Geachte heer M.,
Op 28 juni 1999 heeft u namens onderneming G. een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman over maatregelen van de Europese Commissie en het Comité van onafhankelijke deskundigen, die schade hebben toegebracht aan de reputatie van G.
Op 29 juli 1999 heb ik de klacht doorgestuurd naar de waarnemend voorzitter van de Europese Commissie. De Commissie heeft op 27 oktober 1999 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 22 december 1999 hebt toegezonden.
Ik schrijf u nu om u het resultaat te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Achtergrondinformatie
In augustus 1997 verschenen in een Belgische krant beschuldigingen van corruptie tegen een voormalig directeur van een van de Belgische dochterondernemingen van G. en een ambtenaar van de Commissie bij de gunning van en het toezicht op een bewakingscontract. De aantijgingen waren dat het bewakingscontract was gemanipuleerd ten gunste van G., dat een aanvullende overeenkomst met onjuiste prijzen en andere regelingen om de onderneming te compenseren voor het doen van een gereduceerd bod was gewijzigd en ten slotte dat een aantal fictieve werknemers was geregistreerd.
De UCLAF (nu OLAF) en DG XX van de Commissie kregen de opdracht om binnen en buiten de Commissie onderzoeken uit te voeren en presenteerden hun verslag op 12 maart 1998. Hun conclusie was dat er duidelijke en overeenstemmende aanwijzingen waren dat de aanbestedingsprocedure ten gunste van G. was gemanipuleerd. In april 1998 werd een Belgische officier van justitie gevraagd een gerechtelijk onderzoek in te stellen. G. opende ook een onderzoek dat door een afzonderlijke onderneming werd beheerd. Het rapport (het Farleigh-rapport) werd in september 1998 aan de UCLAF voorgelegd en een kopie ervan werd aan het Openbaar Ministerie toegezonden.
Op 6 januari 1999 publiceerde de Commissie een perscommuniqué waarin zij zowel de achtergrond als de ontwikkelingen van de zaak uiteenzette. De informatie was gebaseerd op gegevens waarover de Commissie beschikte, waaronder de bevindingen van de UCLAF. Tegen deze achtergrond is de klacht ingediend.
Klacht
Met betrekking tot de aantijgingen tegen G. over het bewakingscontract dat de Commissie haar in 1992 had gegund, verklaarde klager, de General Counsel namens G., dat het werk van UCLAF met betrekking tot het bewakingscontract was gemanipuleerd en gelekt om collega's binnen de Commissie te beschermen. Klager meldde dit in maart 1998 aan het kabinet van commissaris GRADIN, maar volgens klager werd geen specifieke actie ondernomen om enige significante mate van integriteit te herstellen in het werk van UCLAF aan het dossier. Voorts was het perscommuniqué van de voorzitter van de Commissie van 6 januari 1999, waarin werd verklaard dat er "duidelijk en overeenstemmend bewijs was dat de verwerking van de inschrijvingen ten gunste van G was gemanipuleerd" en dat de dochteronderneming buitensporige winsten uit een aanvullende overeenkomst haalde, lasterlijk, misleidend en zeer schadelijk voor de commerciële belangen van de onderneming.
De kwestie is ook opgenomen in het eerste verslag over beschuldigingen van fraude, wanbeheer en nepotisme in de Europese Commissie, dat op 15 maart 1999 door het Comité van onafhankelijke deskundigen is opgesteld en op internet beschikbaar is. Het rapport bevatte beweringen die categorisch onwaar zijn en die zijn gedaan op basis van getuigenissen van UCLAF-functionarissen. Deze uitspraken waren even schadelijk voor de commerciële belangen van het bedrijf. Klager heeft het Comité van onafhankelijke deskundigen twee keer geschreven om de informatie te corrigeren, maar het lijkt erop dat het geen antwoord heeft ontvangen.
Klager verzocht de Commissie haar excuses aan te bieden en de valse verklaringen publiekelijk te corrigeren.
Klager schreef de Commissie tweemaal, respectievelijk op 1 februari en 22 juni 1999, om de zaak op te helderen, maar beweerde geen antwoord van de Commissie te hebben ontvangen.
Bovendien deelde klager de Ombudsman mee dat de zaak werd onderzocht door een Belgische officier van justitie.

Het onderzoek

Aangezien de zaak momenteel wordt onderzocht door een Belgische officier van justitie, achtte de Ombudsman het niet gerechtvaardigd om dat deel van de klacht te onderzoeken. Hij heeft de Commissie echter wel verzocht hem in kennis te stellen van de omvang van dat onderzoek. Voorts heeft de Ombudsman de Commissie verzocht informatie te verstrekken over de rechtsgrondslag en de status van het Comité van onafhankelijke deskundigen. De Ombudsman wees ook op het uitblijven van een antwoord van de Commissie op de brieven van klager van februari en juni 1999.
In
haar advies heeft de Commissie uiteengezet dat het door de Belgische officier van justitie verrichte onderzoek betrekking had op het verslag van de UCLAF van 12 maart 1998, dat aan de officier van justitie was toegezonden. De verwijzing had betrekking op alle bevindingen van de UCLAF, met inbegrip van de kwestie van de inzet van personeel dat was aangeworven op basis van een met G. gesloten overeenkomst. In overeenstemming met G. heeft de Commissie ook het rapport van 18 september 1998 in opdracht van G., het rapport-Farleigh, aan het openbaar ministerie toegezonden. De Commissie was van mening dat de Ombudsman dit deel van de klacht niet moest onderzoeken, maar dat het aan de Belgische rechtbanken is om hierover uitspraak te doen.
Het standpunt van de Commissie was dat het optreden van de Commissie ten aanzien van de pers en het vermeende uitblijven van een antwoord op de brieven van klager niet aan bod kwamen in het onderzoek van de Belgische officier van justitie.
Met betrekking tot het persbericht van januari 1999 verklaarde de Commissie dat een onderscheid moet worden gemaakt tussen het waarborgen van de vertrouwelijkheid van onderzoeken (de verantwoordelijkheid van de officier van justitie) en de verplichtingen van de UCLAF (vertrouwelijkheid vereist voor de behoeften van het onderzoek) of die van de Commissie (transparantie als instelling en, naast deze verplichtingen, de rechten van de Commissie als benadeelde partij). De Commissie was van mening dat de verklaringen in het persbericht aan deze beginselen voldeden. De verklaring bevatte alleen feitelijke informatie; er zijn geen specifieke verklaringen afgelegd over het gerechtelijk onderzoek of de voortgang ervan en er is een eenvoudige samenvatting van de belangrijkste bevindingen van de UCLAF opgenomen, die niet in strijd is met het rapport in opdracht van G. - het rapport-Farleigh. De Commissie verklaarde dat het persbericht bereid was objectieve en onschadelijke informatie te bevatten, ook in overeenstemming met de rechten van de verdediging, en dat zij niet verantwoordelijk kon worden gesteld voor de wijze waarop de informatie door de pers werd gebruikt.
Wat het uitblijven van een antwoord op de brieven van klager betreft, erkende de Commissie dat de brief van 1 februari 1999 niet officieel was beantwoord. Gezien de inhoud van de brief was de Commissie van oordeel dat een antwoord haar zou blootstellen aan mogelijke geschillen. De brief van 22 juni 1999, waarin niet alleen werd verwezen naar de elementen van de eerste brief, maar ook naar het verslag van het Comité van onafhankelijke deskundigen, werd echter in feite beantwoord bij brief van 12 juli 1999. Deze brief verwees ook naar de eerste brief van klager en kon daarom ook worden beschouwd als een ontvangstbevestiging voor beide brieven. Ten slotte verklaarde de Commissie dat haar verplichting om alle correspondentie te beantwoorden ook moet worden gezien in het licht van haar verplichtingen inzake de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap.
Wat het Comité van onafhankelijke deskundigen betreft, verklaarde de Commissie dat het ongepast zou zijn om commentaar te leveren op de conclusies van het Comité, omdat zijn conclusies onder de eigen verantwoordelijkheid van het Comité vallen. De Commissie heeft de Ombudsman echter verzocht rechtstreeks contact op te nemen met het Comité van onafhankelijke deskundigen.
Met betrekking tot dit aspect van de zaak heeft de Commissie uitgelegd dat het Comité is opgericht naar aanleiding van de resolutie van het Europees Parlement van 14 januari 1999 (1) over de verbetering van het financieel beheer van de Commissie. Volgens deze resolutie heeft het Comité de bevoegdheid om te onderzoeken hoe de Commissie fraude, wanbeheer en nepotisme opspoort en aanpakt, met inbegrip van een fundamentele evaluatie van de praktijken van de Commissie bij de gunning van financiële opdrachten. Het mandaat van het Comité is door de Conferentie van voorzitters vastgelegd in de nota van 27 januari 1999 (2). In deze nota wordt gepreciseerd dat het Comité zijn conclusies moet presenteren in twee verslagen, die aan de Conferentie van voorzitters moeten worden voorgelegd en vervolgens openbaar moeten worden gemaakt.
De commissie heeft onbeperkte toegang gekregen tot alle documenten die zij kan opvragen, met inbegrip van de UCLAF-procedures. Voorts staat het hen vrij om leden van de Commissie, ambtenaren of andere functionarissen te ondervragen die niet verplicht zijn de regels inzake vertrouwelijkheid en discretie in acht te nemen. De commissie behandelt de informatie onder strikte vertrouwelijkheidsvoorwaarden.
In haar advies heeft de Commissie ook vertrouwelijke informatie verstrekt, uitsluitend ter informatie van de Ombudsman. De Ombudsman wenst te onderstrepen dat hij geen standpunt kan innemen op basis van informatie waarover klager geen opmerkingen heeft kunnen maken. Dit zou in strijd zijn met het beginsel van de rechten van de verdediging en het recht om te worden gehoord, en bijgevolg zal deze informatie in dit geval geen rol spelen en door de Ombudsman niet in aanmerking worden genomen bij het nemen van een besluit over deze klacht.
Opmerkingen van klager In
zijn opmerkingen handhaafde klager zijn klacht. De onderneming verklaarde dat zij nooit een kopie van het UCLAF-rapport heeft ontvangen of op de hoogte is gesteld van haar bevindingen. De klager beweerde dat de onderneming pas in oktober 1998 een brief ontving waarin werd bevestigd dat de UCLAF instemt met de resultaten van het Farleigh-rapport. Volgens klager moet het echter duidelijk zijn dat de twee rapporten op gespannen voet staan met elkaar, maar hij was het met de Commissie eens dat het nu aan de Belgische officier van justitie is om hierover te beslissen.
Klager voerde aan dat de klacht eerder betrekking had op de niet-naleving door de Commissie van de basisbeginselen. Rekening houdend met het lopende gerechtelijke onderzoek en de tegenstrijdige bevindingen van de UCLAF en de verslagen-Farleigh, was het persbericht van de Commissie van 6 januari 1999 in strijd met de basisbeginselen van behoorlijk bestuur en was het schadelijk voor de belangen van klager in de zaak en zeer schadelijk voor de reputatie en de commerciële positie van de onderneming.

BESLUIT

1 De reikwijdte van het onderzoek van de Ombudsman
1.1 Aangezien klager de Ombudsman ervan in kennis heeft gesteld dat de zaak het voorwerp was van een door een Belgische officier van justitie beheerd onderzoek, heeft de Ombudsman de Commissie verzocht hem in kennis te stellen van de reikwijdte van dat onderzoek.
1.2 Volgens de Commissie had het onderzoek van het Openbaar Ministerie betrekking op het rapport van de UCLAF van 12 maart 1998. De verwijzing had betrekking op alle bevindingen van de UCLAF, met inbegrip van de kwestie van het gebruik van personeel dat was aangeworven op basis van een met klager gesloten overeenkomst.
1.3 Het is vaste praktijk dat, indien een andere bevoegde instantie de zaak onder haar gezag onderzoekt, er voor de Ombudsman geen redenen zijn om dezelfde kwestie te onderzoeken. Het door het Openbaar Ministerie verrichte onderzoek lijkt betrekking te hebben op het bewakingscontract dat de Commissie in 1992 aan klager heeft gegund. De klager beweerde daarmee dat de Commissie en de UCLAF valse beschuldigingen van corruptie tegen hem hadden geuit en dat dit schadelijk was voor de onderneming. Het is derhalve niet gerechtvaardigd dat de Ombudsman dat deel van de klacht onderzoekt.
2 De verklaringen van de Commissie
2.1 Klager verwees naar bepaalde verklaringen in het persbericht van de Commissie van 6 januari 1999 en beweerde dat deze lasterlijk, misleidend en zeer schadelijk waren voor de commerciële belangen van de onderneming. Bovendien eiste zij van de Commissie een verontschuldiging en een openbare correctie van valse verklaringen.
2.2 De Commissie was van mening dat de verklaringen alleen feitelijke informatie bevatten; er werden geen specifieke verklaringen afgelegd over het gerechtelijk onderzoek of de voortgang ervan en er werd een eenvoudige samenvatting van de belangrijkste bevindingen van de UCLAF opgenomen, die niet in strijd was met het rapport in opdracht van G. - het Farleigh-rapport -.
2.3 De Ombudsman is van mening dat het onderzoek van de officier van justitie betrekking heeft op de geschilpunten tussen de Commissie en klager. Alleen het onderzoek van de officier van justitie zal tot een conclusie leiden en de Ombudsman is van mening dat het niet mogelijk is een definitief oordeel te vellen over de verklaringen die de Commissie in dit verband heeft afgelegd. Bovendien kunnen de beweringen en argumenten van de klager naar behoren worden behandeld in het onderzoek dat door het openbaar ministerie wordt uitgevoerd. Er zij ook op gewezen dat in het persbericht de bevindingen van het verslag van de UCLAF worden toegelicht voor zover het de eigen activiteiten van de Commissie betreft en dat klager in dat verband wordt genoemd en dat het bovendien niet de bedoeling van de Commissie lijkt te zijn geweest klager schade te berokkenen. Daarom is de Ombudsman van oordeel dat er geen sprake is van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.
3 Verzuim van de Commissie om te antwoorden
3.1 Klager voerde aan dat de brieven aan de Commissie van respectievelijk 1 februari en 22 juni 1999 niet waren beantwoord.
3.2 De Commissie erkende dat de brief van 1 februari 1999 niet officieel was beantwoord. De Commissie heeft echter op de brief van 22 juni 1999 geantwoord bij brief van 12 juli 1999. Aangezien in deze brief ook werd verwezen naar de eerste brief van de klager, kon deze worden beschouwd als een ontvangstbevestiging voor beide brieven.
3.3 Het is goed administratief gedrag om binnen een redelijke termijn te reageren op brieven van burgers. In het onderhavige geval heeft de Commissie niet onmiddellijk geantwoord op de brief van klager van 1 februari 1999. Op 12 juli 1999 heeft de Commissie echter geantwoord op de brief van 22 juni 1999 en daarbij ook de ontvangst van de brief van 1 februari 1999 bevestigd. De Ombudsman zal daarom dit deel van de klacht niet nader onderzoeken.
4 Het Comité van onafhankelijke deskundigen
4.1 Aangezien de klacht van klager ook betrekking had op het Comité van onafhankelijke deskundigen, verzocht de Ombudsman de Commissie informatie te verstrekken over de rechtsgrondslag en de status van het Comité.
4.2 De Commissie verklaarde dat het niet opportuun zou zijn om commentaar te leveren op de conclusies van het Comité, maar verzocht de Ombudsman contact op te nemen met het Comité van onafhankelijke deskundigen. De Commissie heeft ook informatie verstrekt over de status van het comité.
4.3 Het Comité van onafhankelijke deskundigen is opgericht bij de resolutie van het Europees Parlement van 14 april 1999 over de verbetering van het financieel beheer van de Commissie (3). Volgens de resolutie moest het comité worden bijeengeroepen met een mandaat om te onderzoeken hoe de Commissie fraude, wanbeheer en nepotisme opspoort en aanpakt, met inbegrip van een fundamentele evaluatie van de praktijken van de Commissie bij de gunning van alle financiële contracten, en om verslag uit te brengen over hun beoordeling. Het mandaat van het Comité is vastgelegd in de nota van de Conferentie van voorzitters van 27 januari 1999 (4).
4.4 In het eerste verslag van het Comité over beschuldigingen van fraude, wanbeheer en nepotisme in de Europese Commissie van 15 maart 1999 maakt het Comité opmerkingen over zijn status:

1.2.2. Het Comité is niet opgericht krachtens de Verdragen of enige andere verordening betreffende de Europese instellingen en is dus noch een communautaire instelling, noch een communautair agentschap. Het is zeker geen communautaire rechterlijke instantie en heeft geen formele onderzoeksbevoegdheid. Bovendien berust haar gezag uitsluitend bij een overeenkomst tussen de Commissie en het Parlement dat (i) alle relevante documenten die het Comité wilde onderzoeken, ter beschikking zouden worden gesteld en (ii) het personeel van de instellingen zou worden vrijgesteld van alle geheimhoudingsverplichtingen die hun door het Statuut worden opgelegd.

1.2.3. Het Comité beschouwt zichzelf dan ook als een tijdelijk raadgevend comité dat met instemming functioneert en zijn gezag ontleent aan de resolutie van het Parlement en de toezegging van zowel het Parlement als de Commissie om zijn werkzaamheden te ondersteunen en zijn bevindingen te erkennen.

1.2.4. Het Comité wil daarom niet "oordelen" in de juridische zin van het woord, noch "instructies" geven, maar veeleer een (juridisch of politiek) niet-bindende evaluatie geven van het gedrag van de Commissie en de commissarissen in de onderhavige zaken.

1.2.5. Gedurende zijn gehele mandaat is het Comité volledig onafhankelijk geweest. Hoewel het werd opgericht "onder auspiciën" van het Europees Parlement en de Commissie, werd het geleid door het beginsel van onpartijdigheid ten opzichte van deze twee instellingen en beschouwt het zichzelf als alleen verantwoordelijk voor de uitoefening van zijn mandaat en verantwoording verschuldigd aan geen enkele andere partij dan het grote publiek.

1.2.6. In de praktijk paste de commissie bij haar werkzaamheden voorwaarden inzake vertrouwelijkheid toe om inmenging van buitenaf te voorkomen.

4.5 De Ombudsman merkt op dat het onderzoek betrekking heeft op de Commissie. In het licht van de bovengenoemde feiten is de Ombudsman van oordeel dat het Comité van onafhankelijke deskundigen niet kan worden beschouwd als een orgaan dat onder de verantwoordelijkheid van de Commissie valt. Daarom is de Ombudsman van oordeel dat er geen sprake is van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.
5 Conclusie Op
basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Commissie. De Ombudsman sluit daarom de zaak.
De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.
Met vriendelijke groet
Jacob SÖDERMAN

---

(1) PB 1999, C 104/106.

(2) PE 276.526/BUR/Ann./fin. Zie punten 6 e.v.

(3) Besluit van het Europees Parlement van 14 april 1999, PB C 104/106.

(4) PE 276.526/BUR/Ann./fin.