Wilt u een klacht indienen tegen een instelling of orgaan van de EU?
- NL Nederlands
Machinevertalingen kunnen fouten bevatten die de duidelijkheid en nauwkeurigheid van de informatie kunnen schaden; de Ombudsman kan niet aansprakelijk worden gehouden voor eventuele afwijkingen. Voor de grootste mate van betrouwbaarheid en rechtszekerheid wordt verwezen naar de bronversie in het Engels (klik op de link hierboven).
Meer informatie vindt u in ons taal- en vertaalbeleid.
Besluit in zaak 1/2020/MIG over de weigering van het Europees Economisch en Sociaal Comité om het publiek toegang te verlenen tot documenten betreffende reiskosten in verband met een officiële reis naar China
Besluiten
Zaak 1/2020/MIG - Geopend op Dinsdag | 14 januari 2020 - Besluit over Donderdag | 23 juli 2020 - Betrokken instelling Europees Economisch en Sociaal Comité ( Oplossing bereikt ) - Land België
De zaak betrof een zakenreis van een delegatie van het Europees Economisch en Sociaal Comité (EESC) om deel te nemen aan een evenement dat in juli 2019 plaatsvond in Shanghai, China. Klager verzocht onder meer om toegang tot bepaalde vluchtgegevens van de deelnemers. Het EESC was van mening dat klager de toegang van het publiek tot de vliegtickets van de deelnemers wenste, maar weigerde zich te beroepen op de noodzaak om persoonsgegevens te beschermen.
Bij de beoordeling van het verzoek van klager had het EESC de vluchtgegevens van de deelnemers in een tabel opgenomen. De Ombudsman stelde vast dat het vrijgeven van een geanonimiseerde versie van deze tabel aan het verzoek van klager zou voldoen, zonder afbreuk te doen aan de bescherming van de persoonsgegevens van de deelnemers. De Ombudsman stelde daarom voor dat het EESC een geanonimiseerde versie van de tabel openbaar zou maken. Het EESC heeft de tabel vervolgens aangepast om ervoor te zorgen dat de deelnemers niet identificeerbaar zijn en heeft ermee ingestemd deze versie van de tabel aan de klager vrij te geven.
De Ombudsman is ingenomen met het besluit van het EESC om haar voorstel voor een oplossing te volgen. Zij sluit het onderzoek af met een suggestie voor verbetering en moedigt het EESC aan om een beleid vast te stellen inzake de proactieve transparantie van de reiskosten van de leden.
Achtergrond van de klacht
1. Klager, een journalist, verzocht om toegang van het publiek tot documenten [1] met informatie over een bijeenkomst van de rondetafelconferentie van het maatschappelijk middenveld EU-China in Shanghai, China (hierna “de rondetafelconferentie” genoemd), waaraan een delegatie van het EESC in juli 2019 had deelgenomen [2]. De door klager gevraagde informatie bevatte details over de vluchten van de deelnemers, namelijk ticketkosten en zitplaatsen.
2. Het EESC identificeerde de individuele vliegtickets van de EESC-delegatie, maar weigerde deze openbaar te maken omdat het van mening was dat dit de privacy van de betrokken leden en personeelsleden zou ondermijnen.[3] Het EESC informeerde klager echter over het totale bedrag van de reiskosten van alle deelnemers. Zij heeft klager ook een tabel verstrekt met de vluchtgegevens van twee leden. Zij heeft dit gedaan omdat de twee betrokken leden hadden ingestemd met de openbaarmaking van deze informatie.
3. In december 2019 wendde klager zich tot de Ombudsman met het argument dat de informatie die openbaar was gemaakt voor de twee leden (die hadden ingestemd met de openbaarmaking) openbaar moest worden gemaakt met betrekking tot alle andere deelnemers.
4. De Ombudsman heeft een onderzoek geopend naar de weigering van het EESC om het publiek toegang te verlenen tot de desbetreffende vliegtickets. Tijdens het onderzoek heeft het onderzoeksteam van de Ombudsman de volledige versie van de tabel met vluchtgegevens, vluchtkosten en zitplaatsen voor alle leden van de EESC-delegatie geïnspecteerd.
Voorstel van de Ombudsman voor een oplossing
5. De Ombudsman merkte op dat klager geen behoefte of belangstelling had getoond om toegang te krijgen tot de vliegtickets van de deelnemers. Klager had veeleer verzocht om toegang van het publiek tot informatie over de ticketkosten en de zitplaatsklasse van de deelnemers.
6. Na bestudering van de volledige versie van de door het EESC opgestelde tabel, met details over de vluchten van de deelnemer, constateerde de Ombudsman dat de tabel de informatie bevatte waarnaar klager op zoek was. Zij was van mening dat het vrijgeven van een geanonimiseerde versie van de tabel lijkt te voldoen aan het verzoek van de klager, waarbij elke openbaarmaking van persoonsgegevens wordt vermeden.
7. De Ombudsman deed daarom het volgende voorstel voor een oplossing:
Het Europees Economisch en Sociaal Comité moet een geanonimiseerde versie van de tabel met de vluchtgegevens van de deelnemers aan de rondetafel bekendmaken, waarbij alle informatie die het voor de identificatie van de betrokkenen mogelijk acht, wordt verwijderd [4].
8. Het EESC heeft zijn standpunt heroverwogen in het licht van het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing. Zij stemde ermee in een geanonimiseerde versie van de tabel vrij te geven, met inbegrip van de individuele vluchtkosten en zitplaatsen van de deelnemers. Daartoe heeft zij de namen van de deelnemers en hun vliegroutes uit de tabel geschrapt [5].
9. Klager werd in de gelegenheid gesteld opmerkingen te maken over het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing en het antwoord van het EESC daarop, maar deed dit niet.
Beoordeling van de Ombudsman na het voorstel voor een oplossing
10. De Ombudsman is van mening dat het EESC haar voorstel voor een oplossing heeft gevolgd door een geanonimiseerde versie van de tabel vrij te geven, zoals aangegeven in haar voorstel.
11. De Ombudsman is ingenomen met het positieve antwoord van het EESC op haar oplossing en is van mening dat de klacht is opgelost.
12. De Ombudsman is ook van mening dat de onderhavige zaak een bredere kwestie van transparantie, vertrouwen en legitimiteit aan de orde stelt, die het EESC van de gelegenheid gebruik moet maken, waarbij terdege rekening moet worden gehouden met de noodzaak om persoonsgegevens te beschermen.
13. Aangezien de in deze zaak aan de orde zijnde uitgaven uiteindelijk worden gefinancierd door EU-burgers, is het niet meer dan normaal dat het publiek belangstelling heeft voor de wijze waarop dit geld wordt gebruikt. De Ombudsman is daarom van mening dat, om de transparantie te vergroten en het vertrouwen van de burgers op te bouwen, bepaalde belangrijke informatie over de uitgaven van de EESC-leden in de toekomst proactief moet worden gepubliceerd.
14. De Ombudsman merkt op dat het EESC proactief een aanzienlijke hoeveelheid informatie publiceert over belangrijke evenementen waaraan zijn leden deelnemen [6], wat lovenswaardig is. Deze informatie omvat informatie over de locatie van het evenement, het programma van het evenement en toespraken van de leden. Het bevat echter geen informatie over de gemaakte kosten in verband met die belangrijke gebeurtenissen.
15. Andere EU-instellingen hebben de noodzaak en het belang van transparantie al erkend, niet alleen met betrekking tot de inhoud van hun werkzaamheden, maar ook met betrekking tot de kosten in verband met het bijwonen van vergaderingen en evenementen. De Europese Commissie publiceert bijvoorbeeld - met regelmatige tussenpozen - een overzicht van de kosten van dienstreizen van elk van haar leden [7].
16. De Ombudsman is van mening dat een beleid van publicatie van informatie over uitgaven in verband met het bijwonen van grote evenementen een goede administratieve praktijk is die bijdraagt tot het bereiken van de doelstelling van meer transparantie. De Ombudsman zal daarom hieronder een suggestie voor verbetering doen.
Conclusie
Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:
Het Europees Economisch en Sociaal Comité heeft de klacht opgelost door een geanonimiseerde versie van de tabel met de vluchtgegevens van de deelnemers aan de rondetafelconferentie vrij te geven.
Klager en het Europees Economisch en Sociaal Comité zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.
Suggestie voor verbetering
Op basis van bovenstaande bevindingen stelt de Ombudsman voor dat het Europees Economisch en Sociaal Comité overweegt een beleid vast te stellen voor proactieve publicatie van informatie over reiskosten, met name die welke zijn leden maken in verband met het bijwonen van grote evenementen.
Emily O'Reilly
Europese Ombudsman
Straatsburg, 23/07/2020
[1] Krachtens Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.
[2] Bezoek voor meer informatie de 17e vergadering van de rondetafelconferentie van het maatschappelijk middenveld EU-China: https://www.eesc.europa.eu/en/agenda/our-events/events/17th-meeting-eu-china-round-table.
[3] Overeenkomstig artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001.
[4] De volledige tekst van het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing is te vinden op:
https://www.ombudsman.europa.eu/solution/130528.
[5] De volledige tekst van het antwoord van het EESC op het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing is te vinden op:
https://www.ombudsman.europa.eu/correspondence/130529.
[6] Zie bijvoorbeeld voetnoot 2 voor informatie over de 17e rondetafel EU-China.
[7] Artikel 6, lid 2, van de gedragscode voor de leden van de Europese Commissie, beschikbaar op:
https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/code-of-conduct-for-commissioners-2018_en_0.pdf.