Achtergrondinformatie over de klacht

1. De klager was de coördinator van een project dat werd gefinancierd in het kader van het EU-programma voor milieu en klimaatactie (LIFE)^[1]. Het project ging van start op 1 september 2010 en eindigde op 28 februari 2013.

2. Tussen 2010 en 2013 voerde de klager een uitgebreide briefwisseling met de Commissie en de externe toezichthouder die de Commissie bijstond, over het verzoek van de klager om een nieuwe investeerder en een nieuwe begunstigde (‘bedrijf X’) toe te voegen aan de subsidieovereenkomst.

3. De nieuwe investeerder trok haar steun in kort nadat de klager haar verzoek om de subsidieovereenkomst te wijzigen, had ingediend. De klager verzuimde vervolgens om de nodige documentatie om haar verzoek te voltooien, in te dienen vóór het einde van het project. Daardoor werd het verzoek om de subsidieovereenkomst te wijzigen ongeldig en (a) behandelde de Commissie de door het bedrijf X gemaakte kosten als “externe bijstand” en (b) beoogde zij de gelden terug te vorderen die het maximale subsidiabele bedrag onder die categorie overschreden^[2]. De Commissie beoogde EUR 446.105,80 terug te vorderen.

4. In 2014 en 2015 voerden de klager en de Commissie een verdere briefwisseling over de kwestie van de subsidiabele kosten en de terugvordering van gelden. De Commissie bevestigde dat de subsidieovereenkomst het enige geldige contract was dat in aanmerking diende te worden genomen en dat zij zou overgaan tot het terugvorderen van de gelden in kwestie.

5. Ontevreden met de antwoorden van de Commissie wendde de klager zich tot de Ombudsvrouw op 5 september 2017.

Het onderzoek

6. De Ombudsvrouw opende een onderzoek naar de bezorgdheden van de klager dat de Commissie (a) te veel tijd nam om haar verzoek te behandelen om bedrijf X als een nieuwe begunstigde toe te voegen aan de subsidieovereenkomst en bijgevolg (b) bepaalde kosten als niet-subsidiabel verklaarde en beoogde de gelden terug te vorderen.

7. De Ombudsvrouw vroeg de Commissie om te antwoorden op de klacht en op de voorlopige beoordeling van de Ombudsvrouw. De Ombudsvrouw meende met name dat de Commissie, door de kosten gemaakt door bedrijf X als kosten voor “externe bijstand” te behandelen en de kosten van bedrijf X boven EUR 277.600 als niet-subsidiabel te verklaren, misschien onvoldoende rekening had gehouden met de beginselen van evenredigheid, billijkheid en redelijkheid. Volgens de Ombudsvrouw leek de strikte toepassing van de subsidieovereenkomst door de Commissie de klager onevenredig te hebben geschaad. Zij leek ook onvoldoende rekening te hebben gehouden met de specifieke omstandigheden van de zaak, met name het feit dat de Commissie tevreden was met het eindverslag van de klager en dat zij had erkend dat alle door bedrijf X gemaakte kosten technisch gerechtvaardigd waren. De Ombudsvrouw was daarom van oordeel dat de Commissie van de terugvordering van de gelden diende af te zien.   

8. De Ombudsvrouw ontving het antwoord van de Commissie op de klacht en de voorlopige beoordeling.  

Argumenten die aan de Ombudsvrouw zijn voorgelegd

9. De klager argumenteerde dat de Commissie te veel tijd had genomen om haar verzoek tot wijziging van de subsidieovereenkomst te behandelen, met name om bedrijf X toe te voegen als een nieuwe begunstigde. Om deze reden diende de Commissie de door bedrijf X gemaakte kosten als subsidiabel te verklaren en zich te onthouden van het terugvorderen van de gelden.

10. De klager voerde aan dat zij aan de externe toezichthouder en de Commissie van meet af aan duidelijk had gemaakt dat bedrijf X deel zou uitmaken van het project. Zij argumenteerde ook dat de externe toezichthouder haar nooit had meegedeeld dat de door bedrijf X gemaakte kosten niet subsidiabel zouden zijn indien er niet werd ingestemd met het verzoek tot wijziging van de subsidieovereenkomst.

11. De Commissie verklaarde dat zij het wijzigingsverzoek van de klager minder dan drie maanden vóór het einde van het project had ontvangen. Het verzoek was onvolledig aangezien bepaalde formulieren ontbraken en andere formulieren incorrect waren. Hoewel de externe toezichthouder de klager verzocht om dringend de ontbrekende en gecorrigeerde formulieren in te dienen, ontving de Commissie geen dergelijke formulieren vóór de einddatum van het project. Het verzoek tot wijziging van de subsidieovereenkomst werd daarna ongeldig.

12. De Commissie voegde toe dat zij de klager tijdens het project^[3] op de hoogte had gesteld van de noodzaak om bedrijf X toe te voegen aan de subsidieovereenkomst om zijn kosten voor subsidie in aanmerking te laten komen^[4].

13. De Commissie meende dat haar invorderingsopdracht evenredig, billijk en redelijk was aangezien deze gebaseerd was op de regels inzake wijzigingsverzoeken en niet-subsidiabele kosten^[5] die waarborgen dat begunstigden van subsidies gelijk behandeld worden. Hoewel de klager de Commissie in kennis had gesteld van haar voornemen een wijzigingsverzoek in te dienen, kon de Commissie beslissen om verzoeken die later dan drie maanden vóór de afloop van het project werden ontvangen niet in aanmerking te nemen^[6]. In dit geval ontving de Commissie de volledige documentatie tien maanden nadat het project werd beëindigd. De Commissie verklaarde verder dat de invorderingsopdracht was afgegeven in overeenstemming met de financiële regels van de EU^[7]. Zij had de subsidiabele kosten op een gestandaardiseerde manier geëvalueerd, rekening houdend met het verzuim van de klager om de documentatie voor de wijziging van de subsidieovereenkomst tijdig in te dienen. De Commissie verklaarde dat zij de goede trouw van de klager had erkend door het maximaal mogelijke bedrag als subsidiabel te aanvaarden in overeenstemming met de toepasselijke regels^[8]. De Commissie merkte op dat de klager in de tussentijd de gelden in kwestie had terugbetaald.

14. De klager diende geen opmerkingen in over het antwoord van de Commissie.

Evaluatie van de Ombudsvrouw

15. De Commissie heeft verduidelijkt dat de klager, ondanks herinneringen van de externe toezichthouder, de volledige documentatie voor haar verzoek tot wijziging van de subsidieovereenkomst tien maanden na het einde van het project indiende. Het is daarom duidelijk dat de Commissie bedrijf X niet aan de subsidieovereenkomst kon toevoegen vóór het einde van het project.

16. Daarnaast heeft de Commissie de klager een aantal malen uitdrukkelijk meegedeeld dat, tenzij bedrijf X toegevoegd werd aan de subsidieovereenkomst vóór het einde van het project, zijn kosten niet subsidiabel zouden zijn als projectkosten. In haar antwoord op de voorlopige beoordeling van de Ombudsvrouw heeft de Commissie correspondentie met de klager verstrekt^[9] waaruit duidelijk blijkt dat de klager in kennis was gesteld van de gevolgen van het niet tijdig indienen van een volledig verzoek tot wijziging van de subsidieovereenkomst. De klager had deze correspondentie niet in haar oorspronkelijke klacht opgenomen.

17. Tegelijkertijd heeft de Commissie voor de door bedrijf X gemaakte kosten het maximaal mogelijke bedrag onder de categorie “externe bijstand” als subsidiabel aanvaard en heeft dus de goede trouw van de klager erkend.

18. De Ombudsvrouw merkt op dat de klager tijdens het onderzoek geen uitleg heeft gegeven over de redenen waarom zij naliet om de verzochte documentatie tijdig in te dienen.

19. Om deze redenen, en bij gebreke van opmerkingen door de klager over het antwoord van de Commissie, is de Ombudsvrouw van oordeel dat de Commissie overtuigend heeft uiteengezet waarom zij de kosten boven EUR 277.600 als niet-subsidiabel diende te verklaren. De Commissie heeft ook uitgelegd hoe zij de beginselen van evenredigheid, billijkheid en redelijkheid beoogde toe te passen door het maximaal mogelijke bedrag voor de door bedrijf X gemaakte kosten als subsidiabel te aanvaarden onder de begrotingscategorie “externe bijstand”.

20. Het is duidelijk betreurenswaardig dat de terugvordering van de gelden de klager in een moeilijke situatie heeft geplaatst. Echter, in het licht van het bovenstaande is er volgens de Ombudsvrouw geen sprake van wanbeheer in deze zaak.

Conclusie

Op grond van het onderzoek sluit de Ombudsvrouw deze zaak af met de volgende conclusie:

Er was geen sprake van wanbeheer door de Europese Commissie.

De klager en de Commissie zullen over dit besluit geïnformeerd worden.

 

Emily O'Reilly

Europese Ombudsvrouw

Gedaan te Straatsburg op 03/04/2019

 

[1] Het project werd uitgevoerd via LIFE+, een fase van het LIFE-programma die liep van 2007 tot en met 2013. Voor meer informatie over het LIFE-programma, zie: https://ec.europa.eu/easme/en/life (in het Engels).

[2] Zie ook artikelen 15(2) en 26 van de gemeenschappelijke bepalingen van 2009: http://ec.europa.eu/environment/archives/life/toolkit/pmtools/lifeplus/documents/commonprov_09_nl.pdf.

[3] Met name op 14 maart 2011, 13 juli 2011 en 22 november 2012.

[4] De Commissie verwees met name naar haar brief aan de klager van 22 november 2012 die zij bij haar antwoord voegde. Deze brief was niet eerder opgenomen in het klachtendossier.

[5] Respectievelijk artikelen 15 en 26 van de gemeenschappelijke bepalingen van 2009.

[6] In overeenstemming met artikel 15 van de gemeenschappelijke bepalingen van 2009.

[7] Artikelen 97 en 98 van de Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, tot wijziging van Verordeningen (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 en Besluit nr. 541/2014/EU en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32018R1046&from=EN.

[8] Met name, het maximale bedrag dat is voorzien voor de begroting voor “externe bijstand” vermeerderd met het bedrag dat boven de goedgekeurde begroting mocht worden besteed (EUR 30.000), in overeenstemming met artikel 26 van de gemeenschappelijke bepalingen van 2009.

[9] De Commissie voegde haar letter gericht aan de klager van 22 november 2012 bij haar antwoord op de voorlopige beoordeling van de Ombudsvrouw.