Achtergrond van de klacht

1. Klager is een deskundige op het gebied van beroepsopleiding. Ze solliciteerde naar een baan bij het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop), een agentschap van de Europese Unie. Zij solliciteerde naar aanleiding van twee aanwervingsprocedures ^[1], „de procedure van 2016” en „de procedure van 2017”.

2. Cedefop heeft haar niet uitgenodigd voor de schriftelijke toets en een interview. Zij heeft immers niet de vereiste punten behaald om voor deze fase van de aanwervingsprocedure in aanmerking te komen.  

3. Klager vermoedde dat Cedefop onrechtmatig had gehandeld bij de beoordeling van haar sollicitaties, voornamelijk door niet alle beoordelingscriteria te gebruiken die daartoe in de kennisgevingen van vacature waren vermeld. Nadat zij Cedefop hierover had geschreven, wendde zij zich tot de Ombudsman. Zij voerde aan dat Cedefop opzettelijk de aanwervingsprocedure had georganiseerd voor de persoon (personen) die zij uiteindelijk had aangeworven.

4. Klager verzocht dat "Cedefop een verontschuldiging en financiële compensatie aanbiedt die gelijk is aan het brutosalaris van de AD-functie die overeenkomt met de in Cedefop/2016/AD geadverteerde functie voor de volledige looptijd van vijf jaar van het contract." Tijdens een volgend gesprek met het onderzoeksteam van de Ombudsman verduidelijkte klager dat haar belangrijkste zorg was dat de vermeende wanpraktijken als zodanig worden erkend en dat Cedefop zijn aanwervingsprocedures verbetert.

5. De Ombudsman opende in mei 2018 een onderzoek naar de klacht. In de loop van het onderzoek hebben zich belangrijke ontwikkelingen voorgedaan:

De Rekenkamer

Terwijl dit onderzoek aan de gang was, verrichtte de Rekenkamer van de EU haar jaarlijkse controle van EU-agentschappen, waaronder Cedefop. Het verslag van oktober 2019 bevat ernstige kritiek op het beheer van de aanwervingsprocedures door Cedefop: “[w]ij controleerde twee aanwervingen in 2018 op basis van twee reservelijsten die in 2015 en 2016 waren opgesteld. Beide procedures werden onvoldoende beheerd en gedocumenteerd, zoals het geval was geweest voor verschillende andere aanwervingsprocedures die in voorgaande jaren werden gecontroleerd.” De Rekenkamer sloot haar bevindingen af met de opmerking dat “[h]et geconstateerde zwakke punten de beginselen van transparantie en gelijke behandeling van sollicitanten ondermijnen. Het Centrum moet onmiddellijk corrigerende maatregelen nemen om te zorgen voor regelmatige aanwervingsprocedures."

Interne acties en ontwikkeling van Cedefop

Kort nadat dit onderzoek was geopend, nam de toenmalige directeur van Cedefop ontslag en nam het interim-management het over.

In een van haar antwoorden op dit onderzoek (november 2018) deelde de tijdelijke leiding de Ombudsman mee dat zij het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) had ingeschakeld om een controle achteraf van geselecteerde aanwervingsprocedures uit te voeren. EPSO heeft een aantal aanbevelingen gedaan.

In september 2019 werd een nieuwe directeur aangesteld.

Het onderzoek

6. Het onderzoek van de Ombudsman spitste zich toe op de bezorgdheid van klager over de onwettigheid van de aanwervingsprocedures en de organisatie ervan met het oog op de aanwerving van reeds geïdentificeerde kandidaten. De Ombudsman verzocht Cedefop aanvankelijk beter te reageren op verzoeken van klager om informatie over de twee aanwervingsprocedures. Cedefop verstrekte informatie en opmerkingen aan klager, die de Ombudsman aan het dossier van dit onderzoek heeft toegevoegd. De Ombudsman verzocht Cedefop bovendien volledige toegang te verlenen tot de dossiers van de aanwervingsprocedures. Een aanzienlijk deel van de documenten en informatie is en blijft vertrouwelijk om persoonsgegevens te beschermen en het hoge niveau van vertrouwelijkheid te waarborgen dat het Statuut en de jurisprudentie hebben vastgesteld voor EU-aanwervingsprocedures.

7. In haar verzoek om antwoord op de inhoudelijke punten van het onderzoek heeft de Ombudsman het Cedefop verzocht uit te leggen waarom het bij de beoordeling van sollicitaties in het kader van de procedure van 2016 niet alle beoordelingscriteria van de kennisgeving van vacature had toegepast. De Ombudsman vroeg de Ombudsman ook uit te leggen waarom klager slechts 4 van de 8 punten had gekregen voor een “aanvullend actief” in de kennisgeving van vacature (geavanceerd universitair diploma). De Ombudsman verzocht Cedefop ook om verduidelijkingen met betrekking tot zijn procedure van 2017, met inbegrip van wat leek op een besluit om geen gebruik te maken van een subcriterium in de kennisgeving van vacature.

Beoordeling door de Ombudsman

Procedure 2016 - Besluit om bepaalde criteria en beoordelingsfouten niet te gebruiken

Besluit om bepaalde criteria niet te gebruiken

8. In EU-aanwervingsprocedures wordt in een kennisgeving van vacature het rechtskader vastgesteld dat de betrokken EU-instelling of het betrokken EU-orgaan in acht moet nemen wanneer zij haar vergelijkende beoordeling van kandidaten uitvoert.

9. In casu heeft Cedefop besloten om niet alle beoordelingscriteria te gebruiken die duidelijk in de kennisgeving van vacature waren vermeld en die van toepassing waren op de eerste beoordeling van sollicitaties. Zij heeft besloten slechts enkele van de vermelde beoordelingscriteria te gebruiken en de overige criteria te gebruiken voor de daaropvolgende schriftelijke toets en het daaropvolgende schriftelijke interview (de fase waarvoor de klager niet in aanmerking kwam).

10. Doordat Cedefop de juridisch bindende kennisgeving van vacature niet naleefde, werd de sollicitatie van klager nooit beoordeeld op basis van de criteria die pas in een later stadium werden gebruikt. Er was dus geen mogelijkheid voor haar om een totaalscore voor haar sollicitatie te verkrijgen die haar in staat had kunnen stellen in aanmerking te komen voor de toets en het interview. Dit was een duidelijke schending van de verplichting om de kennisgeving van vacature na te leven en dus een ernstig geval van wanbeheer.

Beoordelingsfout

11. Cedefop gaf klager 4 van de 8 punten voor wat in de kennisgeving van vacature werd omschreven als een “aanvullend actief”. Zij heeft dit gedaan op basis van dit evaluatieschema:

Cedefop stelde derhalve vast dat het onderwijs van klager „relevant” was in plaats van „zeer relevant”. Gelet op de ruime beoordelingsvrijheid van de jury’s van de EU en op het feit dat zij ook toegang hadden tot alle sollicitaties in deze procedure, kan de Ombudsman niet vaststellen dat Cedefop duidelijk een kennelijke beoordelingsfout heeft gemaakt door te concluderen dat het onderwijs van klager „relevant” was in plaats van „zeer relevant”.

12. De Ombudsman begrijpt echter zeer goed de twijfels die klager over deze beoordeling had geuit toen zij op de hoogte werd gebracht van haar score (4 van de 8). Hoewel dit niet noodzakelijkerwijs neerkomt op wanbeheer, gebruikte Cedefop een scoreschema dat gemakkelijk als oneerlijk kon worden beschouwd, in die zin dat de klager begreep dat haar opleiding slechts half zo waardevol was als die van het ideale onderwijs. Hoewel dergelijke scoringspraktijken op het eerste gezicht gemakkelijk te beheren zijn, leiden ze al te gemakkelijk tot misverstanden en onevenredige administratieve inspanningen om verduidelijkingen te verschaffen.

Opzettelijke fouten / misbruik van bevoegdheid

13. Beschuldigingen van machtsmisbruik zijn zeer ernstig. Om te worden bevestigd, hebben ze concreet en onweerlegbaar bewijs nodig. In dit geval is de Ombudsman van oordeel dat het dossier geen bewijsmateriaal bevat ter rechtvaardiging van de bevinding dat de directie van Cedefop op dat moment misbruik heeft gemaakt van haar bevoegdheden op de door klager vermoede wijze.

14. Tegelijkertijd wijst de Ombudsman op de hierboven geciteerde opmerking van de Rekenkamer dat, met betrekking tot de aanwervingsprocedures waarnaar in haar verslag van 2018 wordt verwezen, “beide procedures onvoldoende werden beheerd en gedocumenteerd, zoals het geval was geweest voor verschillende andere aanwervingsprocedures die in voorgaande jaren werden gecontroleerd”. Dit suggereert dat het helemaal niet onredelijk was voor klager om deze bewering naar voren te brengen. 

Procedure 2017 - inconsistent gebruik van evaluatiecriteria

15. De door klager aangevoerde fout in de procedure van 2017 was dat Cedefop alle beoordelingscriteria in de kennisgeving van vacature had gebruikt. Klager voerde aan dat Cedefop daarmee in strijd handelde met zijn behandeling van de procedure van 2016.

16. De Ombudsman stelt vast dat de inconsistentie te wijten is aan het feit dat Cedefop in de procedure van 2016 een ernstig geval van wanbeheer heeft begaan door niet alle verplichte beoordelingscriteria te gebruiken (zie punt 10 hierboven). Cedefop heeft dus rechtmatig gehandeld door in de procedure van 2017 gebruik te maken van alle beoordelingscriteria. De inconsistentie maakt de procedure van 2017 als zodanig niet onrechtmatig.

Met betrekking tot een mogelijk verzuim om in de procedure van 2017 gebruik te maken van een subcriterium, zoals de klager aanvoerde, verzekerde Cedefop de Ombudsman dat het in feite gebruik had gemaakt van het subcriterium in kwestie bij zijn beoordeling.

Conclusies

De Ombudsman sluit deze zaak af met de volgende conclusies:

De Ombudsman is van oordeel dat Cedefop zich schuldig heeft gemaakt aan een ernstig geval van wanbeheer door het in de kennisgeving van vacature voor de procedure van 2016 vastgestelde rechtskader niet volledig in acht te nemen. In het licht van het grondige onderzoek door de Rekenkamer van de aanwervingsprocedures van Cedefop, met inbegrip van haar verzoek om onmiddellijke corrigerende maatregelen, acht de Ombudsman het niet nodig om naar aanleiding van deze bevinding een aanbeveling aan Cedefop te doen.

In het licht van de voornaamste bezorgdheid van klager over het feit dat de door haar gesignaleerde tekortkomingen voor de toekomst moeten worden vastgesteld en voorkomen, en het feit dat het management van Cedefop nu de bedoeling lijkt de problemen in kwestie aan te pakken, acht de Ombudsman het passend dit onderzoek af te sluiten met haar openbare bevinding van wanbeheer.

Klager en Cedefop zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

De Ombudsman zal ook de aandacht van de Rekenkamer vestigen op dit besluit.

Suggestie voor verbetering

De Ombudsman verzoekt Cedefop haar binnen drie maanden na dit besluit in kennis te stellen van alle maatregelen die zij onlangs heeft genomen of voornemens is te nemen om haar aanwervingsprocedures te verbeteren. Om het vertrouwen van het publiek in zijn aanwervingsprocedures te bevorderen, moet Cedefop deze maatregelen op zijn website publiceren.

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

Straatsburg, 20/11/2019

[1] Cedefop/2016/04/AD_external en Cedefop/2017/03/AST_external