Geachte mevrouw X,

U heeft onlangs een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman. Uw klacht gaat over de wijze waarop het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) uw klacht over technische problemen tijdens de automatisch gecontroleerde tests op afstand heeft behandeld. U vindt het onredelijk dat EPSO van u verlangt dat u uw technische problemen meldt binnen één kalenderdag nadat het heeft erkend dat de geautomatiseerde proctoring niet aan zijn verwachtingen heeft voldaan. U bent van mening dat EPSO de toets moet reorganiseren en alle kandidaten in staat moet stellen de toets onder passende omstandigheden af te leggen.

Wat het eerste aspect van uw klacht betreft, maakt u bezwaar tegen het feit dat EPSO uw klacht niet-ontvankelijk heeft verklaard, aangezien deze niet binnen één dag na de tests was ingediend.

Na een zorgvuldige analyse van alle informatie die u over deze kwestie hebt verstrekt, hebben wij besloten dat uw klacht geen wanbeheer door EPSO aan het licht brengt.

Kandidaten kunnen een klacht indienen over technische problemen die zich tijdens hun examen hebben voorgedaan. De voorwaarden zijn opgenomen in punt 8.1 van de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling voor de selectieprocedure EPSO/CAST/P/4/2017 [1] en in de instructies die voorafgaand aan de tests aan de kandidaten worden verstrekt. Zoals EPSO in zijn antwoord op uw klacht heeft opgemerkt, moeten kandidaten die tijdens de toets op afstand technische problemen ondervinden, hun klacht binnen één kalenderdag indienen bij EPSO, d.w.z. “tegen het einde van de dag die volgt op de dag van de toets”.

Volgens uw klacht heeft u op 14 september 2023 de test op afstand afgelegd en heeft u uw klacht over de technische kwesties op 20 september 2023 bij EPSO ingediend. Het lijkt er dus op dat uw klacht niet voldeed aan de procedurele vereisten van de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling en dus niet-ontvankelijk was. Wij zijn van mening dat EPSO u hierover een redelijk antwoord heeft gegeven. Het is redelijk dat EPSO van kandidaten verlangt dat zij technische problemen melden, hoewel het heeft erkend dat de geautomatiseerde proctoring niet aan de vereiste norm voldoet.  

Wat betreft uw argument dat EPSO, gezien de problemen met de geautomatiseerde proctoring, de toets zodanig moet reorganiseren dat alle kandidaten de toets onder adequate omstandigheden kunnen afleggen, moet ik u helaas meedelen dat de Ombudsman dit aspect van uw klacht niet kan behandelen. De reden hiervoor is dat klagers eerst contact moeten hebben opgenomen met de betrokken EU-instelling alvorens zich tot de Ombudsman te wenden. Dit is bedoeld om de EU-instelling zelf in de gelegenheid te stellen de kwestie aan te pakken, zonder dat de Ombudsman erbij hoeft te worden betrokken.

Volgens de informatie die u ons hebt toegezonden, lijkt u deze kwestie nog niet bij EPSO aan de orde te hebben gesteld. Helaas betekent dit dat de Ombudsman dit aspect van uw klacht niet kan behandelen.

  Op basis van het bovenstaande hebben wij de zaak gesloten [2].

Met vriendelijke groet,

Tina Nilsson
Hoofd van de eenheid Case-handling

Straatsburg, 9 november 2023

[1] https://eu-careers.europa.eu/nl/system/files?file=2023-04/EN_Call_cast-p-2023.pdf

[2] Volledige informatie over de procedure en rechten met betrekking tot klachten is te vinden op 

  https://www.ombudsman.europa.eu/nl/document/70707