Achtergrond van de klacht

1. In november 2017 heeft klager, een in Brussel gevestigde journalist, de Europese Commissie verzocht hem [1] toegang te verlenen ^tot documenten in verband met het officiële bezoek van de toenmalige commissaris voor Digitale Economie en Samenleving aan de VS in oktober 2016, met inbegrip van documenten waaruit de reiskosten blijken.

2. Na talrijke herinneringen van klager heeft de Commissie klager in oktober 2018 gedeeltelijke toegang verleend tot 13 documenten. Geen van deze documenten bevatte informatie over de gemaakte kosten in verband met de reis van de commissaris.

3. Klager verzocht derhalve om een herziening van het besluit van de Commissie (hij deed een zogenaamd “bevestigend verzoek”). Hij verklaarde dat de Commissie ook facturen, vliegtickets en andere soortgelijke documenten “in verband met de reiskosten (...) van [de commissaris] en zijn delegatie” openbaar moet maken.

4. Nadat klager geen inhoudelijk antwoord had ontvangen, wendde hij zich in januari 2019 tot de Ombudsman.

5. De Commissie heeft vervolgens geantwoord op het verzoek om een nieuw onderzoek van klager (zij heeft een zogenaamd “bevestigend besluit” vastgesteld). Zij heeft de toegang van het publiek tot de relevante documenten, zoals reisbiljetten en hotelrekeningen, geweigerd op grond van de noodzaak om de persoonsgegevens van de commissaris en het personeel dat hem had vergezeld [2] te beschermen. De Commissie heeft klager echter een overzicht verstrekt van de door de commissaris gemaakte kosten.

Weigering van toegang van het publiek tot documenten

Voorstel van de Ombudsman voor een oplossing

6. Na een inspectie van de documenten die de Commissie in de confirmatieve fase had vastgesteld, heeft de Ombudsman een voorstel voor een oplossing ingediend ^[3].

7. De EU-regels inzake toegang tot documenten en gegevensbescherming stellen een zeer hoge wettelijke drempel vast voor het verlenen van toegang tot documenten die persoonsgegevens bevatten - persoonsgegevens kunnen alleen worden onthuld als de persoon die om toegang verzoekt, aantoont dat aan een specifieke behoefte wordt voldaan door de vrijgave van de persoonsgegevens. Zelfs dan kunnen de persoonsgegevens niet worden vrijgegeven indien de vrijgave onevenredig zou zijn, waarbij naar behoren rekening wordt gehouden met eventuele gerechtvaardigde belangen van de betrokken personen.

8. Aangezien klager niet had aangegeven dat de betrokken persoonsgegevens aan hem moesten worden doorgegeven ^[4], aanvaardde de Ombudsman dat de Commissie de toegang tot de documenten mocht weigeren.

9. De Ombudsman merkte echter ook op dat transparantie over de manier waarop het geld van de burgers wordt besteed, essentieel is voor het creëren en behouden van vertrouwen en verantwoordingsplicht in democratieën. Zij stelde daarom voor dat de Commissie de totale kosten van de reis openbaar zou maken, met inbegrip van de kosten van het personeel dat de commissaris had vergezeld. Dit kan worden gedaan zonder inbreuk te maken op de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming.

10. De Commissie verwierp het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing ^[5]. Zij verklaarde dat zij, door de door de commissaris gemaakte kosten openbaar te maken, haar onlangs vastgestelde beleid inzake de transparantie van de uitgaven van de commissarissen had gevolgd. Dit beleid dekt niet de kosten die door het personeel van de Commissie worden gemaakt. Zij voerde ook aan dat klager haar niet had gevraagd om de geaggregeerde gegevens met betrekking tot de uitgaven van het begeleidende personeel. Meer in het algemeen heeft de Commissie verklaard dat de kosten van een personeelslid niet verband houden met die van de commissaris die hij tijdens een reis vergezelt. Zij worden afzonderlijk vergoed. Het is ook mogelijk dat de kosten niet gekoppeld zijn aan de reis van de commissaris, bijvoorbeeld wanneer personeelsleden andere vergaderingen en/of conferenties op dezelfde reis bijwonen. De Commissie verklaarde dat zij derhalve niet in staat was het publiek systematisch te informeren over de uitgaven van het personeel dat de commissarissen tijdens hun reizen vergezelt, aangezien dit een aanzienlijke administratieve last met zich mee zou brengen.

Beoordeling van de Ombudsman na het voorstel voor een oplossing

11. Het is duidelijk dat de Commissie de totale uitgaven voor de betrokken zakenreis had kunnen vrijgeven zonder afbreuk te doen aan de rechten van het personeel van de Commissie op het gebied van persoonsgegevens. De Ombudsman is teleurgesteld dat de Commissie deze gelegenheid niet heeft aangegrepen om transparanter te zijn.

12. Wat de argumenten van de Commissie betreft dat de openbaarmaking van de in casu aan de orde zijnde informatie een buitensporige administratieve last zou hebben meegebracht, is de Ombudsman het ermee eens dat dit argument in beginsel enige verdienste zou hebben indien de begeleidende personeelsleden van de Commissie hun reis hadden verlengd en werk hadden verricht tijdens hun reis, die geen verband hield met de reis van de commissaris. De Ombudsman is het ermee eens dat het misschien niet in alle gevallen gemakkelijk of zelfs haalbaar is om de uitgaven van het personeel (nauwkeurig) toe te schrijven aan specifieke onderdelen/verschillende doeleinden van hun reizen. In dit specifieke geval is de Ombudsman echter van mening dat de Commissie deze informatie zonder bijzondere problemen had kunnen identificeren en vrijgeven. De commissaris werd slechts door twee personeelsleden vergezeld. Bovendien lijken de door deze personeelsleden gemaakte kosten geen betrekking te hebben gehad op vergaderingen of andere evenementen die geen verband hielden met de reis van de commissaris.

13. De Ombudsman betreurt derhalve dat de Commissie ervoor heeft gekozen het voorstel van de Ombudsman om deze informatie openbaar te maken, niet te volgen. Meer transparantie over rechtmatig gemaakte kosten vergroot het vertrouwen van de burgers in de instellingen. Zij beschouwt het gebrek aan openheid over de totale kosten van het bezoek dan ook als een gemiste kans. Deze klacht had echter betrekking op de weigering van de Commissie om het publiek toegang te verlenen tot de litigieuze documenten en, zoals uiteengezet in haar voorstel voor een oplossing, erkent de Ombudsman dat de niet-openbaarmaking van de documenten in overeenstemming was met Verordening (EG) nr. 1049/2001.

14. De Ombudsman erkent derhalve dat in dit geval, aangezien haar voorstel voor een oplossing is afgewezen, geen verder onderzoek naar de weigering van toegang van het publiek door de Commissie kan worden gerechtvaardigd.

Vertraging bij de behandeling van het verzoek om toegang

15. Wat de vertragingen in deze zaak betreft, is de Ombudsman van mening dat de tijdsduur tussen het oorspronkelijke verzoek om toegang van het publiek tot documenten en de vaststelling door de Commissie van een definitief besluit (11 maanden in de initiële fase en nog eens drie maanden in de evaluatiefase) onaanvaardbaar is. De Commissie heeft in de eerste fase niet alle documenten geïdentificeerd die relevant zijn voor het verzoek om toegang en heeft herhaaldelijk reeds verlengde termijnen gemist. De Ombudsman is zich ervan bewust dat de Commissie derden moest raadplegen waarvan sommige documenten afkomstig waren. De noodzaak om derden te raadplegen rechtvaardigt echter op zich niet de aanzienlijke vertraging die zich in deze zaak heeft voorgedaan. Dergelijke vermijdbare vertragingen weerspiegelen de Commissie niet goed en kunnen neerkomen op wanbeheer.

16. De Ombudsman is derhalve van mening dat de vertraging in de antwoorden van de Commissie op de verzoeken van klagers om toegang van het publiek en om herziening ernstige kritiek verdient. De Ombudsman doet in dit geval echter geen formele vaststelling van wanbeheer of aanbeveling, aangezien dit geen praktisch doel zou dienen, aangezien de vertraging zich al heeft voorgedaan en dus niet langer kan worden verholpen.  

17. Niettemin is de Ombudsman zich er ten volle van bewust dat de tijd die de Commissie vaak neemt en de gemiste termijnen en vertragingen vaak een punt van zorg zijn bij klachten die zij ontvangt over de toegang van het publiek tot documenten. De Ombudsman zal deze kwestie daarom nauwlettend blijven volgen.

Conclusies

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende bevindingen:

Na de afwijzing van het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing zijn geen verdere onderzoeken gerechtvaardigd met betrekking tot de weigering om het publiek toegang te verlenen tot de relevante documenten, aangezien de weigering gerechtvaardigd is op grond van de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

Straatsburg, 03/09/2019

[1] Krachtens Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

[2] Overeenkomstig artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[3] Ga voor de volledige tekst van het oplossingsvoorstel naar: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/116575.

[4] Artikel 9 van Verordening (EU) 2018/1725 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de EU: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R1725&from=EN.

[5] Voor de volledige tekst van het antwoord: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/116576#.