Achtergrond van de klacht

1. Klager is een Poolse culturele vereniging. In april 2001 heeft zij in het kader van het programma "Cultuur 2000" van de Europese Commissie een aanvraag ingediend voor financiering van haar project "X" (project 1). Het project was gericht op het wegnemen van bepaalde misvattingen die al eeuwenlang geworteld zijn in de Europese samenleving.

2. Op 19 december 2001 ondertekenden klager en de Commissie een subsidieovereenkomst voor het genoemde project (de "overeenkomst"). Volgens deze overeenkomst moest de Commissie een maximumbedrag van 87 272,10 EUR financieren, d.w.z. 40,69 % van de geraamde totale kosten van 214 460,10 EUR. De klager moest op zijn beurt (samen met zijn partners) 59,31 % van de resterende geraamde totale kosten financieren. In de overeenkomst was bepaald dat, indien de werkelijke subsidiabele kosten aan het einde van het project lager waren dan verwacht, de bijdrage van de Commissie beperkt zou blijven tot het bedrag dat wordt berekend door het bovengenoemde percentage van de bijdrage van de Commissie op de werkelijke subsidiabele kosten toe te passen. Om voor subsidie in aanmerking te komen, moesten de projectkosten worden gemaakt in de periode van 1 mei 2001 tot 1 mei 2002. In bijlage II bij de overeenkomst zijn de voorwaarden omschreven waaraan moet zijn voldaan om kosten als "subsidiabel" te kunnen beschouwen [1] en is bepaald dat financiële audits door de Commissie en de Rekenkamer of door hen gemachtigde personen kunnen worden uitgevoerd gedurende een periode van maximaal vijf jaar na het einde van de overeenkomst. In de overeenkomst werd voorts bepaald dat de klager een eindverslag over het project moest indienen, met inbegrip van zijn definitieve financiële rekeningen zoals beschreven in het formulier in bijlage IV.

3. Het eerste deel van de subsidie werd kort na de ondertekening van de overeenkomst betaald. Het tweede deel moest binnen 60 dagen na ontvangst van bovengenoemd eindverslag worden betaald. De verantwoordelijke projectmanager van de Commissie was aanvankelijk mevrouw M.

4. Op 19 december 2001 zond klager een brief aan de Commissie waarin hij verzocht de subsidiabiliteitsperiode voor kosten te wijzigen om op 1 december 2001 te beginnen en tot 1 december 2002 te lopen.

5. Op 12 februari 2002 verzocht klager om wijzigingen met betrekking tot de inhoud van het project.

6. Op 5 april 2002 verwierp de Commissie de door klager voorgestelde wijzigingen met betrekking tot de inhoud van het project. Zij was van mening dat de aard en het aantal van de gevraagde wijzigingen belangrijke delen van het project aanzienlijk zouden wijzigen en dus van invloed zouden zijn op de basis waarop het project was gekozen.

7. Op 11 april 2002 zond klager een brief aan mevrouw M, waarin hij erop wees dat hij geen antwoord had ontvangen op zijn eerdere brieven van 19 december 2001 en 12 februari 2002 en op zijn e-mail van 16 maart 2002. Klager benadrukte ook dat er snel moet worden gereageerd op de voorgestelde wijzigingen.

8. Op 18 april 2002 en op 15 mei 2002 zond klager de Commissie verdere brieven met betrekking tot de voorgestelde wijzigingen.

9. Op 29 mei 2002 antwoordde de Commissie dat de inhoud van de brieven van klager onduidelijk was en dat het erop leek dat klager voornemens was door te gaan met de wijzigingen die hij aanvankelijk had voorgesteld. De Commissie wees erop dat indien het project niet in zijn oorspronkelijke vorm kon worden uitgevoerd, zij de overeenkomst zou heroverwegen. Zij voegde daaraan toe dat dit zou kunnen leiden tot de nietigverklaring van de overeenkomst en de terugvordering van de reeds betaalde bijdrage.

10. Op 19 juni 2002 verzekerde klager de Commissie dat hij bereid was alle nodige inspanningen te leveren om het project uit te voeren zoals het oorspronkelijk was goedgekeurd. Zij verzocht de Commissie evenwel te bevestigen dat de subsidiabiliteitsperiode voor kosten zou lopen van 1 december 2001 tot 1 december 2002.

11. In haar antwoord van 30 juli 2002 wees de Commissie erop dat "de verplaatsing van projectactiviteiten naar december 2002 aanvaardbaar is".

12. Op 19 december 2002 hebben de Commissie en klager een wijziging van de overeenkomst ondertekend volgens welke de subsidiabiliteitsperiode voor kosten liep van 1 december 2001 tot 1 december 2002.

13. Op 23 januari 2003 zond klager de Commissie een brief waarin hij verwees naar een telefoongesprek met mevrouw M en meedeelde dat hij het eindverslag over het project op 3 februari 2003 zou toezenden. In die brief verzocht klager de Commissie ook om goedkeuring van één specifieke wijziging met betrekking tot de begroting en verklaarde hij dat hij voornemens was enkele andere kleine wijzigingen aan te brengen die in het eindverslag zouden worden gespecificeerd.

14. Op 6 februari 2003 zond klager de Commissie per expresse aangetekende post (DHL) twee pakketten van in totaal 8,5 kg. De inhoud van beide percelen werd aangegeven als 'onderwijsmateriaal'.

15. Op 21 maart 2003 deelde de Commissie klager mee dat zij instemde met de op 23 januari 2003 gevraagde wijziging van de begroting.

16. Op 30 mei 2003 deelde mevrouw D klager mee dat zij het dossier had overgenomen van mevrouw M, die de Commissie had verlaten. Mevrouw D merkte op: "Hoewel [mevrouw M] reeds een ontwerpevaluatie van de inhoud van uw verslag heeft gemaakt, liet zij geen enkele evaluatie van de inkomsten en uitgaven achter. Ik heb de kopieën van de boeken en cd-roms van uw project goed ontvangen, maar helaas heeft ze me het eindrapport zelf niet nagelaten, noch de bijlage IV met de inkomsten / uitgaven. Ik heb mijn vragen over de hele eenheid hier gemaakt en ze lijken verloren te zijn.

17. Op 5 juni 2003, na een telefoongesprek met de projectcoördinator van klager, zond mevrouw D hem een e-mail waarvan de inhoud vrijwel identiek was aan haar vorige e-mail van 30 mei 2003.

18. Bij brief van 5 juni 2003 deelde de projectmanager van klager de Commissie mee dat klager haar reeds een kopie van het verslag per post had toegezonden en dat deze kopie naar verwachting op 9 juni 2003 bij de Commissie zou aankomen. Volgens de projectmanager van klager bestond het eindverslag van het project uit verschillende bestanden die op zijn computer waren opgeslagen en die, indien per e-mail of fax verzonden, de financiële deskundigen van de Commissie in verwarring konden brengen. De projectmanager van klager had ook kritiek op M., die hem tijdens een telefoongesprek in maart 2003 had meegedeeld dat het financieel verslag werd onderzocht door onafhankelijke financiële deskundigen die contact met hem zouden opnemen als zij verdere vragen hadden. Dergelijke contacten zijn echter nooit gelegd.

19. Op 11 juni 2003 bevestigde mevrouw D dat zij het eindverslag van klager had ontvangen.

20. Op 16 juni 2003, na een telefoongesprek met de projectcoördinator van klager, schreef mevrouw D aan deze laatste"een kopie van bijlage IV die [de projectcoördinator/klager] (nog) [moest] invullen".

21. Op 19 juni 2003 zond de projectcoördinator van klager de Commissie een e-mail met drie bijlagen, waarin hij uitlegde dat dit het tweede deel van het gecorrigeerde eindverslag was en dat de resterende twee delen in de ochtend van de volgende dag zouden worden verzonden.

22. Op 20 juni 2003 ontving de Commissie een kopie van het financieel verslag van klager.

23. Op 23 juli 2003 heeft de Commissie klager de tweede tranche van de subsidie betaald.

24. Op 7 mei 2004 deelde de Commissie klager mee dat zij had besloten een ad-hocaudit in haar gebouwen uit te voeren. De Commissie vestigde de aandacht van klager op het feit dat de oorspronkelijke documenten met betrekking tot het project ter beschikking van de controleurs moesten worden gesteld en dat na de controle geen bewijsstukken zouden worden aanvaard.

25. Tussen 14 en 16 juni 2004 heeft een extern auditkantoor een eerste audit uitgevoerd met betrekking tot project 1 in de gebouwen van klager. De controleurs waren van mening dat klager niet had voldaan aan zijn contractuele verplichting om 59,31 % van de subsidiabele uitgaven te financieren. Zij waren van mening dat klager onvoldoende bewijs had geleverd van zijn eigen bijdrage en dat hij geen documenten had verstrekt ter staving van de gerapporteerde bijdragen van zijn partners. Volgens de controleurs kan het feit dat de klager onvoldoende bewijs van zijn eigen financiële bijdrage heeft geleverd, aan een aantal factoren worden toegeschreven [2]. Zij waren derhalve van mening dat de subsidie van de Commissie in haar geheel moest worden teruggevorderd. De controleurs voegden er echter aan toe dat de klager, ongeacht de kwestie in verband met de eigen bijdrage, 41 196,92 EUR zou moeten terugbetalen als gevolg van uitgaven die als niet-subsidiabel werden aangemerkt.

26. In oktober 2004 diende klager bij de Commissie een subsidieaanvraag in voor een ander project met de titel "Y" (project 2).

27. In maart 2005 diende klager aanvullende documenten in die naar verluidt niet in aanmerking waren genomen in het verslag over de eerste audit van project 1. Daarop besloot de Commissie over te gaan tot een nieuwe controle.

28. In mei 2005 deelde de Commissie klager mee dat project 2 op haar reservelijst was geplaatst.

29. Op 12 juli 2005 deelde de Commissie klager mee dat zij niet in staat was project 2 te financieren, dat op de achtste plaats stond op de desbetreffende reservelijst, die dertien projecten omvatte. De Commissie legde uit dat zij als gevolg van budgettaire beperkingen slechts tien projecten kon financieren. Voorts verklaarde zij dat de bovengenoemde controle van het vorige project Cultuur 2000 aanleiding had gegeven tot bepaalde punten van zorg die klager bekend waren. De Commissie wees erop dat zij overeenkomstig het Financieel Reglement had besloten project 2 van klager niet te financieren.

30. De tweede audit met betrekking tot project 1 vond plaats van 26 tot en met 28 februari 2007 en werd uitgevoerd door een ander extern auditbedrijf. Dit heeft geleid tot een aanbeveling om een bedrag van 27 080,51 EUR terug te vorderen.

31. Op 25 januari 2008 heeft de Commissie klager meegedeeld dat zij voornemens was een debetnota voor een bedrag van 27 080,51 EUR af te geven.

32. Tussen 1 februari en 18 maart 2008 vond een intensieve briefwisseling plaats tussen klager en de Commissie. In zijn brieven en e-mails was de klager van mening dat de twee audits een tegenstrijdige aanpak hadden gevolgd bij het bepalen van de subsidiabele projectkosten. Uitgaven die in het kader van de tweede controle waren afgewezen, waren in het kader van de eerste controle aanvaard. Klager voerde aan dat hij van de bij de eerste controle aanwezige vertegenwoordiger van de Commissie garanties had ontvangen dat de desbetreffende documenten "juist"waren. Dezelfde documenten werden bij de tweede controle echter anders geïnterpreteerd. Aangezien er zes jaar waren verstreken sinds de uitvoering van het project, was het moeilijk om alle benodigde documenten te verkrijgen. Klager voerde verder aan dat het programma Cultuur 2000 in 2001 voor het eerst toegankelijk was voor Poolse verenigingen. Zij bekritiseerde de vermeende slechte bijstand van M., die volgens klager geen van haar brieven had beantwoord en het eindverslag had verloren, en het feit dat de wijziging betreffende de subsidiabiliteitsperiode pas na het verstrijken van de overeenkomst was afgerond.

33. In zijn antwoord van 5 maart 2008 wees het directoraat-generaal Onderwijs en cultuur van de Commissie erop dat de twee controles niet tegenstrijdig waren. De eerste controle resulteerde in een invorderingsopdracht van 41 196,92 EUR. Vanwege de aanvullende informatie die klager had verstrekt, was de Commissie echter overeengekomen een tweede audit uit te voeren waarbij ook met die aanvullende informatie rekening was gehouden. Dit verklaart de verschillen tussen de twee controleresultaten. Van 2003 tot 2007 had klager ruimschoots de tijd en gelegenheid gehad om verdere relevante documenten in te dienen. De Commissie benadrukte dat zij ervoor moest zorgen dat overheidsgeld werd besteed in overeenstemming met de doelstelling waarvoor het werd toegekend en de toepasselijke financiële regels. De controles waren bedoeld om na te gaan of dit inderdaad het geval was. De verantwoordelijkheid om alle relevante financiële gegevens bij te houden lag bij de klager. Haar relatie met medeorganisatoren was ook haar verantwoordelijkheid, en de Commissie kon niet tussenbeide komen in die relatie. De Commissie was dus voornemens het bij de tweede controle vastgestelde bedrag terug te vorderen.

34. Op 14 mei 2008 heeft de Commissie klager een debetnota toegezonden voor een bedrag van 27 080,51 EUR.

Onderwerp van het onderzoek

35. De Ombudsman heeft een onderzoek ingesteld naar de volgende aantijgingen en beweringen:

Beschuldigingen

1) De Commissie heeft project 1 niet adequaat afgehandeld. Met name i) heeft de Commissie de ondertekening van een wijziging met betrekking tot de uitvoeringsperiode van het project, die pas na het verstrijken van de overeenkomst werd ondertekend, onnodig vertraagd; ii) op basis van twee inconsistente audits bepaalde projectkosten ten onrechte als niet-subsidiabel beschouwd; iii) ten onrechte heeft geweigerd officiële documenten van een bisdom te aanvaarden als bewijs van de bijdrage van de projectpartners; iv) ten onrechte heeft geweigerd aanvullende documenten te beoordelen die waren ingediend nadat de audit was voltooid; v) onzorgvuldig het oorspronkelijke eindverslag van het project is kwijtgeraakt; en vi) de klager niet voldoende bijstand heeft verleend via zijn projectcoördinator, mevrouw M, die onder meer de brieven van klager niet heeft beantwoord.

2) De debetnota van de Commissie bevatte geen informatie over de mogelijkheid van beroep, hetgeen niet in overeenstemming was met de beginselen van goed administratief gedrag.

3) De Commissie heeft op onrechtmatige en oneerlijke wijze geweigerd klager toe te staan project 2 te coördineren, dat door het selectiecomité was goedgekeurd en ten aanzien waarvan reeds met de uitvoering was begonnen. Volgens klager was deze praktijk te wijten aan het feit dat zij in het geheim op de zwarte lijst was geplaatst.

Vorderingen:

1) De Commissie moet (i) erkennen dat zij er niet op toeziet dat de wijziging tijdens de geldigheidsduur van de overeenkomst is ondertekend; en ii) te erkennen dat zij in de wijziging niet heeft verwezen naar de bepaling over de duur van de oorspronkelijke overeenkomst.

2) De Commissie moet de debetopdracht voor een bedrag van 27 080,51 EUR intrekken.

3) De Commissie dient in het onderhavige geval ook bevestigingen van getuigenissen te aanvaarden in plaats van boekhoudkundige documenten.

4) De Commissie moet (i) de redenen voor en de basis van de uitsluiting van project 2 toelichten en (ii) de klager en zijn projectpartners compenseren voor hun werk bij de voorbereiding van de respectieve projectvoorstellen.

36. In zijn klacht voerde de klager ook aan dat er vanwege de ongeldigheid van de overeenkomst geen rechtsgrondslag was voor de twee uitgevoerde audits. In zijn brief tot inleiding van het onderzoek merkte de Ombudsman op dat indien het standpunt van klager gegrond zou blijken, dit zou leiden tot de conclusie dat de Commissie geen rechtsgrondslag had voor de financiële steun die zij verleende. Dit leek in tegenspraak met de bedoelingen van klager, aangezien hij de geldigheid van de door hem ontvangen betalingen niet in twijfel trok. In dit verband was de Ombudsman van mening dat er onvoldoende gronden waren om deze bewering in het onderzoek op te nemen.

37. In zijn klacht stelde klager ook dat de Commissie de ongeldigheid moest erkennen van de wijziging van de overeenkomst met betrekking tot de duur van de overeenkomst, die betrekking had op een overeenkomst die niet langer van kracht was op het moment dat de wijziging werd ondertekend. Deze vordering is in wezen om dezelfde in het vorige punt genoemde reden niet voor onderzoek in aanmerking genomen.

38. Voorts voerde klager aan dat de Commissie haar benadering van haar samenwerking met de katholieke kerk in het kader van EU-projecten in het algemeen moet heroverwegen. De Ombudsman besloot dat dit verzoek niet-ontvankelijk was op grond van artikel 2, lid 4, van het Statuut van de Ombudsman, omdat klager geen voorafgaande administratieve stappen met betrekking tot deze kwestie leek te hebben ondernomen. Dit argument werd dus niet in het onderzoek opgenomen.

Het onderzoek

39. De onderhavige klacht is op 7 mei 2008 ingediend. Op 26 juni 2008 opende de Ombudsman een onderzoek.

40. Op 5 december 2008 heeft de Commissie haar advies over de klacht uitgebracht.

41. Op 30 januari 2009 heeft klager zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie ingediend.

42. Op 26 mei 2009 heeft de Ombudsman de Commissie verzocht een aantal vragen te beantwoorden. De Ombudsman heeft de Commissie onder meer verzocht opmerkingen te maken over het tweede aspect van de eerste vordering.

43. Op 19 augustus 2009 heeft de Commissie geantwoord. Het bleek echter dat de Commissie een van de vragen van de Ombudsman niet had beantwoord. Daarom heeft de Ombudsman haar op 5 oktober 2009 verzocht de relevante informatie te verstrekken, hetgeen de Commissie op 18 december 2009 heeft gedaan.

44. Op 11 januari 2010 heeft de Ombudsman de aanvullende opmerkingen van de Commissie aan klager doorgezonden en hem verzocht zijn opmerkingen daarover te maken.

45. Op 25 januari 2010 diende klager zijn opmerkingen in.

46. Op 9 september en 5 oktober 2010 hebben de diensten van de Ombudsman het dossier van de Commissie onderzocht.

47. Een kopie van het inspectieverslag werd aan klager toegezonden. Op 30 november 2010 heeft klager zijn opmerkingen over dit verslag ingediend.

48. Op 29 juli 2011 hebben de diensten van de Ombudsman de Commissie om aanvullende informatie verzocht.

49. Op 7 december 2011 heeft de Commissie aanvullende verduidelijkingen verstrekt.

50. Op 13 december 2011 heeft de Ombudsman klager verzocht zijn opmerkingen daarover in te dienen. Van klager zijn geen opmerkingen ontvangen.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

Opmerkingen vooraf

51. In zijn opmerkingen voerde klager argumenten aan met betrekking tot de ongeldigheid van de overeenkomst en de wijziging ervan. Aangezien deze argumenten betrekking hebben op kwesties die niet in het kader van een onderzoek zijn behandeld (zie de punten 36 en 37 hierboven), zullen zij niet in het kader van dit besluit worden behandeld.

52. De onderhavige klacht betreft een geschil dat voortvloeit uit een tussen de Commissie en klager gesloten overeenkomst. Het lijkt nuttig te verduidelijken dat wanbeheer ook kan worden vastgesteld in het kader van de nakoming van verplichtingen die voortvloeien uit contracten die zijn gesloten door de instellingen, organen of instanties van de EU. De Ombudsman is steeds van mening geweest dat de reikwijdte van zijn toetsing in dergelijke gevallen noodzakelijkerwijs beperkt moet zijn. In het bijzonder zal de Ombudsman niet trachten vast te stellen of er sprake is van contractbreuk door een van de partijen, indien de zaak in geschil is. Deze vraag kan alleen effectief worden behandeld door een rechter die bevoegd is om feitelijke en juridische kwesties te beslechten. Daarom beperkt de Ombudsman zijn onderzoek in zaken betreffende contractuele geschillen tot het onderzoek of de betrokken instelling of het betrokken orgaan van de Unie hem een coherent en redelijk overzicht heeft gegeven van de rechtsgrondslag voor zijn optreden en waarom hij van mening is dat zijn contractuele positie gerechtvaardigd is. Indien een dergelijk verslag wordt verstrekt, zal de Ombudsman concluderen dat zijn onderzoek geen geval van wanbeheer aan het licht heeft gebracht. Deze conclusie doet geen afbreuk aan het recht van de partijen om hun contractuele geschil te laten beslechten door een bevoegde rechtbank.

53. In zijn klacht voerde klager aan dat de twee audits van de Commissie waren ingeleid door beschuldigingen die tegen klager waren geformuleerd door mevrouw B, een voormalige medewerker aan het project. Volgens klager had mevrouw B geprobeerd haar coördinator onder druk te zetten om een romantische relatie aan te gaan en toen deze voorschotten niet succesvol bleken, wendde zij zich tot de Commissie om haar ertoe aan te zetten over te gaan tot een audit van het project van klager. De Ombudsman merkt op dat de Commissie heeft betoogd dat zij de controles in deze zaak heeft uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de overheidsmiddelen van de EU naar behoren werden besteed en dat het project werd uitgevoerd in overeenstemming met de overeenkomst. Klager heeft niet gesteld dat dit besluit machtsmisbruik vormde. De Ombudsman is derhalve van mening dat er geen redenen zijn om dit aspect van de klacht te onderzoeken. In ieder geval kan de Ombudsman alleen mogelijk wanbeheer van EU-instellingen onderzoeken, niet van burgers zoals mevrouw B.

54. In zijn opmerkingen voerde klager aan dat zijn eigen bijdrage in het kader van het programma Cultuur 2000 50 % van de gehele begroting bedroeg en dat het onredelijk was dat de Commissie verwachtte dat een Poolse vereniging met een jaarinkomen van 10 000 EUR 84 000 EUR in contanten zou verstrekken. Volgens klager bevonden Poolse verenigingen zich niet in dezelfde positie als verenigingen uit andere Europese landen. De Ombudsman is echter van mening dat klager door het sluiten van de overeenkomst in kwestie vrijwillig heeft ingestemd met de daarin vastgestelde niveaus van eigen bijdragen. In deze omstandigheden heeft het feit dat zij later van mening was dat het onredelijk zou zijn voor een vereniging met een jaaromzet van 10 000 EUR om een eigen financiële bijdrage van 84 000 EUR te leveren, niets te maken met vermeende gevallen van wanbeheer door de Commissie, maar heeft het betrekking op het eigen vermogen van de klager om zijn contractuele verplichtingen na te komen. Dit argument maakt dus ook geen deel uit van het onderzoek van de Ombudsman [3].

A. Vermeende onjuiste behandeling van het door de klager gecoördineerde project en daarmee verband houdende claims

55. Klager identificeerde verschillende aspecten van de vermeende onjuiste behandeling van project 1 door de Commissie. Bovendien heeft zij een aantal grieven met betrekking tot deze bewering aangevoerd. Ter wille van de duidelijkheid en de beknoptheid worden de argumenten van partijen in de hiernavolgende volgorde weergegeven en onderzocht met betrekking tot deze bewering en de argumenten:

a) het vermeende verzuim om in de wijziging te verwijzen naar de juiste bepaling over de duur van de oorspronkelijke overeenkomst (aspect ii) van de eerste vordering);

b. de vermeende vertraging bij de ondertekening van de wijziging van de Overeenkomst (aspect (i) van de eerste bewering) en de daarmee verband houdende vordering (aspect (i) van de eerste bewering);

c) de vermeende inconsistente audits (aspect ii) van de eerste bewering), de weigering om de door een bisdom afgegeven documenten te aanvaarden (aspect iii) van de eerste bewering) en de bewering dat de Commissie getuigenissen moet aanvaarden (derde bewering);

d) de weigering om aanvullende documenten te onderzoeken na de audit (aspect iv) van de eerste bewering);

e) het vermeende verlies van het oorspronkelijke eindverslag van het project (aspect v) van de eerste bewering);

f) het vermeende verzuim om de klager bij te staan door onder meer niet te antwoorden op zijn brieven (aspect (vi) van de eerste bewering); en

g) De vordering dat de Commissie de debetopdracht moet intrekken (de tweede vordering)./em>

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

a) Het vermeende verzuim om in de wijziging te verwijzen naar de juiste bepaling over de duur van de oorspronkelijke overeenkomst (aspect ii) van de eerste vordering)

56. Volgens de klager wijzigde de wijzigingsbepaling betreffende de subsidiabiliteit van kosten artikel 3 in plaats van artikel 2. Volgens haar volgde daaruit dat beide subsidiabiliteitsperioden voor kosten van toepassing waren en dat de subsidiabiliteitsperiode bijgevolg liep van 1 mei 2001 tot 1 december 2002.

57. In haar advies over de klacht erkende de Commissie dat de wijziging van de overeenkomst een typefout bevatte, aangezien zij inderdaad naar artikel 2 van de overeenkomst had moeten verwijzen. Het amendement maakte echter duidelijk dat het alleen betrekking had op de periode waarin kosten moesten worden gemaakt om voor subsidie in aanmerking te komen. Bovendien werd uitdrukkelijk gesteld dat alle andere bepalingen van de overeenkomst onverlet bleven en van toepassing waren op de gewijzigde subsidiabiliteitsperiode voor kosten. De betrokken wijziging was door klager aangevraagd en aanvaard voordat zij door de Commissie werd ondertekend. De verwijzing in de wijziging naar het verkeerde artikel van de overeenkomst kon dus geen afbreuk doen aan de duidelijkheid, het doel of de geldigheid van de wijziging.

58. In zijn opmerkingen was klager van mening dat de fout in de verwijzing naar het te wijzigen artikel betekende dat de oorspronkelijke subsidiabiliteitsperiode voor kosten niet was gewijzigd. De juiste subsidiabiliteitsperiode voor de kosten was dus de oorspronkelijke periode, dat wil zeggen van 1 mei 2001 tot 1 mei 2002. Anders zou de periode waarin de kosten subsidiabel zijn, moeten worden verlengd van 1 mei 2001 tot 1 december 2002.

b) De vermeende vertraging bij de ondertekening van de wijziging van de Overeenkomst (aspect (i) van de eerste bewering) en de daarmee verband houdende vordering (aspect (i) van de eerste bewering)

59. In zijn klacht wees de klager erop dat in de overeenkomst was bepaald dat kosten alleen subsidiabel waren als zij tijdens de uitvoeringsperiode van het project waren gemaakt. Deze uitvoeringsperiode had door beide partijen moeten worden aangepast en overeengekomen voordat het project van start ging. De verzoeken van klager om een wijziging van de subsidiabiliteitsperiode voor kosten werden echter tot 19 december 2002 genegeerd. De Commissie had de ondertekening van de wijziging van de overeenkomst dus onnodig vertraagd.

60. In haar advies erkende de Commissie dat de wijziging van de overeenkomst te laat was gesloten. Zij verklaarde dat de deelname van Poolse verenigingen afhankelijk was van de financiële bijdrage van de Poolse regering aan het programma "Cultuur 2000". Pas op 17 december 2001 heeft Polen deze bijdrage geleverd. De Commissie wees er voorts op dat klager in februari 2002 om bepaalde wijzigingen van het project had verzocht. Deze wijzigingen waren aanvankelijk verworpen omdat zij aanzienlijke wijzigingen inhielden in een project dat reeds door een panel van onafhankelijke deskundigen was goedgekeurd. Na aanvullende verduidelijkingen door de klager in zijn brief van 19 juni 2002 heeft de Commissie een aantal van de voorgestelde wijzigingen aanvaard. In haar antwoord van 30 juli 2002 verklaarde de Commissie ook dat een "verplaatsing van projectactiviteiten naar december 2002 aanvaardbaar [was]". Volgens de overeenkomst moet elke wijziging schriftelijk worden vastgelegd. Om aan deze verplichting te voldoen, hebben de partijen bij de overeenkomst op 19 december 2002 een wijziging ondertekend. De Commissie wees erop dat deze wijziging was goedgekeurd ten behoeve van het project en om rekening te kunnen houden met een maximum aan subsidiabele kosten.

61. In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie benadrukte klager dat de goedkeuring door de Commissie van de wijziging van de subsidiabiliteitsperiode voor kosten, d.w.z. de verklaring dat "de verplaatsing van projectactiviteiten naar december 2002 aanvaardbaar is", onduidelijk en vaag was. Zonder een duidelijk begrip van de implementatieperiode was het voor een projectmanager onmogelijk om een internationaal project te coördineren.

62. De Ombudsman verzocht de Commissie uit te leggen waarom de wijziging van de overeenkomst bijna vijf maanden na de aanvaarding door de Commissie in haar brief van 30 juli 2002 werd ondertekend. In haar antwoord voerde de Commissie aan dat klager door de genoemde vertraging niet was benadeeld, aangezien beide partijen reeds in juli 2002 met die wijziging hadden ingestemd door middel van "een geldige briefwisseling". Deze brieven hadden dezelfde rechtsgevolgen als een formele wijziging.

63. In zijn opmerkingen merkte klager op dat in de brief van de Commissie van 30 juli 2002 de kwestie van de subsidiabiliteitsperiode voor kosten in één zin werd behandeld en herhaalde hij dat het niet mogelijk was een project op internationale schaal uit te voeren zonder een duidelijk idee van de uitvoeringsperiode ervan.

c) De vermeende inconsistente audits (aspect ii) van de eerste bewering), de weigering om de door een bisdom afgegeven documenten te aanvaarden (aspect iii) van de eerste bewering) en de bewering dat de Commissie getuigenissen moet aanvaarden (derde bewering)

64. In zijn klacht merkte klager op dat de controleurs die de tweede controle uitvoerden (de "tweede controleurs") zelfs de uitgaven die reeds als subsidiabel waren aanvaard door de controleurs die de eerste controle hadden uitgevoerd (de "eerste controleurs"), nauwgezet hadden onderzocht. In dit verband wees klager erop dat sommige bijdragen van een bisdom die bij de eerste controle waren aanvaard, bij de tweede controle als niet-subsidiabel werden beschouwd. Deze bijdragen hadden betrekking op onderzoek en de deelname van een bisschop aan een film, betalingen aan zeven individuele personeelsleden, huur van apparatuur en conferentieverfrissingen. De totale kosten die dus na de tweede controle niet-subsidiabel waren verklaard, bedroegen 10 413 EUR.

65. Klager was het niet eens met het standpunt van de Commissie dat de reden voor de verschillende beoordelingen tussen de twee controles was dat de tweede controleurs rekening hielden met de aanvullende informatie die zij na de eerste controle had verstrekt. Volgens klager hadden de eerste controleurs bepaalde uitgaven aanvaard op basis van documenten waarover zij beschikten, terwijl de tweede controleurs deze hadden afgewezen, hoewel zij over meer documentatie beschikten.

66. Klager voerde ook aan dat de Commissie ten onrechte heeft gehandeld door te weigeren officiële documenten te aanvaarden die zijn afgegeven door een bisdom en twee andere partnerorganisaties die een aantal uitgavenposten hebben gecertificeerd.

67. In haar advies heeft de Commissie uitgelegd dat kosten slechts subsidiabel zijn indien zij voldoen aan de beginselen van artikel 9 van bijlage II bij de overeenkomst [4]. Met name moesten de subsidiabele kosten i) daadwerkelijk zijn gemaakt, ii) tijdens de looptijd van de concrete actie zijn gemaakt, iii) in de boekhouding of belastingdocumenten van de begunstigde zijn opgenomen en iv) identificeerbaar en controleerbaar zijn. Bijdragen in natura vormden geen subsidiabele kosten. Volgens het tweede controleverslag voldeden veel van de door klager gedeclareerde kosten echter niet aan deze regels. Met betrekking tot bepaalde personeelskosten werden geen door derden afgegeven bewijsstukken overgelegd. Bovendien waren er geen contracten, urenstaten of loonadministratiedocumenten beschikbaar. De Commissie benadrukte dat een eenvoudige aangifte niet voldoende bewijs vormde, tenzij deze door andere documenten werd gestaafd en tenzij het desbetreffende bedrag uit de rekeningen van de begunstigde werd betaald, wat in casu niet het geval was. De tweede controleurs kwamen derhalve tot de conclusie dat klager niet had gezorgd voor een adequaat financieel beheer van het project en niet had voldaan aan de desbetreffende bepalingen van de overeenkomst. Met betrekking tot het argument van klager dat hij documenten had moeten aanvaarden die waren afgegeven door derden die bepaalde uitgaven hadden gecertificeerd, herhaalde de Commissie dat voor de declaratie van subsidiabele kosten een enkele declaratie niet voldoende was, tenzij de kosten werden geregistreerd en uit de rekeningen van de begunstigde werden betaald.

68. Na onderzoek van de opmerkingen van de Commissie heeft de Ombudsman haar verzocht meer specifieke opmerkingen te maken over de vermeende inconsistentie tussen de bevindingen van de twee controles.

69. In haar antwoord voerde de Commissie aan dat er geen tegenstrijdigheid was tussen de twee audits. De eerste controleurs hadden de Commissie aanbevolen de volledige door haar betaalde subsidie (87 272,10 EUR) terug te vorderen omdat zij van mening waren dat klager niet had aangetoond dat hij had voldaan aan de eis dat 59,31 % van de subsidiabele uitgaven door hemzelf en zijn partners werd gefinancierd. De Commissie heeft deze aanbeveling niet aanvaard en was in plaats daarvan van mening dat haar besluit moest worden gebaseerd op de uitgaven die door de eerste controleurs als niet-subsidiabel waren beschouwd. Op basis daarvan heeft de Commissie klager verzocht het bedrag van 41 196,92 EUR terug te betalen.

70. Na de voltooiing van de eerste controle verstrekte de klager aanvullende informatie die niet ter beschikking van de eerste controleurs was gesteld. Ondanks de extra kosten die dit met zich meebracht, heeft de Commissie opnieuw blijk gegeven van haar flexibiliteit en goodwill door klager een tweede kans te geven om alle bewijsstukken van het project ter gelegenheid van een andere audit te presenteren. De tweede controleurs hielden rekening met alle bij hen ingediende bewijsstukken, met inbegrip van de aanvullende informatie die de klager na de afsluiting van de eerste controle had verstrekt. Eventuele discrepanties tussen de conclusies van de twee audits waren te wijten aan het feit dat deze audits onafhankelijk van elkaar werden uitgevoerd en waren gebaseerd op de documenten die de klager op het respectieve tijdstip had verstrekt.

71. In dit verband wees de Ombudsman erop dat het argument van klager niet alleen de rechtmatigheid van de aanpak van de Commissie in twijfel trok, maar het ook als oneerlijk beschouwde.

72. De Ombudsman merkte ook op dat de Commissie er in haar advies op wees dat zij was overgegaan tot een "aanvullende" audit omdat klager "aanvullende" documenten had ingediend. De Ombudsman achtte het logisch om aan te nemen dat de aanvullende documenten die klager na de eerste controle had verstrekt, betrekking hadden op uitgavenposten die door de eerste controleurs niet-subsidiabel waren verklaard, en niet op posten die als subsidiabel waren beschouwd. Het feit dat de tweede controleurs de genoemde posten niettemin afwezen, kon dus nauwelijks het gevolg zijn van dit aanvullende bewijsmateriaal, zoals de Commissie suggereerde, maar leek te wijten te zijn aan het feit dat de tweede controleurs elk onderdeel van de projectkosten opnieuw onderzochten. De Ombudsman merkte voorts op dat het definitieve besluit over de terugvordering niet werd genomen door de controleurs, maar door de Commissie.

73. Volgens de Ombudsman had de Commissie onvoldoende uitgelegd waarom zij besloot zich te baseren op de conclusies van de tweede controleurs, zelfs met betrekking tot de punten die reeds door de eerste controleurs waren aanvaard. Zo verzocht de Ombudsman de Commissie om i) nota te nemen van het feit dat het tweede aspect van de eerste bewering ook de kwestie van billijkheid omvatte, en ii) uit te leggen of zij van mening was dat zij in de onderhavige zaak billijk had gehandeld.

74. In haar verdere antwoord herhaalde de Commissie dat, hoewel de eerste controle resulteerde in de aanbeveling om de volledige door de Commissie betaalde subsidie terug te vorderen, zij besloot die aanbeveling niet op te volgen, hetgeen zeer streng zou zijn geweest voor klager. De eerste controle resulteerde in een invorderingsopdracht van 41 196,92 EUR.

75. De Commissie benadrukte dat klager in maart 2005, na de afsluiting van de eerste audit, aanvullende documenten heeft toegezonden. Ondanks het feit dat de Commissie reeds voldoende tijd had gekregen om tijdens de audit te reageren en aanvullende documenten in te dienen, gaf de Commissie klager bij wijze van uitzondering een tweede mogelijkheid om "alle ondersteunende documenten van het project" in een tweede audit te presenteren. De tweede controle was echter een volledige controle, geen aanvullende. De auditors onderzochten het financiële eindverslag in zijn geheel en alle relevante ondersteunende documentatie die de klager hun had verstrekt. Zij waren onafhankelijk en voerden hun opdracht uit in overeenstemming met de International Standards on Auditing zoals vastgesteld door de International Federation of Accountants. Na deze tweede audit kreeg klager de mogelijkheid om aanvullende documenten bij de auditors in te dienen en werden de auditbevindingen met klager besproken. Uit het auditverslag bleek dat klager geen opmerkingen had gemaakt over de opmerkingen in het verslag. De tweede controle resulteerde in een voorgestelde terugvordering van 27 080,51 EUR.

76. Aangezien de overeenkomst tussen klager en de Commissie was ondertekend, was het aan de Commissie om het terugvorderingsbevel uit te vaardigen. Overeenkomstig de overeenkomst kunnen door de Commissie gemachtigde personen technische en financiële controles uitvoeren. De Commissie moest ervoor zorgen dat overheidsgeld werd besteed in overeenstemming met de doelstellingen van het programma Cultuur 2000 en met de financiële regelgeving van de EU. Externe audits zijn een middel om ervoor te zorgen dat overheidsgeld correct wordt besteed. Het doel van de controle in kwestie was na te gaan of alle gedeclareerde uitgaven ook door de passende documenten werden gestaafd. De Commissie herhaalde dat de tweede controleurs constateerden dat de uitgaven van klager niet voldeden aan de desbetreffende voorwaarden van artikel 9 van bijlage II bij de overeenkomst en dat klager niet: (i) zorgen voor een adequaat financieel beheer van het project, (ii) naar behoren functioneren, (iii) voldoen aan de wettelijke/contractuele basis van het project, en (iv) voorzien in de preventie en opsporing van fouten, onregelmatigheden en fraude.

77. De Commissie was derhalve van mening dat zij jegens de klager eerlijk had gehandeld. Zij had blijk gegeven van goodwill en flexibiliteit, zoals met name blijkt uit haar besluit om klager een tweede kans te geven om alle projectkosten aan het tweede auditbedrijf voor te leggen. De ingediende kosten die niet aan de relevante contractuele regels voldeden, werden als niet-subsidiabel beschouwd. Het was echter de verantwoordelijkheid van de klager om alle bewijsstukken van het project bij de auditors in te dienen.

d) De weigering om aanvullende documenten te onderzoeken na de audit (aspect iv) van de eerste bewering)

78. Klager voerde aan dat hij de tweede controleurs op 26 februari 2007 vroeg of het redelijk zou zijn om contact op te nemen met zijn projectpartners, met het oog op het verzamelen van verder bewijsmateriaal ter ondersteuning van zijn uitgaven, zodat zij subsidiabel konden worden verklaard. De tweede controleurs stemden ermee in klager een verlenging van de termijn voor de overlegging van dergelijke documenten toe te staan. De projectcoördinator van klager reisde dus persoonlijk om de verschillende medewerkers, dat wil zeggen de betrokken bisschoppen en priesters, te ontmoeten, de situatie aan hen uit te leggen en nauwkeurige documenten te verkrijgen. Als gevolg daarvan hebben zes projectpartners 185 aanvullende ondersteunende documenten verstrekt. Deze documenten werden vervolgens aan de tweede controleurs toegezonden. De desbetreffende brieven werden echter ongeopend teruggestuurd. Klager wees erop dat de tweede controleurs de Commissie hadden verzocht de zaak te heropenen. Laatstgenoemde weigerde dit echter te doen.

79. In haar advies legde de Commissie uit dat klager aanvullende documenten had ingediend ter ondersteuning van vermeende subsidiabele kosten nadat de eerste audit was afgesloten, dat wil zeggen in maart 2005. De Commissie merkte op dat zij heeft besloten haar goodwill te tonen door met deze documenten rekening te houden. Daartoe heeft zij eind 2006 toestemming gegeven voor een tweede audit.

80. In zijn opmerkingen voerde de klager aan dat er een intensieve briefwisseling plaatsvond tussen hemzelf en de manager van het tweede auditbedrijf. Volgens klager was de beheerder er niet van op de hoogte dat het eindverslag over de tweede audit aan de Commissie was toegezonden zonder te wachten op de aanvullende documenten of opmerkingen van klager. Klager verklaarde dat de beheerder hem verzekerde dat hij de Commissie om een verlenging van de termijn zou vragen om het mogelijk te maken de na de audit verstrekte documenten op te nemen en te onderzoeken. De Commissie heeft dit verzoek echter genegeerd. De klager diende een ongedateerde afdruk in van een e-mail waarin de manager van het tweede auditbedrijf instemde met een verlenging van de termijn om de klager in staat te stellen aanvullende documenten in te dienen. Voorts verwees zij naar een e-mail van 6 februari 2008 aan de beheerder, waarin zij erkende dat de oorspronkelijke termijn voor het verstrekken van deze documenten 4 september 2007 was, maar verklaarde dat deze termijn werd geannuleerd nadat zij had uitgelegd dat haar projectcoördinator moest reizen om haar projectpartners te ontmoeten en de relevante documenten te verkrijgen.

81. Na onderzoek van bovenstaande opmerkingen verzocht de Ombudsman de Commissie commentaar te leveren op de kritiek van klager dat zij geen rekening had gehouden met de aanvullende documenten die na de tweede audit waren ingediend. De Ombudsman heeft de Commissie ook verzocht in te gaan op de inhoud van de e-mail van klager van 6 februari 2008.

82. In haar antwoord verwierp de Commissie de bewering van klager dat zij ten onrechte had geweigerd aanvullende documenten te aanvaarden nadat de audit was afgerond. Klager had ook na de tweede audit de mogelijkheid gekregen om aanvullende documenten in te dienen. De oorspronkelijke termijn daarvoor was verlengd van 4 september 2007 tot en met 10 oktober 2007. Eind november 2007, dus anderhalve maand na het verstrijken van de verlengde termijn, had klager de controleurs echter nog steeds geen aanvullende documenten verstrekt. Deze laatste heeft derhalve besloten hun ontwerp-auditverslag aan de Commissie toe te zenden. De Commissie heeft het verslag in december 2007 gevalideerd en de controle afgesloten.

83. Op 25 januari 2008 heeft de Commissie klager meegedeeld dat zij voornemens was een invorderingsopdracht voor een bedrag van 27 080,51 EUR uit te vaardigen. Dit was voor klager aanleiding om te reageren met een e-mail aan de auditors van 6 februari 2008, waarin hij verklaarde dat hij in december 2007 verdere bewijsstukken had toegezonden. De Commissie merkte op dat zij deze documenten nooit heeft ontvangen en dat de enige ontvangen documenten bestonden uit bewijs van reiskosten die na het aflopen van het project waren gemaakt, die hoe dan ook niet subsidiabel waren.

84. In zijn opmerkingen over het antwoord van de Commissie voerde klager aan dat de vordering van de Commissie tot terugbetaling van bepaalde bedragen voornamelijk betrekking had op bijdragen van haar projectpartners. De belangrijkste partners in het project waren een bisdom en een openbare televisieomroep, maar er waren ook een aantal andere partnerinstellingen. Deze instellingen waren uiterst voorzichtig met het openbaar maken van interne financiële documenten met betrekking tot project 1. Het bleek bijzonder moeilijk om de nodige documenten van sommige partners, zoals een bisdom, te verkrijgen.

e) Het vermeende verlies van het oorspronkelijke eindverslag van het project (aspect v) van de eerste bewering)

85. In haar klacht beweerde klager dat mevrouw M. het oorspronkelijke eindverslag dat zij had ingediend, had verloren.

86. In haar advies wees de Commissie erop dat, hoewel klager aanvoerde dat het eindverslag in februari 2003 was verzonden, de diensten van de Commissie op dat moment geen spoor van haar registratie in haar systeem konden vinden. Het dossier van klager was overgenomen door een andere projectmanager bij de Commissie, die ervan uitging dat het financiële verslag verloren was gegaan, aangezien er geen verslag van werd gevonden. De Commissie wees er voorts op dat klager, ondanks zijn verzoeken, nooit in staat was een kopie van het financiële verslag te verstrekken dat hij beweerde in februari 2003 te hebben toegezonden.

87. In zijn opmerkingen wees klager erop dat hij de indiening van zijn verslag bij brief van 23 januari 2003 had aangekondigd. Het wees verder op de e-mail van 5 juni 2003 waarin mevrouw D, de nieuwe projectmanager, onder verwijzing naar de vorige projectmanager schreef: "Hoewel zij al een ontwerpevaluatie van de inhoud van uw verslag heeft gemaakt, heeft zij geen enkele evaluatie van de inkomsten en uitgaven achtergelaten [...] Ik heb mijn vragen hier in de hele eenheid gesteld om deze documenten te vinden en ze lijken verloren te gaan". Klager voerde aan dat uit de e-mail van mevrouw D volgde dat zij haar eenheidshoofd had geraadpleegd en dat dus kon worden aangenomen dat hij ermee instemde dat het verslag verloren was gegaan. Bovendien was klager verbaasd over het feit dat, in de veronderstelling dat het verslag niet was ontvangen, zoals de Commissie beweerde, niemand merkte dat het niet was ingediend tot vier maanden na het verstrijken van de relevante termijn. Klager benadrukte dat hij er duidelijk belang bij had dat verslag bij de Commissie in te dienen, omdat anders geen betaling kon worden verricht. Voorts verwees zij naar haar brief van 5 juni 2003 en voegde zij een kopie bij van het ontvangstbewijs van DHL van 6 februari 2003. Zij voerde aan dat een kopie van het eindverslag beschikbaar was op de computer van de boekhouder van het project, die op dat moment in het ziekenhuis lag.

88. Na onderzoek van deze opmerkingen heeft de Ombudsman de Commissie verzocht in te gaan op de bovengenoemde argumenten van klager.

89. In haar antwoord verwierp de Commissie de bewering van klager dat zij het verslag had verloren. Hij onderstreepte dat het eindverslag uit twee delen bestaat. Het eerste deel bevatte een verslag over de uitvoering van het project en het tweede deel bevatte een verslag over de financiële aspecten van het project (uitgaven en inkomsten). De bewering van klager dat hij het volledige eindverslag, dat wil zeggen beide delen, in februari 2003 heeft toegezonden, werd niet bevestigd door de informatie waarover de Commissie beschikte. In een in maart 2003 verzonden brief had de Commissie ingestemd met overschrijvingen tussen de begrotingsonderdelen van het project, wat in feite betekende dat het definitieve financiële verslag in februari 2003 niet was ingediend. De door klager in februari 2003 toegezonden documenten bestonden uitsluitend uit het eerste deel van het verslag. Dit was de reden waarom mevrouw D in haar e-mail van 30 mei 2003 verklaarde dat een "ontwerpevaluatie van [het] verslag" was uitgevoerd, maar dat "[geen] evaluatie van de inkomsten en uitgaven" was uitgevoerd. De Commissie had dus verwezen naar het eerste deel van het verslag en niet naar een evaluatie van het definitieve financiële verslag, aangezien dit pas in juni 2003 werd verstrekt.

90. Gezien het antwoord van de Commissie achtte de Ombudsman het noodzakelijk het dossier van de Commissie in te zien. Daaruit bleek dat het dossier van de Commissie het operationele verslag bevatte, dat door klager was ondertekend en dateerde van 1 februari 2003. Dit document was bij ontvangst en registratie niet voorzien van een stempel of notitie. De bij de inspectie aanwezige ambtenaren van de Commissie konden geen informatie verstrekken over de precieze datum waarop de Commissie dit document heeft ontvangen en geregistreerd.

91. De bij de inspectie aanwezige ambtenaren van de Commissie waren van mening dat de instelling het financieel verslag niet vóór 20 juni 2003 had kunnen ontvangen, aangezien de door klager gevraagde begrotingswijzigingen niet mogelijk zouden zijn geweest indien het financieel verslag daadwerkelijk was ontvangen en goedgekeurd.

92. Bij de controle bleek dat D tot dan toe niet was gevraagd om de betekenis van haar e-mails van 30 mei en 5 juni 2003 te verduidelijken. De bij de inspectie aanwezige ambtenaren van de Commissie beloofden derhalve dergelijke verduidelijkingen van mevrouw D te verkrijgen. Kort daarna verstrekte de Commissie de Ombudsman een door mevrouw D opgestelde nota waarin zij verklaarde dat mevrouw M een dossier over deze zaak had achtergelaten dat het operationele verslag en kopieën van door klager verstrekte boeken en cd's bevatte. Het dossier bevatte echter geen financieel verslag. Mevrouw D legt uit dat, aangezien er geen bericht over dit verslag was achtergelaten en het haar op dat moment niet was overkomen dat het mogelijk was dat het financiële verslag nog niet was ingediend, zij concludeerde dat het verloren had kunnen gaan en vroeg klager om een kopie. D voegde daaraan toe dat het, voor zover zij zich kon herinneren, lang heeft geduurd voordat klager een kopie van dat verslag had verstrekt.

93. In zijn opmerkingen over het antwoord van de Commissie op het verzoek van de Ombudsman om nadere informatie en over het inspectieverslag herhaalde klager dat begunstigden zoals zijzelf slechts een deel van de subsidie van de Commissie ontvangen aan het begin van een project. Pas wanneer de begunstigden het financieel verslag hebben ingediend en de Commissie het heeft goedgekeurd, wordt het resterende deel van de subsidie uitbetaald. Klager en zijn partners wisten dus dat zij de eindbetaling alleen konden ontvangen als zij het financiële verslag tijdig indienden. Klager herhaalde dat hij het financieel verslag in februari 2003 aan de Commissie had toegezonden en beweerde dat mevrouw M. bekend stond om haar volledige gebrek aan organisatie.

94. Klager heeft ook een verklaring van zijn secretaris bijgevoegd dat het financieel verslag samen met het eindverslag is verzonden" op de datum die is vermeld op de aangetekende brief aan het programma Cultuur 2000" en dat zij getuige was geweest van de daadwerkelijke verzending van alle documenten op het hoofdpostkantoor in een Poolse stad.

95. De Ombudsman vroeg de Commissie i) wanneer en hoe de correspondentie die DHL in februari 2003 door klager had verzonden, werd geregistreerd, ii) of deze niet was geregistreerd, waarom een dergelijke registratie niet werd uitgevoerd, en iii) waarom er geen ontvangststempel op het operationele verslag was aangebracht.

96. Voorts merkte de Ombudsman op dat de projectcoördinator van klager op 5 juni 2003 een brief stuurde waarin hij verklaarde dat de vorige projectmanager van de Commissie hem in maart 2003 in een telefoongesprek had verteld dat het financiële verslag reeds door de financiële deskundigen van de Commissie werd onderzocht en dat deze laatste contact met klager zouden opnemen indien zij vragen hadden.

97. Tot slot verwees de Ombudsman naar de bovengenoemde verklaring van de secretaris van klager over de detachering van zowel het financiële als het operationele verslag op de in de DHL-ontvangstbevestiging vermelde datum.

98. In haar antwoord op de verdere onderzoeken van de Ombudsman legde de Commissie uit dat de binnenkomende correspondentie van klager op 6 februari 2003 werd geregistreerd in het interne archief van de Commissie met een referentienummer, met als onderwerp: 2001-1454 Eindverslag. Het was destijds toegewezen aan de projectmanager van de Commissie, mevrouw M. Het registratiesysteem bevatte geen informatie over het aantal ontvangen dossiers, noch over het type ervan. Gezien de tijd die sindsdien was verstreken, was het niet langer mogelijk om een antwoord te geven op de vraag van de Ombudsman waarom er geen ontvangststempel op het verslag stond, of om de inhoud van een telefoongesprek dat in maart 2003 tussen mevrouw M en de projectmanager van klager werd gevoerd, te verduidelijken. Andere feiten wezen er echter sterk op dat het definitieve financiële verslag nooit is ontvangen. Klager kon mevrouw D geen duplicaat van het eindverslag bezorgen en ondertussen heeft de Commissie op 21 maart 2003 overschrijvingen tussen begrotingsonderdelen goedgekeurd. Deze overschrijvingen waren aangevraagd door de klager en zouden niet mogelijk zijn geweest als het financieel verslag was ontvangen en goedgekeurd door de operationele eenheid.

99. De Commissie legde uit dat de destijds geldende financiële procedure als volgt was: een financieel verslag en een betalingsopdracht zouden pas aan de financiële eenheid worden toegezonden na goedkeuring door de ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor de operationele en financiële initiatie, en na financiële en operationele verificatie. Geen van deze goedkeuringen werd geregistreerd voor het vermeende verloren rapport. Aangezien overschrijvingen tussen begrotingsonderdelen anderhalve maand na de datum waarop de klager het beweerdelijk verloren verslag had verzonden, door de operationele eenheid werden aanvaard, kon worden geconcludeerd dat de verschillende actoren in de operationele eenheid het niet hadden kunnen goedkeuren en aan de financiële eenheid hadden kunnen toezenden.

100. Wat betreft de verklaring van de secretaris van klager, mevrouw P, die destijds verantwoordelijk was voor de uitvoering van het project en had verklaard dat zij getuige was geweest van de daadwerkelijke verzending van alle documenten van het hoofdpostkantoor in een Poolse stad, heeft de Commissie er met alle respect op gewezen dat de op 6 februari 2003 ingediende documenten werden verzonden via een particuliere verschepingsmaatschappij (DHL) en niet per post. Bovendien wees de Commissie op een kennelijke discrepantie in het standpunt van P, aangezien P volgens het financieel verslag zelf slechts tien dagen aan het project heeft gewerkt. Volgens het controleverslag van de eerste controleurs beschikt de "begunstigde niet over eigen personeel. Er werden alleen contracten gesloten met personen die diensten verleenden tijdens de subsidiabiliteitsperiode van het project. Aangezien de subsidiabiliteit van het project op 1 december 2002 was geëindigd en het vermeend verloren verslag op 6 februari 2003 was verzonden, bleek dat mevrouw P ten tijde van de verzending van het eindverslag niet langer in dienst was van klager.

101. Klager heeft geen verdere opmerkingen gemaakt.

f) Het vermeende verzuim om de klager bij te staan door onder meer niet te antwoorden op zijn brieven (aspect (vi) van de eerste bewering)

102. Klager voerde aan dat de door mevrouw M verleende bijstand arm was geweest en dat zij geen van haar brieven had beantwoord nadat het project was begonnen. In dit verband heeft zij kopieën bijgevoegd van twee brieven van respectievelijk 11 april 2002 en 3 december 2002. In de brief van december benadrukte klager dat hij geen antwoord van mevrouw M op haar talrijke mededelingen had ontvangen.

103. In haar advies was de Commissie van mening dat zij klager antwoorden op zijn vragen had gegeven en tijdens de uitvoering van het project bijstand had verleend, zoals zij voor alle andere projecten heeft gedaan. Voorts merkte de Commissie op dat zij klager op 11 december 2002 had ontmoet om de door klager gevraagde aanvullende wijzigingen te verduidelijken. De Commissie benadrukte dat zij altijd in nauwe samenwerking met de klager en in het belang van de correcte uitvoering van het project had gehandeld.

104. In zijn opmerkingen maakte de klager geen specifieke opmerkingen over deze kwestie.

105. Na onderzoek van het advies van de Commissie concludeerde de Ombudsman dat hij nadere informatie nodig had. Hij verzocht de Commissie daarom om een meer specifiek antwoord, rekening houdend met de brief van klager van 11 april 2002, waarin klager had aangegeven dat zijn eerdere brieven van 19 december 2001, 12 februari 2002 en 16 maart 2002 niet waren beantwoord en dat de zaakbehandelaar van de Commissie niet telefonisch kon worden bereikt.

106. In haar antwoord ontkende de Commissie dat M. had nagelaten klager bij te staan. Mevrouw M was vóór en tijdens de uitvoering van het project behulpzaam geweest. Er waren regelmatig bilaterale contacten tussen haar en klager. De Commissie wees erop dat meer dan voldoende aandacht was besteed aan de behandeling van het dossier van klager, dat in een geest van billijkheid en gelijke behandeling werd beheerd. Klager had op 19 december 2001, 12 februari 2002 en 16 maart 2002 om wijzigingen van de overeenkomst verzocht. In haar brief van 5 april 2002 deelde de Commissie klager mee dat de gevraagde wijzigingen niet konden worden goedgekeurd. Deze brief moet de brief van klager van 11 april 2002 hebben doorkruist. Nadat klager zijn talrijke verzoeken had toegelicht, met name bij brief van 19 juni 2002, heeft de Commissie haar definitieve standpunt meegedeeld in haar brief van 30 juli 2002, waarin de in de brief van klager van 5 april 2002 genoemde kwestie van de wijziging van de uitvoeringsperiode werd behandeld.

107. Klager heeft geen verdere opmerkingen over dit aspect van de klacht gemaakt.

g) De vordering dat de Commissie de debetopdracht moet intrekken (de tweede vordering)

108. Klager verzocht de Commissie haar debetnota in te trekken waarbij zij klager gelastte het bedrag van 27 080,51 EUR terug te betalen.

109. In haar advies verwierp de Commissie dit argument. Zij legde uit dat het bedrag van de debetopdracht was gebaseerd op de tweede audit van het project en herhaalde de redenen waarom zij tot de conclusie was gekomen dat kosten ten belope van het bovengenoemde bedrag niet subsidiabel waren.

Beoordeling door de Ombudsman

a) Het vermeende verzuim om in de wijziging te verwijzen naar de juiste bepaling over de duur van de oorspronkelijke overeenkomst (aspect ii) van de eerste vordering)

110. De Commissie en klager zijn het erover eens dat de wijzigingsbepaling van de overeenkomst naar het verkeerde artikel van de overeenkomst verwees. In plaats van te verwijzen naar artikel 2 van de overeenkomst, dat betrekking had op de duur van het contract en de periode waarin de kosten subsidiabel waren, noemde het artikel 3, dat betrekking had op de financiering van het project. De Ombudsman merkt op dat de Commissie aldus heeft voldaan aan de eis van klager dat zij moet erkennen dat zij in de wijziging niet naar de juiste bepaling van de oorspronkelijke overeenkomst heeft verwezen.

111. Klager voerde aan dat deze fout betekende dat i) ofwel de oorspronkelijke subsidiabiliteitsperiode van 1 mei 2001 tot en met 1 mei 2002 van toepassing moest zijn, ofwel ii) de subsidiabiliteitsperiode voor kosten zowel de oorspronkelijk geplande periode als de in de wijziging bedoelde periode moest bestrijken, dat wil zeggen van 1 mei 2001 tot en met 1 december 2002. De Ombudsman merkt op dat klager zelf heeft voorgesteld de nieuwe subsidiabiliteitsperiode te laten lopen van 1 december 2001 tot 1 december 2002. Voorts is het duidelijk dat de Commissie dit voorstel heeft aanvaard. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat het argument van de Commissie dat de onjuiste verwijzing in de wijzigingsbepaling te wijten was aan een typefout en dat deze fout geen afbreuk doet aan de duidelijkheid, het doel of de geldigheid van de wijziging, redelijk is.

112. Er is dus geen wanbeheer vastgesteld met betrekking tot het tweede aspect van de eerste grief.

b) De vermeende vertraging bij de ondertekening van de wijziging van de Overeenkomst (aspect (i) van de eerste bewering) en de daarmee verband houdende vordering (aspect (i) van de eerste bewering)

113. Toen de overeenkomst tussen klager en de Commissie op 19 december 2001 werd ondertekend, was een aanzienlijk deel van de subsidiabiliteitsperiode voor kosten, die oorspronkelijk van 1 mei 2001 tot 1 mei 2002 zou lopen, reeds verstreken.

114. De Ombudsman merkt op dat klager om een wijziging van de subsidiabiliteitsperiode voor kosten heeft verzocht op de dag zelf waarop de overeenkomst werd ondertekend. De Commissie heeft deze vertraging bij de ondertekening van de overeenkomst toegeschreven aan de tijd die de Poolse regering nodig had om haar financiële bijdrage aan het programma "Cultuur 2000" te leveren. Een wijziging van de subsidiabiliteitsperiode voor kosten zou dus het logische gevolg van die vertraging zijn geweest. Het is daarom moeilijk in te zien waarom de Commissie meer dan zeven maanden nodig had om deze kwestie aan te pakken. Het is waar dat klager in februari 2002 om verdere wijzigingen van het project heeft verzocht. Als de reden voor het intrekken van het verzoek van klager om de subsidiabiliteitsperiode voor kosten te wijzigen echter zijn verzoek om verdere wijzigingen van het project was, blijft het een feit dat de Commissie klager er nooit over heeft geïnformeerd. Bovendien kon de Commissie niet onkundig zijn van het belang van de wijziging van de subsidiabiliteitsperiode voor de kosten voor de werkzaamheden aan het project, temeer daar deze subsidiabiliteitsperiode, zoals oorspronkelijk voorzien, op 1 mei 2002 zou aflopen. Niets wijst er hoe dan ook op dat de Commissie klager vóór 30 juli 2002 een antwoord heeft gegeven op zijn herhaalde verzoeken om verlenging van de genoemde subsidiabiliteitsperiode. De Commissie heeft niet gesteld dat er objectieve redenen waren die haar beletten de door klager voorgestelde wijziging te aanvaarden.

115. Voorts lijkt het nuttig er nogmaals op te wijzen dat de Commissie zelfs in haar brief van 30 juli 2002 slechts heeft bevestigd dat de "verplaatsing van de projectactiviteiten naar december 2002"aanvaardbaar" was. Het zei niet dat de verandering in feite "aanvaard"was. Hoe dan ook merkt de Ombudsman op dat de Commissie erkent dat het wijzigen van de subsidiabiliteitsperiode voor kosten een formele wijziging vereiste.

116. Aangezien de Commissie naar haar mening geen enkele verklaring heeft gegeven waarom er nog bijna vijf maanden verstreken waren voordat dit amendement definitief werd aangenomen, heeft de Ombudsman de Commissie specifiek om een toelichting verzocht. In haar antwoord heeft de Commissie alleen aangegeven dat de vertraging in kwestie klager niet had benadeeld, aangezien zij reeds "formeel" had ingestemd met de wijziging in haar brief van 30 juli 2002. Deze verklaringen zijn niet overtuigend. Het is moeilijk te begrijpen waarom de Commissie, indien zij van mening was dat de overeenkomst door middel van de genoemde brief rechtsgeldig was gewijzigd, het noodzakelijk achtte om in december 2002 over te gaan tot een formele wijziging. Hoe dan ook heeft de Commissie geen redelijke verklaring gegeven voor de tijd die zij nodig had om de betrokken wijziging te aanvaarden, ongeacht of 30 juli 2002 dan wel 19 december 2002 als de datum van aanvaarding van de wijziging werd beschouwd.

117. De Ombudsman is van mening dat het voor de EU-instellingen een goede administratieve praktijk is om binnen een redelijke termijn onomstreden wijzigingen in contracten door te voeren, tenzij er objectieve redenen zijn waarom dit niet mogelijk is. De Commissie heeft niet overtuigend uitgelegd waarom zij dit in de onderhavige zaak niet kon doen. Dit is een geval van wanbeheer. De Ombudsman zal daarom hieronder een overeenkomstige kritische opmerking maken.

118. Wat het daarmee samenhangende aspect i) van de eerste grief betreft, namelijk dat de Commissie moet erkennen dat zij er niet voor heeft gezorgd dat de wijziging tijdens de geldigheidsduur van de overeenkomst is ondertekend, heeft de Commissie toegegeven dat de wijziging van de overeenkomst na het verstrijken van de geldigheidsduur van de overeenkomst is ondertekend. Zoals hierboven uiteengezet, moet de verantwoordelijkheid voor de vertraging bij de ondertekening van dit amendement echter aan de Commissie worden toegerekend. Het verzuim van de Commissie om toe te geven dat zij verantwoordelijk was voor deze vertraging vormt een nieuw geval van wanbeheer, waarover hierna nog een kritische opmerking zal worden gemaakt.

c) De vermeende inconsistente audits (aspect ii) van de eerste bewering), de weigering om de door een bisdom afgegeven documenten te aanvaarden (aspect iii) van de eerste bewering) en de bewering dat de Commissie getuigenissen moet aanvaarden (derde bewering)

119. Klager voerde in wezen aan dat de Commissie ten onrechte had gehandeld omdat zij i) bepaalde kosten als niet-subsidiabel beschouwde, hoewel de eerste controleurs deze hadden aanvaard, ii) van mening was dat klager niet de informatie had verstrekt die nodig zou zijn geweest om bepaalde kosten als subsidiabel te beschouwen, en iii) weigerde bepaalde door de projectpartners van klager afgegeven documenten als voldoende bewijsmateriaal te aanvaarden.

120. Wat de eerste van de bovenstaande kwesties betreft, zij eraan herinnerd dat de Commissie de aanbevelingen van de eerste controleurs niet heeft opgevolgd, maar heeft besloten over te gaan tot een tweede controle. Klager concentreerde zijn kritiek op het feit dat de tweede controleurs bepaalde kosten afwezen die de eerste controleurs als subsidiabel hadden beschouwd. De Commissie lijkt dit niet te betwisten. De Ombudsman is het ermee eens dat het inderdaad ongebruikelijk lijkt dat kosten die bij de eerste controle werden aanvaard, op basis van de op dat moment beschikbare informatie, bij de tweede controle als niet-subsidiabel worden beschouwd, op basis van precies dezelfde informatie en de aanvullende informatie die door de begunstigde werd verstrekt. Beslissend is echter of de conclusies van de tweede controleurs gegrond waren.

121. De Ombudsman is met name van mening dat elke discrepantie of inconsistentie tussen de bevindingen van de twee controles in dit geval alleen relevant zou zijn indien de klager rechtmatig kon verwachten dat de bevindingen van de eerste controleurs vervolgens niet door een tweede controle ter discussie konden worden gesteld. Volgens de rechtspraak van de rechterlijke instanties van de Unie kan een persoon slechts een gewettigd vertrouwen hebben dat een instelling van de Unie zich op een bepaalde manier zal gedragen indien a) aan de betrokkene nauwkeurige, onvoorwaardelijke en onderling overeenstemmende toezeggingen zijn gedaan die afkomstig zijn van gemachtigde en betrouwbare bronnen, b) die toezeggingen van dien aard waren dat zij een gewettigd vertrouwen konden wekken, en c) de gedane toezeggingen in overeenstemming zijn met de toepasselijke regels [5]. In het onderhavige geval stelt klager enkel dat hij van de bij de eerste controle aanwezige vertegenwoordiger van de Commissie garanties heeft ontvangen dat de door hem verstrekte documenten "correct"waren. Het lijkt er derhalve op dat de Commissie de klager geen duidelijke garantie heeft gegeven dat bepaalde kosten die door de eerste controleurs als subsidiabel werden beschouwd, ook door de tweede controleurs zouden worden aanvaard. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat niets de tweede controleurs belette om alle bewijsmateriaal en documenten waarover klager beschikte, opnieuw te onderzoeken.

122. Klager lijkt ook het feit dat bij de tweede controle bepaalde kosten die bij de eerste controle als subsidiabel waren aangemerkt, als niet-subsidiabel werden aangemerkt, als oneerlijk te hebben beschouwd.

123. In dit verband acht de Ombudsman het nuttig een aantal opmerkingen te maken. In de eerste plaats moet bij de beoordeling van de billijkheid in het onderhavige geval noodzakelijkerwijs rekening worden gehouden met het gedrag van beide contractpartijen, namelijk de klager en de Commissie. Ten tweede, en zoals hierboven reeds opgemerkt, beweerde de klager dat bepaalde uitgaven ten bedrage van 10 413 EUR die in het kader van de eerste controle als subsidiabel werden beschouwd, in het kader van de tweede controle waren afgewezen. De Commissie heeft deze stelling niet betwist. Ten derde werden zowel de eerste als de tweede audit in de gebouwen van klager uitgevoerd door gekwalificeerde auditors, overeenkomstig internationale auditnormen en op basis van de documenten die klager ten tijde van de feiten ter beschikking had gesteld. Ten vierde is het niet aan de Ombudsman om na te gaan hoe de controleurs de afzonderlijke uitgavenposten hebben beoordeeld en om een nieuwe controle van specifieke documenten en/of andere posten uit te voeren, en kan deze rol evenmin aan de Commissie worden toegewezen. Wat de Commissie moest beslissen, was of en in welke mate zij de aanbevelingen van de gekwalificeerde auditors moest opvolgen. Het is dus aan de Ombudsman om te onderzoeken of het standpunt van de Commissie in dit opzicht redelijk en billijk was.

124. De eerste controleurs waren van mening dat de Commissie het volledige subsidiebedrag (87 272,10 EUR) van klager mocht terugvorderen omdat deze laatste de bepalingen van de overeenkomst betreffende het onvermogen van klager om zijn eigen bijdrage aan te tonen, niet naleefde. De Commissie toonde echter haar goodwill door ervoor te kiezen een andere van de eerste bevindingen van de controleurs te volgen die gunstiger was voor de klager, namelijk dat op basis van de gecontroleerde subsidiabele kosten het veel lagere bedrag van 41 196,92 EUR kon worden vastgesteld als het terug te betalen bedrag. Bovendien heeft de Commissie, toen klager naar aanleiding van de bevindingen van de eerste audit verdere uitgavengerelateerde documenten indiende, besloten haar in de gelegenheid te stellen al haar documenten in het kader van een tweede audit te presenteren. Aangezien klager hoe dan ook verplicht was om al vóór de eerste audit passende documentatie over het project bij te houden, kan dit besluit inderdaad worden beschouwd als een verdere demonstratie van de goodwill van de Commissie. In dit verband kan het nuttig zijn erop te wijzen dat, op basis van de ervaring van de Ombudsman, de bereidheid van de Commissie om een tweede controle toe te staan vrij uitzonderlijk is.

125. Vervolgens wijst de Ombudsman erop dat klager overeenkomstig artikel 12 van bijlage II bij de overeenkomst "alle documenten met betrekking tot het technische en financiële beheer van het project"moest bewaren en dat de Commissie het recht had opdracht te geven tot een audit gedurende een periode van maximaal vijf jaar na het einde van het project [6]. Belangrijker nog is dat uit een nadere bestudering van de relevante vereisten van artikel 9 van bijlage II inzake de subsidiabiliteit van kosten blijkt dat de toepassing ervan noodzakelijkerwijs een beoordelingsmarge zou hebben opgeleverd met betrekking tot de vraag of specifieke kosten subsidiabel waren in het kader van het project. Ongeacht of de twee controles waren gebaseerd op dezelfde of op verschillende documenten, gezien de beoordelingsmarge in kwestie, kon dus worden verwacht dat de controleurs die de tweede controle hadden uitgevoerd, uiteenlopende standpunten hadden kunnen hebben ten opzichte van die van de eerste controleurs met betrekking tot de subsidiabiliteit van bepaalde uitgavenposten. In dit verband merkt de Ombudsman ook op dat, ondanks de beoordelingsmarge van de controleurs en de inherente risico's die verbonden zijn aan een nieuwe controle, in de tweede controle, ondanks de verschillende bevindingen ervan, werd geconcludeerd dat de klager had moeten worden verzocht een aanzienlijk lager bedrag terug te betalen dan het bedrag dat in de eerste controle werd aanbevolen.

126. Het kan nuttig zijn hieraan toe te voegen dat niets in de opmerkingen van klager aantoonde dat de relevante bevindingen van de eerste controle kennelijk correct waren en dat de bevindingen van de tweede controle kennelijk onjuist waren.

127. In het licht van het voorgaande is de Ombudsman van oordeel dat de vermeende inconsistente bevindingen van de twee controles geen rechtvaardiging kunnen vormen voor de bevinding dat klager oneerlijk is behandeld.

128. Vervolgens zal de Ombudsman het andere verwante argument van klager onderzoeken, namelijk dat de Commissie ten onrechte van mening was dat klager niet de nodige informatie had verstrekt om bepaalde kosten als subsidiabel te kunnen beschouwen. De Ombudsman merkt op dat, zoals de Commissie heeft opgemerkt, aan een aantal voorwaarden moest zijn voldaan om de kosten als subsidiabel te kunnen beschouwen. Klager heeft de verklaringen van de Commissie in dit verband niet betwist. Met betrekking tot de kosten die in de onderhavige zaak worden betwist, merkt de Ombudsman op dat de tweede controleurs volgens de Commissie hebben vastgesteld dat klager geen door derden afgegeven bewijsstukken had overgelegd en dat klager ook geen contracten, urenstaten of salarisadministratiedocumenten had overgelegd voor zover het bepaalde personeelskosten betrof.

129. Wat betreft de weigering om bepaalde door de projectpartners van klager afgegeven documenten als voldoende bewijs te aanvaarden, verwees klager naar documenten betreffende bijdragen van a) een bisdom en b) c) twee andere partnerinstellingen. Wat punt a) betreft, presenteerde klager een verslag van één bladzijde over de bijdrage van de medeorganisator van het project betreffende een bisdom met een tabel waaruit blijkt dat een bisschop een bijdrage van 2 000 EUR heeft geleverd. Het document is voorzien van het officiële stempel van een bisdom en is ondertekend en gedateerd op 14 januari 2004. Er staan geen andere datums in dat rapport. Wat punt b) betreft, diende de klager een ander "verslag over de input van de medeorganisator van het project" in met betrekking tot de betrokken partnerinstelling. Dit document draagt ook het officiële stempel van de projectpartner en is ondertekend en gedateerd op 17 november 2003. Het vermeldt niet de datum waarop de bijdrage is geleverd. Met betrekking tot punt c) heeft klager twee documenten overgelegd. De eerste is getiteld "Overeenkomst/bevestiging van de bijdrage van de partner"en dateert van 1 februari 2002. Het tweede is een "verslag over de input van de medeorganisator van het project". Het is voorzien van het officiële stempel van de partner en is ondertekend en gedateerd op 20 november 2001.

130. De Commissie was van mening dat een enkele aangifte niet voldoende bewijs vormde, tenzij zij werd gestaafd door een bewijs van de geboekte en uit de rekeningen van de begunstigde betaalde uitgaven. Volgens de Commissie heeft klager nooit dergelijk bewijs geleverd.

131. De Ombudsman is van mening dat de aanpak van de Commissie in overeenstemming is met de subsidiabiliteitsvoorwaarden van de overeenkomst.

132. Gezien het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat de Commissie een coherent en redelijk overzicht heeft gegeven van de wijze waarop zij de door klager gedeclareerde kosten heeft behandeld. In dit verband kan dus geen wanbeheer worden vastgesteld.

d) De weigering om aanvullende documenten te onderzoeken na de audit (aspect iv) van de eerste bewering)

133. Klager voerde in wezen aan dat de Commissie ten onrechte heeft geweigerd rekening te houden met aanvullende documenten die klager na de tweede audit had verkregen. Uit het door de Ombudsman verzamelde bewijsmateriaal blijkt dat de tweede controleurs klager hebben verzocht uiterlijk op 4 september 2007 opmerkingen te maken over hun ontwerpauditverslag. Op 5 september 2007 verzocht klager om verlenging van die termijn tot 10 oktober 2007. De auditors verleenden klager de gevraagde verlenging. Het bewijsmateriaal waarover de Ombudsman beschikt, wijst er niet op dat klager om een verdere verlenging heeft verzocht of deze heeft verkregen.

134. De controleurs lijken hun verslag op 28 november 2007 bij de Commissie te hebben ingediend, dat wil zeggen anderhalve maand na het verstrijken van de verlengde termijn waarbinnen klager zijn opmerkingen moest indienen. Het lijkt nuttig eraan te herinneren dat klager volgens de overeenkomst binnen een periode van vijf jaar na het einde van het project had kunnen worden gecontroleerd. In het geval van een dergelijke audit moest zij alle documenten met betrekking tot het technische en financiële beheer van het project ter beschikking stellen. De Ombudsman merkt op dat klager in de onderhavige zaak de mogelijkheid had om tot 10 oktober 2007, dat wil zeggen bijna vijf jaar na het einde van het project, aanvullend bewijsmateriaal in te dienen. Klager kon niet onkundig zijn van het belang van deze termijn, aangezien hij zelf om een verlenging van de oorspronkelijke termijn had verzocht.

135. Aangezien klager geacht werd vanaf het begin van de uitvoering van het project in het bezit te zijn van de relevante documenten (en deze bijna vijf jaar na de voltooiing van het project niet te verzamelen) en aangezien de verlengde termijn zonder enig antwoord van klager was verstreken, is de Ombudsman van oordeel dat klager meer dan voldoende tijd had om de relevante documenten van zijn partners te verkrijgen. Daarom is de Ombudsman van mening dat de Commissie terecht van mening was dat de tweede controleurs of zijzelf geen aanvullende documenten hoefden te onderzoeken die na de desbetreffende termijn waren verzonden, en dat zij het controleverslag kon afronden. Bovendien lijken de documenten die klager te laat bij de Commissie heeft ingediend, betrekking te hebben gehad op niet-subsidiabele reiskosten die na de voltooiing van het project zijn gemaakt.

136. Gelet op het voorgaande kan in dit verband geen wanbeheer worden vastgesteld.

e) Het vermeende verlies van het oorspronkelijke eindverslag van het project (aspect v) van de eerste bewering)

137. Klager beweerde dat de Commissie het eindverslag dat zij haar had toegezonden, had verloren. Om te beginnen lijkt het nuttig eraan te herinneren dat het eindverslag bestond uit het operationele verslag met een beschrijving van de uitgevoerde activiteiten en het financiële verslag met een overzicht van de inkomsten en uitgaven van het project. Tijdens het onderzoek bleek dat de kritiek van klager alleen betrekking had op het financiële verslag dat de Commissie volgens klager in februari 2003 ontving en vervolgens verloor. Het lijkt nuttig hieraan toe te voegen dat uit de inspectie door de diensten van de Ombudsman is gebleken dat het operationele verslag van klager, dat dateert van 1 februari 2003, deel uitmaakt van het dossier van de Commissie.

138. Klager heeft een kopie van een DHL-ontvangstbewijs overgelegd waaruit blijkt dat hij de Commissie op 6 februari 2003 twee pakketten had toegezonden. Deze ontvangstbevestiging bewijst echter niet dat deze pakketten het definitieve financiële verslag bevatten.

139. Het is juist dat D in haar e-mails van 30 mei en 5 juni 2003 heeft verklaard dat het financiële verslag verloren leek te zijn gegaan. Uit de bewoordingen van deze e-mails blijkt echter duidelijk dat mevrouw D niet heeft verwezen naar iets waarvan zij wist dat het een feit was, maar naar een veronderstelling die zij had gemaakt. De desbetreffende verklaring bewijst dus niet dat de Commissie het financiële verslag inderdaad in februari 2003 heeft ontvangen en vervolgens heeft verloren. Klager suggereerde dat de bewijskracht van de verklaring van mevrouw D nog werd versterkt door het feit dat mevrouw D volgens klager haar eenheidshoofd had geraadpleegd alvorens de desbetreffende e-mails te verzenden. Zelfs indien de veronderstellingen van klager juist zouden zijn, zou dit echter niet afdoen aan het feit dat de verklaring van mevrouw D louter op een onbewezen veronderstelling was gebaseerd.

140. Klager voerde aan dat, indien het financieel verslag inderdaad niet in februari 2003 was ingediend, het moeilijk te begrijpen zou zijn waarom de Commissie dit pas bijna vier maanden later opmerkte. De Ombudsman vindt het raadselachtig dat de Commissie het ontbreken van het financieel verslag eind mei 2003 lijkt te hebben opgemerkt, temeer daar mevrouw M volgens de e-mail van mevrouw D van 30 mei 2003 reeds een "ontwerp-evaluatie" van de inhoud van het operationeel verslag had verricht. D verklaarde echter ook dat M. geen raming van de inkomsten en uitgaven had achtergelaten. Mogelijk had dit kunnen gebeuren omdat het financieel verslag niet bij het operationeel verslag was gevoegd. Het feit dat dit niet eerder is opgemerkt, had echter ook te wijten kunnen zijn aan de omstandigheid dat het betrokken dossier niet zo zorgvuldig was behandeld als het had moeten zijn voordat D het overnam.

141. Klager wees erop dat hij er alle belang bij had het verslag zo spoedig mogelijk in te dienen, aangezien dit een voorwaarde was om de rest van de subsidie te ontvangen. Het zou tegen haar eigen belang zijn geweest om niet aan deze voorwaarde te voldoen. De Ombudsman is het ermee eens dat het logisch is om aan te nemen dat klager er duidelijk belang bij had het financiële verslag in kwestie zo snel mogelijk in te dienen. Dit sluit echter niet uit dat de klager dit onbedoeld heeft nagelaten. De Ombudsman merkt op dat klager in zijn brief van 5 juni 2003 verklaarde dat het eindverslag nog steeds op zijn computer was opgeslagen en dat hij het per post zou toezenden om verwarring bij de deskundigen van de Commissie te voorkomen. Op 16 juni 2003 vestigde de Commissie de aandacht van klager echter op het feit dat zij het definitieve financiële verslag nog moest indienen [7] en de Commissie ontving het pas op 20 juni 2003.

142. De Commissie voerde aan dat, aangezien zij pas op 20 maart 2003 bepaalde overschrijvingen tussen de begrotingsonderdelen van het project had aanvaard, het definitieve financiële verslag niet in februari 2003 had kunnen worden ingediend. De Ombudsman is van mening dat het inderdaad logisch lijkt te veronderstellen dat een begunstigde het antwoord van de Commissie op een verzoek om bepaalde financiële wijzigingen door te voeren zou afwachten alvorens het financieel verslag bij hem in te dienen. Het kan echter niet worden uitgesloten dat het financieel verslag niettemin in februari 2003 is ingediend, in de veronderstelling dat de Commissie de desbetreffende wijzigingen zou goedkeuren en om klager in staat te stellen de rest van de subsidie zo snel mogelijk te verkrijgen.

143. In antwoord op de verdere onderzoeken van de Ombudsman legde de Commissie uit dat, hoewel de correspondentie van klager op 6 februari 2003 werd ontvangen en geregistreerd, zij geen kennis had van het aantal of het soort dossiers dat in het kader van die correspondentie werd ontvangen. Gezien de tijd die was verstreken, kon de Commissie ook niet uitleggen waarom er geen ontvangststempel op het operationele verslag stond. Uit deze informatie kan dus niet worden afgeleid of de Commissie het financieel verslag in februari 2003 heeft ontvangen.

144. In haar brief aan de Commissie van 5 juni 2003 vermeldde klager dat mevrouw M haar projectmanager tijdens een telefoongesprek in maart 2003 had meegedeeld dat het financieel verslag werd onderzocht door onafhankelijke financiële deskundigen die contact met hem zouden opnemen als zij vragen hadden. De Commissie heeft uiteengezet dat zij de inhoud van dit telefoongesprek niet kon bevestigen. Uit de verduidelijkingen van de Commissie blijkt echter dat het beweerdelijk verloren gegane financiële verslag niet was ingediend bij de diensten van de Commissie die belast waren met de financiële aspecten van het project (zoals vereist door de destijds geldende administratieve procedure en uiteengezet in punt 99 hierboven), aangezien in hun administratie geen spoor van dat verslag was opgenomen. Hoewel dus niet kan worden vastgesteld wat in het betrokken telefoongesprek is gezegd, blijkt dat het vermeend verloren gegane verslag de financiële eenheid niet had bereikt. De Ombudsman merkt op dat dit zou kunnen betekenen dat het financieel verslag mogelijk verloren is gegaan terwijl het nog in het bezit was van de operationele eenheid.

145. Klager legde een verklaring van zijn secretaris over waarin zij bevestigde dat zij getuige was geweest van de toezending van het financieel verslag en het operationeel verslag aan de Commissie op het hoofdpostkantoor in een Poolse stad. In antwoord hierop voerde de Commissie twee argumenten aan, namelijk i) dat P op grond van het eerste auditverslag niet langer in dienst van klager had mogen zijn op het moment dat het eindverslag werd verzonden, en ii) dat klager een particuliere transportonderneming (DHL) had gebruikt om zijn eindverslag naar de Commissie te sturen. Wat het eerste argument betreft, merkt de Ombudsman op dat klager een vereniging is. Hoewel in het controleverslag werd opgemerkt dat de vereniging niet over eigen personeel beschikte, werd in hetzelfde verslag ook vermeld dat mevrouw P als secretaris van de vereniging in het gerechtelijk register was opgenomen. Derhalve kan niet worden uitgesloten dat P bij de toezending van het financieel verslag in dienst was en aanwezig was. Het eerste argument van de Commissie is dus niet overtuigend. Wat het tweede argument van de Commissie betreft, merkt de Ombudsman op dat klager inderdaad geen gebruik had gemaakt van de postdienst, maar van een particuliere internationale koeriersdienst (DHL) om zijn eindverslag aan de Commissie toe te zenden. De verklaring van P dat zij getuige was van de verzending van het rapport naar het hoofdpostkantoor in een Poolse stad, lijkt dus twijfelachtig. De Ombudsman betreurt het dat klager geen verduidelijkingen heeft verstrekt die meer licht op dit punt zouden kunnen werpen. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat de verklaring van mevrouw P niet de vereiste bewijskracht heeft om zijn conclusie op beslissende wijze te beïnvloeden.

146. Rekening houdend met alle bovengenoemde factoren is de Ombudsman van oordeel dat niet met zekerheid kan worden vastgesteld dat de Commissie, zoals klager beweerde, het financieel verslag in februari 2003 heeft ontvangen en vervolgens heeft verloren. Daarom moet de Ombudsman concluderen dat in dit verband geen wanbeheer kan worden vastgesteld.

147. Niettemin is de Ombudsman van mening dat uit dit onderzoek is gebleken dat een aantal aspecten van de behandeling van dit soort projecten door de Commissie verder kan worden verbeterd. Met het oog hierop zal hij nog twee opmerkingen maken over de twee onderstaande punten.

148. De Ombudsman is van mening dat de registratieprocedures van de Commissie voor binnenkomende documenten die van kracht waren op het moment dat de feiten van deze zaak zich voordeden, duidelijk kunnen worden verbeterd (indien dit in de tussentijd niet is gebeurd). In dit verband moet worden opgemerkt dat het operationele verslag van klager in het dossier van de Commissie geen stempel bevatte dat de datum van ontvangst aangaf. Ter vergelijking: de door de Ombudsman ontvangen documenten worden geregistreerd, afgestempeld met de datum van ontvangst, aan een fysiek dossier toegevoegd en gescand voor elektronische opslag. De Commissie zou er goed aan doen ervoor te zorgen dat, voor zover zij dergelijke stappen nog niet heeft ondernomen, elk item of document dat zij ontvangt, zodanig wordt behandeld dat op eenvoudige en betrouwbare wijze kan worden vastgesteld wanneer het daadwerkelijk is ontvangen en geregistreerd.

149. Wanneer een projectmanager die binnen de Commissie met een bepaald dossier is belast, op het punt staat zijn post te verlaten of zijn dienstverband bij de Commissie te beëindigen, zou het bovendien een goede administratieve praktijk zijn om ervoor te zorgen dat overdrachtsnota’s worden opgesteld, waarbij de balans wordt opgemaakt van alle eerdere fasen van de procedure (met inbegrip van alle relevante correspondentie die is uitgewisseld) en van alle lopende acties die moeten worden ondernomen. Dit zou de ruimte voor administratieve fouten die kunnen voortvloeien uit een verandering in projectmanagers aanzienlijk kunnen beperken. Het moet ook bijdragen tot het waarborgen van de nodige continuïteit bij het beheer van projecten ten aanzien van de buitenwereld.

f) Het vermeende verzuim om de klager bij te staan door onder meer niet te antwoorden op zijn brieven (aspect (vi) van de eerste bewering)

150. Klager beweerde dat de Commissie, en met name mevrouw M, klager niet voldoende bijstand had verleend door haar brieven niet te beantwoorden. In dit verband merkt de Ombudsman op dat klager niet heeft gesuggereerd dat mevrouw D, die M heeft overgenomen, haar evenmin adequate bijstand heeft verleend.

151. Klager verwees naar een brief van 11 april 2002 van zijn coördinator aan de Commissie, waarin deze verklaarde dat mevrouw M. niet had geantwoord op de eerdere correspondentie van 19 december 2001, 12 februari 2002 en 16 maart 2002 en dat de coördinator haar niet telefonisch had kunnen bereiken. De Commissie verklaarde dat mevrouw M regelmatig contact had gehad met klager en dat de Commissie klager bij brief van 5 april 2002 had meegedeeld dat de gevraagde wijzigingen te uitgebreid waren. Volgens de Commissie moet deze brief de brief van klager van 11 april 2002 hebben doorkruist.

152. De Ombudsman is van mening dat, indien er regelmatig contact was met klager, dit duidelijk grotendeels te wijten lijkt te zijn aan de eigen inspanningen van klager. Ook al vroeg klager in zijn brief van 12 februari 2002 om wijzigingen die het project aanzienlijk leken te wijzigen, het is niet duidelijk waarom het de Commissie bijna twee maanden kostte om aan die brief gevolg te geven. Bovendien verzocht klager op 19 december 2001 om een wijziging van de subsidiabiliteitsperiode voor kosten en herhaalde hij zijn verzoek op 11 april 2002. In de daaropvolgende brief van de Commissie van 5 april 2002 werd echter niet eens ingegaan op deze hangende kwestie. De Commissie heeft uiteindelijk meer dan zeven maanden nodig gehad om zich uit te spreken over het verzoek van klager om de subsidiabiliteitsperiode voor kosten te verlengen tot december 2002. Tegen deze achtergrond is de Ombudsman van oordeel dat de Commissie geen overtuigende verklaring heeft gegeven om aan te tonen dat zij klager daadwerkelijk voldoende bijstand had verleend via haar projectcoördinator, mevrouw M. Bijgevolg stelt de Ombudsman een geval van wanbeheer vast met betrekking tot het vermeende verzuim van de Commissie om klager voldoende bij te staan. Aangezien dit aspect tot op zekere hoogte overlapt met de kwestie van de vertraging bij de ondertekening van de wijziging van de overeenkomst (aspect i) van de eerste bewering en aspect i) van de eerste bewering), zal het worden behandeld in de kritische opmerking die betrekking heeft op die kwestie.

g) De vordering dat de Commissie de debetopdracht moet intrekken (de tweede vordering)

153. Zoals hierboven vermeld, waren niet alle aspecten van de uitvoering en behandeling van de overeenkomst door de Commissie met klager bevredigend. Bovengenoemde gevallen van wanbeheer door de Commissie doen echter niet af aan de onderliggende reden voor de afgifte van de aan klager gerichte debetnota, namelijk dat klager gedurende een periode van meer dan vier jaar niet het vereiste bewijsmateriaal heeft verstrekt om aan te tonen dat hij overeenkomstig de met de Commissie gesloten overeenkomst heeft gewerkt. De Ombudsman is derhalve van mening dat de weigering van de Commissie om het debetbevel in te trekken gerechtvaardigd was.

B. Bewering dat geen informatie is verstrekt over de mogelijkheid om beroep in te stellen (tweede bewering)

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

154. Klager voerde aan dat de debetnota van de Commissie geen informatie bevatte over de mogelijkheid van beroep. Zij was derhalve van mening dat de debetnota moest worden ingetrokken.

155. De Commissie voerde in haar standpunt aan dat klager door de ondertekening van de overeenkomst volledig op de hoogte was van de mogelijkheid om zich tot het Gerecht te wenden om een besluit van de Commissie aan te vechten. Dit was bepaald in artikel 8 van bijlage II bij de overeenkomst.

Beoordeling door de Ombudsman

156. Het is juist dat de debetnota niet aangaf hoe daartegen beroep kon worden ingesteld. De door klager ondertekende overeenkomst bevatte echter een specifieke bepaling betreffende de beslechting van geschillen. Het is dus redelijk om aan te nemen dat klager op de hoogte was van de clausule inzake geschillenbeslechting in het contract dat hij had ondertekend. Bovendien werd in de debetnota zelf ook verwezen naar de door klager ondertekende overeenkomst. Volgens de Ombudsman lijkt het standpunt van de Commissie derhalve redelijk en kan derhalve geen wanbeheer met betrekking tot deze bewering worden vastgesteld.

C. De vermeende plaatsing van de klager op de zwarte lijst en het daarmee verband houdende argument (derde bewering en vierde argument)

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

157. Klager voerde in zijn klacht aan dat bij de voorbereiding van project 2 in 2005 negen partners betrokken waren en een aanzienlijke inspanning in termen van tijd en geld. De coördinator van klager reisde af om alle betrokken instellingen in IJsland, Griekenland, Spanje en Duitsland te bezoeken, maakte reserveringen voor muziekconcerten, ondertekende overeenkomsten en maakte andere daarmee verband houdende uitgaven. Het project werd uiteindelijk geselecteerd voor een subsidie en in juli 2005 zijn de projectpartners begonnen met de uitvoering ervan. De Commissie heeft het project echter gediskwalificeerd wegens het kennelijke wangedrag van klager in het kader van zijn eerder geselecteerde project 1. Volgens klager was er op dat moment, of op het moment van de klacht, geen bewijs van enig wangedrag van de klager bij de uitvoering van het bovengenoemde project. Volgens klager heeft de Commissie haar besluit om haar tweede project uit te sluiten gebaseerd op vals bewijsmateriaal van mevrouw B. Zij voerde aan dat dergelijk gedrag neerkomt op illegale plaatsing op de zwarte lijst.

158. In haar advies verklaarde de Commissie dat er binnen het programma Cultuur 2000 geen "zwarte lijsten" bestonden. Zij voegde daaraan toe dat project 2 van klager 68,20 van de 100 punten ontving. Hoewel het niet voor financiële steun werd geselecteerd, werd het op een reservelijst geplaatst. De Commissie heeft besloten geen subsidie toe te kennen op basis van het eerste auditverslag over project 1 en in overeenstemming met het in het Financieel Reglement verankerde beginsel van goed financieel beheer [8]. Zij heeft klager daarvan op 12 juli 2005 in kennis gesteld. De verantwoordelijkheid voor het starten van het project voordat de resultaten van de selectieprocedure van de Commissie bekend zijn, berust uitsluitend bij klager. Ook het feit dat het project niet voor een subsidie werd geselecteerd, gaf klager geen recht op compensatie, aangezien het enige bindende document de ondertekende subsidieovereenkomst zou zijn geweest.

159. In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie benadrukte klager dat er, toen de Commissie project 2 diskwalificeerde, geen definitieve bevindingen waren met betrekking tot de eerste audit. Daarom had er geen reden kunnen zijn om het te diskwalificeren.

160. In antwoord op de verdere onderzoeken van de Ombudsman legde de Commissie uit dat zij had besloten geen subsidie voor project 2 toe te kennen omdat, overeenkomstig artikel 115 van het Financieel Reglement, een subsidieaanvraag moest worden beoordeeld op basis van de selectiecriteria. Deze omvatten de financiële draagkracht van de aanvrager om het voorgestelde project te voltooien. Artikel 176, lid 2, van verordening nr. 2342/2002 [9] preciseerde voorts dat de aanvrager over stabiele en toereikende financieringsbronnen moet beschikken om de activiteit gedurende de vastgestelde periode te handhaven en aan de financiering ervan deel te nemen. Deze voorwaarde was specifiek opgenomen in de oproep tot het indienen van voorstellen voor 2005 van het programma "Cultuur 2000", waarin werd bepaald dat aanvragers en medeorganisatoren "garanties moeten bieden voor hun financiële levensvatbaarheid".

161. De Commissie merkte op dat uit de officiële rekeningen van klager voor de jaren 2000 en 2002, die tijdens de eerste controle werden verkregen, bleek dat hij niet over voldoende financiële capaciteit beschikte om een project met een Europese dimensie te organiseren. De jaarresultaten waren negatief, het nettoverlies nam toe en er was bijna geen kapitaal. Afgezien van de van de Commissie ontvangen subsidies had klager geen andere aanzienlijke inkomsten om een project uit te voeren. Deze elementen weerspiegelden de uiterst zwakke financiële draagkracht van de klager en werden door de eerste controleurs genoemd. Het niet voldoen aan een van de belangrijkste criteria voor een subsidietoekenning, zoals vastgesteld in het Financieel Reglement en in de oproep tot het indienen van voorstellen, heeft de Commissie ertoe gebracht de toekenning van een subsidie te weigeren. De Commissie benadrukte dat de afwijzing van het voorstel van klager het gevolg was van zijn zwakke financiële draagkracht en niet van een van de in artikel 114, lid 2, van het Financieel Reglement genoemde uitsluitingscriteria.

162. De vertegenwoordigers van de Ombudsman hebben het dossier van de Commissie met betrekking tot project 2 geïnspecteerd. Daaruit bleek dat het door het beschikbaar komen van extra begrotingsmiddelen mogelijk zou zijn geweest om het project van klager te financieren. De bevoegde dienst van de Commissie stelde een lijst op van de projecten van de reservelijst die deze financiering konden ontvangen, samen met de brieven waarin de betrokken aanvragers werden geïnformeerd. Een brief van 7 juli 2005 aan klager werd opgesteld maar niet verzonden omdat uit een inmiddels uitgevoerde analyse van de financiële draagkracht van klager duidelijk bleek dat er sprake was van een aanzienlijke hoeveelheid negatief kapitaal. Daarom heeft de Commissie besloten het project van klager niet te financieren en haar daarvan bij brief van 12 juli 2005 in kennis te stellen. De Commissie herhaalde dat de procedure behoorlijk en transparant was geweest en dat er geen sprake was geweest van een "zwarte lijst" van klager of andere indieners van het verzoek.

163. Klager heeft geen opmerkingen gemaakt over het deel van het inspectieverslag met betrekking tot deze bewering.

Beoordeling door de Ombudsman

164. Klager beweerde dat de Commissie op onrechtmatige en oneerlijke wijze had geweigerd klager toe te staan project 2 te coördineren, dat reeds was goedgekeurd en waarvan de uitvoering reeds was begonnen. Volgens haar was dit omdat het in het geheim op de 'zwarte lijst' stond.

165. Uit het onderzoek van de Ombudsman is gebleken dat de Commissie klager niet heeft gediskwalificeerd voor wangedrag dat hem bij de uitvoering van project 1 was toegerekend. Zoals uit het onderzoek is gebleken, had de Commissie in eerste instantie (en onafhankelijk van dat project) de intentie om project 2 te financieren zodra er extra middelen beschikbaar waren gekomen. De wijziging van haar positie vond pas plaats nadat zij kennis had genomen van de financiële situatie van klager.

166. Uit de inzage in het dossier van de Commissie zijn geen elementen naar voren gekomen die erop wijzen dat de beschikking van de Commissie is vastgesteld op basis van een vermeende "zwarte lijst". De Commissie legde uit dat haar besluit was gebaseerd op specifieke wettelijke bepalingen in het Financieel Reglement en Verordening (EG) nr. 2342/2002, die tot doel hadden ervoor te zorgen dat de begunstigden van subsidies over voldoende financiële capaciteit beschikten om hun projecten te voltooien. Tijdens de controle van het dossier van de Commissie heeft de Commissie de Ombudsman een document van 5 juli 2005 doen toekomen met een analyse van de financiële situatie van klager. Uit dat document bleek dat klager aan geen van de relevante financiële indicatoren voldeed. Klager betwistte de bevindingen over zijn financiële situatie niet.

167. In het licht van het bovenstaande kunnen de beweringen van klager dat de Commissie onrechtmatig en oneerlijk heeft gehandeld of dat zij klager op de zwarte lijst heeft geplaatst, niet worden aanvaard. Met betrekking tot de derde grief is dus geen wanbeheer vastgesteld.

168. Niettemin heeft de Ombudsman consequent gepleit voor het standpunt dat het een goede administratieve praktijk is voor een administratie om transparant te handelen en de redenen voor haar optreden in duidelijke en ondubbelzinnige bewoordingen uit te leggen. De Ombudsman merkt op dat de in de brief van de Commissie van 12 juli 2005 gebruikte formulering, namelijk dat "bepaalde zorgen" werden geuit over de klager, waarvan laatstgenoemde "zich ook bewust was" onnodig vaag en duister was. Indien de Commissie in het kader van dit onderzoek de redenen voor haar besluit om het tweede project van klager niet te financieren overtuigend had kunnen toelichten, had zij dit in eerste instantie moeten doen in haar brief aan klager van 12 juli 2005. Het zou wenselijk zijn als de Commissie er in de toekomst voor zou kunnen zorgen dat aanvragers die zich in een situatie bevinden die vergelijkbaar is met die van de klager, duidelijk en ondubbelzinnig worden geïnformeerd over de redenen waarom hun project niet zal worden gefinancierd. Daarom zal de Ombudsman hieronder een overeenkomstige aanvullende opmerking maken.

169. De klager voerde aan dat de Commissie i) had moeten uitleggen waarom zij project 2 had gediskwalificeerd, en ii) de klager en zijn projectpartners had moeten compenseren voor hun werk bij de voorbereiding van het projectvoorstel. Gelet op het voorgaande is het duidelijk dat de Commissie voldoende verduidelijkingen heeft verstrekt met betrekking tot punt i) van het vierde argument. Wat aspect ii) van het argument betreft, heeft de klager geen bewijsmateriaal of informatie verstrekt waaruit blijkt op welke basis de Commissie haar en haar partners had moeten vergoeden voor de kosten die zij voor de voorbereiding van hun project hadden moeten maken. In dit verband merkt de Ombudsman op dat de Commissie klager ervan in kennis heeft gesteld dat zijn project in mei 2005 op een reservelijst was geplaatst. Op 12 juli 2005 deelde de Commissie klager echter mee dat zij, hoewel er aanvullende financiële middelen beschikbaar waren gekomen, hetgeen betekende dat op de reservelijst geplaatste projecten konden worden gefinancierd, project 2 niet zou ondersteunen. Het standpunt van de Commissie dat de klager als enige verantwoordelijk is voor de uitvoering van een project voordat een subsidieovereenkomst is ondertekend, lijkt derhalve legitiem en redelijk. Het is duidelijk dat het feit dat een project op een reservelijst is geplaatst, een aanvrager geen enkele vaste garantie biedt dat hij in de toekomst financiering zal ontvangen. Bijgevolg kan ook punt ii) van de vierde grief niet worden aanvaard.

170. Gelet op het voorgaande is met betrekking tot de vierde grief en de vierde grief geen wanbeheer vastgesteld.

D. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusies:

De Ombudsman is van mening dat het voor de EU-instellingen een goede administratieve praktijk is om binnen een redelijke termijn onomstreden wijzigingen in contracten door te voeren en de begunstigden in dit verband voldoende bijstand te verlenen, tenzij er objectieve redenen zijn waarom dit niet mogelijk is. De Commissie heeft niet overtuigend uitgelegd waarom zij dit in de onderhavige zaak niet kon doen. Dit is een geval van wanbeheer.

De Commissie heeft ook niet erkend dat zij verantwoordelijk was voor de bovengenoemde vertraging bij de ondertekening van de wijziging van de overeenkomst. Dit is opnieuw een geval van wanbeheer.

Er is geen wanbeheer vastgesteld met betrekking tot alle andere aspecten van de beweringen en beweringen van klager.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Verdere opmerkingen

De Commissie zou er goed aan doen ervoor te zorgen dat, voor zover zij dergelijke stappen nog niet heeft ondernomen, de door haar diensten ontvangen documenten en/of artikelen zodanig worden behandeld dat op eenvoudige en betrouwbare wijze kan worden vastgesteld wanneer zij daadwerkelijk zijn ontvangen en geregistreerd.

Wanneer een projectmanager die verantwoordelijk is voor een bepaald dossier op het punt staat zijn of haar post te verlaten of zijn of haar dienstverband bij de Commissie te beëindigen, zou het een goede administratieve praktijk zijn om ervoor te zorgen dat overdrachtsnota’s worden opgesteld waarin de balans wordt opgemaakt van alle eerdere fasen van de procedure (met inbegrip van alle relevante uitgewisselde correspondentie) en van alle lopende acties die in het kader van lopende projecten moeten worden ondernomen.

De tekst van de brief van de Commissie van 12 juli 2005 was onnodig vaag en onduidelijk. Het zou daarom nuttig zijn als de Commissie er in de toekomst voor zou kunnen zorgen dat aanvragers die zich in een situatie bevinden die vergelijkbaar is met die van de klager in de onderhavige zaak, duidelijk en ondubbelzinnig worden geïnformeerd over de redenen waarom hun project niet zal worden gefinancierd.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 13 december 2012

---

[1] Artikel 9, lid 1, van bijlage II bepaalt:/p>

"Onder subsidiabele kosten van de concrete actie worden kosten verstaan die aan de volgende criteria voldoen:

- zij moeten rechtstreeks verband houden met het voorwerp van de overeenkomst en in de overeenkomst zijn opgenomen;

- zij moeten noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de onder de overeenkomst vallende activiteit;

zij moeten redelijk zijn en in overeenstemming zijn met de beginselen van goed financieel beheer, en met name met de beginselen van kosteneffectiviteit en kosteneffectiviteit;

- zij moeten zijn gemaakt tijdens de levensduur van de operatie [...]

- zij moeten daadwerkelijk zijn gemaakt, in de boekhouding of belastingdocumenten van de begunstigde zijn opgenomen en identificeerbaar en controleerbaar zijn."

[2] Volgens het controleverslag bedroeg het kapitaal van klager 400 PLN. Het nettoverlies aan het eind van het jaar 2000 bedroeg 118 952,14 PLN, terwijl het nettoverlies aan het eind van het jaar 2002 331 738,05 PLN bedroeg. Klager had geen andere significante inkomsten dan subsidies van de Commissie. Zij beschikte niet over eigen personeel, maar sloot tijdens de subsidiabiliteitsperiode overeenkomsten met natuurlijke personen voor het verrichten van diensten.

[3] Bovendien lijkt het erop dat de overeenkomst voorzag in een financiële bijdrage van slechts ongeveer 15 000 EUR van de kant van klager.

[4] Geciteerd in voetnoot 1 hierboven.

[5] Zie bijvoorbeeld zaak T-384/02, Fernando Valenzuela Marzo/Commissie, JurAmbt. 2004, blz. I-A-235 en II-1035, punt 104.

[6] Artikel 12 van bijlage II luidt als volgt:

"12.1 De begunstigde verbindt zich ertoe het personeel van de Commissie en van de Europese Rekenkamer en de door hen gemachtigde personen passende toegang te verlenen tot de locaties of lokalen waar het project wordt uitgevoerd en tot alle documenten betreffende het technische en financiële beheer van het project. ...

12.2 De begunstigde stemt ermee in dat de Commissie en de Rekenkamer van de Europese Gemeenschappen, alsmede alle door hen gemachtigde personen, het gebruik van de subsidie verifiëren overeenkomstig het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, zoals gewijzigd, gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst en gedurende vijf jaar na de datum waarop de overeenkomst afloopt."

[7] Mevrouw D schreef aan klager om uit te leggen dat zij"een kopie van bijlage IV bijvoegde die u (nog) moet invullen". Het is in dit verband nuttig op te merken dat, overeenkomstig artikel 5 van de overeenkomst, "de definitieve financiële rekening uitsluitend wordt opgesteld op basis van bijlage IV bij deze overeenkomst. Elke andere steun zal worden afgewezen"(nadruk toegevoegd door de Ombudsman).

[8] Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (PB L 248, blz. 1).

[9] Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (PB L 357, blz. 1).