Jurispr. 2005, blz. II-1429, punt 45.

(9) Zie arrest Sison, reeds aangehaald, punt 60.

(10) Zie arrest Sison, reeds aangehaald, punt 59.

(11) Zie arrest Sison, reeds aangehaald, punt 60.

(12) Gevoegde zaken T-391/03 en T-70/04, Franchet/Commissie, Jurispr. 2006, blz. II-2023, punten 115-117. Zie ook arrest van 12 september 2007, API/Commissie (T-36/04, nog niet gepubliceerd in de Jurisprudentie), punten 54 en 56 (aanhalende zaken).

(13) Zaak T-84/03, Turco/Raad, Jurispr. 2004, blz. II-4061, punt 71.

(14) De Ombudsman heeft niet uitgesloten dat, in uitzonderlijke gevallen, de bekendmaking aan de aanvrager van het exacte onderwerp van het betrokken besluitvormingsproces van de instelling dit proces ernstig zou kunnen ondermijnen en derhalve de uitzondering zijn eigenlijke doel zou kunnen ontnemen. Indien echter een beroep tot nietigverklaring of een klacht wordt ingediend bij de bevoegde rechtbank van de Gemeenschap of bij de Ombudsman tegen een weigering om een dergelijke kwestie aan de orde te stellen, kan de relevante informatie niet geheim worden gehouden voor het Hof of de Ombudsman, indien de toetsingsbevoegdheid van het Hof of de Ombudsman op zinvolle wijze moet worden uitgeoefend.

(15) Zie de verdere opmerking van de Ombudsman in zijn recente besluit over klacht 3697/2006/PB.