Geachte heer/mevrouw,

Op 18 januari 2019 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over bovengenoemd onderwerp. Op 5 maart 2019 heeft u ons aanvullende informatie gestuurd in verband met uw klacht. De Ombudsman, mevrouw O’Reilly, heeft mij verzocht uw klacht te behandelen en namens haar te antwoorden.

Na een zorgvuldige analyse van alle informatie die u ter ondersteuning van uw klacht heeft verstrekt, hebben wij besloten het onderzoek af te sluiten met de volgende conclusie [1]:

De verklaring van de Europese Commissie voor het besluit is redelijk. Wij merken op dat het bewijsmateriaal en de informatie in de klacht geen steun bieden voor de conclusie dat de Europese Commissie wanbeheer heeft aangetoond.

Allereerst merk ik op dat de Europese Commissie (met name via de delegatie in Pakistan) een aantal brieven met klager heeft uitgewisseld over de controle en het besluit. In het kader van die correspondentie heeft de Commissie alle door klager aangevoerde klachten behandeld. Niets wijst erop dat de Commissie een aantal van deze grieven niet in aanmerking heeft genomen. Integendeel, de Commissie heeft haar oorspronkelijke standpunt heroverwogen door haar terugvorderingsverzoeken voor auditbevindingen 2 en 3 in te trekken en het bedrag van de als niet-subsidiabel beschouwde directe en indirecte kosten te verlagen.

De duur van deze uitwisseling en de tijd die de Commissie en de delegatie nodig hebben om op de brieven van klager te antwoorden, blijven redelijk gezien de context van deze zaak. De Commissie en de delegatie moesten de klachten van klager meermaals onderzoeken in een complexe feitelijke, juridische en financiële context en met beperkte middelen. Ik merk ook op dat de delegatie zich bij klager heeft verontschuldigd voor de antwoordtermijn in haar brief van 29 augustus 2018. In haar brief van 10 december 2018 lichtte de delegatie de redenen voor haar antwoordtermijn toe. Tot slot stemde de delegatie er ook mee in klager op 4 december 2017 te ontmoeten. Het feit dat de delegatie geen gevolg heeft gegeven aan verzoeken om latere vergaderingen, lijkt niet onredelijk.

Wat het belangrijkste onderwerp van de zaak betreft, zijn wij van mening dat de Commissie voldoende heeft uitgelegd waarom bepaalde kosten niet subsidiabel waren. Zijn verklaringen lijken redelijk en gegrond.

Het feit dat de Commissie bepaalde categorieën kosten in de begroting heeft goedgekeurd, betekent niet dat alle later gepresenteerde specifieke kosten als rechtstreeks of subsidiabel moeten worden beschouwd. Het is aan de betrokken entiteit om aan te tonen dat aan alle in het contract vastgestelde subsidiabiliteitsvoorwaarden is voldaan. De Commissie heeft het recht om tot zeven jaar na afloop van het project financiële audits uit te voeren.

We hebben alle relevante documenten zorgvuldig onderzocht, inclusief de financiële verificatieverslagen die u ons hebt toegezonden en die tijdens de uitvoering van het project zijn uitgevoerd. Deze verslagen kunnen echter niet afdoen aan het standpunt van de Commissie.

De entiteit die deze financiële verificaties heeft verricht, heeft er zorg voor gedragen in de verslagen aan te geven dat zij geen controleverslagen vormden. Bovendien dekken deze verslagen niet alle kosten die ermee gemoeid zijn. Daarnaast worden in de verslagen mogelijke onregelmatigheden met betrekking tot directe kosten vastgesteld. Ten slotte kunnen deze financiële verslagen, gelet op de aard ervan, de Commissie niet binden en evenmin vooruitlopen op de conclusies van eventuele latere controleverslagen.

De documenten die u ons hebt toegezonden, wijzen dus niet duidelijk op een gebrek aan consistentie in de aanpak van de Commissie en de delegatie, noch op een schending van het gewettigd vertrouwen van de klager, noch op een schending van de beginselen van voorspelbaarheid en rechtszekerheid.

Wij begrijpen dat dit niet het resultaat is dat u hoopte te bereiken. Wij hopen echter dat bovenstaande toelichting nuttig voor u zal zijn. 

Aanvaard alstublieft, meneer, mijn welgemeende groeten.

Marta Hirsch-Ziembińska
Hoofd van eenheid 1 ‐ Investigations en T.I.C.

Straatsburg, 23/07/2019

[1] Alle informatie over de klachtenprocedure en de rechten is te vinden op https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/70707.