Straatsburg, 11 maart 2004

Geachte mevrouw L.,

Op 1 oktober 2002 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over het vermeende gebrek aan zorgvuldigheid van de delegatie van de instelling in Guatemala om uw auto te laten registreren met een diplomatiek kenteken.

Op 28 oktober 2002 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. Op 21 februari 2003 heb ik het advies van de Commissie ontvangen en u het toegezonden met het verzoek opmerkingen te maken. Ik heb uw opmerkingen ontvangen op 9 april 2003. Op 6 oktober 2003 heb ik de voorzitter van de Europese Commissie schriftelijk verzocht om een minnelijke schikking van uw klacht. De Commissie heeft op 18 november 2003 geantwoord en ik heb u het antwoord toegezonden met het oog op eventuele opmerkingen. Ik heb uw opmerkingen ontvangen op 14 januari 2004.

Ik schrijf u nu om u het resultaat te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de feiten van de zaak, samengevat, als volgt:

In april 1999 trad klager als junior deskundige toe tot de delegatie van de Commissie in Guatemala. Op dat moment werd ze geïnformeerd over haar recht om een belastingvrij voertuig te kopen. In juni 1999 kocht ze een auto bij een Amerikaanse autodealer. Na de levering van het voertuig diende klager het nodige papierwerk in bij de verantwoordelijke persoon bij de delegatie van de Commissie, die het verzoek om diplomatieke registratie op 10 augustus 1999 bij de Guatemalteekse autoriteiten indiende. Deze verantwoordelijkheid was toevertrouwd aan een externe consultant. Klager kreeg een tijdelijke kentekenplaat van drie maanden, waarna de procedure naar verwachting zou zijn afgerond.

Na de komst van een nieuw delegatiehoofd in november 1999 werd de verantwoordelijkheid voor de behandeling van diplomatieke kentekenplaten overgedragen aan de administratief medewerker van de delegatie. Het hoofd van de delegatie droeg de verantwoordelijke ambtenaar op de nog openstaande procedures voor de afgifte van diplomatieke kentekenplaten aan het personeel van de delegatie te bespoedigen. Ondanks zijn instructies was de diplomatieke registratie van het voertuig van klager eind 2001 nog niet afgerond. Het enige antwoord dat klager op haar talrijke verzoeken aan de verantwoordelijke ambtenaar ontving, was dat de Guatemalteekse autoriteiten nog geen besluit hadden genomen. Aan het einde van de detachering van klager in april 2002 was haar auto nog niet voorzien van een diplomatiek kenteken. Als gevolg van de situatie was klager niet in staat de verkoop van het voertuig af te ronden, hetgeen zij aanvankelijk had afgesproken met een collega van de delegatie voor een prijs van 2000 USD.

De klacht bij de Ombudsman bevatte een lange bijlage met talrijke uitwisselingen tussen klager en de diensten van de Commissie, zowel in zijn delegatie in Guatemala als in DG RELEX. Het bevatte ook een aantal interne nota's over het probleem die door verschillende diensten van de Commissie waren opgesteld.

Samenvattend beweert klager dat de verantwoordelijke ambtenaren van de Commissie de administratieve procedure voor de diplomatieke registratie van haar auto niet met de nodige zorgvuldigheid hebben afgehandeld en dat zij blijk hebben gegeven van een gebrek aan bereidheid om de nodige procedures te volgen. Zij stelt dat de Commissie haar schuld moet erkennen, het proces moet voltooien en haar moet vergoeden voor de geleden verliezen.

Het onderzoek

Advies van de Europese Commissie

In haar advies van 13 februari 2003 heeft de Commissie samengevat uitgelegd dat klager van 28 maart 1999 tot en met 7 maart 2001 als junior deskundige bij haar delegatie in Guatemala had gewerkt. In haar hoedanigheid van junior deskundige kreeg klager uit hoofde van het Verdrag van Wenen dezelfde voorrechten en immuniteiten als ambtenaren van de Commissie.

Kort na haar aankomst kocht klager een auto en verkreeg hij zijn tijdelijke registratie met een diplomatiek kenteken. Hoewel de definitieve registratie normaal gesproken binnen drie maanden na de tijdelijke registratie had moeten plaatsvinden, is het proces nog niet voltooid. De instelling verklaarde dat de administratief medewerker van de delegatie, als de persoon die verondersteld wordt het meest vertrouwd te zijn met de plaatselijke levensomstandigheden, de belangrijkste bron van bijstand ter plaatse voor klager zou zijn bij de verschillende administratieve procedures die moesten worden voltooid (immigratieformaliteiten, visa, verblijfsvergunningen, rijbewijzen, invoer van persoonlijke bezittingen, enz.). Tijdens de ambtstermijn van klager in Guatemala werd deze functie bekleed door een lokale agent, de heer M.R. De Commissie erkende dat de rol van haar verantwoordelijke ambtenaar in deze zaak niet kon worden vastgesteld. Sinds hij de delegatie op 30 september 2002 heeft verlaten, heeft de instelling bovendien niet om zijn opmerkingen kunnen vragen.

Hoewel de delegatie van de Commissie altijd beschikbaar is om personeelsleden bij te staan bij de praktische aspecten van hun verblijf in het land, is het de verantwoordelijkheid van de betrokkene om ervoor te zorgen dat hij of zij alles doet wat nodig is om te voldoen aan de toepasselijke lokale regels. Daarom moet een persoon aan het einde van een detachering ervoor zorgen dat aan alle wettelijke vereisten is voldaan voor de verwijdering van haar privévoertuig in het land.

De diensten van de Commissie in Brussel (DG RELEX) werden in januari 2002 voor het eerst op de hoogte gebracht van het probleem, namelijk meer dan tien maanden nadat klager haar contract had beëindigd en het land had verlaten. De diensten van de Commissie hebben systematisch alle nota's, faxen en elektronische berichten van klager beantwoord en haar geadviseerd een advocaat in te schakelen om het probleem op te lossen.

Op dit moment heeft klager geen juridische band met de Commissie en valt het probleem daarom niet langer onder de bevoegdheid van de delegatie van de Commissie in Guatemala.

De Commissie betreurde ten slotte dat klager er tijdens haar verblijf van twee jaar niet in was geslaagd ervoor te zorgen dat het voertuig naar behoren was geregistreerd. Door haar auto achter te laten bij het verlaten van het land aan het einde van haar opdracht, was de Commissie derhalve van mening dat zij de impliciete risico’s van haar optreden had aanvaard.

Opmerkingen van klager

In haar opmerkingen betwistte klager een aantal argumenten van de Commissie. Zij benadrukt dat alleen de delegatie van de Commissie in Guatemala de nodige regelingen kan treffen om een diplomatiek kenteken te verkrijgen en dat zij derhalve niet in staat is met de Guatemalteekse autoriteiten te onderhandelen. Het hoofd van de delegatie had dit punt duidelijk benadrukt in zijn fax aan klager van 4 maart 2002.

Klager merkte op dat de Commissie nooit bezwaar had gemaakt tegen de rechtmatigheid van de aankoop van haar voertuig, noch voor, noch nadat zij de delegatie in Guatemala had verlaten. Zij wijst erop dat het hoofd van de delegatie zes maanden na de sluiting van haar contract in een e-mail van 25 september 2001 heeft uitgelegd dat de onderhandelingen met de Guatemalteekse autoriteiten over haar voertuig moeten worden vernieuwd.

Wat haar benadering van de instelling betreft, wees klager erop dat zij zich eerst tot de verantwoordelijke ambtenaren van de delegatie van de Commissie in Guatemala had gewend om de juiste procedure in acht te nemen. Pas toen deze aanpak ogenschijnlijk mislukt was, heeft zij getracht de aandacht van de diensten van de Commissie in Brussel op het probleem te vestigen.

De prestaties van de OMBUDSMAN om een vriendelijke oplossing te vinden

Na een zorgvuldige evaluatie van het advies en de opmerkingen was de Ombudsman van mening dat de Commissie niet adequaat op de klacht had gereageerd. Artikel 3, lid 5, van het Statuut van de Ombudsman (1) draagt de Ombudsman op om, voor zover mogelijk, met de betrokken instelling een oplossing te zoeken om een einde te maken aan het geval van wanbeheer en de klacht te bevredigen. De voorlopige conclusie van de Ombudsman was dat de Commissie de nodige initiatieven had moeten nemen om een oplossing van de zaak binnen een redelijke termijn te vergemakkelijken en dat het verzuim van de Ombudsman een geval van wanbeheer zou kunnen zijn. De voorlopige conclusie was gebaseerd op de volgende overwegingen:

Het oorspronkelijke verzoek van klager werd in augustus 1999 ingediend. Op dat moment kreeg ze een tijdelijk diplomatiek kenteken van drie maanden. De definitieve registratie had normaliter binnen drie maanden na de tijdelijke registratie moeten plaatsvinden. In april 2002, aan het einde van de detachering van klager, was de procedure nog niet afgerond. De instelling had deze lange vertraging niet kunnen verantwoorden, omdat zij eenvoudigweg had verklaard dat de rol van de verantwoordelijke ambtenaar van de delegatie op dat moment niet kon worden vastgesteld.

Bij brief van 6 oktober 2003 stelde de Ombudsman daarom voor dat de Commissie stappen zou kunnen ondernemen om ervoor te zorgen dat het verzoek van klager om diplomatieke registratie van haar voertuig door de verantwoordelijke nationale autoriteiten wordt afgehandeld of, indien een dergelijke mogelijkheid niet langer haalbaar is, om klager een passend schadevergoedingsvoorstel te doen.

In haar antwoord merkte de Commissie eerst op dat zij verdere opmerkingen van haar delegatie in Guatemala had ontvangen, die te laat waren gekomen om in het eerste advies van de Commissie in aanmerking te worden genomen. De instelling legde uit dat de met de administratie belaste plaatselijke functionaris van de delegatie zijn visum in het dossier voor de registratie van het voertuig van de klager had opgenomen en naar de bevoegde nationale autoriteiten had gestuurd, zodat de registratieprocedure kon worden gestart.

De Commissie erkende dat de afgifte van diplomatieke kentekenplaten een gangbare praktijk lijkt te zijn voor diplomatieke diensten en als een administratieve gunst moet worden beschouwd. Diplomatieke kentekenplaten worden alleen afgegeven als en wanneer alle documenten die nodig zijn voor een regelmatige registratie bij de bevoegde dienst worden ingediend.

Zoals de diensten van de Commissie in nota's van 12 april 2002 en 28 januari 2003 hebben opgemerkt, had klager geen factuur overgelegd waaruit bleek dat zij de werkelijke eigenaar van het voertuig was, noch een aangifte van invoer voor permanent gebruik. Het voertuig kwam Guatemala binnen met een aangifte van tijdelijke invoer gedurende 30 dagen, waarna het opnieuw naar de Verenigde Staten had moeten worden uitgevoerd.

De Commissie concludeerde dat als gevolg van deze onregelmatigheden, waarvoor klager de enige verantwoordelijke persoon was, de registratie van haar voertuig niet kon plaatsvinden. De Commissie voegde daaraan toe dat toen klager het land verliet aan het einde van haar tweejarige opdracht bij de delegatie van de Commissie in Guatemala, zij het voertuig opnieuw had kunnen uitvoeren naar de Verenigde Staten, het land van herkomst. In plaats daarvan koos zij ervoor om het voertuig lokaal te verkopen, hoewel zij wist dat de administratieve situatie van het voertuig niet in overeenstemming was met de lokale wetgeving inzake de invoer van voertuigen.

Op basis van deze argumenten heeft de Commissie elke verantwoordelijkheid voor de situatie en elke aansprakelijkheid jegens de klager afgewezen.

De Ombudsman heeft het antwoord van de Commissie aan klager doorgestuurd. In haar memorie van repliek herhaalde zij de argumenten die zij zowel in haar klacht als in haar opmerkingen had aangevoerd.

BESLUIT

1. Zorgvuldigheid van de Commissie bij de registratie van de auto van de klager

1.1 Klager beweert dat de verantwoordelijke ambtenaren van de Commissie de administratieve procedure voor de diplomatieke registratie van haar auto niet met de nodige zorgvuldigheid hebben afgehandeld en dat zij blijk hebben gegeven van een gebrek aan bereidheid om de nodige stappen te ondernemen. In haar opmerkingen benadrukt klager dat zij niet de nodige regelingen had kunnen treffen, aangezien alleen de delegatie van de Commissie in Guatemala in staat was om met de verantwoordelijke nationale autoriteiten te onderhandelen.

1.2 In antwoord op het voorstel van de Ombudsman voor een minnelijke schikking voerde de Commissie aan dat het voertuig van klager niet was geregistreerd vanwege een aantal onregelmatigheden waarvoor klager als enige verantwoordelijk was. De instelling verwees naar het verzuim van klager om zowel een factuur over te leggen waaruit blijkt dat zij eigenaar is van het voertuig, als een aangifte van invoer voor permanent gebruik.

1.3 Alvorens te beoordelen of de Commissie haar taken zorgvuldig heeft uitgevoerd, moet de reikwijdte van de taken van de instelling in deze procedure worden bepaald.

Uit de bewijsstukken die in de loop van het onderzoek zijn overgelegd, blijkt dat toen klager verzocht om registratie van haar auto met een diplomatiek kenteken, de verantwoordelijke diensten van de delegatie van de Commissie in Guatemala de zaak in behandeling hebben genomen en namens klager hebben gehandeld in alle opmerkingen bij de Guatemalteekse autoriteiten. In een interne administratieve nota van het hoofd van de Guatemalteekse delegatie aan alle personeelsleden van 27 juli 2000, die als bijlage bij de klacht is gevoegd, staat in punt 2 dat elk initiatief waarbij de nationale belastingautoriteiten betrokken zijn, zoals het geval was bij een diplomatieke registratie van een auto, te allen tijde onder toezicht van de verantwoordelijke ambtenaar van de delegatie moest staan.

De Ombudsman merkt ook op dat de Commissie, nadat zij de registratie van het voertuig had overgenomen terwijl klager als junior deskundige in haar delegatie in Guatemala werkzaam was, bereid leek het probleem verder aan te pakken zodra zij geen werkrelatie meer had met de instelling. Dit wordt geïllustreerd door de nota van 14 maart 2002 van de heer B., hoofd van de eenheid Plaatselijke Agenten van DG RELEX, aan het hoofd van de delegatie in Guatemala, die eveneens bij de klacht was gevoegd.

Gedurende de gehele procedure heeft de Commissie nooit, noch in correspondentie met klager, noch in de interne uitwisselingen tussen haar diensten, vraagtekens geplaatst bij haar exclusieve verantwoordelijkheid voor de afhandeling van de diplomatieke registratie van het voertuig van klager, noch bij de verplichting om haar inspanningen voort te zetten, zelfs nadat de werkrelatie van klager met de instelling was beëindigd.

De Ombudsman is derhalve van mening dat de Commissie bereidwillig de administratieve afhandeling van de registratie van het voertuig van klager voor de nationale autoriteiten heeft uitgevoerd en dat zij derhalve haar taken met de nodige zorgvuldigheid had moeten uitvoeren.

1.4 Uit de informatie die tijdens het onderzoek van de Ombudsman is verstrekt, blijkt dat de afsluiting van de administratieve procedure voor de Guatemalteekse autoriteiten voor de diplomatieke registratie van het voertuig van klager is geblokkeerd omdat klager niet de nodige documentatie over de invoer en eigendom van het voertuig had verstrekt.

1.5 Zoals blijkt uit haar interne nota's van 12 april 2002 en 28 januari 2003, was de Commissie zich er terdege van bewust dat het door klager ingediende dossier onvolledig was en dat dit de reden was waarom de administratieve procedure voor de Guatemalteekse autoriteiten werd geblokkeerd. De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie klager nooit van het bovenstaande in kennis lijkt te hebben gesteld of haar om de ontbrekende documenten lijkt te hebben gevraagd.

1.6 De Ombudsman wijst erop dat het een goed bestuur is dat een ambtenaar zo nodig advies uitbrengt over de wijze waarop een aangelegenheid die onder zijn of haar bevoegdheid valt, moet worden behandeld en hoe de aangelegenheid moet worden behandeld (2).

1.7 De Ombudsman is derhalve van mening dat indien de Commissie haar taak in deze zaak met de nodige zorgvuldigheid had uitgevoerd, zij klager om de nodige documenten zou hebben gevraagd en haar zou hebben meegedeeld dat er geen vooruitgang kon worden geboekt met betrekking tot het dossier, tenzij en totdat zij deze had verstrekt. Het verzuim van de Commissie was een geval van wanbeheer. Een kritische opmerking zal aan de Commissie worden gericht.

2. Vordering tot schadevergoeding

2.1 Klager verzoekt de Commissie haar schuld te erkennen en de geleden verliezen te vergoeden.

2.2 De Commissie voert aan dat de registratie van het voertuig niet tot stand is gekomen vanwege een aantal onregelmatigheden waarvoor alleen klager verantwoordelijk was. Zij voegt daaraan toe dat, ondanks de onregelmatige administratieve situatie van het voertuig, klager ervoor heeft gekozen het niet opnieuw uit te voeren toen zij het land verliet. Op basis van deze argumenten verwierp de Commissie het voorstel van de Ombudsman voor een minnelijke schikking en ontkent zij elke aansprakelijkheid jegens klager.

2.3 De Ombudsman merkt op dat de Commissie een minnelijke schikking heeft afgewezen en haar standpunt ten aanzien van de bewering van klager heeft bepaald in termen van ontkenning van wettelijke aansprakelijkheid. De Ombudsman is van mening dat alleen een bevoegde rechtbank de kwestie van de aansprakelijkheid in deze zaak op bevredigende wijze kan vaststellen. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek niet gerechtvaardigd is.

3. Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht lijkt het noodzakelijk de volgende kritische opmerking te maken:

Het is een goede administratie voor een ambtenaar om, waar nodig, advies te geven over hoe een aangelegenheid die binnen zijn of haar bevoegdheid valt, moet worden nagestreefd en hoe verder moet worden gegaan met de behandeling van de aangelegenheid (3) . Indien de Commissie haar taak in deze zaak met de nodige zorgvuldigheid had uitgevoerd, zou zij klager om de nodige documenten hebben gevraagd en haar hebben meegedeeld dat er geen vooruitgang in het dossier kon worden geboekt tenzij en totdat zij deze had verstrekt. Het verzuim van de Commissie was een geval van wanbeheer.

De Commissie heeft een minnelijke schikking afgewezen en haar standpunt ten aanzien van het argument van de klager bepaald in termen van ontkenning van wettelijke aansprakelijkheid. De Ombudsman is van mening dat alleen een bevoegde rechtbank de aansprakelijkheid in deze zaak op bevredigende wijze kan vaststellen. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek niet gerechtvaardigd is. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn taken (PB L 113, blz. 15).

(2) Artikel 10, lid 3, van de Europese code van goed administratief gedrag.

(3) Artikel 10, lid 3, van de Europese code van goed administratief gedrag.